Заполняя расходный кассовый ордер кассир допустил ошибку он должен

Все организации, выдающие из кассы наличные денежные средства обязаны выписывать расходные кассовые ордера (РКО). Ошибок в данном документе быть не должно, иначе документ просто будет признан несуществующим, что может привести к штрафам. В статье рассмотрим, что делать если допущена ошибка в расходном кассовом ордера и можно ли его исправить.

Расходный кассовый ордер

Выписывать РКО следует всегда, когда организация выдает из кассы наличные.Составляется он по форме КО-2 и только в единственном экземпляре.

Если денежные средства выдаются под отчет, то РКО оформляется на основании письменного заявления сотрудника, в котором указывается сумма подотчетных средств, срок, на который выдаются наличные, подпись и дата руководителя.

Как правильно заполнить РКО

Важно! На сегодняшний день в РКО не обязательно получатель должен от руки заполнять получаемую сумму. Ее можно напечатать и на компьютере (указания Банка России №3210-У от 11.03.2014).

РКО (расходный кассовый ордер) может быть оформлен как от руки, так и с применением специальных технических средств. При заполнении РКО от руки можно использовать любой цвет чернил, каких-либо ограничений в данном случае нет.По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, к примеру, так: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 31.08.2023 №123». Строка «Приложение» должны содержать перечень прикладываемых первичных документов (счета, заявки и др.), указывается их номера и даты составления.

Нумерацию РКО можно делать по своему желанию, как это удобно организации. Как правило, применяется нумерация по возрастанию или с использованием буквенного и цифрового сочетания. Нумерация может быть сквозная и несквозная. Порядок ведения кассовых документов не обязывает компании вести сквозную их нумерацию. Ответственность за нарушение нумерации ордеров не предусматривается. Однако, если будут обнаружены пропуски или повторяющиеся номера, то контролирующие органы могут сделать вывод о том, что возможно были неоприходованные денежные средства в кассе. А это в свою очередь приведет к уже более тщательной проверке (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер).

Порядок действий при заполнении РКО

Подпись директора в ордере не требуется в том случае, если его подпись есть в приложениях к РКО. Если в компании нет бухгалтера, то подпись руководителя потребуется в любом случае, даже если он уже расписался на приложениях к ордеру.

При работе с РКО в организации должен быть следующий порядок действий:

1. Кассир должен проверить наличие необходимых подписей, соответствие сумм, записанных цифрами и прописью, а все ли есть документы, указанные в РКО. Помимо этого проверяется совпадение ФИО а документе с данными предъявленного удостоверения личности получателя.
2. Следует подготовить необходимую сумму денег получателю, а также получить от него подпись в РКО.
3. Кассир при получателе должен пересчитать деньги так, чтобы получатель мог за его действиями наблюдать. После этого деньги выдаются получателю
4. После этого деньги пересчитывает получатель в присутствии кассира. Если это не сделать, то претензии в последствии предъявить уже не получится.
5. Последним этапом следует подписание РКО кассиром.

Какие ошибки чаще всего допускаются в РКО

Если обратиться к практике аудиторских проверок расчетов наличными средствами, то можно сделать вывод, что нарушений в это области достаточно много, в том числе и в оформлении кассовых документ. Самыми распространенными нарушениями являются следующие:

• строки заполнены небрежно при заполнении вручную, либо смещаются строки при заполнении документа на компьютере;
• РКО не пронумерованы;
• в РКО отсутствуют корреспондирующие счета (субсчета);
• по строке «Приложение» не указаны все реквизиты прилагаемых документов;
• неверно выделен НДС;
• ФИО подписывающих РКО лиц внесены неразборчиво, некоторые подписи отсутствуют;
• в РКО допущены помарки, исправления или подчистки.

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Важно! В кассовых документах не допускается внесение исправлений. Если в РКО допущена ошибка, то его следует переписать.

Никаких исправлений в кассовых документах быть не должно. Это же требование действует и по отношению к РКО (указания Банка России №3210-У п. 4.7).

Если ошибка будет обнаружена, то исправить РКО уже нельзя. Единственным вариантом является заново его составить с верными данными.

Если налоговые органы обнаружат, что в кассовом документе есть исправления, то этот документ могут посчитать отсутствующим, что приведет к обвинению компании в хранении неучтенной выручки. Например, за то, что в кассе превышен установленный лимит. А за это штраф может составить до 50 000 рублей (15.1 КоАП РФ).

