Эксперты должны:
5.1. заблаговременно пройти инструктаж по содержанию и технологии оценивания заданий с развернутым ответом, в сроки, определяемые председателем ПК;
Примечание. Эксперты, не прошедшие инструктаж, к проверке ответов на задания с развернутым ответом не допускаются.
5.2. во время проверки ответов на задания с развернутым ответом
5.2.1. по указанию председателя ПК занять рабочие места в предоставленных аудиториях;
5.2.2. получить рабочие комплекты для проверки;
5.2.3. соблюдать дисциплину во время работы;
Примечание. Во время работы экспертам запрещается:
— самостоятельно изменять рабочие места;
— пользоваться мобильными телефонами или иными средствами связи, фото- и видеоаппаратурой, портативными персональными компьютерами (ноутбуками, КПК и другими);
— без уважительной причины покидать аудиторию;
— переговариваться.
Если у эксперта возникают вопросы или проблемы, он должен обратиться к председателю Комиссии или руководителю РЦОИ (его заместителю), которые решают их в рамках своей компетенции.
5.2.4. начать проверку ответов на задания с развернутым ответом, следуя следующим правилам:
— заполнять необходимые поля бланка-протокола следует печатными заглавными буквами черной гелевой ручкой строго внутри окошек полей бланка-протокола;
— использование карандаша (даже для черновых записей), ручек со светлыми чернилами и замазки для исправления написанного недопустимо (наличие грифеля или замазки на сканируемом бланке может привести к серьезной поломке сканера);
— если при заполнении полей бланка-протокола была сделана ошибка, то необходимо более жирно написать верные баллы поверх ошибочно записанных;
— если участник ЕГЭ не приступал к выполнению задания, то в поле, в котором должен стоять балл за данный ответ на задание в бланке-протоколе, следует поставить крестик (X);
— если участник ЕГЭ приступал к выполнению задания, то в соответствующее поле (поля) бланка-протокола следует проставить соответствующий балл (баллы) от нуля до максимально возможного, указанного в критериях оценивания выполнения заданий с развернутым ответом;
— если участник ЕГЭ выполнял альтернативное задание, то в соответствующее поле бланка-протокола следует проставить номер выбранного выпускником (поступающим) альтернативного задания;
Примечание. Оценивание ответов на задания на бланке ответов N 2 может осуществляться по одной или нескольким позициям оценивания. При этом по некоторым предметам (например, русский язык) баллы по отдельным позициям оценивания выставляются раздельно в соответствии со специальными правилами заполнения бланков-протоколов, содержащимися в критериях оценивания выполнения заданий с развернутым ответом.
5.2.5. после окончания заполнения бланка-протокола поставить дату, подпись в соответствующих полях бланка-протокола и передать рабочий комплект председателю ПК для передачи на обработку;
5.3. при оценивании предположительно незаполненных бланков ответов N 2:
5.3.1. получить инструктаж от руководителя РЦОИ;
5.3.2. просматривать с экрана изображения предположительно незаполненных бланков ответов N 2;
5.3.3. при наличии на изображении записей, знаков, рисунков или пометок, которые могут быть расценены как ответ на задание с развернутым ответом или подтверждение того, что выпускник (поступающий) приступал к выполнению задания или имел возможность его выполнить, но не выполнил по какой-то причине, удостоверить, что изображение заполнено;
5.3.4. при отсутствии записей, относящихся к ответу на задания, удостоверить, что изображение не заполнено;
Примечание. Изображения, определенные хотя бы одним из проверяющих экспертов как заполненные, отправляются на проверку в ПК.
Изображения, определенные всеми проверяющими экспертами как незаполненные, относятся к разряду ответов на задания, к которым выпускник (поступающий) не приступал, и оцениваются в ноль баллов за выполнение каждого задания с развернутым ответом посредством программного комплекса РЦОИ.
5.4. при рассмотрении апелляций о несогласии с выставленными баллами (отметкой) по ЕГЭ:
5.4.1. получить от председателя ПК копии бланков ответов N 2, бланков-протоколов проверки работ экспертами;
5.4.2. рассмотреть работы апеллянта, а также проанализировать предыдущее оценивание работы;
5.4.3. узнать у председателя ПК время рассмотрения апелляции и прибыть в указанное время в конфликтную комиссию;
5.4.4. в случае возникновения у апеллянта или у конфликтной комиссии претензий к оцениванию ответов на задания с развернутым ответом дать соответствующие разъяснения;
5.5. составить заключение о правильности оценивания ответов на задания с развернутым ответом, по которым была подана апелляция;
5.6. в случае обнаружения ошибок или некорректных заданий в КИМ необходимо сообщить об этом председателю ПК с обязательным указанием номера варианта КИМ, задания и содержания замечания.
Примечание. Решение о корректности задания и об изменении баллов участникам ЕГЭ в случае признания задания некорректным принимается на федеральном уровне. В случае признания задания некорректным всем выпускникам (поступающим), которые выполняли данное задание, выставляются оценки в соответствии с распорядительным актом Рособрнадзора.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.
Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
- заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
- разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
- протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
- протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»
Пример 4
Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5. Цифровой способ оформления даты
Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты
Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).
Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.
Пример 9
г. Коломна Московской обл.
Пример 11
с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.
В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола
Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола
Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).
Содержательная часть протокола, текст
Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.
Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Пример 14
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Пример 15
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.
Пример 16
Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.
Пример 17
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пример 18
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:
Пример 19
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
Пример 20
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Пример 21
Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?
Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.
Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.
Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:
- кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
- что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).
Пример 22
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011
Пример 23
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Оформляющая часть протокола
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Пример 24
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Пример 25. Отметка о заверении копии протокола
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Пример 26
Пример 27. Пример оформления протокола
Иллюстрация: Право.ru/Петр Козлов
Вопросы по порядку и основаниям возвращения административного материала часто доходят до Верховного суда. Разъяснения касаются совсем точечных тем, которые, на первый взгляд, не очень значимы, но для такого пристального внимания есть все основания, считают юристы. С одной стороны, вопрос действительно важный: решение о возврате документов имеет определяющее значение для движения дела и существенно влияет на срок давности привлечения к ответственности, отмечает Юлия Курмамбаева, партнер
Федеральный рейтинг.
группа
Цифровая экономика
группа
ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии)
8место
По количеству юристов
30место
По выручке на юриста
41место
По выручке
Профайл компании
. С другой стороны, скудное регулирование процессуальных вопросов в КоАП просто вынуждает ВС постоянно устранять законодательные пробелы в ручном режиме.
В очередной раз вопрос оказался в поле внимания суда в деле Игоря Свечникова*. Его привлекли к административной ответственности за побои. В протоколе говорилось, что он из личной неприязни избил Светлану Колобаеву*. Районный суд вынес постановление о привлечении Свечникова к ответственности, но во второй инстанции (Кировский областной суд) постановление отменили и прекратили производство по делу, заключив, что обстоятельства правонарушения не были доказаны. Проблема оказалась в протоколе: в облсуде обратили внимание на то, что райсуд возвращал протокол от 1 ноября 2018 года составителю для устранения недостатков. А когда исправленный протокол вернули, его дата не поменялась, то есть на новом документе значился день первоначального составления.
- Нет протокола — нет доказательств: что поможет отменить административный штраф
16 января, 17:11
В облсуде указали, что устранение недостатков в протоколе об административном правонарушении было возможно только путем составления нового протокола с иной датой. Но Верховный суд не согласился с таким подходом. В определении судьи Сергея Никифорова отмечено, что изменения в протокол вносились в присутствии Свечникова, как и требует закон, а также свидетелей – их подписи указаны в документе. Свечников получил копию документа. ВС указал на п. 4 Постановления Пленума ВС № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП», согласно которому «несущественными являются такие недостатки протокола, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу», а также нарушение сроков составления протокола об административном правонарушении и направления протокола для рассмотрения судье – «эти сроки не являются пресекательными».
