Многие руководители предпочитают жить в неведении и думать, что с бухучетом у них все в порядке, ведь у них есть главный бухгалтер, который знает свое дело! Доверие очень быстро улетучивается, когда вскрывается правда о бухгалтерских ошибках, повлекших начисление штрафов, пени, недоимки по налогам и взносам. К сожалению, иногда бывает слишком поздно и смягчить удар ничем нельзя. Выездная проверка, которую можно было избежать, уже на пороге!
Сегодня я простыми словами расскажу, как руководителю защититься от действия (бездействия) неквалифицированного главбуха не имея для этого специфических бухгалтерских знаний. Если вовремя принять меры и подстелить соломки, то есть возможность исправить ситуацию и избежать неприятностей.
- 1 Какие ошибки в работе бухгалтера помогут вам избавиться от денег.
- 2 Как руководителю самостоятельно проверить учет и найти ошибки в работе бухгалтера.
- 2.1 1 Шаг. Организуйте себе доступ в бухгалтерскую базу, чтобы проверить работу бухгалтера.
- 2.2 2 Шаг. Проведите экспресс – проверку используя бесплатный отчет конфигурации 1С Бухгалтерия.
- 2.3 3 Шаг. Проведите проверку контроля отрицательных остатков на складе, используя бесплатный отчет в конфигурации 1С Бухгалтерия.
- 2.4 4 Шаг. Попросите бухгалтера предоставить вам всю сданную отчетность за проверяемый период.
- 2.5 5 Шаг. Попросите бухгалтера запросить справку из налоговой о состоянии расчетов с бюджетом.
- 2.6 6 Шаг. Главбух должен максимально соответствовать идеальному портрету бухгалтера.
- 3 Вывод:
Какие ошибки в работе бухгалтера помогут вам избавиться от денег.
Чтобы понять какие ошибки в работе бухгалтера несут риски для бизнеса, достаточно знать за какие нарушения есть штрафные санкции. Вот некоторые из них:
- Бухгалтер забыл подать отчетность в положенный срок, установленным способом (ст. 219 НК РФ). Штраф от 5% до 30% с неуплаченной суммы налога, но не менее 1т.р. Кроме того, за не сдачу отчетности по страховым взносам, 6НДФЛ и НДС налоговики вмиг заблокируют весь расчетный счет, до момента, когда это нарушение не будет полностью устранено. Довольно неприятная ситуация, которая полностью зависит от действия (бездействия) бухгалтера!
- Бухгалтер грубо нарушил правила учета доходов и расходов, объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Штраф от 10тыс. р. до 20% от неуплаченного налога, вызванного ошибкой бухгалтера .
- Бухгалтер забыл вовремя оплатить налоги, либо допустил ошибку и неправомерно уменьшил налог (ст. 122 НК РФ).
- Сделано умышленно — штраф составит 40% от неуплаченной суммы в бюджет.
- Непреднамеренная ошибка (без злого умысла). Штраф 20% от неуплаченной суммы налога.
- Бухгалтер забыл провести агентские налоговые удержания. Например, не удержан НДФЛ или агентский НДС при аренде муниципального имущества, или при работе с иностранными поставщиками услуг. Штраф составит 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).
- Бухгалтер нарушил кассовую дисциплину – штраф от 40-50 т. р. за каждое нарушение.
Как видите, наше законодательство довольно сурово, но ведь владельческий контроль никто не отменял! Всегда проверяйте вашего бухгалтера и вы избежите ненужных рисков.
Как руководителю самостоятельно проверить учет и найти ошибки в работе бухгалтера.
Если вы не разбираетесь в бухучете, но предчувствуете что не все так хорошо, как «поют», нужны аргументы для предметного разговора с бухгалтером. Безусловно, лучший способ – обратиться к профессионалам и провести профессиональный бухгалтерский экспресс–аудит: качественно, недорого и в сжатые сроки. Но, если такой возможности нет, не стоит отчаиваться! Вы сможете самостоятельно проверить бухгалтера, не имея знаний в области учета, используя следующий алгоритм действий:
1 Шаг. Организуйте себе доступ в бухгалтерскую базу, чтобы проверить работу бухгалтера.
Если бухгалтеру такая идея не понравится – 99,9% есть проблемы в учете! Его агрессия может быть одним из «звоночков», что существуют ошибки и их пытаются скрыть. Смело идите вперед, возможно получится вскрыть некоторые «нарывы» уже на начальном этапе!
2 Шаг. Проведите экспресс – проверку используя бесплатный отчет конфигурации 1С Бухгалтерия.
Вам поможет программа 1С Бухгалтерия. Конечно, при условии, что вы используете именно эту конфигурацию для бухгалтерского учета. Программа автоматически проверит ошибки в учете при запуске Отчета «Экспресс – проверка»
Откройте базу 1 С Бухгалтерия, раздел «Отчеты», в нем выбираете «Экспресс – проверка
Нажимаете «Показать настройки», проставляете все 5 галочек. Выбираете период проверки и жмите «Выполнить проверку».
По окончании обработки программа выдаст отчет, который раскрывается при нажатии на кнопочку «+» и подробно выдает текущие ошибки учета. Теперь у вас есть важные аргументы для дальнейшей проверки бухгалтера, и как минимум, причина вызвать его к себе и потребовать пояснения.
3 Шаг. Проведите проверку контроля отрицательных остатков на складе, используя бесплатный отчет в конфигурации 1С Бухгалтерия.
В разделе Слад откройте отчет «Контроль отрицательных остатков». Выберете период проверки и нажмите «Сформировать».
По окончании обработки программа выдаст отчет о товарах, материалах не поступивших в учете на нужный склад, но по которым все-же произошло выбытие (продажа, использование в производстве) с баланса компании. Продажа «воздуха» и выбытие отсутствующих МПЗ не очень хороший показатель. Должны быть веские основания для наличия таких ошибок. У хорошего бухгалтера, как правило, отрицательных остатков на складах нет. К слову, это если речь не идет о хищениях, порче, выявленной при инвентаризации.
Если отчет, покажет, что отрицательные остатки на складах существуют, обязательно поинтересуйтесь у бухгалтера, почему такое произошло. Доводы, типа: «Мне не предоставили первичку по закупке», тоже не в пользу бухгалтера. В современном мире, при желании, всегда можно организовать ЭДО с контрагентами и получать документы вовремя.
4 Шаг. Попросите бухгалтера предоставить вам всю сданную отчетность за проверяемый период.
В электронный архив, который для вас организует бухгалтер, должна войти как сама отчетность, так и квитанции об отправке и принятии налоговым органом. Поинтересуйтесь у главбуха в какие сроки и как часто сдается та или иная отчетность. Не принимайте его ответ за чистую монету, обязательно проверьте полученную информацию и соотнесите ее с фактически сданной отчетностью. Возможно, у вас появится еще один факт в копилку, что ваш бухгалтер профпригоден или не пригоден.
5 Шаг. Попросите бухгалтера запросить справку из налоговой о состоянии расчетов с бюджетом.
Как правило, такая справка готовится в течение 1-3 дней. Получив ее, проверьте, нет ли у компании начисленных пени, штрафов, недоимок и переплат по налогам и взносам. Попросите бухгалтера пояснить цифры. Кстати, при наличии переплат, радоваться стоит не всегда, так как это может свидетельствовать о том, что бухгалтер ошибся и перечислил излишнюю сумму налога.
6 Шаг. Главбух должен максимально соответствовать идеальному портрету бухгалтера.
Спросите себя и бухгалтера о том, какие из нижеперечисленных профессиональных качеств присутствуют в его работе. Если главбух далек от совершенства, то и в учете, скорее всего, далеко не все гладко! Вот некоторые признаки идеального портрета бухгалтера:
- Хороший бухгалтер проводит ежемесячные/ежеквартальные сверки с крупными контрагентами.
- Ежеквартально, после сдачи отчетности, хороший бухгалтер проверяет выписку расчетов с бюджетом. Он контролирует правильность отражения поданных деклараций и поступивших оплат по налогам. Своевременная сверка отбросит все нелепые претензии налоговиков, поможет избежать повторного списания денег, если налог уплачен не туда, куда следовало.
- Правильный бухгалтер вовремя сдает отчетность, чтобы у компании не было штрафов и налоговая не заблокировала счет.
- О грядущей сумме налога к уплате руководство узнает заранее, а не в последние дни сдачи отчетности. Это важный штрих, ведь можно успеть оптимизировать налог, используя законные способы. Кстати, хороший бухгалтер их тоже должен знать.
