Основные ошибки при планировании

Саморазвитие

10 ошибок планирования

17 октября 2022
20 256 просмотров

Брайан Моран и Майкл Леннингтон в своей книге «12 недель в году» рассказывают о 10 ошибках, которые чаще всего совершают при составлении плана.

Ошибка 1. Ваш план не соответствует долгосрочным целям

Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и приближают вас к долгосрочным целям.

Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана

Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных.

Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий

Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо?

Ошибка 4. Вы всё усложняете

Если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.

Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности

Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас.

Ошибка 6. Вы не составляете план каждую неделю

Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник — день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела.

Ошибка 7. Вы включаете в свой план абсолютно всё

Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12-недельного плана. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями.

Ошибка 8. Вам кажется, что все недели проходят одинаково

Еще одно распространенное заблуждение. Многие думают, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и похожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана — это окупится, поверьте!

Ошибка 9. Вы не используете свой план ежедневно

Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы.

У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем лучше. А еще лучше — подумать об этом прямо сейчас.

По материалам книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона.

Обложка поста: unsplash.com.

Основные ошибки в планировании рабочего дня

основные ошибки в планировании рабочего дняНе секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня. Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:
  • Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
  • Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
  • Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…
Технические ошибки:
1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное. Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного. Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

Внешние факторы:
1. Вы взяли на себя слишком много.

Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия:
1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

3. Вы боитесь бездействия.

Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

8. Вы боитесь завершения.

Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

9. Вы – перфекционист.

Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Читайте также:
    • Chronodex: визуализируйте свое время и задачи
    • Прокрастинация и как с ней справиться
    • Bullet Journal: управлять временем проще, чем кажется
    • Как за несколько часов подготовиться к выступлению?
    • Как сохранить работоспособность сотрудников

Принципы использования планировщика, о которых идет речь в вебинаре, не привязаны именно к Хаос-контролю. Поэтому мы решили написать это руководство для всех, кто пользуется схожими инструментами или только начинает применять продвинутые техники организации своих целей и задач.

Цели статьи

  1. Разобрать типовые ошибки, которые допускают пользователи инструментов планирования и, в результате, разочаровываются в идее самоорганизации с помощью органайзера
  2. Разобрать работающие практики планирования, помогающие снизить стресс от большого количества дел и формируют ощущение контроля над происходящим
  3. Затронуть стратегические вопросы планирования, целеполагания и приоритизации для достижения долгосрочных результатов

Почему возникает потребность в инструментах планирования

Обычно люди приходят к необходимости использования органайзера и применения различных техник управления своими делами, когда выполняются три условия:

  1. У них, очевидно, много задач
  2. Много не только задач, но и сфер (категорий) деятельности
  3. Постоянно приходится принимать большое количество самостоятельных решений

Как правило, такие исходные условия ведут к накапливаемому стрессу и периодическому ощущению отсутствия контроля над окружающей действительностью.

В таких условиях, обычно, пребывают предприниматели и, так называемые, свободные художники. Интересно, что часто потребность в органайзере возникает и у домохозяек с детьми, которые, как оказалось, по роду своей деятельности сильно напоминают предпринимателей.

Пример из практики

Я начинал свою карьеру разработчиком ПО и целыми днями сидел и писал софт. У меня было много задач, но все они были однотипными и касались непосредственно программирования. Поэтому было достаточно простейшего списка задач в любом таск-трекере.

Спустя какое-то время я решил стать предпринимателем и организовал небольшую студию продуктовой разработки ПО для мобильных устройств.

Получилось, что вчера я решал только задачи, связанные с программированием, а сегодня уже пришлось заниматься делами из примерно таких сфер деятельности:

  • разработка
  • развитие продукта
  • управление командной разработчиков
  • заключение партнерств
  • администрирование юр лица
  • финансы
  • продажи и маркетинг

Как видите, количество категорий дел начинающего стартапера существенно превышает таковое для разработчика ПО. Поэтому у меня естественным путем возникла проблема приоретизации, выбора чем заниматься для достижения оптимальных результатов. Появиласась потребность в более обстоятельном планировании и изучении техник повышения продуктивности.

Это довольно типичная история, иллюстрирующая в каких случаях многим пользователям действительно нужен органайзер.

Как обычно начинается планирование

Когда у людей возникает потребность, они обычно скачивают инструмент планирования и составляют в нем список дел. Обычно он выглядит примерно так:

Это довольно типичный список дел на сегодня. Как видите, в нем представлен микс из личных и рабочих дел, имеющих примерную привязку по времени.

Проблема этого подхода заключается в том, что нам свойственно переоценивать свои возможности и заполнять список дел, скажем, на завтра, исходя не из своих возможностей, а из фантазий о них.

Поэтому список задач на день, обычно, содержит больше задач, чем можно выполнить. Наступает следующий день, мы начинаем выполнять задачи, в жизнь вмешивается повседневный хаос. В результате, мы часть задач выполняем, а часть задач переносится на завтра. К просроченным задачам добавляются новые, список изо дня в день растет.

Классическое изменение количества задач на день многих пользователей выглядит примерно так:

На этой картинке в первый день у пользователя 12 активных задач на сегодня, в пятый — уже 14 просроченных и 6 активных, то есть всего 20.

Типичный план дня уже на пятый день выглядит как кровавое месиво из несбывшихся планов и надежд:

Типичный план дня в Хаос-контроле для Android

В результате, список дел на день начинает демотивировать, процесс планирования — ломаться, и происходит разочарование в планировщиках в целом. Происходит подчинение повседневной текучке, это длится днями, дни превращаются в недели, недели — в месяцы. Планы не реализуются, цели не достигаются.

Вопрос: что делать, чтобы этого избежать?
Ответ: использовать проектный метод планирования.

Проектный метод планирования

Суть проектного метода в том, чтобы прежде чем планировать свой день, сперва зафиксировать в органайзере свои цели.

В данном контексте цель — это четко сформулированный и достижимый результат в конкретной сфере деятельности.

Например:

  • Подготовить функциональные требования к MVP нашего стартапа
  • Перевыпустить водительское удостоверение
  • Написать и опубликовать статью об опыте открытия ООО в Казахстане
  • Интегрировать интернет-эквайринг Тинькофф в наш сайт на Tilda
  • Организовать промо-кампанию, приуроченную к Черной Пятнице
  • Создать портфолио из 5 дизайн-проектов
  • Подготовить резюме и проконсультироваться со специалистом по найму
  • Набрать 5кг мышечной массы
  • Подготовить материалы для курса по продажам на Wildberries

Как видите, цель — это не что-то абстрактное из серии «заработать миллион долларов».

У целевой аудитории органайзеров подобных комплексных задач может быть около сотни и даже больше, поэтому прежде чем начать фиксировать цели в планировщике, стоит сперва определить ключевые сферы деятельности, которыми вы планируете заниматься.

Проще всего это сделать с помощью категорий дел. Вот несколько примеров категорий:

  • Работа
  • Финансы
  • Здоровье
  • Семья
  • Обучение
  • Сайд-проекты
  • Блог и написание контента
  • Творчество
  • И т.д., и т.п.

При этом каждая из этих категорий, очевидно, может быть разделена на подкатегории. Вот как это может выглядеть в органайзере:

Структура категорий дел в Хаос-контроле для iOS

На этой картинке у пользователя восемь категорий дел, а в категории «Работа» еще восемь подкатегорий. Судя по составу, пользователь имеет какое-то отношение к предпринимательству в IT.

Более наглядно это выглядит в органайзере для ПК:

Структура категорий дел в Хаос-контроле для ПК

Когда сферы деятельности зафиксированы с помощью категорий, можно приступать к их наполнению целями. В Хаос-контроле это делается с помощью проектов.

Проект — это конкретный желаемый результат (то есть цель) и связанный с ним список задач. Или, можно еще сказать, список задач, выполнение некоторых необходимо для достижения конкретной цели.

Примеры проектов:

Примеры проектов в Хаос-контроле для Android

Здесь три примера — от простейшего проекта, связанного с перевыпуском прав (категория «Личное») до проекта, связанного с подготовкой и публикацией статьи, вроде этой (категория «Работа → Контент-маркетинг»).

А вот так может выглядеть проект, посвященный подготовке прототипа мобильного приложения, в котором несколько задач уже выполнены:

После заполнения органайзера категориями и целями получается структура из папок и проектов, которая отражает суть вашей деятельности и где все разложено по полочкам.

Плюсы проектного метода

  • Процесс планирования с помощью проектов и категорий, а также процесс наполнения органайзера создает ощущение контроля над происходящим
  • Это, в свою очередь, снижает стресс от высокой загрузки и большого количества задач
  • Хаос из головы перекладывается в управляемую структуру в стороннем носителе. Как говорится, голова нужна не для того, чтобы ею помнить, а для того, чтобы ею думать

Обратите внимание, что фундаментальная задача органайзера — снижать стресс и создавать ощущение контроля, а не банальное «делать больше дел». Проектный метод отлично решает эту задачу.

Частые ошибки при оформлении проектов

На этом этапе стоит обсудить ключевые ошибки, которые пользователи допускают при оформлении проектов.

Неинформативные названия

Довольно часто задачи формулируются неинформативно и излишне кратко:

Неинформативные названия задач

Обычно это связано с тем, что задачи создатся на мобильном устройстве «на ходу», поэтому стремление к краткости объяснимо. Первая проблема таких формулировок в том, что спустя время легко забыть, что имелось в виду. Но главная проблема — они не побуждают к действию.

Хорошо сформулированная задача — это задача, при виде которой возникает стимул взять и выполнить её. Глядя же на формулировку «Витамин D» такого посыла не возникает, то есть отсутствует мотивирующая составляющая. Органайзер должен мотивировать действовать, поэтому задачи из примера выше следовало бы переименовать следующим образом:

Правильно сформулированные задачи

Обратите внимание, что каждая из обновленных формулировок содержит в себе понимание конечного результата и побуждающий к выполнению глагол.

Неактивные категории

В процессе составления структуры категорий с помощью папок часто возникают такие категории, которые потом неделями лежат пустыми:

Пример категории, в которой за все время создался один проект

Это нормально. Как уже писалось ранее, у нас есть склонность переоценивать свои силы, а поэтому на этапе определения сфер интересов легко насоздавать категорий, которыми нам бы и хотелось заниматься, но мы не будем.

В такой ситуации стоит безжалостно удалять соответствующие папки, чтобы они не захламляли органайзер.

