Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ошибок, о которых стоит знать.
Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.
1. Неуведомление о начале отпуска
Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Неучет мнения особых категорий работников
Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.
К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.
2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы
Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.
Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания соответствующего работника предоставить ему отпуск.
Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха
Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.
Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.
Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.
4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)
Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.
Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях
Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.
Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.
Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ):
- от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
- далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).
6. Перенос отпуска без согласия сотрудника
График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.
Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей (военные сборы5, дни сдачи крови6, вызов на допрос в качестве свидетеля7 и т.д.);
- в случае болезни сотрудника во время отпуска;
- при пропуске работодателем срока оплаты отпуска8 или срока предупреждения работника о времени начала отпуска.
В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.
7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника
Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.
Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
8. Замена отпуска денежной компенсацией
До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).
Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда10, за работу в соответствующих условиях.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.
Однако кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.
Судебная практика
При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).
В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается ежегодно графиком отпусков — эту норму ст. 123 ТК РФ помнят практически все работодатели и в середине декабря уже имеют готовый и утвержденный график отпусков. А вот исполняется он не всегда так же четко, как утверждается.
Во многих случаях ни работник, ни работодатель не могут предположить заранее точное время для ухода в отпуск. Со стороны работодателя на решение об отпуске работника не по графику могут повлиять не только просьбы работника и собственные интересы, но и внешние обстоятельства. А пресловутая «производственная необходимость» может возникнуть спонтанно и вне планов самого работодателя, но в этом случае перенос отпуска возможен только с письменного согласия работника и не далее чем на следующий рабочий год (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Со стороны работника планы изменяются по самыми разным причинам.
Поэтому нередко в конце года можно констатировать: график отпусков исполнялся лишь частично, основная же масса отпусков предоставлена не по графику. И здесь кадровику и бухгалтеру становится не по себе. Прежде всего страшно из-за того, что непонятно, ждет ли работодателя наказание за то, что график так плохо исполнялся, но при этом все (и работники, и работодатель) остались довольны. Еще страшнее, если не выполнялись требования о заблаговременном уведомлении и оплате за три дня до отпуска.
Но давайте рассмотрим все по порядку.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ОТСУТСТВУЕТ — ЭТО БЕЗУСЛОВНОЕ НАРУШЕНИЕ
За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в размере:
- для юрлица — от 30 до 50 тыс. руб.;
- для ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- для ответственных должностных лиц организации — предупреждение или штраф от 1 до 5 тыс. руб.
Никаких способов минимизации риска наступления ответственности, кроме как своевременного утверждения графика отпусков, не существует.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ЧАСТИЧНО ИЛИ ПОЛНОСТЬЮ НЕ ИСПОЛНЯЕТСЯ — ЭТО НЕ ВСЕГДА НАРУШЕНИЕ
График отпусков обязателен для работника и работодателя[1]. По общему правилу график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года[2].
В отличие от полного отсутствия утвержденного графика факт неисполнения графика отпусков довольно легко можно исправить: для этого нужно всего лишь иметь заявление от работника о предоставлении отпуска раньше, чем он предусмотрен по графику, либо о переносе на более поздний срок.
Если работодатели пользуются унифицированной формой № Т-7[3], то все изменения в графике отпусков будут отражаться в предусмотренных для этого графах:
- новая дата отпуска — в графе 7 (а также дублируется в графе 9);
- основание перенесения (например, заявление работника) — в графе 8.
Нарушения:
- не иметь графика отпусков;
- не предоставлять отпуск по графику, если нет заявлений от работников;
- не информировать работника о дате начала отпуска, если отпуск предоставляется по графику;
- не выплатить работнику отпускные в установленный срок.
Нюанс и парадокс
Если не предоставить отпуск по графику, то работодатель может быть не только оштрафован — работник может подать на него в суд и отсудить компенсацию морального вреда. Однако с требованиями предоставить отпуск в действительности оказалось не все так просто:
- пока суд да дело, требовать предоставить отпуск по графику становится нелогичным и даже утопичным, ведь предусмотренный по графику период по факту уже прошел;
- требования работника обязать работодателя предоставить отпуск вне графика тоже не подлежат удовлетворению даже судом — закон не предоставил право суду обязывать работодателя предоставить отпуск работнику вне графика, если у того нет льготного права использовать его в удобное для него время.
