Анализ типичных ошибок при составлении отчетности

Типичные ошибки в составлении отчетности

 При составлении квартальной и годовой отчетности у многих
бухгалтеров возникают ошибки.

 Ошибки в отчетности могут появляться вследствие
следующих ситуаций:

•  при неправильном истолковании положений по бухгалтерскому
  учету, федеральных законов, писем Минфина и т.д.;

•  в случае арифметических (счетных) ошибок;

•  неправильным применением учетной политики;

•  неправильным использование информации, имеющейся на момент
  подписания отчетности;

•  в результате недобросовестных действий должностных лиц.

 Каждую ошибку можно исправить, так как уберечь работающее
предприятие от совершения ошибок
невозможно, поэтому необходимо научиться своевременно и безболезненно устранять
их.

Виды ошибок при
составлении отчетности

 Все виды ошибок можно разделить на три основных типа:

•  первый тип. Счетная
  ошибка — ошибка, возникающая в результате вычислительной (арифметической)
  неточности, а также в результате некорректным внесением данных по первичным
  документам.

•  второй тип. Ошибки, связанные с несвоевременным учетом
  первичных документов. Данный вид ошибки может возникнуть в том случае, если в
  подразделении не налажена работа по передачи документов в головную компанию и
  нет возможности своевременно отразить данный документ, как хозяйственный факт
  деятельности предприятия. Однако бывают случаи, когда контрагенты компании сами
  задержали выдачу документов или забыли своевременно передать вам информацию, в
  этом случае несвоевременно отраженный факт деятельности предприятия не является
  ошибкой.

•  третий тип. Ошибки, возникающие в результате неверного
  истолкования законодательства. Такие ошибки возникают в результате неправильного применения законодательства,
  это может возникнуть как непреднамеренно, так и с целью скрыть определенные
  факты.

Выявление и
исправление ошибок в отчетности

 Для того, чтобы своевременно найти ошибочные показатели и
самостоятельно их исправить необходимо провести ряд определенных действий,
таких как:

•  проведение инвентаризации раз в год, а также сверка
  расчетов по актам сверки с контрагентами;

•  проведение сопоставимости показателей данных отчетности
  (арифметически-логический контроль).

 Документом, подтверждающим исправление ошибки в отчетной
форме является бухгалтерская справка. Этой справкой можно провести как
частичную сторнацию (красное сторно) операций, так и сторнацию нескольких
операций.

 Ошибки могут быть выявлены как в отчетном периоде, так и по
окончании отчетного года, но до даты подписания и сдачи отчетности.

 Если ошибка выявлена до момента составления годовой
отчетности, то в этом случае ее необходимо исправить записью по соответствующим
счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена
ошибка.

 Если ошибка выявлена после завершения отчетного года, но до
даты подписания отчета, то в этом случае ее необходимо исправить записью по
соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (за
который составляется годовая бухгалтерская отчетность).

 Также бывают ошибки, которые выявлены в бухгалтерской
отчетности после отчетного года и являются существенными могут исправляться
следующими способами:

•  в случае если отчетность подписана, но еще не представлена
  заинтересованным пользователем в этом случае такая ошибка корректируется
  записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного
  года;

•  в случае если отчетность подписана и уже сдана в ИФНС,
  органы статистики, учредителям, то первоначальная отчетность подлежит замене на
  новую корректирующую отчетность.  Данный вид отчетности носит название
  пересмотренная бухгалтерская отчетность.

 В окончании данной статьи хотелось бы заметить, что
ошибки возникают у всех работающих компаний и самое важное своевременно их
найти и внести корректировку, для того чтобы избежать штрафов.

И снова перед бухгалтерами встала проблема подготовки годовой бухгалтерской отчетности, теперь за 2008 г. Тому, как составить ее правильно и избежать совершения типичных ошибок, а также рекомендациям по своевременному исправлению уже допущенных ошибок посвящена настоящая статья.

Основными законодательными и нормативными документами, регламентирующими порядок составления и представления бухгалтерской отчетности, в настоящее время являются:

• Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ;
• Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденное приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. №43н;
• Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н;
• Указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н (далее — Указания о порядке составления отчетности).

Именно несоблюдение отдельных положений данных документов и приводит к ошибкам при составлении бухгалтерской отчетности. Часто встречающиеся ошибки можно условно разделить на три группы:

• организационные — ошибки, связанные с неправильным определением состава бухгалтерской отчетности, периодичности ее составления;
• технические — неправильное заполнение отдельных реквизитов и арифметические ошибки, возникающие при заполнении форм отчетности;
• методологические — возникают в связи с неправильным ведением бухгалтерского учета и, как следствие, ошибками при перенесении данных учета в отчетность.

Организационные ошибки

Каждая организация обязана составлять бухгалтерскую отчетность по результатам отчетного периода (промежуточная) и отчетного года (годовая). В полном объеме составляется только годовая бухгалтерская отчетность. Квартальную и месячную бухгалтерскую отчетность допускается составлять лишь в объеме первых двух форм: бухгалтерского баланса (форма № 1) и отчета о прибылях и убытках (форма № 2).