- Хороший бухгалтер использует электронный документооборот, для получения документов от Поставщиков и отправки Покупателям.
- Хороший бухгалтер постоянно учится, смотрит вебинары, читает статьи, требует подключение к справочно — правовым системам. Спросите своего главбуха о том, что нового сейчас в законодательстве, как это отразится на вашем бизнесе. Если бухгалтеру есть что сказать – он скажет. Если он привык ничем не интересоваться, то риск ошибок вырастает в разы! Возможно, ваш учет на уровне 10-летней давности, а ведь все течет, все меняется!
- И, наконец, у отличного бухгалтера всегда есть учетная политика. И не на 2-х листах, которая распечатывается нажатием кнопки из 1С, а как минимум, из конструктора справочно — правовых систем, типа Консультант плюс, Гарант и прочих.
Вывод:
Пройдя все вышеописанные шаги от начала до конца, у вас будет отличная возможность предметно пообщаться с бухгалтером. Возможно, ваши опасения еще больше увеличились, а возможно, главбух оказался на высоте. В любом случае, вы не потратили время зря!
Вы узнали много нового о том, как ведется учет в вашей компании, как и когда сдается отчетность. Есть ли повод искать ошибки и проверять работу бухгалтера далее, решать вам. Но, если у вас возникли подозрения о том, что бухгалтер ведет учет не правильно, то следует обратиться к профессионалам для проведения бухгалтерского экспресс — аудита учета. Это будет более углубленный и качественный взгляд на ваш учет со стороны. По результатам Экспресс-аудита важно вовремя провести Восстановление учета и исправить допущенные ошибки в работе бухгалтера. Это поможет предотвратить многие налоговые риски, и, возможно убережет от выездной налоговой проверки!
Вы можете заказать бухгалтерский Экспресс-аудит у нас. В течение 2-х дней мы проверим бухгалтерскую базу, предоставим отчет с рекомендациями по устранению ошибок и налоговых рисков. Стоимость такого Экспресс – аудита – 10 т. р.
Обращайтесь за консультациями и разъяснениями! Если у вас возникли любые вопросы в сфере налогов и бухгалтерии, буду рада помочь!
Стоимость платной консультации по налогам 5 000 руб.
Также, я провожу бесплатные консультации в нашем телеграмм чате добавляйтесь к нам!!!
Наш чат: T.me/smartbusinessmy
Наш канал: T.me/bux_smartbusiness
Если верить известной поговорке, сапер имеет право только на одну ошибку. Бухгалтер в своей работе тоже часто идет по своеобразному минному полю. Но в отличие от действий сапера, ошибки в учете не столь фатальны и в некоторых случаях — исправимы. Но, конечно, это не означает, что к ним можно относиться легкомысленно. Рассмотрим, какие встречаются ошибки в работе бухгалтера и как их исправить.
Какие действия бухгалтера считаются ошибками бухучета
Все данные бухучета основаны на первичных документах. Поэтому нарушения при заполнении первички, естественно, приводят к искажению учетных данных:
- Технические ошибки (опечатки).
- Ошибочное заполнение из-за незнания правил. На сегодня предприятия имеют право разрабатывать большинство форм первички самостоятельно. Но в любом случае документ должен соответствовать требованиям ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. Если в нем отсутствует один из необходимых реквизитов (например, дата или подпись ответственного лица), то на основании такого документа нельзя делать бухгалтерские записи. Кроме того, некоторые формы по-прежнему строго регламентированы. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам.
- Отсутствие необходимых документов. Для каждой хозяйственной операции нормативными актами предусмотрен необходимый набор первички, подтверждающий ее совершение. Например, для списания командировочных расходов необходимы приказ о командировке и авансовый отчет. Поэтому если любого из этих документов нет, то соответствующая бухгалтерская запись будет недействительной.
Затем данные первичных документов обрабатываются и заносятся в информационную базу. На этом этапе также возникают ошибки:
- Опечатки при переносе данных.
- Ошибки при расчетах. Данные из первички не всегда напрямую переносятся на бухгалтерские счета. Нередко перед этим необходимо провести достаточно сложные расчеты. В первую очередь ошибки здесь возникают при калькулировании себестоимости и начислении заработной платы. В обоих этих случаях специалист должен учесть множество нюансов, чтобы верно определить сумму проводки.
- Неверные проводки. Даже если документ составлен верно, а сумма определена без ошибок, она в итоге может попасть «не туда». Например, нередко возникают ошибки с распределением затрат на производство между 20, 25 и 26 счетами.
Частые ошибки главных бухгалтеров
Главный бухгалтер координирует учетную работу в целом. Также он обычно отвечает и за составление отчетности. На небольших предприятиях главбух часто ведет и какой-либо сложный участок, например, начисление зарплаты.
Ответственность главного бухгалтера с 2019 года
Поэтому ошибки главного бухгалтера могут быть как учетными, подобными рассмотренным выше, так и организационными:
- Неверное распределение обязанностей между сотрудниками. Разные участки бухучета имеют свою специфику и требуют от исполнителей различных качеств. В каких-то случаях необходимы только внимание и скрупулезность, а в других — нужна и способность решать нестандартные задачи. Поэтому, если распределять работу без учета профессионального опыта специалистов, то в дальнейшем неизбежны проблемы.
- Ошибки при формировании учетной политики. Несмотря на то, что бухучет достаточно жестко регламентирован законом, возможность для выбора вариантов его ведения все равно остается. Выбранные методики по всем разделам учета подлежат отражению в учетной политике. Недостаточно продуманный выбор, например, вариантов списания производственных затрат или начисления амортизации, может привести к серьезным финансовым потерям для организации.
- Использование устаревших отчетных форм. Бухгалтерское и налоговое законодательство часто меняется. Это, естественно, отражается и на формах отчетности. Поэтому главбух должен постоянно отслеживать все изменения и всегда использовать актуальные бланки.
- Неверное заполнение отчетности. Даже если все исходные данные собраны верно, ошибки могут возникнуть уже на этапе составления отчетов. Для каждой бухгалтерской или налоговой формы существуют подробные инструкции, которых необходимо строго придерживаться.
Последствия искажения учета
Ошибки бухгалтерии могут повлечь за собой негативные последствия как для самой компании, так и для должностных лиц:
- Административные штрафы за искажение учета. С виновных в этом случае может быть взыскано до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Но если бухгалтер самостоятельно нашел ошибку до утверждения отчетности, то он освобождается от наказания.
- Налоговые санкции. Статья 120 НК РФ предусматривает за искажение учетных данных штраф в сумме от 10 до 30 тыс. руб. Если же ошибки повлекли за собой занижение облагаемой базы, то с налогоплательщика взыщут 20% суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
- Санкции за нарушения трудового законодательства. Здесь речь идет в первую очередь о недоплате вознаграждения работникам из-за ошибок в учете. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает за это штрафы в сумме до 20 тыс. руб. для должностных лиц, до 5 тыс. руб. — для ИП и до 50 тыс. руб. — для организаций.
- Потери, связанные с неверным отображением учетной информации. Например, если ошибочно исчислена себестоимость, то компания будет продавать продукцию с убытком, либо по чрезмерно завышенной цене. Искажение расчетов с контрагентами может повлечь за собой нарушения договорных обязательств. В дальнейшем это может привести к штрафным санкциям или даже к разрыву отношений с партнерами.
Нарушения налогового и трудового законодательства в определенных случаях предусматривают и уголовное наказание. Но рассматривать этот вариант сейчас не будем, т.к. статья посвящена ошибкам, а уголовные санкции за экономические преступления применяются при доказанном умысле.
Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения
Исправление ошибок в учете и возможные трудности
Каковы бы ни были причины — в итоге ошибка выражается в искажении данных отчетности. Порядок ее исправления зависит от того, как быстро удалось найти отклонение (ПБУ 22/2010).
|
Период обнаружения ошибки |
Период исправления |
|---|---|
|
до конца отчетного года |
месяц обнаружения |
|
по окончании отчетного года, но до сдачи отчетности |
декабрь отчетного года |
|
после сдачи отчетности |
текущий год |
Самый безобидный случай — когда ошибка обнаружена до закрытия расчетного периода. Обычно это — месяц. В этом случае на практике часто просто ликвидируют неверный документ и заменяют правильным.
Однако и здесь не все так просто. Во-первых, необходимо проверить, чтобы все внесенные в бумажные документы изменения своевременно попали в информационную базу. Особенно это актуально для крупных компаний со сложной системой обмена данными.
