Основной ошибкой эффективного управления временем является

• Кажется, будто времени на то, чтобы закончить всё необходимое, попросту нет.
• Многие люди обращаются за помощью к определённым техникам тайм-менеджмента, но некоторые из них лишь усугубляют проблему отсутствия времени.
• Вот несколько ловушек тайм-менеджмента, в которые вы можете попасться, а заодно способы их избежать.

Вы испытываете чувство, словно вы постоянно работаете, но это не приносит результатов, которых вы хотите? Вы не одиноки. Это проблема, которую должны преодолеть практически все талантливые предприниматели. К сожалению, многие люди в отчаянии пытаются применять техники тайм-менеджмента, которые лишь усложняют проблему отсутствия времени.

Избегайте следующих 11 распространённых ловушек тайм-менеджмента, в которые попадается большинство предпринимателей. Узнайте способы, которые помогут вам решить проблему плохого управления временем, и вы избавитесь от этой головной боли навсегда.

1. Отрицание факта, что у вас есть проблемы, связанные с тайм-менеджментом

Порой я говорил себе: «Будь у меня больше времени, я бы справился с X, Y и Z». Разумеется, мы не можем иметь в своём распоряжении больше 24 часов в сутки, так зачем тратить нашу ментальную энергию на пустые жалобы?

«Жалобы на то, что времени всегда не хватает, никак не смогут добавить вам времени. Они лишь на момент заставляют вас почувствовать себя лучше», — пишет Джон Машни в своей статье на Medium. «Но это чрезвычайно вредная тактика. Жалоба на недостаток времени не даёт вам осознать реальность: что-то работает неправильно».

Перестаньте говорить о том, что у вас недостаточно времени на завершение ваших задач. Вместо этого признайте, что вам необходимо лучше управлять своим временем и начать экспериментировать с техниками, которые помогут вам в достижении своих целей.

2. Пренебрежение планированием

«Важно планировать ваш день для максимальной эффективности. Не обязательно расписывать каждую минуту своего времени, но постарайтесь установить ежедневные цели, включая задачи, которые вы хотите завершить, а затем расположите их в порядке важности», — предлагает Шонсе Мэддокс из Calendar, которая рекомендует подготовку и мозговой штурм для экономии времени и энергии.

Потратьте несколько минут своего вечера на то, чтобы выложить свою одежду и приготовить еду на завтра. Просмотр календаря подготовит вас психически, сэкономит время утром и снизит усталость от решений. Вне зависимости от того, используете ли вы специальное приложение-календарь или сами набрасываете на бумаге список дел, планирование вашего дня предоставляет вам структуру, которая позволяет избавиться от постоянных мыслей о том, что делать дальше.

3. Позволять «срочному» взять верх над «важным»

Проведение границы между «срочным» и «важным» — это вызов для большинства предпринимателей. Как вы можете тушить пожар, если спешите на встречу с инвестором?

Я использую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь себя расставить задачи в порядке приоритета, чтобы я не позволял срочности захватить контроль над моим распорядком. Возьмите все свои задачи и расположите их в четырёх квадратах:

• Сделать первым делом. Это самые важные обязанности, с которыми вы должны закончить сегодня или завтра.
• Запланировать. Важные задачи, которые не требуют срочности, поэтому вы можете разместить их в своём календаре.
• Делегировать. Если у вас есть необходимые задачи, которые вам не важны, то вы можете поручить их другим людям.
• Не делать. Какие задачи не важны и не требуют срочности? Удалите их из своих списков и добавьте их в список «можно заняться, если будет возможность».

4. Неправильный подход к делегированию

Предприниматели гордятся званием мастеров на все руки, но вам не обязательно участвовать в каждом этапе своего бизнеса. Будьте в курсе происходящего, но оставьте своё эго за дверью и делегируйте нужные задачи подходящим для этого людям.

Если у вас нет персонала, отдайте определённую работу фрилансерам на аутсорс. Например, вы можете нанять личного ассистента, чтобы он управлял вашим календарём, электронной почтой, профилями в социальных сетях или блогом. Личные ассистенты также могут позаботиться о личных поручениях, рекрутинге, бронировании билетов на самолёты и номеров в отелях для грядущих деловых поездок.

