Ошибка извлечения дельты приложения сэд дело

Дистрибутивы «ДЕЛО»

Временная версия полностью аналогична рабочей по своим функциональным возможностям. Срок ее использования ограничивается 3 месяцами.

В состав дистрибутива включена система КАРМА, версия 56.0.219.

ВНИМАНИЕ! Для работы с системой ДЕЛО версии 20.2 рекомендуется использовать систему КАРМА версии не ниже 56.0.219.

Системные требования к версии «ДЕЛО» 20.2

Система «ДЕЛО» предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2012 SP4, MS SQL Server 2014 SP3, MS SQL Server 2016 SP2, MS SQL Server 2019, Oracle 11g release 11.2.0.4 (и выше), Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше), Postgres Pro 12 (12.4 и выше), PostgreSQL 11 / 12 / 13.

Серверная часть системы «ДЕЛО» может быть установлена на следующие ОС: Windows 2012 R2 Server, Windows 2016 Server, Windows 2019 Server.

Набор компонент сервера и обязаельных пакетов, которые должны быть установлены, приведены в руководстве администратора, раздел 1.1.4 «Требования к серверной части» (см. ниже).

Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением: Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, Альт Рабочая станция 8.1 (только Дело Веб), Astra Linux Common Edition (Орёл) 2.12 (только Дело Веб).

Более подробно о системных требованиях Вы можете прочитать в Руководстве администратора по соответствующей версии «ДЕЛО» (см. ниже).

Процесс установки временной версии системы состоит из следующих этапов:

Предполагается, что на сервере уже установлена соответствующая СУБД (Oracle или MS SQL Server), а на рабочих станциях – клиентская часть СУБД (независимо от вида СУБД).

Документация по текущей версии включена в комплект установки

Образ установочного диска системы «ДЕЛО» версии 20.2

Документация на систему «ДЕЛО» версии 20.2*

Мобильные приложения

Для обеспечения взаимодействия с мобильными приложениями (EOSmobile) необходимо дополнительно установить Сервер мобильных решений (СМР) и сервис интеграции СМР и ДЕЛО.
Необходимые дистрибутивы размещены в разделе Корпоративные мобильные приложения.

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Источник

Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами

Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов

*** Самые популярные решения

Для органов власти и государственных структур

Система электронного документооборота «Дело»

Для крупных компаний и международных корпораций

Система документооборота «Тезис»

Для малого и среднего бизнеса

Система управления заданиями и документами «Ведок»

Для электронного архива

Подсистема «Архивное Дело»

*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.

Источник

Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами

Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов

*** Самые популярные решения

Для органов власти и государственных структур

Система электронного документооборота «Дело»

Для крупных компаний и международных корпораций

Система документооборота «Тезис»

Для малого и среднего бизнеса

Система управления заданиями и документами «Ведок»

Для электронного архива

Подсистема «Архивное Дело»

*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.

Источник

СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами

Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.

Ключевые особенности

Интеллектуальная обработка текстов – извлечение данных, поиск по синонимам.

Автоматическая классификация и маршрутизация поступающих документов.

Проведение видеоконференций с фиксацией материалов в «ДЕЛО».

Готовность к использованию совместно с продуктами ведущих отечественных разработчиков («МойОфис», Postgres Professional и др.).

Поддержка работы с электронными оригиналами документов на всех этапах.

Преимущества

Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.

Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.

Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.

СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

Функциональные возможности

Систему «ДЕЛО» уже используют:

АО КБ «ДельтаКредитБанк»

ОАО «Ленинградская управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»)

Международный аэропорт «Уфа»

ОАО Енисейское речное пароходство

Национальный расчетный депозитарий

Отзывы

Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.

Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания

«Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией. »
Руководитель проекта И.В. Казанцева

Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД. »
И.о. главного врача Е.А.Сараева

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Источник

Функциональные возможности

Применение электронной подписи

Сервер проверки электронной подписи

Юридически значимый документооборот

Защита от несанкционированного доступа

Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)

Автоматизация процесса согласования документов

Контроль исполнения заданий и поручений

Интеграция с IT системами

EOS Desktop Service

Сервер Электронного Взаимодействия

Опция «Модуль локального системного технолога»

Быстрый поиск документов

Поиск по штрих-коду

Электронный архив документов

Управление документами и информацией

СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами.

Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.

Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно.

Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным.

Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений. Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.

Регистрация документов

Регистрации документа в системе

Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).

РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.

Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.

В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.

Применение электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.

В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).

Сервер проверки электронной подписи

Решение позволяет проверять корректность используемых электронных подписей в СЭД.

Юридически значимый документооборот

Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).

Защита от несанкционированного доступа

Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.

Сканирование

Опция позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».

Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат, а затем прикреплен к регистрационной карточке.

Поточное сканирование

Опция «Партионная почта»

Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.

Взаимодействие в компании

Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)

Создание маршрутов движения при работе с документами.

Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе «ДЕЛО» реализована опция «Управление процессами», позволяющая создавать маршруты движения при работе с документами.

Пример: В системе создается определенный маршрут движения документов в зависимости от их группы/вида или необходимых действий по данному документу (согласование/визирование, ознакомление и т.д.). Маршруты могут быть как произвольными, так и строго регламентированными на основании принятых правил.

В состав опции «Управление процессами» входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования.

Наличие стандартных процессов позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. Если стандартные процессы не будут удовлетворять нужды организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.

Автоматизация процесса согласования документов

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.

Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

Контроль исполнения заданий и поручений

Работа с разными видами поручений и контроль сроков их исполнения.

Система обеспечивает работу с разными видами поручений и позволяет контролировать сроки их исполнения. СЭД поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). В системе предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

Формирование поручений с указанием срока, инициатора и исполнителей;

Использование шаблонов поручений;

Групповой ввод поручений к однотипным документам;

Направление поручений исполнителям;

Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использованием электронной подписи;

Создание отчета об исполнении поручений.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

В системе предусмотрен контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов.

Интеграция с IT системами

Практически в любой организации параллельно функционирует несколько информационных систем, в зависимости от их специфики обеспечивающих выполнение разных задач и групп бизнес-процессов. Многие документы, образующиеся в процессе деятельности компании либо поступающие от контрагентов, циркулируют сразу в нескольких IT-системах. В таких случаях возникает необходимость в организации оперативного обмена информацией и документами между различными информационными системами. Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.

Пример: Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С, позволяет упорядочить работу с финансовыми документами, автоматизировать процесс работы с договорами и сопроводительными документами, осуществлять контроль сумм и сроков действия ответственных лиц по договорам.

Оповещение пользователей

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено автоматическое визуальное и звуковое оповещение пользователя о наступлении событий, связанных с определенными объектами системы (поручениями, регистрационными карточками документов, проектов документов, в которых данный пользователь является фигурантом). В зависимости от настроек рассылка оповещений может осуществляться при поступлении новых или непрочитанных записей, а также по документам и поручениям, находящимся у пользователя на исполнении (если срок их исполнения истек или истечет через заданное время) и при других событиях.

По истечении планового срока, выделенного для исполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции. Периодичность рассылки уведомлений по каждому из событий может быть задана отдельно. Обеспечена возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и т.д. уведомления.

Стандартные отчеты

Встроенные инструменты для получения формализованных отчетов.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

Сведения о документообороте;

Сводка об исполнении;

Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;

Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;

Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;

Сведения о работе пользователей;

Сведения о результатах отправки документов.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Наличие открытого API в системе позволяет пользователям создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.

Удаленная работа

Использование системы электронного документооборота позволяет создать единую информационную среду компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Для России с ее расстояниями это особенно актуально.

Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-WEB», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций. «ДЕЛО-WEB» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти нужный документ.

Web-интерфейс

«ДЕЛО-WEB» предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно (по каналам сети Интернет через веб-интерфейс) и оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения, с возможностью:

регистрации документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);

регистрации связанных документов;

прикрепление файлов к РК;

заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод отчетов об исполнении поручений;

работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.

