Если сотруднику ошибочно перечислили суммы ошибка расчета как вернуть

Добавить в «Нужное»

Ошибочно перечислена зарплата: обязан ли работник ее возвращать?

В соответствии с ТК РФ излишне выплаченную зарплату можно взыскать с работника только, если (ст. 137 ТК РФ):

• работодателем была допущена счетная ошибка;
• орган по рассмотрению трудовых споров признал вину работника в невыполнении им норм труда или в простое (ст. 155, 157 ТК РФ);
• поводом для перечисления суммы послужили неправомерные действия работника, что подтверждено судом.

То есть если работник ничего не нарушал и честно выполнял свою трудовую функцию, то единственным обстоятельством, при котором можно пытаться требовать от него возврата денег, является счетная ошибка. Под ней понимается ошибка, совершенная при проведении арифметических подсчетов, иначе говоря при неверном выполнении математических действий (Письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1).

Если ошибка счетная, то об этом в первую очередь нужно уведомить работника. В уведомлении работодатель указывает сумму, которую сотрудник должен вернуть, и срок возврата. Если к сроку работник деньги не вернет, то работодатель будет вправе издать приказ об удержании излишне выплаченных средств из зарплаты сотрудника. С приказом нужно ознакомить работника под роспись.

У работодателя будет месяц для взыскания денег после истечения срока, установленного для возврата излишне выплаченной суммы.

Что не является счетной ошибкой

Счетной ошибкой не признаются:

• технические ошибки, к примеру, допущенные из-за сбоя в бухгалтерской программе;
• повторное начисление заработной платы работнику (Определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17);
• неправильное указание реквизитов в платежке;
• неверное применение законодательства, приведшее к переплате;
• неточный расчет зарплаты в связи с использованием неверных исходных данных (не тех тарифов, коэффициентов и т.д.).

Возврат ошибочно перечисленной зарплаты на расчетный счет

Если ошибочно была перечислена зарплата в большей сумме и не по причине счетной ошибки, то взыскать излишне выплаченное с работника можно при условии, что он сам не возражает. Иными словами он может:

• или самостоятельно внести деньги в кассу;
• или перечислить на расчетный счет организации;
• или написать заявление о том, чтобы работодатель сам удержал излишне выплаченную сумму из будущих доходов работника. При этом ограничения по удержаниям из зарплаты, установленные ТК РФ, не применяются. Поскольку в рассматриваемом случае работодатель исполняет волю работника (ст. 138 ТК РФ, Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).

Удерживать суммы из зарплаты сотрудника нужно после того, как из нее удержан НДФЛ и суммы по исполнительным листам.

Для начала поговорим о таком достаточно популярном случае, как перерасчет зарплаты после увольнения. Перерасчеты по зарплате работников после увольнения случаются часто, и для бухгалтера это всегда связано с целым комплексом проблем: проводки, корректировки по страховым взносам и НДФЛ, «уточненки» и прочее. Все это бывает как в случае переплаты, так и при занижении зарплаты, допущенных до увольнения работника.

Чаще всего переплата зарплаты вызвана перерасходом отпуска или неотработанными авансами.

В первом случае работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период. На момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, остался неотработанным, а отпускные стали излишне выданной зарплатой.

Второй случай – когда работник в середине месяца получил деньги, после чего уволился, а фактически начисленная зарплата за данный месяц оказалась меньше полученного аванса.

Выйти из ситуации с переплатой зарплаты можно тремя путями.

Просим работника добровольно возвратить долг

Если возвращен аванс, корректировок по страховым взносам делать не придется, поскольку с сумм аванса страховые взносы не начисляются. То же и с НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с выплаченных авансов.

Если удерживает, то перечисленный налог придется возвращать на расчетный счет или засчитывать в счет будущих платежей в бюджет, а по сотруднику делать уточненную справку 2-НДФЛ, если налоговый пе­риод, в котором произошла переплата, истек.

При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.

При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.

Образуется переплата по страховым взносам. За текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами.

Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период. Образуется переплата по НДФЛ, удержанного из суммы отпускных и перечисленного в бюджет.

Если справка 2-НДФЛ за соответствующий год сдана, нужно сделать уточненную справку – текущей датой со старым номером. Проводка по начислению НДФЛ с отпускных сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.

