Как исправить ошибку во вкладыше на титульном листе

С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок не избежать, к тому же некоторым сотрудникам теперь необходимо следить за корректностью данных сразу в двух версиях документа — бумажной и электронной. Объясняем, что делать, если вы нашли ошибку, из-за каких опечаток документ признают недействительным и почему исправить информацию сложнее, если у вас только электронный документ.

Почему важно исправлять ошибки в трудовой книжке

Любые изменения и исправления в трудовую книжку строго регламентированы статьей 66 Трудового кодекса. С 2021 года, когда ввели правило о переводе на электронную версию документа для впервые трудоустроившихся, Минтруд выпустил приказ, в котором разъяснил правила работы с разными версиями трудовой. В объяснениях также уточнили правила, как корректировать данные.

Сотрудникам рекомендуется требовать исправления, если допущена любая ошибка — орфографическая, фактическая, грамматическая. В дальнейшем при учете вредного стажа и назначении пенсии, декретных выплат, страховых компенсаций, это дорого обойдется владельцу трудовой. Сотрудники Социального фонда могут придраться даже к незначительной опечатке, из-за чего придется доказывать свою правоту в судебном порядке.

Не нужно исправлять ошибки и опечатки, которые никак не влияют на подтверждение стажа работы и специальности.

Общее правило осталось прежним: кто допустил опечатку или неточность в данных, тот и исправляет информацию. Однако если компания или ИП уже ликвидированы, изменить запись может нынешний работодатель или организация-правопреемник. Кроме того, поправить данные может действующий работодатель сотрудника, если прошлое юрлицо или ИП выдаст документ об ошибке.

А вот форма самой корректировки зависит от того, в какой части трудовой книжки сделана ошибка.

Как подтвердить стаж для пенсии и добиться больших выплат

Нужно ли следить за записями после 2020 года

С 1 января 2020 года все работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Всю информацию о работе государство теперь хранит в электронном виде. Однако если у вас все еще сохраняется бумажная форма документа, следите сразу за отметками и в электронной базе, и в трудовой книжке. Как минимум за тем, чтобы записи совпадали.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Титульный лист

На первой странице содержатся личные данные — Ф. И. О. сотрудника, дата рождения, информация об образовании, его квалификация и специальность. Ошибки в этой части — самые критичные. Если эта информация не совпадает с паспортом, то СФР наверняка откажет в учете стажа и назначении выплат, так как формально трудовая не принадлежит этому человеку.

Если записей в трудовой еще нет, то достаточно просто уничтожить документ и взять новый бланк. В других случаях ошибку придется исправлять.

Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху.

После этого обязательно на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается название и реквизиты документа, на основании которого вносится изменение. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало.

Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую.

Сведения о работе и награждении

Общее правило — в разделах о работе и награждения нельзя ничего зачеркивать. В этом случае документ сразу признается недействительным. Поэтому все исправления вносятся через записи. Разберем наиболее часто встречаемые ошибки:

• ошибка в названии организации. Достаточно в третьей графе записи «в названии организации допущена ошибка», а далее — верное написание;
• ошибка с печатью. Запись: «Оттиск штампа «Наименование организации» считать недействительным»;
• ошибка в записи об увольнении, приеме или переводе — неверная дата или номер приказа. В этом случае под ошибочной записью необходимо указание, что «запись за номером N недействительна, восстановлен на прежней работе» с указанием номера приказа;
• несколько ошибок. Исправить необходимо каждую из них, можно одной записью, но только если ошибки идут подряд. В остальных случаях придется вносить сведения отдельными записями;
• перепутаны сведения. Наиболее часто встречающаяся ошибка — записи о награждении внесены в раздел о работе. Такая запись считается недействительной, а механизм исправления тот же.

Вкладыш

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, например, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

В остальном изменения в записях во вкладыше вносятся по тем же правилам, что и в основных разделах.