«ДЕЛО-WEB» позволяет разграничить функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя. Специально для этого подготовлены индивидуальные рабочие столы: АРМ Руководителя, АРМ Помощника руководителя, АРМ Специалиста.

Источник

ПАМЯТКА

Список
типовых ошибок пользователей Дело

1.           
Использование
справочника организаций для направления документа внутреннему адресату.

В Дело существует
три вида адресатов исходящего документа:

1.1.         
Справочник
организаций. Содержит записи об организациях,
не подключенных к серверу Дело Администрации города Сургута, т.е. «внешних»
организациях в контексте органов местного самоуправления города
и муниципальных учреждений. При этом, для обеспечения обмена с серверами Дело
других городов (регионов), в данном справочнике заведены записи об органах
местного самоуправления города и муниципальных учреждениях, подключенных
к обмену. Указание данных записей в качестве адресата исходящего документа
является ошибкой, по причине которой исходящий документ не поступает адресату.

1.2.         
Справочник
граждан. Содержит записи о физических лицах.

1.3.         
Справочник
подразделений и должностных лиц. Содержит записи
о структуре органов местного самоуправления города и муниципальных учреждениях,
включая записи о структурных подразделениях, учреждениях, отделах («папки»
справочника) и записи о должностных лицах («листья» справочника). Записи
данного справочника считаются «внутренними» адресатами, т.е. любое должностное
лицо из данного справочника имеет возможность получить посредством Дело
адресованный ему или его подразделению документ.
При регистрации исходящих документов или их проектов на структурные
подразделения Администрации города и муниципальные учреждения адресаты должны
быть выбраны именно из справочника подразделений, причем именно «папки», а не
должностные лица руководителей или приемных.

В контексте
системы Дело все структурные подразделения Администрации города, муниципальные
учреждения, Дума города, Контрольно-счетная палата города, территориальная
избирательная комиссия города являются подразделениями одной глобальной
организации («г. Сургут»).

Добавление и
редактирование записей справочников организаций и граждан доступно только
документоведам подразделения, остальным пользователям доступен ввод
незаполненных атрибутов записей справочника. Справочник подразделений ведется МКУ
«УИТС г. Сургута».

2.           
Указание
в качестве адресата документа должностного лица вместо подразделения.

При регистрации
исходящих документов на структурное подразделение Администрации города или
муниципальное учреждение в качестве адресата документа из справочника
подразделений необходимо выбирать «папку» –наименование подразделения.
Указание в качестве адресата должностного лица («листа» справочника), в том числе
должностного лица «Приемная»
или руководителя, является ошибкой, поскольку не все должностные лица в Дело
имеют возможность принимать документы. Направление исходящего конкретному
должностному лицу также осложняет работу документоведа адресата – возникают
трудности в отслеживании движения документа и при его поиске.

Выбрать
подразделение-адресата в справочнике подразделений можно только путем поиска
краткого наименования данного подразделения или из списка корневой папки «Подразделения».

При регистрации
внутренних документов (служебные, докладные записки
и др.), напротив, адресатами указываются должностные лица, если иное
не оговорено участниками документооборота.

3.           
Создание
проектов без добавления связей.

Для фиксирования
логических связей в карточке документа Дело реализован раздел «Связки». В
данном разделе необходимо максимально полно отображать информацию о связях
документа с внешними документами или документами, зарегистрированными в Дело.
Отсутствие связей в документе значительно осложняет анализ переписки и
ограничивает доступ к документам системы –
в настоящее время в Дело все добавляемые связи по умолчанию являются
«прозрачными»; если пользователю доступен какой-либо документ, то ему доступны все
документы, связанные с ним «прозрачной» связью.

4.           
Некорректный
выбор шаблона проекта исходящего документа.

В системе
электронного документооборота «Кодекс: Документооборот» применялась
присоединенная электронная подпись, а документы, подписанные электронной подписью,
конвертировались в формат PDF. После подписания
и регистрации в сконвертированный документ добавлялись штамп подписи и штамп
регистрации.