Излишняя заполненность органайзера неактуальной информацией

Говоря о захломлении органайзера, серьезная ошибка — сохранять в него справочную информацию и дела из серии «когда нибудь». Да-да, это идет вразрез с методологиями вроде GTD и всем тем, чему нас учат тренеры по тайм-менеджменту.

Задача органайзера — помогать действовать. Поэтому вы должны заходить в него, брать задачу в работу, выполнять ее, переходить к следующей. Если в планировщике есть какой-то покрытый пылью хлам, который никогда не берется в работу (та самая справочная информация и цели-мечты), то он будет только разрастаться, вытесняя актуальные задачи.

Хлам притягивает хлам, решенные задачи притягивают решенные задачи. В идеале, в вашем органайзере должно быть только то, над чем вы работаете сейчас и будете работать в обозримом будущем

Как работать с проектами дальше: использование систем

Разобравшись с проектами, пришло время понять как с ними правильно работать. В конце концов, структура дел, в которой все разложено по полочкам, не решает за вас как приоретизировать работу, за что браться в первую очередь и как выстраивать распорядок дня.

Даже в этом случае всегда есть риск повторить проблему перегруженного Плана Дня, о которой мы говорили вначале. Кажется логичным назначать даты выполнения конкретным задачам и проектам, чтобы видеть их в списке дел на день.

Вместо этого мы предлагаем посмотреть на совершенно другой подход к планированию своего дня, опирающегося на Принцип Систем.

Система — это регулярная работа над конкретной категорией дел.
Например:

  • Ежедневная работа над развитием продукта
  • Еженедельный анализ результатов и коррекция планов
  • Ежедневная работа над созданием контента
  • Тренировки в зале 3 раза в неделю
  • Работа над повышением квалификации по выходным

Принцип Систем заключается в том, чтобы:

  1. Выбрать какая именно деятельность является фундаментальной для вас и двигает ваше дело вперед
  2. Регулярно работать над этой категорией дел (ежедневно, например)
  3. Пожинать плоды на дистанции

Пример из практики

Фундаментальная деятельность для меня, как основателя компании — это развитие продукта. Ежедневная работа над Хаос-контролем ведет к развитию проекта, а это, в свою очередь, ведет к повышению финансовой стабильности, появлению новых перспектив. Без этого любая моя деятельность из любой другой категории дел бессмысленна.

Поэтому главная моя система — два часа в день поработать над продуктом. Есть и второстепенные — ежедневная работа над продажами и маркетингом, ежедневное изучение лучших практик создания продуктов, зал и утренние активности.

Как это выглядит в органайзере

Зафиксировать систему в органайзере проще всего с помощью повторяющейся задачи. Например, вот так выглядит задача по ежедневной работе над развитием продукта:

Как видите, это простейшая задача, не содержащая никакой конкретной информации кроме того, что нужно провести сессию работы над конкретной категорией дел.

Магия заключается в том, что к ней привязан контекст «Работа над продуктом» при двойном клике по которому открывается список всех проектов и задач, которые имеют отношение к этой сфере деятельности:

На видео видно, что при двойном клике по названию контекста «Работа над продуктом» я попадаю в список всех релевантных проектов и задач.

Таким образом, вместо того, чтобы добавлять задачи, имеющие отношение к развитию продукта, в план дня и перегружать его, мы обходимся одной системной задачей, из которой попадаем в соответствующий список задач и проектов.

Получается, что каждый день вы заходите в системную задачу, берете в работу какие-то дела, имеющие отношение к этой системе, и понемногу продвигаетесь вперед. В этом и есть суть системы — небольшой прогресс каждый день складывается в заметные результаты на дистанции.

Систем может быть и несколько. Вот как выглядят мои, например:

Обратите внимание, что в таком распорядке дня всего 6 задач. В результате исчезает стресс из-за перегрузки, а задач выполняется больше, чем есть в плане дня, а не меньше.

Стратегические вопросы планирования

Выстраивание систем тесно связано с ключевым вопросом планирования — как определить чем заниматься, чтобы были результаты? К сожалению, органайзер на этот вопрос не ответит.

Но трансформация абстрактных целей в конкретные системы — не такой уж и сложный процесс. В субботу 26 ноября мы проводим онлайн мастер-класс «Принцип Систем», в котором на примерах рассмотрим как декомпозировать абстрактные долгосрочные цели на конкретные системы в органайзере. Приходите, будет интересно.

Если вы хотите более детально узнать о принципах планирования, обратите внимание на наш email-курс «Принцип самоорганизации и планирования». До конца недели действует промокод BLACKFRIDAY.

Также советуем посмотреть вебинар по мотивам которого написана эта статья:

Надеюсь, было полезно. Обратите внимание на типовые ошибки и старайтесь их не повторять, чтобы инструмент приносил пользу. Приятного планирования!

P.S. Подписывайтесь на мой Telegram-канал, где я пишу о различных аспектах созидательной деятельности и развитии IT-продуктов.

Каким бы разумными и прокаченными в планировании людьми мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки — когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений — ошибка планирования.

Что такое ошибка планирования и как она работает

Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Канеман и Тверски еще в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи.

Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая тебя в это время другими задачами, ведь до дедлайна еще так далеко, а делать там вроде всего ничего.

При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла у тебя в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.

Вспоминая то, как ты выполнял дела в прошлом, ты упускаешь из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну ты все-таки успел, а значит, прошлый подход вполне себе работает. Тебе почему-то кажется, что в этот-то раз ты сделаешь все быстрее и никакие препятствия не помешают.

В итоге ошибка планирования приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени — приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки. Как видишь, не везде «позитивная» оценка себя оказывается полезной.

Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так, руку ты и правда набиваешь, но вот на скорости это сказывается не так драматично, как может показаться в воображении.

Хорошо это или плохо, но мы всегда оцениваем будущего себя чуть лучше, чем прошлого или настоящего. «Я из будущего» — это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щелкает задачи одной левой и не глядя.

Как бороться с ошибкой планирования

Реалистичная оценка скорости своей работы — настоящая супер-способность, которая доступна немногим. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Может показаться, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, но на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.

Можно винить в этом прокрастинацию или собственную лень, а можно попробовать обойти ловушку планирования с помощью наших советов.

1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их,
а не всю картину целиком. Разделив задачу на этапы, ты на самом деле понимаешь, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.

Набросаем в планировщике список задач, которые нужно закрыть автору, чтобы закончить эту статью:

При виде такого внушительного чек-листа пропадает желание думать, что получится сделать это все за день или последнюю ночь

2. Найти способ измерить результат.
После разбивки задачи на этапы все еще может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час.

В таком случае попытайся измерить готовый результат и поделить его на то время которое ты прогнозируешь.

Если кажется, что статью можно написать за день, то оцени, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинь, сколько ты способен выдать за час/сутки. Такой способ помогает вычислить неверные прогнозы на ранних стадиях.

3. Вести учет затрат времени.
Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Узнай, сколько обычно отрезков времени по 20-30 минут уходит на черновик, на сбор информации, на вычитку.

Включай таймер прямо внутри планировщика, чтобы измерить задачу «в помидорах»

Измерив и записав результат несколько раз, ты в будущем уже будешь прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опирайся на прошлые данные и верь только цифрам, а не собственным ощущениям.

4. Добавлять искусственно по 20−30% времени к сроку.
Это может вызвать у тебя почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»?

Но с таким подходом проигравших нет: не уложишься в заранее спланированные рамки — получишь запас времени. А если уложишься — то приятно удивишь руководство или просто сможешь отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.

Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если у тебя уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.

5. Попросить других оценить задачу.
Если ты уже совсем не доверяешь себе и слишком много раз становился жертвой ошибки планирования, то пора просить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только не проси об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее :)

6. Посмотреть на задачу с трех позиций.
Оценить задачу объективнее поможет взгляд на нее со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста.

  • Сначала используй позитивный подход (в нем обычно и кроется ошибка планирования): прикинь, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, позитивная персона подсказывает, что уйдет всего два дня.
  • Теперь обращаемся к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, что 10 дней.
  • Дальше смотрим на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.

Сложи эти три показателя и возьми за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.

Что такое ошибка планирования и как правильно оценивать сроки

Шесть действующих способов, которые применимы и на работе, и в обычной жизни.

Что такое ошибка планирования и как правильно оценивать сроки

Джессика Грин

Маркетолог, автор статей о бизнесе и маркетинге.

Что такое ошибка планирования

За последние три года я покрасила пять комнат у себя дома. Начала со спальни и планировала, что управлюсь с ней за неделю. Однако последний штрих сделала только через месяц.

Думаете, приступив ко второй комнате, я предусмотрела на её покраску месяц? А вот и нет. Я была уверена: раз уже набила руку, значит, точно закончу к выходным, максимум — к следующим. Но у меня снова ушёл месяц. Как и на каждую из всех остальных комнат. Кроме кухни — на неё понадобилось ещё больше времени.

Каждый раз, готовясь к покраске очередной комнаты, я ждала, что через неделю-две всё будет готово. Опыт говорил, что мне ни за что не управиться меньше, чем за месяц. Однако отказаться от уверенности в том, что уж в этот раз дело точно пойдёт быстрее, было сложно.

У этой излишней самонадеянности, из-за которой мы недооцениваем необходимое нам для решения задач время, есть название: ошибка планирования. Это понятие в конце 70-х годов ввели психологи Даниэл Канеман и Амос Тверски.

Учёные объяснили, что при планировании люди часто игнорируют свой прежний опыт. В моём случае это был тот факт, что на покраску комнаты мне каждый раз требовался целый месяц. Обычно мы фокусируемся только на предстоящей задаче: это помещение маленькое, значит, и красить его придётся недолго.

Даниэл Канеман подробно рассказывает об этом в книге «Думай медленно… Решай быстро». Он утверждает, что ошибки в планировании обычно связаны с двумя вещами:

  1. Мы не учитываем, сколько времени нам потребовалось для выполнения аналогичных задач в прошлом.
  2. Мы предполагаем, что не столкнёмся со сложностями, которые станут причиной задержек.

К чему приводит неверная оценка времени

Согласно данным Института управления проектами, всего чуть больше половины всех проектов завершаются в запланированные сроки.

Но одно дело — недооценить количество времени, которое нужно для покраски комнаты (это просто доставит вам немного неудобств). И совсем другое — совершать ту же ошибку в оценке рабочих задач и проектов. Здесь последствия могут быть гораздо более серьёзными.

В лучшем случае это приведёт к тому, что вам или вашей команде придётся работать сверхурочно. В худшем — к недостатку бюджета, маленькой прибыли, недовольству начальства и клиентов.