К одной из основных организационных ошибок формирования бухгалтерской отчетности, без сомнения, можно отнести несоставление промежуточной отчетности за месяц. В соответствии с п. 3 ст. 14 Закона о бухгалтерском учете в организации должна быть составлена квартальная и месячная бухгалтерская отчетность. Обычно сотрудники бухгалтерии в этом случае считают, что достаточно составлять месячную бухгалтерскую отчетность в электронном виде, поскольку она не сдается внешним пользователям (например, в налоговые органы). Однако при этом не учитывается п. 6 ст. 13 данного Закона, который требует составлять и хранить бухгалтерскую отчетность на бумажных носителях. Аналогичную ошибку зачастую допускают организации, представляющие отчетность в налоговые органы в электронном виде. Почему-то в данных организациях обычно отсутствует полный комплект бухгалтерской отчетности на бумажных носителях, подписанный руководителем и главным бухгалтером.

При составлении первой бухгалтерской отчетности вновь созданным организациям необходимо учитывать положения п. 2 ст. 14 Закона о бухгалтерском учете, устанавливающие, что для организаций, созданных после 1 октября, первым отчетным годом считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря следующего года. Таким образом, к примеру, организация, созданная 15 октября 2008 г., должна представить свою первую годовую бухгалтерскую отчетность только 30 марта 2010 г. В показатели этой отчетности должны войти сведения об имуществе организации и финансовых итогах ее деятельности за период с 15 октября 2008 г. по 31 декабря 2009 г. А в данные отчетности за I квартал 2009 г. организация должна включить все хозяйственные операции с 15 октября 2008 г. по 31 марта 2009 г.

Распространенной организационной ошибкой является также неправильное определение состава бухгалтерской отчетности организациями, являющимися субъектами малого предпринимательства. В соответствии с п. 3 Указаний об объеме форм бухгалтерской отчетности субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку бухгалтерской отчетности, могут принять решение о том, что в состав годовой бухгалтерской отчетности они включают только баланс и отчет о прибылях и убытках. Обычно такие организации ошибочно не оформляют решение о составлении годовой бухгалтерской отчетности в упрощенном порядке.

Кроме того, ошибочно составляют годовую бухгалтерскую отчетность в неполном объеме организации малого бизнеса, которые должны проводить обязательную аудиторскую проверку из-за превышения предельных значений выручки от реализации (50 млн руб.) или валюты баланса (20 млн руб.).

Зачастую приходится сталкиваться со случаями полного несоставления бухгалтерской отчетности организациями малого предпринимательства, перешедшими на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями Налогового кодекса РФ. При этом должностные лица таких организаций ссылаются на п. 3 ст. 4 Закона о бухгалтерском учете, который якобы освобождает их от обязанностей по ведению бухгалтерского учета. Однако они не обращают внимание на то, что помимо этого Закона есть другие законодательные акты, требующие ведения бухгалтерского учета.

Например, для обществ с ограниченной ответственностью это Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО), а для акционерных обществ — Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». В ряде статей данных Законов прямо указывается на обязанность ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности ООО и АО. Необходимо еще помнить, что практически все уставы организаций содержат положения о ведении бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности. Минфин России в ряде писем (в частности, от 19 сентября 2008 г. № 03-11-04/2/142) также указывал на недопустимость отсутствия ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности в ООО и АО. Более того, отсутствие бухгалтерской отчетности в данных организациях приводит к невозможности распределять полученную прибыль собственниками, увеличивать или уменьшать уставный капитал, проводить годовые собрания собственников и т.п.

В отдельных случаях неведение бухгалтерского учета может привести и к претензиям со стороны налоговых органов. Например, когда организация, не ведущая бухгалтерский учет и не составляющая бухгалтерскую отчетность, принимает решение о распределении дивидендов между собственниками и использует при выплате дивидендов пониженную ставку НДФЛ.

Достаточно распространенной ошибкой является непроведение организациями обязательной аудиторской проверки годовой отчетности. При этом отчетность оказывается неполной, что приводит к получению требований от внешних пользователей (в частности, налоговых органов) о предоставлении аудиторского заключения. В противном случае на организацию и ее должностных лиц может быть наложен штраф.

В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете перед составлением годовой отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств. Ее отсутствие в установленные сроки не позволяет считать составленную бухгалтерскую отчетность достоверной и зачастую является причиной отказа в выдаче безусловно положительного аудиторского заключения.

Технические ошибки

Одна из наиболее распространенных технических ошибок — в порядке подписания форм отчетности. В основном это касается организаций, в которых бухгалтерский учет ведет не главный бухгалтер, а специализированная организация или бухгалтер-специалист по договору подряда. В соответствии с п. 5 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете в этом случае подписывать отчетность за главного бухгалтера должен руководитель специализированной организации или бухгалтер-специалист. На практике же зачастую подпись за главного бухгалтера ошибочно ставит руководитель организации, в которой ведется бухгалтерский учет.

В Российской Федерации показатели бухгалтерской отчетности должны указываться в тысячах или миллионах рублей без десятичных знаков. Однако некоторые бухгалтерские работники по-прежнему пытаются указывать данные бухгалтерской отчетности в рублях по аналогии с данными налоговой отчетности. Этой ошибке способствует наличие такой возможности в ряде распространенных бухгалтерских компьютерных программ.