Рассматриваемый пример из судебной практики в этой ситуации показателен. Увы, но получается, что работодатель, не отпустивший работника в отпуск по графику, рискует лишь своими деньгами. Законным способом нельзя заставить его предоставить этот отпуск работнику, не имеющему льготу по его использованию в удобный для себя период, даже если нарушение графика — вина работодателя. А на следующий год ситуация может повториться или, что еще хуже для работника, работодатель утвердит график отпусков, не спрашивая у работника его пожеланий (имеет на это право в отношении всех работников, не обладающих льготным статусом использовать отпуск в удобное для них время), и намеренно отправит такого строптивого и отстаивающего свои интересы работника в отпуск в самое неподходящее для реального отдыха время (например, в слякотный ноябрь или морозный февраль).
В ГРАФИКЕ ПРЕДУСМОТРЕНА ЛИШЬ ЧАСТЬ ОТПУСКА — ЭТО НАРУШЕНИЕ
Довольно часто камнем преткновения для кадровиков становятся работники, которые приняты в середине года или в его второй половине. По сути, за полгода к дате утверждения графика отпусков они заработали лишь на половину отпуска, которую работодатель и отражает в графике. Однако это неправильный подход.
Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
С учетом этого в графике отпусков работникам, которые к моменту начала нового календарного года уже отработали(-ют) шесть месяцев, отпуск следует предусматривать в полном объеме.
[1] Часть 2 ст. 123 ТК РФ.
[2] Часть 1 ст. 123 ТК РФ.
[3] Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 6, 2020.
Незаметно, шаг за шагом, текущий календарный год близится к своему завершению. За окнами уже царит золотая осень. А значит, у сотрудников кадровой службы начинается горячая пора. Ведь им уже сейчас необходимо запланировать порядок предоставления отпусков сотрудникам в будущем, 2021 году. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников компании, который должен составляться ежегодно. В своей статье я хочу обратить внимание читателей на те ошибки и недочёты, которые могут быть допущены при составлении этого документа.
Понятно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает, но в случае с ошибками, допущенными в таких важных документах, цена даже небольшого недочёта может быть очень велика.
Напомню, что несоблюдение требований к порядку составления и утверждения графика отпусков может обернуться для организации и её руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства. В соответствии с ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ этот штраф составляет для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Наказать за такой проступок могут в течение 1 года со дня совершения административного правонарушения, то есть с момента утверждения графика отпусков.
Не соблюдение сроков утверждения графика отпусков, установленных ч.1 ст. 123 ТК РФ, является самой распространённой ошибкой при его составлении.
График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Следовательно, график отпусков на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года (Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). А значит, не позднее 17 декабря 2020 года приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год должен быть издан.
По мнению Минтруда РФ если 17 декабря выпадет на нерабочий день, то в силу п. 4 ст. 14 ТК РФ днём окончания срока утверждения считается ближайший рабочий день. Трудовой кодекс не запрещает работодателю утвердить график заранее, не дожидаясь 17 декабря.
Срок утверждения графика отпусков будет нарушен и в том случае, если сначала график отпусков был утверждён в установленные Трудовым кодексом сроки, а потом, например, из-за изменения должности у кого-то из сотрудников, был утверждён ещё раз, но уже после 17 декабря. В такой ситуации дату утверждения графика изменять не следует. Достаточно будет издать приказ «О внесении изменений в график отпусков от ХХ.12.2020».
Второй наиболее часто встречающейся и, пожалуй, самой досадной ошибкой работодателя при работе с графиком отпусков является отсутствие ознакомления работников с этим категорически важным для них кадровым документом. Так как именно графиком отпусков определяется очерёдность предоставления им оплачиваемых отпусков.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ и работник, и работодатель обязаны чётко следовать графику отпусков. Это означает, что работник фактически должен использовать отпуск в тот период, который указан в графике, а работодатель, в свою очередь, обязан отпустить его в отпуск в означенный период. Ни одна из сторон не может отказаться в одностороннем порядке от обязательств, определённых в документе. Изменить период отпуска стороны могут, только придя к взаимному соглашению.
При несоблюдении работником очерёдности отпусков, зафиксированной в графике, он может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. А если нарушение обязательств допустит работодатель, его, при возникновении споров, могут привлечь к административной ответственности.
Поэтому в интересах работодателя ознакомить сотрудников с графиком отпусков, утверждённым в компании на следующий календарный год, и сделать это своевременно. Бытует мнение, что для ознакомления с графиком отпусков его достаточно вывесить на всеобщее обозрение, и в этом же документе, при отсутствии возражений, работники должны поставить свои подписи. Но это не совсем так.