«Судья областного суда в случае необходимости не лишен был возможности самостоятельно установить дату внесения в протокол об административном правонарушении изменений, в том числе посредством допроса должностного лица, его составившего, и уточнить дату составления документа», – говорится в определении ВС.
Также в определении указано, что дело может быть рассмотрено повторно, если есть новые обстоятельства или в ходе предыдущего разбирательства было допущено «имеющее фундаментальный и принципиальный характер существенное нарушение, повлиявшее на исход дела».
«Требования правовой определенности и стабильности не являются абсолютными и не препятствуют возобновлению производства по делу в связи с появлением новых или вновь открывшихся обстоятельств или при обнаружении существенных нарушений, которые были допущены на предыдущих стадиях процесса, повлиявших на исход дела», – из определения ВС.
Именно таким было нарушение, допущенное облсудом. Срок давности привлечения Свечникова к административной ответственности не истек, сделал вывод ВС и вернул дело на новое рассмотрение в облсуд (№ 10-АД19-4).
Вернуть административный материал: основания
Условно все основания для возврата административного материала можно разделить на две категории. Первая – неполнота представленных материалов и доказательств. Здесь вариантов масса, поскольку каждая статья КоАП имеет свой предмет регулирования и квалифицирующие признаки, а материалы административного производства должны исчерпывающим образом доказывать все элементы правонарушения, говорит Курмамбаева. Так, основанием для возврата является отсутствие доказательств существенности ущерба для заказчика при привлечении к ответственности по ч. 7 ст. 7.32 КоАП (неисполнение обязательств, предусмотренных госконтрактом), где этот признак является квалифицирующим. Другой пример: согласно ч. 2 ст. 3.8 КоАП, физическое лицо может быть лишено только того права, которым оно обладало на момент совершения административного правонарушения. Соответственно, протокол по статьям гл. 12 КоАП, предусматривающим лишение водительских прав, должен содержать сведения о наличии соответствующих прав у привлекаемого лица. В противном случае материал возвратят. Частным основанием для возврата протокола по причине неполноты также является отсутствие лица, привлекаемого к ответственности, когда его присутствие обязательно должен обеспечить инициатор производства в соответствии с требованиями ч. 3 ст. 25.1 КоАП (административный арест, административное задержание). Или отсутствие доказательств, что конкретное лицо владеет орудием совершения правонарушения, когда административный орган требует конфисковать этот предмет.
Вторая категория причин возврата – некорректное составление протокола об административном правонарушении и процессуальные нарушения. Как уточняет Алексей Шадрин, юрист
Федеральный рейтинг.
группа
ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование
группа
Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование)
группа
Антимонопольное право (включая споры)
группа
Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры)
группа
ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии)
группа
Трудовое и миграционное право (включая споры)
группа
Фармацевтика и здравоохранение
группа
Цифровая экономика
группа
Банкротство (реструктуризация и консалтинг)
группа
ГЧП/Инфраструктурные проекты
группа
Интеллектуальная собственность (Консалтинг)
группа
Корпоративное право/Слияния и поглощения (high market)
группа
Недвижимость, земля, строительство
группа
Природные ресурсы/Энергетика
группа
Санкционное право
группа
Банкротство (споры mid market)
группа
Частный капитал
Профайл компании
, к ошибкам при составлении протокола, которые нельзя исправить, сложившаяся судебная практика относит такие ситуации:
- должностные лица, составившие протокол, произвольно вносят туда изменения без штампов и печатей и указания «исправленному верить», а также в отсутствие лица, в отношении которого такой протокол составлен**;
- в протоколе нет информации, указанной в ч. 2 ст. 28.2 КоАП, если из-за ее отсутствия или искажения суд не может установить фактические обстоятельства дела, или такая информация дана искаженно. Например, если протокол противоречит иным составленным процессуальным документам. Сюда же можно отнести противоречия в самом протоколе;
- нет данных, идентифицирующих привлекаемое к ответственности лицо;
- нет данных о том, владеет ли фигурант дела языком, на котором ведется производство, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола. Такой недостаток актуален для протоколов, составленных в отношении незаконных трудовых мигрантов;
- протокол составлен неуполномоченным органом (пример привела Юлия Курмамбаева).
Несущественные нарушения: что это
Несущественными признаются такие недостатки протокола, как нарушение сроков его составления и направления для рассмотрения судье, поскольку эти сроки не являются пресекательными. Дата составления нового протокола при его доработке после возвращения материала также не имеет решающего значения для рассмотрения дела, как указал ВС. Это обстоятельство вполне можно выяснить при рассмотрении дела по существу.
Также необходимо помнить, что возвращение административного материала возможно только при подготовке дела к судебному рассмотрению и не допускается при рассмотрении дела об административном правонарушении по существу. «Если же суд, который рассматривал дело, пропустил неточности в протоколе и принял его как допустимое доказательство по делу, то оплошность судьи является основанием обжаловать судебный акт и прекратить производство по делу, соответственно, исключить привлечение к административной ответственности», – уточняет Шадрин. По его словам, в этом случае важно, чтобы ошибку, допущенную в протоколе относительно фактических обстоятельств дела, нельзя было признать технической. Например, как явную описку в фамилиях, в датах; ошибку, которая касалась нарушения процедуры составления протокола.
* – имена и фамилии участников процесса изменены редакцией.
** – Постановление Верховного суда № 18-АД19-64 от 8 ноября 2019 года.
- Верховный суд РФ
В настоящее время имеется устойчивая тенденция к ужесточению административной ответственности, проще говоря, размер штрафов за различные административные проступки постоянно растет. Например, многие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), устанавливающие ответственность в области предпринимательской деятельности, дополнены примечаниями, указывающими, что индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Это увеличило сумму штрафа для предпринимателей в десятки раз.
Ранее многие считали, что даже если с наказанием
и вообще фактом совершения нарушения они не согласны, то все же проще, быстрее
и дешевле заплатить штраф в 500-1000 рублей, чем заниматься его оспариванием.
Теперь же, когда размер штрафа вырос многократно, ситуация, согласитесь, уже
иная, имеет смысл пытаться оспорить постановление о назначении наказания. Кроме
того, любой из нас не застрахован от необоснованного привлечения к
административной ответственности во всех сферах жизнедеятельности — от
дорожного движения до отдыха и рыбалки.
В этой связи каждому полезно знать базовые
правила поведения при составлении протокола об административном правонарушении.
Протокол — это документ, который составляет
должностное лицо (сотрудник полиции или иного контролирующего или надзорного
органа), после выявления (обнаружения) административного правонарушения. С
момента составления протокола, в подавляющем большинстве случаев, и начинается
собственно производство по делу об административном правонарушении. Здесь важно
понимать, что протокол — это документ, который только фиксирует событие
правонарушения, наказание за проступок (штраф или иное) при его составлении не назначаются.
Протокол и иные доказательства будут в дальнейшем рассматриваться судьей или
иным уполномоченным административным органом и по итогам этого рассмотрения и
принимается документ — постановление по делу об административном правонарушении
(в арбитражном суде — решение суда), которым может быть или назначено наказание
или прекращено производство по делу.
В большинстве случаев протокол составляется сразу
— там, где имело место событие правонарушения (на месте ДТП, на рабочем месте,
дома и т.п. — в зависимости от существа
нарушения). Однако нередки и ситуации,
когда нарушителя вызывают на другой день и в другое место для составления
протокола, а сразу после обнаружения нарушения вручают лично или направляют по
почте (иным образом) только уведомление о времени и месте составления протокола
(это характерно для нарушений выявленных позже, чем их фактически совершили, в
рамках контрольных или надзорных мероприятий и при длящихся нарушениях —
например, вы не подали декларацию).