При проверках отчетности приходится сталкиваться с отсутствием в ней реквизита «Дата подписания отчетности». Необходимо отметить, что в типовых бланках бухгалтерской отчетности предусмотрено четыре разные даты.

1. Отчетная дата бухгалтерской отчетности — для годовой отчетности это 31 декабря отчетного года, а для промежуточной — последняя дата отчетного периода.

2. Дата утверждения бухгалтерской отчетности — это дата проведения общего годового собрания собственников организации, на котором рассмотрены итоги ее деятельности за отчетный год. Обычно это дата протокола общего собрания или решения собственника об утверждении финансовых итогов деятельности организации. В соответствии с законодательством РФ для АО дата утверждения годовой бухгалтерской отчетности должна быть в пределах с 1 февраля до 30 июня года, следующего за отчетным, а для ООО — с 1 февраля до 30 апреля года, следующего за отчетным. Если отчетность предоставляется внешним пользователям до проведения общего собрания собственников, реквизит «Дата утверждения» не заполняется. Не заполняется он и в промежуточной отчетности.

3. Дата отправки (принятия) бухгалтерской отчетности — это дата отправки отчетности внешним пользователям (по почте, электронным каналам связи и т.п.). Она может быть различной в зависимости от того, когда направлена отчетность тем или иным пользователям. При фактической передаче отчетности внешним пользователям указывается дата ее принятия последними.

4. Дата подписания бухгалтерской отчетности — важнейший реквизит, поскольку от его наличия зависит признание отчетности достоверной. До даты подписания в отчетности должны быть учтены все изменения, которые могли произойти с организацией после отчетной даты. Порядок отражения в бухгалтерской отчетности событий после отчетной даты детально описан в ПБУ 7/98¹. Кроме того, организация не сможет получить аудиторское заключение, если ее бухгалтерская отчетность не содержит дату подписания. Ведь в соответствии с нормативными документами по аудиторской деятельности запрещено выдавать заключение о достоверности отчетности раньше даты ее подписания.

Методологические ошибки

Достаточно часто при составлении бухгалтерского баланса бухгалтеры нарушают п. 34 ПБУ 4/99, согласно которому не допускается зачет между статьями активов и пассивов. На практике же бухгалтерии ошибочно производят зачет между различными статьями дебиторской и кредиторской задолженности. В результате имущественное положение организации, отраженное в отчетности, оказывается недостоверным. Особенно часто организации отражают в балансе сальдированный остаток по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» и счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Аналогичной является ошибка, связанная с искусственным раздуванием валюты баланса за счет неправильного закрытия задолженности по контрагентам. Например, когда организация в отчетном периоде перечислила аванс, отраженный по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные», и уже получила до отчетной даты в счет этого аванса товары (работы, услуги), отраженные по кредиту счета 60, субсчет «Расчеты по полученным товарам (работам, услугам)». Если организация своевременно не провела зачет между различными субсчетами счета 60, валюта бухгалтерского баланса оказывается завышенной. Подобная ошибка возникает и когда организация ведет аналитический учет по контрагентам в разрезе каждого первичного документа. В этом случае, если организация своевременно не производит закрытие выставленных документов оплатой, также может возникать «раздувание» валюты баланса за счет того, что по одной и той же организации на одном и том же аналитическом счете числится как кредиторская, так и дебиторская задолженность.

Несмотря на кажущуюся незначительность, данная ошибка может иметь весьма существенный характер и даже привести к признанию бухгалтерской отчетности недостоверной в целом. Кроме того, в небольших организациях такие ошибки зачастую приводят к необходимости проведения обязательного аудита из-за ошибочного превышения валютой баланса значения 20 млн руб., что влечет для организации дополнительные, ничем не обоснованные расходы.

Еще одна методологическая ошибка — отражение выданных организацией безвозмездных займов (займов с нулевой процентной ставкой) в составе финансовых вложений. В соответствии с п. 2 ПБУ 19/02² одним из условий принятия к бухгалтерскому учету активов в качестве финансовых вложений является способность приносить организации экономические выгоды (доход). Очевидно, что предоставление беспроцентных займов дохода не приносит, а следовательно, отражать данные активы в бухгалтерской отчетности необходимо как прочие или зачислять их в состав прочей дебиторской задолженности.

Сведения, содержащиеся в бухгалтерской отчетности организации, оказываются неполными, если при составлении отчетности не указывается имущество, числящееся на забалансовых счетах. Так, типичной ошибкой является отсутствие в бухгалтерском балансе сведений об арендованных организацией основных средствах или нематериальных активах, находящихся в пользовании.

При проверках ООО приходится сталкиваться с ошибкой, связанной с неотражением в отчете об изменениях капитала (форма № 3) размера чистых активов. Следует отметить, что данный подход противоречит нормам Закона об ООО, согласно которым чистые активы необходимы для оценки значительного количества показателей. Например, показатель чистых активов используется в ст. 29 указанного Закона для оценки возможности выплаты дивидендов организацией, а в п. 3 ст. 20 — для оценки возможности функционирования организации в будущем. Ссылка на то, что в настоящее время не утвержден федеральный закон, определяющий порядок расчета чистых активов для обществ с ограниченной ответственностью, предусмотренный ст. 20 Закона об ООО, не может являться оправданием.