При составлении нового РКО, вместо неверного, прежний ордер следует перечеркнуть и приложить его к кассовой книге. При этом в журнале регистрации ПКО и РКО следует указать, что неверные ордера аннулированы. Такая запись делается в примечаниях. В кассовой книге также следует перечеркнуть неверную запись и вместо неверно записанных сумм записать правильные. Все исправления в книге следует заверить подписями кассира и главного бухгалтера.

Если в каких-либо цифрах при заполнении РКО кассир допустил ошибку, то с него следует взять объяснительную. В объяснительной записке он должен указать, почему им были допущены ошибки в нумерации. В этом случае споров с контролирующими органами возможно получится избежать (Читайте также статью ⇒ Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет).

Ответственность за неверно заполненный РКО

За то, что РКО или ПКО заполнен неправильно, штрафа не предусмотрено. Однако, если документ заполнен с ошибками, то проверяющие органы могут посчитать его отсутствующим. К примеру, если в РКО расшифровки фамилии нет, то это означает, что документ составлен с нарушениями. Подписан РКО должен быть так, чтобы по подписи можно было идентифицировать подписантов, то есть тех лиц, которые несут ответственность за оформление данной операции.

Важно! Если расшифровки подписи нет, то проверяющие органы могут приравнять ордер к отсутствующим документам, а это может привести к штрафу в размере 10 тыс. рублей (120 НК РФ).

Штраф этот может быть наложен на основании того, что первичные документы в компании оформлены не должным образом. Однако, наложение такого штрафа также является неправомерным, так как предусмотрен он за то, что документы отсутствуют, а не за то, что они оформлены неверно. Суды в этом случае могут встать на сторону организации.

К чему же тогда может привести неверное составление РКО? Документ, оформленный с нарушением может привести к тому, что они потеряют свою доказательную силу. Например, в том случае если в суде нужно будет доказать факт выдачи наличных определенному лицу, которое заявляет, что никаких денег не получало.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли часть РКО заполнить от руки, а часть на компьютере?

Ответ: Законодательство не устанавливает запрет на заполнение РКО комбинированным способом. Если для компании это удобно, то часть документа можно заполнить на компьютере, а остальную часть от руки.

Вопрос: В РКО корреспондирующий счет указан неправильно. Как это исправить, если сотрудник, подписывающий этот документ уже уволился?

Ответ: В РКО нельзя вносить какие-либо изменения. В связи с этим с сотрудника, которым был составлен РКО нужно потребовать объяснительную, а также составить бухгалтерскую справку, которая будет объяснять причины несоответствия.

Недочеты в расходниках

Претензия. Бухгалтер-кассир сам заполнил на компьютере строку «Получил». А получатель поставил только подпись (нарушен п. 15 Порядка ведения кассовых операций, утв. советом директоров Центробанка от 22 сентября 1993 г. № 40).

Аргумент в защиту. Формально нарушение совершено. Ведь эту строку получатель должен заполнить собственноручно только чернилами или шариковой ручкой. Однако за такое нарушение закон ответственности не предусматривает.

Нарушение. Бухгалтер составил расходник и внес запись в кассовую книгу. Однако деньги из кассы выданы не были.

Штраф. В этом случае в кассе фирмы образуется избыток наличных, не подтвержденный приходными ордерами. Фирму и руководство могут оштрафовать за «неоприходование денежной наличности» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 апреля 2003 г. № А66-8500-02).

Нарушение. Расходный ордер на выдачу денег составлен в один день, а записи в кассовую книгу и в бухучет внесены в другой (нарушены п. 5 ст. 8, п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Штраф. «Несвоевременное отражение на счетах бухгалтерского учета денежных средств» – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов объектов налогообложения. За это фирму могут оштрафовать на пять тысяч рублей (ст. 120 НК). А руководителя или главбуха – на 2–3 тысячи рублей (ст. 15.11 КоАП). Правда, только в том случае, если нарушение приведет к искажению статей отчетности более чем на 10 процентов.

Недочеты в приходниках

Претензия. В приходнике не проставлен номер. Налоговая считает, что такой документ составлен с нарушениями, а значит, сумма наличных не оприходована.

Аргумент в защиту. Отдельные недостатки документа не опровергают факт его составления, а соответственно – оприходования денег в кассу предприятия (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 7 сентября 2004 г. № А79-1904/ 2004-СК1-1835).

Претензия. Нумерация приходников ведется с использованием дробных чисел.

Аргумент в защиту. Если у компании много подразделений, которые принимают наличные деньги, применить сквозную нумерацию сложно. Оправдать нестандартную нумерацию можно так. Издайте приказ по организации, в котором каждому подразделению будет присвоен свой индекс. Составляя документы, каждое подразделение будет указывать этот индекс в дробной части их номеров. Подобную нумерацию и порядок оборота наличных можно закрепить в учетной политике. Тогда инспекторы не смогут обвинить вас в неправильном оформлении документов.