В Дело
используется отсоединенная электронная подпись, исходных файл документа после
подписи не претерпевает изменений. Для получения файла
с штампом подписи и отметкой о регистрации в Дело генерируется и добавляется
в карточку документа дополнительный файл, совпадающий по наименованию
с исходным, но имеющим расширение PDF.

Для успешной
генерации документа со штампом подписи и отметкой
о регистрации необходимо соблюдение следующих условий:

—             
документ
создан по шаблону из раздела шаблонов ДЕЛО, ссылка на раздел размещена в правой
верней части страницы ввода логина и пароля Дело;

—             
имя
файла документа начинается строго с префикса «EDS_»;

—             
файл
имеет расширение «doc» или «docx»;

—             
документ
прошел процедуру подписи и регистрации Дело.

Требования к файлу
документа применяются только к файлам сопроводительных писем и не применяются к
приложениям.

5.           
Направление
проекта документа на визирование и подпись одновременно.

Проекты исходящих
документов в Дело могут быть направлены должностным лицам на визирование
(согласование) и подпись, причем система позволяет направить на визирование и
подпись одновременно. Поскольку в подавляющем большинстве случаев подпись
документа производится после завершения всех этапов его согласования,
направление проекта на визирование и подпись одновременно является ошибкой и
причиной проблемы подписания несогласованных проектов.

В Дело реализована
процедура, которая автоматически выполняет следующие действия:

—             
отправка/возврат
проекта документа на подпись после визирования всеми визирующими при условии
отсутствия/наличия стоп-визы («Не согласен»);

—             
отправка/возврат
документа на регистрацию после подписи при условии решения «Утверждаю»/«Не
утверждаю».

Таким образом, при
наличии в проекте визирующих направлять его на подпись вручную не требуется –
документ поступит на подпись и регистрацию автоматически при отсутствии
замечаний. При отсутствии визирующих ручное направление на подпись обязательно.

6.           
Создание
поручений на должностное лицо «Приемная».

Должностные лица
вида «Приемная» созданы в подразделениях для первичной обработки поступивших в
подразделение документов. Записи вида «Приемная» являются фиктивными
должностными лицами и не могут являться субъектом исполнения документа. При
направлении документа на подразделение
по резолюции в качестве исполнителя резолюции необходимо указывать должностное
лицо – руководителя подразделения, а не «Приемную».

Указание
должностного лица «Приемная» в качестве адресата документа также является
ошибкой.

Часто
задаваемые вопросы пользователей Дело и ответы на них

1.           
Не
работает быстрый поиск документов. Быстрый поиск документов
выполняется с учетом последних запомненных параметров быстрого поиска.
Если искомый документ не удовлетворяет данным параметрам, он не будет найден –
например, поиск с параметром «Проекты документов» не найдет зарегистрированных
документов, а с параметром «Документы» не найдет проектов.

Параметры поиска
размещены в окне быстрого поиска под строкой ввода текста запроса. По умолчанию
быстрый поиск выполняется с параметрами:

—             
тип
РК: «Документы»;

—             
место
поиска: «В карточке»;

—             
период
поиска: «За месяц».

Место поиска «В
карточке» (по контексту) подразумевает поиск по основным атрибутам
регистрационной карточки, а также по наименованию файлов, адресатам и связкам.
Однако, данный вид поиска в настоящее время недоступен – поиск
«В карточке» не возвращает результатов. До решения проблемы поиска
по контексту, рекомендуется сохранить следующие параметры быстрого поиска
(ссылка «Запомнить» в окне быстрого поиска):

—             
тип
РК: «Документы»;

—             
место
поиска: «По номеру»;

—             
период
поиска: «За все время».

Быстрый поиск «По
номеру» выполняет строгий поиск по введенному номеру документа. Если нужно
выполнить поиск по части номера, необходимо использовать символ «*» для замены
произвольного количества символов, например, поиск по «01-02*» выведет все доступные
пользователю карточки, номер которых начинается с 01-02, а поиск «*-02-*»
выведет документы, содержащие часть номера «-02-».

