На практике нередко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?
С чем может столкнуться работодатель
Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.
Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате».
Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Перейти в программу
Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:
-
Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).
-
Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).
-
Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.
Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.
В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.
Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.
Добровольный возврат
В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:
«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».
После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:
«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».
После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Учет переплаты
Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.
Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.
Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер»
Когда может возникнуть переплата
Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:
- работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
- возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
- взыскание за неотработанные дни отпуска, в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
- удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях);
- переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.
Переплатили зарплату – что делать
При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:
- создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
- работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
- в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0);
- производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Образец акта об обнаружении счетной ошибки
Посмотреть
Скачать
Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.
Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс — для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)
Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:
- о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
- работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
- при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
- работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например — бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.
Приказ об удержании из заработной платы
Посмотреть
Скачать
В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.
Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.
Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать
При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.
В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).
Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами
При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.
Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:
- в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
- удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.
Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).
Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.
Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки
Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.
Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Пример 1
Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.
В учете будет составлен следующий комплекс проводок:
- Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
- Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
- Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
- Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
- Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.
Пример 2
Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
- Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.
Пример 3
Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
- Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
- Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.
Пример 4
За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.
Проводки в учете будут следующими:
- Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
- Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
- Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
- Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
- Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
- Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
- Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.
Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.
Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.
Окончила в 2005 г. Тверской государственный университет, юридический факультет, специальность-юриспруденция.
Юрист в сфере недвижимости:составление договоров, регистрация в Росреестре прав и сделок,оформление наследственных прав,
сопровождение сделок с недвижимым имуществом,судебный опыт по делам,связанным с признанием прав на недвижимость.
Имеется опыт работы помощником арбитражного управляющего.
Добрый день!
Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), ст. 233 ТК РФ.
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам, ст. 238 ТК РФ.
До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.
Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.
Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.
За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
3) умышленного причинения ущерба;
4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя.
Распоряжение может быть сделано не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся:
- отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
- противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда;
- вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба;
- размер причиненного ущерба;
- соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, последний обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.
Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:
- непреодолимой силы,
- нормального хозяйственного риска,
- крайней необходимости или необходимой обороны
- неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (статья 239 ТК РФ).
К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба.
Следовательно, если Ваши действия могут быть расценены как «нормальный хзяйственный риск», если с Вами нет договора о материальной отвественности, если ущерб работодатель не понес и (или) размер такого ущерба не установлен, то Вас не могут обязать возместить указанную сумму денег.
При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.
Помощь юриста по трудовым спорам
У меня есть большой опыт успешного решения аналогичных дел.
Обязательно Вам помогу.
Обращайтесь.
Расчет заработной платы — процедура трудоемкая и кропотливая. Несмотря на повсеместную автоматизацию этого процесса, бухгалтер не застрахован от ошибок. Случаются и сбои в работе компьютерной техники, следствием чего могут стать неверные расчеты, выдача работникам завышенных сумм заработной платы.
Обнаружив ошибку, бухгалтер зачастую производит автоматический вычет из начислений следующего месяца по расчетам с работником, делая соответствующие проводки в бухгалтерском учете. Правомерен ли такой «простой» выход из положения? В каких случаях удержать излишек выплаченной заработной платы организация не имеет права? Несет ли бухгалтер ответственность за ошибки при расчетах заработной платы? Разбираемся в статье.
Можно ли выплачивать заработную плату нерезиденту через кассу?
Возврат возможен не всегда
Сразу следует сказать, что «автоматические» вычеты излишне выплаченных работнику сумм из заработной платы следующего месяца либо невыдача ему части заработной платы наличными из кассы на тех же условиях незаконны.
Разрешение неприятной для бухгалтера ситуации следует начинать с получения заявления работника, в котором он просить удержать излишне полученную сумму денег либо обязуется внести ее наличными добровольно.