В каких случаях придется заводить дубликат трудовой книжки

• утеря документа по вине любой из сторон;
• запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной;
• трудовая пришла в негодность — страницы испачканы, порваны, обгорели, набухли из-за жидкости и так далее;
• изменения внесены некорректно — например, в разделах сведения о работе или награждениях записи перечеркнуты.

Дубликат оформляют по письменному заявлению сотрудника. В верхней части титульного листа документа вписывают фразу «Дубликат».

Кто может исправить ошибку в трудовой книжке

Записи о корректировке данных вносит сотрудник, который по должностным обязанностям занимается хранением, учетом и ведением трудовых книжек — например, специалист отдела кадров или бухгалтер. Кроме того, изменения может вносить руководитель юрлица или ИП.

Исправлять записи должна та организация, которая допустила ошибку. Но исправить неточность может и другая компания. Это допустимо в трех случаях:

• Если организация реорганизована. Но тогда запись исправляет правопреемник.
• Если организация ликвидирована.
• Если ИП прекратил деятельность.

Сделать это можно только в том случае, если у нынешнего работодателя есть документальные сведения с действительными данными — заверенная копия приказов, справки и так далее. Перечень таких документов не определен.

Если сотрудник совмещают работу в разных компаниях, записи в трудовой книжке исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. По желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

Как рассчитать вредный стаж для выхода на пенсию и какие документы потребуются

Как исправить данные в электронной трудовой книжке

Сложность возникает, если у вас только электронная трудовая. При всем желании действующего работодателя, механизмов, по которым он может исправить информацию за другую компанию, нет.

Если бывший работодатель еще ведет деятельность, то за корректировкой придется обращаться к нему. Если юрлицо или ИП ликвидировано, то изменить информацию можно только через суд.

Поэтому при любых кадровых изменениях стоит запрашивать выписку и проверять, все ли там в порядке. Тем более что получать документ можно бесплатно на «Госуслугах». Если ошибку не исправить вовремя, маленькая опечатка отдела кадров легко превратится в большую проблему с выяснением отношений и судами.

Действующему работодателю достаточно направить корректирующий отчет до 25-го числа месяца, в котором с заявлением об изменениях обратился сотрудник.

Если сохранилась трудовая книжка, а есть неточности в выписке СЗВ-ТД, то можно обратиться в отделение СФР или подать заявление на «Госуслугах». В заявлении нужно будет заполнить сведения о периодах работы и приложить подтверждающие документы — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, которые выдавал работодатель.

Решение принимают за десять рабочих дней. После этого в личный кабинет на сайте СФР или «Госуслугах» приходит уведомление о корректировке.

Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке

Должностные лица за ошибки в документе получают предупреждение либо штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, а юрлица — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

За подделку записей или всей трудовой книжки наступает уголовная ответственность, так как это приравнивается к мошенничеству или хищению имущества. Наказывается штрафом до 80 тыс. рублей либо принудительными работами до двух лет. Тяжесть наказания зависит от того, какой ущерб вы нанесли подделкой документа.

Как исправить ошибки в трудовой книжке: главное

• Вносить корректировки в трудовую книжку можно. Исправляются только те ошибки, которые влияют на учет стажа.
• Сотрудникам рекомендуется требовать исправления, если допущена любая ошибка — орфографическая, фактическая, грамматическая. В дальнейшем при учете вредного стажа и назначении пенсии, декретных выплат, страховых компенсаций, это дорого обойдется владельцу трудовой.
• По общему правилу, исправляет тот, кто допустил ошибки. Однако если компания или ИП уже ликвидированы, изменить запись может нынешний работодатель или организация-правопреемник. Это касается только бумажных трудовых книжек.
• В случае с выписками из СФР и электронными версиями все сложнее. Действующий работодатель не может внести изменения в отчетность другого юрлица или ИП. Поэтому придется самостоятельно обращаться к прошлому работодателю с заявлением о корректирующей отчетности. Если компания или ИП уже не ведет деятельность, придется идти в суд.
• Если сохранилась трудовая книжка, а есть неточности в выписке СЗВ-ТД, то можно обратиться в отделение СФР или подать заявление на «Госуслугах». В заявлении нужно будет заполнить сведения о периодах работы и приложить подтверждающие документы — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, которые выдавал работодатель.

