Ошибка бухгалтера при начислении заработной платы требуют вернуть

Когда может возникнуть переплата

Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:

• работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
• возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
• взыскание за неотработанные дни отпуска, в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
• удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях);
• переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.

Переплатили зарплату – что делать

При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:

• создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
• работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
• в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0);
• производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Образец акта об обнаружении счетной ошибки


Посмотреть


Скачать

Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.

Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс — для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)

Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:

• о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
• работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
• при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
• работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например — бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.

Приказ об удержании из заработной платы


Посмотреть


Скачать

В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.

Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать

При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.

В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами

При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.

Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:

• в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
• удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.

Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).

Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.

Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки

Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.

Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Пример 1 

Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.

В учете будет составлен следующий комплекс проводок:

• Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
• Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
• Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
• Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
• Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
• Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
• Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
• Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
• Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.

Пример 2 

Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:

• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
• Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
• Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
• Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
• Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.

Пример 3

Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:

• Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
• Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
• Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.

Пример 4

За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.

Проводки в учете будут следующими:

• Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
• Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
• Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
• Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
• Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
• Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
• Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
• Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
• Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.

Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.

Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.

Добрый день!

Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), ст. 233 ТК РФ.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам, ст. 238 ТК РФ.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя.

Распоряжение может быть сделано не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: 

• отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
• противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда;
• вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба;
• размер причиненного ущерба;
• соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности. 

Если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, последний обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие: 

• непреодолимой силы,
• нормального хозяйственного риска,
• крайней необходимости или необходимой обороны
• неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (статья 239 ТК РФ).

К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба.

Следовательно, если Ваши действия могут быть расценены как «нормальный хзяйственный риск», если с Вами нет договора о материальной отвественности, если ущерб работодатель не понес и (или) размер такого ущерба не установлен, то Вас не могут обязать возместить указанную сумму денег.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Помощь юриста по трудовым спорам

У меня есть большой опыт успешного решения аналогичных дел.

Обязательно Вам помогу.

Обращайтесь. 

Компания переплатила сотруднику, а он уволился: как вернуть деньги

Если работнику переплатили заработную плату, возврат переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишек можно удержать из выплат сотруднику, в других — переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность — может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку — в нашей статье.

Когда переплату по зарплате можно вернуть

Статья 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату:

1. Если работник не отработал полученный аванс по зарплате.
2. Если работник не отчитался по командировке и не вернул полученный аванс. Подобные суммы налоговики рассматривают как доход сотрудника (письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808), поэтому их невозврат также можно считать переплатой по зарплате.
3. Если работник признан виновным в невыполнении норм труда или в простое. Вину работника в обоих случаях должна подтвердить комиссия по рассмотрению трудовых споров либо суд.
4. Если работодатель выплатил работнику лишнюю зарплату из-за его неправомерных действий. Например, сотрудник предоставил подложные документы, подтверждающие право на вычет НДФЛ. Вина работника в данном случае должна быть подтверждена решением суда.
5. Если работник уволился до окончания того года, за который он уже сходил в отпуск и получил отпускные. Здесь есть исключения: излишне выплаченные отпускные не нужно удерживать при увольнениях по ряду оснований. Речь идет о ситуациях, когда увольнение не зависит от воли работника и не связано с его виновными действиями. Это, например, сокращение штата, призыв работника на военную службу или признание его неспособным к труду по медицинским показаниям.
6. Если излишние выплаты произошли в результате счетной ошибки.

Понятие счетной ошибки не определено в ТК РФ. Поэтому здесь нужно ориентироваться на разъяснения государственных органов и решения судов.

По мнению Роструда, счетной ошибкой следует считать ошибку, которая допущена при арифметических подсчетах (письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Такую же позицию занимает Верховный Суд РФ (Определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Когда переплату по зарплате нельзя вернуть

Во всех иных случаях (кроме перечисленных в предыдущем разделе) работодатель не имеет права удерживать излишне перечисленную сотруднику заработную плату. Разграничением счетных и иных видов ошибок в каждом конкретном случае занимается суд.

Например, в уже упомянутом Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 ВС РФ отделяет счетную ошибку от технической. По мнению судей, перечисление полагающейся суммы дважды — это техническая ошибка и сотрудник в данном случае не должен возвращать переплату.

Правда, здесь возможен и другой подход. Например, Хабаровский краевой суд решил, что двойная выплата зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам (апелляционное определение от 28.11.2016 № 33-8775/2016).

Также суды не признавали ошибки счетными и не разрешали работодателям удерживать переплату по зарплате с работников в следующих ситуациях:

1. При расчете не учтена ранее выплаченная сумма (определение Свердловского облсуда от 16.02.2012 № 33-2365/2012).
2. Бухгалтер использовал при расчете зарплаты неверное количество дней (кассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 № 33-847/2012).
3. При расчете неправильно применены правила внутренних нормативных актов организации, в частности — положения о социальной поддержке (апелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 № 11-13827/2012).

