Анализ типичных ошибок при ведении кадровой документации

«Кадровик. ру», 2013, N 10

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: АНАЛИЗ ГРУБЫХ ОШИБОК

При оформлении кадровой документации нужно быть внимательным. Порой небольшая ошибка может иметь крупные негативные последствия…

Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов по учету кадров и фиксации трудовых отношений, а также организацию работы с ними на предприятиях. Кадровое делопроизводство — кропотливая работа, требующая не только четкого знания трудового законодательства, но и внимательности при оформлении документов, понимания негативных последствий ненадлежащего оформления и хранения кадровой документации. В предлагаемой статье основой обсуждения станут именно делопроизводственные ошибки, а не намеренное нарушение прав работника путем неправильного оформления документации, хотя и этот вопрос в статье тоже затронем. Разделим виды ошибок в соответствии со стадиями развития трудовых отношений.

1. Ошибки при заключении трудового договора

Стороны, вступив в трудовые отношения, начали исполнение своих обязательств. При этом оформление данных отношений оставили «на потом» или же оформили неправильно. Результатом такой беспечности могут стать следующие ситуации:

— полное отсутствие трудового договора;

— наличие «липового» трудового договора или дополнительных соглашений к нему (созданных работодателем, но не подписанных и даже не предъявленных работнику для ознакомления);

— существование экземпляра трудового договора, не подписанного со стороны работодателя (в том числе с наличием печати без подписи).

Все указанные ситуации могут обернуться против сотрудника, т. е. нарушить его права.

На практике. Работник обратился в суд с иском к работодателю о взыскании заработной платы, указав, что полмесяца работал у ответчика в должности водителя-экспедитора, потом болел. После предъявления больничного листка обратился к работодателю с просьбой уволить его по собственному желанию, однако работодатель запись в трудовую книжку внести отказался, заработную плату не выдал и больничный не оплатил. По процессуальным причинам суд отказал работнику в вызове 9 свидетелей, и тот не смог использовать их показания в качестве доказательства допуска его к работе. На руках у работника оказался трудовой договор, подписанный только им; со стороны же работодателя в трудовом договоре отсутствовала подпись руководителя, хотя имелась печать предприятия. Иными доказательствами работник не располагал. Суд пришел к выводу, что работник не доказал возникновение между ним и ответчиком трудовых отношений — ни юридически оформленных, ни фактических. Отсутствие данных доказательств, по мнению суда, служит основанием для отказа в иске о взыскании заработной платы и компенсации морального вреда. Решением суда в удовлетворении исковых требований работнику было отказано (Решение Московского районного суда Санкт-Петербурга от 30.09.2010, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.01.2011 N 33-329/2011).

Вывод: отсутствие надлежаще заключенного трудового договора, незнание гражданского процесса могут помешать обычному работнику доказать возникновение трудовых отношений (особенно на стадии до получения первой заработной платы).

2. Несоблюдение уведомительного порядка

В редких случаях законодатель требует от работодателя соблюдения определенного уведомительного порядка. Его несоблюдение, как правило, выражается в следующем бездействии работодателя:

— несообщение о приеме на работу бывшего госслужащего (несоблюдение требования ст. 64.1 ТК РФ, ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», далее — Федеральный закон «О противодействии коррупции»);

— несообщение о приеме/переводе/увольнении военнообязанного (несоблюдение требований Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ);

— несогласование кандидатуры на прием с ведомством или структурой при требованиях закона о согласовании (такого согласования требует, например, кандидатура руководителя структурного подразделения банка, которая согласовывается с Банком России, — гл. 3 Инструкции Банка России от 02.04.2010 N 135-И «О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций»).

Забывчивость при выполнении данных требований, как правило, впоследствии оборачивается привлечением работодателя к административной ответственности. При этом следует отметить, что санкции за подобные нарушения весьма высоки (за исключением нарушения в виде несоблюдения уведомительного порядка в области воинского учета, малая цена штрафа за которое даже не порождает и минимального количества дел об административном правонарушении).

Пример санкции по ст. 19.29 КоАП РФ. Постановлением мирового судьи юридическое лицо было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 100 тыс. руб. Представленными нарушителем документами были подтверждены факт приема бывшего госслужащего на работу, факт замещения им на предыдущем месте работы должности госслужбы, факт осуществления им в должности госслужащего проверок соблюдения действующего законодательства нынешнего работодателя, а также факт отсутствия надлежащего уведомления (в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 N 700) ответчиком бывшего работодателя госслужащего о приеме последнего. Таким образом, суд установил факт административного нарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, наличие вины юридического лица в его совершении и назначил ему наказание в минимальном пределе санкции, предусмотренной законом. Вышестоящая судебная инстанция постановление судьи оставила в силе (Постановление мирового судьи судебного участка N 3 г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 30.03.2012, Решение Лабытнангского городского суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 06.06.2012) <1>.

———————————

<1> СПС «Росправосудие»: http://rospravosudie. com/court-labytnangskij-gorodskoj-sud-yamalo-neneckij-avtonomnyj-okrug-s/act-105049690/.

На полях. Статья 19.29 КоАП РФ о привлечении работодателем либо заказчиком работ (услуг) к трудовой деятельности на условиях трудового договора либо к выполнению работ или оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора государственного или муниципального служащего, замещающего должность, включенную в перечень, установленный нормативными правовыми актами, либо бывшего государственного или муниципального служащего, замещавшего такую должность, с нарушением требований, предусмотренных Федеральным законом «О противодействии коррупции», предусматривает наложение административного штрафа на граждан в размере от 2000 до 4000 руб., на должностных лиц — от 20 тыс. до 50 тыс. руб., на юридических лиц — от 100 тыс. до 500 тыс. руб.

3. Ошибки при ведении штатного расписания

В области ведения штатного расписания допускается много видов ошибочных действий (бездействия):

— отсутствие штатного расписания вовсе;

— неутверждение штатного расписания (существование некоего «черновичка»);

— наличие двух и более вариантов штатного расписания;

— подделка штатного расписания, в том числе в виде несоответствия окладов и надбавок реальности или должностям;

— прием на несуществующие должности, на не соответствующие штатному расписанию оклады;

— все виды изменений штатного расписания, направленные на мнимое сокращение штата.

В большинстве случаев на практике последствия ошибок при ведении штатного расписания ложатся на плечи сотрудников: в случае спора работодатель представляет в суд то штатное расписание, которое ему наиболее выгодно, пользуясь тем, что документ является локальным актом предприятия, документом ограниченного пользования. Суд, беря его за основу, может прийти к необоснованному выводу о надуманности требований работника. А они в большинстве случаев просто оказываются недоказанными.

От неправильного оформления штатного расписания может пострадать — хоть это случается и нечасто — и сам работодатель. Например, в ситуации неправильного начисления заработной платы из-за неверных сведений в штатном расписании. К сожалению для работодателя, суд придерживается мнения об отсутствии в данном случае счетной ошибки, которая в соответствии со ст. 137 ТК РФ давала бы работодателю право обратного взыскания (удержания) с работника излишне перечисленных сумм. Продемонстрируем это ярким примером.

Пример. В соответствии с судебным решением Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края <2> работодатель не смог взыскать с сотрудницы сумму переплаты заработной платы, т. к. в штатном расписании была ошибочно указана завышенная сумма по сравнению с той, которая предполагалась изначально. Суд в данном случае исходил из следующего: основанием к взысканию излишне выплаченной заработной платы является только счетная ошибка, т. е. неверно произведенное математическое действие, повлекшее излишнюю оплату. В ходе же рассмотрения дела достоверно установлено, что заработная плата сотруднице начислялась в соответствии со штатным расписанием. А его ошибочность основанием для взыскания излишне выплаченного в силу закона не является.

———————————

<2> Александрово-Заводский районный суд Забайкальского края: http://alekzav. cht. sudrf. ru/modules. php? name=docum_sud&id=144.

