Ошибка обработки эпо еасд что это

Коллеги, я новичок в WF.

Использую стандартную задачу TS 70100001.
В процессе обработки айдока ЭПО у меня в SBWP появилось, я его принял и нажал выполнить. Все что нужно отработало в диалоге, но по прошествию некоторого времени у меня во входящих появился документ с ошибкой:

Code:

Куда копать? Судя по ошибке ЭПО блокировано а изменение и в Sm12 видно что оно заблокировано, так и должно быть?

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»)

14 декабря 2007 г.

N 2355р

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О порядке работы с документами в Единой автоматизированной
системе документооборота ОАО «РЖД»

В целях организации в аппарате управления ОАО «РЖД» работы с
документами в Единой автоматизированной системе документооборота
ОАО «РЖД»:
1. Утвердить прилагаемый Временный регламент работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД).
2. Начальникам департаментов и управлений, а также руководителям подразделений ОАО «РЖД» — пользователей ЕАСД:
а) организовать работу с документами в ЕАСД с даты внедрения в подразделении этой системы (с прекращением ведения делопроизводства в АС «Документооборот»);
б) установить постоянный контроль за поступлением в подразделение информации в ЕАСД для организации работы с документами в оперативном режиме;
в) обеспечить соблюдение Временного регламента работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД).
3. Вице-президентам, начальникам департаментов и управлений обеспечить с внедрением ЕАСД сокращение в аппарате управления ОАО «РЖД» количества документов на бумажных носителях и ускорение их подготовки и согласования.
4. Начальникам Департамента управления делами Ивашкину А.Г. и Департамента информатизации и корпоративных процессов управления Илларионову А.В.:
а) проанализировать по завершении внедрения ЕАСД во всех департаментах и управлениях результаты работы с документами в ЕАСД с учетом замечаний и предложений пользователей ЕАСД внести при необходимости коррективы в организацию функционирования этой системы с целью повышения оперативности и качества работы с документами;
б) организовать совместно с Главным вычислительным центром работу по оказанию пользователям ЕАСД необходимой методологической помощи по эффективному использованию этой системы.
5. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. подготовить, исходя из результатов ведения делопроизводства в ЕАСД в 2008 году, предложения о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».

Президент
ОАО «РЖД»
В.И.Якунин

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО «РЖД»
от 14 декабря 2007 г. N 2355р

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ
работы с документами в Единой автоматизированной системе
документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД)

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает временный порядок работы с документами в электронной форме в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) в аппарате управления ОАО «РЖД».
Настоящий Регламент не распространяется на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну, порядок обращения с которыми регламентируется соответствующими нормативными документами.
2. Ответственными за организацию и соблюдение в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (далее — подразделения) порядка работы с документами в ЕАСД, установленного настоящим Регламентом, являются руководители подразделений.
3. Каждый работник, рабочее место которого подключено к ЕАСД, может исходя из должностных обязанностей выполнять одну или несколько ролей в этой системе (руководитель, помощник, исполнитель, регистратор, контролер, экспедитор), которые администратор ЕАСД настраивает индивидуально.
Если руководитель лично в ЕАСД не работает, администратор ЕАСД соответствующим образом настраивает систему на того пользователя (помощника, советника, секретаря, работника службы делопроизводства подразделения), который в этом случае будет работать с документами в системе.
4. При работе в ЕАСД пользователь должен руководствоваться операционными инструкциями, в которых подробно изложены его действия в зависимости от роли (ролей) в этой системе. Инструкции размещены в ЕАСД в разделе «Общие папки».
Консультацию по вопросам работы в ЕАСД можно получить в Единой службе поддержки пользователей информационных систем (АСУ ЕСПП) по тел.2-09-09.
5. Работники подразделения могут быть допущены к ознакомлению с зарегистрированными в ЕАСД документами, если документ:
адресован непосредственно данному подразделению и зарегистрирован этим подразделением;
подготовлен данным подразделением;
подписан руководителем данного подразделения;
поступил в данное подразделение для исполнения согласно резолюции (поручению) или для контроля;
подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение для ознакомления, согласования или утверждения.
6. Требования Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» (далее — Инструкция по делопроизводству) по вопросам подготовки и оформления документов, передачи в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее — отдел документационного обеспечения) документов, подлежащих возврату, формирования дел для архивного хранения распространяются на работу с документами в ЕАСД.