Как взыскать излишне выплаченную заработную плату после увольнения сотрудника

Действия работодателя здесь во многом зависят от позиции самого работника: согласен ли он добровольно вернуть переплату или нет. Если сотрудник согласен, то проводки зависят от того, что возвращается: аванс или отпускные.

Аванс обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому проводка будет одна:

ДТ 50 (51) — КТ 70.

Если же речь идет об отпускных, то к моменту увольнения сотрудника их, естественно, уже начислили и «обложили» обязательными платежами. Все эти проводки на сумму возврата нужно сторнировать.

Пример 1

Сумма излишне начисленных отпускных — 10 000 ₽. Тогда при добровольном возврате:

Как рассчитать сумму переплаты в других случаях, например если переплатили командировочные или отпускные, читайте в статье «Компания переплатила сотруднику: как вернуть деньги».

Дмитрий Федоров, 

эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
 

Иногда работодатель по той или иной причине перечисляет сотруднику больше денег, чем полагается. Рассмотрим, в каких случаях возможно вернуть переплату по зарплате и как это сделать.

Когда работодатель может вернуть переплату по зарплате

Статья 137 ТК РФ определяет ситуации, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника переплату по зарплате.

Переплата по зарплате возникла в результате счетной ошибки. Данное понятие в ТК РФ не расшифровано. В письме Роструда от 01.10.2012 № 1286‑6‑1 сказано, что счетная ошибка — это ошибка, допущенная при арифметических подсчетах. Такую же позицию занимает и Верховный Суд РФ (определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Если бухгалтер неправильно применил при расчете зарплаты нормы ТК РФ, НК РФ или внутренних документов компании, например — положения о премировании, то это уже не будет счетной ошибкой. Поэтому в подобных ситуациях вернуть переплату по зарплате, скорее всего, не получится.

Отдельная ситуация — переплата по зарплате из-за сбоев в расчетной программе. Здесь судебная практика складывается неоднозначно.

Например, Верховный суд республики Саха (Якутия) решил, что программный сбой — это техническая, а не счетная ошибка, и переплату по зарплате возвращать не нужно (определение от 27.03.2013 № 33-709/2013).

А Хабаровский краевой суд, напротив, принял решение, что выплата лишней зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам и переплату по зарплате следует вернуть (определение от 28.11.2016 N 33-8775/2016).

Работник по своей вине не выполнил установленные нормы труда или допустил простой. Вина работника в этом случае должна быть подтверждена органом по рассмотрению трудовых споров.

Работник получил излишнюю зарплату из-за своих неправомерных действий. Например, он предоставил работодателю подложный документ, дающий право на вычеты по НДФЛ. Факт нарушения в этом случае должен подтвердить суд.

Работник уволился вскоре после отпуска, взятого «авансом», т.е. за еще не отработанное время. Удерживать переплату по отпускным нельзя, если сотрудник увольняется по основаниям, не связанным с его желанием или виновными действиями:

• ликвидация работодателя;
• сокращение численности;
• увольнение руководителя, заместителя или главбуха при смене собственника;
• призыв на военную службу;
• восстановление другого работника, ранее занимавшего эту должность, по решению трудовой инспекции или суда;
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности по медицинским показаниям;
• отказ работника от перевода на другую работу по медицинским показаниям, либо отсутствие такой работы у работодателя;
• смерть работника или работодателя — физического лица;
• чрезвычайные обстоятельства, подтвержденные решением Правительства РФ или региональных властей.

Как вернуть переплату по зарплате

Работодатель, который обнаружил переплату по зарплате, должен составить акт и письменно уведомить сотрудника об этом факте, предложив вернуть деньги в определенный срок.

Далее возможны несколько вариантов.

Сотрудник добровольно возвращает деньги в установленный срок. Тогда никаких проблем не возникает.

Сотрудник согласен на то, чтобы переплату удерживали из его зарплаты. По мнению Роструда, работодатель должен получить это согласие также в письменном виде (письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0). Получить согласие сотрудника и издать приказ об удержании следует в течение месяца после истечения срока для добровольного возврата. Удерживать в общем случае можно не более 20% с каждой выплаты.

Сотрудник оспаривает основание для переплаты или её сумму. В этом случае работодателю остается только обратиться в суд. Здесь возникает вопрос по сроку исковой давности. В статье 392 ТК РФ сказано, что работодатель может подать иск о возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, в течение года после его обнаружения.

Однако переплату по зарплате во многих случаях нельзя считать ущербом, возникшим по вине сотрудника. Например, если работодатель сам ошибся при начислении зарплаты, то работник здесь точно ни при чем. Тогда излишнюю выплату зарплаты можно считать неосновательным обогащением сотрудника и применить к ситуации общий срок исковой давности — 3 года.

Но, чтобы избежать проблем, работодателю все-таки лучше подать иск в течение года после обнаружения переплаты.