ПРИМЕР 1. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ДОБРОВОЛЬНЫЙ ВОЗВРАТ
В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных – 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. × 13%) удержан и перечислен в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.).
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 20   Кредит 70

— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;
Дебет 70   Кредит 68

— 2600 руб. – начислен НДФЛ;
Дебет 68   Кредит 51

— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;



  


                       
  



Дебет 70   Кредит 50

— 7 400 руб. – отпускные выданы Белову.
Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные были возвращены в кассу.
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 20   Кредит 70

— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;
Дебет 70   Кредит 68

— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ;
Дебет 50   Кредит 70

— 17 400 руб. – возвращены Беловым излишне выплаченные отпускные.
В налоговом учете расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб. аннулированы. Переплата НДФЛ в размере 2600 руб. будет зачтена в счет предстоящих платежей в бюджет после принятия налоговой инспекцией соответствующего решения на основании заявления налогового агента.

Подаем судебный иск в случае отказа

Если вопрос возврата переплаченных сумм решается через суд, эти суммы (без НДФЛ) нужно со счета 70 перевести на счет 73. В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.

В случае победы работника расходы в виде отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете эти расходы аннулировать. Если победит работодатель, расходы следует аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Что касается страховых взносов, они будут считаться правомерно уплаченными в случае победы бывшего работника и невозврата переплаченной суммы. Корректировки в учете не потребуются.

При победе бывшего работодателя и возврате долга взносы будут являться переплатой и их нужно будет отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.

По НДФЛ – в случае победы компании учетное решение аналогично случаю добровольного возврата денег работником. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно и корректировки не нужны.

ПРИМЕР 2. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ВОЗВРАТ ПО СУДУ
В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных – 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. × 13%) удержан и перечислен в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2300 руб.).
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 20   Кредит 70

— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;
Дебет 70   Кредит 68

— 2600 руб. – начислен НДФЛ;
Дебет 68   Кредит 51

— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;
Дебет 70   Кредит 50

— 17 400 руб. – выплачены отпускные Белову.
Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные возвращать отказался. Компания подала иск в суд.



  


                       
  



Бухгалтер сделал проводку:
Дебет 73   Кредит 70

— 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.) – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным.
Вариант 1
Суд выиграл Белов.
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 70   Кредит 73

— 17 400 руб. – отражен отказ по претензии;
Дебет 20   Кредит 70

— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;
Дебет 91   Кредит 70

— 20 000 руб. – отпускные Белова списаны на прочие расходы.
В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.
Вариант 2



  


                       
  



Суд выиграла компания.
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 50   Кредит 73

— 17 400 руб. – отпускные возвращены Беловым по решению суда;
Дебет 20   Кредит 70

— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;
Дебет 68   Кредит 70

— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.
В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Прощаем долг

Это самый простой выход – прощать всегда легко и приятно. Хотя и накладно – но воздастся же. Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до моменты списания. Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.

Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны. НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно. Поэтому повторно начислять и удерживать НДФЛ при прощении задолженности за неотработанные дни отпуска не нужно (письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 № 20-15/138129). Как и не нужно делать никаких корректировок.

Если же с неотработанного аванса компания не удержала НДФЛ, нужно после списания долга сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог, предоставив справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».

Обратите внимание! Списать задолженность нужно по истечении трехгодичного срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). При списании бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70
— списана задолженность в связи с истечением срока давности.

Работа над ошибками – счетными

Зарплаты, как известно, много не бывает… Работнику выплатили меньше, чем он желал бы в своих тайных мечтах, но больше, чем ему полагается в реальности. Одно из оснований, которые позволяют взыскать с сотрудника лишние выплаты, – это счетная ошибка (ст. 137 ТК РФ). Но вам потребуется аргументировать свою позицию в случае возникновения спора.

Роструд и суды неоднократно указывали на то, что под счетной ошибкой нужно понимать неверные арифметические вычисления (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ 20.01.2012 № 59-В11-17). Например, когда бухгалтер по ошибке вместо сложения применяет умножение или вычитание. Если из-за подобной ошибки работник добровольно отказывается вернуть переплату, взыскивайте ее через суд.

Неверные математические действия

Доказать в суде счетную ошибку вам поможет объяснительная записка бухгалтера с математическими формулами и пошаговым алгоритмом вычислений. Из объяснений должно быть понятно, какие арифметические действия привели к переплате. В суде подтвердите, что бухгалтер не только неверно подсчитал выплату, но и фактически ее перечислил. В этом помогут расчетные листки и ведомости, платежные поручения.