2. Регистрация документов

7. Каждый документ регистрируется в ЕАСД только один раз. Регистрационный номер присваивается документу этой системой автоматически.
8. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам ОАО «РЖД», правлению ОАО «РЖД», а также ОАО «РЖД» без указания конкретного адресата, регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Входящие» и порядкового номера их поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года (например, N ВХ-567).
Если в секретариат президента или вице-президента ОАО «РЖД» поступил не зарегистрированный отделом документационного обеспечения входящий документ, он должен быть передан в этот отдел для регистрации или зарегистрирован секретариатом соответствующего вице-президента в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
9. Входящие документы, адресованные подразделениям,
регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник подразделения, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Входящие», порядкового номера их поступления в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ВХ-567/ЦКИ).
10. При регистрации в ЕАСД входящих документов (на бумажном носителе) производится их сканирование (создаются файлы документов).
Для сканирования документов в подразделениях, подключенных к ЕАСД, устанавливаются сканеры (не более двух на подразделение).
Документы, поступившие в электронной форме, регистрируются в ЕАСД без их распечатки.
11. На каждый регистрируемый входящий документ в ЕАСД создается регистрационная карточка (РК), содержащая основные реквизиты документа и отсканированный документ в виде файла. Ход исполнения документа отражается на вкладке РК, именуемой «Иерархия».
12. Исходящие документы за подписью президента и вице-президентов ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер документа за подписью президента и вице-президента ОАО «РЖД» состоит из сокращенного обозначения потока документов «Исходящие» и порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года (например, N ИСХ-937).
13. Исходящие документы за подписью руководителей подразделений регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Исходящие», порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ИСХ-567/ЦКИ).
14. Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы и другие организационно-распорядительные документы регистрируются в ЕАСД в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.
15. Докладные записки вице-президентов на имя президента ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью вице-президента ОАО «РЖД».
16. Докладные записки руководителей подразделений на имя президента (вице-президента) ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью руководителя подразделения.
17. Документы из подразделения в подразделение направляются только через ЕАСД. Они должны иметь исходящий номер подразделения-инициатора и повторно, как входящий документ, не регистрируются.
18. Работник отдела документационного обеспечения (службы делопроизводства подразделения), регистрирующий документы, после создания РК проставляет на подлиннике документа (если документ на бумажном носителе) регистрационный номер, присвоенный документу ЕАСД.
19. В ЕАСД не регистрируются:
а) первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские документы первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки, наряды и другие аналогичные документы, не относящиеся к общему делопроизводству, перечень которых составляется руководителем подразделения в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству;
б) бухгалтерская, финансовая, налоговая, статистическая, кадровая и другая специализированная документация, ведение которой осуществляется в соответствии с правилами и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД»;
в) документы, содержащие сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну;
г) документы с пометкой «Лично» или с другими аналогичными пометками.

3. Исполнение поручений (резолюций) и создание документов

20. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, адресованные президенту ОАО «РЖД», а также ОАО «РЖД» без указания конкретного адресата, передаются (через ЕАСД и на бумажном носителе) начальнику секретариата президента ОАО «РЖД».
Начальник секретариата президента ОАО «РЖД» после рассмотрения таких документов направляет их (через ЕАСД и на бумажном носителе) помощникам президента ОАО «РЖД» для подготовки резолюций президента (первого вице-президента) ОАО «РЖД».
Начальник секретариата (помощник) президента ОАО «РЖД» при направлении в установленном порядке указанных документов (через ЕАСД и на бумажном носителе) в секретариаты старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» (по вопросам, находящимся в ведении соответствующих вице-президентов) и в подразделения, в ведении которых находятся поставленные в документе вопросы, создает в ЕАСД свои поручения.
Руководители секретариатов (советники) вице-президентов ОАО «РЖД» создают в ЕАСД свои поручения при направлении в установленном порядке в подразделения документов по вопросам, которые находятся в ведении этих подразделений.
21. После подписания президентом (вице-президентом) ОАО «РЖД» резолюции работниками отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создается в ЕАСД РК поручения, а резолюция (документ с резолюцией) сканируется. РК поручения направляется должностным лицам, указанным в поручении (резолюции). Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.
22. Ответственный исполнитель и соисполнители, получив РК поручения, должны одновременно приступить к работе над документом. При этом для исполнения поручения может быть создан непосредственно в РК поручения проект нового документа (исходящее письмо, приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ).
Ответственный исполнитель может для исполнения поручения (резолюции) создать в ЕАСД поручение соисполнителям. Соисполнитель также может создать в ЕАСД поручение исполнителям — работникам своего подразделения.
23. Ответственный исполнитель создает РК исходящего или другого организационно-распорядительного документа, в которой указывает основные реквизиты документа, «прикрепляет» к РК (создает) файл этого документа и направляет проект документа для согласования причастным должностным лицам по маршруту «согласование».
24. Должностное лицо (руководитель), получившее проект документа на согласование, может либо согласовать его без замечаний, либо согласовать с замечаниями.
25. Согласованный без замечаний проект документа автоматически направляется системой по маршруту «подписание».
При получении ответственным исполнителем замечаний (предложений), учет которых в проекте документа требует его повторного согласования, он вновь направляет проект с учтенными замечаниями по маршруту «согласование».
По маршруту «подписание» может быть направлен только документ, прошедший процедуру согласования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, при этом в РК направляемого на подписание проекта документа должен быть лишь один его актуальный файл.
26. Проект документа, представляемый на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту) ОАО «РЖД», распечатывается исполнителем на бумажном носителе (проект письма в двух экземплярах — подписной и визовой).
Проект документа визируется исполнителем документа и руководителем подразделения, подготовившего проект, при этом визы должностных лиц, с которыми согласован проект документа, на нем не проставляются, а указываются лишь их должность, Ф.И.О. и дата согласования (допускается распечатка листа согласования из РК подготовленного документа).
Указанный проект документа передается исполнителем в секретариат президента (вице-президента) ОАО «РЖД» (на бумажном носителе), как это предусмотрено пунктами 4.16 и 4.17 Инструкции по делопроизводству, а также через ЕАСД.
27. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) ОАО «РЖД» и руководителями подразделений, рассылаются:
внешним адресатам и внутренним адресатам, не подключенным к ЕАСД, — на бумажном носителе;
внутренним адресатам, подключенным к ЕАСД, — через ЕАСД.
28. После исполнения поручения (резолюции) президента (вице-президента) ОАО «РЖД» ответственный исполнитель возвращает в отдел документационного обеспечения подлинник документа на бумажном носителе, на котором есть пометка «Подлежит возврату». Документы без такой отметки остаются в подразделении, которое исполнило поручение.