2.           
Не
отображаются вложения / доступно скачивание только в PDF.
В
окне предпросмотра вложений регистрационной карточки (правая половина карточки)
отображается первое вложение регистрационной карточки, сконвертированное в формат
PDF. В
текущей версии Дело в окне предпросмотра отображаются документы следующих
конвертируемых форматов: HTM, HTML, PDF, TXT, JPEG, GIF, PNG, BMP; DOC, DOCX,
DOCM, RTF; XLS, XLSX; PPT, PPTX; TIFF. Если формат вложения соответствует
списку, но вложение
не отображается необходимо подать соответствующую заявку в Единую диспетчерскую
службу по информатизации. Архивы, исполняемые файлы, файлы векторной графики и
иные файлы отличных от вышеперечисленных форматов
в окне предпросмотра отображаться не будут — для просмотра таких вложений
их необходимо предварительно загрузить на свое рабочее место.

Выбор
отображаемого в окне предпросмотра файла осуществляется
из выпадающего списка вложений в левой верхней части окна предпросмотра.
При загрузке вложения непосредственно из окна предпросмотра загружается
сконвертированный файл (в формате PDF). Загрузку файла в исходном
формате
из карточки документа в текущей версии Дело выполнить невозможно – для этого
необходимо перейти в папку, в которой находится документ (на исполнении /
контролируемые поручения / результаты поиска) и нажать на ссылку с числом
вложений в столбце «Файлы».

3.           
В
папке «Контролируемые мною поручения» находится несколько записей для одного
документа. Каждая
запись (строка) в папках «Документы
на исполнении» и «Контролируемые мною поручения» соответствует одному поручению
(резолюции), созданному на имя пользователя или от имени пользователя
соответственно. Исключение – документы, поступившие по пересылке (без
поручений). Соответственно, для одного документа в папках будет столько
записей, сколько в документе будет создано поручений на пользователя или от его
имени.

4.           
«Не
уходит» документ из папки. Удаление записей из папки «Документы на
исполнении» происходит в следующих случаях:

—             
для
документов, поступивших по пересылке: при удалении записи вручную или при
пересылке документа другому пользователю (требуется соответствующая настройка,
по умолчанию после пересылки не удаляются);

—             
для
неконтрольных поручений: при создании отчета по резолюции,
при создании собственной резолюции первого уровня (неподчиненной)
и отсутствии других поручений на пользователя, при снятии корневого поручения
с контроля.

—             
для
контрольных поручений: при снятии поручения с контроля (независимо от наличия
отчета), при снятии с контроля документа с опцией «снять с контроля поручения».

Удаление записи из
папки «Контролируемые мною поручения» выполняется при снятии поручения
контролером вручную или при снятии с контроля документа в целом с опцией «снять
с контроля поручения».

5.           
Как
закрыть исполнение одному исполнителю резолюции. В Дело ведется
контроль исполнения резолюций в целом, снять с контроля резолюцию отдельному
исполнителю невозможно. Функция «принять отчет» («Принять
и отчитаться» или «с правками»), несмотря на свое название, снимает с контроля
резолюцию в целом, независимо от того, кто именно направил отчет и направляли
ли отчеты остальные исполнители или основной исполнитель. .

Если требуется вести
контроль исполнения для разных исполнителей независимо друг от друга, на
каждого из них необходимо создавать отдельную резолюцию.

Данный вопрос
обычно задают пользователи, не ознакомившиеся
с разделом «Основные отличия функций исполнения документов в системах Дело
и Кодекс» краткого руководства по исполнению документов.

6.           
Как влияют
атрибуты резолюции / отчета на логику движения документа. На логику
движения документа влияют только наличие в нем поручения и признак его
контрольности. Признак основного исполнителя, важность / срочность резолюции,
признак окончательности / промежуточности отчета на логику движения документа не
влияют.

7.    
ярлык для входа в
систему (во вложении). Ярлык необходимо сохранить на рабочий стол любым из
способов:

8.    
1.     
Свернуть Outlook или окно письма так, чтобы был виден рабочий стол –
«перетащить» ярлык из вложения на рабочий стол. 

9.    
2.     
Нажать на ярлыке правую кнопку мыши – выбрать «Сохранить как» – выбрать рабочий
стол.