Чуть реже работодатель сталкивается с предписаниями контролирующих органов, выявивших недостатки в ведении предприятием штатного расписания. Однако поскольку с 01.01.2013 форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», перестала быть для предприятий обязательной к применению унифицированной формой первичной учетной документации, то и данные предписания скоро станут редкостью. Также известны случаи споров, в которых прокурор в судебном порядке требует привести штатное расписание в соответствие с законом, отраслевым соглашением.

На практике. Прокурор обратился в суд в интересах неопределенного круга лиц с иском к ООО об обвязывании приведения штатного расписания в соответствие с требованиями закона в части установления ставки рабочего 1-го разряда не ниже 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ. В обоснование иска указал, что штатным расписанием ответчика, утвержденным с нарушением процедуры, заработная плата рабочего 1-го разряда предусмотрена в размере ниже установленной 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ (которая по Красноярскому краю для трудоспособного населения за IV квартал 2011 г. установлена в размере 7523 руб.). Суд установил, что при заключении коллективного договора работодатель взял обязательства по соблюдению условий коллективного договора, ТК РФ, Федерального отраслевого соглашения на 2008 — 2010 годы, отраслевых, регионального, территориального соглашений и трудовых договоров. Согласно Постановлению Правительства РФ от 21.12.2011 N 1068 за III квартал 2011 г. величина прожиточного минимума в целом по РФ для трудоспособного населения составила 6792 руб. Отраслевым соглашением предусмотрено, что базовая (минимальная) тарифная ставка рабочих 1-го разряда в организациях дорожного хозяйства при работе в нормальных условиях труда, полной отработке месячной нормы рабочего времени и выполнении нормы труда устанавливается с 1 января 2011 г. в размере не ниже 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ. Суд, рассмотрев дело, пришел к выводу о распространении действия отраслевого соглашения на ответчика и, соответственно, о возникновении у ООО обязанности по выполнению его требований. Суд, удовлетворяя требования прокурора, обязал ООО привести штатное расписание в соответствие с законом, отраслевым соглашением (Решение Ачинского городского суда Красноярского края от 01.06.2012, Определение Красноярского краевого суда от 06.08.2012 по делу N 33-6684/12) <1>.

———————————

<1> СПС «Право. Ru»: http://docs. pravo. ru/document/view/26835614/.

4. Ошибки при увольнении

В области прекращения трудовых отношений встречаются самые разнообразные ошибки кадрового делопроизводства, но практически всегда они связаны с материальным нарушением прав работника. В число ошибок на данной стадии можно включить:

— увольнение без оснований, т. е. применение статьи для ситуаций, когда основание на самом деле отсутствует. Например, увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии неоднократности неисполнения работником своих обязанностей;

— увольнение в период отпуска или болезни. Как правило, это формальная ошибка, когда работодатель не знал, что сотрудник болеет или находится в отпуске. Распространена ситуация увольнения за прогул в то время, когда человек отсутствует на работе по уважительной причине — по болезни;

— увольнение при наличии запрета на увольнение. Например, увольнение беременной женщины, или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, или иных лиц, защищенных от увольнения по инициативе работодателя ст. 261 ТК РФ;

— несоблюдение процедуры увольнения. Данная ошибка может стать фатальной при несоблюдении процедуры увольнения по инициативе работодателя — по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), в связи с неудовлетворительным результатом испытания (ч. 1 ст. 71 ТК РФ). Чуть менее негативные последствия влечет увольнение по инициативе работника при несоблюдении сроков предупреждения, даты выдачи трудовой книжки и полного расчета при увольнении и пр.

Так, самая обыкновенная формальная ошибка при выдаче трудовой книжки в день увольнения (не успели сделать запись в отделе кадров, или подписать у уполномоченного лица, или поставить печать и попросили прийти завтра, например) может обернуться судебным спором с неблагоприятным для работодателя судебным решением: его обяжут не только выдать трудовую книжку, но и взыскать компенсацию за задержку выдачи данного документа — в соответствии с положениями ст. 234 ТК РФ.

На практике. Сначала суд обязал работодателя-ответчика выдать работнику-истцу трудовую книжку, а затем, после несвоевременного исполнения данной обязанности и заявления работником новых требований, — взыскать в пользу работника компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки. Как установлено судебными постановлениями, обязанность работодателя о направлении истцу уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на направление ее по почте возникла у работодателя 02.04.2012 — в день увольнения сотрудника, однако работодатель данную обязанность не исполнил, в связи с чем суд на основании ст. 234 ТК РФ взыскал с ответчика компенсацию за невыдачу трудовой книжки за период с 02.04.2012 по 29.06.2012 (с даты увольнения по дату вступления в силу решения суда), обязал выдать трудовую книжку. Судом установлено, что трудовая книжка была передана работнику представителем ответчика лишь 11.10.2012 в судебном заседании вышестоящей судебной инстанции. Данное обстоятельство подтверждается протоколом судебного заседания, распиской работника о получении им трудовой книжки. Таким образом, ответчик стал обязанным возместить истцу не полученный им заработок за весь период задержки выдачи трудовой книжки — с 30 июня по 11 октября 2012 г. С учетом изложенного суд исковые требования работника удовлетворил, взыскав с работодателя компенсацию за невыдачу трудовой книжки (Решение Питкярантского городского суда Республики Карелия от 19.11.2012) <1>.

———————————

<1> СПС «Право. Ru»: http://docs. pravo. ru/document/view/28703103/.

5. Ошибочные действия с гарантиями и компенсациями

Нельзя не отметить также и допускаемые работодателями ошибки, связанные с предоставлением работникам гарантий и компенсаций, предусмотренных законом. К ним можно причислить:

— неоформление гарантий и компенсаций при наличии права на них;

— фактическое непредоставление гарантий и компенсаций.

Оба этих действия нельзя в прямом смысле признать ошибками. В большинстве случаев они носят преднамеренный, умышленный характер и направлены на непредоставление гарантий и компенсаций. Например, неоформление и, соответственно, неприменение при начислении заработной платы «северных» надбавок или непринятие бухгалтерией предприятия заявления о предоставлении стандартного налогового вычета, в том числе в повышенном размере, ликвидаторам аварии на ЧАЭС и пр.

Вот, например, какие выводы о намеренном непредоставлении работнику гарантий, установленных ТК РФ, сделал суд при рассмотрении дела, выяснив факт отсутствия многих документов, требуемых для оформления при вступлении работника и работодателя в трудовые отношения.

На практике. Сотрудница, работавшая продавцом корпусной мебели, после увольнения обратилась к работодателю с иском о взыскании задолженности по заработной плате, денежной компенсации за несвоевременную выдачу трудовой книжки, компенсации морального вреда, взыскании судебных расходов. В ходе судебного разбирательства установлено, что истица реально выполняла обязанности продавца-консультанта по продаже мебели, при осуществлении трудовой деятельности подчинялась правилам внутреннего трудового распорядка, действующим в организации, получала до апреля 2012 г. заработную плату. Поэтому при возникших трудовых отношениях отказ ответчика оформить трудовой договор в письменной форме суд расценивает как злостное нарушение последним трудовых прав истицы. Это обусловлено в первую очередь стремлением работодателя избежать необходимости предоставлять работнику гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, и свести отношения сторон к гражданско-правовому регулированию. Однако суд счел, что доказательств, доподлинно свидетельствующих о работе истицы у ответчика по гражданско-правовому договору, не имеется. На основании установленных обстоятельств дела суд исковые требования работницы удовлетворил согласно произведенным судом расчетам, а также обязал ответчика выдать истице трудовую книжку с записью о работе (Решение Свердловского районного суда г. Красноярска от 23.10.2012 по делу N 2-2906/2012) <1>.

———————————

<1> СПС «Право. Ru»: http://docs. pravo. ru/document/view/28572124/.

6. Выводы

1. Многие формальные, нечаянные, непреднамеренные ошибки в кадровом делопроизводстве не только ведут к нарушению прав работника, судебным разбирательствам и восстановлению сотрудника на рабочем месте по решению суда, но и заканчиваются для работодателя административной ответственностью за те или иные деяния, которые закон квалифицирует как административные правонарушения.

2. Выявляются ошибки не только собственными силами организаций (системой последующего контроля, проверками внутреннего контроля) или со сторонней помощью по инициативе работодателя (аудиторами), но и контролирующими органами при плановых и внеплановых проверках и при рассмотрении споров в суде.