4. Контроль за исполнением документов (поручений)

29. Постановка на контроль документов (поручений) и контроль в ЕАСД за их исполнением осуществляются в соответствии с основными требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству.
30. Работники, на которых возложены функции контроля за исполнением документов (поручений), руководствуются при работе в ЕАСД инструкциями по обработке входящих документов, поступивших на контроль, и по обработке организационно-распорядительных документов, поступивших на контроль в отдел инспекции и контроля.
31. Постановку на контроль в ЕАСД документов (поручений) производят:
в Департаменте управления делами — работники отдела документационного обеспечения, а также работники отдела инспекции и контроля, секретариата президента ОАО «РЖД» и секретариатов вице-президентов ОАО «РЖД», осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (поручений);
в подразделениях — работники службы делопроизводства.
Работник, на которого возложены указанные функции, создает на основе резолюции, поручения, приказа, распоряжения либо другого организационно-распорядительного документа соответствующую РК поручения.
32. Работник Департамента управления делами, осуществляющий функции контроля, а также должностное лицо, подписавшее резолюцию (поручение) или организационно-распорядительный документ, которые поставлены на контроль, использует ЕАСД для:
просмотра сообщений исполнителя о ходе исполнения поручений (на вкладке РК поручения, именуемой «Маршрут», или на экране — после нажатия кнопки «Сообщения исполнителей»);
создания дополнительных поручений с напоминанием о приближении срока исполнения поручения, находящегося на контроле (упреждающий контроль).
33. Работник службы делопроизводства подразделения, на которого возложены функции контроля:
регулярно просматривает в ЕАСД информацию о поставленных на контроль документах (поручениях), ответственным исполнителем (соисполнителем) которых является данное подразделение, и докладывает руководителю подразделения (по данным исполнителей документов) о документах (поручениях), сроки исполнения которых истекают или истекли;
вводит в ЕАСД данные об исполнителе документа (поручения) — Ф.И.О. и его служебный телефон, а также информацию о ходе исполнения поручения.
34. Работники отдела документационного обеспечения, секретариатов вице-президентов ОАО «РЖД» и исполнители документов (поручений), выполняющие роли контролеров, при переносе (изменении) сроков исполнения поставленных в ЕАСД на контроль документов (поручений), исполнении документов (поручений) и снятии их с контроля, включении дополнительно исполнителей незамедлительно выполняют в ЕАСД соответствующие процедуры.
35. Работник подразделения, выполняющий в ЕАСД роль исполнителя:
систематически знакомится с ведомостью поставленных в ЕАСД на контроль поручений;
регулярно вносит в ЕАСД отчеты о ходе исполнения поручений, удостоверяет (нажатием кнопки «Завершить») исполнение поручения только после выполнения действий, предусмотренных в поручении, которое принято руководителем (подписан или утвержден организационно-распорядительный документ, подписаны письмо или телеграмма, одобрен подготовленный доклад).