Обойтись без письменного согласия возможно только в некоторых случаях, описанных в ТК РФ (ст. 137):
- наличие счетной ошибки, т.е. такой ошибки, которую можно отнести к арифметической;
- расчет произведен на основе ложных сведений, полученных от работника (например, фальшивые документы на вычет по НДФЛ);
- расчет произведен на основе ложных сведений из первичных документов по расчету зарплаты (например, по документам норматив выпуска продукции был выполнен, а фактически — нет).
Как правило, такие ситуации, в частности, подача работником ложных сведений, влияющих на расчет «зарплатных» сумм, решаются в судебном порядке (см. ТК РФ, та же статья).
Если работник письменно выразил свое согласие погасить переплату, работодатель может удержать ее только в течение месяца после завершения срока, определенного для возврата авансов, задолженностей, неверно начисленных сумм выплат.
Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?
Счетная ошибка и судебная практика
Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.
Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.
Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.
Судебная практика по вопросам применения ст. 137 ТК однозначно свидетельствует о том, что счетной ошибкой нельзя признать:
- оплату более длительного отпуска, по сравнению с положенным работнику по закону;
- выплату более крупного размера премиальных;
- ошибочную выплату двойной заработной платы за период.
Об этом свидетельствуют многочисленные решения судов всех инстанций, до Верховного включительно (определение №59-В11-17 от 20-01-12 г.).
На заметку! Роструд в своем письме №3044-6-0 от 09- 08-07 г. высказывает точку зрения, согласно которой даже при наличии бесспорной счетной ошибки необходимо письменное согласие сотрудника на погашение возникшей разницы за его счет.
Документальное оформление возврата излишних выплат
Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.
Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.
Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.
Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.
Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.
Как оформить и отразить в бухучете возврат в кассу заработной платы, излишне выплаченной работнику?
Ответственность бухгалтера
Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):
- величину материального урона;
- причину возникновения убытка.
Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:
- если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
- если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).
Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.
На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.
Проводки
При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.
Сначала переплату в целом сторнируют, применяя те же проводки, по которым она начислялась:
Дт20, 23, 26 Кт70 – сторно на сумму переплаты (аналогично сторнируют выплаты в Фонды по переплате).
Затем сторнируют НДФЛ: Дт70 Кт68/НДФЛ – сторно из суммы переплаты (13%).
Оставшуюся сумму, излишне выплаченную работнику, отражают на счете 73 с открытием соответствующего субсчета: Дт 73 Кт 70.
Работник добровольно гасит задолженность внесением средств в кассу либо удержанием из зарплаты. Возможно и внесение средств на расчетный счет фирмы: Дт50,51,70 Кт73.
Если долг по какой-то причине взыскать невозможно, то делаются такие проводки:
- Дт76 Кт 73;
- Дт 91/2 Кт 76.
Итоги
- Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
- В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
- Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
- Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.
Иногда работодатель по той или иной причине перечисляет сотруднику больше денег, чем полагается. Рассмотрим, в каких случаях возможно вернуть переплату по зарплате и как это сделать.
Когда работодатель может вернуть переплату по зарплате
Статья 137 ТК РФ определяет ситуации, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника переплату по зарплате.
Переплата по зарплате возникла в результате счетной ошибки. Данное понятие в ТК РФ не расшифровано. В письме Роструда от 01.10.2012 № 1286‑6‑1 сказано, что счетная ошибка — это ошибка, допущенная при арифметических подсчетах. Такую же позицию занимает и Верховный Суд РФ (определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Если бухгалтер неправильно применил при расчете зарплаты нормы ТК РФ, НК РФ или внутренних документов компании, например — положения о премировании, то это уже не будет счетной ошибкой. Поэтому в подобных ситуациях вернуть переплату по зарплате, скорее всего, не получится.
Отдельная ситуация — переплата по зарплате из-за сбоев в расчетной программе. Здесь судебная практика складывается неоднозначно.