5. Необходимость рано просыпаться

Уделите время тому, чтобы прочитать другие статьи о тайм-менеджменте. Вы обнаружите, что один из самых распространённых советов, которыми делятся их авторы – просыпаться пораньше. Как человек, который сам практикует эту привычку, я полностью понимаю её смысл. Давайте представим, что вы проснулись на час раньше. Вы можете использовать это время для работы со своим календарём, для занятий спортом, здорового завтрака, чтения или очистки вашей электронной почты, не отвлекаясь на внешние факторы.

Но вот в чём загвоздка. Одной установки будильника на четыре утра недостаточно для тайм-менеджмента. Весь секрет здесь в том, чтобы достигнуть пиковой продуктивности и выделять временные блоки для концентрации на приоритетных задачах. Думайте об этом именно так. Если вы сова, вы будете несчастны, если начнёте просыпаться в какое-то невероятное время.

Планируйте свои дни так, чтобы работать над самыми важными задачами, когда у вас есть максимум энергии и концентрации. Если ваш пик приходится на закат, то вы должны выделять это время для концентрации на самых важных задачах. Это куда более эффективная стратегия, чем пустая борьба с внутренними часами вашего организма.

6. Отсутствие гибкости

Вне зависимости от того, насколько тщательно вы планируете свой день, вас обязательно будут отвлекать. Вот почему так важно, чтобы ваш календарь оставлял место для гибкости. Например, в какой-то день всё идёт точно по плану, пока после обеда перед вами не появляется важный клиент, сообщающий о технической проблеме с их программным обеспечением.

Мне и моей команде пришлось бы перестать работать над тем, чем мы занимались, но, к счастью, обычно у меня есть свободный час после обеда – и он всегда чем-то заполняется. В большинстве случаев работа на этот час находится во время чтения электронных писем, разговоров с командой или для того, чтобы втиснуть в этот час важного клиента, который не назначал встречу. Так или иначе, благодаря этому свободному времени в моём календаре я способен реагировать на проблемы клиентов, не перестраивая своё расписание и задачи в моём списке дел.

7. Быть «идеальным»

Все мы стремимся делать свою работу качественно, но постоянное стремление к идеальности – это нереалистично. Очень часто давление, которые мы оказываем на себя в попытке «быть идеальными», приводит нас к тому, что мы давим на других людей из-за их проблем. Оно того не стоит.

Приведём в пример Стива Джобса. Хотя его перфекционизм позволил ему создать одни из самых культовых продуктов в современной истории – это также приводило к тому, что на разработку продуктов уходило больше времени, а споры с сотрудниками возникали чаще. Будучи предпринимателем, вы уже знаете, что вы не можете позволить себе оттягивать разработку продуктов или услуг безгранично. Если вы будете откладывать выполнение работы, то будьте уверенны, что рано или поздно найдётся тот, кто вас обойдёт.

8. Чрезмерное и недостаточное выделение времени

Мы склонны неверно оценивать время, требуемое нам для выполнения задачи. Мы оцениваем, что какая-то задача займёт лишь час, в то время как эта цифра оказывается ближе к двум часам. Порой происходит наоборот, но в любом случае это вносит сумятицу в наш распорядок. Всё, что предполагалось сделать сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько замёт завершение той или иной задачи – но обычно она занимает больше времени, чем вы могли бы подумать. Лучшее решение в этой ситуации – вести учёт времени хотя бы в течение недели, чтобы увидеть, на что вы тратите своё время. Вы можете заниматься этим вручную, используя блокнот, или воспользоваться программами для отслеживания времени.

9. Ежедневно очищать ваше рабочее пространство

Значит ли это, что вы должны оставлять обёртки от еды у себя на столе? Нет. Должны ли вы брать файл или какой-то инструмент, а затем никогда не возвращать его на место? Разумеется, нет. Первое – это просто негигиенично, в то время как отказ возвращать вещи на свои места приводит к постоянному поиску нужных вещей там, где им быть не положено.