Закон разрешает отложить составление протокола до 2 суток с момента выявления
административного проступка, однако несоблюдение этого срока, на практике
случается часто и не считается грубым нарушением (не позволит вам
ответственности избежать).
Из изложенной общей схемы, есть несколько
исключений:
— прокурор, который имеет право возбуждать дела
об административных правонарушениях, составляет документ, который называется не
протокол, а постановление. Но иное тут только название, суть (назначение)
документа и содержание — одинаковы с протоколом, это название —
«постановление»- не должно вас смущать, прокурор, вынося его,
виновным вас не признает, наказание не назначает. Все нижеследующие правила
поведения верны и для случаев составления постановления прокурором.
— в некоторых случаях допускается проведение административного расследования, о чем выносится определение (прокурором опять же — постановление), а протокол составляется только после окончания такого расследования. Это допустимо по категориям правонарушений, перечисленных в ст. 28.7 КоАП РФ в случаях, когда необходимо проведение экспертиз или иных процессуальных действий, требующих временных затрат. По фактам побоев (ст. 6.1.1 КоАП РФ) и мелкого хищения (ст. 7.27 КоАП РФ) расследование проводится обязательно
— иногда стадия составления протокола отсутствует
в принципе, сразу выносится постановление с назначением наказания. Это
возможно, если лицо, выявившее нарушение, имеет полномочия и на рассмотрение
дела, а наказание назначается в виде предупреждения или штрафа. Если лицо,
привлекаемое к ответственности, оспаривает событие нарушения или не согласно с
наказанием, то составляется и протокол.
— не составляется протокол и в случае выявления
правонарушений в области дорожного движения (глава 12 КоАП РФ), зафиксированных
с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических
средств
Протокол, согласно КоАП, является доказательством
по делу (иногда даже единственным), все что там записано, может использоваться
против вас.
С другой стороны, грубые нарушения, допущенные
должностным лицом при составлении протокола, могут являться основанием для
прекращения дела судом или иным органом административной юрисдикции, даже если
административное правонарушение вы совершали.
Таким образом, понятно — в зависимости от того,
что и как отражено в протоколе, как проходила процедура его составления, во
многом и решится дальнейшая судьба всего вашего дела, и именно поэтому важно
знать, как правильно действовать.
Итак, что важно помнить, если вы находитесь в
ситуации составления в отношении вас протокола об административном
правонарушении.
1. Не
имеет никакого смысла отказываться от подписания протокола или не являться по
вызову для его составления (если протокол составляется не сразу).
Административный орган прекрасно обойдется без вашей подписи и явки (в КоАП
есть соответствующие процедуры) и никаких особых сложностей вы не создаете и
себе ничем не помогаете.
2. До составления протокола вам должны разъяснить
ваши права, факт разъяснения удостоверяется письменно отметкой в протоколе.
Если права вам не разъяснили, просить это сделать — не надо, скромно молчите,
потом в разделе протокола «замечания» пишем: «мои права мне не
разъяснили». Надо учесть, что в случаях составления протокола позже, а не
сразу на месте нарушения, описательная часть уже, скорее всего, будет заполнена
заранее. Если нарушение многоэпизодное, сложное, должностное лицо подготовится
заранее, а не будет строчить весь текст при вас. Это нормально. В этом случае
«до составления» — означает, что это первое, что делает должностное
лицо применительно к протоколу с момента вашей явки и удостоверения личности.
3. Основные моменты процедуры такие — составление
протокола должностным лицом, ваше ознакомление с протоколом, подписание вами
протокола, внесение вами замечаний по его содержанию и письменных
объяснений. Именно в такой
последовательности. Вы должны быть последним лицом, которое знакомится с
протоколом и что-то в нем пишет. Если вам передают протокол для ознакомления и
подписания, то прочитав его, задайте
вопрос: будут ли вносится в протокол еще какие-либо сведения (изменения)
составившим его лицом. Если да — верните, пусть сначала все заполнит, если нет
— смело во всех незаполненных местах бланка протокола (пока — кроме разделов с
вашими замечаниями и пояснениями) ставьте Z. Это нужно для того, чтобы после вашего
ознакомления с протоколом там ничего нового не появилось.
4. Если вы
видите, что в протоколе указаны понятые — попросите их предъявить (они
возможны при составлении протокола «на месте») и проверьте
правильность их данных в протоколе . Если указаны свидетели — аналогично при
протоколировании «на месте». Если у вас есть свидетели, которые могут
подтвердить вашу невиновность (даже близкие родственники) и они не указаны —
просите это сделать, если отказывают — укажите на это в разделе
«замечания», а их данные напишите в разделе «объяснения».
5. Вы имеете право сделать замечания по
содержанию протокола. Помимо уже упоминавшейся пометки о том, что права вам не
разъяснили или не указали ваших свидетелей, здесь можно и нужно отметить все
иные недостатки протокола. Он должен содержать указание на место его
составления, должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол,
сведения о вас, место, время совершения и событие правонарушения, статью
закона, предусматривающую административную ответственность за данное
административное правонарушение.
Укажите, если есть ошибки в описании события нарушения (неправильное
место, время, иные обстоятельства — количество, продолжительность чего-либо и
т.п.). Если такие ошибки есть, а вы подпишите без замечаний – значит вы
согласились с написанным. Опровержение будет возможно только с помощью других
достоверных доказательств. Также
отметьте отсутствие нужных сведений, непонятный почерк, наличие исправлений. Если замечаний у вас нет или осталось
свободное место — ставьте Z.
6. Не
торопитесь в разделе «объяснения» писать что-то о признании или не
признании вины или изложенных в протоколе фактов, это вы успеете сделать и на
стадии рассмотрения дела по существу. Чтобы вам ни говорил сотрудник,
составляющий протокол, (как правило, они говорят именно так, мол, пишите — признаю
или нет) вы НЕ ОБЯЗАНЫ на этой стадии выражать свое отношение к обвинению. Дать
объяснения — это ваше право. Тем более это не следует делать, если вы не
уверены, совершили вы нарушение или нет. Приемлемый вариант — в графе пояснения
написать «Объяснения дать не могу, так как сильно волнуюсь. Нужна
юридическая помощь.» Или «Объяснения дам при рассмотрении дела,
необходима помощь защитника». Это
правильно с практической точки зрения, так как составление протокола в любом
случае стрессовая ситуация. Вы должны помнить, что протокол — доказательство, и
чем меньше вы напишите про себя и свое отношение, тем проще потом
скорректировать позицию, а адвокату (защитнику), если вы прибегнете е его
помощи — лучшим образом отстоять ваши интересы. Потом, в спокойной обстановке,
вы уже внимательно изучите протокол, если требуется — обратитесь за правовой
помощью и сформируете свою позицию по делу. Если в этом разделе протокола
осталось свободное место — обязательно ставьте Z.
7. Вам обязаны вручить копию протокола. Если он
составляется сразу, то как правило, это вариант протокола на бланке, который
заполняется «под копирку». После того, как вы внесете все нужные
отметки в протокол — просто забираете второй экземпляр. Если протокол
составляется позже, то скорее всего вам будут предоставлены 2 экземпляра
протокола, распечатанные на компьютере. В этом случае, первый экземпляр у вас
заберут в целях его направления для рассмотрения по существу. Если заполнение
происходит не под копирку, вам придется заново и точно так же все написать в
своем экземпляре, или как минимум, сфотографировать первый экземпляр протокола.
Не уходите, не имея при себе полного и окончательного варианта протокола, так
как, например, если вы обратитесь за помощью к юристу, он должен знать, как в
точности выглядит протокол, который будет рассматривать суд или иной орган
административной юрисдикции.
