Ошибка при определении имен справочников для хранения файлов у владельца файлов типа

Хранение внешних файлов

В связи разработкой нового функционала собственно встает вопрос. Где хранить лучше внешние файлы ? Как правило это сканы входящих доков, которые получают по почте и через сканер продажники.

Сисадмин наш всеми фибрами против хранения в самой базе, т.к. по нашим подсчетам в год манагеры накидывать будут до 40 гиг только одних картинок и что из-за этого распухания могут начаться глюки с потерей рабочих данных. Он за хранение на внешнем прицепе.

Я смотрю типовую «библиотеку ст. подсистем», и в ней хранение файлов сделано во временном хранилище самой базы. И прежде чем переделывать под внешнее файловое хранилище хотелось бы узнать, как все-таки и где оптимальнее хранить файлы ?

Подключение функционала “Присоединенные файлы” для нового объекта (БСП)

1. Создать справочник для хранения присоединенных файлов. Для этого в качестве заготовки скопировать в конфигурацию справочник _ДемоПроектыПрисоединенныеФайлы из демонстрационной конфигурации и задать ему имя по шаблону:

где <Префикс> – имя объекта метаданных, для которого настраиваются присоединенные файлы. Например, для справочника Номенклатура справочник с файлами должен называться НоменклатураПрисоединенныеФайлы. Задать синоним, например: Присоединенные файлы (Номенклатура).

2. У реквизита ВладелецФайла установить тип – «объект с файлами». Например, СправочникСсылка.Номенклатура.

3. Включить в состав определяемых типов ПрисоединенныйФайл (ссылки) и ПрисоединенныйФайлОбъект (объекты) справочник, созданный на шаге 1. Например, СправочникСсылка.НоменклатураПрисоединенныеФайлы.

4. Расширить состав определяемых типов ВладелецПрисоединенныхФайлов (ссылки) и ВладелецПрисоединенныхФайловОбъект (объекты, кроме документов), добавив в него тип «объект с файлами». Например СправочникСсылка.Номенклатура.

5. Расширить состав типов свойства Источник у подписки ПереопределитьПолучаемуюФормуПрисоединенногоФайла, включив в него тип – справочник с файлами, созданный на шаге 1. Например, СправочникМенеджер.НоменклатураПрисоединенныеФайлы.

6. Расширить состав типов свойства Источник подписки УстановитьПометкуУдаленияПрисоединенныхФайловДокументов, включив в него тип – «объект с файлами» (только документы). Например, ДокументОбъект.СчетНаОплатуПокупателю.

7. Если при интерактивном копировании объекта, содержащего присоединенные файлы, требуется их автоматическое копирование в новый объект, то в форме объекта необходимо:

● в параметры формы добавить ключевой параметр ЗначениеКопирования такого же типа, как и сам объект;

● в модуле формы в процедуру ПриЗаписиНаСервере вставить следующий код:

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С. Не тратьте время — мы поможем решить проблему любой сложности.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Объем документооборота растет пропорционально росту организации, и в какой-то момент развития, если фирма не отказывается от бумажного документооборота в пользу электронного, а также продолжает хранить сопровождающие файлы в разных местах, это может стать настоящей проблемой. Большой объем данных, с которым не могут справиться имеющиеся специалисты, потребует привлечения новых ресурсов, все равно оставаясь «неподъемным грузом», который трудно хранить, трудно осуществлять поиск и также трудно оперативно получить информацию.

Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.

Файлы в 1С Документооборот

Системой предусмотрены следующие варианты хранения:

1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.

Преимущества этого варианта:

• Все файлы в одном месте (в ИБ);
• Безопасность данных;
• Резервное копирование осуществляется стандартным способом.

• Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
• Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.

2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.

Преимущества такого хранения:

• Объем ИБ значительно уменьшается;
• С ИБ быстрее работать;
• Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
• Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.

К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.

Настройки хранения в ИБ

Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».

Рис.1 Настройки программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами

Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.

Рис.3 Настройка работы с файлами

После установки данной галочки программа выдаст сообщение, что включено хранение файлов в томах, поэтому необходимо указать их.

Рис.4 Сообщение о хранении файлов

До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.

Тома хранения файлов в 1С Документооборот

Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.

Рис.5 Тома хранения файлов

Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.

Рис.6 Создание группы

При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».

Рис.7 Расширенная настройка

Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».

Рис.8 Разрешения

Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.

Рис.9 Указание имени пользователя

Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.

Рис.10 Сетевое имя папки

Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».

Рис.11 Создание тома хранения файлов

В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.

Рис.12 Максимальный размер

После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.

Рис.13 Имя тома и его путь

Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.

Рис.14 Сохранение настроек

При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.

Рис.15 Правила размещения файлов

Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.

Рис.16 Создание правила
Рис.17 Правило в списке

В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.

Рис.18 Условия отбора

При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.

Рис.19 Перемещение правил в списке

Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот

Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».

Рис.20 Все файлы

В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.

Рис.21 Информация о файле
Рис.22 Список всех файлов

Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.

Рис.23 Открытие карточки для редактирования
Рис.24 Изменение данных файла

Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.

Рис.25 Редактирование файла

Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».

Рис.26 Отмена редактирования

Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.

Рис.27 Закончить редактирование

При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.

Рис.28 Сохранение изменений

В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.

Рис.29 Вкладка версии

Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».

Рис.30 Сделать активно

Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.