Что я имею в виду, так это то, что вполне нормально иметь лёгкий беспорядок на рабочем столе. Одно исследование обнаружило, что неубранный стол способен приводить к росту креативности. Поэтому, если у вас нет времени, нет необходимости напрягать себя из-за небольшого беспорядка. Лично я выделяю последний послеобеденный час пятницы для очистки и организации своего рабочего пространства. Конец недели обычно утомляет, а эта простая продуктивная задача позволяет мне заканчивать свою рабочую неделю на высокой ноте.

10. Работать без остановки

Масса предпринимателей гордится собой за то, что они работают невероятное количество часов в своих стартапах. Например, Илон Маск известен тем, что работает по 80 часов в неделю. Истина заключается в том, что, сколько бы вы не пытались на себя взвалить, всем людям необходимы перерывы для восстановления. Мне и самому приходилось отрабатывать 80 часов в неделю. Это жёстко и для вас, и для всех остальных.

Ваш перерыв может быть 10-минутной прогулкой, но старайтесь отсоединяться и проводить часы вне работы. Серьёзно, заставляйте себя брать перерывы и отсоединяться – купите подвижный стол и двигайте его туда и обратно по паре раз в день. Ходите на прогулки, пока вы проводите совещания по телефону – здесь всё будет полезным.

11. Никогда не искать систему тайм-менеджмента, которая работает лично для вас

Недостатка стратегий и хитростей тайм-менеджмента явно нет, но нет никакого универсального подхода для управления временем. Что работает для одного предпринимателя, может оказаться неподходящим для вас.

Экспериментируйте с разными техниками тайм-менеджмента, пока вы не найдёте систему, которая работает лучше всего для вас. Это потребует ряда проб и ошибок, но пока вы эффективно управляете своим временем, вы способны победить часы.

Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.

1

Вы прокрастинируете

Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.

С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.

2

У вас слишком мало перерывов и отдыха

Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?

Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

3

Вы работаете в режиме мультизадачности

Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.

Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

4

Вы не отслеживаете свое время

Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?

Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.

5

Вы не умеете ставить приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.

Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:Порядок выполнения дел будет следующим:

1. Важные и срочные.
2. Не важные и срочные.
3. Важные и не срочные.
4. Не важные и не срочные.

Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.

6

Вы берете на себя слишком много работы

Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.

Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.

7

Вы слишком много отвлекаетесь

Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.

Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.

Резюме

Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:

• Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
• Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
• Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
• Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
• В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
• Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
• Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.

Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!

Хорошо ли вы управляете своим временем? Если ваше мнение совпадает с мнением большинства людей, ваш ответ будет отрицательным. Возможно, вы чувствуете себя чересчур загруженным, и вам часто приходится работать сверхурочно, чтобы уложиться в сроки. Или, может быть, ваша жизнь — это череда кризисов и постоянный стресс. Многие из нас знают, что могли бы более эффективно управлять своим временем. Но не все могут понять, какие ошибки они совершают, и как их исправить.

Когда мы хорошо управляем своим временем, мы исключительно продуктивны в работе, наш уровень стресса невысок. Мы можем посвящать часть времени интересному хобби, или приносящим дополнительное вознаграждение проектам, или уделить время карьере. Короче говоря, мы счастливы.

В этой статье рассмотрены 10 типичных ошибок, которые совершают люди, пытаясь управлять своим временем, а также даны стратегии и советы для их исправления.

Ошибка №1. Отсутствие Списка Необходимых Действий. Вас когда-нибудь мучило чувство, что вы забыли сделать какую-то часть работы? Если да, то, вероятно, вы не используете Список Необходимых Действий, чтобы контролировать себя, или делаете это не слишком эффективно. Вся соль в использовании Списка Необходимых Действий в том, чтобы расставить задачи в порядке их приоритетности. Ставьте напротив задачи в списке символы А-Я (например, А для самых важных задач, Я для менее приоритетных ), или числа. Дробите задачи настолько, насколько это возможно. Записи для крупных объектов могут быть расплывчатыми и неэффективными.
Например, у вас записано: подготовить бюджетное предложение. Что это может значить? Отсутствие специфики может привести к замедлению выполнения задачи, или пропуску ключевых шагов. Поэтому убедитесь в том, что подробно расписали все задания и разбили их на конкретные, действенные шаги — тогда вы не забудете самого важного. Список Необходимых Действий особенно необходим, когда вы решаете несколько задач одновременно.