Также вы должны знать, что лицо, привлекаемое к
административной ответственности, вправе пользоваться юридической помощью
защитника (адвоката или иного лица по доверенности). Такая помощь может оказываться не только при
рассмотрении дела по существу, но и на стадии составления протокола. По нашему
опыту явка для составления протокола об административном правонарушении с
адвокатом способна существенно поменять позицию административного органа. Явка
с адвокатом означает, что лицо будет отстаивать свою позицию и скорее всего — в
дальнейшем обжаловать постановление по делу. В случае проигрыша дела расходы на
адвоката будут взысканы с административного органа, и этот факт заставляет
соответствующих должностных лиц в сомнительных случаях прекращать производство.
Надеемся, что эти несложные правила помогут вам выйти из ситуации с административными наказаниями с наименьшими потерями и, как минимум, не навредить самим себе.
Если вам нужен адвокат — примерная стоимость наших услуг.
© Лилия Мищук
Эксперты должны:
5.1. заблаговременно пройти инструктаж по содержанию и технологии оценивания заданий с развернутым ответом, в сроки, определяемые председателем ПК;
Примечание. Эксперты, не прошедшие инструктаж, к проверке ответов на задания с развернутым ответом не допускаются.
5.2. во время проверки ответов на задания с развернутым ответом
5.2.1. по указанию председателя ПК занять рабочие места в предоставленных аудиториях;
5.2.2. получить рабочие комплекты для проверки;
5.2.3. соблюдать дисциплину во время работы;
Примечание. Во время работы экспертам запрещается:
— самостоятельно изменять рабочие места;
— пользоваться мобильными телефонами или иными средствами связи, фото- и видеоаппаратурой, портативными персональными компьютерами (ноутбуками, КПК и другими);
— без уважительной причины покидать аудиторию;
— переговариваться.
Если у эксперта возникают вопросы или проблемы, он должен обратиться к председателю Комиссии или руководителю РЦОИ (его заместителю), которые решают их в рамках своей компетенции.
5.2.4. начать проверку ответов на задания с развернутым ответом, следуя следующим правилам:
— заполнять необходимые поля бланка-протокола следует печатными заглавными буквами черной гелевой ручкой строго внутри окошек полей бланка-протокола;
— использование карандаша (даже для черновых записей), ручек со светлыми чернилами и замазки для исправления написанного недопустимо (наличие грифеля или замазки на сканируемом бланке может привести к серьезной поломке сканера);
— если при заполнении полей бланка-протокола была сделана ошибка, то необходимо более жирно написать верные баллы поверх ошибочно записанных;
— если участник ЕГЭ не приступал к выполнению задания, то в поле, в котором должен стоять балл за данный ответ на задание в бланке-протоколе, следует поставить крестик (X);
— если участник ЕГЭ приступал к выполнению задания, то в соответствующее поле (поля) бланка-протокола следует проставить соответствующий балл (баллы) от нуля до максимально возможного, указанного в критериях оценивания выполнения заданий с развернутым ответом;
— если участник ЕГЭ выполнял альтернативное задание, то в соответствующее поле бланка-протокола следует проставить номер выбранного выпускником (поступающим) альтернативного задания;
Примечание. Оценивание ответов на задания на бланке ответов N 2 может осуществляться по одной или нескольким позициям оценивания. При этом по некоторым предметам (например, русский язык) баллы по отдельным позициям оценивания выставляются раздельно в соответствии со специальными правилами заполнения бланков-протоколов, содержащимися в критериях оценивания выполнения заданий с развернутым ответом.
5.2.5. после окончания заполнения бланка-протокола поставить дату, подпись в соответствующих полях бланка-протокола и передать рабочий комплект председателю ПК для передачи на обработку;
5.3. при оценивании предположительно незаполненных бланков ответов N 2:
5.3.1. получить инструктаж от руководителя РЦОИ;
5.3.2. просматривать с экрана изображения предположительно незаполненных бланков ответов N 2;
5.3.3. при наличии на изображении записей, знаков, рисунков или пометок, которые могут быть расценены как ответ на задание с развернутым ответом или подтверждение того, что выпускник (поступающий) приступал к выполнению задания или имел возможность его выполнить, но не выполнил по какой-то причине, удостоверить, что изображение заполнено;
5.3.4. при отсутствии записей, относящихся к ответу на задания, удостоверить, что изображение не заполнено;
Примечание. Изображения, определенные хотя бы одним из проверяющих экспертов как заполненные, отправляются на проверку в ПК.
Изображения, определенные всеми проверяющими экспертами как незаполненные, относятся к разряду ответов на задания, к которым выпускник (поступающий) не приступал, и оцениваются в ноль баллов за выполнение каждого задания с развернутым ответом посредством программного комплекса РЦОИ.
5.4. при рассмотрении апелляций о несогласии с выставленными баллами (отметкой) по ЕГЭ:
5.4.1. получить от председателя ПК копии бланков ответов N 2, бланков-протоколов проверки работ экспертами;
5.4.2. рассмотреть работы апеллянта, а также проанализировать предыдущее оценивание работы;
5.4.3. узнать у председателя ПК время рассмотрения апелляции и прибыть в указанное время в конфликтную комиссию;
5.4.4. в случае возникновения у апеллянта или у конфликтной комиссии претензий к оцениванию ответов на задания с развернутым ответом дать соответствующие разъяснения;
5.5. составить заключение о правильности оценивания ответов на задания с развернутым ответом, по которым была подана апелляция;
5.6. в случае обнаружения ошибок или некорректных заданий в КИМ необходимо сообщить об этом председателю ПК с обязательным указанием номера варианта КИМ, задания и содержания замечания.
Примечание. Решение о корректности задания и об изменении баллов участникам ЕГЭ в случае признания задания некорректным принимается на федеральном уровне. В случае признания задания некорректным всем выпускникам (поступающим), которые выполняли данное задание, выставляются оценки в соответствии с распорядительным актом Рособрнадзора.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.
Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
- заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
- разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
- протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
- протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»
Пример 4
Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5. Цифровой способ оформления даты
Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты
Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).
Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.
Пример 9
г. Коломна Московской обл.
Пример 11
с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.
В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола
Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола
Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).
Содержательная часть протокола, текст
Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.
Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Пример 14
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Пример 15
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.
Пример 16
Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.
Пример 17
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пример 18
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:
Пример 19
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
Пример 20
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Пример 21
Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?
Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.
Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.
Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:
- кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
- что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).
Пример 22
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011
Пример 23
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Оформляющая часть протокола
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Пример 24
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Пример 25. Отметка о заверении копии протокола
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Пример 26
Пример 27. Пример оформления протокола
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.
Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
- заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
- разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
- протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
- протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»
Пример 4
Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5. Цифровой способ оформления даты
Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты
Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).
Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.
Пример 9
г. Коломна Московской обл.
Пример 11
с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.
В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола
Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола
Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).
Содержательная часть протокола, текст
Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.
Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Пример 14
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Пример 15
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.
Пример 16
Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.
Пример 17
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пример 18
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:
Пример 19
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
Пример 20
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Пример 21
Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?
Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.
Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.
Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:
- кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
- что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).
Пример 22
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011
Пример 23
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Оформляющая часть протокола
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Пример 24
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Пример 25. Отметка о заверении копии протокола
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Пример 26
Пример 27. Пример оформления протокола
Иллюстрация: Право.ru/Петр Козлов
Вопросы по порядку и основаниям возвращения административного материала часто доходят до Верховного суда. Разъяснения касаются совсем точечных тем, которые, на первый взгляд, не очень значимы, но для такого пристального внимания есть все основания, считают юристы. С одной стороны, вопрос действительно важный: решение о возврате документов имеет определяющее значение для движения дела и существенно влияет на срок давности привлечения к ответственности, отмечает Юлия Курмамбаева, партнер
Федеральный рейтинг.