Суд отказал работодателю, но установлено, что переплата возникла по причине ошибки бухгалтера. В этом случае работодатель может взыскать переплату по зарплате с того специалиста, который допустил ошибку в начислениях.

Здесь действуют общие правила взыскания с работника ущерба, причиненного им работодателю.  По умолчанию ответственность работника перед работодателем ограничена его среднемесячным заработком (ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с бухгалтером можно заключить только в следующих случаях:

1. Если речь идет о главбухе (ст. 243 ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть в малых предприятиях, где главбух часто выполняет все бухгалтерские функции, включая расчет зарплаты.
2. Если бухгалтер-расчетчик одновременно выполняет обязанности кассира (перечень, утвержденный постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85).

В любом случае работодатель должен сначала оценить ущерб и затребовать у работника письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ).

После того, как ущерб определен, работодатель в течение месяца должен оформить письменное распоряжение о взыскании. Если работник не согласен, или если сумма взыскания превышает его средний заработок за месяц, то взыскать можно только через суд (ст. 248 ТК РФ). Как мы говорили выше, иск следует подать в течение года после обнаружения ущерба.

Как отразить возврат переплаты по зарплате в бухучете

Рассмотрим проводки на примере излишне начисленной по причине арифметической ошибки зарплаты работника основного производства в 1000 рублей.

Если обнаружена переплата, то сначала нужно сделать обратные проводки («красное сторно») по начислению самой зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

ДТ 20 — КТ 70 (1 000 руб.)

ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)

ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)

Затем претензию по возврату переплаты следует отразить, как прочие расчеты с персоналом:

ДТ 73 — КТ 70 (870 руб.)

Работник может добровольно вернуть переплату в кассу организации:

ДТ 50 — КТ 73 (870 руб.)

Также можно удержать эту сумму при следующей выплате зарплаты. Например, месячный оклад сотрудника 30 000 руб. Тогда в следующем месяце проводки по начислению зарплаты будут такими:

ДТ 20 — КТ 70 (30 000 руб.) — начислена зарплата

ДТ 70 — КТ 68.1 (3 900 руб.) — удержан НДФЛ

ДТ 70 — КТ 73 (870 руб.) — удержана переплата

ДТ 70 — КТ 51 (25 230 руб.) — выдана зарплата за вычетом НДФЛ и удержания

Если работник не согласен вернуть деньги, то работодателю следует обратиться в суд. При положительном для компании решении суда работодатель удержит переплату из зарплаты работника, либо работник сам вернет деньги. Проводки будут такими же, как показано выше для добровольного возврата.

Если же суд встанет на сторону работника, то переплату придется отнести на прочие расходы компании:

ДТ 91.2 — КТ 73 (870 руб.)

В этом случае нужно восстановить те суммы налогов и взносов, которые были сторнированы ранее. Суд признал правомерность начисления дополнительной суммы зарплаты, поэтому нет оснований снижать выплаты в бюджет и фонды:

ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)

ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)

Как возврат переплаты по зарплате влияет на налоги и взносы

Если переплата по зарплате произошла вследствие ошибки любого вида, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать обязательные платежи:

1. Уменьшить суммы начисленных страховых взносов и удержанного с работника НДФЛ.
2. Если уже были сданы отчеты по НДФЛ и взносам, то сдать уточненные формы.
3. Запросить возврат переплаты по НДФЛ и взносам из бюджета, либо зачесть ее в счет будущих платежей.
4. Увеличить начисленные суммы по налогу на прибыль или другим налогам, на расчет которых влияют затраты:

— НДФЛ, если работодатель — ИП на ОСНО;

— УСН «Доходы минус расходы»;

— Единый сельхозналог.

1. Если уже была сдана декларация и уплачен один из налогов, перечисленных в п. 4, то сдать уточненную форму и доплатить налог с учетом пени.

Если переплата по зарплате возникла из-за виновных действий работника, подтвержденных решением суда или комиссией по трудовым спорам, то пересчитывать налоги за прошлые периоды не нужно. Работодатель должен только удержать переплату из текущих выплат после получения решения суда или комиссии.

Также не нужно пересчитывать налоги, если работник отказался вернуть переплату, а суд подтвердил его правоту, например, при технической ошибке.

Вывод

Работодатель имеет вернуть переплату по зарплате в случаях, установленных ТК РФ, например, если допущена арифметическая ошибка при расчетах.

Если работник не согласен с позицией работодателя, то решение о возврате излишне выплаченной зарплаты будет принимать суд.

Если переплата по зарплате возникла из-за ошибки, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать налоги и, при необходимости, сдать уточненные отчеты и провести доплату в бюджет.

В других ситуациях, например, если суд решил, что возвращать переплату не нужно, расчеты по налогам за прошлые периоды следует оставить без изменений.

Поручите бухгалтерию команде экспертов