О проекте

ОАО «Российские железные дороги» – одна из крупнейших в мире железнодорожных компаний с колоссальными объемами грузовых и пассажирских перевозок, обладающая масштабной, территориально распределенной инфраструктурой, высококвалифицированными специалистами во всех областях железнодорожного транспорта, развитой научно-технической базой, проектными и строительными мощностями, а также значительным опытом международного сотрудничества.

В 2007 году руководство ОАО «РЖД» приняло решение автоматизировать документооборот аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

Основными предпосылками внедрения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО «РЖД» были:

• Отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на уровне аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;
• Отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;
• Отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Данные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений.

В связи с этим, в рамках проекта по внедрению ЕАСД в ОАО «РЖД» перед компанией «ТЕКОРА» были поставлены следующие задачи:

• Формализация и упрощение работы с документами;
• Создание эффективного механизма контроля исполнения поручений;
• Обеспечение своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству;
• Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений;
• Объединение аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД» в единое информационное пространство электронного обмена документами и управленческой информации.

В качестве программной платформы для внедрения ЕАСД в ОАО «РЖД» были выбраны программные продукты компании SAP AG. Выбор данной платформы обеспечил следующие преимущества:

• Возможность использования централизованных справочников SAP систем, например, справочника организационной структуры компании;
• Естественную интеграцию ЕАСД с существующими в ОАО «РЖД» системами SAP для связи электронных документов с хозяйственными операциями;
• Наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки ЕАСД;
• Наличие готовой инфраструктуры для обучения сотрудников, групп внедрения и конечных пользователей ЕАСД.

Ключевые этапы проекта

В августе 2007 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию на пилотном полигоне – в трех подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (Департамент управления делами, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент инвестиционной деятельности) и в двух филиалах ОАО «РЖД» (Главный вычислительный центр, Трансинформ). На этом этапе в ЕАСД работало около 1 000 пользователей.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех департаментах аппарата управления ОАО «РЖД». На данном этапе в ЕАСД работало около 3 500 пользователей.

С 2008 по 2010 годы специалистами компании «ТЕКОРА» были разработаны новые функциональные возможности ЕАСД. В том числе были реализованы функциональности: «Рабочее место руководителя» (РМР), «Договорная работа» и др. К концу 2010 года в ЕАСД работало около 8 000 пользователей.

С 2010 года осуществляется внедрение ЕАСД в филиалах и дочерних обществах ОАО «РЖД».

В 2011 году в ЕАСД работало около 10 400 пользователей – сотрудников аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

В 2011 году были проведены работы по развитию ЕАСД в части следующих функций:

• Обработка командировок и отпусков;
• Интерактивные справочные пособия;
• Усовершенствованные ЭЦП и файлы;
• Регистрация документов в распределенной системе;
• Администрирование потоков и операций;
• Новое поручение в распределенной системе»;
• Договоры в Рабочем месте руководителя;
• Синхронизация в распределенной системе»;
• Разработка функциональностей на базе ЕАСД ОАО «РЖД» для ОАО «ФПК».

В 2012 году проведены работы по разработке, опытной эксплуатации и вводу в постоянную (промышленную) эксплуатацию ЕАСД в части следующих функций:

• Администрирование потоков и операций. Новое поручение в распределенной системе;
• Согласование и подписание документов в распределенной системе;
• Интеграция с ЕК АСУФР (для ЦТЕХ);
• Администрирование в распределенной системе.

Кроме того, в 2012 году проведены работы по настройке:

• ПО «Рабочее место руководителя» в части отчёта по исполнительской дисциплине для президента ОАО «РЖД» по входящим и организационно-распорядительным документам, по исполненным и неисполненным поручениям; вывод технического номера и информации об организации, направившей входящий документ; поиск регистрационных карточек документов по регистрационным номерам и др.
• ПО ЕАСД в части отчетов и функциональностей, касающихся РК командировки, РК отпуска, РК поручения, РК договора, а также проверки именования логинов пользователей ЕАСД с учетом правил именования; формирования списка пользователей ЕАСД, которые названы с нарушением соглашения по именованию; замены имени пользователя в таблицах ЕАСД;

В 2013 году в ЕАСД работает 78 000 пользователей распределённого ландшафта, включающего 5 инсталляций системы электронного документооборота ОАО «РЖД».

В 2013 году проведены следующие работы:

• Настройка программного обеспечения распределенной системы и ПО «Рабочее место руководителя»;
• Модификация ПО ЕАСД в части интеграции с Хранилищем открытых ключей и настраиваемого интерфейса запуска отчетов;
• Модификация ЕАСД в части отчетов и администрирования в условиях распределенной системы;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Архив документов»;
• Модификация ЕАСД в части интеграции с регистрационными карточками договоров и дополнительных соглашений ЕРД;
• Настройка администрирования пользователей распределенной системы.