Как оценивать задачи правильно

Нужно перестать планировать, доверяя одной интуиции. Лучше использовать специальные техники.

1. Опирайтесь на предыдущий опыт

Психологи Канеман и Тверски рекомендуют: перед началом работы нужно не просто оценить, что предстоит сделать, а ещё и прикинуть, сколько обычно тратится времени на подобные задачи.

Например, вам нужно создать новую функцию для мобильного приложения — узнайте, сколько времени потратила ваша команда на аналогичную задачу. Хотите написать в блог пост длиной 4 000 слов — найдите данные о том, сколько часов или дней вам понадобилось в прошлый раз.

Если вы работаете в одиночку, самый простой способ собрать подобную информацию — использовать приложение для отслеживания времени. Применяйте его с разными типами задач, а позже используйте уже готовые отчёты.

Для деятельности в команде пригодится программное обеспечение для управления проектами. Большинство из них использует несколько способов сбора данных, например учёт фактического времени работы и построение диаграммы Гантта.

2. Попросите другого оценить вашу задачу

В 1994 году в журнале Американской психологической ассоциации «Личность и социальная психология» опубликовали результаты пяти исследований, проведённых Роджером Бюлером, Дейлом Гриффином и Майклом Россом.

Они подтвердили, что люди часто совершают ошибку планирования, описанную Канеманом и Тверски. Но обнаружилось ещё кое-что: мы часто неверно оцениваем затраты на собственные задачи, но при этом неплохо можем предсказать, сколько времени понадобится кому-то другому.

Учёные попросили участников исследования предположить, сколько времени потребуется на выполнение определённой задачи другому человеку. При ответе те гораздо чаще ссылались на имеющийся опыт. И даже когда его не было, их оценки были намного более рациональны, чем выводы тех, кто должен был выполнять задание.

Это происходит потому, что мы обычно с большим оптимизмом относимся к своим способностям. И гораздо более объективны, когда речь идёт о ком-то другом. Поэтому вместо того, чтобы пытаться оценивать задачи самостоятельно, попросите друга или коллегу сделать это за вас.

3. Составьте временной диапазон и учтите возможность задержек

Есть известные известные — вещи, о которых мы знаем, что знаем их. Есть также известные неизвестные — вещи, о которых мы знаем, что их не знаем. Но ещё есть неизвестные неизвестные — это вещи, о которых мы не знаем, что не знаем их.

Дональд Рамсфелд

американский политик

На эту цитату часто ссылаются в управлении проектами. Чтобы учесть неизвестные неизвестные, о которых говорит Рамсфелд, руководители используют так называемый конус неопределённости. Он предназначен для изображения диапазона времени, которого может потребовать задача.

Когда вы только начинаете работу над проектом, вы ещё мало о нём знаете. Поэтому фактическое время, необходимое для его завершения, может сильно разниться с прогнозом. Вы думаете, что работа займёт два дня, а реально может потребоваться восемь. Или всего несколько часов.

Но по ходу процесса этот диапазон сокращается. Однако точно сказать, сколько времени вам нужно, вы сможете только в конце — когда проект завершите.

И всё же конус неопределённости позволяет дать более точную оценку. Если вы мало знаете о предстоящем проекте, разделите предположительное время работы на четыре, чтобы найти нижний предел диапазона, и умножьте на столько же, чтобы определить верхний предел. В итоге получится, например, от 1 до 16 дней.

Если такой большой диапазон вам не подходит, используйте для учёта только верхний предел — тогда, предположительно, работа займёт 16 дней. Это не самое точное число, но, скорее всего, оно ближе к реальности, чем ваш первоначальный прогноз.

4. Оцените задачу по трём пунктам

Этот метод поможет быть объективнее. Для каждой задачи нужно дать оценку:

  • лучшего сценария;
  • худшего сценария;
  • наиболее вероятного сценария.

Первое число наверняка совпадёт с вашим первоначальным прогнозом. Оценка самого вероятного сценария может быть основана на опытных данных, которые у вас есть. А при оценке худшего нужно учитывать, сколько времени потребуется, если всё пойдёт не так.

Получив три числа, рассчитайте среднее значение. Например, если лучший сценарий развития событий — три дня, вероятный — пять дней, а худший — девять, просто сложите: 3 + 5 + 9 = 17. Затем разделите это число на три. Получается в среднем 5,67 дня — это и есть ваш прогноз необходимого времени.

5. Рассчитайте коэффициент погрешности

Стив Павлина, автор книги «Курс по личному развитию для умных людей», рекомендует посчитать коэффициент того, насколько вы ошибаетесь в планировании. В дальнейшем это число можно будет применять для всех ваших задач.

Дайте оценку времени для нескольких дел, которые вам необходимо выполнить в ближайшем будущем. Запишите ваши предположения. После окончания работы отметьте, сколько вы потратили в итоге.

Сложите всё запланированное время между собой. То же самое сделайте с фактическим. Теперь всё фактическое время разделите на первоначальную оценку — у вас получится нужное соотношение.

Например, вы подсчитали, что для выполнения нескольких задач потребуется 12 часов. А в итоге потратили 15. Коэффициент погрешности: 15/12 = 1,25. Это означает, что выполнение задач заняло у вас на 25% больше времени, чем вы планировали.

Теперь всегда умножайте свои первоначальные оценки на получившийся коэффициент погрешности — и они будут точнее.

6. Проводите оценку в самое непродуктивное время суток

Американский аналитик и автор деловой литературы Дэниел Пинк в своей книге «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать всё вовремя» погрузился в исследования, касающиеся наших хронотипов — внутренних часов.

Он изучил, как они влияют на наше самочувствие в течение дня. И выяснил, что хронотипы не только контролируют нашу физическую и умственную активность, а ещё и определяют, в какое время суток мы наиболее креативны и когда склонны к позитивным и негативным мыслям.

Пинк ссылается на исследование Скотта Голдера и Майкла Мэйси, которые анализировали настроение людей по сообщениям в Twitter. Они обнаружили, что посты пользователей обычно малопозитивны именно в периоды спада продуктивности.

У большинства людей этот спад наступает в середине дня, сразу после обеда. По Голдеру и Мэйси маловероятно, что в это время у вас будет хорошее настроение. Именно это может помочь вам избежать излишней уверенности и оптимизма и в итоге — планировать эффективнее.

Таким образом, суть последнего метода — оценивать задачи, находясь на спаде продуктивности. Это примерно через шесть часов после пробуждения. Но можно и просто подождать, когда придёт чувство рассредоточенности и усталости.

По итогу работы проверьте, приблизились ли вы к реальности, планируя своё время этим способом.

Само понимание ошибки планирования поможет вам правильно оценивать задачи. Возможно, у вас не получится контролировать свою склонность завышать собственные способности. Но если осознаете, как влияет излишний оптимизм, и постараетесь это влияние снизить, то станете намного лучше управлять своим временем.

Лайфхакер может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикации.

Читайте также 🧐

  • Как организовать свой день: методики гениев продуктивности
  • Как не срывать планы и укладываться в сроки
  • Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел
  • Почему контроль времени не работает

2 октября 2018

9907 просмотров

Елена Ветштейн
Автор проекта «Самоорганизация и самоменеджмент». Пишу о планировании и целеполагании, приоритетах и результатах. Много наблюдаю и экспериментирую. Создаю авторские планировщики, еженедельники, ежедневники. По профессии — андрагог, по призванию — оптимизатор. Ценю ясность мысли и чистоту помыслов.
  • selforganization.ru
  • vk.com/id321132606

    • Планирование — это инструмент. В умелых руках он максимально эффективен, но если мы используем его «криво», стоит ли пенять, что планирование не приносит нужных результатов?

    Чтобы правильно сделать план и избежать самых распространенных ошибок планирования, их нужно знать «в лицо». Начнем знакомство.

    Первая ошибка

    Самая распространенная ошибка планирования — планировать много, наивно считая, что если план есть, то все нужно и можно успеть. Это не так. Потому что не большой список дел, а регулярная работа на результат обеспечивают его достижение.

    В чем ошибка?

    Как новичок в спорте не сможет сразу без подготовки выполнить программу олимпийского чемпиона, так и новичок, который только формирует умение жить по плану, не может выполнять сразу и много, а если и выполняет, то очень быстро выгорает.

    Все новички находятся в группе риска «запланировать много и не успеть все». Если эта ситуация повторяется, происходит откат к старым привычкам — к жизни без планирования.

    Что делать?

    Планировать посильно (лучше меньше), но обязательно выполнять все запланированное. Если есть ощущение, что получилось сделать мало, а время осталось, возьмите «добавки» из завтрашнего дня.

    Вторая ошибка

    Представьте себе дерево целей. Хотя так. Для начала представьте дерево. У дерева есть крупные ветви. На крупных ветвях растут ветви поменьше, на них еще меньше, а на них — листья.

    Представили эту структуру?

    Теперь к целям. Есть большая цель. Она решается через задачи. Задачи — это пошаговое решение цели.

    Про планирование: год — это большая ветка, месяц — поменьше, из месяца вырастает неделя, листья — дела.

    Когда нет соподчинения между планами на год-месяц-неделю и реальными выполняемыми делами, результат кривой. И это одна из главных ошибок планирования.
    Автор иллюстрации:     ELENA’S PICS (Елена Поддубная)

    Пятидневный марафон планирования, который я проводила в прошлом году для читателей «Жить интересно!», поможет вам понять алгоритм движения от общего к частному при создании плана.

    1. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Приоритеты

    Сначала выбираем ориентиры — цели, которых вы хотите достигнуть через пять лет в следующих направлениях:

    • физическое состояние;
    • отношения;
    • самореализация;
    • финансовая независимость.

    Обязательно перечитайте написанное, если что-то забыли, подправьте. «Переспите» ночь со своими мыслями и эмоциями. Если наутро возникнут какие-то идеи, сочинение можно дополнять новыми размышлениями.

    2. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Вектор саморазвития

    На этом этапе разрабатываем стратегию, которая поможет достичь заданных результатов. Приготовьте бумагу и ручку — нам предстоит заполнить таблицу. Подробности — во втором дне марафона.

    3. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Карты действий

    Пришло время составить план ежедневных дел на ближайший месяц по каждому из направлений развития. Тактику регулярных действий следует разработать на год — так эффективнее. Большие по времени промежутки планировать нет смысла, так как любая тактика (оперативное планирование) строится гибко в зависимости от анализа уже достигнутых результатов.