Важно!
Если бухгалтер допустил ошибку в документе, связанном с «внешними» расчетами (например, в отгрузочной накладной), то ситуация усложняется. Тогда необходимо, чтобы изменения были произведены и в учете контрагента. В противном случае при проверке у налоговиков неизбежно возникнут вопросы.
В подобных ситуациях обычно уже не получается ограничиться простой заменой документов. Чтобы исправить ошибку, бухгалтерам приходится производить дополнительные операции, например, обратную реализацию части отгруженного товара.
Если же период был закрыт и отчетность сдана, то проблем у организации будет намного больше. Обычно учетные ошибки приводят и к искажению налогов. Если налог был занижен, то после сдачи исправленной декларации предприятию придется доплатить разницу, а также пени.
Уточненная декларация по НДС
Возможна и ситуация, когда учетные ошибки изначально привели к завышению обязательных платежей. В этом случае новая декларация с уменьшенной суммой неизбежно привлечет внимание проверяющих. Налоговики обязательно проведут «камералку», а возможно — это станет аргументом и для включения компании в план выездных проверок.
Особенно опасны ошибки, допущенные при начислении зарплаты. Здесь работодатель несет потери сразу на нескольких «уровнях»: санкции могут быть применены как по трудовому, так и по налоговому законодательству, кроме того, снижается лояльность сотрудников.
Счетные ошибки при начислении заработной платы
Причем проблемы у компании возникнут не только при занижении, но и при завышении сумм выплат персоналу. Во-первых, в последнем случае занижается база по налогу на прибыль или по УСН. Кроме того, вернуть излишне выплаченные сотрудникам суммы удается далеко не всегда. По закону работодатель имеет на это право только в случае, когда причиной переплаты являются счетная (арифметическая) ошибка (ст. 137 ТК РФ).
Как избежать ошибок в учете
Итак, ошибки бухгалтерской деятельности часто возникают из-за человеческого фактора. И не имеет значения, о ком идет речь — о начинающем специалисте или опытном главбухе — полностью застраховаться от ошибок невозможно.
Но можно существенно снизить их вероятность и смягчить возможные последствия. Учет в 1C-WiseAdvice значительно снижает риски по сравнению с традиционной бухгалтерией:
- Каждый участок ведет сотрудник, специализирующийся в этой области. Все специалисты проходят отбор и регулярно повышают свою квалификацию.
- Сложные моменты и изменения законодательства отслеживают специальные сотрудники.
- Все учетные операции проходят многоуровневую систему контроля, включающую автоматизированную проверку.
- И даже если ошибка все-таки появится — договор предусматривает ее полное покрытие за счет средств нашей компании.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
«Вам не страшно работать бухгалтером?». Такой вопрос — не редкость, особенно после того, как на законодательном уровне утвердили возможность взыскивать налоговую задолженность компании с главного бухгалтера.
Да, работа нервная и ответственная. Хороший бухгалтер должен обладать нечеловеческой внимательностью, повышенными способностями к концентрации и всегда быть в тонусе. Поговорка «не ошибается только тот, кто ничего не делает» тут не работает, потому что цена ошибки бухгалтера слишком высока.
Давайте посмотрим, какие промахи могут стать фатальными для бухгалтера, и, самое главное, как их избежать.
Главные ошибки бухгалтера
1. Неиспользование возможностей минимизации налоговой базы
Не самая критичная, но одна из самых дорогих ошибок бухгалтера. Если специалист досконально знает Налоговый Кодекс, то он может сэкономить компании немалые суммы. Например, если фирма понесла серьезные убытки из-за изменения курса рубля, то бухгалтер может поступить двумя способами: списать полученный убыток в полном объеме, как это многие привыкли делать, или воспользоваться возможностями статьи 141 по переносу убытка на последующие налоговые периоды. За первый способ никто не накажет, зато второй может повысить ценность сотрудника и его репутацию, ведь ему удалось сохранить финансовую привлекательность для инвесторов и кредиторов, не показав убыточный баланс.
2. Отсутствие привычки проверять все реквизиты
Главным правилом бухгалтера должно быть: «Проверь еще раз». Часто в спешке мы отправляем документы без доскональной перепроверки. Невнимательность — главный враг на рабочем месте. Да, все ошибаются. Но когда ошибается менеджер по продажам — конца света не случается. Когда ошибается бухгалтер — он подставляет под удар и компанию, и себя.
К примеру, бухгалтер морского торгового порта в Одесской области по невнимательности допустила подписание реестров перечисления алиментов с недостоверными сведениями на банковские счета сторонних граждан. Цена этой ошибки — 1,5 млн гривен.
3. Неотслеженные правки других пользователей
«Ой, я забыл тебе сказать, что поправил сумму, мы с клиентом в последний момент передоговорились». Особенно эти «ой» опасны, когда правки вносятся задним числом, а у вас уже все посчитано по старой информации.
Казалось бы, при чем тут тогда ошибка бухгалтера, если правки внес другой человек? Все просто: ошибка бухгалтера была в том, что у него нет ни уведомлений о правках, ни смекалки на то, чтобы эти правки запретить на программном уровне. Не хотите отвечать за чужие ошибки? Не давайте другим ошибаться.
4. Упущенная упрощенка
Распространенная ситуация: компания на УСН отказывается от полноценного учета и ведет бухгалтерию в книге доходов и расходов. Соблазн «не заморачиваться» велик, но по факту он выдает лишь недальновидность финансовой стратегии.
Да, на упрощенной системе налогообложения разрешено учитывать финансы в книге доходов и расходов, но в ней слишком легко упустить момент, когда компания превысит допустимый лимит выручки и потеряет право на УСН. Тогда как при ведении полноценного учета можно заранее увидеть, что, например, крупную сделку из четвертого квартала можно провести в первом квартале нового года и сохранить привилегии упрощенки.
5. Отсутствие первички
Мы все знаем, что операция, проведенная без первичной документации, не имеет никакой силы, но продолжаем верить менеджерами, которые «клянусь, в понедельник принесу» — а в каком месяце и даже году будет этот понедельник, не уточняется.
Ответственность в итоге будет нести не забывчивый менеджер, а персонально вы. Как и в случае правок, легко обвинить другого и сделать вид, что это не ваша вина, но не забывайте о приоритетах и интересах. Менеджер уже заключил сделку и забыл о документах, у него нет мотивации предоставить документы. Ваша задача — эту мотивацию создать. Иначе штраф от 5 до 10 тысяч будет ваш.
6. Неверные проводки, путаница с корреспонденцией счетов
Шуточки про то, как «дебет с кредитом» не сходится смешны только для тех, кто никогда не делал сложные проводки. Неверные проводки смело входят в топ самых распространенных бухгалтерских ошибок. Даже опытные специалисты допускают ляпы в сложных проводках и путаются в корреспондирующих счетах, а новичкам и подавно надо по десять раз все перепроверять и советоваться со старшими коллегами.
7. Слепое выполнение указов руководства
Чтобы сохранить УСН, компания может пойти на многое. Но одно дело — провести крупную операцию в другом квартале, и совсем другое — не провести вообще. Например, компания, которая занимается грузоперевозками, в конце года получила крупное взыскание долгов на 25,5 млн. Чтобы не потерять УСН, директор отдал распоряжение бухгалтеру не учитывать эту сумму. Устное распоряжение.
В суде ничего доказать не удалось. Налоговый долг компании в 5,7 млн будет списан с бухгалтера.
На те же грабли наступил бухгалтер крупного интернет-магазина электроники, которого арестовали за неприменение онлайн-касс. Да, это было решение руководства: и кассы не применять, и налоги не платить. Но отвечать в итоге пришлось бухгалтеру.
За что и как могут наказать бухгалтера?
Бухгалтеру вообще много и часто приходится отвечать. Для этой профессии предусмотрено пять видов ответственности:
- Дисциплинарная
- Материальная
- Административная
- Уголовная
- Гражданско-правовая (субсидиарная нанесение вреда)
Самые распространенные проблемы, за которые приходится отвечать бухгалтеру:
- Отсутствие первичной документации.
- Ошибки в расчетах пособий и отпускных.
- Неполное возмещение НДС.
- Нарушение сроков сдачи отчетности.
- Предоставление документов и отчетов по старой форме.
- Нарушение кассовой дисциплины.
- Ошибки в первичной документации: опечатки, ошибки при расчетах, неверные проводки.