Ошибка № 2. Определение личных целей. Знаете ли вы, что будете делать через 6 месяцев? Чем будете заняты в следующем году, или даже через 10 лет? Если нет, то пора установить личные цели. Постановка личных целей необходима для эффективного тайм-менеджмента, так как личные цели дают вам представление о «пункте назначения» и видение того, в каком направлении двигаться. Когда вы знаете, чего хотите, вы можете расставлять приоритеты, управлять временем и ресурсами, чтобы добиться этого. Вы также сможете решить, на что вам тратить свое время, а что считать развлечением.

Ошибка № 3. Отсутствие приоритетов. Представьте себе, вы находитесь в процессе разработки идей для нового клиента. Вы уверены, что почти придумали блестящую идею для своей маркетинговой компании, она крутится у вас в мыслях. Но тут появляется ваш помощник, у него кризисная ситуация и ему необходима ваша помощь. Теперь вы рискуете потерять нить вашего размышления. Иногда трудно расставить приоритеты, особенно если вы имеете дело с потоковыми задачами. Тем не менее, это очень важно для эффективного управления временем.
Одним из инструментов, позволяющим это сделать, является «Матрица срочного-важного». Она позволяет определить срочные задачи с одной стороны и важные с другой. Методика поможет вам акцентироваться на актуальных задачах.
Еще одной отличной методикой станет «Матрица приоритетов». Распишите дела по приоритетам: высокий приоритет, высокий по доходности, низкий приоритет, «текучка». Это позволит вам расписать свой день в соответствии с данной матрицей.

Ошибка №4. Отвлечение от задач. Знаете ли вы, что многие могут потратить до трех часов в день, занимаясь тем, что отвлекает от работы. Подумайте, чего вы бы добились за это время! Будь то электронная почта, чат, социальные сети, друзья и коллеги с их проблемами — отвлечение не позволяет нам достичь той работоспособности, которую мы бы получили, посвятив задаче сто процентов своего времени.
Если вы хотите взять под контроль свое время, очень важно знать, как свести к минимуму все факторы, которые вас отвлекает (например, выключить скайп, по которому вы общаетесь с друзьями, и закрыть окна браузера с интересными, но не относящимися к вашей работе новостями).
Также нужно знать, как быть сконцентрированным даже тогда, когда вы столкнулись с отвлекающим фактором.

Ошибка №5. Промедление. Происходит, если вы откладываете на потом дела, на которых стоит сосредоточиться прямо сейчас. Когда вы медлите, вы чувствуете себя виноватым за то, что не начали в срок, а потом и ужас от того, сколько нужно сделать за короткий промежуток времени. В конечном счете вы не можете выполнить работу в срок.
Если промедление действительно присутствует в вашей жизни, примите на вооружение несколько полезных стратегий.
Одна из них заключается в том, чтобы пообещать себе начать работу над проектом в течение десяти минут. Часто нерешительные люди думают о выполнении задачи от начала до конца, что очень дезориентирует. Вместо этого, сосредоточьтесь на том, чтобы просто начать. Это требует совсем немного времени. Может быть полезным и составление планов действий. Нужно разбить крупные проекты на небольшие шаги, чтобы лучше понимать, что нужно сделать в первую очередь, а что следом. На каждый шаг отведите определенное время.

Ошибка №6. Вы берете на себя слишком многое. Вам трудно говорить «нет» людям? Если это так, наверное вы завалены чужими проектами. Рано или поздно это приведет к стрессу и потере производительности. Или, может быть, вы из тех менеджеров, кто настаивает на полном контроле. Вы никому не доверяете и считаете, что «чтобы было сделано хорошо, надо сделать это самому».
В любом случае, принимая на себя слишком большой объем работы, вы неэффективно используете свое время. В конечном счете, это скажется на сделанном продукте.
Чтобы этого не происходило, нужно овладеть очень тонким искусством говорить «да» человеку, но «нет» работе, которую он хочет на вас взвалить. Этот навык поможет вам сохранить хорошую обстановку в коллективе и остаться уверенным в себе.