Кассовая книга

Претензия. На момент проверки приходник на деньги составлен, однако записи в кассовой книге нет. Налоговая может попытаться оштрафовать фирму за неоприходование денег в кассу.

Аргумент. Прием наличных производят только по ПКО, подписанным главбухом (п. 13 Порядка). Поэтому документ, свидетельствующий об оприходовании денег, – это приходный кассовый ордер. Кассовую же книгу применяют для учета поступления и выдачи уже оприходованных денег. Поэтому отсутствие в кассовой книге записи об учете поступивших денег не свидетельствует об их неоприходовании (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 7 сентября 2004 г. № А79-1904/2004-СК1-1835).

Нарушение. Фирма ведет кассовую книгу за несколько дней или за месяц с выведением остатка на начало и конец периода (нарушен п. 24 Порядка). То есть записи в кассовой книге не отражают обороты фирмы за каждый день.

Штраф. За это нарушение фирму могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса – за «грубое нарушение правил учета доходов и расходов». Сумма штрафа – пять тысяч рублей. А для руководителя 2–3 тысячи рублей (ст. 15.11 КоАП).

Лимит остатка кассы

Нарушение. На фирме не установлен лимит остатка кассы (нарушен п. 2.5 Положения, утв. советом директоров Центробанка от 5 января 1998 г. № 14-П).

Штраф. В этом случае лимит остатка кассы считается равным нулю. Поэтому если в конце рабочего дня в кассе остаются наличные деньги, их нужно сдавать в банк в полном объеме. Если же проверяющие обнаружат, что вы не сдали хотя бы одну копейку, фирму оштрафуют за превышение лимита денег в кассе.

Нарушение. Деньги, полученные в банке для выдачи зарплаты сотрудникам, фирма хранит свыше трех дней (нарушен п. 2.6 Положения № 14-П).

Штраф. Фирму и руководство могут оштрафовать, если по истечении трех дней на фирме будет превышен лимит остатка кассы.

Правила хранения наличности

Нарушение. На фирме не оборудовано помещение кассы. То есть нет изолированного помещения, двери со стальной решеткой, окошка выдачи денег, сейф прочно не прикреплен к стене и полу (нарушение п. 29 Порядка).

Штраф. За несоблюдение правил хранения наличных денег предусмотрен штраф.

Внимание! Если фирма ведет расчеты только в безналичной форме, то она не осуществляет прием, выдачу или временное хранение наличных денег. Следовательно, и штрафовать ее не за что (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 30 ноября 2004 г. № Ф08-5401/2004-2175А).

Превышение лимита расчетов

Нарушение. Фирма-посредник заключает договоры с физическими лицами от имени принципала. И затем полученные от них деньги передает принципалу в сумме свыше 60 тысяч рублей по одному договору.

Штраф. Поскольку посредник и принципал – юридические лица, необходимо соблюдать лимит расчета наличными денежными средствами (указание Центробанка от 14 ноября 2001 г. № 1050-У). Если лимит расчетов по одному договору будет нарушен, фирме и руководству грозит штраф.

Авансовые отчеты

Претензия. Сотрудник получил аванс, не представив отчет по деньгам, выданным ранее (нарушен п. 11 Порядка).

Аргумент в защиту. За такое нарушение штраф не предусмотрен. Судебная практика это подтверждает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Претензия. Сотрудник получил наличные деньги на закупку товаров. Однако на него не оформлена доверенность (ст. 182, 185 ГК). Инспекторы могут посчитать такой аванс доходом сотрудника и доначислить ему налог на доходы.

Аргумент в защиту. Сами по себе недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований признавать выданные под отчет наличные деньги доходами физических лиц (постановление Президиума ВАС от 16 декабря 1997 г. № 905/97).

4 повода для штрафа

Штраф за нарушение кассовой дисциплины предусмотрен статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Размер штрафа с фирмы – от 40 до 50 тысяч рублей, с руководителя или главного бухгалтера – от 4 до 5 тысяч рублей.

Обратите внимание: фирму могут оштрафовать по этой статье только в четырех случаях:

• если сумма наличных расчетов между фирмами превысит 60 тысяч рублей по одному договору;
• если компания не оприходует или не полностью оприходует поступившие в кассу наличные деньги;
• если вы не соблюдаете порядок хранения денег в кассе;
• если остаток наличных денег в кассе превышает установленный банком лимит.

Антон ВАСИЛЬЕВ