группа
Цифровая экономика
группа
ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии)
8место
По количеству юристов
30место
По выручке на юриста
41место
По выручке
Профайл компании
. С другой стороны, скудное регулирование процессуальных вопросов в КоАП просто вынуждает ВС постоянно устранять законодательные пробелы в ручном режиме.
В очередной раз вопрос оказался в поле внимания суда в деле Игоря Свечникова*. Его привлекли к административной ответственности за побои. В протоколе говорилось, что он из личной неприязни избил Светлану Колобаеву*. Районный суд вынес постановление о привлечении Свечникова к ответственности, но во второй инстанции (Кировский областной суд) постановление отменили и прекратили производство по делу, заключив, что обстоятельства правонарушения не были доказаны. Проблема оказалась в протоколе: в облсуде обратили внимание на то, что райсуд возвращал протокол от 1 ноября 2018 года составителю для устранения недостатков. А когда исправленный протокол вернули, его дата не поменялась, то есть на новом документе значился день первоначального составления.
-
Нет протокола — нет доказательств: что поможет отменить административный штраф
16 января, 17:11
В облсуде указали, что устранение недостатков в протоколе об административном правонарушении было возможно только путем составления нового протокола с иной датой. Но Верховный суд не согласился с таким подходом. В определении судьи Сергея Никифорова отмечено, что изменения в протокол вносились в присутствии Свечникова, как и требует закон, а также свидетелей – их подписи указаны в документе. Свечников получил копию документа. ВС указал на п. 4 Постановления Пленума ВС № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП», согласно которому «несущественными являются такие недостатки протокола, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу», а также нарушение сроков составления протокола об административном правонарушении и направления протокола для рассмотрения судье – «эти сроки не являются пресекательными».
«Судья областного суда в случае необходимости не лишен был возможности самостоятельно установить дату внесения в протокол об административном правонарушении изменений, в том числе посредством допроса должностного лица, его составившего, и уточнить дату составления документа», – говорится в определении ВС.
Также в определении указано, что дело может быть рассмотрено повторно, если есть новые обстоятельства или в ходе предыдущего разбирательства было допущено «имеющее фундаментальный и принципиальный характер существенное нарушение, повлиявшее на исход дела».
«Требования правовой определенности и стабильности не являются абсолютными и не препятствуют возобновлению производства по делу в связи с появлением новых или вновь открывшихся обстоятельств или при обнаружении существенных нарушений, которые были допущены на предыдущих стадиях процесса, повлиявших на исход дела», – из определения ВС.
Именно таким было нарушение, допущенное облсудом. Срок давности привлечения Свечникова к административной ответственности не истек, сделал вывод ВС и вернул дело на новое рассмотрение в облсуд (№ 10-АД19-4).
Вернуть административный материал: основания
Условно все основания для возврата административного материала можно разделить на две категории. Первая – неполнота представленных материалов и доказательств. Здесь вариантов масса, поскольку каждая статья КоАП имеет свой предмет регулирования и квалифицирующие признаки, а материалы административного производства должны исчерпывающим образом доказывать все элементы правонарушения, говорит Курмамбаева. Так, основанием для возврата является отсутствие доказательств существенности ущерба для заказчика при привлечении к ответственности по ч. 7 ст. 7.32 КоАП (неисполнение обязательств, предусмотренных госконтрактом), где этот признак является квалифицирующим. Другой пример: согласно ч. 2 ст. 3.8 КоАП, физическое лицо может быть лишено только того права, которым оно обладало на момент совершения административного правонарушения. Соответственно, протокол по статьям гл. 12 КоАП, предусматривающим лишение водительских прав, должен содержать сведения о наличии соответствующих прав у привлекаемого лица. В противном случае материал возвратят. Частным основанием для возврата протокола по причине неполноты также является отсутствие лица, привлекаемого к ответственности, когда его присутствие обязательно должен обеспечить инициатор производства в соответствии с требованиями ч. 3 ст. 25.1 КоАП (административный арест, административное задержание). Или отсутствие доказательств, что конкретное лицо владеет орудием совершения правонарушения, когда административный орган требует конфисковать этот предмет.
Вторая категория причин возврата – некорректное составление протокола об административном правонарушении и процессуальные нарушения. Как уточняет Алексей Шадрин, юрист
Федеральный рейтинг.
группа
ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование
группа
Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование)
группа
Антимонопольное право (включая споры)
группа
Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры)
группа
ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии)
группа
Трудовое и миграционное право (включая споры)
группа
Фармацевтика и здравоохранение
группа
Цифровая экономика
группа
Банкротство (реструктуризация и консалтинг)
группа
ГЧП/Инфраструктурные проекты
группа
Интеллектуальная собственность (Консалтинг)
группа
Корпоративное право/Слияния и поглощения (high market)
группа
Недвижимость, земля, строительство
группа
Природные ресурсы/Энергетика
группа
Санкционное право
группа
Банкротство (споры mid market)
группа
Частный капитал
Профайл компании
, к ошибкам при составлении протокола, которые нельзя исправить, сложившаяся судебная практика относит такие ситуации:
- должностные лица, составившие протокол, произвольно вносят туда изменения без штампов и печатей и указания «исправленному верить», а также в отсутствие лица, в отношении которого такой протокол составлен**;
- в протоколе нет информации, указанной в ч. 2 ст. 28.2 КоАП, если из-за ее отсутствия или искажения суд не может установить фактические обстоятельства дела, или такая информация дана искаженно. Например, если протокол противоречит иным составленным процессуальным документам. Сюда же можно отнести противоречия в самом протоколе;
- нет данных, идентифицирующих привлекаемое к ответственности лицо;
- нет данных о том, владеет ли фигурант дела языком, на котором ведется производство, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола. Такой недостаток актуален для протоколов, составленных в отношении незаконных трудовых мигрантов;
- протокол составлен неуполномоченным органом (пример привела Юлия Курмамбаева).
Несущественные нарушения: что это
Несущественными признаются такие недостатки протокола, как нарушение сроков его составления и направления для рассмотрения судье, поскольку эти сроки не являются пресекательными. Дата составления нового протокола при его доработке после возвращения материала также не имеет решающего значения для рассмотрения дела, как указал ВС. Это обстоятельство вполне можно выяснить при рассмотрении дела по существу.
Также необходимо помнить, что возвращение административного материала возможно только при подготовке дела к судебному рассмотрению и не допускается при рассмотрении дела об административном правонарушении по существу. «Если же суд, который рассматривал дело, пропустил неточности в протоколе и принял его как допустимое доказательство по делу, то оплошность судьи является основанием обжаловать судебный акт и прекратить производство по делу, соответственно, исключить привлечение к административной ответственности», – уточняет Шадрин. По его словам, в этом случае важно, чтобы ошибку, допущенную в протоколе относительно фактических обстоятельств дела, нельзя было признать технической. Например, как явную описку в фамилиях, в датах; ошибку, которая касалась нарушения процедуры составления протокола.
* – имена и фамилии участников процесса изменены редакцией.
** – Постановление Верховного суда № 18-АД19-64 от 8 ноября 2019 года.
- Верховный суд РФ
В настоящее время имеется устойчивая тенденция к ужесточению административной ответственности, проще говоря, размер штрафов за различные административные проступки постоянно растет. Например, многие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), устанавливающие ответственность в области предпринимательской деятельности, дополнены примечаниями, указывающими, что индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Это увеличило сумму штрафа для предпринимателей в десятки раз.
Ранее многие считали, что даже если с наказанием
и вообще фактом совершения нарушения они не согласны, то все же проще, быстрее
и дешевле заплатить штраф в 500-1000 рублей, чем заниматься его оспариванием.
Теперь же, когда размер штрафа вырос многократно, ситуация, согласитесь, уже
иная, имеет смысл пытаться оспорить постановление о назначении наказания. Кроме
того, любой из нас не застрахован от необоснованного привлечения к
административной ответственности во всех сферах жизнедеятельности — от
дорожного движения до отдыха и рыбалки.