Ошибка №7. Трудоголизм. Некоторые люди получают своего рода удовольствие от постоянных забот. Постоянные дедлайны, бесконечные груды электронных писем, груды файлов на столе, погоня за выполнением планов.. Прилив адреналина!
Проблема в том, что трудоголизм редко означает эффективность, чаще стресс или депрессию.

Ошибка №8. Многозадачность. Чтобы перевыполнить планы, некоторые из нас пишут письма в то время во время звонков клиентам. Несмотря на то, что умение выполнять несколько задач одновременно считается плюсом, однако, время на выполнение двух задач одновременно по статистике больше на 20-40 процентов времени, которое будет тратиться на каждую из задач последовательно. Это не говоря уже о том, обе задачи будут выполнены плохо — в нашем примере, письма будут полны ошибок, а клиенты будут недовольны отсутствием концентрации.
Таким образом, лучше забыть о многозадачности, и сосредотачиваться на чем то одном.

Ошибка №9. Некачественный отдых. Приятно думать, что вы можете проработать 8-10 часов без перерыва, особенно когда вы работаете в условиях дедлайна. Но отсутствие перерывов отрицательно скажется на сосредоточенности и, в конечном счете, на качестве выполненной работы. Мозгу нужно некоторое время отдохнуть и «подзарядиться», так что не считайте перерыв пустой тратой времени.
Если вам трудно следить за рабочим процессом, делайте график перерывов и ставьте сигнал будильника в соответствии и ним. Проведите перерыв, прогуливаясь в парке, за чашкой кофе или просто посидите и помедитируйте прямо за рабочим местом. Попробуйте устраивать пятиминутный перерыв каждый час или два. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени на обед — вы не будете работать эффективно, если голодны.

Ошибка №10. Неэффективное планирование задач. Вы жаворонок? Или прилив энергии бывает у вас ближе к вечеру? У каждого из нас разные ритмы, то есть разное время суток, когда мы чувствует меся наиболее продуктивными.
Планируйте в соответствии с вашим биологическим ритмом выполнение задач.

Успешной и эффективной вам работы и продвижения вверх по карьерной лестнице!

Плетинская Мария Владимировна

Рейтинг: +1 (из 1 оценок)

Вы всерьез занялись планированием времени, но его все равно не хватает на выполнение важных дел? Пришло время выявить ошибки тайм-менеджмента и заняться их исправлением. 

Основные ошибки управления временем и способы их устранения

Основоположники тайм-менеджмента утверждают, что если вы умеете управлять своим временем, значит, вы можете управлять своей жизнью. Время как и пространство имеет границы. Приемы тайм-менеджмента помогают в отведенное время решить большее число задач.

Распределение времени должно опираться на ваши личные особенности и помогать в достижении целей. Если этого не происходит, налицо проблема использования времени. Ваша задача — проанализировать имеющий место неправильный подход к планированию, обнаружить свои ошибки и устранить их.

Ошибки в распределении времени делятся на три группы:

• технические;
• влияние внешних факторов;
• психологические препятствия.

Технические ошибки в тайм-менеджменте — это проблема применяемых методов. Ее решение — заменить методы, которые у вас не работают.

Влияние внешних факторов — то, что расположено за пределами вашего контроля. Ваша задача — научиться сводить их к минимуму.

Психологические препятствия — ваши негативные убеждения, которые мешают добиваться своих целей и часто становятся причинами прокрастинации.

Основные ошибки тайм-менеджмента представлены в таблице:

Большинство проблем распределения времени связаны с ошибками сразу нескольких уровней. 

Грамотное управление временем — ценный навык топ-менеджера. Для организации успешной командной работы необходимо проанализировать причины потери времени руководителя, проранжировать по степени важности и заняться работой по устранению.

Чтобы выявить, исправить и не повторять свои ошибки в планировании времени, необходимо еще раз повторить основные принципы эффективного тайм-менеджмента и наметить точки личностного роста. В этом вам помогут статьи в разделе «Коучинг».

Предупрежден, значит вооружен! Предлагаю систематизировать ошибки, которые мы допускаем при управлении временем. Моя авторская модель «ТОПИ» позволяет запомнить основные типы ошибок, чтобы вовремя их диагностировать: технические, объективные, психологические и инструментальные.