    4. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Традиции, ритуалы, рутины

    Четвертый этап — планирование дел, которые являются ежедневной необходимостью, так называемые рутины и ритуалы. Для начала составьте их полный перечень, а потом распланируйте по дням. Как именно — я подробно рассказываю в четвертом дне марафона. Если выполните задание — научитесь повелевать и управлять рутинами, использовать их себе во благо, а не зависеть от них.

    5. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Составляем план

    Здесь вы найдете подробную инструкцию, как составить план сначала на год, потом на месяц и на ближайшую неделю. Он будет состоять, в первую очередь, из приоритетов, во вторую — из рутинных дел.

    Очень важный совет: обязательно анализируйте прожитые недели, месяцы и годы. Если остались невыполненные дела, их стоит рассмотреть при планировании следующего периода вашей жизни.

    Третья ошибка

    Кто-нибудь умеет жонглировать апельсинами?

    На этом примере хорошо понять принцип постепенности и регулярности в развитии умения и превращении умения в навык.

    Чтобы научиться жонглировать сначала берут два апельсина, когда умение ловить-подкидывать переходит в навык, добавляют третий апельсин, снова доводят до автоматизма, потом добавляют четвертый, и так далее. При этом, когда берешь следующий апельсин важно продолжать жонглировать предыдущими.

    Какое отношение к планированию имеет этот пример?

    Четвертая ошибка

    Еще одна нередкая  ошибка в планировании — жесткий тайминг или привязка ежедневных дел к точному времени.

    Иногда в фильмах или интервью мы встречаем таких героев, чей день расписан весь до минуты. Они круты и успешны, и им хочется подражать, но не получается. Как только ты распланировал свой день поминутно, жизненные обстоятельства вносят свои коррективы, и все планы снова летят коту под хвост.

    Казалось, вот он — мой план! Тот инструмент, который поможет мне управлять обстоятельствами, управлять собой, но опять приходится чувствовать себя заложником ситуации. Несколько таких ситуаций, и мы перестаем верить в себя, начинаем думать, что планирование не для нас, и возвращаемся к старым моделям поведения.

    С чего начать, и как изменить ситуацию?

    • Первое: план должен быть. План — это последовательность дел, система которых приведет к желаемым результатам.

    • Второе: мы должны понимать, чего мы хотим успеть сделать в течение года, что из этого перечня дел приходится на ближайший месяц, неделю и день. И очень гибко задавать свой ритм: «За неделю я сделаю то-то, то-то и то-то». Что в этом плане должно быть жестко привязано ко времени, так это встречи и события, договоренности.

    Это самое начало формирования умения планировать. Секрет в том, что у кого-то интенсификация будет нарастать, кто-то останется с гибким планированием — все индивидуально.

    А как же те герои — гении эффективности, которым хочется подражать? Поверьте, они тоже начинали не с жесткого тайминга, они пришли к нему постепенно. И в жестком планировании всегда есть время для маневрирования во времени. И есть ситуации и явления, которые способны разрушить планы любого героя, но масштаб проблем, которые нам приходится решать, пропорционален масштабу нашей личности).

    Пятая ошибка

    Еще одна очень распространенная ошибка даже не планирования, а жизненная ошибка — наполнять свой день рутиной. Да еще так, чтобы уставать, чтобы пенять, что ничего важного не успел или хронически не успеваешь.

    Эта ошибка связана с тем, что,  во-первых, нет понимания важного и второстепенного, а во-вторых, с тем, что план воспринимается просто как список дел, которые нужно успеть выполнить в срок.

    Основная цель планирования — не заточить нас в жесткие рамки, чтобы все успеть, а помочь нам комфортно и счастливо проживать свою жизнь. Искажая суть этого инструмента, мы ограничиваем свои возможности жить комфортно и при этом достигать желаемых результатов.

    Саморазвитие #Планирование #Тайм-менеджмент #Эффективность 

    © 2013-2023 Жить интересно! Перепечатка и использование материалов, опубликованных в журнале, допускается с письменного разрешения редакции.

    О проекте / Реклама / Контакты

    Политика конфиденциальности / Согласие на обработку персональных данных

    Следуя требованиям законодательства Российской федерации, уведомляем вас, что на нашем сайте в целях его функционирования используются cookie-файлы, сохраняются и обрабатываются ваши персональные данные. Если вы не согласны с этим, вы обязаны, увы, покинуть сайт. Нам будет вас не хватать, но таков закон. Продолжая пользоваться сайтом вы тем самым даете согласие на обработку ваших персональных данных.
    По любым вопросам, связанным с вашими персональными данными, вы можете связаться с нами по электронной почте, указанной на странице «Политика конфиденциальности» .

    Исследования Йельского университета (1953) и Гарварда (1979) об эффективности постановки письменных целей — одни из самых цитируемых. У студентов спросили, записывают ли они свои цели. Выяснилось, что 84% не ставили цели вообще, 13% ставили и не записывали их, и только 3% писали, к чему стремятся. Через 10 лет исследователи спросили тех же людей об их заработке. Оказалось, что те 3% студентов, которые ставили цели письменно, зарабатывали в среднем в 10 раз больше, чем остальные 97%.

    Результаты впечатляют. Но что, если эти исследования — фальшивка?

    Меня насторожило, что в обеих работах фигурировали одни и те же цифры. Более того, не удалось найти фактические документы из этих исследований — только упоминания о них. В итоге я наткнулся на опровержение от журнала Fast Company в 1996 году: Йельский университет официально признал, что никакого исследования они не проводили. Миф распространили мотивационные спикеры: Тони Роббинс, Брайан Трейси и другие, которые не удосужились найти реальный источник. Но, как сказал Брайан Трейси, отвечая на вопросы журналистов, даже если исследования не было, это должно быть правдой.

    Помогает ли постановка целей на самом деле?

    Доктор психологии Гейл Мэттьюз из Доминиканского университета Калифорнии решила проверить результаты фейковых исследований Гарварда и Йеля и выяснить, что на самом деле способствует достижению цели.

    В ее работе участвовали 267 человек от 23 до 72 лет разных профессий из разных стран. Ученые попросили испытуемых поставить цель — то, чего они хотят достичь в течение следующих 4 недель. Затем всех участников в случайном порядке разделили на 5 групп:

    1) те, кто не записывали цель;
    2) те, кто записали цель;
    3) те, кто записали цель и приняли обязательство выполнять действия для достижения цели;
    4) те, кто записали цель и приняли обязательство перед своим другом выполнять действия для достижения цели;
    5) те, кто записали цель, приняли обязательство и отправляли другу еженедельные отчеты о проделанной работе.

    По итогам эксперимента участников попросили оценить собственный прогресс в достижении цели.

    5-я группа справилась лучше остальных, а средняя оценка групп 2–5 была значительно выше, чем у первой группы — единственной, кто не фиксировал цели на бумаге.

    Результаты гарвардского «эксперимента» отчасти подтвердились.

    Исследования в области постановки целей могут иметь и прикладной характер. В 2015 году в Мюнхенском университете исследовали, как постановка целей влияет на продуктивность сотрудников завода. Эффективность работы измеряли, проверяя качество и количество собранных изделий. Оказалось, что сотрудники с поставленными целями работали в среднем на 12% эффективнее контрольной группы.

    Научные исследования о постановке целей проводятся с середины ХХ века. Наиболее авторитетными учеными в этой области считаются Эдвин Лок и Гэри Латем. Их статья 2002 года обобщила исследования в этой области за последние 35 лет.

    Ученые выделили 5 ключевых параметров, которым должна соответствовать каждая цель:

    1) ясность и конкретность,
    2) вызов,
    3) обязательство,
    4) обратная связь,
    5) контролируемая сложность.

    1. Ясность и конкретность

    Лок и Латем сравнивали два формата постановки целей — «старайся на пределе возможностей» и «старайся улучшить свой предыдущий результат». В абсолютном большинстве случаев (51 из 53) второй способ оказался эффективнее.

    Ставить конкретные цели помогает известная методика SMART.

    В другой работе Латем и Лок сопоставили два подхода к тому, как ставить цели работникам — привлекая самих сотрудников или в приказном порядке. Ученые предполагали, что второй подход будет менее эффективным, но оказалось, что сотрудникам важнее понимать смысл цели, чем лично участвовать в ее постановке.

    2. Вызов

    Также Лок и Латем сравнили сложные цели со средними и легкими.

    В 48 случаях из 57 дерзкие цели привели к лучшим результатам (цель можно считать дерзкой, если раньше вы ее не достигали).

    В другом исследовании ученые определяли, как частота обратной связи и сложность цели влияют на эффективность ее выполнения. К эксперименту привлекли 80 семей и попросили их сократить потребление энергии. Семьи разделили на 4 группы:

    • сложная цель с частой обратной связью,
    • сложная цель без обратной связи,
    • простая цель с частой обратной связью,
    • простая цель без обратной связи.

    Группам со сложной целью поставили цель сократить потребление энергии на 20%, а группам с простой целью — на 2%. Наилучший результат показала первая группа (сложная цель и частый фидбек): она уменьшила потребление энергии в среднем на 14%. Результаты остальных практически не отличались от данных контрольной группы, у которой не было никакого задания.

    После достижения цели полезно продемонстрировать полученные результаты на публике: изучавшие иностранный язык могут посетить конференцию с иноязычным спикером, тренировавшие ораторское искусство — выступление со стендапом и т. д.

    Амбициозная цель и обратная связь одинаково важны для успеха.

    3. Обязательства

    В исследовании Гейл Мэттьюз лучший результат показала группа, которая взяла на себя обязательство перед друзьями и регулярно делилась с ними отчетами о прогрессе. В метаисследовании 2002 года Лок и Латем пришли к тем же выводам.

    Публично взятое обязательство повысит вероятность достижения цели.

    На уровне конкретного человека помогут социальные сети или компания друзей. В группе это работает так: каждого участника нужно привлекать к разработке и принятию общей цели. Люди, которые участвовали в разработке групповой цели, добивались больших результатов, чем те, кто этого не делал.

    Сама по себе групповая постановка цели не дает значимых преимуществ по сравнению с индивидуальной. Зато так сотрудники лучше понимают, почему конкретная цель важна и ее стоит выполнить. А как мы выяснили в пункте 1 («Ясность и конкретность»), понимание смысла цели повышает вероятность ее достижения.

    Повысить вовлеченность сотрудников в групповую цель можно тремя способами:

    1) обеспечить условия по улучшению мастерства;
    2) найти ролевую модель, с которой человек может себя идентифицировать;
    3) выразить личную убежденность, что человек способен достичь цели.