В этой связи каждому полезно знать базовые
правила поведения при составлении протокола об административном правонарушении.
Протокол — это документ, который составляет
должностное лицо (сотрудник полиции или иного контролирующего или надзорного
органа), после выявления (обнаружения) административного правонарушения. С
момента составления протокола, в подавляющем большинстве случаев, и начинается
собственно производство по делу об административном правонарушении. Здесь важно
понимать, что протокол — это документ, который только фиксирует событие
правонарушения, наказание за проступок (штраф или иное) при его составлении не назначаются.
Протокол и иные доказательства будут в дальнейшем рассматриваться судьей или
иным уполномоченным административным органом и по итогам этого рассмотрения и
принимается документ — постановление по делу об административном правонарушении
(в арбитражном суде — решение суда), которым может быть или назначено наказание
или прекращено производство по делу.
В большинстве случаев протокол составляется сразу
— там, где имело место событие правонарушения (на месте ДТП, на рабочем месте,
дома и т.п. — в зависимости от существа
нарушения). Однако нередки и ситуации,
когда нарушителя вызывают на другой день и в другое место для составления
протокола, а сразу после обнаружения нарушения вручают лично или направляют по
почте (иным образом) только уведомление о времени и месте составления протокола
(это характерно для нарушений выявленных позже, чем их фактически совершили, в
рамках контрольных или надзорных мероприятий и при длящихся нарушениях —
например, вы не подали декларацию).
Закон разрешает отложить составление протокола до 2 суток с момента выявления
административного проступка, однако несоблюдение этого срока, на практике
случается часто и не считается грубым нарушением (не позволит вам
ответственности избежать).
Из изложенной общей схемы, есть несколько
исключений:
— прокурор, который имеет право возбуждать дела
об административных правонарушениях, составляет документ, который называется не
протокол, а постановление. Но иное тут только название, суть (назначение)
документа и содержание — одинаковы с протоколом, это название —
«постановление»- не должно вас смущать, прокурор, вынося его,
виновным вас не признает, наказание не назначает. Все нижеследующие правила
поведения верны и для случаев составления постановления прокурором.
— в некоторых случаях допускается проведение административного расследования, о чем выносится определение (прокурором опять же — постановление), а протокол составляется только после окончания такого расследования. Это допустимо по категориям правонарушений, перечисленных в ст. 28.7 КоАП РФ в случаях, когда необходимо проведение экспертиз или иных процессуальных действий, требующих временных затрат. По фактам побоев (ст. 6.1.1 КоАП РФ) и мелкого хищения (ст. 7.27 КоАП РФ) расследование проводится обязательно
— иногда стадия составления протокола отсутствует
в принципе, сразу выносится постановление с назначением наказания. Это
возможно, если лицо, выявившее нарушение, имеет полномочия и на рассмотрение
дела, а наказание назначается в виде предупреждения или штрафа. Если лицо,
привлекаемое к ответственности, оспаривает событие нарушения или не согласно с
наказанием, то составляется и протокол.
— не составляется протокол и в случае выявления
правонарушений в области дорожного движения (глава 12 КоАП РФ), зафиксированных
с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических
средств
Протокол, согласно КоАП, является доказательством
по делу (иногда даже единственным), все что там записано, может использоваться
против вас.
С другой стороны, грубые нарушения, допущенные
должностным лицом при составлении протокола, могут являться основанием для
прекращения дела судом или иным органом административной юрисдикции, даже если
административное правонарушение вы совершали.
Таким образом, понятно — в зависимости от того,
что и как отражено в протоколе, как проходила процедура его составления, во
многом и решится дальнейшая судьба всего вашего дела, и именно поэтому важно
знать, как правильно действовать.
Итак, что важно помнить, если вы находитесь в
ситуации составления в отношении вас протокола об административном
правонарушении.
1. Не
имеет никакого смысла отказываться от подписания протокола или не являться по
вызову для его составления (если протокол составляется не сразу).
Административный орган прекрасно обойдется без вашей подписи и явки (в КоАП
есть соответствующие процедуры) и никаких особых сложностей вы не создаете и
себе ничем не помогаете.
2. До составления протокола вам должны разъяснить
ваши права, факт разъяснения удостоверяется письменно отметкой в протоколе.
Если права вам не разъяснили, просить это сделать — не надо, скромно молчите,
потом в разделе протокола «замечания» пишем: «мои права мне не
разъяснили». Надо учесть, что в случаях составления протокола позже, а не
сразу на месте нарушения, описательная часть уже, скорее всего, будет заполнена
заранее. Если нарушение многоэпизодное, сложное, должностное лицо подготовится
заранее, а не будет строчить весь текст при вас. Это нормально. В этом случае
«до составления» — означает, что это первое, что делает должностное
лицо применительно к протоколу с момента вашей явки и удостоверения личности.
3. Основные моменты процедуры такие — составление
протокола должностным лицом, ваше ознакомление с протоколом, подписание вами
протокола, внесение вами замечаний по его содержанию и письменных
объяснений. Именно в такой
последовательности. Вы должны быть последним лицом, которое знакомится с
протоколом и что-то в нем пишет. Если вам передают протокол для ознакомления и
подписания, то прочитав его, задайте
вопрос: будут ли вносится в протокол еще какие-либо сведения (изменения)
составившим его лицом. Если да — верните, пусть сначала все заполнит, если нет
— смело во всех незаполненных местах бланка протокола (пока — кроме разделов с
вашими замечаниями и пояснениями) ставьте Z. Это нужно для того, чтобы после вашего
ознакомления с протоколом там ничего нового не появилось.
4. Если вы
видите, что в протоколе указаны понятые — попросите их предъявить (они
возможны при составлении протокола «на месте») и проверьте
правильность их данных в протоколе . Если указаны свидетели — аналогично при
протоколировании «на месте». Если у вас есть свидетели, которые могут
подтвердить вашу невиновность (даже близкие родственники) и они не указаны —
просите это сделать, если отказывают — укажите на это в разделе
«замечания», а их данные напишите в разделе «объяснения».
5. Вы имеете право сделать замечания по
содержанию протокола. Помимо уже упоминавшейся пометки о том, что права вам не
разъяснили или не указали ваших свидетелей, здесь можно и нужно отметить все
иные недостатки протокола. Он должен содержать указание на место его
составления, должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол,
сведения о вас, место, время совершения и событие правонарушения, статью
закона, предусматривающую административную ответственность за данное
административное правонарушение.
Укажите, если есть ошибки в описании события нарушения (неправильное
место, время, иные обстоятельства — количество, продолжительность чего-либо и
т.п.). Если такие ошибки есть, а вы подпишите без замечаний – значит вы
согласились с написанным. Опровержение будет возможно только с помощью других
достоверных доказательств. Также
отметьте отсутствие нужных сведений, непонятный почерк, наличие исправлений. Если замечаний у вас нет или осталось
свободное место — ставьте Z.
6. Не
торопитесь в разделе «объяснения» писать что-то о признании или не
признании вины или изложенных в протоколе фактов, это вы успеете сделать и на
стадии рассмотрения дела по существу. Чтобы вам ни говорил сотрудник,
составляющий протокол, (как правило, они говорят именно так, мол, пишите — признаю
или нет) вы НЕ ОБЯЗАНЫ на этой стадии выражать свое отношение к обвинению. Дать
объяснения — это ваше право. Тем более это не следует делать, если вы не
уверены, совершили вы нарушение или нет. Приемлемый вариант — в графе пояснения
написать «Объяснения дать не могу, так как сильно волнуюсь. Нужна
юридическая помощь.» Или «Объяснения дам при рассмотрении дела,
необходима помощь защитника». Это
правильно с практической точки зрения, так как составление протокола в любом
случае стрессовая ситуация. Вы должны помнить, что протокол — доказательство, и
чем меньше вы напишите про себя и свое отношение, тем проще потом
скорректировать позицию, а адвокату (защитнику), если вы прибегнете е его
помощи — лучшим образом отстоять ваши интересы. Потом, в спокойной обстановке,
вы уже внимательно изучите протокол, если требуется — обратитесь за правовой
помощью и сформируете свою позицию по делу. Если в этом разделе протокола
осталось свободное место — обязательно ставьте Z.