Расчет чистых активов для указанных организаций необходимо производить в соответствии с Порядком оценки стоимости чистых активов акционерных обществ, утвержденным приказом Минфина России и ФКЦБ России от 29 января 2003 г. № 10н/03-6/пз. Такого мнения придерживаются как специалисты финансового ведомства (письмо Минфина России от 29 октября 2007 г. № 03-03-06/1/737), так и судебные органы (Постановление Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. №14314/05).

Значительное число организаций при составлении отчета о движении денежных средств (форма № 4) ошибочно отражают все денежные потоки организации по текущей деятельности. Этому способствует и настройка большинства бухгалтерских программ, которые по умолчанию предлагают именно такое заполнение данной формы. Однако следует иметь в виду, что в соответствии с п. 29 ПБУ 4/99 отчет о движении денежных средств должен характеризовать изменения в финансовом положении организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Определение этим видам деятельности дано в п. 15 Указаний о порядке составления отчетности:

• текущая — деятельность, преследующая извлечение прибыли в качестве основной цели либо не имеющая извлечение прибыли в качестве такой цели в соответствии с предметом и целями деятельности, т.е. производством промышленной, сельскохозяйственной продукции, выполнением строительных работ, продажей товаров, оказанием услуг общественного питания, заготовкой сельскохозяйственной продукции, сдачей имущества в аренду и др.;
• инвестиционная — деятельность, связанная с приобретением земельных участков, зданий и иной недвижимости, оборудования, нематериальных активов и других внеоборотных активов, а также их продажей; с осуществлением собственного строительства, расходов на НИОКР, финансовых вложений (приобретение ценных бумаг других организаций, в том числе долговых, вклады в уставные (складочные) капиталы других организаций, предоставление займов и т.п.);
• финансовая — деятельность, в результате которой изменяются величина и состав собственного капитала организации, заемных средств (поступления от выпуска акций, облигаций, предоставления другими организациями займов, погашение заемных средств).

Еще одной методологической ошибкой, на которую хотелось бы обратить внимание, является формальное отношение большинства главных бухгалтеров к составлению пояснительной записки к годовой отчетности. А между тем данный элемент отчетности — один из наиболее важных и существенных. Формальное ее составление, неотражение в записке обязательной информации (к примеру, в части раскрытия информации об аффилированных лицах) могут повлечь за собой признание бухгалтерской отчетности в целом недостоверной.

Взаимоувязка показателей различных форм отчетности

Рассмотрим основные показатели, которые необходимо взаимоувязать бухгалтеру при контроле правильности заполнения бухгалтерской отчетности:

1. Взаимоувязка форм № 1 и № 2:

• показатель нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на конец отчетного периода (строка 4701 графы 4 формы № 1) должен быть равен сумме нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на начало года (строка 470³ графы 3 формы № 1) и чистой прибыли (убытка) за отчетный период (строка 190 графы 3 формы № 2). Указанное соответствие может не соблюдаться только в двух случаях:
• когда нераспределенная прибыль расходовалась в течение года (нераспределенная прибыль на конец отчетного периода в этом случае меньше на использованную сумму прибыли в течение года),
• в результате бухгалтерской ошибки при составлении отчетности;
• изменение отложенных налоговых активов за отчетный период (разность показателей строки 145 граф 4 и 3 формы № 1) должно быть равно данным строки 141 графы 3 формы № 2;
• изменение отложенных налоговых обязательств за отчетный период (разность показателей строки 515 граф 4 и 3 формы № 1) должно быть равно данным строки 142 графы 3 формы № 2.

2. Взаимоувязка форм № 1 и № 3 заключается в соответствии данных Раздела III «Капитал и резервы» баланса данным, отраженным в отчете относительно изменения капитала и образования резервов.

3. Взаимоувязка форм № 1 и № 4 заключается в соответствии данных о денежных средствах на начало и конец отчетного периода в балансе (строка 260 граф 3, 4 формы № 1) данным в отчете о движении денежных средств.

4. Взаимоувязка форм № 1 и № 5 заключается в соответствии данных:

• об остаточной стоимости нематериальных активов на начало и конец отчетного периода (строка 110 граф 3, 4 формы № 1) и разности между первоначальной их стоимостью (строка 010 граф 3, 6 формы № 5) и начисленной амортизацией (строка 050 граф 3, 4 формы № 5);
• остаточной стоимости объектов основных средств на начало и конец отчетного периода (строка 120 граф 3, 4 формы № 1) и разности между первоначальной их стоимостью (Раздел «Основные средства», строка «Итого» граф 3, 6 формы № 5) и начисленной амортизацией (строка 140 граф 3, 4 формы № 5);
• остатках долгосрочных финансовых вложений на начало и конец отчетного периода (строка 140 граф 3, 4 формы № 1 и строка 540 граф 3, 4 формы № 5);
• остатках краткосрочных финансовых вложений на начало и конец отчетного периода (строка 250 граф 3, 4 формы № 1 и строка 540 граф 5, 6 формы № 5);
• остатках долгосрочной и краткосрочной дебиторской задолженности на начало и конец отчетного периода (строки 230 и 240 граф 3, 4 формы № 1 и строки «долгосрочная — всего», «краткосрочная — всего» граф 3, 4 Раздела «Дебиторская задолженность» формы № 5);
• остатках долгосрочной кредиторской задолженности на начало и конец отчетного периода (сумма строк 510 и 520 граф 3, 4 формы № 1 и строка «долгосрочная — всего» граф 3, 4 Раздела «Кредиторская задолженность» формы № 5);
• остатках краткосрочной кредиторской задолженности на начало и конец отчетного периода (сумма строк 610 и 620 граф 3, 4 формы № 1 и строка «краткосрочная — всего» граф 3, 4 Раздела «Кредиторская задолженность» формы № 5).