    4. Обратная связь

    Обратная связь помогает увидеть текущий прогресс в достижении цели. Гейл Мэттьюз выяснила, что студенты, которые делились своим прогрессом за неделю, добивались лучших результатов.

    Фидбек лучше работает для людей с высокой самооценкой: они получают больше пользы как от негативного, так и от позитивного отзыва о своей работе.

    Люди лучше воспринимают обратную связь, которая подтверждает их представления о себе. Уровень самооценки также влияет на то, сколько усилий человек предпринимает по мере усложнения цели. Чем выше самооценка, тем больше сил мы готовы вложить ради достижения поставленной цели.

    В 1978 году Гэри Юкл и Гэри Латем сравнили группы машинисток с высокой и низкой самооценкой. Оказалось, если первые знали, что успешное достижение цели не поможет им продвинуться по службе, это не влияло на эффективность их работы. А вот у группы с низкой самооценкой отсутствие стимула снижало результаты.

    5. Контролируемая сложность

    Вероятность того, что человек не сможет достигнуть своей цели, влияет на то, как он воспринимает результаты своего труда. Сложные задачи могут повысить эффективность переговоров и выполнения задач, но участники будут меньше удовлетворены высокими результатами. Это снижение удовлетворенности влияет на то, как люди видят себя, и имеет важные последствия для будущего поведения.

    Если человеку поставить сложную задачу на концентрацию внимания или при тестировании интеллекта, его производительность повысится, но он может засомневаться в своих способностях.

    То, как человек воспринимает свою эффективность, определяет, сколько усилий он вложит в свою работу. Ухудшение самооценки в долгосрочном периоде приводит к ухудшению результатов.

    Если поставить слишком сложную задачу, человек может выполнить ее неудачно, самооценка у него снизится. А работник с низкой самооценкой, выполняя комплексные задачи, скорее будет беспокоиться, чем концентрироваться на работе.

    Как этого избежать:

    • разбивайте большую задачу на несколько маленьких;
    • устанавливайте промежуточные дедлайны;
    • отслеживайте уровень стресса при выполнении задачи.

    Подробнее: книга под редакцией Эдвина Лока и Гэри Латема New Developments in Goal Setting and Task Performance

    Как правильно использовать визуализацию

    Психолог Габриэль Эттинген и ее команда изучали, как позитивные фантазии влияют на депрессию. Оказалось, что, когда человек мечтает, депрессия у него снижается. Но спустя полгода у участников эксперимента наблюдался обратный эффект: из-за мечтаний они прикладывали меньше усилий, чтобы достичь цели, и уровень депрессии повышался.

    Ученые советуют: вместо того чтобы воображать хороший исход событий, рассмотрите возможные препятствия для достижения цели и заранее придумайте, как их преодолеть.

    Свои рекомендации специалисты оформили в 4-ступенчатую методику WOOP:

    • Wishes — чего я хочу?
    • Outcomes — что мне даст достижение цели?
    • Obstacles — какие препятствия ждут меня на пути к цели?
    • Plan — как мне преодолеть эти препятствия?

    Этап 1 — постановка цели. Ответ на вопрос «Как понять, чего я хочу?» потребует больше слов, чем эта статья — но будем считать, что вы уже определились со смыслом жизни. Для формулирования самой цели используйте методику SMART и описанные выше принципы Лока и Латема.

    Этап 2 — выгода. На втором этапе нужно как можно четче представить выгоду от достижения цели. Например, изучение английского позволит смотреть любимые сериалы в оригинале, не дожидаясь их перевода, понимать речь иностранцев во время путешествий и т. д.

    В 2009 году группа ученых выяснила, что неожиданно высокий уровень награды снижает продуктивность и полученные впоследствии результаты. Оказалось, что высокая награда вызывала страх потери и тревожность вместо предвкушения возможного успеха. Поэтому помните, что цель «войти в топ-10 теннисистов мира» скорее демотивирует, если вы только-только вошли в первую сотню рейтинга. Цель «войти в топ-50» будет более подходящей.

    Согласно теории самодетерминации (самоопределения) мотивация бывает двух типов: внешняя и внутренняя.

    Внутренняя мотивация — ситуация, когда вы делаете что-то ради удовольствия.

    Внешняя мотивация — это ожидание награды за желаемое поведение, например: «Схожу в зал три раза за неделю и тогда посмотрю любимый сериал».

    Авторы теории самодетерминации считают, что внутренняя мотивация предпочтительнее внешней. Они изучали, как внешняя мотивация влияет на уже имеющуюся внутреннюю, и выяснили, что внешние награды могут уменьшить желание заниматься ради удовольствия. Если вы уже читаете книги ради интереса, не стоит себя дополнительно поощрять походом в кино после прочтения 4 новых книг за месяц.

    Подробнее: Richard M. Ryan and Edward L. Deci «Self-Determination Theory Basic Psychological Needs in Motivation, Development, and Wellness»

    Этап 3 — предусмотрение потенциальных препятствий. Для изучения английского это может быть отсутствие дисциплины, денег на платные занятия, свободного времени вечером и т. д.

    Этап 4 — преодоление препятствий. Здесь мы разрабатываем план по устранению каждого препятствия. Например, проблему с дисциплиной могут решить разговоры с другом только на английском каждый день в одно и то же время. Вместо платных занятий можно найти бесплатные ролики по грамматике. Если нет свободного времени вечером, можно заниматься языком в дороге или во время тренировки, слушая подкасты.

    Подробнее: Gabriele Oettingen «Rethinking Positive Thinking: Inside the New Science of Motivation»

    Почему постановка целей может не работать

    Обычно постановку целей считают исключительно позитивным явлением. Это не так: от неправильно поставленной цели будет больше вреда, чем пользы. В исследовании 2009 года американские ученые описали случаи, когда постановка цели вызывала побочные эффекты. Их можно минимизировать, если заранее выявить источник проблемы.

    Проблема 1: цели слишком специфичны

    Иногда цель поставлена настолько узко, что человек упускает из виду другие важные особенности задачи. Возьмем для примера такой опыт:

    Посчитайте, сколько раз студенты в белых майках передадут друг другу мяч

    Из-за узкой направленности задачи большинство тех, кто проходит этот тест, не замечают, что в середине ролика в кадре появляется человек в костюме гориллы, колотит себя кулаками по груди и уходит.

    Исследователи из Гарвардской медицинской школы воспроизвели в лаборатории процесс проверки в аэропорту на наличие оружия. Ученые сообщали, как часто эти предметы будут появляться, после этого испытуемые принимались за поиски. Когда называлась цифра в 50% появлений, участники допустили 7% ошибок. Но когда предупредили об 1% появлений, уровень ошибок подскочил до 30%.

    Чтобы избежать этого, соберите полную информацию о проблеме. Такой подход особенно полезен, когда цена ошибки слишком высока, например при проверке на наличие оружия в аэропорту.

    Проблема 2: слишком узкие цели

    В исследовании 1990 года ученые попросили студентов прочитать абзац, в котором содержались как грамматические, так и содержательные ошибки — он якобы должен был использоваться в брошюре, посвященной бизнес-колледжу.

    Студентов разделили на две группы: первой дали установку «сделать всё возможное», а перед второй поставили конкретные цели — исправить ошибки либо в грамматике, либо в содержании. В итоге первая группа чаще исправляла оба типа ошибок по сравнению со второй группой.

    То же происходит и в сфере экологии. Исследователи считают, что стандарты Агентства по охране окружающей среды в отношении загрязнения слишком часто фокусируют внимание на соблюдении конкретных измеримых стандартов в ущерб общей цели защиты окружающей среды. Само наличие узких целей может привести к тому, что люди близоруко сосредоточатся на краткосрочных выгодах и упустят из виду потенциальные разрушительные долгосрочные последствия.

    Этого можно избежать, если сверить узкие цели с глобальными и проверить, как они связаны между собой. Например, узкая цель «жить на 30% от зарплаты» помогает добиться глобальной цели «выйти на пенсию в 40 лет».

    Проблема 3: целей слишком много

    Люди с несколькими целями склонны концентрироваться только на одной из них. Некоторые типы целей игнорируют чаще, чем другие. В одном эксперименте ученые поставили перед участниками разные цели: отбирая акции для инвестиций, они должны были учитывать количество обработанных инвестиционных портфелей и точность их обработки.

    Когда обе цели были трудными, участники жертвовали точностью ради количества, потому что его легче измерить (а значит, достичь цели).

    Пример из реальной жизни — новогодние обещания. В порыве энтузиазма мы ставим по 10–20 целей, но благополучно забываем про большинство из них.

    Выход из ситуации — ставить 3 цели на месяц и следить за прогрессом в их достижении.

    Проблема 4: узкий временной горизонт

    Отличный пример этой проблемы — изучение поведения водителей такси Нью-Йорка во время дождя. В дождливые дни жители наблюдают явный дефицит машин. Большинство считает, что причина в спросе, ведь, когда идет дождь, такси заказывают больше людей, чем в ясную погоду. Однако оказалось, что это не единственный фактор: в дождливые дни водители уходят с работы быстрее, чем в солнечные.

    Причина кроется в ежедневной цели большинства таксистов — заработать вдвое больше денег, чем при сдаче в аренду своего автомобиля за 12-часовую смену.

    В дождливые дни люди чаще вызывают такси. Водители зарабатывают деньги и достигают своей ежедневной цели быстрее, чем в солнечные дни, а значит, можно раньше вернуться домой!

    Принцип экономической эластичности заработной платы предсказывает, что людям было выгоднее работать больше часов в дни с повышенным заработком и меньше — в дни с пониженным. Если бы водители такси Нью-Йорка работали дольше, отслеживали показатели повышенного спроса и игнорировали свою типичную ежедневную цель, они смогли бы увеличить свой совокупный заработок и уменьшить общее время работы.

    Избежать этого можно, сверяя краткосрочные цели с долгосрочными и находя связь между ними.

    Проблема 5: слишком рискованные цели

    В некоторых областях постановка целей может стать причиной рискованного поведения и значительно снизить производительность.

    История краха Континентального Иллинойсского банка похожа на историю банкротства Enron и финансового кризиса 2008 года. В 1976 году председатель банка Continental объявил, что в течение пяти лет величина кредитования будет соответствовать величине любого другого банка. Для достижения этой цели банк изменил свою стратегию с консервативной на агрессивную — стал выдавать кредиты более рискованным заемщикам под более высокие проценты. Continental стал бы седьмым по величине банком США, если бы его заемщики смогли погасить свои кредиты — но вместо этого банк пришлось спасать правительству.