Как не нажить себе проблем?
1. Ограничивать доступ к документам
Например, сервис «Контроль данных» позволяет разрешить доступ к редактированию только ответственным лицам или вовсе запретить правки для всех, кроме вас.
2. Следить за изменениями в законодательстве
Золотое правило: начинайте каждое рабочее утро не с болтовни с коллегами и не с котиков в интернете, а с чтения профессиональных новостей. Законодательство сейчас меняется с такой скоростью, что без регулярного отслеживания изменений вы наверняка заполните какую-нибудь форму по старому образцу, не сдадите новую отчетность, допустите ошибку и подведете компанию под штраф.
3. Вести журнал первичной документации
Когда сотрудники знают, что подача документации регистрируется в журнале «под подпись», они понимают, что будут нести ответственность за ее отсутствие лично. Если бухгалтеру зададут вопрос: «где первичка по этой операции?», он может смело отправить в журнал и показать, что сотрудник ее не сдал.
Увы, многим такая мера кажется чрезмерной или обременительной, особенно в небольших коллективах с теплой атмосферой, но вся эта теплота быстро остывает, когда дело доходит до судебных разбирательств. Так что лучше показаться занудой сейчас, чем потом отвечать за чужие промахи. Отражайте операции без первички в учете только при письменном согласовании с директором (или собственником) и с определением предельных сроков, устанавливайте дедлайн предоставления документов.
Если вы уверены, что у вас попросту нет времени на журнал, не торопитесь с выводами. Лучше сэкономить это время при помощи автоматизации другой операции — к примеру, сервис Fasta освободит вам немало временных ресурсов на вводе первички. Но журнал должен быть — это ваша безопасность.
4. Хранить письменные распоряжения руководства и другие важные документы
Еще один пункт к вопросу об ответственности. Сегодня вы с пеной у рта убеждаете директора, что не надо так делать, или что надо внести какие-то изменения, а он бьет кулаком по столу — я так решил. А завтра не будет никакого «я вас предупреждала», при первой же возможности руководитель в опасной ситуации скинет ответственность на бухгалтера.
Именно поэтому важно, чтобы у вас всегда была возможность доказать, что опасное решение или некорректную операцию вы исполняли по распоряжению начальства.
Например, одного бухгалтера уволили в связи с принятием необоснованного решения по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Причинами увольнения назвали ошибку в указании КБК при перечислении торгового сбора и нарушение кадрового учета. Бухгалтер подала на компанию в суд с требованием отменить решение, заменить запись в трудовой, выплатить заработную плату за период простоя и моральную компенсацию. И она выиграла дело, потому что предоставила суду письмо в ИФНС за подписью директора, в котором значилось, что КБК верен, и компания не согласна с требованием налоговой о назначении штрафа, и трудовой договор, в котором нет обязанностей ведения кадрового учета.
5. Досконально знать свои служебные обязанности по договору
Из предыдущего примера плавно вытекает следующий пункт. Если любой другой сотрудник может просто пробежать глазами договор и убедиться, что ему не придется пасти единорогов на поле цветущих папоротников, то бухгалтер обязан изучить и запомнить каждый пункт, чтобы знать, за что именно он будет нести ответственность.
Никто не запрещает делать вам сверх своих служебных обязанностей, но вы будете знать, что в случае чего вы за это не понесете наказания.
6. Не брать доступ к печати и клиент-банку с правом подписи
Часто директора с легкостью скидывают на бухгалтеров всю ответственность, в том числе право подписи, доступ к печати и клиент-банку. А сотрудники на это так же часто соглашаются, потому что «приятно, значит, доверяет». Но стоит помнить, что такие доступы — не только привилегия, но еще и дополнительная ответственность. Множество дел в суде было выиграно только потому, что доступ к печати и клиент-банку был только у генерального директора, что автоматически снимало ответственность с бухгалтера.
7. Проверять себя
Чтобы быть уверенным в собственных знаниях и понимании актуальной ситуации в законодательстве, бухгалтеру стоит периодически — хотя бы раз в год — проходить сертификацию, чтобы убедиться в собственной компетентности и получить дополнительную уверенность и для себя, и для компании.
Не стыдно обнаружить у себя пробелы в знаниях. Стыдно считать, что ты и так все знаешь, и поплатиться за свои ошибки или заставить платить за них других.
8. Не полагаться только на себя и пользоваться инструментами-помощниками
Самое частое оправдание, которое используют бухгалтеры, чтобы объяснить свои ошибки, звучит как «не хватает времени на доскональную проверку». Невнимательность, усталость, плохое настроение — все это снижает концентрацию и увеличивает вероятность ошибки.
Да, мы не роботы и можем ошибаться. Так, может, стоит взять в помощники робота? Или хотя бы умный сервис. К примеру, «Контроль данных», благодаря которому вы сможете проверять номенклатуру, настроить обязательное заполнение реквизитов, разграничить права сотрудников, проверять корректность ввода документов, назначить ограничения для папок номенклатуры и т.п.
Если вы работаете в облачной 1С, не бойтесь лишний раз обратиться в техподдержку или созвониться с консультантом 1С. Лучше потратить немного времени — а в 42Clouds техподдержка отвечает в течение минуты — и разобраться с моментом, в котором вы сомневаетесь, чем потом нести ответственность за ошибку.
Будьте бдительны, спокойны и осмотрительны. Не забывайте, что «дружба дружбой, а служба службой» — не позволяйте личным симпатиям подставлять вас подл опасность. И высыпайтесь! Недосып — худший враг внимательности. Так вы сведете вероятность ошибки к минимуму, обезопасите себя и будете спать спокойно.
02 Август 2021
Бухгалтерские ошибки обходятся бизнесу достаточно дорого. Как минимизировать риски, если вы руководитель? Придется разобраться в бухучете, чтобы знать, куда смотреть и что проверять.
Чаще всего бухгалтеры совершают типичные ошибки.
Этот чек-лист поможет выявить их, чтобы своевременно принять меры и не попасть в немилость к налоговой.
1. Отсутствие первичных документов. Бухгалтерский и налоговый учет суровы: если операция не подтверждена первичкой, значит, ее не было. Все, точка. Никаких «принесем завтра, в понедельник, через 3 часа и т.п.».
2. Ошибки в платежках. Неверно указанный счет казначейства, наименование банка, устаревшие коды ТР, БФ, ПР, АП, АР вместо шифра «ЗД», некорректный код и номер документа для взыскания задолженности – все это приводит к подвисанию платежей, просрочкам перечислений. Как избежать? Заполняйте налоговые платежки в соответствии с нормативными требованиями.
3. Правки других пользователей. Особенно если это правки задним числом. Как избежать?
Вариант 1: запретить правки в первичке сторонним пользователям на программном уровне.
Вариант 2: перепроверять всю первичку и расчеты перед сдачей отчетности.
4. Упущение упрощенки. Бухгалтер компании или ИП на УСН ведет только налоговый учет, поскольку к полноценному бухгалтерскому закон не обязывает. В результате упускается момент, когда превышается допустимый лимит выручки. Компания/ИП теряет право на применение упрощенки. Что делать? Вести нормальный бухгалтерский учет. И переносить крупные сделки с 4 квартала текущего года на 1 квартал следующего во избежание превышения лимита.
5. Задвоение контрагентов. Бухгалтер вводит данные вручную, потом автоматически загружается банковская выписка. Вуаля, вместо одного контрагента – два. Что делать? Проверять базу после загрузки выписки. И не дублировать рутинные операции ввода данных.
6. Отсутствие проставленных галочек в учетной политике. В результате могут быть недоступны необходимые учетные поля (например, косвенные затраты, списание затрат), также возникают проблемы с закрытием того или иного счета. Что делать? Проверить соответствие отметок в учетной политике реальной деятельности (по осуществляемым операциям), исправить ошибки.
7. Некорректное отражение в программе вида деятельности (торговля, производство, услуги). В результате система учета неправильна. Отсюда ошибки в признании расходов, расчете налогов. Что делать? Доверьте организацию и ведение бухучета профессионалам.
8. Произвольное списание материальных ценностей в затраты. За произвол придется отвечать рублем. Выявленные при проверке ошибки ведут к доначислениям и штрафам. Что делать? Исправлять ошибки текущего и прошлых периодов, оформляя исправления соответствующими проводками.
9. Незакрытое сальдо на конец месяца по счетам, по которым его не должно быть. В результате хвосты висят до конца года, а в конце года не идет баланс. Что делать? Держать руку на пульсе – отсматривать закрытие месяца по каждому счету.