Исправление ошибок в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности

При исправлении ошибок в бухгалтерском учете и отчетности необходимо руководствоваться п. 11 Указаний о порядке составления отчетности, который устанавливает, что в случаях выявления организацией ошибок текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены.

При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря отчетного года. В случаях же выявления организацией ошибок прошлого года после утверждения годовой отчетности исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся, так как ни действующее законодательство, ни нормативные документы по бухгалтерскому учету не предусматривают сдачу уточненной бухгалтерской отчетности.

В пункте 80 Положения по бухгалтерскому учету и отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) расписан механизм отражения в бухгалтерском учете прибыли или убытка прошлых лет, выявленных в отчетном году. Прибыль или убыток, выявленные в отчетном году, но относящиеся к операциям прошлых лет, должны включаться в финансовые результаты организации отчетного года.

Таким образом, в настоящее время исправление ошибок прошлых лет, выявленных в текущем году, в бухгалтерском учете производится с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы». Соответственно ошибки прошлых лет, выявленные в отчетном году, необходимо отражать только в бухгалтерской отчетности текущего года.

В заключение отметим, что Минфин России подготовил проект нового положения по бухгалтерскому учету, который будет решать весь комплекс вопросов, связанных с исправлением ошибок в бухгалтерском учете и отчетности: ПБУ 22/2009 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». Введение данного ПБУ ожидается уже в первом полугодии 2009 г.

¹Положение по бухгалтерскому учету «События после отчетной даты» ПБУ 7/98 утверждено приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. № 56н.

²Положение по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02 утверждено приказом Минфина России от 10 декабря 2002 г. № 126н.

³Здесь и далее коды показателей приведены в соответствии с приказом Госкомстата России и Минфина России от 14 ноября 2003 г. № 475/102н.

Содержание:

1.       О сервисе 1С-Отчетность

2.       Ошибки закрытия месяца

3.       Ошибки при составлении отчетности о прибылях и убытках

Уважаемые коллеги, в данной статье я бы хотел разобрать ряд ошибок в бухгалтерской и финансовой отчетности и порядок исправления ошибок в отчетности в 1С. Тема достаточно объёмная и часто встречающаяся во время работы, поэтому надеюсь, что следующая информация поможет вам справится и наладить работу в различных ситуациях, когда происходят немалочисленные ошибки, которые тормозят процесс поверки, как на ранних, так и на конечных стадиях проекта. Конечно здесь отображены не все глобальные ошибки, но достаточно распространённые.   

1.    О сервисе 1С-Отчетность

Сервис 1С-Отчетность, очевидно, предназначен для отправки отчетов. Но важно отметить, что сами отчеты формируются не в нем, а в других конфигурациях 1С, например, ERP, УТ или БУХ. Говоря простым языком, 1С-Отчетность – это кнопка в интерфейсе Вашей конфигурации, позволяющая быстро отправить отчеты в контролирующие органы – и всё.

Сегодня существует немало аналоговых инструментов для отправки отчётности, но в их числе сервис 1С-Отчетность занимает особенное место ввиду того, что он изначально предназначен для интеграции с прикладными решениями Фирмы «1С». Все прочие сервисы попросту плохо интегрированы с 1С, что затрудняет быструю отправку отчетности из интерфейса одной учётной программы.

Казалось бы, преимущества сервиса очевидны. Однако за удобство иногда приходится и расплачиваться. Далее мы поговорим о типичных ошибках, которые возникают при работе с 1С-Отётность.  

2.     Ошибки закрытия месяца

Для начала уделю немного внимания тому, что важно сделать перед составлением декларации. Пусть НДС как таковой не требует закрытия затратных счетов, я рекомендую выполнить процедуру закрытия месяца, в особенности для тех предприятий, которые ведут раздельный учёт.

Перейдите на нужный месяц в базе, и, если все пункты выделены зелёным цветом, ничего не меняйте – всё у вас хорошо. Но документы были проведены не по порядку, возникает ошибка закрытия месяца – в таком случае некоторые из позиций будут отмечены серым цветом. Чтобы исправить ошибку закрытия месяца, требуется восстановить последовательность проведения документов.

Рис. 1 Исправление ошибки закрытия месяца

Итак, пытаясь восстановить последовательность, мы входим на любое число в месяце, например, в декабре. Там подправляем какую-то отдельно взятую операцию по поступлению денежных средств на расчетный счет и… всё съезжает. Последовательность рухнула, следовательно, например, не прошли взаиморасчеты по авансам. Это влечет за собой неправильное исчисление НДС. Вот Вам и яркий пример того, почему перед составлением отчётов очень важно выполнить закрытие месяца.