    Иногда последствия такого поведения могут оказаться фатальными. В 1996 году гиды мирового класса по высокогорью Роб Холл и Скотт Фишер захотели подняться на вершину горы. Ради этого они приняли ряд рискованных решений, которые привели к гибели их самих и их 6 клиентов.

    Перед постановкой цели заранее подумайте, как далеко вы готовы зайти ради ее достижения — и поставьте четкую границу, переходить которую вы считаете неразумным. Это поможет избежать поведения сверх ожидаемого риска.

    Проблема 6: неэтичное поведение

    Ученые из Пенсильванского университета провели исследование, чтобы найти прямую связь между постановкой целей и мошенничеством.

    Оказалось, что люди чаще лгут о своем уровне производительности, если у них есть конкретная сложная цель, чем когда никакой цели нет. Еще чаще это происходит, когда фактический уровень производительности не достигает поставленной цели.

    Больше вероятность, что человек будет лгать, если его мало контролируют, стимулируют финансово для достижения целевых показателей, а этика в организационной культуре не в приоритете.

    Решение: обозначьте заранее, какое поведение выходит за грань этики.

    Проблема 7: цели препятствуют обучению

    Если людям ставят конкретные цели, они с меньшей вероятностью попробуют альтернативные методы, которые могут помочь им научиться выполнять задачу. Например, для обучения стажеров в американских ВВС использовалась симуляция авиадиспетчера, и оказалось, что достижение четкой цели мешало обучению в этой сложной области.

    Решение: вместо конкретной цели обозначьте направление, в котором вы хотите двигаться вперед.

    Проблема 8: цели создают культуру соперничества

    Акцент на увеличении прибыли может повредить альтруистическим мотивам. Если человек сфокусировался на достижении конкретной личной цели, то вероятность, что он будет помогать коллегам, уменьшится. Цели могут способствовать конкуренции вместо сотрудничества и снизить общую эффективность.

    Решение: сделайте так, чтобы личные мотивы и цели совпадали с командными.

    Проблема 9: постановка целей снижает внутреннюю мотивацию

    Уровень внутренней мотивации может упасть не только из-за дополнительных наград, но даже из-за собственно постановки цели. Люди склонны завышать важность внешних наград в мотивировании других.

    Решение: если есть внутренняя мотивация, ставьте цель «сделать всё возможное».

    Повышаем самооценку: вместо списка целей — список достижений

    Итак, самооценка — важный фактор для достижения целей. С появлением соцсетей удержать стремительно падающую самооценку стало еще сложнее: когда каждый день листаешь ленту, сплошь усеянную «успешным успехом», начинаешь обесценивать собственные достижения.

    Чтобы это исправить, попробуйте вместо перечня целей вести список своих достижений.

    Ежедневно вечером выделяйте 5 минут в день, чтобы вспомнить все свои победы, даже самые маленькие. Научились исполнять «собачий вальс»? Первый пункт найден. Не нахамили прохожему, который наступил вам на ногу? Добавляем в список. Согласно одному исследованию пациентки, которые просто вели свой дневник питания, похудели больше, чем другие участницы.

    Нас со школы учат замечать только свои ошибки. Но замечать и запоминать правильные поступки не менее ценно!

    Что делать: кратко

    1. Поймите, что постановка цели не панацея.
    2. Ищите внутреннюю мотивацию в том деле, которым вы занимаетесь, она полезнее внешней.
    3. Помните о 5 правилах Лока и Латема: ясность формулировок, вызов, публичное обязательство, обратная связь и контролируемая сложность.
    4. Используйте методику WOOP и вместо конкретной цели определите направление движения. Внутреннюю мотивацию вы найдете на втором шаге методики.
    5. Перед постановкой цели проверьте, насколько вероятно возникновение негативных побочных эффектов. Минимизируйте их, если можете.
    6. Ищите группу поддержки, которая поможет вам в достижении цели. Это может быть как один человек, так и группа людей.
    7. Кроме списка дел ведите список своих достижений.

    работы
    в соответствии с приоритетностью задач,
    стоящих перед под­разделением
    и компанией в целом; 3) помощь работникам
    в опти­мизации
    использования рабочего времени при
    повышении качества работы; 4) креативное
    применение планирования работы
    подразде­ления.

    На
    среднем уровне управления     навыки
    тайм-менеджмента находят проявление:
    1) в творческой реализации стратегии
    компании;

    2) в
    рациональной организации времени,
    направленной на постоян­

    ное
    улучшение работы, повышение ее качества,
    клиентоориентиро-

    ванности;
    3) в умении делегировать полномочия,
    ориентации сотруд­

    ников
    на развитие навыков управления временем,
    повышение их

    уровня
    компетентности в этой области; 4) в умении
    достичь постав­

    ленных
    целей, поддерживая дух корпоративности
    и клиентоориен-

    тированности.

    На
    уровне топ-менеджмента     навыки
    управления временем прояв­ляются
    как субъектная позиция в области
    управления временем, ко­торая
    предполагает умение: 1) креативно
    формулировать стратегию и приоритетные
    цели компании; 2) создавать на предприятии
    стандар­ты
    качества и культуру использования
    рабочего времени, вдохновля­ющие
    работников на наиболее эффективное
    использование времени;

    3) повышать
    собственную компетентность,
    клиентоориентирован-

    ность
    для достижения стратегических целей
    компании и укрепления

    духа
    корпоративности; 4) креативно управлять
    изменениями, созда­

    вать
    новые возможности для повышения
    эффективности работников

    при
    повышении качества и клиентоориентированности.

    Эффективное
    управление временем предполагает
    понимание его важности
    для повышения эффективности работы
    предприятия, его благополучия
    и устойчивой планомерной работы, а также
    принятие процедур,
    необходимых для рационального управления
    временем всеми
    сотрудниками. Поэтому в ходе консультирования
    по проблеме тайм-менеджмента
    необходимо провести диагностику степени
    раз­витости
    навыков тайм-менеджмента у всех
    работников, разработать меры
    по формированию мотивации к развитию
    данных компетенций и
    предложить методы повышения эффективности
    управления вре­менем
    на различных уровнях управления
    предприятием. Полезно оценить
    степень развития навыков тайм-менеджмента
    сотрудников и
    влияние применения методов тайм-менеджмента
    на различные сферы
    хозяйственной деятельности предприятия.
    Для это следует:

    • определить
      содержание и методы стратегического
      планирования

      в
      интересах компании, собственного
      личностного и карьерного

      роста,
      характерные для данного предприятия;

    • доказать
      необходимость использования принципов
      рациональ­

      ной организации рабочего
      и личного времени;

    174

    определить
    перечень основных принципов, лежащих
    в основе умения
    управлять рабочим временем;

    обосновать
    тезис, что в процессе управления работник
    должен использовать
    не только принципы сокращения
    непроизводст­венных
    затрат рабочего времени, составления
    реалистичных ра­бочих
    планов, приводящих к успешному решению
    производ­ственных
    задач, учета и рационального использования
    рабочего времени, но и принципы
    эффективного управления личным вре­менем;

    обсудить
    сильные и слабые стороны различных
    методов и стра­тегий
    управления временем, чтобы обоснованно
    применять их в соответствующих
    ситуациях с целью принятия управленческих
    решений,
    способствующих более эффективному
    использованию рабочего
    времени в организации;

    провести
    диагностику степени развития навыков
    управления временем
    у каждого из сотрудников;

    сформировать
    мотивацию развития навыков управления
    рабочим и
    личным временем;

    провести
    анализ правильности и эффективности
    применения методов
    тайм-менеджмента на предприятии.

    Теория и практика
    (4)

    Диагностические
    тесты и упражнения позволяют
    проанализиро­вать
    степень эффективности управления
    временем, владения навы­ками
    тайм-менеджмента и понимание важности
    их применения у работников
    различного управленческого уровня и
    рядовых сотруд­ников.

    Практикум
    по теме (2)

    Приступать
    к анализу ошибок управления временем
    на предприя­тии
    необходимо, уяснив для себя следующие
    вопросы: 1) почему со­временный
    руководитель должен обладать навыками
    тайм-менедж­мента;
    2) какие факторы и приемы руководитель
    может использовать для
    того, чтобы сделать использование
    рабочего времени более эф­фективным
    и развить навыки управления временем
    до лидерского уровня;
    3) каким образом выбирать адекватные
    методы управле­ния временем; 4) как
    правильно использовать навыки управления

    175

    временем
    при контактах с вышестоящим руководством
    и при орга­низации
    работы подчиненных; 5) как правильно
    организовать и направить
    процессы тайм-менеджмента в подразделении
    (на пред­приятии).
    Освещению данных вопросов посвящен
    этот параграф. Вопросы
    управления временем являются весьма
    чувствительны­ми
    для каждого человека, нельзя настаивать
    на принятии тех или иных
    норм. Важно, чтобы человек сам осознал
    ценность такого ре­сурса,
    как время, и захотел использовать его
    более экономно. В этом отношении
    помогают изучение и обсуждение различных
    ситуаций, которые с этой целью приведены
    в тексте
    и на CD—ROM.

    Время и искусство
    управлять им

    Умение
    управлять своим временем — способ
    сделать себя очень эффективным,
    продуктивным. Одновременно это мощный
    фактор борьбы
    со стрессом.

    Окончание табл. 16.1

    Люди,
    эффективно управляющие     своим
    временем

    Люди,
    неэффективно     управляющие
    своим временем

    В
    первую очередь выполняют самые
    приоритетные
    задачи

    Не
    умеют определять срочность и
    приоритетность своих задач

    Разумно
    используют время

    Тратят
    время впустую

    Знают,
    когда у них наступают периоды наилучшей
    работоспособности

    Распределяют
    работу без учета особенностей
    их суточных и
    недельных биоритмов

    Используют
    различные средства запо­минания
    информации

    Не
    умеют слушать, в результате их
    коммуникации неэффективны

    Понимают,
    что управление временем основано на
    управлении самим собой, на
    самоорганизации

    Позволяют
    обстоятельствам контролировать
    их действия

    Задача
    на способность управлять временем

    Эффективное
    управление временем предполагает,
    прежде всего, умение
    отличать главное от второстепенного.

    Обуздать
    бессмысленные траты времени —
    единственный способ стать
    по настоящему успешным.

    Парадоксы
    нашего времени

    Теория
    и практика (5)

    Навык
    эффективного управления временем
    состоит в знании целей
    деятельности, умении совершать регулярные
    запланирован­ные
    действия, направленные на достижение
    цели, и умении отка­зываться
    от действий, которые идут вразрез с
    целями. Люди, уме­ющие
    управлять временем, как правило, не
    задерживаются на работе,
    работают так, чтобы не случалось
    «завалов» и «авралов», не берут
    работу на дом, выделяют время на
    полноценный отдых. Раз­личия
    эффективного и неэффективного стиля
    работы показаны в табл.
    16.1.