В 2014 году проведены следующие работы:

• Сопровождение ЕАСД в части настройки ПО;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию ПО ЕАСД в части РК договора и отчетов на полигоне внедрения (ЦН);
• Модификация ЕАСД в части администрирования в условиях распределенной системы;
• Модификация ЕАСД в части взаимодействия руководителя и помощника в ЕАСД и РМР.

В 2015-2017 годах проведены работы по разработке, модификации, настройке и сопровождению ЕАСД, в частности:

• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Обработка телеграмм и факсов»;
• Автоматизация процесса редактирования исходящих документов и ОРД;
• Модификация ПО рабочего места руководителя (с помощником, без помощника) на планшете;
• Модификация ЕАСД в части РК договора в условиях распределенной системы и работы с архивом документов;
• Конвертация данных по документам из АСКИД в ЕАСД;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Экспедиция»;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Доверенности»;
• Интеграция с системой НСИ для получения информации о контрагентах;
• Интеграция с системой СКИМ в части передачи из ЕАСД информации о ходе исполнения поручений высшего руководства;
• Разработка ПО РМР ЕАСД в части реинжиниринга интерфейса для работы с графическими заметками при взаимодействии руководителя и помощника;
• Разработка ПО, обеспечивающего механизм выгрузки данных из ЕАСД для передачи в ССТУ.РФ.

Перспективы развития проекта

Руководство ОАО «РЖД» планирует оптимизировать процессы электронного документооборота компании и уменьшить бумажный документооборот на 50%.

Кроме того, планируется расширение функциональных возможностей системы и повышение удобства ее использования, в соответствии с пожеланиями пользователей системы.

Внедрение новой функциональности в ЕАСД и РМР позволит повысить эффективность и оперативность управления компанией за счет:

• своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству ОАО «РЖД» для оценки эффективности управленческих процессов;
• упрощения работы и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений;
• ускорения информационных потоков и уменьшения числа ошибок при принятии управленческих решений;
• предоставления руководителям возможности видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов.

В период с 2018 по 2020 годы компания «ТЕКОРА» будет развивать функциональность ЕАСД исходя из поставленных целей.

Основные результаты проекта

Внедрение ЕАСД в ОАО «РЖД» обеспечило:

• Высокий уровень оперативности управления документами;
• Оптимизацию трудозатрат сотрудников ОАО «РЖД» при работе со всеми видами документов;
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников ОАО «РЖД»;
• Повышение скорости доставки документов для принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления ОАО «РЖД»;
• Создание единого информационного пространства обмена документами, объединившего аппарат управления, филиалы и дочерние общества ОАО «РЖД»;
• Своевременное и качественное предоставление необходимой информации руководству ОАО «РЖД».

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании):

• Сократилось время поиска документов на 20%;
• Ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%;
• Уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%;
• Сократилось время доставки документов по всей стране на 50%;
• Сократилось время построения отчетности по документам на 20%;
• Сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%;
• Прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

Сергей Матвеев, компания «ТЕКОРА», Исполнительный директор:

«Проект внедрения Единой автоматизированной системы документооборота в такой территориально распределенной компании, как ОАО «РЖД», позволил нам коренным образом пересмотреть наши подходы к разработке и внедрению корпоративных информационных систем. Мы уделяем большое внимание непрерывному управлению требованиями к программному продукту на протяжении всего жизненного цикла проекта. Одним из ключевых факторов успеха для нас является эффективная организация коммуникаций между Исполнителем и Заказчиком, а также своевременная адаптация проекта к изменяющимся внешним и внутренним условиям. Самое ценное для нас – это значимость результатов нашей работы для Заказчика и высокая степень его доверия».

В рамках проекта был решен ряд важных для ОАО «РЖД» задач по следующим функциональным областям управления документооборотом в компании:

• Канцелярия.

Обеспечена возможность регистрации бумажных документов в соответствии с ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления).

Реализованы функции создания и поддержки необходимого количества видов регистрационных карточек, ввода и редактирования реквизитов, присвоения документам регистрационных номеров, печати регистрационных карточек.

• Управление договорами.

Организован процесс подготовки, согласования, визирования, подписания и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Реализован процесс интеграции договоров и дополнительных соглашений с системой «Единый Реестр Договоров».

• Обращения граждан и организаций.