3. Данные ошибки влекут за собой судебные споры и ответственность для работодателя, а также предписания контролирующих органов (и даже судебные решения) об устранении нарушения и приведении неправильно оформленных документов в соответствие с законом.

Таким образом, «нестрашные» на первый взгляд ошибки кадрового делопроизводства могут обернуться вполне осязаемыми негативными последствиями, например довольно внушительными суммами штрафов. Именно поэтому для работы в области кадрового делопроизводства требуются грамотные специалисты, а документы следует оформлять правильно и надлежащим образом хранить.

Н. Пластинина

Саратов

Подписано в печать 02.10.2013

Кадровое делопроизводство кажется не таким важным, часто работодатели уделяют немного времени формальностям оформления работника и документации. В случае если впоследствии что-то происходит, естественно, отношение к кадровому делопроизводству у работодателей изменяется. На мой взгляд, важно с самого начала правильно оформлять всю документацию во избежание ненужных затрат в будущем.

Ошибка кадрового работника по порядку принятия сотрудника на работу заключается в неосуществлении проверки всех необходимых документов. Например, грубой ошибкой кадрового работника может являться незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего. Штраф предусмотрен статьей 19.29
КоАП РФ на должностных лиц — от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до пятисот тысяч рублей. В одном из дел постановлением исполняющего обязанности мирового судьи общество признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29
КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 100 000 (сто тысяч) рублей. Общество не согласилось с вынесенным постановлением и обжаловало его в апелляционном порядке, ссылаясь на то, что должность М.И. не указана в Перечне должностей муниципальной службы исполнительно-распорядительного органа муниципального образования, утвержденном постановлением администрации муниципального образования; в трудовой книжке М.И. сведений об отнесении его должности к ведущей группе должностей нет. После исследования материалов дела выяснено, что на основании приказа генерального директора общества М.И. работает в должности регионального представителя. При этом М.И. до этого замещал должность муниципальной службы консультанта по благоустройству администрации муниципального образования. В соответствии с Реестром должностей муниципальной службы, утвержденным Законом Ульяновской области, должность, замещаемая М.И., входит в указанный Перечень.

Обществом не исполнены требования ч. 4 ст. 12
Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», сообщение в письменной форме в порядке, установленном Постановлением
Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», представителю нанимателя муниципального служащего по последнему месту его службы о заключении такого договора в установленный десятидневный срок не направлялось.

Следовательно, в целях обеспечения указанной обязанности работодатель (коммерческая или некоммерческая организация) при трудоустройстве лица должен выяснять у него обстоятельства, связанные с прежним местом его работы, замещением им ранее должностей государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации. Неисполнение работодателем обязанности, установленной частью 4 настоящей статьи, является правонарушением и влечет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Суд учел, что М.И. при трудоустройстве в общество сообщил о ранее замещаемой им должности муниципальной гражданской службы, у общества имелась возможность соблюдения правил ч. 4 ст. 12
Закона о противодействии коррупции, за нарушение которых КоАП РФ предусмотрена административная ответственность, однако не приняло все зависящие от него меры по их соблюдению, в связи с чем обоснованно привлечено к административной ответственности по ст. 19.29
КоАП РФ (Постановление
Московского городского суда от 14.02.2019 N 4а-8928/2018).

По другому делу также рассматривалось привлечение организации к ответственности за нарушение статьи 19.23
КоАП РФ. Работник был принят на работу по совместительству. Суд обратил внимание на то, что статьей 283
ТК РФ не предусмотрена обязанность работодателя затребовать у работника трудовую книжку при приеме на работу по совместительству; п. 7 Обзора судебной практики по делам о привлечении к административной ответственности, предусмотренной ст. 19.29 КоАП РФ, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 30.11.2016, указано, что статьей 65
Трудового кодекса Российской Федерации установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Положения Трудового кодекса
Российской Федерации и Федерального закона
от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» не возлагают на работодателя, заключающего трудовой договор с бывшим государственным или муниципальным служащим, обязанность самостоятельно устанавливать путем запроса от иных лиц сведения о должности государственного или муниципального служащего, занимаемой им ранее.

Таким образом, по делу отсутствуют доказательства того, что у директора организации имелись сведения о ранее замещаемой Б. должности государственной службы. Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к административной ответственности, толкуются в пользу этого лица (Постановление
Пермского краевого суда от 16.10.2018 по делу N 44а-1418/2018).

Ошибки ведения кадрового делопроизводства могут повлечь привлечение к ответственности инспекцией труда. Например, постановлением главного государственного инспектора труда, решением судьи Ростовского областного суда начальник И. признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27
Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и подвергнут административному наказанию в виде административного штрафа в размере 2 000 рублей. И. подана жалоба в Верховный суд РФ, которым решение изменено в части. Проведена внеплановая документарная проверка, в ходе которой выявлены нарушения требований трудового законодательства, составлены акт, протокол о следующих нарушениях: нарушение части третьей статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, не представлены документы, подтверждающие, что при увольнении по основанию, предусмотренному пунктом 2 части первой данной статьи (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), работникам С., К., Г., В. предлагались вакантные должности или работа, указанные в названной норме и имеющиеся у работодателя в данной местности и других местностях; нарушение части второй статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, не представлены документы, подтверждающие ознакомление работников С., К., Г., В. с приказом «Об увольнении работников»; нарушение части шестой статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации: в день прекращения трудового договора трудовые книжки работникам С., К., Г., В. не выданы, уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте указанным работникам не направлены. Однако такой вывод вызвал сомнение у суда, поскольку во исполнение указаний начальника в связи с организационно-штатными мероприятиями работники данного подразделения подлежали сокращению, создан новый штат, исключена должность инспектора, которую занимали С., К., Г., В.; действие трудовых договоров, заключенных с указанными лицами, прекращено, они уволены с занимаемых должностей по сокращению штата. До увольнения всем подлежащим сокращению работникам подготовлены и направлены уведомления с предложением существующих вакантных должностей и просьбой подтвердить готовность перехода к новому месту работы, уведомления представлены в материалы дела и зарегистрированы в журнале регистрации исходящих документов за соответствующими номерами. Также вызвал сомнение суда тот факт, что начальником допущено нарушение части шестой статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, выразившееся в том, что в день прекращения трудового договора трудовые книжки работникам С., К., Г., В. не выданы, уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте указанным работникам не направлены. В ходе производства по делу начальником указывалось, что уведомления о необходимости явиться за трудовыми книжками либо сообщить адрес для ее направления работникам были направлены, представлены копии уведомлений (Постановление
Верховного Суда РФ от 01.10.2018 N 41-АД18-22).

В случае нарушения порядка увольнения по сокращению штата обжаловать такое увольнение вправе и сам работник. Ф.И.О. обратилась в суд к работодателю с иском, в котором просила признать незаконным ее увольнение на основании приказа, восстановить на работе в должности. Судом при рассмотрении дела установлено, что Ф.И.О. работала медицинским регистратором-кассиром ортопедического отделения, является инвалидом второй группы, инвалидность ей установлена бессрочно. Приказом внесены изменения в штатное расписание, сокращены в том числе 2,5 штатных единицы медицинского регистратора. Ф.И.О. предупреждена работодателем о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников, ей предложена вакантная должность медицинского регистратора детской поликлиники.

Судом первой инстанции проанализированы представленные ответчиком штатные расписания по состоянию, из которых следует, что проведению мероприятий по сокращению численности работников предшествовало увеличение численности штата. Так, из штатного расписания следует, что ранее в штат включены 2 должности медицинского регистратора кабинета по оказанию платных медицинских услуг. Таким образом, в штатном расписании стоматологического отделения до изменений значилось 2,5 ставки медицинского регистратора, после изменений — 4,5 ставки; после сокращения — 2 ставки, при этом в период предупреждения истца об увольнении одна из ставок регистратора являлась вакантной, но не была ей предложена. Суд пришел к выводу о тождественности трудовой функции вакантного медицинского регистратора в соответствии с указанными инструкциями, работодателем не были предприняты все возможные меры для дальнейшего трудоустройства истца.