    Таблица
    16.1

    Различия
    между эффективным и неэффективным
    способами
    управления временем

    Люди,
    эффективно управляющие     своим
    временем

    Люди,
    неэффективно     управляющие
    своим временем

    Планируют
    время с учетом и текущих дел,
    и долговременной перспективы

    Не
    используют долгосрочное планирование

    Как
    научиться жить хорошо и в радость? На
    это и многое дру­гое
    самые мудрые люди говорят: «Если вы
    хотите, чтобы жизнь улы­балась
    вам, подарите ей сначала свое хорошее
    настроение».

    ‘
    Притча
    о тысяче шариков

    В
    жизни много парадоксов. Важно уяснить,
    что управление вре­менем
    — это не наука о том, как сделать больше,
    а искусство делать то,
    что нужно, и плюс к этому то, что хочется.
    Эффективным исполь­зование
    времени становится тогда, когда оно
    посвящено достиже­нию какой-либо
    важной цели.

    Планирование
    рабочего дня

    Если
    попросить работников, какого-либо
    предприятия составить примерный
    план работы надень или на более длительный
    срок, то получится
    примерно следующее.

    Типичный
    рабочий день начальника поезда

    э30

    — планерка,
    инструктаж

    -7
    00

    17—18
    —
    планерка с проводниками, технические
    занятия

    176

    12
    — 2877

    177

    1830—1900
    — приемка состава, заполнение документов
    перед рейсом,
    выдача документов проводникам

    1920 —
    отправление поезда, посадка пассажиров

    2110—2200
    — проверка поездной бригады

    1000 —
    по приезде отчет о проделанной работе,
    работа

    с нарядчиками

    Обычный план дня руководителя
    среднего звена

    1. Провести целевой инструктаж, составить
      график работы ДСП.

    2. Написать и отправить авансовый отчет
      за использованные кан­

      целярские
      товары.

    3. Провести
      разбор и составить протокол о причинах
      неисправно­

      сти
      технических средств.

    4. Составить инструкцию по использованию
      нового оборудования.

    5. Обновить наглядную агитацию.

    Примерный план работы инженера по
    охране труда на день

    800—1000
    — селекторное совещание

    К)15—1200
    — проведение вводного инструктажа по
    охране

    труда,
    пожарной безопасности 12оо_13оо
    _ обед

    1300—1500
    — пересмотр нормативной базы предприятия
    в
    области промышленной безопасности

    1500—1700
    — участие в работе комиссии по проверке
    знания требований
    электробезопасности у работников
    одного
    из отделений

    Примерный план работы инженера по
    охране труда на месяц

    Мероприятие

    Сроки

    1.
    Консультирование работников и
    руково­дителей
    в вопросах ОТ

    В
    течение месяца

    2.
    Участие в проведении Дня охраны
    труда

    Третья
    среда

    3.
    Проведение оперативных проверок
    участков

    Не
    менее трех проверок в
    месяц

    4.
    Участие в III
    ступени трехступенчатого контроля

    По
    графику

    5.
    Пересмотр инструкций по ОТ

    По
    графику

    6.
    Участие в проведении технической
    учебы

    По
    графику

    7.
    Участие в работе комиссии по проверке
    знания требований ОТ, электробезопас­ности,
    пожарной безопасности

    В
    течение месяца

    Мероприятие

    Сроки

    8.
    Проведение вводного инструктажа по
    ОТ, пожарной
    безопасности

    В
    течение месяца

    9.
    Составление установленной отчетности
    по
    итогам работы по ОТ

    В
    установленный срок

    10.
    Ведение журналов установленной формы

    В
    течение месяца

    11.
    Контроль за выполнением нормативов
    лич­ного участия в работе по ОТ
    руководителей и специалистов

    В
    течение месяца

    В
    данных примерах приведены планы реальных
    работников. Но
    с точки зрения специалиста по
    тайм-менеджменту это не совсем верное
    планирование работы. Для того чтобы
    пояснить данное по­ложение,
    приведем в качестве аналогии измененное
    расписание дви­жения
    поездов по одной из станций (табл. 16.2).

    Таблица
    16.2

    № п/п

    Тип
    поезда

    Время

    Дни
    курсирования

    прибы­тия

    стоянки,
    мин

    отправ­ления

    1

    Пассажирский

    О13

    23

    О36

    Нечетные

    2

    Электропоезд

    —

    —

    132

    Ежедневно

    3

    Скорый

    242

    23

    305

    По
    числам

    4

    Электропоезд

    —

    —

    353

    По
    рабочим дням

    5

    Скорый

    250

    23

    313

    Нечетные

    6

    Пассажирский

    7оо

    29

    729

    По
    особому указанию

    7

    Пассажирский

    1119

    31

    1160

    Ежедневно

    8

    Скорый

    1144

    —

    —

    По
    особому указанию

    9

    Пассажирский

    —

    —

    1425

    Ежедневно

    10

    Пассажирский

    1537

    23

    16оо

    По
    особому указанию

    11

    Грузопассажирский

    —

    —

    1840

    Нечетные

    12

    Пассажирский

    —

    —

    2231

    По
    числам

    Первое
    правило управления временем.     План
    должен быть на­    целен
    на достижение какой-либо цели.

    Изучив
    это расписание, решите: 1) можно ли
    использовать это расписание
    для работы на этой станции; 2) можно ли
    определить направление,
    в котором будет двигаться тот или иной
    поезд. Отри­цательный
    ответ на оба вопроса очевиден.

    178

    12*

    179


    Планы,
    составленные работниками в примерах,
    приведенных выше,
    похожи на данное расписание — они
    приемлемы, если «си­дишь
    на месте», но не годятся, если работник
    или компания в целом собираются
    двигаться к какой-либо цели.

    Выбор целей

    Вопрос
    о том, как выбрать цель, к которой
    необходимо стремить­ся,
    как понять, какая из целей является
    самой главной, не такой простой,
    как это кажется на первый взгляд.
    Большинство работни­ков
    затрудняются определить даже собственные
    цели, не задумыва­ются,
    каковы цели организации в целом и их
    конкретного участка, какова
    роль данного работника в обеспечении
    работы предприятия. Предприятия
    и организации выделяют на грамотное
    формулирова­ние
    миссии и целей организации достаточно
    крупные денежные средства.
    Это может служить примером того,
    насколько важно и не­просто
    определить самое главное в жизни и
    деятельности предприя­тий. В работе
    консультанта также важно умение выделять
    главное и грамотно
    формулировать цели предприятия,
    отдельных его подраз­делений
    и сотрудников. Для того чтобы научиться
    это делать, проде­лайте
    упражнение — ответьте на приведенные
    ниже вопросы.

    Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

    • #
    • #
    • #
    • #
    • #
    • #
    • #
    • #
    • #
    • #
    • #
    Источник

    Саморазвитие

    10 ошибок планирования

    17 октября 2022
    21 206 просмотров

    Брайан Моран и Майкл Леннингтон в своей книге «12 недель в году» рассказывают о 10 ошибках, которые чаще всего совершают при составлении плана.

    Ошибка 1. Ваш план не соответствует долгосрочным целям

    Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и приближают вас к долгосрочным целям.

    Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана

    Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных.

    Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий

    Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо?

    Ошибка 4. Вы всё усложняете

    Если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.

    Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности

    Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас.

    Ошибка 6. Вы не составляете план каждую неделю

    Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник — день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела.

    Ошибка 7. Вы включаете в свой план абсолютно всё

    Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12-недельного плана. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями.

    Ошибка 8. Вам кажется, что все недели проходят одинаково

    Еще одно распространенное заблуждение. Многие думают, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и похожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана — это окупится, поверьте!

    Ошибка 9. Вы не используете свой план ежедневно

    Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы.

    У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем лучше. А еще лучше — подумать об этом прямо сейчас.

    По материалам книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона.

    Обложка поста: unsplash.com.

    Источник

    Основные ошибки в планировании рабочего дня

    основные ошибки в планировании рабочего дняНе секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня. Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

    Существует три типа ошибок в планировании:
    • Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
    • Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
    • Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…
    Технические ошибки:
    1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

    Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

    2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

    Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное. Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

    3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

    Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного. Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

    4. Задача чрезмерно сложна.

    Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

    5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

    Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

    6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

    Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

    7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

    А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

    Внешние факторы:
    1. Вы взяли на себя слишком много.

    Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

    2. Вы устали или заболели.

    Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

    3. Внимание – перемены!

    У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

    4. Непредсказуемость.

    Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

    Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

    5. Неорганизованный партнёр / коллега.

    Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

    Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

    Психологические препятствия:
    1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

    Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

    2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

    Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

    3. Вы боитесь бездействия.

    Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».

    И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

    4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

    Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

    5. Вы боитесь неудачи.

    Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

    6. Вы боитесь успеха.

    В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

    7. Вы боитесь нововведений.

    Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

    8. Вы боитесь завершения.

    Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

    9. Вы – перфекционист.

    Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

    За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

    10. Вы боитесь упустить вдохновение.

    Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

    Читайте также:
      • Chronodex: визуализируйте свое время и задачи
      • Прокрастинация и как с ней справиться
      • Bullet Journal: управлять временем проще, чем кажется
      • Как за несколько часов подготовиться к выступлению?
      • Как сохранить работоспособность сотрудников
    Источник

    2 октября 2018

    10212 просмотров

    Елена Ветштейн
    Автор проекта «Самоорганизация и самоменеджмент». Пишу о планировании и целеполагании, приоритетах и результатах. Много наблюдаю и экспериментирую. Создаю авторские планировщики, еженедельники, ежедневники. По профессии — андрагог, по призванию — оптимизатор. Ценю ясность мысли и чистоту помыслов.
  • selforganization.ru
  • vk.com/id321132606

    • Планирование — это инструмент. В умелых руках он максимально эффективен, но если мы используем его «криво», стоит ли пенять, что планирование не приносит нужных результатов?

    Чтобы правильно сделать план и избежать самых распространенных ошибок планирования, их нужно знать «в лицо». Начнем знакомство.

    Первая ошибка

    Самая распространенная ошибка планирования — планировать много, наивно считая, что если план есть, то все нужно и можно успеть. Это не так. Потому что не большой список дел, а регулярная работа на результат обеспечивают его достижение.

    В чем ошибка?