Что пожирает наше время? И кто? Хронофаги! Это такие существа наподобие лангольеров. Только последние поедают прошлое, а хронофаги расправляются с настоящим! Я здесь применяю понятие «хронофаги» в качестве синонима ошибкам управления времени.

Почему используется акроним «ТОПИ», с чем это слово должно ассоциироваться у вас? Топь – это болото, в трясине которого тонут наши планы и дела. А еще «Топи» — это мистический сериал по сценарию Дмитрия Глуховского про всякие странные вещи.

Так что давайте посмотрим, как сделать так, чтобы наши планы сбывались, и чтобы не было никакой мистики, когда мы не понимаем, почему мы не успеваем сделать то, что наметили в своем ежедневнике или планировщике!

Есть четыре типа ошибок тайм-менеджмента.

1. Технические.
2. Объективные.
3. Психологические.
4. Инструментальные.

Технические ошибки управления временем

«Почему технические?» – спросите вы. Потому что, действительно, как допустить, так и исправить данные ошибки — это дело техники планирования и исполнения. В этом нет ничего особо сложного, просто надо следовать определенным правилам. И поэтому данные ошибки достаточно легко осознать и исправить.

Проблема в том, что их может быть очень много. Я приведу список, составленный мной, а вы можете его дополнять.

• У вас не расставлены приоритеты или расставлены неправильно.
• Для выполнения заданий не отводится достаточно времени. Расчет времени неправильный.
• Для выполнения незнакомых задач не отводится больше времени, чем для знакомых задач.
• Для дела назначается неподходящее время.
• Вы элементарно забываете, что надо выполнить определенное задание.
• У вас плохо организовано рабочее пространство.
• Вы не учитываете время на подготовку и на размышления.
• Вы не учитываете время на передвижения, на подключение к онлайн.
• Вы не учитываете незапланированные дела.
• Вы не отводите время на отдых.
• Вы не учитываете время на завершение и исправление ошибок.
• Переутомление.
• Неэффективное проведение совещаний, если вы руководитель.
• Недостаточный контроль за поставленными задачами и делегированными делами (если вы руководитель).

Чтобы предотвратить данные ошибки, нужно изменить свое поведение. Другой вопрос, что это иногда не так и просто, и, если вам действительно сложно дается коррекция данных ошибок, значит за ними стоят психологические факторы. Но о них мы поговорим дальше.

Объективные ошибки управления временем

Я называю их объективными, так как они в меньшей степени зависят от нас, а в большей от социального окружения и обстоятельств. Давайте посмотрим на список объективных ошибок управления временем.

• Вас назначили выполнять дело, но, к сожалению, вы не тот человек, которому нужно это делать. К примеру, предложенная вам задача слишком сложна для вас из-за того, что вам не хватает обучения или опыта работы.
• Вам сказали выполнять слишком большой объем работы, а вы не можете от него отказаться, например, потому что его некому выполнять.
• В компании или отделе, в котором вы работаете, проходят серьезных изменения. Как известно, перемены снижают скорость большинства процессов.
• Вы работаете в обстановке с высоким уровнем помех и не в силах это изменить.
• Ваш клиент, партнер, коллега не организован, но другого варианта у вас нет. Приходится работать именно с ним.
• Тормозит компьютер, зависают программы.
• Неясные ожидания вашего руководителя.
• Неэффективные совещания, если вы не организатор, а только участник.

Первое, что приходит в голову человеку с активной жизненной позицией – это взять и изменить объективные обстоятельства. И этот импульс нельзя сбрасывать со счетов хотя бы потому, что он позволил человечеству создать ту цивилизацию, в которой мы сейчас живем и плодами которой наслаждаемся.

Но иногда мы просто маленькие люди, винтики в системе, наш голос не слышат, наше влияние недостаточно, чтобы что-то изменить. Так что, можете попробовать изменить обстоятельства, но не бейтесь слишком долго в закрытую дверь.

Часто легче просто признать реальность. Если не можешь изменить обстоятельства, которые тебя раздражают, измени свое отношение к ним! К примеру, в случае, когда ваш партнер является одновременно и неорганизованным, и важным, мы выделяем на него больше время, понимая, что к этому надо приспособиться.