7. Вам обязаны вручить копию протокола. Если он
составляется сразу, то как правило, это вариант протокола на бланке, который
заполняется «под копирку». После того, как вы внесете все нужные
отметки в протокол — просто забираете второй экземпляр. Если протокол
составляется позже, то скорее всего вам будут предоставлены 2 экземпляра
протокола, распечатанные на компьютере. В этом случае, первый экземпляр у вас
заберут в целях его направления для рассмотрения по существу. Если заполнение
происходит не под копирку, вам придется заново и точно так же все написать в
своем экземпляре, или как минимум, сфотографировать первый экземпляр протокола.
Не уходите, не имея при себе полного и окончательного варианта протокола, так
как, например, если вы обратитесь за помощью к юристу, он должен знать, как в
точности выглядит протокол, который будет рассматривать суд или иной орган
административной юрисдикции.
Также вы должны знать, что лицо, привлекаемое к
административной ответственности, вправе пользоваться юридической помощью
защитника (адвоката или иного лица по доверенности). Такая помощь может оказываться не только при
рассмотрении дела по существу, но и на стадии составления протокола. По нашему
опыту явка для составления протокола об административном правонарушении с
адвокатом способна существенно поменять позицию административного органа. Явка
с адвокатом означает, что лицо будет отстаивать свою позицию и скорее всего — в
дальнейшем обжаловать постановление по делу. В случае проигрыша дела расходы на
адвоката будут взысканы с административного органа, и этот факт заставляет
соответствующих должностных лиц в сомнительных случаях прекращать производство.
Надеемся, что эти несложные правила помогут вам выйти из ситуации с административными наказаниями с наименьшими потерями и, как минимум, не навредить самим себе.
Если вам нужен адвокат — примерная стоимость наших услуг.
© Лилия Мищук
Верховный суд (ВС) РФ снова выступил на стороне водителей, указав инспекторам ГИБДД на необходимость составлять протоколы без ошибок и заполнять все графы документа: любой промах автоинспектора трактуется в пользу автомобилистов и является поводом вернуть им право садиться за руль.
До высшей инстанции с жалобой дошёл житель Москвы, которого сотрудники ГИБДД остановили на Рублевском шоссе. Они составили на водителя Land Rover Freelander II протокол об отказе пройти медосвидетельствование, и на основе этого документа сначала мировой суд столичного района Кунцево лишил его прав вождения и оштрафовал на 1,5 тысячи рублей, а затем Мосгорсуд признал это решение законным. Тогда автолюбитель обратился с жалобой в Верховный суд РФ, и судья Сергей Никифоров обнаружил в протоколе целый ворох нарушений, который подробно проанализировал.
Временной сбой
ВС напоминает, что к числу доказательств по делу об административном правонарушении относится протокол об административном правонарушении, в котором, согласно части 2 статьи 28.2 КоАП РФ, должны отражаться:
— событие административного правонарушения,
— место и время совершения административного правонарушения.
«Установление места и времени совершения административного правонарушения имеет существенное значение для правильного рассмотрения дела об административном правонарушении, в частности для защиты лица, привлекаемого к административной ответственности.
Протокол об административном правонарушении — это процессуальный документ, где фиксируется противоправное деяние лица, в отношении которого возбуждено производство по делу, формулируется вменяемое данному лицу обвинение», — отмечает ВС.
При этом в деле московского водителя протоколы содержали разные данные о времени совершения правонарушения: согласно одному документу правонарушение произошло в 2 часа 40 минут, а согласно другому — на сорок минут позже (в 3 часа 20 минут).
Эту ошибку судья ВС РФ счёл существенной.
Разъяснение прав
Согласно части 3 статьи 28.2 КоАП РФ при составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, разъясняются их права и обязанности, о чем обязательно делается запись в протоколе.
Игнорирование этого требования приводит к тому, что доказательства по делу признаются судами недопустимыми, подчеркивает высшая инстанция. Она ссылается на пункт 18 постановления пленума от 24 марта 2005 года №5 — при рассмотрении дела собранные доказательства должны оцениваться с позиции соблюдения требований закона при их получении.
«Нарушением, влекущим невозможность использования доказательств, может быть признано, в частности, получение объяснений потерпевшего, свидетеля, лица, в отношении которого ведется производство по делу, которым не были предварительно разъяснены их права и обязанности, предусмотренные частью 1 статьи 25.1, частью 2 статьи 25.2, частью 3 статьи 25.6 КоАП РФ и статьей 51 Конституции», — указывает ВС.
В данном случае в протоколе не отображено, что водителю разъяснили положения статьи 25.1 КоАП: в соответствующей графе документа его подпись отсутствует. Нет в деле и расписки о разъяснении автовладельцу его прав.
«Изложенное свидетельствует о том, что привлечённый к административной ответственности не был осведомлен об объеме предоставленных ему процессуальных прав, что повлекло нарушение его права на защиту», — отмечает ВС РФ.
Понятые и Конституция
Высшая инстанция напоминает, что доказательствами по делу являются любые фактические данные, на основании которых устанавливаются наличие или отсутствие события административного правонарушения, виновность лица, привлекаемого к ответственности, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела (часть 1 статьи 26.2 КоАП РФ).
Эти данные устанавливаются протоколом, объяснениями привлекаемого к ответственности, показаниями потерпевшего, свидетелей, заключениями эксперта, а также показаниями специальных технических средств, вещественными доказательствами (часть 2 статьи 26.2 КоАП РФ).
Не допускается использование доказательств, если они получены с нарушением закона, а отсутствие разъяснений норм КоАП и Конституции понятым относится к подобным нарушениям, отмечает ВС.
Он ссылается на письменные объяснения двух понятых, из которых усматривается, что им не были разъяснены положения статьи 25.1 КоАП и нормы статьи 51 Конституции, так как в документах нет их подписи об этом.
«Следовательно, протокол об административном правонарушении и письменные объяснения понятых являются недопустимыми доказательствами по делу и не могли быть использованы судом при вынесении постановления», — подчеркивает судья.
Извещение правонарушителя
Кроме того, в соответствии с частью 2 статьи 25.1 КоАП дело должно быть рассмотрено с участием привлекаемого к ответственности, а исключение составляют случаи, когда имеются данные о надлежащем извещении правонарушителя о процессе, на который он добровольно и без уважительной причины не явился.
Но в материалах рассматриваемого дела информация о надлежащем извещении водителя Land Rover о предстоящем судебном процессе отсутствует.
«Аналогичная информация отсутствует и в отчете автоматизированной информационной системы «ПК Мировые судьи». Из истории операции доставки регистрируемых почтовых отправлений уведомление об извещении (водителя) о дате судебного заседания находилось в стадии «обработка».
Таким образом, порядок рассмотрения дела об административном правонарушении был нарушен, поскольку дело рассмотрено мировым судьей в отсутствие (водителя), который не был надлежащим образом извещен о месте и времени рассмотрения дела», — считает ВС РФ.
Он пришёл к выводу, что все ошибки, допущенные сотрудниками ГИБДД и судами, являются существенными, а значит нельзя считать, что по делу принято справедливое и верное решение. В связи с этим ВС не только отменил решение о лишении водителя прав и наложении на него штрафа, но и прекратил административное преследование автомобилиста в связи с недоказанностью обстоятельств, на основании которых было принято решение.