ПРИМЕР 3. ОШИБКА НА СЛОЖЕНИЕ
В компании средний заработок для оплаты учебного отпуска временно рассчитывали вручную. Бухгалтер должна была рассчитать несколько сумм для оплаты сотруднику отпускных. Работодатель представил расчеты, из которых следует, что по отдельности она все рассчитала верно. Но когда складывала составные части выплат, допустила ошибку в арифметических подсчетах. Поэтому работнику существенно переплатили. Суд посчитал это счетной ошибкой и обязал работника вернуть лишние деньги (апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2016 № 33-7119/2016).

Сбой программы

Бывает, что ошибку в расчетах выплат совершает уже не сам бухгалтер, а программа, которую используют в компании. В этом случае у судов нет единой позиции, считать ли такую переплату счетной ошибкой или нет. Важно убедить суд в двух моментах. Первое – лишняя выплата произошла в результате неверных математических действий, которые допустила программа (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.08.2014 № 33-10640/ 2014). Второе – бухгалтер не допустил неправильного применения норм, когда вводил данные в компьютер. Например, использовал действующий коэффициент или применил формулы для расчета, которые соответствуют требованиям нормативных актов.

Некоторые суды признают ошибку в результате программного сбоя счетной. Это происходит, если работодателю удалось доказать факт некорректной работы программы. Для этого представьте суду отчет или заключение IT-службы, которые подтвердят проблемы в работе программы. Акта или объяснительной записки бухгалтера в этом случае недостаточно (апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 19.01.2015 № 33-99/2015). Нужно показать с технической стороны, как неправильная работа программы привела к ошибке. Такой отчет может предоставить как внутренний специалист компании, так и приглашенный со стороны.

ПРИМЕР 4. ОШИБКА НА ВЫЧИТАНИЕ
Работодатель при увольнении сотрудника ошибочно выплатил компенсацию за неиспользованный отпуск в большем размере. Добровольно вернуть лишнюю сумму сотрудник отказался. В суде он сослался на то, что бухгалтер не приложил расчеты к письму с предложением о возврате переплаты.



  


                       
  



Работодатель представил суду акт обнаружения счетной ошибки, который составили сотрудники бухгалтерии, за подписью главного бухгалтера. В акте указали, что работнику произвели излишнюю выплату в результате программного сбоя. Ошибка выразилась в том, что программа не вычла НДФЛ из общей суммы начисленного дохода работника при увольнении. Суд согласился с тем, что эту ошибку можно квалифицировать как счетную, поэтому работника обязали вернуть переплату (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 25.03.2016 № 33-1060/2016).

Не все суды признают программный сбой счетной ошибкой. Есть и противоположная практика. Суды указывают на то, что это техническая ошибка, которая не связана с арифметическими расчетами. Поэтому удерживать с работника переплату работодатель не вправе.

ПРИМЕР 5. КОМПЬЮТЕР НЕ ПРОСТИЛИ
Во время проверки ФСС обнаружил, что работодатель переплатил сотруднице пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет. Работница отказалась возвращать деньги добровольно. Поэтому работодатель обратился с иском в суд. Однако суд принял сторону сотрудницы и указал следующее. Бухгалтер допустил ошибку в размере пособия не из-за арифметических действий, а по причине сбоя в работе компьютерной программы. Поэтому такую ошибку посчитал технической, а не счетной (апелляционное определение Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33-7642/2016).

Если программа правильно рассчитала суммы, но сотрудник получил переплату, можете взыскать ее при одном условии. Придется доказать, что сначала бухгалтер ошибся в предварительных расчетах, а уже потом неверные суммы занес в компьютер. В суде работодателю помогут объяснительная бухгалтера с подробным расчетом, а также показания свидетелей (апелляционное определение Липецкого областного суда от 30.11.2015 № 33-3443/2015).

Повторное перечисление

Суды дают разную оценку ситуации, когда работодатель по ошибке дважды перечисляет выплату работнику.

Есть решения, в которых сотрудников обязывают вернуть лишние деньги. В качестве причины указывают, что работодатель допустил счетную ошибку. Однако суды в решениях не дают пояснений, почему пришли к такому выводу. В качестве аргумента в пользу работодателя указывают одно обстоятельство: «в связи с тем, что работник уволен, у работодателя нет причин перечислять ему заработную плату или другие выплаты».