После обновления Дело на некоторых рабочих местах возникают ошибки с
некорректным отображением элементов интерфейса системы. Это связано с
«запоминанием» (кешированием) браузера пользователя старой версии системы.

Очистка кеша —
инструкция для всех браузеров https://yandex.ru/support/common/browsers-settings/cache.html

При возникновении ошибок с загрузкой отдельных элементов интерфейса в
ДЕЛО-web нажмите сочетание клавиш Ctrl+F5 на странице с ошибкой. Также
рекомендуется обновить кеш браузера.

Электронный документооборот. Реальный пример

Система электронного документооборота «Дело» функционировала на предприятии за долго то того, как там появился я. Но за два года моего участия я неплохо разобрался, как все устроено по капотом. О том, как же это все работает, о некоторых косяках я расскажу прямо сейчас.

Привет, документооборот

Начнем наше знакомство с документооборотом, взяв на себя роль простого начальника отдела. Пусть наш отдел отвечает за ремонт помещений. Итак, вот мы проснулись утром, постояли в Московских пробочках и наконец оказались в своем уютном кабинете. Выпив кофе, загружаем компьютер и открываем Дело. Видим папки: входящие, на исполнение, на контроле. Третью папку (на контроле) доступна не всем, а только тем, кто подобрался достаточно близко к власти.

Открываем папку входящие. Там пара документов. Вот пришел документ о том, что по желанию можно придти на такой-то тренинг тогда то. Мы просто удаляем его из кабинета. Следующий документ содержит приказ какого-то вышестоящего должностного лица, о том, что надо кинуть проводку на третьем этаже. Нажимаем на кнопку «принять к исполнению». На самом деле таких документов утром может придти не 2, а десятки. Не все из них достойны внимания, некоторые попадают в кабинет по рассылки «всем пользователям». Поэтому, зачастую, работу по разгребанию папки входящие ведет не сам начальник, а его помощник. Помощник доводит до руководителя только наиболее важные моменты.

Открываем папку на исполнение. В самом верху документ о проводки. Срок его не подходит, можно не волноваться. Но все же заходим в него. Нажимаем «добавить подчиненную резолюцию» и отправляем этот документ к электрикам. Следующий документ горит красным. Что это он так? А, по нему надо было отправить отчет еще вчера. Ну ничего, не очень страшно. Заходим во внутрь и пишем отчет. Допустим, документ был о покраске лавочки. Пишем: «Лавочка покрашена в такой то цвет» и прикладываем фотографию. Если просто написать «поручение выполнено», будет а-та-та. Надо обязательно доказать.
*Прошло два дня*
Теперь поручение о проводке горит красным. Заходим в него. Внутри видим отчет о выполненной работе от электриков. Посылаем помощника проверить, все ли выполнено верно. Да, действительно, все так. Нажимаем отправить отчет, прикрепляем доказательства. Через некоторое время контролер снимет это поручение.Если не снимает, то звоним ему по телефону, узнаем, все ли так и просим снять.

Папка на контроле доступна лишь ограниченному числу пользователей. Только тем, кто может давать поручения начальникам отделов и их контролировать. Тут все просто: пришел отчет от всех исполнителей о выполненном поручение, нажал снять с контроля. Не понравился отчет: взял телефон, набрал номер исполнителя и высказал все рекомендации по выполнению.

Ситуация, описанная выше, полностью придуманная. В реальности, такие проблемы, как мигающая лампочка, решаются через заявку по телефону. Но придумать более качественный пример, не углубляясь во внутренние процессы, я не смог.