Если назначенная нам задача является объективно сложной для нас, и мы не можем делегировать ее другим людям, мы, во-первых, выделяем на нее больше времени и, во-вторых, стараемся изучить лучше предмет, чтобы хотя бы в следующий раз выполнять ее быстрее.

Если ничто не работает, мы приходим к своему боссу с повинной головой и говорим: «Это мне не по зубам, давайте не терять время. А я буду учиться, чтобы быть готовым в будущем».

Психологические ошибки управления временем

Мы подошли к самому сложному пласту хронофагов. Это слово изначально использовал Андрэ Моруа в книге «Письма незнакомке», говоря о людях: «Оно обозначает опасную разновидность людского рода: пожирателей времени.

Хронофаг — это чаще всего человек, у которого нет настоящего дела и который, не зная, на что убить свое время, решает заполнить свой досуг, пожирая ваше».

Все четыре типа ошибок в модели «ТОПИ» являются хронофагами. Но самые опасные хронофаги – это мы сами для самих себя!

И этому способствуют наши психологические проблемы. Проблемы, которые можно сделать возможностями, если мы подойдем к ним с нужной стороны.

Пожалуйста, прочитайте список психологических ошибок управления временем и выберите две-три из них, которые характерны для вас.

• У вас не прояснены собственные цели и приоритеты.
• У вас слабая воля и самодисциплина.
• Вы – «укротитель хаоса». Страх вынужденного бездействия. Страх перед завершенностью.
• Вы любите жертвовать собой.
• Вы не умеете говорить «нет» другим.
• Страх перед возможной неудачей.
• Не хочется или лень нарушать существующий порядок дел.
• Перфекционизм. Шлифовка любимых дел.
• Откладывание трудных задач на потом.
• Затягивание нелюбимой работы.
• Страх потерять свои творческие силы, если все будет организовано и разложено по полочкам.

Вы выбрали? Только, прошу вас, не говорите: «Нет таких!» – или наоборот: «Все пункты подходят». Принцип «все или ничего» здесь лучше не применять. Выберите два или три хронофага и начинайте с ними работать ежедневно!

Тут можно и даже хочется целую книгу написать, и названием каждой главы будут вышеперечисленные пункты. Но мы этого прямо сейчас делать не будем, а скажем, что с психологическими хронофагами сложнее всего работать.

Почему?

Во-первых, их не так сложно осознать и принять. Во-вторых, если вы даже их понимаете всецело, то изменить себя не так-то просто. Если бы это было несложно, так по земле ходили бы сплошь и рядом совершенные люди.

Так что не расстраивайтесь, если у вас не получается с первого раза преодолеть силу привычки (а привычка, как известно, является второй натурой), пробуйте снова и снова. Вода камень точит и смелость города берет!

Еще можно задать себе вопрос: «Какой психологический выигрыш я получаю от того, что позволяю данному хронофагу управлять моим временем?» – и ответ вас может очень даже удивить. И пробудить!

Инструментальные ошибки

Из названия понятно, что речь идет об инструментах. В нашем случае – об инструментах управления временем. Когда вы выбираете неправильные инструменты, скажем, вместо крестовой отвертки берете плоскую, то работать становится затруднительно.

Надо выбрать правильный инструмент планирования. Каким планировщиком вы пользуетесь? Ваша CRM-система, Outlook, Google, Wrike, Trello, Todoist, TickTick, бумажные ежедневник?

Если ваш планировщик вам не нравится или не позволяет вам выполнять работу эффективно, значит поменяйте его! И найдите тот, который больше всего подходит вам!

Какие инструментальные ошибки управления временем мы совершаем?

• Неправильный выбор планировщика (о чем мы только что говорили).
• Неприменение или неправильное применение методов тайм-менеджмента (к примеру, матрица Эйзенхауэра или метод помидора).
• Отвлечения, вызываемые слишком частыми сигналами из мессенджеров, социальные сетей или электронной почты. В принципе звуковые и зрительные оповещения созданы для того, чтобы помогать вам, но они очень часто делают обратное – мешают нам.

