Если счетная ошибка как удержать у сотрудника

Случаи выплаты заработной платы в большем размере чем нужно, встречаются не часто. Ошибки могут быть связаны с неправильным расчетом или отсутствием у бухгалтерии какой-либо информации.

Согласно статье 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

• счетной ошибки;
• если доказана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
• если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Что понимается под «счетной ошибкой» в российском законодательстве не раскрыто. Если обратится к формулировкам из судебных решений, счетной считается только арифметическая ошибка: в умножении, вычитании, сложении.

Технический сбой программы при расчете заработной платы не считается счетной ошибкой (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 07.07.2022 № 88-6013/2022).

Другие причины переплаты заработной платы при отсутствии вины со стороны работника, не дают права на удержание излишне выплаченных работнику сумм.

Такие ошибки, как сбой программы, технические проблемы и т.п. «привязать» к счетным ошибкам нельзя. Если работник обратится в суд и оспорит удержание с него переплаты, решение будет принято в его пользу.

Единственный вариант — договориться с работником.

Но, обратите внимание, что статья 137 ТК РФ ограничивает возможности работодателя по удержанию с работника переплаты, только в части заработной платы, под которой понимается вознаграждение за труд. В отношении других выплат запрет не действует.

Кроме того, скорректировать выплаты работнику можно, если заработная плата состоит из оклада и премии, которая не выплачивается безусловно, а зависит от результатов труда. В каком-то очередном месяце можно снизить премию, сославшись на показатели работы.

Какие еще долги могут быть за работником

Долг за работником образуется в случае выплаты ему командировочных, выдачи денег под отчет, предоставлении отпуска авансом.

Согласно все той же статье 137 ТК РФ право вычета долга из зарплаты появляется у работодателя:

• если работник не отработал полученный аванс;
• если работник не потратил и не отчитаться по командировочным или суммам, выданным на переезд в другую местность и т. п.;
• если бухгалтер допустил счетную, арифметическую ошибку;
• если работник стал виновным в невыполнении норм труда или простое, и он должен возместить полученную оплату;
• если работник должен вернуть отпускные за неотработанный период полученного ранее отпуска.

Как оформить возврат излишне выплаченной зарплаты?

Если есть право и основания для удержания долга из заработной платы работника, нужно:

1. Составить приказ, указав в нем сумм удержания из зарплаты работника и основания.
2. Ознакомить работника с приказом под расписку.
3. При каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок с указанием оснований и конкретных размеров удержания из данной выплаты (ст. 136 ТК РФ).

На удержания из заработной платы работника статьей 138 ТК РФ установлены ограничения.

По общему правилу максимальная сумма всех удержаний составляет не более 20 процентов (по инициативе работодателя и при отсутствии возражений работника).

С 1 февраля 2022 года статьей 446 ГПК РФ установлено, что взыскание по исполнительным документам не может быть обращено на имущество или деньги на общую сумму не менее прожиточного минимума самого гражданина-должника и лиц, находящихся на его иждивении Это правило не применяется, если речь идет об алиментах на детей.

Обоснование и детали взыскания алиментов на детей и на возмещение вреда Роструд РФ привел в письме от 12 июля 2022 г. № ПГ/16129-6-1.

Максимум – 70% из зарплаты – можно удержать:

• на уплату алиментов на несовершеннолетних детей,
• компенсацию вреда, причиненного здоровью другого лица,
• возмещении вреда лицам, потерявшим кормильца,
• возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Если работник самостоятельно изъявляет желание, чтобы из его заработка удерживали больше, он должен написать заявление на имя работодателя.

Размер удержаний определяется из суммы, оставшейся после вычета НДФЛ.

Счетные и технические ошибки бухгалтера

Законодательство не раскрывает понятия счетной ошибки, но на практике под ним понимается арифметическая ошибка при начислении заработной платы, возникающая при неправильном сложении, вычитании, умножении или делении показателей. Роструд поддержал такое толкование в своем письме 01.10.2012 № 1286-6-1, и оно устоялось в бухгалтерской среде.

Техническая ошибка при выплате заработной платы не связана с арифметикой. Сюда относят ситуации, когда бухгалтер:

• повторно выдал зарплату за один и тот же период;
• не учел отпускные и рассчитал оплату за месяц в полном объеме;
• не применил вычет на ребенка;
• не удержал алименты;
• некорректно ввел исходные данные в программу и т. д.