Довод об отсутствии возможности обеспечить занятость Ф.И.О. в должности регистратора на условиях сокращенной продолжительности рабочего дня (35 часов в неделю) материалами дела не подтверждается и противоречит требованиям действующего законодательства. Работодатель обязан создавать для инвалидов условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации; проводить другие мероприятия (ст. 224
ТК РФ) (Апелляционное определение
Ленинградского областного суда от 17.05.2018 N 33-2783/2018).

Для кадровых работников необходимо полностью правильно оформить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, правилами техники безопасности, провести инструктаж по охране труда, особенно это важно для опасных производств. В рассмотренном судом печальном случае на производстве погиб работник. Вдова Г.С. в своих интересах и в интересах несовершеннолетних детей обратилась с иском к ООО «Э» о компенсации морального вреда, причиненного в результате несчастного случая на производстве. Свои требования обосновывала тем, что ее супруг Ф.И.О. состоял в трудовых отношениях с ООО «Э». 31.08.2011 Ф.И.О., находясь на рабочем месте, получил производственную травму, долгое время находился в коме и, не приходя в сознание, скончался в больнице. Согласно акту судебно-медицинского исследования телесные повреждения, причиненные Ф.И.О., расцениваются как тяжкий вред здоровью человека по признаку опасности для жизни человека и состоят в прямой причинно-следственной связи с наступлением смерти. Лицом, допустившим нарушение требований охраны труда, признан производитель работ ООО «Э».

Администрация ООО «Э» выдала каску Ф.И.О., что подтверждается его подписью. Ф.И.О. допущен к выполнению работ, к которым не предъявляются дополнительные требования по безопасности труда и не требуется проведение специального обучения и проверки знаний к требованиям охраны труда. Причинами несчастного случая комиссией указаны: несоблюдение требований правил безопасности в части обеспечения безопасности работников при передвижениях в зонах действия потенциально действующих опасных производственных факторов, нахождение пострадавшего в потенциально опасной зоне без защитной каски. Нарушены требования ст. 215
ТК РФ, п. п. 5.13, 6.2.3
СНиП 12-03-2001.

Ф.И.О. прошел вводный инструктаж и получил защитную каску 4 мая 2011 года, когда работал без официального оформления. Указанные ответчиком обстоятельства не давали работодателю права допускать к работе Ф.И.О., не ознакомленного с должностной инструкцией, инструкцией по охране труда рабочего, правилами внутреннего трудового распорядка, и не освобождали работодателя от обязанности по созданию условий работы, соответствующих условиям охраны труда.

Грубой неосторожности Ф.И.О. актом о несчастном случае не было установлено, не установлена она и в судебном заседании, так как работник был допущен к работе без надлежащего ознакомления с должностными обязанностями, правилами охраны труда и техники безопасности, без защитной каски.

ООО не принимало на себя ответственность за организацию работ и проведение инструктажей по охране труда, а также за ознакомление с должностными обязанностями и правилами техники безопасности Ф.И.О. Ф.И.О. выполнял трудовые обязанности на строительном объекте в соответствии с трудовым договором (Определение
Липецкого областного суда от 03.09.2012 по делу N 33-2066/2012).

Также важно правильно составить и подписать с материально ответственными работниками всю документацию. В рассмотренном случае договор о материальной ответственности подписан не был. Индивидуальный предприниматель Г. обратилась в суд с иском к Н., Ш. о возмещении ущерба, причиненного работодателю по вине работника. Н. и Ш. были приняты на должности продавцов, при приеме на работу в магазине была проведена инвентаризация, по результатам которой не выявлено недостачи и излишков товара. В ходе работы ответчиков работодателем были проведены две инвентаризации, в результате которых установлена недостача. Работники были уволены по инициативе работодателя, на основании п. 7 ч. 1 ст. 81
ТК РФ (совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя). Судом установлено, что ответчиками, принимавшими на себя коллективную материальную ответственность за необеспечение сохранности, указанный акт о материальной ответственности не подписан. Также судом на основании показаний сторон, свидетелей и представленных доказательств установлено, что работодателем нарушен порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов, предусмотренный Методическими указаниями. В удовлетворении исковых требований о возмещении ущерба, причиненного работодателю по вине работников, отказано (Апелляционное определение
Новосибирского областного суда от 24.07.2018 по делу N 33-7189/2018).

Таким образом, в проанализированных судебных спорах видно, насколько важным является кадровое делопроизводство, особенно, если это касается вопроса техники безопасности и инструктажа. Некоторые ошибки в кадровом делопроизводстве могут быть подвергнуты штрафу, некоторые влекут уголовную ответственность для работодателя (грубое нарушение техники безопасности).

Н. Тихонова

Подписано в печать

30.04.2020

31 августа 2020

1.1. Заключение трудового договора при приеме на работу — формальность или объективная необходимость?

Трудовой договор, в настоящее время, из формального документа превратился в один из основных документов, составляемых при поступлении на работу нового человека. Существует целый ряд вопросов, по поводу необходимости составления данного документа: нужен ли он, если человек принят на работу и об этом совершена соответствующая запись в трудовой книжке? Стоит ли оформлять договор, если человек принят на временную или сезонную работу? Как поступить с несовершеннолетними работниками и т. п.

Прежде чем ответить на эти и другие вопросы, проясним для себя, что же такое трудовой договор, кем он составляется и какие положения в нем закреплены.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим трудовым законодательством, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Итак, мы видим, что трудовой договор заключается между работодателем и работником. Согласно ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (далее ТК РФ), в нем должны указываться:

1) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;

2) место работы (с указанием структурного подразделения);

3) дата начала работы;

4) наименование должности с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. При этом не следует забывать, что если в соответствии законом выполнение работ по определенным должностям предполагает существование определенных льгот либо ограничений, то наименование этих должностей и квалификационные требования к ним непременно должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в общероссийских квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

5) права и обязанности работника;

6) права и обязанности работодателя;

7) характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

9) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

10) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении коммерческой тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с нормативными правовыми актами.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

На практике довольно распространена ситуация, когда с наемными работниками заключается не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера. Предприниматели используют такую систему, чтобы уменьшить суммы уплачиваемых платежей по обязательному социальному страхованию и не предоставлять наемным работникам социальных гарантий.

На первый взгляд последние имеют несколько преимуществ.

Во-первых, отношения, построенные на основе Гражданского Кодекса РФ (договор подряда, поручения и т. п.) (далее — ГК РФ) не дают работнику право на ежегодные отпуска и оплату больничных листов. Кроме того, на выплаты по договорам гражданско-правового характера согласно Налоговому кодексу Российской Федерации (далее НК РФ) не начисляются суммы единого социального налога в части, уплачиваемой в ФСС РФ (это немного немало — 4 процента), и страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Соответственно, это крайне выгодно для работодателя, потому что он платит только за факт работы и, таким образом экономит свои денежные средства.

Во-вторых, на работников, принимаемых на условиях гражданско-правовых договоров не надо заводить «личные дела», оформлять трудовые книжки, вести установленную документацию. Но необходимо помнить, что от оформления карточки пенсионного страхования и необходимости представления данных в органы Пенсионного фонда РФ и налоговые органы работодатель освобождаться не будет. Это также экономит средства работодателя, так как отпадает необходимость в найме на работу специалиста по кадровому делопроизводству.

И в третьих, при гражданско-правовом договоре уволить неугодного сотрудника, который не устраивает работодателя, гораздо легче, чем при трудовом договоре.

То есть сам собой напрашивается вывод, что, заключение гражданско-правовых договоров значительно выгоднее для работодателей.

Но не торопитесь — все не так просто. И в первую очередь, не следует забывать, что Вы не можете использовать гражданско-правовой договор для всех видов работ. Законом предусмотрены такие договора только для выполнения непостоянных (разовых и не свойственные для основной деятельности организации) работ, для выполнения которых в штате организации соответствующие должности не предусмотрены.