Организована работа с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

Реализован процесс подготовки файла для выгрузки в ССТУ.РФ, необходимого для выполнения передачи данных по обращениям граждан в ССТУ.РФ. Данный механизм реализован в целях выполнения указа Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» ОАО «РЖД».

• Заявки на командировки и отпуска.

Организован процесс рассмотрения и согласования заявлений на командировки/отпуска и передачи информации в кадровую службу для оформления необходимых распорядительных документов.

• Работа с электронными файлами.

Реализованы функции работы с файлами, автоматизированного ввода документов с бумажных носителей (потоковое и индивидуальное сканирование бумажных документов), управления иерархиями документов, управления версиями и статусами документов; подписания файлов с применением ЭЦП.

• Работа с архивом документов.

Реализовано Рабочее место архивариуса для работы с архивом документов, ведения и согласования номенклатуры дел, формирования дел временного хранения, оповещения о сроках хранения дел, уничтожения дел временного хранения, формирования и утверждения дел постоянного хранения, утверждения сдаточной описи дел постоянного хранения, архивного поиска и отчетов.

• Контроль исполнения.

Обеспечена возможность контроля по срокам выполнения операций над документами (согласование и утверждение документов, исполнение резолюций и т.д.). Реализована функциональность оповещений о поступлении новых документов, напоминаний по поручениям, а также информирования о нарушении сроков исполнения документов, в том числе по электронной почте. Разработана соответствующая отчетность.

• Маршрутизация документов и управление бизнес-процессами их обработки.

Созданы и настроены маршруты прохождения документов для каждого вида регистрационных карточек (workflow).

• Off-line client.

Для генеральный директора – председателя правления ОАО «РЖД» и руководителей высшего звена разработано автоматизированное рабочее место руководителя (РМР), позволяющее работать с системой как в автономном режиме (off-line client), так и при наличии подключения к ЕАСД:

• Рабочее место Руководителя с помощником, с возможностью ввода текстовых, голосовых и графических заметок по поступающим в рабочее место руководителя документам, а также подписания документов ЭП и создания проектов поручений. При этом фильтрация потока документов для руководителя осуществляется его помощником;
• Рабочее место Руководителя без помощника, с возможностью самостоятельной работы руководителя со всеми поступающими к нему документами (в том числе подписания ЭП, а также инициации поручений).
• Служба экспедиции.

Реализовано Рабочее место экспедитора для формирования и ведения реестров приема/передачи/отправлениях документов.

• Аналитика (поиск, отчеты).

Реализован поиск документов по любому набору атрибутов (в том числе полнотекстовый поиск).

Обеспечена возможность представления информации о документах в различных разрезах через модуль «Отчеты», позволяющий получать статистические отчеты, информационные отчеты, справки, сводки, печатные формы и т.д.

• Интеграция с системой СКИМ.

Реализовано формирование данных по исполнению контрольных поручений по документам вышестоящих органов.

В рамках интеграции ЕАСД и СКИМ происходит передача этих данных (по запросу из системы СКИМ).

• Управление доверенностями.

Организован процесс подготовки, согласования, подписания, регистрации, ознакомления, отмены, завершения срока действия и приостановки доверенности, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Кроме того, реализован процесс интеграции ЕАСД с системой ЦНСИ (Система централизованного ведения нормативно-справочной информации) для приема информации по контрагентам доверенностей.

Похожие проекты

Больше проектов

Использование ЭЦП открывает для владельца подписи дополнительные возможности. Но вместе с этим, иногда сопровождается небольшими техническими проблемами, связанными с необходимостью чёткого выполнения действий, связанных с загрузкой сертификатов, авторизацией, установкой необходимого программного обеспечения, а также системных требований к компьютеру.

Важно отметить, что большинство ошибок при работе с ЭЦП можно устранить в домашних условиях, без необходимости привлечения специалистов со стороны.

Какие виды ошибок ЭЦП бывают

Среди наиболее часто встречающихся ошибок в процессе подписания электронных документов электронной подписью выделяют три ключевых блока:

Проблема с подписанием ЭПЦ

Причины, вызывающие подобную ошибку весьма разнообразны. Тут можно выделить такие основные направления:

Как проявляется данная ошибка и что сделать, чтобы исправить

Ошибка исполнения функции с информированием о невозможности подписать документ ЭЦП обычно появляется в момент подписания документа.

Система сразу выводит на экран уведомление о непредвиденной ошибке с кратким указанием причины ее возникновения.

Обычно для ее исправления требуются такие действия:

Важно. Причина, из-за которой владелец ЭЦП не может нею воспользоваться, может быть комплексной. Поэтому, если не сработал один из предложенных вариантов, проверьте по другим направлениям.