    Как новичок в спорте не сможет сразу без подготовки выполнить программу олимпийского чемпиона, так и новичок, который только формирует умение жить по плану, не может выполнять сразу и много, а если и выполняет, то очень быстро выгорает.

    Все новички находятся в группе риска «запланировать много и не успеть все». Если эта ситуация повторяется, происходит откат к старым привычкам — к жизни без планирования.

    Что делать?

    Планировать посильно (лучше меньше), но обязательно выполнять все запланированное. Если есть ощущение, что получилось сделать мало, а время осталось, возьмите «добавки» из завтрашнего дня.

    Вторая ошибка

    Представьте себе дерево целей. Хотя так. Для начала представьте дерево. У дерева есть крупные ветви. На крупных ветвях растут ветви поменьше, на них еще меньше, а на них — листья.

    Представили эту структуру?

    Теперь к целям. Есть большая цель. Она решается через задачи. Задачи — это пошаговое решение цели.

    Про планирование: год — это большая ветка, месяц — поменьше, из месяца вырастает неделя, листья — дела.

    Когда нет соподчинения между планами на год-месяц-неделю и реальными выполняемыми делами, результат кривой. И это одна из главных ошибок планирования.
    Автор иллюстрации:     ELENA’S PICS (Елена Поддубная)

    Пятидневный марафон планирования, который я проводила в прошлом году для читателей «Жить интересно!», поможет вам понять алгоритм движения от общего к частному при создании плана.

    1. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Приоритеты

    Сначала выбираем ориентиры — цели, которых вы хотите достигнуть через пять лет в следующих направлениях:

    • физическое состояние;
    • отношения;
    • самореализация;
    • финансовая независимость.

    Обязательно перечитайте написанное, если что-то забыли, подправьте. «Переспите» ночь со своими мыслями и эмоциями. Если наутро возникнут какие-то идеи, сочинение можно дополнять новыми размышлениями.

    2. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Вектор саморазвития

    На этом этапе разрабатываем стратегию, которая поможет достичь заданных результатов. Приготовьте бумагу и ручку — нам предстоит заполнить таблицу. Подробности — во втором дне марафона.

    3. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Карты действий

    Пришло время составить план ежедневных дел на ближайший месяц по каждому из направлений развития. Тактику регулярных действий следует разработать на год — так эффективнее. Большие по времени промежутки планировать нет смысла, так как любая тактика (оперативное планирование) строится гибко в зависимости от анализа уже достигнутых результатов.

    4. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Традиции, ритуалы, рутины

    Четвертый этап — планирование дел, которые являются ежедневной необходимостью, так называемые рутины и ритуалы. Для начала составьте их полный перечень, а потом распланируйте по дням. Как именно — я подробно рассказываю в четвертом дне марафона. Если выполните задание — научитесь повелевать и управлять рутинами, использовать их себе во благо, а не зависеть от них.

    5. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Составляем план

    Здесь вы найдете подробную инструкцию, как составить план сначала на год, потом на месяц и на ближайшую неделю. Он будет состоять, в первую очередь, из приоритетов, во вторую — из рутинных дел.

    Очень важный совет: обязательно анализируйте прожитые недели, месяцы и годы. Если остались невыполненные дела, их стоит рассмотреть при планировании следующего периода вашей жизни.

    Третья ошибка

    Кто-нибудь умеет жонглировать апельсинами?

    На этом примере хорошо понять принцип постепенности и регулярности в развитии умения и превращении умения в навык.

    Чтобы научиться жонглировать сначала берут два апельсина, когда умение ловить-подкидывать переходит в навык, добавляют третий апельсин, снова доводят до автоматизма, потом добавляют четвертый, и так далее. При этом, когда берешь следующий апельсин важно продолжать жонглировать предыдущими.

    Какое отношение к планированию имеет этот пример?

    Четвертая ошибка

    Еще одна нередкая  ошибка в планировании — жесткий тайминг или привязка ежедневных дел к точному времени.

    Иногда в фильмах или интервью мы встречаем таких героев, чей день расписан весь до минуты. Они круты и успешны, и им хочется подражать, но не получается. Как только ты распланировал свой день поминутно, жизненные обстоятельства вносят свои коррективы, и все планы снова летят коту под хвост.

    Казалось, вот он — мой план! Тот инструмент, который поможет мне управлять обстоятельствами, управлять собой, но опять приходится чувствовать себя заложником ситуации. Несколько таких ситуаций, и мы перестаем верить в себя, начинаем думать, что планирование не для нас, и возвращаемся к старым моделям поведения.

    С чего начать, и как изменить ситуацию?

    • Первое: план должен быть. План — это последовательность дел, система которых приведет к желаемым результатам.

    • Второе: мы должны понимать, чего мы хотим успеть сделать в течение года, что из этого перечня дел приходится на ближайший месяц, неделю и день. И очень гибко задавать свой ритм: «За неделю я сделаю то-то, то-то и то-то». Что в этом плане должно быть жестко привязано ко времени, так это встречи и события, договоренности.

    Это самое начало формирования умения планировать. Секрет в том, что у кого-то интенсификация будет нарастать, кто-то останется с гибким планированием — все индивидуально.

    А как же те герои — гении эффективности, которым хочется подражать? Поверьте, они тоже начинали не с жесткого тайминга, они пришли к нему постепенно. И в жестком планировании всегда есть время для маневрирования во времени. И есть ситуации и явления, которые способны разрушить планы любого героя, но масштаб проблем, которые нам приходится решать, пропорционален масштабу нашей личности).

    Пятая ошибка

    Еще одна очень распространенная ошибка даже не планирования, а жизненная ошибка — наполнять свой день рутиной. Да еще так, чтобы уставать, чтобы пенять, что ничего важного не успел или хронически не успеваешь.

    Эта ошибка связана с тем, что,  во-первых, нет понимания важного и второстепенного, а во-вторых, с тем, что план воспринимается просто как список дел, которые нужно успеть выполнить в срок.

    Основная цель планирования — не заточить нас в жесткие рамки, чтобы все успеть, а помочь нам комфортно и счастливо проживать свою жизнь. Искажая суть этого инструмента, мы ограничиваем свои возможности жить комфортно и при этом достигать желаемых результатов.

    Саморазвитие #Планирование #Тайм-менеджмент #Эффективность 

    © 2013-2023 Жить интересно! Перепечатка и использование материалов, опубликованных в журнале, допускается с письменного разрешения редакции.

    О проекте / Реклама / Контакты

    Политика конфиденциальности / Согласие на обработку персональных данных

    Следуя требованиям законодательства Российской федерации, уведомляем вас, что на нашем сайте в целях его функционирования используются cookie-файлы, сохраняются и обрабатываются ваши персональные данные. Если вы не согласны с этим, вы обязаны, увы, покинуть сайт. Нам будет вас не хватать, но таков закон. Продолжая пользоваться сайтом вы тем самым даете согласие на обработку ваших персональных данных.
    По любым вопросам, связанным с вашими персональными данными, вы можете связаться с нами по электронной почте, указанной на странице «Политика конфиденциальности» .

    Источник

    Каким бы разумными и прокаченными в планировании людьми мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки — когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений — ошибка планирования.

    Что такое ошибка планирования и как она работает

    Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Канеман и Тверски еще в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи.

    Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая тебя в это время другими задачами, ведь до дедлайна еще так далеко, а делать там вроде всего ничего.

    При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла у тебя в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.

    Вспоминая то, как ты выполнял дела в прошлом, ты упускаешь из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну ты все-таки успел, а значит, прошлый подход вполне себе работает. Тебе почему-то кажется, что в этот-то раз ты сделаешь все быстрее и никакие препятствия не помешают.

    В итоге ошибка планирования приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени — приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки. Как видишь, не везде «позитивная» оценка себя оказывается полезной.

    Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так, руку ты и правда набиваешь, но вот на скорости это сказывается не так драматично, как может показаться в воображении.

    Хорошо это или плохо, но мы всегда оцениваем будущего себя чуть лучше, чем прошлого или настоящего. «Я из будущего» — это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щелкает задачи одной левой и не глядя.

    Как бороться с ошибкой планирования

    Реалистичная оценка скорости своей работы — настоящая супер-способность, которая доступна немногим. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Может показаться, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, но на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.

    Можно винить в этом прокрастинацию или собственную лень, а можно попробовать обойти ловушку планирования с помощью наших советов.

    1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их,

    а не всю картину целиком. Разделив задачу на этапы, ты на самом деле понимаешь, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.

    Набросаем в планировщике список задач, которые нужно закрыть автору, чтобы закончить эту статью:

    При виде такого внушительного чек-листа пропадает желание думать, что получится сделать это все за день или последнюю ночь

    2. Найти способ измерить результат

    После разбивки задачи на этапы все еще может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час.

    В таком случае попытайся измерить готовый результат и поделить его на то время которое ты прогнозируешь.

    Если кажется, что статью можно написать за день, то оцени, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинь, сколько ты способен выдать за час/сутки. Такой способ помогает вычислить неверные прогнозы на ранних стадиях.

    3. Вести учет затрат времени

    Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Узнай, сколько обычно отрезков времени по 20-30 минут уходит на черновик, на сбор информации, на вычитку.

    Включай таймер прямо внутри планировщика, чтобы измерить задачу «в помидорах»

    Измерив и записав результат несколько раз, ты в будущем уже будешь прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опирайся на прошлые данные и верь только цифрам, а не собственным ощущениям.

    4. Добавлять искусственно по 20−30% времени к сроку

    Это может вызвать у тебя почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»?

    Но с таким подходом проигравших нет: не уложишься в заранее спланированные рамки — получишь запас времени. А если уложишься — то приятно удивишь руководство или просто сможешь отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.

    Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если у тебя уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.

    5. Попросить других оценить задачу

    Если ты уже совсем не доверяешь себе и слишком много раз становился жертвой ошибки планирования, то пора просить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только не проси об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее :)

    6. Посмотреть на задачу с трех позиций

    Оценить задачу объективнее поможет взгляд на нее со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста.

    • Сначала используй позитивный подход (в нем обычно и кроется ошибка планирования): прикинь, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, позитивная персона подсказывает, что уйдет всего два дня.
    • Теперь обращаемся к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, что 10 дней.
    • Дальше смотрим на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.

    Сложи эти три показателя и возьми за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.

    Источник

  • Основные ошибки при продвижении сайта
  • Основные ошибки при письме
  • Основные ошибки при прогнозировании социальных процессов
  • Основные ошибки при передаче эстафетной палочки
  • Основные ошибки при проведении слр