Например, Верховный суд республики Саха (Якутия) решил, что программный сбой — это техническая, а не счетная ошибка, и переплату по зарплате возвращать не нужно (определение от 27.03.2013 № 33-709/2013).
А Хабаровский краевой суд, напротив, принял решение, что выплата лишней зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам и переплату по зарплате следует вернуть (определение от 28.11.2016 N 33-8775/2016).
Работник по своей вине не выполнил установленные нормы труда или допустил простой. Вина работника в этом случае должна быть подтверждена органом по рассмотрению трудовых споров.
Работник получил излишнюю зарплату из-за своих неправомерных действий. Например, он предоставил работодателю подложный документ, дающий право на вычеты по НДФЛ. Факт нарушения в этом случае должен подтвердить суд.
Работник уволился вскоре после отпуска, взятого «авансом», т.е. за еще не отработанное время. Удерживать переплату по отпускным нельзя, если сотрудник увольняется по основаниям, не связанным с его желанием или виновными действиями:
- ликвидация работодателя;
- сокращение численности;
- увольнение руководителя, заместителя или главбуха при смене собственника;
- призыв на военную службу;
- восстановление другого работника, ранее занимавшего эту должность, по решению трудовой инспекции или суда;
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности по медицинским показаниям;
- отказ работника от перевода на другую работу по медицинским показаниям, либо отсутствие такой работы у работодателя;
- смерть работника или работодателя — физического лица;
- чрезвычайные обстоятельства, подтвержденные решением Правительства РФ или региональных властей.
Как вернуть переплату по зарплате
Работодатель, который обнаружил переплату по зарплате, должен составить акт и письменно уведомить сотрудника об этом факте, предложив вернуть деньги в определенный срок.
Далее возможны несколько вариантов.
Сотрудник добровольно возвращает деньги в установленный срок. Тогда никаких проблем не возникает.
Сотрудник согласен на то, чтобы переплату удерживали из его зарплаты. По мнению Роструда, работодатель должен получить это согласие также в письменном виде (письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0). Получить согласие сотрудника и издать приказ об удержании следует в течение месяца после истечения срока для добровольного возврата. Удерживать в общем случае можно не более 20% с каждой выплаты.
Сотрудник оспаривает основание для переплаты или её сумму. В этом случае работодателю остается только обратиться в суд. Здесь возникает вопрос по сроку исковой давности. В статье 392 ТК РФ сказано, что работодатель может подать иск о возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, в течение года после его обнаружения.
Однако переплату по зарплате во многих случаях нельзя считать ущербом, возникшим по вине сотрудника. Например, если работодатель сам ошибся при начислении зарплаты, то работник здесь точно ни при чем. Тогда излишнюю выплату зарплаты можно считать неосновательным обогащением сотрудника и применить к ситуации общий срок исковой давности — 3 года.
Но, чтобы избежать проблем, работодателю все-таки лучше подать иск в течение года после обнаружения переплаты.
Суд отказал работодателю, но установлено, что переплата возникла по причине ошибки бухгалтера. В этом случае работодатель может взыскать переплату по зарплате с того специалиста, который допустил ошибку в начислениях.
Здесь действуют общие правила взыскания с работника ущерба, причиненного им работодателю. По умолчанию ответственность работника перед работодателем ограничена его среднемесячным заработком (ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с бухгалтером можно заключить только в следующих случаях:
- Если речь идет о главбухе (ст. 243 ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть в малых предприятиях, где главбух часто выполняет все бухгалтерские функции, включая расчет зарплаты.
- Если бухгалтер-расчетчик одновременно выполняет обязанности кассира (перечень, утвержденный постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85).
В любом случае работодатель должен сначала оценить ущерб и затребовать у работника письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ).
После того, как ущерб определен, работодатель в течение месяца должен оформить письменное распоряжение о взыскании. Если работник не согласен, или если сумма взыскания превышает его средний заработок за месяц, то взыскать можно только через суд (ст. 248 ТК РФ). Как мы говорили выше, иск следует подать в течение года после обнаружения ущерба.