Проблема с сертификатом

Распространенным явлением во время подписания электронных документов ЭЦП является получение уведомления, что системе не удалось получить доступ к сертификатам, пригодным для формирования подписи.

Здесь причины возникновения неисправности могут быть такими:

1. Пользователь не установил на свой ПК корневые сертификаты УЦ, осуществлявшего формирование и выдачу ЭЦП. Для устранения – скачать и установить на компьютер такой сертификат, либо прописать доступ к нему.
2. Система не видит личных сертификатов владельца ЭЦП. Выдаются одновременно с оформлением ЭП. Их необходимо загрузить на ваш ПК, и подтянуть в криптопровайдер. В дальнейшем можно загрузить через сайт УЦ. Устанавливаются и прописываются на рабочем месте, предназначенном для работы с ЭЦП. С незарегистрированным сертификатом вы не сможете осуществлять подписание электронных документов.
3. Информирование о невалидности сертификатов. Обычно такое возможно в случае, когда заканчивается срок действия сертификата, либо их отзывают. Потребуется обращаться в УЦ, выдавший ЭЦП, для уточнения статуса сертификатов подписи. В некоторых случаях помогает обновление сертификатов на компьютере пользователя. Сделать это можно вручную.

Что делать если не найден сертификат или не верен

Когда сертификат отсутствует в списке «Ваши Сертификаты», проблема может оказаться в отсутствии коренного сертификата УЦ.

Для устранения этой проблемы необходимо:

• проверить наличие такого сертификата на вашем ПК по пути: «Пуск» — дальше «Все программы» — после этого плагин «КриптоПро» — а уже там «Сертификаты»;
• дальше находим вкладку «Личное», выбираем «Сертификаты»;

• потребуется открыть не отображенный во вкладке сертификат и просмотреть его «Путь сертификации»;
• тут отображаются все цепочки сертификатов в порядке ранжирования. Важно чтобы напротив какого-то из них не стоял желтый, либо красный значок предупреждения. Если подобное присутствует – нажмите на сам сертификат и ознакомьтесь с ошибкой, что выдаст система;
• в зависимости от причины (обычно это окончание действия сертификата, либо не верифицирован) выполните ее устранение.

Чтобы устранить ошибку и перезагрузить отозванный сертификат потребуется выполнить несколько не сложных действий:

• в окне «Свойства браузера» откройте личный сертификат. Попасть туда можно через «Поиск» меню «Пуск». В открытом окошке ищите вкладку «Содержание», дальше вкладку «Сертификаты»;
• после этого во вкладке «Состав» потребуется выбрать позицию «Точки распространения списков отзывов»;
• в следующем блоке под названием «Имя точки распространения» необходимо выполнить копирование ссылки загрузки файла списка отзывов;
• переходя по указанной ссылке необходимо скачать и установить файл списка отзывов (CRL);
• дальше переходим по подсказкам «Мастера импорта сертификатов».

Следующей распространенной проблемой, когда компьютер не видит сертификат на носителе, является сбой в работе программных продуктов компьютера либо Токена (флешки). Обычно помогает простая перезагрузка ПК. Среди прочих популярных проблем этого направления можно выделить такие:

1. На носителе отсутствует драйвер, либо он установлен не корректно. Необходимо скачать последнюю версию драйвера с официального источника и установите его. Можно проверить работоспособность съемного носителя на другом ПК. В этом случае, если другой ПК нормально работает с носителем ЭЦП, переустановите драйверы на первом компьютере.
2. Система долго распознает носитель ЭЦП. Тут проблема в операционной системе. Ее потребуется обновить до минимального уровня, требуемого для работы с ЭЦП.
3. USB-порт работает не корректно. Попробуйте подсоединить Токен (флешку) через другой порт, либо на другом ПК, чтобы убедиться, что проблема не в носителе. Выполните перезагрузку компьютера.
4. Если Токин (флешка) не открывается ни на одном компьютере, значит проблема в носителе. Когда ключ был записан в единственном экземпляре на этот носитель – потребуется обращаться в УЦ для перевыпуска ЭЦП.

Важно. Перед вынесением «окончательного вердикта» касательно работоспособности носителя и сертификата, не поленитесь выполнить их проверку через несколько различных источников.

Проблемы при авторизации

Часто с подобными неприятностями сталкиваются владельцы ЭЦП, пытающиеся пройти регистрацию, либо авторизацию на различных электронных торговых площадках. Пользователю появляется уведомление, что его подпись не авторизирована.

Обычно проблема кроется:

1. Отсутствие регистрации. Потребуется попросту зарегистрироваться на избранном вами ресурсе.
2. Не зарегистрирован сертификат. Возникает после обновления ключа ЭЦП. Устраняется путем регистрации нового сертификата ключа ЭЦП.