Срочный трудовой договор: что нужно знать работодателю и сотруднику

Обычно неверную запись в трудовой книжке исправляет работодатель, который допустил ошибку. Но иногда можно изменить запись и с прошлой работы сотрудника.

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он упростил правила, по которым они заполняются. Расскажу, как исправить неверную запись в бумажной трудовой по новым правилам и кто должен это делать.

Кто вносит исправления в трудовую книжку

По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.

Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:

если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;

если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.

Общие правила изменений в трудовой

Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.

Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.

Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.

Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.

Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.

Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.

Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.

Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.

В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.

С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.

Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.

Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.

Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.

На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.

Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.

Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.

Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.

Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.

А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.

Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.

Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:

не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;

внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;

завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.

Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.

Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:

После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.

В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.

В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.

Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.

В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.

Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения. В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.

Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.

Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.

Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.

Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.

В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:

После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.

Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.

Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

Несколько ошибок сразу. Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то при необходимости исправляют каждую из них. Если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной записью.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:

В графе 1 проставить порядковый номер записи.

В графе 2 указать дату ее внесения.

В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».

В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».

Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.

Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.

Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.

Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.

В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.

Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Как исправить ошибки другого работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.

Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.

Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.

Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.

Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.

Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.

Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.

Ответственность за несоблюдение правил исправления

За несоблюдение правил исправления записей в трудовых книжках работодателю может грозить административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

По ней предусмотрены предупреждение или штраф:

должностным лицам — от 1000 до 5000 Р;

индивидуальным предпринимателям — от 1000 до 5000 Р;

юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 Р.

Ответственность за фиктивные записи в трудовой

Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.

За фиктивные записи в трудовой книжке генеральному директору, сотруднику, ответственному за заполнение трудовых, или индивидуальному предпринимателю может грозить уголовная ответственность.

Так, если человек будет получать пенсию, на которую не имеет права, фиктивные записи могут расценить как мошенничество с госвыплатами. Наказание варьируется от штрафа до лишения свободы на срок до 2 лет. Еще могут применить статью уголовного кодекса о служебном подлоге. Квалификация зависит от того, кто вносил запись, а также как и для чего.

Источник: Тинькофф Журнал

Изменение, дополнение или исправление?

Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?

Меняем сведения о работнике

При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника

Записи о полученных работником новых образовании, профессии, специальности

Исправляем сведения о работе

Исправление записей о приеме работника на работу

В случае же если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, а необходимо внести исправление во внесенную ею запись, то такое исправление может быть оформлено ее правопреемником, а при ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа: копии приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении работника, об отмене этих приказов и т.п.

В соответствии с п. 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и в любом другом случае по новому месту работы на основании все того же официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Исправление записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении

В таком же порядке признаются недействительными и другие записи: о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, в том числе в случае признания незаконными перевода и увольнения как самим работодателем, так и органами надзора и контроля (трудовая инспекция), и даже судом в случае, например, восстановления незаконно уволенного работника на прежней работе или изменения формулировки причины его увольнения.

Так, при восстановлении работника на прежней работе вносится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а при изменении формулировки причины увольнения, соответственно, указывается: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен… (новая формулировка причины прекращения трудового договора)»². Одновременно в 4-й графе дается ссылка на тот приказ (распоряжение) или иное решение, которым работодатель принял решение о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Об этом написано в п. 1.2 Инструкции, а также в письмах Роструда от 23.06.2006 № 948-6 и от 30.04.2008 № 1027-6.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, работник может захотеть и вовсе избавиться от несправедливо порочащей его записи. И тогда по его письменному заявлению ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без этой записи. О том, как оформляется дубликат трудовой книжки и в каких еще случаях работник имеет право потребовать предоставления ему дубликата, вы узнаете из следующего номера нашего журнала.