Желание сэкономить подчас оборачивается еще более серьезными выплатами для предприятия, если такой факт будет обнаружен судом. Это только кажется, что такие факты легко скрыть, потому что никому извне нет дела до того, как оформлены работники и работают ли они вообще. На самом деле это не так и такие случаи довольно часто выявляются на свет. Это может быть обнаружено как в ходе проверки органами Федеральной инспекции труда лицами, так и судебными органами (по искам самих работников, не довольных отказом в предоставлении отпусков и предоставлении гарантий и компенсаций). Обнаруженная подмена автоматически влечет за собой производство дополнительных платежей в пользу работников (оплата отпусков, выплата компенсаций и т. п.).

При этом следует обратить внимание на то, что согласно ст. 395 ТК РФ, денежные требования работников подлежат удовлетворению в полном размере без применения каких-либо сроков исковой давности. Поэтому заплатить придется за все время и даже более того — судебными органами может быть принято решение об индексации платежей, приходящихся на прошлое время, с учетом инфляции. Be и естественно, организации придется начислить также и пени за несвоевременную оплату труда.

Кроме того, за нарушение положений трудового законодательства (отказ от заключения трудового договора и его фактическая подмена гражданско-правовым договором без дальнейшего предоставления трудовых гарантий и компенсаций вполне можно отнести к таким нарушениям) в соответствии со ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ, должностные лица организаций могут быть привлечены к уплате административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (в настоящее время исходя из расчетной величины в 100 руб., применяемой согласно статье 5 Федерального закона от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» (с изм. и доп. от 29 апреля, 26 ноября 2002 г., 1 октября 2003 г., 22 августа, 29 декабря 2004 г.), — от 500 до 5 000 руб.).

Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязаны либо оплатить штраф в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда либо приостановить деятельность на срок до девяноста суток; для юридических лиц — размер штрафа составит от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (в ред. Федерального закона от 09.05.2005 № 45-ФЗ).

А за повторное нарушение должностное лицо организации (сам работодатель или лицо, уполномоченное им за набор кадров) может быть подвергнуто дисквалификации на срок от 1 до 3 лет, заключающейся в соответствии со ст. 3.11 КоАП РФ в лишении права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Но не только страх разоблачения должен удерживать вас от применения гражданско-правовых договоров вместо трудовых. Есть целый ряд рабочих моментов и ситуаций, когда подмена трудовых отношений гражданско-правовыми бывает крайне невыгодна даже в том случае, если данный факт не обнаружился. В качестве примера рассмотрим такую ситуацию, когда сотрудники, с которыми организациями заключила гражданско-правовые договора, отправляются в служебные командировки. Служебная командировка — поездка работника в другую местность по распоряжению работодателя, поэтому в командировку могут быть направлены только те лица, с которыми организация (работодатель) заключил трудовые договора.

Не могут направляться в служебную командировку с дальнейшим требованием предоставления гарантий и компенсаций лица, с которыми у организации заключены договора гражданско-правового характера (например, договор подряда, поручения, аренды и т. п.). Поэтому, командировочные удостоверения за подписью и печатью организации таким лицам оформляться не должны. А это влечет за собой то, что суммы, выплачиваемые им в возмещение стоимости проезда, проживания, а также суточные не могу относиться на затраты, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль.

И нельзя не учитывать тот факт, согласно гражданско-правового договора исполнитель (работник) должен только выполнить свою работу, он не обязан подчиняться всем правилам внутреннего распорядка в организации.

То есть мы видим, что подмена трудовых отношений гражданско-правовыми, с одной стороны, позволяет работодателю экономить денежные средства, так как он платит только за факт работы и не оплачивает простои, связанные с болезнью или отпуском. Ему нет необходимости вести кадровую документацию и следовать определенным процедурам при увольнении. Однако, применение гражданские договора имеют целый ряд ограничений, в первую очередь, правового характера (они имеют узкую сферу применения). Кроме того, работники, зачастую, могут проявить недовольство и обратиться с жалобой в суд и это приведет к административному наказанию и к штрафам, которые могут «больно ударить» по карману организации. Поэтому в любом случае, решение о том, какой договор должен быть заключен — трудовой или гражданско-правовой — должно быть взвешенное, в зависимости от характера предстоящих отношений.

Учитывая, что в ряде случаев действительно имеется необходимость в заключении именно договора гражданско-правового характера, в целях соблюдения действующего законодательства можно дать следующие рекомендации:

1) договора гражданско-правового характера не могут быть длительными, за исключением случаев, когда по заключенному договору работнику определен конкретный объем работы, который требует соответствующего срока выполнения работ (например, строительство отдельного помещения). Если только в договоре не оговорено выполнение конкретной работы (услуги, действия) в определенные (хотя бы и примерные) сроки налицо ни что иное, как трудовые отношения;

2) заключаемым договором гражданско-правового характера должно быть предусмотрено документальное оформление результатов работ (услуг, действий) в виде двусторонних актов и т. п. документов;

3) оплата труда по заключенному договору должна быть напрямую поставлено в зависимость от результатов работ. Следует избегать установления вознаграждения в виде регулярных (периодических) платежей. В целом ряде случаев сумма вознаграждения должна подтверждаться расчетом стоимости (сметой или иным документом);

4) что же касается сферы применения договоров гражданско-правового характера, то она может быть любой, в том числе затрагивающей и работы, выполняемые штатными работниками. Но в этом случае это не должно носить массового и постоянного характера. Если имеется срочная необходимость заключить на короткий срок договор и определить конкретные результаты работ, то можно и заключить гражданско-правовой договор. Если же острой необходимости в этом нет, а работы можно поручить штатным работникам с заключением с ними договора совместительства или установить доплату за совмещение профессий, то и экспериментировать с заключением договора поручения или иным подобным договором не следует. Если обязанности намечены к исполнению на постоянной основе, выход только один — заключать трудовой договор.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется.

Много вопросов и ошибок связано с оформлением срочных трудовых договоров. В любом трудовом договоре непременно должен быть указан срок его действия.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

Первой ошибкой, довольно распространенной, является заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок. Однако законом четко оговорен перечень ситуаций, в которых может быть заключен срочный трудовой договор. Трудовой кодекс РФ устанавливает, что срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера работы или условий ее выполнения.

Иными словами, если работодатель имеет возможность заключить с работником трудовой договор на неопределенный срок, то заключение срочного трудового договора не допускается. И если трудовой инспекцией не были установлены достаточные для него основания, такой договор будет признан судом заключенным на неопределенный срок.

В каких же случаях возможно применение системы срочных трудовых договоров:

1) для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы;

2) на время выполнения временных (до двух месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона);

3) с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

4) для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотии, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

5) с лицами, поступающими на работу в организации — субъекты малого предпринимательства с численностью до 40 работников (в организациях розничной торговли и бытового обслуживания — до 25 работников), а также к работодателям — физическим лицам;

6) с лицами, направляемыми на работу за границу;

7) для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также для проведения работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;

с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период времени или для выполнения заведомо определенной работы;

9) с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее выполнение (завершение) не может быть определено конкретной датой;

10) для работ, непосредственно связанных со стажировкой и профессиональным обучением работника;

11) с лицами, обучающимися по дневным формам обучения;

12) с лицами, работающими в данной организации по совместительству;

13) с пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением разрешена работа исключительно временного характера;

14) с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями профессий, утвержденными Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

15) с научными, педагогическими и другими работниками, заключившими трудовые договоры на определенный срок в результате конкурса, проведенного в порядке, установленном законом или иным нормативным правовым актом органа государственной власти или органа местного самоуправления;

16) в случае избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, а также в политических партиях и других общественных объединениях;

17) с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;

18) с лицами, направленными на временные работы органами службы занятости населения, в том числе на проведение общественных работ;

19) иные случаи, предусмотренные федеральным законом.

При этом в силу Гражданского процессуального кодекса РФ руководитель предприятия обязан доказать, что присутствовали обстоятельства, делающие невозможным заключение трудового договора с работником на неопределенный срок.

При недоказанности работодателем таких обстоятельств судам трудовой договор с работником будет считаться заключенным на неопределенный срок.

Пример.