Бухгалтеру важно понимать, какую ошибку он допустил, чтобы спрогнозировать дальнейшие действия по ее исправлению и шансы на возврат денег.

Можно ли исправить счетную и техническую ошибку

Ошибки бухгалтера всегда приводят к неправильному начислению. Работник получает или меньше, или больше, чем требовалось выдать. В первом случае ситуация поправима: всего лишь нужно доплатить. А во втором все не так просто. Если бухгалтер по ошибке переплатила зарплату, то предстоит вернуть излишне выплаченные деньги работодателю. Но положительный исход возврата зависит от типа ошибки.

В ст. 137 ТК РФ указано, что удерживать из зарплаты персонала разрешается только суммы, выплаченные в результате счетных (арифметических) ошибок. Это значит, что бухгалтер вправе (по решению директора и при согласии сотрудника) удерживать долг с зарплаты, учитывая ограничения ст. 138 ТК РФ, — не больше 20% от каждой выплаты. Возмещение долга будет длиться несколько месяцев, если с одного или двух раз не удается взыскать ущерб в полном объеме.

Но что делать, если ошибка была технической? К сожалению, удержание излишне выплаченной заработной платы в таком случае запрещено. Единственный выход — уговорить сотрудника, чтобы он добровольно отдал деньги. И если он откажется, то взыскать деньги не получится даже в суде. В судебной практике есть реальная история, когда работодатель судился с работником из-за излишне выплаченных денег, но проиграл дело.

История из жизни. При увольнении сотрудника бухгалтер дважды перечислил ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Обнаружив нарушение, деньги попросили вернуть, но уволенный отказался. Организация такой поступок расценила как нанесение ущерба и подала иск на бывшего сотрудника, чтобы возместить его.

Суд первой инстанции сразу отказал. Он сослался ст. 137 ТК РФ, которая позволяет вернуть деньги исключительно из-за нарушения арифметического характера. А задвоение компенсации нельзя считать таким, оно явно техническое.

Работодатель с выводом не согласился и подал апелляцию. Вторая инстанция его поддержала. Казалось логичным, что работодатель переплатил зарплату и требует вернуть деньги. Решение первого суда признали недействительным, якобы оно было основано на неверном истолковании законодательства.

Но когда ситуацию рассматривал Верховный Суд, то коллегия полностью поддержала суд первой инстанции, потому что оно было полностью правомерным. Удовлетворительное решение, вынесенное после апелляции, отменили, а первое вступило в силу (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

При технической ошибке подавать в суд бесполезно. Потому что вернуть излишне выплаченную зарплату, вероятнее всего, не получиться. Судьи смотрят на положения ст. 137 ТК РФ, которая исключает возможность удержания лишней суммы после технической ошибки, произошедшей без вины работника.

Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату

Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.

В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».

Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.

После подписания приказа у бухгалтера появится законная возможность удерживать указанные суммы из выплат работника. В бухгалтерском учете он сделает такие проводки возврата излишне выплаченной заработной платы.

Если работодатель подавал иск и получил отказ, сумму излишка придется списать на прочие расходы: Дт 91.2 Кт 70.

Первоначально на сумму начисленной зарплаты (с излишком) бухгалтер начислял НДФЛ и страховые взносы. Если работник возвращает излишек (путем добровольного удержания или по суду), то приходится пересчитывать и их. И, как следствие, корректировать 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам и 4-ФСС.

Как доплатить невыданную часть зарплаты

Когда бухгалтер недоплатил зарплату, то ему предстоит доначислить остаток не только самой зарплаты, но и компенсации за каждый день задержки. В соответствии со ст. 236 ТК РФ, при нарушении работодателем срока выплаты работнику полагается денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня.

Компенсация = 1/150 ключевой ставки × количество дней просрочки × недоплаченная сумма.

Рассмотрим на примере:

Бухгалтер неправильно рассчитал отпускные и недоплатил работнику 3000 руб. Срок оплаты отпускных — не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), но ошибку обнаружили на 5-й день. Задержка составила 2 дня. Ключевая ставка — 8%. Поскольку срок нарушен, работодателю придется выплатить компенсацию за каждый день в размере: 8/150 × 2 дня × 3000 = 32 руб.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но облагается страховыми взносами, потому что в списке необлагаемых сумм, приведенном в ст. 422 НК РФ, такой компенсации нет.

Проводки при доначислении недостающей суммы к зарплате работника:

Как и в случае переплаты, при доначислении бухгалтеру приходится корректировать налоговую и страховую отчетность.