10. Расхождение данных в бухгалтерской базе с данными в декларации. Бухгалтер часто вносит правки в декларацию в системе сдачи отчетности. А база остается с первичной информацией. Что делать? Вносить правки в базу сразу после корректировки отчета.
11. Злоупотребление кнопками автоматических операций. Заполнять и формировать бухгалтерские документы в автоматическом режиме очень удобно. Но специалисту необходимо уметь вручную на основании проводок проверять рассчитанные показатели и регистры учета. Автоматически – не значит без ошибок!
12. Отсутствие сверок с контрагентами. Сведения, занесенные в базу, оказываются неполными или некорректными. Возникают ошибки в определении налоговой базы, расчете налогов. Что делать? Проводить сверки не когда запахло жареным, а регулярно. С крупными – ежемесячно, с остальными – раз в квартал.
13. Несвоевременное обновление бухгалтерской базы. В результате фактический финансовый результат не соответствует отраженному в бухучете. В декларации закрадываются ошибки. Налоговая лютует и засыпает штрафами. Что делать? Регулярно обновлять базу (вас приветствует Капитан Очевидность!).
14. Отсутствие мониторинга изменения законодательства. Новые письма ФНС, распоряжения Минфина, разъяснения Роструда, федеральные законы появляются ежедневно. Все это нужно отслеживать. Мониторинг раз в месяц – плохой мониторинг!
15. Отсутствие регулярных сверок с ИФНС, фондами. Нет сверок? Вы не замечаете задолженность, налоговая начисляет пени. То же самое по переплатам, только без пеней. Как не испортить налоговую репутацию? Не пренебрегайте сверками!
16. Несвоевременный ответ или, что еще хуже, игнорирование требований ИФНС. Санкции могут быть разные, от блокировки счета до передачи дела в суд. Напомню, что отвечать на большинство требований ИФНС необходимо в течение 5 дней с момента их получения.
17. Отсутствие механизма планирования налоговой нагрузки. Если ваш бухгалтер считает налог «как есть», ставит вас перед фактом уплаты, не пользуется правом отнесения расходов на будущие периоды, меняйте специалиста.
18. Отсутствие номенклатурного учета и/или занесение объектов одной позицией. В результате товары дублируются, автоматизация складского учета оказывается неэффективной, возникают проблемы с инвентаризацией и списанием. Что делать? Ввести регламент заполнения номенклатуры и потребовать его исполнения.
19. Неправильное хранение документов. Несоблюдение правил и сроков хранения первички влечет за собой административную ответственность. Штраф для юрлица – до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП). Что делать? Хранить по регламенту. И восстанавливать утерянные документы.
20. Ведение одного учета (только бухгалтерского или только налогового). Два разных учета необходимо вести всем, даже упрощенцам. Бухгалтерский – для получения достоверных сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации. Налоговый – для правильного исчисления налоговой базы, уплаты налогов и сдачи отчетности.
21. Опечатки при переносе данных. Что делать? Проверять изменения, внесенные в базу.
22. Ошибки при расчетах. Не всегда возможно данные из первички напрямую перенести на бухгалтерские счета. Часто требуется проведение достаточно сложных расчетов. В ТОПе по ошибкам – калькулирование себестоимости и начисление зарплаты. Что делать? Доверять расчеты и ведение учета профессионалам.
23. Неверные проводки. Чаще всего не туда попадают суммы при распределении затрат на производство между счетами 20, 25 и 26. Обратите на это особое внимание бухгалтера, если деятельность компании связана с производством.
24. Использование устаревших отчетных форм. Документы периодически корректируются в ответ на изменения налогового законодательства. Проверяйте актуальность форм, отправляемых в ФНС, фонды и федеральные ведомства.
25. Ошибки при заполнении отчетности. Актуальны технические ошибки и человеческий фактор. Как исправить? Требуйте заполнения отчетных форм по инструкции и проверки данных перед отправкой в налоговую, Росстат, Роструд и т.д.
26. Пренебрежение КПП. Обязательный реквизит актуален для юрлиц. Если бухгалтер перечисляет деньги без указания КПП в платежке, платеж либо проводится получателем как невыясненный, либо возвращается отправителю. Как исправить? Прописывать КПП в каждом документе для перечисления средств по безналу.
27. Двойное списание. Если ТМЦ списаны с баланса дважды, придется переделывать первичные документы. Если ошибку не исправить, налоговая насчитает недоимку по одному из платежей и оштрафует компанию, должностное лицо.
28. Некорректное определение амортизационной группы. Ошибка ведет к перерасчету стоимости имущества, изменению налоговой базы и увеличению суммы налога. В пользу налогоплательщика при обнаружении ошибки ФНС считает крайне редко. Что делать? Штудировать классификатор, консультироваться со специалистами, если с определением амортизационной группы возникают сложности.
29. Неполное возмещение НДС. Если бухгалтер принимает к учету не весь налог, часть расходов не учитывается при расчете налога на прибыль. Растет налоговая нагрузка. Что делать? Контролировать состав и качество первички. Принимать к учету весь НДС, формировать документы на возмещение своевременно и в полном объеме.
30. Некорректное отражение господдержки и, как результат, увеличение налоговой нагрузки. Актуально в эпоху пандемии. При формировании отчетности по налогу на прибыль и УСН расписывайте в балансе потраченные и оставшиеся средства по субсидиям, специальным кредитам. Это позволит получить корректные сведения по кредиторской, дебиторской задолженности и включить в расходы соответствующие суммы.
Ошибки случаются. Чтобы их было меньше, учитесь, если вы бухгалтер. И доверяйте профессионалам, если вы – руководитель.
Обнаружили ошибку?
Исправляйте, не дожидаясь аудита или налоговой проверки. Делайте правильные выводы и принимайте меры, чтобы впредь не допускать ошибок. Такая тактика, кстати, отлично работает не только в бухгалтерии. Но это уже совсем другая история.
Количество показов: 1595
Теги данной публикации: ошибки
Предприниматели и владельцы малого бизнеса даже не стремятся разобраться в бухгалтерии. Учет ведется по особым правилам, нормативные акты часто меняют, самостоятельно разобраться в хитросплетении цифр и символов бухгалтерии без подготовки невозможно — этим пользуются недобросовестные и некомпетентные бухгалтеры.
Наша статья для тех, кто хочет выяснить, какие бомбы замедленного действия хранит его бухгалтерия. Вы узнаете, как обнаружить признаки неправильного ведения бухгалтерского учета, как самостоятельно проверить бухгалтера и что должен контролировать грамотный руководитель.
Из этой статьи вы узнаете:
- Почему руководителю важно самому контролировать бухгалтерию
- Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так
- Как выбрать бухгалтера или бухгалтерскую фирму
- 6 советов, как контролировать бухгалтерию
Почему важно самому контролировать бухгалтерию
С усилением роли контролирующих органов, введением электронного документооборота и наличием онлайн-доступа у налоговиков к расчетным счетам и кассам организаций неправильный учет чреват проверками, штрафами и другими санкциями.
Иногда после увольнения бухгалтера руководитель вдруг выясняет, что учет фирмы в плачевном состоянии: бухгалтерские документы не разобраны или отсутствуют, цифры в отчетности взяты «с потолка», операции не разнесены по счетам. Восстановление запущенного учета — очень трудоемкий процесс. В некоторых случаях сделать это и вовсе невозможно. Ошибки и отсутствие документов при первой же проверке повлекут доначисление налогов, штрафы и пени (ст. 120 и 122 Налогового кодекса РФ).
Контрагенты не станут иметь дела с фирмой, если в ней не умеют оформлять первичные документы, подтверждающие факт проведения доходных или расходных хозяйственных операций (счета-фактуры, ордера, поручения и другие). Организация, которая не сможет подтвердить сделки по НДС при запросе из налоговой инспекции, не вызовет доверия партнеров.
Некоторые бухгалтеры, чтобы «заработать», проводят через счета организации транзитные суммы или занимаются обналичиванием для посторонних людей. За использование мошеннических схем именно руководителю фирмы грозит уголовное преследование (статьи 171, 174, 199, 199.2, 327 Уголовного кодекса РФ).