Пеньков В.С. заключил трудовой договор с организацией — субъектом малого предпринимательства.

Согласно трудовому договору Пеньков принимался на работу в качестве юрисконсульта сроком на 4 года. Никаких обстоятельств, которые препятствовали бы работодателю заключить трудовой договор на неопределенный срок, при заключении трудового договора не имелось.

Следовательно, трудовой договор, заключенный с Пеньковым, следует признать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок.

Ситуация изменится, если, например, трудовой договор был заключен при следующих обстоятельствах.

Пример.

В организации — субъекте малого предпринимательства имеется юрисконсульт. Организация обратилась с иском в арбитражный суд.

Процесс обещал быть длительным и очень сложным. Юрисконсульт организации не справлялся со всем объемом трудовых обязанностей, и организация заключила трудовой договор с Пеньковым В.С. о выполнении последним работы по должности юрисконсульта на время рассмотрения дела в арбитражном суде.

В этом случае трудовой договор, заключенный с Пеньковым, следует признать трудовым договором, заключенным на определенный срок.

Ошибочным является многократное заключение с работником срочных трудовых договоров на непродолжительный срок, так как при установлении этого факта в ходе судебного разбирательства, суд вправе признать трудовой договор заключенным на неопределенный срок.

Конечно, не всегда заключенные подряд срочные трудовые договоры могут быть признаны трудовым договором, заключенным на неопределенный срок.

Пример.

Общество с ограниченной ответственностью заключило срочный трудовой договор с гражданином Вятским И.И. Вятский был принят на работу для замены работницы Синицыной А.А., которой был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Однако в день, когда Синицына должна была приступить к работе, она подала работодателю заявление о предоставлении ей еще одного отпуска по уходу за ребенком, поскольку у нее родился второй ребенок.

В связи с предоставлением Синицыной еще одного отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ООО заключило с Вятским новый срочный трудовой договор.

В данном случае заключение нового срочного трудового договора с Вятским, разумеется, нельзя считать необоснованным и тем более квалифицировать его как трудовой договор, заключенный на неопределенный срок.

Второй, не менее распространенной ошибкой является то, что кадровые работники иногда забывают указать срок действия трудового договора. В данной ситуации договор будет считаться заключенным на неопределенный период и в случае, если работник захочет продолжить свою работу в Вашей организации, препятствовать этому будет довольно затруднительно.

Пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Красный терем» заключило трудовой договор с работником. При этом в трудовом договоре не был оговорен срок его действия. Однако в приказе о приеме на работу содержалось указание на то, что работник принимается по срочному трудовому договору на один год. В заявлении о приеме на работу работник также не указал, что желает заключить срочный трудовой договор на один год.

На основании ТК РФ такой трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок, поскольку непосредственно в трудовом договоре срок его действия не указан.

Срочный трудовой договор заключается на срок не более пяти лет. Срочный трудовой договор, заключенный на срок более пяти лет, должен признаваться трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Минимально допустимого срока заключения трудового договора законодательство не определяет.

Следует помнить, что срок действия трудового договора может определяться продолжительностью выполняемой по этому договору работы. В этом случае нет необходимости определять срок действия трудового договора в годах (месяцах, неделях, днях). В срочном трудовом договоре указывается, что он действует на время выполнения конкретной работы и расторгается по окончании ее выполнения. Однако продолжительность выполнения работы по такому трудовому договору в любом случае не может превышать пяти лет.

Если срочный трудовой договор, которым установлено, что он действует на время выполнения определенной работы, не расторгнут по истечении пяти лет с момента его вступления в силу, то такой трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок, причем с момента его заключения.

Пример.

Организация заключила срочный трудовой договор с работницей о выполнении ею на дому работы по изготовлению ковра. В трудовом договоре было указано, что он действует на время выполнения работы.

В связи с постоянными задержками в обеспечении материалами, необходимыми для изготовления ковра, по вине работодателя работа не была окончена в течение пяти лет, хотя работница выполняла установленные трудовым договором нормы труда. Трудовой договор не был расторгнут по истечении пяти лет.

Следовательно, такой трудовой договор необходимо считать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. С понятием срочного трудового договора тесно связана такая категория, как временные и сезонные работники.

Договоры с временными и сезонными работниками, по сути, являются срочными. Закон предусматривает некоторые особенности в заключении этих договоров. Что же нужно знать каждому руководителю и кадровику о временном и сезонном труде, чтобы избежать ошибок?

Такого термина как «временные работники» в Трудовом кодексе РФ нет. Но по логике закона, временными мы можем назвать тех сотрудников, с которыми трудовой договор заключен на срок до двух месяцев. Чаще всего они замещают отсутствующих или принимаются для выполнения непредвиденно возникших работ. Напоминаем, что если такой работник трудится уже более двух месяцев, он признается постоянным сотрудником, а его трудовой договор законно превращается в бессрочный.

Принимая сотрудника, нужно предупредить его о временном характере труда, а в договоре и в приказе о приеме на работу прописать условие о сроке. Здесь надо иметь в виду, что если хотя бы в одном из этих документов не обозначен срок действия договора, работник считается принятым в организацию бессрочно.

Очень часто, руководители предприятий, принимая временного работника, пытаются распространить на него все нормы трудового законодательства. Это ошибка, так как имеются некоторые специфические исключения. Например, им нельзя устанавливать испытание при приеме на работу. По закону можно привлекать временных сотрудников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Однако работодатель, прежде чем сделать это, должен получить письменное согласие в виде заявления работника. Естественно, подобный внеплановый труд должен быть вознагражден соответствующим образом — не менее чем в двойном размере. За невыполнение этой обязанности работодатель несет ответственность по ТК РФ как за задержку заработной платы, то есть возмещает невыплаченные суммы с процентами.

Временные работники могут взять отпуск. В отличие от других сотрудников, отпуск им предоставляется в рабочих днях — два дня за месяц работы. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении определяется из того же расчета. Кроме того, они, как и остальные сотрудники, имеют право на оплату больничного листа.

Сезонными признаются работы, которые в силу природных и климатических условий выполняются не круглый год, а в течение определенного периода. Они не должны превышать шести месяцев. Сезонные трудовые договоры не могут заключаться на все виды работ, существует определенный перечень ситуаций, когда это возможно:

1) торфяная промышленность (болотно-подготовительные работы, добыча, сушка и уборка торфа, ремонт и обслуживание технологического оборудования в полевых условиях);

2) лесозаготовительная промышленность (добыча живицы, барраса, пневого осмола и еловой серки);

3) лесосплав (сброс древесины в воду, первичный и плотовый лесосплав, сортировка на воде, сплотка и выкатка древесины из воды, погрузка (выгрузка) древесины на суда);

4) лесное хозяйство (лесоразведение и лесовосстановление, в том числе подготовка почвы, посев и посадка леса, уход за лесными культурами, работы в лесных питомниках и полевые лесоустроительные работы);

5) маслосыродельная и молочная промышленность (сезонные работы в организациях по производству молочной продукции и в специализированных организациях по производству молочных консервов);

6) мясная промышленность (сезонные работы в организациях по производству мясных продуктов, переработке птицы и по производству мясных консервов);

7) рыбная промышленность (сезонные работы в организациях по улову рыбы, добыче китов, морского зверя, морепродуктов и переработке этого сырья, в рыбокулинарных, консервных, рыбомучных, жиромучных организациях и холодильниках рыбной промышленности, в аэроразведке);

сахарная промышленность (сезонные работы в организациях по производству сахара-песка и сахара-рафинада);

9) плодоовощная промышленность (сезонные работы в организациях по производству плодоовощных консервов).

Только при производстве перечисленных работ возможно заключение сезонных трудовых договоров. Поэтому не может считаться сезонной, например, работа на предприятиях туристического сектора в связи с возрастающим спросом летом. Здесь нужно заключать или срочный договор до пяти лет, или бессрочный трудовой договор. Равно как и при заключении других срочных договоров, если же в нем забыли указать условие о сезонном характере труда, он считается заключенным бессрочно.

Еще одной ошибкой является распространенное заблуждение о том, что выгодно на предприятии использовать молодые кадры.