ПРИМЕР 6. ДУБЛЬ ДВА
Работодатель дважды перечислил сотруднице пособие по беременности и родам. Вернуть его добровольно она отказалась. Компания обратилась в суд, чтобы признать переплату счетной ошибкой и взыскать ее с работницы. Третьим лицом в деле выступал ФСС. Представитель ведомства и сама работница указали, что нет причин возвращать переплату, так как ошибку допустил бухгалтер работодателя. Поэтому нет оснований считать ошибку счетной. Однако суд с этими доводами не согласился. Работницу обязали вернуть переплату (апелляционное определение Тюменского областного суда от 25.02.2015 по делу № 33-1279/2015).
Другие суды признают вину работодателя в переплате. Поэтому считают, что работник не должен возвращать деньги. Суды полагают, что если в действиях сотрудника нет виновных и недобросовестных действий, то нет оснований считать ошибку счетной (апелляционное определение Курганского областного суда от 12.05.2016 по делу № 33-1593/2016).



  


                       
  



В практике встречаются случаи, в которых суды рассматривают двойной перевод денег как неосновательное обогащение. Применяют к таким случаям нормы гражданского права (ст. 1102 ГК РФ). Переплату признают незаконным обогащением. По этому основанию обязывают сотрудника вернуть денежные средства работодателю (апелляционное определение Московского городского суда от 12.08.2016 по делу № 33-27074).

Удерживаем переплату

Если допущена счетная ошибка в арифметических действиях и сотрудник продолжает работать, можете удержать суммы переплат из его заработка (ст. 137 ТК РФ). Действовать нужно по следующему алгоритму. Прежде всего зафиксируйте переплату документально. Это можно сделать по выбору в одном из документов: объяснительной записке бухгалтера по расчету зарплаты, докладной записке главбуха, бухгалтерской справке-расчете или акте об обнаружении счетной ошибки. Формы этих документов компания разрабатывает и утверждает самостоятельно. Отразите факт излишней выплаты зарплаты, премии, отпускных пособий, опишите причину, которая привела к переплате. Любой из этих документов нужно оформить в тот же день, когда обнаружили счетную ошибку.

Убедитесь, что не истек месячный срок для возврата переплаты вследствие счетных ошибок и работник не оспаривает основание и размеры удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Затем уведомьте его письменно о наличии задолженности из-за счетной ошибки.

Укажите сумму переплаты и срок для погашения. Можете привести расчет, чтобы у работника не осталось сомнения в том, что ему действительно переплатили из-за счетной ошибки. Предусмотрите место для отметки работника о его согласии/несогласии с фактом переплаты, а также способом ее возврата. Например, работник может внести наличные в кассу компании или согласиться на удержание при очередной выплате заработка.

Издайте приказ об удержании, если работник согласен с тем, чтобы переплату удержали из заработка. Требований к форме приказа нет, поэтому можете утвердить собственную и ее применять. Ознакомьте работника с приказом под подпись. Сделать это нужно в течение месяца со дня, когда обнаружили и зафиксировали счетную ошибку (ч. 3 ст. 137 ТК). Если пропустите этот срок, удерживать деньги из зарплаты работника нельзя. В этом случае, если он не вернет их добровольно, взыскать долг можно только через суд.

Соблюдайте очередность удержаний. Сначала нужно удерживать НДФЛ, затем задолженность работника по исполнительным документам (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852, письмо Роструда от 28.12.2006 № 2261-6-1). После этого погашается задолженность перед организацией по излишним выплатам.

Удерживайте задолженность из зарплаты работника с учетом ограничений, которые предусматривает закон. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов, а в некоторых случаях, которые предусматривают федеральные законы, – 50 процентов (ст. 138 ТК РФ). При этом размер удержаний из зарплаты работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания НДФЛ (п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852). Выдайте работнику расчетный листок с размерами и основаниями произведенных удержаний (п. 3 ч. 1 ст. 136 ТК РФ).

Виновата недоплата

На всякий случай рассмотрим «зеркальную» ситуацию. После увольнения работника в некоторых случаях заработную плату приходится доначислять. Причинами могут быть прошлая ошибка или премирование за прошлые периоды.

Недоплата по ошибке

В этом случае нужно:

• доначислить зарплату, НДФЛ и страховые взносы. Рассчитаться с бюджетами. Отразить расходы в налоговом учете. Учет (налоговый и бухгалтерский) аналогичен учету обычной зарплаты;
• рассчитать и выплатить работнику компенсацию за задержку зарплаты в размере не ниже 1/150 действующей ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной в срок суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ, действует с 3 октября 2016 года). Эта компенсация НДФЛ не облагается и в налоговые расходы не включается.