5 проблем, которые обязательно возникнут, если не контролировать бухгалтерию:
-
Сложности с налоговыми органами: несвоевременная сдача отчетности, неуплата налогов, штрафы;
-
Ухудшение взаимоотношений с партнерами: серьезные контрагенты дорожат своей налоговой репутацией и не захотят работать с с организацией, в которой бухгалтерский учет ведется спустя рукава;
-
Мошенничество с расчетным счетом и кассой: нецелевые расходы, воровство, незаконное обналичивание и транзит чужих денежных средств;
-
Длящиеся нарушения ведения первичной документации, которые могут долгое время оставаться в тени и «выстрелить» при налоговой проверке. Это приведет к самым печальным последствиям для бизнеса:к примеру, фирма может обанкротиться из-за невозможности уплаты налоговых санкций;
-
Уголовное преследование руководителя со стороны органов внутренних дел.
Следует помнить: если общество обанкротилось и у него имеется налоговая задолженность по вине руководителей или участников, на них может быть возложена субсидиарная ответственность (ст.3 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.1998). Сейчас все чаще налоговая задолженность ООО после банкротства взыскивается в судебном порядке за счет личного имущества директора и учредителей.
Главный бухгалтер небольшой подрядной фирмы по состоянию здоровья уволился сразу после получения уведомления о налоговой проверке. Взятый на его место специалист не мог пояснить проверяющим многие моменты учета, поскольку порядка в бухгалтерии не было: часть первичных документов отсутствовала, часть была заполнена с ошибками.
Результат — налоговики не приняли большое количество операций к учету и доначислили более 8 млн рублей налогов, штрафов и пени. Для фирмы с годовым оборотом 5 млн рублей сумма была просто огромная. Через полгода налоговая инспекция инициировала банкротство организации. Собственник лишился бизнеса и начал все с нуля.
за ошибки в бухгалтерии отвечает руководитель компании: от штрафов и пени до лишения свободы
Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так
Вы без труда обнаружите проблемы в ведении бухгалтерского учета, если будете знать специальные правила.
Приступая к проверке, забудьте о стеснении: задавайте много вопросов, не бойтесь показаться некомпетентным. Вы не обязаны знать нюансы бухучета, но имеете право полностью контролировать фирму.
1. Налоговая задолженность и несвоевременная сдача отчетности
Отчетность должна сдаваться вовремя, а налоги — уплачиваться в полном объеме. Убедиться, так это или нет, поможет сверка с налоговой инспекцией.
Справка о состоянии расчетов по налогам и сборам
Через электронные сервисы по сдаче отчетности (например, СБИС, Астрал, Контур и другие), личный кабинет налогоплательщика или непосредственно в налоговой инспекции запросите справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.
Cправка о состоянии расчетов по налогам, сборам и т. д.
В справке о состоянии расчетов изучите столбцы 4 — налоги, 6 — пени, и 8 — штрафы. У грамотного и ответственного бухгалтера в них будет стоять цифра «0». Это значит, что с расчетами все в порядке. Сумма со знаком «+» указывает на переплату по налогу в бюджет. Сумма со знаком «—» говорит о том, что у налогоплательщика есть долги.
Переплата или долги по налогам должны насторожить руководителя. Попросите бухгалтера объяснить расхождения. В некоторых случаях, например, при уплате авансовых платежей по УСН, справка иногда показывает переплату. Компетентный бухгалтер доступно объяснит, в чем дело.
Срок предоставления в бумажном варианте — 5 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика. Если подать заявление в электронном виде — на следующий рабочий день после регистрации электронного запроса от организации (приказ ФНС РФ от 28 декабря 2016 № ММВ-7-17/722@).
Банковская выписка за последние 2 — 3 года
Еще один способ выяснить своевременность сдачи отчетности — просмотреть банковскую выписку за последние 2 — 3 года.
Отфильтруйте все платежи в бюджет и посмотрите их назначение. Руководителя должно насторожить два момента:
-
если среди расходных документов будут инкассовые поручения — документы, которые подтверждают, что ИФНС списывала с вашего расчетного счета налоговую задолженность;
-
если в платежках в назначении платежей присутствуют фразы «уплата пени», «уплата штрафа» и т.д.
Даже если суммы малы, требуйте у бухгалтера объяснений, почему он допустил несвоевременную сдачу отчетности, из-за которой компании пришлось платить пени и штрафы.
Выписка операций по расчетам с бюджетом
В налоговой получите выписку операций по расчетам с бюджетом. В бумажном виде ее выдают в течение 5 рабочих дней, либо за 1 день, если запрос был отправлен электронно.
Выписка поможет быстро проанализировать причины долгов и переплат по налогам — при их наличии. В ней указаны начисления и платежи по каждому виду налога.
Возьмите платежные поручения на уплату налогов и проверьте, все ли суммы учтены в выписке. Если какого-либо платежа нет, проверьте правильность заполнения реквизитов и обязательных полей платежного поручения, которое отсутствует в выписке ИФНС. Часто из-за невнимательности при указании КБК, ОКАТО или периодов платежи разносятся на общий счет «до выяснения» и не отражаются по лицевому счету налогоплательщика.
Если выяснилось, что каких-то платежей действительно не хватает или имеются ошибки в заполнении платежных поручений, подготовьте заявления, уточняющие ошибочные платежи. Сделать это можно самостоятельно или поручить своему бухгалтеру. Заявление об уточнении платежа пишут в территориальный отдел ИФНС в произвольной форме, к нему прилагают заверенные банком копии платежек об уплате налогов.
Изучая выписку операций по счетам, обязательно обратите внимание на вид документа (столбец 5). РНалП — это первичная декларация или расчет по налогу. РНалУ — уточненный отчет.
Пример выписки операций по расчету с бюджетом. В 5 столбце не должно быть РНалУ
Некоторые бухгалтеры практикуют сдачу недостоверных первичных отчетов, чтобы уложиться в срок. Позже они сдают правильный отчет. Обнаружив РНалУ в нескольких периодах, уточните у бухгалтера, что помешало ему своевременно сдать правильную отчетность. Знайте, что регулярная сдача «уточненок» или нулевых отчетов рано или поздно приводит к внеплановым проверкам организации.
Бывает, что у фирмы есть задолженность по пени, а неуплаченных налогов нет. Это следствие несвоевременного перечисления платежей в бюджет. Проверьте, когда были перечислены налоги в том периоде, в котором появились пени. Не забудьте выяснить у бухгалтера, почему налоги не были уплачены вовремя.
Обнаружив переплату по налогу, не спешите радоваться: когда-то ваша организация заплатила в бюджет больше, чем должна была. Переплата — тоже признак некомпетентности бухгалтера. Подготовьте заявление в налоговую на возврат или зачет переплаты. Деньги, излишне уплаченные более 3 лет назад, вернуть из бюджета нельзя.
Бухгалтер общества с ограниченной ответственностью регулярно сдавал «уточненки» по прибыли, что приводило к путанице с уплатой налогов. Из-за изменения данных учета на лицевом счете налогоплательщика регулярно появлялись переплаты и задолженности. И переплата, и долги переходили из периода в период, копились. Бухгалтер знал об этом, но ничего не предпринимал.
После полутора лет такой практики, налоговики обратили внимание на организацию и провели внеплановую выездную проверку по налогу на прибыль. В результате обществу было доначислено порядка 350 000 рублей из-за образования периодических задолженностей. Этого можно было бы избежать, если бы бухгалтер своевременно сдавал декларации и уплачивал налог.
2. Махинации с расчетным счетом
Расчетный счет организации требует пристального внимания. Недобросовестный бухгалтер, имеющий доступ к расчетному счету, способен создать серьезные проблемы для организации:
- кража денег с расчетного счета через подставные компании;
- обналичивание денежных средств для сторонних организаций;
- незаконное тайное кредитование физических или юридических лиц.
Как обнаружить нарушения с помощью банковских выписок
Чтобы обнаружить нарушения в работе с расчетным счетом, проверьте выписки из банка. Вот в каких случаях вам следует насторожиться:
- Неизвестный контрагент перечисляет значительные суммы денег, которые обналичиваются сразу или частями: это может оказаться «отмыванием» чужих денежных средств.
Ст. 172 и ст. 174 Уголовного кодекса РФ предусматривают различные варианты наказаний за такое нарушение. В зависимости от суммы и отправителя денег, которые указаны в расчетном счете, это могут быть штраф до 200 000 рублей или лишение свободы на срок до 2 лет. К ответственности привлекут ничего не подозревающего руководителя, а для бухгалтера это всего лишь способ дополнительного, хоть и незаконного, заработка.
- Платежные поручения в адрес незнакомых организаций или на счета физических лиц.