Во время летних каникул многие организации берут на работу студентов и школьников. С одной стороны, принимать молодых сотрудников выгодно, поскольку им можно платить гораздо меньше, чем квалифицированным специалистам. Однако с другой стороны, с этим связано столько ограничений, что порой возникает вопрос: стоит ли экономить на такой рабочей силе?

Для начала выясните, вправе ли ваша организация заключать трудовые договоры с несовершеннолетними. Если ваше производство связано с вредными и опасными условиями труда, от мысли привлечь к нему подростка придется отказаться. То же самое можно посоветовать директорам игорных заведений и ночных клубов. И наконец, студентам и школьникам запрещено продавать спиртные напитки и табачные изделия, а также работать на предприятиях, где выпускают такую продукцию.

Если ваше предприятие не подпадает ни под одно из этих условий, можете оформлять трудовой договор с подростком, достигшим 14 лет. В организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках допускается заключение трудового договора с лицами, не достигшими возраста четырнадцати лет, для участия в создании и исполнении произведений без ущерба здоровью и нравственному развитию.

Только не забудьте спросить у молодого работника, согласны ли с этим его родители, а также орган опеки и попечительства. Устраиваться на работу без такого разрешения могут только те, кто уже достиг 15-летнего возраста и окончил девять классов. Поэтому проще пригласить 16-летнего помощника, которому не потребуется ни родительское «благословение», ни школьный аттестат. Но все юные сотрудники должны принести справку из поликлиники о прохождении медосмотра. Если этого документа не окажется, трудовые инспекторы могут взыскать с руководителя организации штраф в размере от 500 до 5000 рублей.

Кроме того, студенты и школьники, которым еще нет 18 лет, не могут работать по совместительству. Поэтому попросите такого сотрудника написать заявление на предоставление стандартного вычета по НДФЛ и указать в нем, что ваша фирма является для него единственным местом работы.

С несовершеннолетними нельзя заключать договоры о полной материальной ответственности. Они отвечают только за ущерб, причиненный умышленно либо в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

И самое главное, не забудьте указать в трудовом договоре срок его действия. Иначе у вас возникнут проблемы с увольнением подростка. Дело в том, что расторгнуть контракт с таким работником по своей инициативе вы сможете только с согласия трудовой инспекции, а также комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

После того как договор оформлен, юный работник может приступать к своим обязанностям, к числу которых нельзя относить работу в ночное время, праздничные и выходные дни, а также поездки в командировки.

Надо отметить, что тех, кто решил использовать свои каникулы на то, чтобы подзаработать, придется и отпускать пораньше. Ведь в ТК РФ сказано, что сотрудников моложе 16 лет можно «эксплуатировать» максимум 24 ч в неделю, а тех, кто постарше, — 36 ч. Причем у первых рабочий день длится не больше пяти часов, а у вторых — не более семи часов.

Конечно, на практике такие требования, как правило, не соблюдаются, а отследить подобные нарушения практически невозможно. Ведь табель рабочего времени предприятие заполняет самостоятельно, и «уважить» трудовых инспекторов на бумаге очень просто: нужно лишь правильно указать количество отработанных несовершеннолетним часов.

В итоге выходит, что подростков брать на работу можно, но сложно. Но если вы все-таки решите сэкономить, то лучше всего нанять не школьников, а студентов старше 18 лет.

Много ошибок, связанных с трудовыми договорами происходит во время их изменения.

Трудовой договор может изменяться по разным причинам. Они могут зависеть от конкретно сложившихся обстоятельств, от личных качеств того или иного работника, от его действий или бездействия.

Под причинами изменения трудового договора следует понимать не только буквальное письменное изменение его условий, но также и приостановление некоторых его положений с последующим их восстановлением (продолжением), например временный перевод на другую работу сроком до одного месяца в случае производственной необходимости.

Пример.

Временный перевод работника

В связи с производственной необходимостью, которая была обусловлена пожаром на складе № 1, принадлежащем ООО «Хранилище», работник этого склада А.А. Семенов из-за временной невозможности выполнять свои обязанности складского работника был переведен на склад № 2, также принадлежавший ООО «Хранилище». В приказе директора ООО «Хранилище» было указано, что работник склада № 1 А.А. Семенов переводится на склад № 2 для выполнения им работы, аналогичной той, которая была указана в трудовом договоре (в договоре было записано, что А.А. Семенов принимается на работу в ООО «Хранилище» на склад № 1). В приказе был указан срок перевода А.А. Семенова — 20 дней (за этот срок работодатель надеялся восстановить склад № 1, пострадавший в результате пожара).

Поскольку склад № 2 также принадлежал ООО «Хранилище» и находился в том же городе, что и склад № 1, а работник А.А. Семенов временно (срок перевода — до одного месяца) переводился на этот склад на ту же должность, то в этом случае в соответствии со ст. 74 ТК РФ согласия работника не требовалось и он был обязан подчиниться приказу (распоряжению) работодателя.

По истечении 20 дней А.А. Семенов вернулся на склад № 1 ООО «Хранилище» для продолжения работы, обусловленной трудовым договором.

Перевод сотрудника на другую работу является наиболее распространенной причиной изменения трудового договора.

Для этого может быть множество причин. Например, заболел специалист, и его надо кем-то заменить. А случается, что закрывается филиал, и его работников нужно «раскидать» по другим подразделениям.

А иногда перевод на новую должность или в другое подразделение происходит по инициативе самого работника — из-за болезни или смены места жительства.

Как избежать ошибок при этом? В каких случаях администрация вправе перевести сотрудника на другую работу? Какие ему положены компенсации? Как их рассчитать? Постараемся ответить на эти вопросы.

Перевод на другую работу в той же организации — пожалуй, это самая распространенная ситуация. Только не надо путать подобный перевод с перемещением. Казалось бы, эти понятия очень похожи: в каждом случае человек меняет свое рабочее место, но продолжает трудиться в той же организации и в той же местности. И все же различия существуют. В чем же они состоят?

Перемещение — это когда человеку предлагают новую работу, но при этом оставляют его на тех же условиях, что прописаны в трудовом договоре. То есть платят сотруднику столько же, остаются прежними режим его работы, структурное подразделение и т. д. В этом случае администрация вправе настоять на своем решении, получать согласие самого работника не надо.

Если же после смены рабочего места человек оказался в новых условиях, не предусмотренных трудовым договором, то это перевод. Тогда придется получить согласие на него у работника. А именно, он должен расписаться на соответствующем приказе.

Пример

У ООО «Зеро» несколько торговых точек в одном городе. Руководство организации решило перевести продавца Беляеву С.П. из магазина, расположенного на улице Правды, в киоск на проспекте Октября.

Вариант 1. В трудовом договоре Беляевой С.П. указано только то, что она должна работать продавцом в ООО «Зеро». Адреса магазина, где находится ее рабочее место, там нет. Значит, руководство вправе переместить Беляеву, не спрашивая на это ее согласия.

Вариант 2. В трудовом договоре Беляевой С.П. четко сказано, что она работает продавцом в магазине, адрес которого — улица Правды, дом 4. Поэтому, предлагая сотруднице новое рабочее место, руководство ООО «Зеро» придется получать согласие самой Беляевой С.П.

Перевод в другую местность вместе с организацией. Сразу отметим: вам придется получить у работника письменное согласие на такой перевод. А кроме того, в соответствии с Трудовым кодексом РФ при переводе в другую местность организация обязана возместить работнику расходы по переезду. А именно: затраты на проезд самого сотрудника и членов его семьи, а также расходы по провозу имущества к новому месту работы. Помимо этого сотруднику за каждый день пути выплачивают суточные и зарплату.

Перевод на постоянную работу в другую организацию. Перевестись на работу в другую организацию сотрудник может как по собственному желанию, так и по инициативе одного из работодателей. Но в каждой из этих ситуаций разрывается один трудовой договор и заключается новый.