Жизненный путь документа

Документ создается в недрах предприятия (набирается в ворде, печатается на листе бумаги), подписывается всеми необходимыми по регламенту руководителями и визирующими лицами (напоминаю, все подписи пока ставятся на бумаге). Затем этот документ попадает в отдел документационного оборота (по нашему- канцелярия). В этом отделе много человек и у них очень крутые и дорогие сканеры, готовые сканировать лист за листом, тратя на каждую страницу меньше секунды. Наш документ сканируется. Ему автоматически присваивается номер (состоящий из индекса, которые показывает, к какому типу относится документ, и порядкового номера с начала года). Затем регистратор (сотрудник канцелярии) вручную вводит рубрику и информацию, о чем документ (спасибо распознавалке текста, которая значительно ускоряет эту работу). На следующем шаге регистратор рассылает документ в личные кабинеты тем, кому это необходимо видеть. Список тех, кому разослать документ создатель указывает на оборотной стороне. Для типовых документов, которые и составляют основную массу, готовые списки рассылки уже заботливо созданы нами в программе «Дело», поэтому рассылка, зачастую, занимает пару кликов. С этого момента документ остается в системе навсегда. А оригинал на бумажном носителе убирается в шкаф.

С обычным документом работа завершена. Он попал в кабинеты тех пользователей, которым нужно. Те, кому он понадобится, могут найти его по номеру, содержанию, дате, рубрике. Конечно, если у пользователей хватит прав просмотреть его. С контрольным поручением работа не закончена. Регистратор проставляет всех исполнителей и контролеров. А так же даты, до которых поручения должны быть выполнены. Теперь этот документ не исчезнет из папки на исполнение и на контроле у исполнителя и контролера соответственно.

На бумаге то все хорошо. А как на деле работает «Дело»?

В целом, все работает так, как должно. К софту и его логике претензий

почти

нет. Но большую роль во всем процессе играет человеческий фактор. Кто то заглядывает в систему по регламенту дважды в день, а кто был там лишь однажды. Единственный способ мотивации к качественной работе: денежный. Квартальная премия у нас зависит напрямую от количества невыполненных и просроченных поручений. Точнее, тут связь обратная.

Отдельный вопрос с настройкой прав. Их очень много и они настраиваются в разных местах. Именно поэтому слово почти в предыдущем абзаце. Есть разные грифы доступа. К примеру, есть гриф персональные данные. Документы, помеченный этим грифом, невозможно найти через поиск. Его можно открыть, только если он пришел в кабинет. Бывает, что документ был удален из кабинета, как более не нужно, а тут вновь понадобился. Пользователям приходится звонить и просить направить им этот документ заново.

В остальном же система надежная, как мамонт. За 2 года не было никаких технических проблем. Но и выглядит так же: типичная офисная программа 90-х годов. Сейчас уже вышла браузерная версия, которая выглядит по легче. Большая часть сотрудников переведено на нее, так как это значительно упрощает администрирование: не нужно на каждый компьютер пользователя ставить программу.

Бонус раздел

В моем прошлом посте zhavoronok задал ряд вопросы, на которые я постараюсь ответить.

Как работает тех. поддержка?

К поддержке претензий нет вообще. Всегда (в рабочее время) на связи по почте и телефону. В вопросы углубляются, знают свои продукты хорошо.
Отдельно хочу отметить документацию по использованию. Это несколько томов толстых книг, в которых описаны абсолютно все галочки, параметры, кнопочки. Расписано все, как для дураков. Но очень часто это помогает. К сожалению, на последние версии нет документации в печатном виде.

Насколько сложно дорабатывать самостоятельно?

Дорабатывать самостоятельно просто нет возможностей. Исходный код закрыт. Все, что мы можем- докупать опции.

Совпали ли ожидания с реальностью?

Продукт покупался за долго, до моего прихода на работу. Но, я думаю, ожидания превзошли реальность, так как изначально этот продукт закупался как система контроля исполнения поручений.

Какова стоимость владения в год в вашем случае

На этот вопрос я не могу ответить, так как не владею такой информацией.

Связана ли она у вас с ERP, насколько легко можно связать

Настолько я знаю, Дело никак не связано с ERP и автоматического импорта информации не происходит. Но, при необходимости, можно использовать api, которое, конечно же, докупается отдельно. Api сейчас используется для дружбы с 1C.

Что сделано хорошо, а что плохо?

Хорошо, что продукт качественный. Плохо, что иногда его сложно развернуть под конкретные нужды.

Какие потребности покрыли

Больше никто не в праве сказать: «не видел, не слышал, потерялся документ».