Даже если в них указаны небольшие суммы, изучите основания для перечисления. Часто так маскируют кражу денег. Известны случаи, когда недобросовестные бухгалтера ежемесячно перечисляли средства по фиктивным договорам подставной фирме — за абонентское обслуживание. Фирма выплачивала бухгалтеру наличные и вычитала проценты за свою «услугу».
- Ошибочные переводы денег в адрес сторонней организации, которые через некоторое время возвращаются на расчетный счет вашей компании.
В этом случае бухгалтер может объяснить, что он ошибся в перечислении, а потом обнаружил неточность и попросил вернуть деньги. Сторонняя организация вернула средства, и все как будто хорошо.
Однако, если такое происходит регулярно, это может быть скрытое кредитование. Ваш бухгалтер за некоторое вознаграждение одалживает оборотные средства другим компаниям, для которых это выгоднее и быстрее, чем брать банковский кредит.
Контроль операций по расчетному счету
Если вы хотите контролировать безналичные расчеты, начинайте рабочий день с просмотра банковской выписки за предыдущий день.
Для начала сверьте остатки по расчетному счету на утро с остатками на вечер. Расхождений в цифрах быть не должно. Проверьте все входящие и исходящие платежи. Если появились вопросы по суммам или контрагентам, задайте их бухгалтеру.
Установите время, когда будете лично подписывать все платежные поручения. Бухгалтер с помощью ключа электронной подписи может формировать платежки, а право первой подписи сохраните за собой. Установите 2 временных интервала, когда вы будете просматривать и подписывать платежи.
Все эти мероприятия занимают не более 30 минут в день, но они полезны. Как правило, если руководитель лично занимается контролем выписки и расчетов, злоупотребления или махинации с расчетным счетом отсутствуют.
Группа из 3 микропредприятий занималась розничной и оптовой торговлей. Бухгалтерию вела знакомая учредителя на дому. Она имела удаленный доступ к бухгалтерскому онлайн-сервису и расчетным счетам организаций.
Однажды бухгалтер ушла на больничный, а потом совсем перестала выходить на связь. Обязанности по расчетам в это время выполнял сам руководитель и обеспокоился он только после 2-недельного отсутствия специалиста в отчетный период.
В результате компания не смогла своевременно сдать отчетность и получила крупные неприятности с налоговой. Дополнительно выяснилось, что в течение 2 лет с расчетных счетов организаций регулярно списывались крупные суммы денег на неизвестные компании. Общая сумма списаний -— 4 млн рублей. После этого случая руководитель поручил ведение бухгалтерского учета профессиональной фирме и самостоятельно ведет расчеты через расчетный счет.
3. Ошибки в ведении кассы
Касса — это всегда про наличность. Поэтому налоговая часто проверяет кассовую дисциплину. Для неопытных или халатных бухгалтеров касса содержит множество ловушек, которые могут обернуться штрафами для организации.
Если вы решили проанализировать состояние кассы, проверьте кассовую книгу: сколько денег было в начале дня и сколько осталось в конце. Правило «минуса в кассе быть не должно» необходимо неукоснительно соблюдать.
Наличие в кассе большей суммы денег, чем указано в кассовой книге, означает, что приходование ведется несвоевременно. При обнаружении излишков налоговики изымают их в доход государства.
Итак, выясните, кому, когда и на какие цели выдавались наличные денежные средства. Обязательно изучите оправдательные первичные документы и авансовые отчеты. Проверьте, чтобы все операции были записаны в кассовую книгу. Документы должны быть оформлены правильно, расходы — связаны с деятельностью фирмы.
Если зарплата в вашей организации выдается наличными, проверьте зарплатные ведомости. В них могут оказаться бывшие сотрудники или несогласованные премии тем, кто еще трудится.
Сверьте полноту оприходования денег в кассу. Сравните выданные суммы по банковским выпискам с суммами, которые были внесены в кассу — они должны совпасть. Расхождение в суммах денег выданных с расчетного счета и внесенных в кассу значит, что неоприходованная часть денег была украдена.
Как обнаружить нарушения в кассе
Для эффективного контроля кассовой дисциплины руководителю следует знать признаки наиболее распространенных нарушений.
- В кассовой книге полностью или частично отсутствуют записи.
Часто это результат небрежности или лени бухгалтера. Не стоит верить рассказам о занятости и отсутствии свободного времени. Хороший бухгалтер никогда не допустит таких ситуаций, поскольку понимает важность точного учета наличности.
- Бухгалтер не применяет контрольно-кассовую технику или допускает нарушения при работе с ней.
Новые правила работы с контрольно-кассовыми машинами (далее — ККМ), введенные 54-ФЗ, позволяют налоговикам отследить в режиме онлайн любые операции по кассовому аппарату — и быстро обнаружить нарушения. Например, при повторном выявлении факта неприменения ККМ на крупную сумму, инспекторы имеют право приостановить деятельность организации до 3 месяцев (п.3 ст.14.5 КоАП РФ).
Основная причина пренебрежения использованием кассовой техники — желание скрыть прибыль и уменьшить налоги. Однако при грамотном учете сделать это можно другими законными способами: за счет аутсорсинга персонала, выбора оптимальной системы налогообложения, экономии на социальных взносах за счет компенсаций работникам и другие;
- Превышен кассовый лимит.
Сумма денег, которая может оставаться на конец дня в кассе предприятия, рассчитывается по специальной формуле ЦБ РФ и зависит от выручки и вида деятельности фирмы или ИП (Приложение к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства).
Если в конце дня сумма в кассе превышает максимальный размер кассового лимита, нарушена кассовая дисциплина (ст. 15.1 КоАП РФ). В этом случае некоторые бухгалтеры выдают излишки денег под отчет. А когда сумма остатка в кассе уменьшается, аванс возвращают как неиспользованный. Это помогает бухгалтеру избежать наказания и не сдавать деньги в банк;
- Предприниматель вносит личные деньги в кассу фирмы, не оформляя при этом договор займа.
Во многих организациях собственники бизнеса покрывают кассовые разрывы за счет собственных средств. В таких случаях бухгалтеры иногда пренебрегают составлением договоров займа: при проверке кассовой дисциплины это классифицируют как нарушение порядка работы с кассой и денежной наличностью (п.15.1 КоАП РФ). Штраф за каждое нарушение для юридических от 40 000 до 50 000 рублей.
Если вы практикуете внесение личных денег на нужды предприятия, оформите договор займа по правилам параграфа 1 главы 42 ГК РФ.
Бухгалтер индивидуального предпринимателя ушла в декретный отпуск и до приема нового сотрудника руководитель был вынужден вести кассу и все расчеты самостоятельно. При просмотре кассовых документов он обратил внимание на регулярную выдачу денег из кассы на бензин. К авансовым отчетам были приложены чеки с заправок, на которых он никогда не заправлялся. Другого транспорта у ИП не было. Оказалось, что бухгалтер самовольно заправляла свой автомобиль за счет денег предпринимателя. Проверив все кассовые документы за срок работы этого бухгалтера, ИП обнаружил целую кучу несанкционированных расходов. Помимо бензина, девушка регулярно выдавала себе деньги из кассы на изучение французского языка и проезд в отпуск. Свои действия она пояснила: расходы на бензин связаны с поездками на работу, а язык она учит для повышения своего профессионального уровня и расширения компетенции.
4. Ошибки в учете первичной документации
Первичные документы необходимы для правильного ведения налогового учета организации (ст. 313 НК РФ). Грамотный бухгалтер никогда не допустит нарушений в работе с документами, потому что это может привести к доначислению налогов, пени и штрафам при проверке.
Первичные документы подтвердят хозяйственные операции фирмы только в том случае, если они верно оформлены. Первичка, в оформлении которой допущены нарушения, не может приниматься к учету.
Проблемы в документообороте организации есть, если:
- на первичных документах отсутствуют подписи и печати, заполнены не все поля, есть признаки исправлений;
- оригиналы отсутствуют или заменены копиями, полученными по электронной почте;
- документы за прошедшие периоды хранятся в папках или «россыпью» в коробках, реестры документов не составлены.
Как проверить правильность учета документов
Попросите бухгалтера показать первичку, например, за 3-й квартал предыдущего года. Он должен принести сшитые в хронологическом порядке тома документов. К каждому тому прилагается реестр — на нем есть подпись бухгалтера и печать организации. Все остальные способы хранения документов свидетельствуют о нарушениях документооборота.