А теперь предположим, что человек уже ушел со старого места работы. А предприятие, ранее предлагавшее ему вакансию, передумало и отказало в приеме на работу. Согласитесь, ситуация некрасивая. Поэтому Трудовой кодекс РФ предоставляет гражданам возможность обезопасить себя от таких неприятностей. Для этого нужно, во-первых, чтобы приглашение на другую работу было составлено в письменной форме. А во-вторых, сотруднику надо приступить к новой работе в течение месяца со дня увольнения. Тогда, в отличие от простого увольнения, при переводе новый работодатель обязан заключить с человеком трудовой договор.

Пример

Ковалева Е.С. работает в ООО «Круиз» бухгалтером. ОАО «Блюз» решило пригласить Ковалеву Е.С. к себе на работу. Этот перевод был согласован между руководителями ООО «Круиз» и ОАО «Блюз».

ОАО «Блюз» направило в ООО «Круиз» письмо, в котором приглашало Ковалеву Е.С. на работу в должности главного бухгалтера. Руководитель ООО «Круиз» издал приказ о переводе Ковалевой Е.С. в ОАО «Блюз». Сотрудница записала в этом приказе, что согласна с переводом.

В апреле 2003 г. Ковалева Е.С. уволилась из ООО «Круиз». В этом же месяце она пришла устраиваться на работу в ОАО «Блюз». Поскольку приглашение составлено в письменной форме и с момента увольнения не прошло месяца, то ОАО «Блюз» не имеет права отказать Ковалевой Е.С. в приеме на работу.

Итак, мы видим, что заключение трудового договора является необходимостью, обусловленной как социальными, так и экономическими факторами. Нежелание его заключать, как, впрочем и любая ошибка при его заключении может привести к судебному разбирательству и штрафным санкциям.

В заключении хотелось бы напомнить, что:

1) запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора;

2) не допускается проявление дискриминации, то есть какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников;

3) запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;

4) запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы;

5) по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме;

6) отказ в заключение трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.

Без кадрового делопроизводства не может функционировать компания, где есть хотя бы один сотрудник. Но так как этот процесс напрямую не влияет на прибыль, на него обращают внимание в последнюю очередь. Это приводит к сложностям при проверках, штрафам и трудовым спорам.

Например, по данным Верховного суда, в 2021 году было рассмотрено 200 тысяч дел в сфере защиты трудовых прав, было удовлетворено 96% требований об оплате труда и 53% — о восстановлении на работе.

Не автоматизировать

Конечно, на первом месте — автоматизация, точнее, её отсутствие.

Разберём на нескольких примерах:

1. Разработка шаблона трудового договора в «1С:ЗУП» занимает 2–4 часа, подготовить один трудовой договор вручную — 30 минут. В итоге настроенный шаблон оправдает затраты времени уже через 8 договоров. Но главное — ошибок станет меньше.
2. Для оформления больничного кадровику нужно получить лист нетрудоспособности от сотрудника, внести данные в фонд социального страхования, рассчитать величину выплат. В «1С:ЗУП» этот процесс полностью автоматизирован, информацию о нетрудоспособности можно напрямую получить из ФСС и тут же подтянуть данные о сотруднике. При этом, если больничный наложится на отпуск, программа сразу проинформирует.
3. Ведение табельного учёта в бумажном журнале или в Excel-таблице неизбежно приведёт к ошибкам, особенно в производственных компаниях с сотнями сотрудников. Модуль «Портал табельщика» в «1С: ЗУП» можно синхронизировать со СКУД, и данные о выходе работника будут автоматически поступать в систему. Плюс программа сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения.

Автоматизация снижает нагрузку на сотрудников кадрового отдела, экономит время и сокращает ошибки.

Работать на старой версии «1С:ЗУП»

Поддержка редакции 2.5 «1С ЗУП КОРП» действует ограниченно до 2023 года, потом в системе не будут обновляться формы регламентированной отчётности в соответствии с законодательством. А значит — все изменения разработчикам нужно будет дописывать вручную, создавая «костыли» для программы.

То есть переходить в любом случае придётся, но мы не рекомендуем ждать до последнего.

Переход на «1С ЗУП» 3.1 — это довольно длительный и сложный процесс, особенно если есть много доработок и надстроек под бизнес-процессы компании. Но затраты точно окупятся, потому что «тройка» работает корректнее, например, можно запускать перекрёстные проверки.

По нашему опыту переход на новую версию может решить до 80 % проблем в КДП.

Не использовать личные кабинеты сотрудников

После пандемии многие компании так и не вернулись к работе в офисе, но и КДП не адаптировали для работы в удалённом формате. Поэтому для оформления отпуска или подписания документов нужно ездить в офис, что не всегда удобно и возможно.

Личный кабинет — это self-service-портал, где сотрудник может скачивать справки, согласовывать отпуск и командировку, обновлять персональные данные и в целом общаться с кадровой службой.

Если подключить модуль КЭДО, то личный кабинет почти полностью исключает бумажный документооборот, упрощает контроль возвратности документов и сокращает нагрузку на сотрудников кадровой службы

Отдавать ведение КДП бухгалтеру или расчётчику заработной платы

В небольших компаниях кадровый документооборот достаётся в нагрузку специалисту по расчёту заработной платы, бухгалтеру или даже специалистам из HR, которые занимаются рекрутингом. Обычно так делают, когда для отдельного кадровика недостаточно задач.

Но объединение функций — не выход, потому что ведение КДП по всем правилам — сложная и трудозатратная работа, в которой нужно разбираться. Лучше взять кадровика на полставки или подумать об аутсорсинге.

Не проводить кадровые проверки

Финансовый аудит компании проходить обязаны, а вот к кадровому делопроизводству таких требований нет. Но вы никогда не знаете, когда к вам придёт с проверкой трудовая инспекция.

Лучше подготовиться и заранее инициировать аудит: независимые эксперты проверят соответствие документооборота текущему законодательству.

Когда особенно стоит задуматься об аудите:

• долгое время КДП вели по минимуму, например, потому что не могли найти специалиста;
• была серия сокращений, возникали конфликты с уволенными сотрудниками;
• несколько месяцев не проверяли и не учитывали изменения в законодательстве.

Не вести воинский учёт

Вести воинский учёт — обязательно, но, по нашим данным, его ведут только четверть компаний.

Да, военкомат не может заблокировать счёт, как налоговая, но может инициировать проверку прокуратуры. Штрафы за ошибки в воинском учёте были небольшие, но сейчас они растут.

Это муторная и сложная работа, потому что воинский учёт ведут по месту прописки ваших сотрудников, то есть одному кадровику иногда приходится общаться с десятком военкоматов. Но гарантируем — вести воинский учёт регулярно гораздо легче, чем собирать информацию разом перед проверкой.

Эта одна из тех задач, которую логичнее всего отдать на аутсорсинг.

Не анализировать возможность перехода на аутсорсинг

Чтобы посчитать выгоду от аутсорсинга, недостаточно сравнить зарплату сотрудника в штате и стоимость услуг. За внутреннего специалиста компания платит взносы в фонд, обеспечивает его рабочим местом, тратит время и деньги на развитие. Так что, если сравнить затраты на кадровика и стоимость аутсорсинга, то можно сэкономить до 20% в месяц.

Плюс штатный сотрудник не может знать всех нюансов, например, как действовать в случае сложных увольнений. Аутсорсинговая компания регулярно решает кадровые задачи и отточила процессы на сотнях проектов — расчёты будут точными и в срок.

Итог

Главная ошибка при ведении КДП — не оптимизировать процессы и закрывать глаза на нарушения. Когда в компании нет единых правил заполнения документов, нет экспертизы в сфере кадрового делопроизводства и никто не следит за изменениями в законодательстве, это рано или поздно приведёт к проблемам. Ведь на основании кадровых документов рассчитывается зарплата и другие выплаты, это влияет на общую прибыль компании и удовлетворённость сотрудников.

Понимаем, что сразу исправить всё не получится, но попробуйте исправить хотя бы один пункт, постепенно у вас получится наладить КДП внутри вашей компании.

Автор: Наталия Аленичева, директор департамента аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового администрирования компании UCMS Group подготовила антирейтинг решений при ведении КДП, которые чаще всего допускают в компаниях.