Как отразить возврат переплаты по зарплате в бухучете
Рассмотрим проводки на примере излишне начисленной по причине арифметической ошибки зарплаты работника основного производства в 1000 рублей.
Если обнаружена переплата, то сначала нужно сделать обратные проводки («красное сторно») по начислению самой зарплаты, НДФЛ и страховых взносов
ДТ 20 — КТ 70 (1 000 руб.)
ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)
ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)
Затем претензию по возврату переплаты следует отразить, как прочие расчеты с персоналом:
ДТ 73 — КТ 70 (870 руб.)
Работник может добровольно вернуть переплату в кассу организации:
ДТ 50 — КТ 73 (870 руб.)
Также можно удержать эту сумму при следующей выплате зарплаты. Например, месячный оклад сотрудника 30 000 руб. Тогда в следующем месяце проводки по начислению зарплаты будут такими:
ДТ 20 — КТ 70 (30 000 руб.) — начислена зарплата
ДТ 70 — КТ 68.1 (3 900 руб.) — удержан НДФЛ
ДТ 70 — КТ 73 (870 руб.) — удержана переплата
ДТ 70 — КТ 51 (25 230 руб.) — выдана зарплата за вычетом НДФЛ и удержания
Если работник не согласен вернуть деньги, то работодателю следует обратиться в суд. При положительном для компании решении суда работодатель удержит переплату из зарплаты работника, либо работник сам вернет деньги. Проводки будут такими же, как показано выше для добровольного возврата.
Если же суд встанет на сторону работника, то переплату придется отнести на прочие расходы компании:
ДТ 91.2 — КТ 73 (870 руб.)
В этом случае нужно восстановить те суммы налогов и взносов, которые были сторнированы ранее. Суд признал правомерность начисления дополнительной суммы зарплаты, поэтому нет оснований снижать выплаты в бюджет и фонды:
ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)
ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)
Как возврат переплаты по зарплате влияет на налоги и взносы
Если переплата по зарплате произошла вследствие ошибки любого вида, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать обязательные платежи:
- Уменьшить суммы начисленных страховых взносов и удержанного с работника НДФЛ.
- Если уже были сданы отчеты по НДФЛ и взносам, то сдать уточненные формы.
- Запросить возврат переплаты по НДФЛ и взносам из бюджета, либо зачесть ее в счет будущих платежей.
- Увеличить начисленные суммы по налогу на прибыль или другим налогам, на расчет которых влияют затраты:
— НДФЛ, если работодатель — ИП на ОСНО;
— УСН «Доходы минус расходы»;
— Единый сельхозналог.
- Если уже была сдана декларация и уплачен один из налогов, перечисленных в п. 4, то сдать уточненную форму и доплатить налог с учетом пени.
Если переплата по зарплате возникла из-за виновных действий работника, подтвержденных решением суда или комиссией по трудовым спорам, то пересчитывать налоги за прошлые периоды не нужно. Работодатель должен только удержать переплату из текущих выплат после получения решения суда или комиссии.
Также не нужно пересчитывать налоги, если работник отказался вернуть переплату, а суд подтвердил его правоту, например, при технической ошибке.
Вывод
Работодатель имеет вернуть переплату по зарплате в случаях, установленных ТК РФ, например, если допущена арифметическая ошибка при расчетах.
Если работник не согласен с позицией работодателя, то решение о возврате излишне выплаченной зарплаты будет принимать суд.
Если переплата по зарплате возникла из-за ошибки, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать налоги и, при необходимости, сдать уточненные отчеты и провести доплату в бюджет.
В других ситуациях, например, если суд решил, что возвращать переплату не нужно, расчеты по налогам за прошлые периоды следует оставить без изменений.