Второй способ проверки более сложный. Возьмите выписку за предыдущий налоговый период и выберите 5 или 6 различных операций по ней. Например, возьмите оплату вашим постоянным и разовым поставщикам, а также поступление денег от контрагентов. Предложите бухгалтеру принести все первичные документы по этим операциям.
Бухгалтер должен представить договоры, счета-фактуры, товарные накладные или акты выполненных работ, доверенности на получение и другие документы. Обратите внимание на то, как хранятся эти документы. Копии, неправильное заполнение реквизитов документа, отсутствие печатей или подписей — все это показатели халатности сотрудника.
Если вы обнаружили проблемы с учетом первичной документации, немедленно займитесь их устранением и задумайтесь о смене бухгалтера
Индивидуальный предприниматель занимался выпечкой хлеба и содержал небольшую пиццерию. В штате состояло 16 сотрудников. Помимо учета, бухгалтер занимался налоговой отчетностью, приемом и увольнением персонала. Бухгалтер убедила предпринимателя, что на ЕНВД нет обязанности вести учет. И не вела.
Принимая дела после ее увольнения, новый бухгалтер обнаружил, что документооборота как такового не было. Наличные деньги не учитывались, кассовые книги не велись, расчеты с персоналом и поставщиками нигде не фиксировались. Документы просто копились в коробке.
Новый бухгалтер восстановил учет за последний календарный год. Выяснилось, что не хватает около 1 млн рублей. Именно на такую сумму не оказалось подтверждающих первичных документов. Прежний бухгалтер к тому моменту поменяла телефон и место жительства.
Как выбрать бухгалтера
Принимая на работу бухгалтера или выбирая аутсорсинговую компанию, ориентируйтесь на объективную оценку профессиональных качеств соискателя, а не на рекомендации знакомых.
Как проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу
Письменный тест
Чтобы отсеять некомпетентных специалистов, рекомендуем провести письменное тестирование среди кандидатов на должность бухгалтера.
Многие бухгалтерские сайты предлагают варианты профессиональных тестов для бухгалтеров. Выберите тест, соответствующий виду деятельности фирмы, или воспользуйтесь нашим вариантом теста с ответами.
Вопросы в тестах могут быть сложными, рассчитанными на высокий уровень теоретической подготовки специалиста. Если соискатель правильно ответил только на 2/3 вопросов, то это уже хороший результат и его стоит допустить к следующему испытанию.
Если при тестировании бухгалтер правильно ответил на 60% вопросов — это хороший результат
Знание бухглатерских новостей
Приступая к поиску грамотного специалиста, подпишитесь на новостную бухгалтерскую рассылку, например: «Главбух», «Клерк.ру», «Главная книга» или ppt.ru.
На собеседовании с кандидатом выберите новость из рассылки и спросите у кандидата, что он думает по этому поводу. Например: «Я слышал, что Госдума приняла законопроект об исключении движимого имущества из числа объектов налогообложения со следующего года. Что вы об этом знаете?».
Грамотный бухгалтер в курсе новостей бухгалтерского учета
Даты увольнения с предыдущих мест работы
Обязательно обратите внимание на даты увольнения кандидата с предыдущих мест работы. Если эти даты приходятся на конец и начало отчетного периода — это тревожный сигнал. Возможно, бухгалтер запустил учет и уволился, чтобы не сдавать отчетность и избежать ответственности.
Критические даты для увольнения бухгалтера: с 20 марта по 20 апреля, с 20 июня по 20 июля, с 20 сентября по 20 октября, с декабря по конец января. Ответственный специалист не позволит оставить после себя «хвосты», создающие проблемы руководителю. Стоит обязательно выяснить причину увольнения бухгалтера в такие периоды.
Ответственный бухгалтер не будет увольняться в начале и конце отчетного периода
Небольшая торговая организация выбирала бухгалтера, который будет вести учет в единственном лице. Из 57 человек, пришедших на собеседование, только 8 смогли правильно ответить на 2/3 вопросов из бухгалтерского теста. При последующей беседе только 2 из 8 оставшихся смогли прокомментировать бухгалтерскую новость. Оставшиеся 49 «профессионалов», которые не смогли ответить даже на вопросы теста, в настоящее время где-то ведут бухгалтерский учет.
Рекомендации по выбору аутсорсинговой компании
Некоторые владельцы малого бизнеса не нанимают штатных бухгалтеров и пользуются услугами специализированных бухгалтерских фирм. Это позволяет не зависеть от отпуска или больничного бухгалтера, сокращает расходы организации на социальные взносы.
Вот несколько советов, на что смотреть, когда выбираете бухгалтерскую фирмы-аутсорсера:
1. Почитайте сайт компании — там должны быть новости бухучета.
Каждая бухгалтерская фирма, уважающая своих клиентов, имеет сайт, где размещает новости бухучета и полезную информацию для предпринимателей. Часто через личный кабинет на таком сайте предприниматель имеет доступ к своим бухгалтерским регистрам и документам.
2. Изучите рекомендации и отзывы о фирме на сайте аутсорсера — они должны быть настоящими.
Обратите внимание на даты отзывов. Если они все за один временной интервал и нет пополнения «коллекции», возможно они собраны специально. Уточните у авторов рекомендаций, чьи отзывы размещены, действительно ли они обслуживаются в настоящее время в интересующей вас бухгалтерской фирме.
3. Выясните сферу деятельности большинства компаний, которые обслуживает фирма — хорошо, если у вас такая же.
Отлично, если среди клиентов аутсорсера есть организации, ведущие деятельность, аналогичную вашей. Если таких организаций нет, может оказаться, что бухгалтеры фирмы не будут знать отраслевые нюансы вашего вида деятельности.
4. Изучите договор и полный перечень услуг, которые будут предоставлены в рамках исполнения обязательства по ведению бухгалтерского учета.
Это поможет определить границы ответственности фирмы-аутсорсера и исключить дальнейшие споры.
6 советов о том, как контролировать бухгалтерию и избежать нарушений
Мы рекомендуем руководителям держать ситуацию в бухгалтерии под контролем. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, регулярно проверяйте, как ведется учет..
- Тестируйте кандидатов на должность бухгалтера.
Это экономит время на собеседованиях и помогает выбрать профессионала. Заморочить голову тесту невозможно. Провести тестирование может любой человек, у которого есть ответы. Тщательно проверяйте бухгалтерскую фирму, если доверяете свой учет сторонней организации.
- Оставьте за собой право первой подписи платежных поручений.
Закажите в банке «технический» ключ для своего бухгалтера. Такой ключ позволяет выгружать выписки и готовить платежные поручения. Окончательное одобрение платежа и право первой подписи расходных документов рекомендуем оставить за руководителем. Настройте банковские смс-уведомления на свой телефон и проверяйте, кому и за что перечисляются деньги с вашего расчетного счета.
3. В январе попросите бухгалтера сделать налоговый календарь на год.
Пусть бухгалтер предоставляет отчетность с отметкой о сдаче в налоговую, Пенсионный фонд и другие контролирующие органы. Проверяйте своевременность сдачи по налоговому календарю. Обращайте внимание на то, соответствуют ли суммы налогов и сборов в отчетности реально уплаченным суммам. Требуйте от бухгалтерии раз в квартал предоставлять справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.
- Обяжите бухгалтера ежемесячно формировать список отсутствующих первичных документов.
Получив список за следующий месяц сверьте его с предыдущим. Месяц — достаточный срок, чтобы ответственный специалист получил нужный документ. Если какие-либо накладные, акты или договоры остаются в списке более месяца, потребуйте объяснений и установите конкретный срок их предоставления. Не забудьте выборочно проверить наличие в архиве отсутствовавших документов.
- Если пользуйтесь бухгалтерским онлайн-сервисом, обяжите бухгалтера выгружать или распечатывать документы ежемесячно.
Онлайн-сервисы не выгружают документы автоматически, и база данных хранится в виртуальном облачном хранилище. Наличие физической бухгалтерской базы позволит вам без проблем поменять онлайн-сервис или передать документы новому бухгалтеру.
- Если бухгалтер часто выдает деньги под отчет, а потом возвращает неиспользованные авансы, чтобы скрыть превышение лимита, откажитесь от лимитирования.
Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (численность сотрудников менее 100 человек) имеют право не устанавливать лимиты денежных средств и хранить в кассе любые суммы. Это стало возможным с 1 июня 2015 года. Если вы относитесь к таким субъектам предпринимательства, издайте приказ об отмене лимита кассы и одновременно другим приказом отмените ранее установленный лимит.