Инструментальные хронофаги, как и технические, достаточно легко осознать, если о них задуматься, и не так сложно исправить, если приложить усилия.

Заключение

Итак, отслеживайте ошибки управления временем, которые вы совершаете, по модели «ТОПИ»: технические, объективные, психологические, инструментальные.

Технические и инструментальные ошибки достаточно просто диагностировать. Для их исправления необходимо поменять свое поведение.

Объективные хронофаги также несложно увидеть, но изменить порой очень непросто. Тогда надо их признать и принять.

Психологические ошибки сложнее заметить, а исправить еще сложнее. Для этого нужно менять и свое отношение, и поведение, и даже, возможно, свою картину мира.

В любом случае, предупрежден – значит вооружен!

Читайте также “Системный тайм-менеджмент – модель “ПИНТА”

Для того чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо реальное понимание того, из чего же оно у вас состоит, и уже после этого планировать свой день так, чтобы он действительно был продуктивным и вам удавалось закрыть все поставленные задачи.

Одна из основных ошибок при планировании дня/недели/месяца заключается в том, что большинство людей неосознанно перегружают себя задачами, которые являются заведомо невыполнимыми в установленные ими сроки. Связано это с тем, что многие из нас не знают и не учитывают тот факт, что время любого человека состоит из 4-х основных групп, каждая из которых формирует наши дни/недели/месяцы.

Именно эти группы мы и разберём в данной статье.

Группа 1. Обязательные действия.

Это те действия, которые обязательно присутствуют в повседневной жизни каждого человека, и невыполнение которых может привести к нарушению его жизнедеятельности: сон, приём пищи, утренний/вечерний туалет и прочие действия, исходя из индивидуальных особенностей каждого отдельного человека.

Как правило, такие действия ежедневно забирают у человека от 7 до 10 часов, а это значит, что после их выполнения у нас в сутках остается 14-17 часов полезного времени, которое необходимо грамотно распределить между 3-мя оставшимися группами.

Группа 2. Бытовые действия.

Это те действия, которые формируют наш ежедневный/еженедельный/ежемесячный быт: приготовление пищи, домашняя уборка, отвести детей в дет. сад/школу, походы в магазины, выгул домашних питомцев и т.д. На подобные действия мы можем тратить ежедневно от 1 до 3 часов. Чем больше вы будете уделять времени обязательным и бытовым задачам, тем меньше у вас будет оставаться полезного рабочего времени. Это необходимо обязательно учитывать при планировании своего рабочего дня.

Теперь мы видим, как 2 группы действий могут забирать у нас ежедневно от 8 до 13 часов полезного времени.

Группа 3. Трудовые действия.

Это те действия, которые связаны с нашей трудовой или предпринимательской деятельностью и которые приносят нам материальный доход. Именно под эти действия мы и планируем свой рабочий день: встречи, переговоры, поездки и прочее.

Как правило, именно на эти важные действия нам и не хватает времени в сутках. Поэтому, чтобы все успевать, необходимо планировать свое рабочее время с учетом в нем обязательных и бытовых действий, а уже остаток распределять между трудовыми действиями, отводя под каждое из них конкретное количество времени. Так вы будете точно знать, сколько успеете выполнить задач за день и сколько вам отведено на это времени.

Группа 4. Досуговые действия.

Это те действия, которые приносят нам моральное и/или физическое удовлетворение: спорт, обучение, развлечения, просмотр соц. сетей, ТВ и т.д. На подобные действия человек может тратить в среднем до 3-4 часов ежедневно, иногда совсем этого не замечая. Именно поэтому данные действия являются «черными дырами” в жизни почти каждого человека, и к ним стоит относиться с осторожностью, не допуская повышения их концентрации в вашем распорядке дня, особенно если вы хотите достичь каких-либо результатов в работе, бизнесе, образовании и т.д.

Такой подход к планированию своего времени является самым простым и эффективным: просто выясните, сколько в ваших сутках у вас есть реального времени для выполнения поставленных задач.

Ворох деловых бумаг на столе и бесконечное количество времени, затрачиваемое на проверку электронной почты, — это только две преграды из огромного множества, которые стоят на пути к успеху. Как тратить время эффективно и все успевать?