В дальнейшем, при работе на самой электронной площадке и попытке подписать электронные документы, могут возникать дополнительные трудности, связанные с такими моментами:

1. Необходимости присоединиться к регламенту. Система не даст возможность полноценно работать, если вы не согласитесь с ее условиями.
2. Невозможность загрузить файл (файлы). Обычно это ошибка превышения размера информации, что допустима для загрузки. Просто смените формат разрешения файла, чтобы уменьшить его размер.
3. Требование использовать определенный браузер (определенную версию браузера). Это системные требования владельца площадки, которые необходимо соблюдать.
4. Проблемы со считыванием сертификатов. Потребуется проверить не просрочены ли ваши сертификаты, а также все ли они установлены на ПК.

№	RejectionReasonCode	RejectionReasonDescription
	UNKNOWN_REQUEST_DESCRIPTION	KVS04801 СНИЛС не найден
	UNKNOWN_REQUEST_DESCRIPTION	KVS04803 Для данного СНИЛС не обнаружено анкетных данных
	UNKNOWN_REQUEST_DESCRIPTION	KVS04802 Ошибка при обработке ответа АИС ПФР
	UNKNOWN_REQUEST_DESCRIPTION	KVS04805 СНИЛС не соответствует контрольной сумме
	FAILURE	KVS01000 Внутренняя ошибка Компонента КВС
	FAILURE	KVS05401 Ошибка отправки сообщения в подсистему АИС ПФР
	FAILURE	KVS03202 Сервис АИС ПФР не доступен.
	FAILURE	KVS04802 Ошибка при обработке ответа АИС ПФР
	ACCESS_DENIED	KVS04806 Неизвестный Потребитель ВС ПФР
	ACCESS_DENIED	KVS04807 Потребителю не подключен ВС ПФР
	UNKNOWN_REQUEST_DESCRIPTION	KVS04804 Значение СНИЛС не соответствует значению фамильно-именно группы
	UNKNOWN_REQUEST_DESCRIPTION	KVS04809 Найдены неоднозначные анкетные данные для запрошенного СНИЛС
	NO_DATA	KVS04810 В ФРГСП отсутствует информация о получении государственной социальной помощи в виде набора социальных услуг

5.Дополнительная информация

5.1.Контактная информация

6.Приложение. Требования к формированию данных о видах документов, удостоверяющих личность

В соответствии с требованиями ПФР РФ, документы, удостоверяющие личность, данные которых ПФР РФ передает, представлены списком далее:

• Паспорт гражданина СССР;
• Загранпаспорт гражданина СССР;
• Свидетельство о рождении;
• Удостоверение личности офицера;
• Справка об освобождении из места лишения свободы;
• Паспорт Минморфлота;
• Военный билет солдата (матроса, сержанта, старшины);
• Дипломатический паспорт гражданина Российской Федерации;
• Иностранный паспорт;
• Свидетельство о регистрации ходатайства о признании иммигранта беженцем;
• Вид на жительство;
• Удостоверение беженца в Российской Федерации;
• Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации;
• Паспорт гражданина России;
• Загранпаспорт гражданина Российской Федерации;
• Паспорт моряка;
• Военный билет офицера запаса;
• Иные документы, выдаваемые органами МВД.

В соответствии с требованиями СМЭВ 3, указанными в smev-supplementary-commons-1.0.1, схема (структура) представления данных регламентирована для:

• Группа «PrimaryIdentityDocument-ModelGroup»:
  • Паспорт РФ;
  • Паспорт иностранного гражданина;
  • Вид на жительство в РФ. Формат серии и номера совпадает с загранпаспортом.
• Группа «WeakIdentityDocument-ModelGroup»:
  • Загранпаспорт;
  • Военный билет;
  • Паспорт моряка;
  • Паспорт СССР;
  • Свидетельство о рождении;
  • Водительское удостоверение РФ.
• Группа «TemporaryIdentityDocument-ModelGroup»:
  • Справка об освобождении;
  • Справка об утере паспорта;
  • Справка о регистрации по форме 9;
  • Временное удостоверение личности гражданина РФ по форме 2П.

Документы, нерегламентированные схемой smev-supplementary-commons-1.0.1, но данных которых ПФР РФ передает в ответе на запрос:

• Загранпаспорт гражданина СССР;
• Удостоверение личности офицера;
• Дипломатический паспорт гражданина Российской Федерации;
• Свидетельство о регистрации ходатайства о признании иммигранта беженцем;
• Удостоверение беженца в Российской Федерации;
• Паспорт Минморфлота;
• Военный билет офицера запаса.