Ну, допустим, нам удалось восстановить последовательность проведения документов, и теперь можно приступать к анализу данных. Инструментами такого анализа являются, в первую очередь, справки-расчеты (одноимённая кнопка на вкладке закрытие месяца).

Рис. 2 Справка-расчет в 1С

Вообще это очень полезная информация – данные вы можете вообще брать для регистров бухгалтерского учета. Внимательно рассмотрев изображение выше, мы можем понять, что откуда берется по расчету, какова амортизация по списанию расходов будущих периодов.

Второй объект для анализов – это сальдо по счетам бухгалтерского учета и налогового учёта для налога на прибыль. В данном случае мы формируем оборотно-сальдовую ведомость за год:

Рис. 3 Данные оборотно-сальдовой ведомости

Особого внимания заслуживают те счета, по которым есть сальдо в виде разницы между оценкой в бухгалтерском и налоговом учете. Но это конечно относится, в первую очередь, к основной системе налогообложения, потому что для упрощенки тут будет только бухгалтерский учет. Это настраивается на вкладке «Показатели».

Рис. 4 Выбор показателей для данных оборотно-сальдовой ведомости

На мой взгляд, каждый бухгалтер должен понимать, что у него получается с остатками и обязательно расшифровывать каждый остаток, раскрывать данные оборотно-сальдовой ведомости и смотреть, что разъехалось, что не разъехалась. В конце месяца у вас не должно быть остатка по счетам 25, 26, 90 и 91 синтетическому счету.

Если остатки есть, вы в обязательном порядке разбираетесь, почему так произошло. Единственное исключение возможно для налога на прибыль, если у вас есть нормируемые расходы, например, расходы на рекламу или представительские расходы, то у вас по 26 счету может остаться такой остаток.

Если у вас есть сальдо по счетам 20 и 44, то нужно их раскрывать и смотреть, в связи с чем оно образовалось. По 20 счету сальдо может быть на конец месяца, если имеем дело с “незавершёнкой”. Если эта сумма у вас есть, то вам необходимо свериться с данными по вашему производству. По 44 счету также может быть у нас остаток, но только в том случае, если на 44 производится транспортно-заготовительные расходы по проценту, который распределяется в конце месяца.

На конец года должна пройти реформация баланса. То есть закрываются все субсчета счетов 90, 91 и 99, при этом формируется прибыль или убыток по 84 счёту.

Рисунок 5 Переход в реформацию баланса

Рисунок 6 Как выполнить закрытие месяца за конец года   

3. Ошибки при составлении отчетности о прибылях и убытках

Часто пользователи забывают вычесть регулирующие величины: суммы начисленной амортизации по имуществу, а также резервы под снижение стоимости материальных ценностей, под обесценение финансовых вложений и по сомнительным долгам. В бухгалтерском балансе надо приводить числовые показатели в нетто-оценке, то есть за вычетом регулирующих величин – их вы отразите уже в пояснениях по итогам года к балансу учёта о прибылях и убытках. В бухгалтерском балансе информацию о стоимости основных средств и нематериальных активов должна быть представлена за вычетом суммы амортизации. А показатели материально-производственных запасов, финансовых вложений и дебиторской задолженности – с учетом поправки на величину соответствующего резерва, которое, кстати, теперь вы обязаны формировать. Также не следует забывать при подготовке отчетности, что нет необходимости отражать пассив баланса. Кроме того, важно произвести деление на отдельные составляющие группы статей: основные средства запаса, дебиторская, кредиторская задолженность. Не делать этого могут только малые предприятия, скажем, если задолженность в бухгалтерском учете по-прежнему подразделяется на краткосрочную и долгосрочную.

Такое деление задолженности предполагает в пункт 19 ПБУ 4/99.

Рисунок 7 Деление задолженности при вычете регулирующих величин

Рассмотрим пример. На конец третьего квартала, дебиторская задолженность ООО “Ромашка” составила 500 тысяч рублей, при этом долгосрочным, то есть с ожидаемым сроком погашения более года, является долг в сумме 100 тысяч рублей. На эту же дату сумма резерва по сомнительным долгам составила 150 тысяч рублей, куда вошел весь долгосрочный долг. На скрине показано, что при отражении в балансе дебиторской задолженности мы включили и краткосрочную, и долгосрочную задолженность без вычета резерва – это неверно. Во втором случае мы отразили краткосрочную и долгосрочную вместе, но с вычетом резерва – это также неверно и верен только последний вариант. Когда мы отравили отдельно краткосрочную и отдельно долгосрочную задолженность за вычетом резерва, весь резерв у нас покрыл долгосрочную задолженность и часть краткосрочной.

Далее – еще одна ошибка в бухгалтерской финансовой отчетности на изображении 8

Рис. 8 Ошибка при составлении отчетности

Беспроцентные займы отражают в составе финансовых вложений. Это – типичная ошибка, когда, например, компания выдала беспроцентный заем другой организации.

Бухгалтер, руководствуясь инструкцией по применению плана счетов, учёл выданную сумму на счете 58, что неправильно. Не стоит забывать о том, что финансовыми вложениями можно признать только те активы, которые способны приносить организации доход в будущем, а в случае с беспроцентными займами это условие не выполняется. Нельзя их отнести и к денежным эквивалентам, определение которых есть в пункте 5 ПБУ 23 2011г. Поэтому выданные беспроцентные займы следует отражать в балансе в составе дебиторской задолженности в зависимости от сроков их погашения. 