Алиса Фокс
Иллюстрация: Право.ru/Петр Козлов
Вопросы по порядку и основаниям возвращения административного материала часто доходят до Верховного суда. Разъяснения касаются совсем точечных тем, которые, на первый взгляд, не очень значимы, но для такого пристального внимания есть все основания, считают юристы. С одной стороны, вопрос действительно важный: решение о возврате документов имеет определяющее значение для движения дела и существенно влияет на срок давности привлечения к ответственности, отмечает Юлия Курмамбаева, партнер
Федеральный рейтинг.
группа
Цифровая экономика
группа
ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии)
8место
По количеству юристов
30место
По выручке на юриста
41место
По выручке
Профайл компании
. С другой стороны, скудное регулирование процессуальных вопросов в КоАП просто вынуждает ВС постоянно устранять законодательные пробелы в ручном режиме.
В очередной раз вопрос оказался в поле внимания суда в деле Игоря Свечникова*. Его привлекли к административной ответственности за побои. В протоколе говорилось, что он из личной неприязни избил Светлану Колобаеву*. Районный суд вынес постановление о привлечении Свечникова к ответственности, но во второй инстанции (Кировский областной суд) постановление отменили и прекратили производство по делу, заключив, что обстоятельства правонарушения не были доказаны. Проблема оказалась в протоколе: в облсуде обратили внимание на то, что райсуд возвращал протокол от 1 ноября 2018 года составителю для устранения недостатков. А когда исправленный протокол вернули, его дата не поменялась, то есть на новом документе значился день первоначального составления.
-
Нет протокола — нет доказательств: что поможет отменить административный штраф
16 января, 17:11
В облсуде указали, что устранение недостатков в протоколе об административном правонарушении было возможно только путем составления нового протокола с иной датой. Но Верховный суд не согласился с таким подходом. В определении судьи Сергея Никифорова отмечено, что изменения в протокол вносились в присутствии Свечникова, как и требует закон, а также свидетелей – их подписи указаны в документе. Свечников получил копию документа. ВС указал на п. 4 Постановления Пленума ВС № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП», согласно которому «несущественными являются такие недостатки протокола, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу», а также нарушение сроков составления протокола об административном правонарушении и направления протокола для рассмотрения судье – «эти сроки не являются пресекательными».
«Судья областного суда в случае необходимости не лишен был возможности самостоятельно установить дату внесения в протокол об административном правонарушении изменений, в том числе посредством допроса должностного лица, его составившего, и уточнить дату составления документа», – говорится в определении ВС.
Также в определении указано, что дело может быть рассмотрено повторно, если есть новые обстоятельства или в ходе предыдущего разбирательства было допущено «имеющее фундаментальный и принципиальный характер существенное нарушение, повлиявшее на исход дела».
«Требования правовой определенности и стабильности не являются абсолютными и не препятствуют возобновлению производства по делу в связи с появлением новых или вновь открывшихся обстоятельств или при обнаружении существенных нарушений, которые были допущены на предыдущих стадиях процесса, повлиявших на исход дела», – из определения ВС.
Именно таким было нарушение, допущенное облсудом. Срок давности привлечения Свечникова к административной ответственности не истек, сделал вывод ВС и вернул дело на новое рассмотрение в облсуд (№ 10-АД19-4).
Вернуть административный материал: основания
Условно все основания для возврата административного материала можно разделить на две категории. Первая – неполнота представленных материалов и доказательств. Здесь вариантов масса, поскольку каждая статья КоАП имеет свой предмет регулирования и квалифицирующие признаки, а материалы административного производства должны исчерпывающим образом доказывать все элементы правонарушения, говорит Курмамбаева. Так, основанием для возврата является отсутствие доказательств существенности ущерба для заказчика при привлечении к ответственности по ч. 7 ст. 7.32 КоАП (неисполнение обязательств, предусмотренных госконтрактом), где этот признак является квалифицирующим. Другой пример: согласно ч. 2 ст. 3.8 КоАП, физическое лицо может быть лишено только того права, которым оно обладало на момент совершения административного правонарушения. Соответственно, протокол по статьям гл. 12 КоАП, предусматривающим лишение водительских прав, должен содержать сведения о наличии соответствующих прав у привлекаемого лица. В противном случае материал возвратят. Частным основанием для возврата протокола по причине неполноты также является отсутствие лица, привлекаемого к ответственности, когда его присутствие обязательно должен обеспечить инициатор производства в соответствии с требованиями ч. 3 ст. 25.1 КоАП (административный арест, административное задержание). Или отсутствие доказательств, что конкретное лицо владеет орудием совершения правонарушения, когда административный орган требует конфисковать этот предмет.
Вторая категория причин возврата – некорректное составление протокола об административном правонарушении и процессуальные нарушения. Как уточняет Алексей Шадрин, юрист
Федеральный рейтинг.
группа
ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование
группа
Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование)
группа
Антимонопольное право (включая споры)
группа
Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры)
группа
ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии)
группа
Трудовое и миграционное право (включая споры)
группа
Фармацевтика и здравоохранение
группа
Цифровая экономика
группа
Банкротство (реструктуризация и консалтинг)
группа
ГЧП/Инфраструктурные проекты
группа
Интеллектуальная собственность (Консалтинг)
группа
Корпоративное право/Слияния и поглощения (high market)
группа
Недвижимость, земля, строительство
группа
Природные ресурсы/Энергетика
группа
Санкционное право
группа
Банкротство (споры mid market)
группа
Частный капитал
Профайл компании
, к ошибкам при составлении протокола, которые нельзя исправить, сложившаяся судебная практика относит такие ситуации:
- должностные лица, составившие протокол, произвольно вносят туда изменения без штампов и печатей и указания «исправленному верить», а также в отсутствие лица, в отношении которого такой протокол составлен**;
- в протоколе нет информации, указанной в ч. 2 ст. 28.2 КоАП, если из-за ее отсутствия или искажения суд не может установить фактические обстоятельства дела, или такая информация дана искаженно. Например, если протокол противоречит иным составленным процессуальным документам. Сюда же можно отнести противоречия в самом протоколе;
- нет данных, идентифицирующих привлекаемое к ответственности лицо;
- нет данных о том, владеет ли фигурант дела языком, на котором ведется производство, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола. Такой недостаток актуален для протоколов, составленных в отношении незаконных трудовых мигрантов;
- протокол составлен неуполномоченным органом (пример привела Юлия Курмамбаева).
Несущественные нарушения: что это
Несущественными признаются такие недостатки протокола, как нарушение сроков его составления и направления для рассмотрения судье, поскольку эти сроки не являются пресекательными. Дата составления нового протокола при его доработке после возвращения материала также не имеет решающего значения для рассмотрения дела, как указал ВС. Это обстоятельство вполне можно выяснить при рассмотрении дела по существу.
Также необходимо помнить, что возвращение административного материала возможно только при подготовке дела к судебному рассмотрению и не допускается при рассмотрении дела об административном правонарушении по существу. «Если же суд, который рассматривал дело, пропустил неточности в протоколе и принял его как допустимое доказательство по делу, то оплошность судьи является основанием обжаловать судебный акт и прекратить производство по делу, соответственно, исключить привлечение к административной ответственности», – уточняет Шадрин. По его словам, в этом случае важно, чтобы ошибку, допущенную в протоколе относительно фактических обстоятельств дела, нельзя было признать технической. Например, как явную описку в фамилиях, в датах; ошибку, которая касалась нарушения процедуры составления протокола.
* – имена и фамилии участников процесса изменены редакцией.
** – Постановление Верховного суда № 18-АД19-64 от 8 ноября 2019 года.
- Верховный суд РФ