2 печати на документе ошибка или нет

Организация может иметь и использовать несколько печатей, как идентичных, так и различных, возможность нанесения на печать дополнительной информации законом не ограничивается. В случаях, когда проставление оттиска печати на документе является обязательным, организация может использовать любую печать, отвечающую требованиям к реквизитам печати для юридического лица соответствующей правовой формы, независимо от наличия на печати дополнительной информации, а также от наличия других печатей.

Прежде отметим, что общие нормы Гражданского кодекса РФ о юридических лицах не содержат положений об обязательности наличия у них печати. Вместе с тем из отдельных положений ГК РФ и иных правовых актов можно сделать вывод, что законодатель, устанавливая определенные требования к сделкам, заверению документов и т.д., предполагает наличие у организации печати (смотрите, например, п. 5 ст. 185, п. 1 ст. 160 ГК РФ, ст. 93 НК РФ, Инструкция ЦБР от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).

Также требования о наличии печати и к ее виду применительно к отдельным организационно-правовым формам юридических лиц содержатся в нормах специальных законов, например в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Данными нормами предусмотрено, что организация должна иметь круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место ее нахождения. Печать может содержать также фирменное наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Отметим, что какого-либо требования о регистрации печатей в органах власти законодательство не содержит.

При этом законодательством не ограничиваются количество печатей, которые может иметь организация, их назначение, а также возможность нанесения на печать дополнительной информации (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 29.06.2009 N А06-6474/2008, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.03.2009 N 20АП-356/2009, Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.07.2008 N 09АП-8101/2008, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.06.2009 N 18АП-3145/2009). Поэтому юридическое лицо вправе иметь и использовать несколько печатей, в том числе различных.

Порядок изготовления, использования в хозяйственной деятельности организаций печатей правовыми актами не урегулирован. Поэтому если печать соответствует требованиям законодательства к печати соответствующего юридического лица (например, для общества с ограниченной ответственностью — является круглой, содержит полное наименование общества на русском языке и место его нахождения), то такая печать может использоваться для скрепления любых документов независимо от наличия у организации других печатей и независимо от наличия на печати дополнительной информации (например указания «для документов», «для накладных», «для корреспонденции», «отдел кадров» и так далее).

На практике многие организации используют несколько печатей: например, одна печать используется для заверения финансовых документов, вторая — для договоров, специальная — для оформления кадровых документов и т.д., либо различные печати используются различными обособленными подразделениями. В такой ситуации организация вправе самостоятельно разработать и принять локальный нормативный акт, регламентирующий порядок применения печатей. Однако требования об обязательном принятии такого локального нормативного акта закон также не устанавливает.

Использование печати «Отдел кадров»

Пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных в соответствии со ст. 66 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), установлено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовой книжки, печатью работодателя и подписью самого работника. Следовательно, если печать отдела кадров содержит полное наименование общества на русском языке, то такая печать, даже при наличии слов «Отдел кадров», признается печатью работодателя и заверение ею записей в трудовой книжке соответствует положениям п. 35 Правил.

Использование печати «Для финансовых документов»

Применительно к первичным учетным документам (документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет) закон не устанавливает требования о наличии оттиска печати. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) проставление оттиска печати на первичном документе не является обязательным. Заметим, что финансовое ведомство (смотрите, например, письма Минфина России от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46664, от 22.10.2013 N 03-03-06/1/44091, от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261, от 22.02.2013 N 03-03-06/1/5002) приходит к выводу, что подтверждением данных налогового учета могут быть первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Принимая во внимание, что Закон N 402-ФЗ не обязывает экономических субъектов проставлять печати на первичных учетных документах, организация должна самостоятельно закрепить данный порядок.

Например, порядок использования печатей для скрепления отгрузочных и т.п. документов можно предусмотреть и в договорах, заключаемых с контрагентами (п. 1 ст. 160, п. 4 ст. 421 ГК РФ).

В то же время многие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Росстатом РФ (Госкомстатом РФ), предусматривают реквизит «место печати». Например, в унифицированной форме товарной накладной (ТОРГ-12) есть буквенное обозначение «М.П.», которое можно рассматривать как «место для печати». Вместе с тем судебная практика зачастую исходит из того, что отсутствие оттиска печати в таких документах не означает, что такие документы не подтверждают понесенные расходы, право на налоговые вычеты и т.п. (смотрите, например, письмо Минфина России от 22.10.2013 N 03-03-06/1/44091).

Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.10.2012 N Ф07-3295/12 указал, что отсутствие в товарных накладных отдельных реквизитов унифицированной формы само по себе не может являться основанием для отказа в удовлетворении требования о взыскании задолженности, поскольку обязанность покупателя по оплате связана с фактом получения им товара. Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 12.01.2012 N 09АП-34030/11 отметил, что налоговое законодательство не предусматривает в качестве самостоятельного основания для отказа в применении налогового вычета по НДС отсутствие какого-либо реквизита в первичных документах (в рассмотренном судом деле налоговый орган обосновывал такой отказ в том числе тем, что отдельные товарные накладные не были заверены печатью). Суд подчеркнул, что недостатки в заполнении товарных накладных не препятствуют их признанию в качестве первичных учетных документов, не опровергают осуществление хозяйственной операции по поставке товара и принятие его к учету налогоплательщиком, соответственно, не лишают права на вычет. К аналогичным выводам суды приходили и во многих других случаях (смотрите, например, постановление ФАС Поволжского от 23.06.2009 N А12-17475/2008, решение Арбитражного суда Республики Бурятия от 31.10.2008 N А10-4972/07).

Относительно счета на оплату необходимо учитывать, что составление такого документа правовыми актами не предусмотрено. Соответственно, и унифицированной формы счета в настоящее время не существует. В зависимости от конкретных обстоятельств счет на оплату может рассматриваться в качестве оферты (ст. 435 ГК РФ), требования о скреплении печатью которой правовыми актами также не установлено.

Что касается счета-фактуры, отметим следующее. Порядок составления счетов-фактур регулируется ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137). Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения установлены Приложением 1 к Постановлению N 1137 (далее — Правила). Ни ст. 169 НК РФ, ни Правила не включают оттиск печати в число обязательных реквизитов счета-фактуры.

О том, что печать на счете-фактуре не обязательна, не раз сообщали налогоплательщикам финансовые и налоговые органы, например, смотрите письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-07-11/214, УМНС РФ по г. Москве от 19.05.2004 N 11-14/33605, от 24.03.2004 N 24-11/19733, от 19.09.2003 N 11-14/51591. Таким образом, заверять счет-фактуру печатью поставщика не нужно. В то же время налоговым законодательством не запрещено указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (письма Минфина России от 19.07.2012 N 03-07-11/140, от 19.07.2012 N 03-07-11/141, от 02.03.2012 N 03-07-09/16, от 09.02.2012 N 03-07-15/17). Следовательно, наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ, а также Правилами, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю (письмо ФНС России от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193).

При этом отметим, что отсутствие оттиска печати в документах влечет негативные последствия для организации, как правило, в тех случаях, когда имеются какие-либо другие недостатки в их оформлении, которые в целом дают основание для вывода о недоказанности реального характера осуществляемых хозяйственных операций (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2011 N 14АП-2111/11).

Таким образом, заверение первичных документов организации печатями, которые, помимо обязательных реквизитов, содержат дополнительную информацию (указание «для финансовых документов» и т.д.) само по себе не может повлечь каких-либо негативных последствий ни в связи с исполнением договора, ни для целей налогообложения.

В то же время необходимо отметить, что если в организации нескольких печатей, считаем целесообразным для упорядочивания их использования при совершении организацией хозяйственных операций определить локальным актом реквизиты и порядок использования каждой из печатей (www.garant.ru)

Если у вас оформлен полный комплект расходных документов, но в нем есть ошибки, которые могут привлечь внимание налоговиков, например стоит неверная печать, ищите дополнительные способы подтвердить реальность произведенных расходов. Это могут быть акты приемки работ/услуг покупателем, подтверждение факта реализации товаров, полученных от поставщика с «ошибочным» комплектом документов, и тому подобное.

Чем поможет такое подтверждение, читайте здесь.

Либо договаривайтесь с контрагентом о переоформлении документов.

Как можно заменить первичку, смотрите тут.

В противном случае налоговики могут счесть сделку фиктивной и не принять расходы в налоговом учете. И судьи их поддержат (см. определение ВС РФ от 26.01.2018 № 305-КГ17-21202).

В приведенном примере у компании было два основных контрагента — ООО «А» и ООО «Б». Налоговики обратили внимание на тот факт, что в одном из документов по сделке с ООО «Б» стояла печать ООО «А». Это позволило начать раскручивать цепочку «налогового расследования». Инспекторы проверили даже IP-адреса системы клиент-банка «А» и «Б» и обнаружили, что они совпадают. Что позволило сделать вывод о взаимосвязанности компаний и оформлении сделок с ними с целью ухода от налогов.

Таким образом, даже наличие полного пакета первички по расходам не спасло компанию от налоговых санкций.