Давайте рассмотрим пример. В ноябре 2012 года ООО “Ромашка” выдала другой организации беспроцентный заем в размере 2 миллиона рублей сроком на 2 года. Предположим для простоты, что иной дебиторской задолженности у компании нет, первый вариант, когда мы отражаем такой документ в финансовых вложениях, является неверным. Верно – отражение в составе дебиторской задолженности, по которой ожидается более чем через 12 месяцев.

Теперь посмотрим, каким образом мы можем произвести настройку параметров отчета, чтобы нам было как можно проще работать с нашей декларацией:

Рис. 9 Настройка отчета для избежание ошибки в отчетности в 1С

Входим в нашу декларацию, открываем документ и видим, что в данном случае показана декларация по НДС, но это можно сделать с каждым отчётом.

Листы в которых не заполнена информация могут не сопоставляться в составе налоговой отчетности предприятия в 1С. Например, заполняется титульный раздел, раздел 1 и раздел 3, а раздел 2 приложения 1, приложение 2 разделов 4, 5, 6 и 7 могут быть вообще не нужны.

Чтобы убрать и из окна, жмем кнопку “Настройка”.

Рис. 10 Пункты настройки параметров отчета

На закладке “Свойства раздела” указываем, что мы хотим отображать и жмём «Ок». Итог показан на изображении 11.

Рис. 11 Итог после настройки параметров отчета

Специалист компании «Кодерлайн»

Илья Брежицкий

Бухгалтерская отчетность организации должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Если же в отчетность вкрались ошибки, она не будет отвечать требованиям полноты и достоверности.

Основные причины появления ошибок

Основные причины появления ошибок в бухгалтерской отчетности можно разделить на четыре основные группы:

• ошибки в ведении бухгалтерского учета;
• ошибки при формировании отчетности;
• ошибки в применении положений учетной политики;
• нарушение порядка подготовки к составлению отчетности.

Нарушение порядка подготовки к составлению отчетности

Рассмотрение типичных ошибок начнем с нарушения порядка подготовки к составлению отчетности. Ведь именно на этом этапе можно избежать всех остальных ошибок.

Необходимость проведения инвентаризации расчетов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – обязанность компаний, закрепленная законодательством (п. 2 ст. 12 закона «О бухгалтерском учете»). К сожалению, немногие предприятия ее проводят. И это одна из самых распространенных ошибок. В этом случае ни руководители фирмы, ни ее собственники не знают реального положения дел.

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов, утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Другой распространенной ошибкой является проведение инвентаризации «на бумаге». С одной стороны, имеются в наличии все ведомости и описи. Но они составлены формально, реальная инвентаризация не проведена. Не проверено наличие имущества, не уточнены обязательства. Поэтому эффективность «бумажной инвентаризации» равна нулю. А ведь именно по результатам инвентаризации можно выявить недостачу или неоприходованные активы. Также можно установить отсутствующие документы и подтвердить задолженность. Напомним, что задолженность, как дебиторскую, так и кредиторскую, можно подтвердить только на основании актов сверки расчетов. К сожалению, многие бухгалтеры думают, что акты сверки должна составлять и рассылать сторона, у которой отражается реализация. На деле рассылает акты сверки расчетов та сторона, которая заинтересована в правильности расчетов.

Запомните, что проведение инвентаризации никогда не бывает лишним мероприятием. Особенно перед составлением годовой отчетности.

Ошибки при ведении бухгалтерского учета

Если при ведении бухгалтерского учета допущена ошибка, то она может привести и к появлению ошибок в отчетности. Ведь отчетность формируется на основании регистров бухгалтерского учета.

Определение инвентарного объекта

Согласно пункту 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, которым может признаваться:

• объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
• отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций,
• обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Предусмотрена возможность учитывать основные средства в составе материалов (п. 5 ПБУ 6/01). Но только при условии, что их стоимость не превышает 20 000 рублей за единицу. Безусловно, такой порядок учета должен быть прописан в учетной политике.

Обратите внимание! В настоящее время в ПБУ 6/01 готовятся поправки, согласно которым в составе МПЗ можно будет принимать основные средства с первоначальной стоимостью не более 40 000 руб.

Согласно налоговому кодексу амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 рублей (до 2011 г. — стоимостью более 20 000 руб.).

При таких условиях появляется соблазн, с одной стороны, упростить учет основных средств, а с другой стороны, уменьшить налоговые обязательства по налогу на прибыль. То есть все предполагаемые основные средства разбить на отдельные объекты стоимостью менее 20 000 руб. (40 000 руб.) В этом случае активы можно учесть не как основные средства, а как МПЗ. Кроме того, можно сэкономить на налоге на имущество.

Но не надо забывать, что единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. При этом в его состав должны включаться любые предметы, которые имеют общее управление, и могут работать только в комплекте.

Примеры таких обособленных комплексов приведены в пункте 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (утв. Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Принятие к учету сложных объектов не комплексно, а по отдельности, может привести к тому, что в учете компании будут отсутствовать активы, которые необходимы для обеспечения непрерывного производственного процесса. Например, вместо сложного станка в учете будут значиться его отдельные элементы, которые сами по себе не способны выполнять необходимые функции.