Что касается страховых взносов, то компенсацию работнику за задержку зарплаты эксперты квалифицируют как «спорные расходы», в отношении которых у чиновников имеется жесткая позиция о том, что на эти суммы страховые взносы начислять нужно, а у судей – противоположная.

Запоздавшая премия

Если некоторые премии в компании начисляются после окончания периода премирования (годовые, квартальные), сотрудник может получить деньги после увольнения.

Датой получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Таким образом, запоздавшую премию нужно включить в доходы работника за квартал или год, по итогам которого она назначена. Значит, если годовая отчетность уже сдана, придется подавать уточнения.

Страховые взносы на сумму такой премии можно отразить в отчетности текущего периода (письмо Минздравсцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19).

Если премия годовая, то нужно будет пересчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, которая рассчитывается исходя из среднего заработка. Запоздавшая премия в момент увольнения в средний заработок не вошла. А вознаграждение по итогам года учитывается в среднем заработке независимо от времени начисления (п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Обратите внимание: если премия квартальная, то пересчитывать компенсацию за неиспользованный отпуск уволившемуся сотруднику не нужно, так как премии, начисленные за пределами расчетного периода, в средний заработок не входят (письмо Роструда РФ от 03.05.2007 № 1263-6-1), кроме, как мы уже отметили, годовых.

Карина Кислова, главный бухгалтер ООО «РОСТ кадастр»

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.

Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда переплату можно удержать

Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.

Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:

• излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.

• сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
• ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.

Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:

• по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
• по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).

Когда переплату удержать нельзя

В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:

• переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
• работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.

В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:

• справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
• справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
• ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
• документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).

В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.

Сроки удержания

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.

Какие документы оформить

Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:

Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:

Как рассчитать сумму удержаний

Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.

Пересчет налогов и взносов

Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.

Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах

В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:

• НДФЛ;
• взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
• налогу на прибыль

В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.

По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ). Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.

При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.

Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии

Это возможно, если переплата произошла:

• из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
• в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.

В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.

***

Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.

Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Можно ли вернуть деньги, если перечислил работнику лишнее?

Можно, если бухгалтер допустил счетную ошибку или работник ввел его в заблуждение

---

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Поделитесь статьей

Андрей спрашивает: «Бухгалтер ошиблась, и сотруднику в конце месяца пришла зарплата больше. Для бизнеса это значительная переплата. Я могу вернуть излишне выплаченную заработную плату? Как это сделать, чтобы не нарушить права работника?»

Проще всего объяснить ситуацию сотруднику, извиниться и попросить его вернуть переплату. Обычно работники идут навстречу и проблем нет.

Чаще всего причина переплаты — счетная ошибка бухгалтера или обман со стороны сотрудника.

Примеры счетной и технической ошибки

Нюанс в том, что бухгалтеры давно считают в специальных программах, а не на калькуляторе. И счетных ошибок почти не бывает. Но встречаются спорные моменты. Например, Мурманский областной суд отнес сбой в программе к технической ошибке, а Белгородский областной суд — к счетной. Финальное решение — за судом.

Взыскать с сотрудника переплату в случае счетной ошибки можно в течение месяца, позже он не обязан возвращать деньги.

Бывает, сотрудник сам подстроил переплату. Например, находился в простое — временно не работал по своей вине, но никому об этом не сказал или подправил цифры в отчетности для бухгалтера. Вернуть деньги можно, если сотрудник действовал умышленно.

Сделать это надо в течение года с момента ошибки, позже суд уже не примет иск.

При удачном исходе дела работодатель взыскивает переплату с сотрудника, в том числе бывшего, на основании исполнительного листа.

Если уволенный сотрудник готов вернуть деньги сам, издавать приказы не надо.

С лишней суммы работодатель уже заплатил НДФЛ с зарплаты и страховые взносы. А бизнес на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» учел зарплату и взносы при расчете налога. Но раз нашли ошибку и пересчитали зарплату, надо корректировать и остальное — НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль или налог при УСН.

На УСН надо будет сдать декларацию, если ошибка совершена в предыдущем году.

Внутри года отчетности по УСН нет — уточнять нечего.

Если вернуть переплату не вышло, НДФЛ и взносы пересчитывать не нужно, налог на прибыль или налог при УСН — тоже.

Разбираться с налогами и взносами лучше доверить бухгалтеру. Он же составит документы по удержанию или взысканию.