Кроме того, учет активов не в составе инвентарного объекта, приводит к увеличению состава затрат и уменьшению показателя внеоборотных активов.

Ошибки, связанные с неправильной классификацией инвентарных объектов основных средств, можно выявить по итогам инвентаризации. Для того, чтобы инвентаризация прошла эффективно, необходимо наличие:

• положения в учетной политике о том, что считается существенным отличием по срокам полезного использования объектов основных средств;
• документов, подтверждающих наличие сложного объекта основных средств (служебная или докладная записка, требование, акт и т.п.).

Квалификация расходов на восстановление основных средств

Часто компании квалифицируют затраты на восстановление основных средств только как ремонтные работы. В этом случае увеличиваются затраты и уменьшается стоимость внеоборотных активов. Кроме того, сокращается база для исчисления налога на имущество.

Обращаем внимание на важность правильного классифицирования затрат на восстановление объекта основных средств: как ремонт или модернизацию. Согласно пункту 27 ПБУ 6/01 затраты на модернизацию и реконструкцию объекта основных средств увеличивают первоначальную стоимость объекта. Однако при окончании работ должны повыситься показатели функционирования объекта (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.). В то же время расходы на ремонт отражаются в составе расходов отчетного периода, к которому они относятся.

Поэтому необходимо знать, что именно было сделано: отремонтировано основное средство или, например, произведена его модернизация (реконструкция, достройка, дооборудование).

Основное отличие ремонта от модернизации (реконструкции, достройки, дооборудования) в учете состоит в том, что в последнем случае свойства объекта совершенствуются.

Под расходами на ремонт подразумевается стоимость работ по поддержанию основных средств в рабочем состоянии в течение срока их полезного использования, которые не приводят к улучшению первоначальных нормативных показателей функционирования. После модернизации (реконструкции) показатели, характеризующие объект, улучшаются (письмо Госкомстата России от 9 апреля 2001 г. № МС-1-23/1480).

Чиновники финансового ведомства в своем письме указали ряд документов, которыми следует руководствоваться при определении видов выполненных работ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-11-06/2/41).

Обратите внимание, если затраты на восстановление объекта основных средств были неправильно квалифицированы изначально, то исправить положение можно по результатам инвентаризации.

Отражение в учете арендованных помещений

Многие предприятия арендуют нежилые помещения для своей деятельности, но сведения об аренде не отражают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Соответственно, в бухгалтерской отчетности отсутствует информация о полученном в аренду имуществе. Чаще всего это случается по причине отсутствия в акте приемки-передачи нежилого помещения сведений о стоимости арендованного имущества.

Арендованные основные средства учитываются в оценке, указанной в договорах на аренду. Аналитический учет по счету 001 ведется по арендодателям, по каждому арендованному объекту.

Безусловно, у предприятия могут возникнуть затруднения при отражении арендованного имущества в учете вследствие отсутствия стоимости арендованного помещения в договоре аренды. Однако этот факт не может служить основанием для того, чтобы нарушить нормы ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Компания может запросить информацию у арендодателя. Если же последний уклоняется от передачи информации о стоимости переданного в аренду имущества, фирма может самостоятельно установить порядок его отражения в учете, закрепив в учетной политике. Например, в рыночной оценке. Ее можно установить самостоятельно, проведя мониторинг предложений на рынке. Или пригласить независимого оценщика. Также можно отразить в учете арендуемое помещение в сумме, раной размеру годовой арендной платы. Главное, чтобы сумма оценки была документально подтверждена.

Оформление актов на списание материалов

Существует много унифицированных документов, на основании которых можно передавать материалы со склада:

• лимитно — заборная карта (форма № М-8);
• требования-накладные (форма № М-11);
• накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Также можно применять самостоятельно разработанные формы документов.

Некоторые компании забывают одно необходимое условие списания материалов на счета затрат. А именно: в документах на отпуск материалов со склада необходимо указать номер и наименование заказа (продукции), для изготовления которого отпускаются материалы (п. 97 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

Если материалы отпускаются без назначения, то отпуск учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения.

Списание материалов с подотчета и отнесение их стоимости на затраты производятся на основании акта расхода. В нем указывается их наименование, количество, учетная цена, сумма по каждому наименованию и назначение расходования. Форма и порядок составления акта, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются компанией в учетной политике.

Создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей

Некоторые предприятия имеют значительный запас ТМЦ. Однако часто не принимают во внимание тот факт, что они могут испортиться, морально устареть, утратить свою рыночную стоимость. Но фирмы продолжают отражать запасы в учете и отчетности по первоначальной стоимости, хотя она давно уже может не соответствовать действительности. Касается это положение не только компаний, связанных с пищевыми продуктами, но и предприятий, которые имеют дело с материалами с ограниченным сроком годности. Например, строительные материалы (шпаклевки, краски, цемент и т.п.).

Такие «испорченные» материалы необходимо отражать в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Данный резерв создается по каждой единице запасов, принятой в бухгалтерском учете. Необходимость создания резерва можно определить по результатам инвентаризации запасов.

О.Е.Черевадская, директор по аудиту ЗАО «Финансовый Контроль и Аудит», доктор экономики