График отпусков обязательно подписывают работники, которые
- составляют график, например, специалист отдела кадров;
- которые его утверждают, как правило, это руководитель компании (он утверждает этот документ);
- и согласуют — это представитель профсоюзной организации, если такая в компании имеется.
Остальные сотрудники, могут поставить свои подписи непосредственно в графике отпусков, только в том случае, если в нем предусмотрена для этого специальная графа, например, «С графиком отпусков ознакомлен».
Правильнее будет ознакомить сотрудников с утверждённым графиком отпусков, воспользовавшись ведомостью (листом) ознакомления или подписью в журнале ознакомления с локальными нормативными актами компании.
Помимо ошибок, относящихся к процедуре утверждения графика отпусков и ознакомления с ним работников, специалисты кадровой службы часто допускают ошибки непосредственно в самом документе. Эти досадные неточности, в конечном итоге, делают его недостоверным и недействительным. Вот одна из таких ошибок.
Очень часто специалисты кадровой службы в графике отпусков указывают только месяц предоставления отпуска. И действительно, в Трудовом кодексе не содержится прямого требования указывать в графике даты начала отпусков работников. Но по мнению специалистов Роструда у всех работников, включённых в график, в обязательном порядке следует указывать точные даты начала и окончания для каждого вида отпуска. В случае возникновения споров это позволит избежать претензий со стороны Государственной инспекции по труду.
Теперь допустим, что в графике отпусков вообще не указаны ни дата, ни месяц начала отпуска работника. Это уже будет являться прямым нарушением трудового законодательства, которое может повлечь наложение административного штрафа на организацию и на должностных лиц. В этом случае, оспорить позицию контролирующих органов в судебном порядке, скорее всего, не удастся (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 N 12-556/2017).
Другой распространенной ошибкой составления графика отпусков, которую регулярно допускают кадровики, является включение в график не всех сотрудников, работающих в компании по трудовым договорам.
Про каких работников зачастую «забывают» сотрудники кадровой службы, составляя график отпусков?
Как правило, это сотрудники компании, трудоустроившиеся незадолго до нового года. При этом, кадровики искренне считают, что их включать в график отпусков не нужно. Так как на 1 января года, на который составляется график, они ещё не отработали в компании 6 месяцев. Это в корне ошибочная позиция. Ведь рабочий год у таких сотрудников завершится раньше окончания следующего календарного года. А в соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск сотруднику работодатель обязан предоставить до истечения 12 месяцев работы в компании.
Очень часто в график отпусков не включают сотрудниц, которые собираются в декрет. Хотя, по общему правилу, отпуск по беременности и родам предоставляется только на 140 календарных дней. По окончании отпуска по беременности и родам сотрудница может выйти на работу, а не использовать отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она вполне может успеть вернуться из декрета с правом на отпуск в том году, на который и составляется график.
В число ошибочно забытых сотрудников входят и сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Однако, в этом случае, кадровики отчасти правы, так как в график отпусков следует включать только тех из них, у которых отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков.
К ним относятся и работники, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время в соответствии со ст.123 ТК РФ. Например, работники в возрасте до 18 лет, женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, супруги военнослужащих и т.п. Эти работники обязательно должны быть включены в график отпусков. А в том случае, когда по каким-либо причинам даты отпуска такой работник сообщить не может, кадровому работнику просто не следует вносить информацию в графу о планируемых датах отпуска. При этом, в примечании, желательно указать причину, по которой даты отпуска неизвестны. Например, «Является совместителем (ст. 286 ТК РФ)» или «Многодетный родитель (ст. 262.2 ТК РФ)».
И, наконец, работники, которые использовали свои отпуска полностью ещё до начала календарного года, на который составляется график. Такие работники обязательно должны быть включены в график отпусков на следующий календарный год с указанием, что ими отпуск уже был использован, а потому в 2021 году и не предусмотрен. В примечании следует отметить, что, например, отпуск за 2021 год сотрудники уже полностью использовали в 2020 году.
Самая распространенная ошибка при составлении графиков отпусков
Но, пожалуй, самой распространенной ошибкой, допускаемой специалистами кадровой службы при составлении графика отпусков, является либо разделение отпуска на части без согласия сотрудника, либо неправильное разделение отпуска на части.
На самом деле отпуск сотруднику с его согласия можно разделить на части. Об этом прямо изложено в ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Но сделать это нужно таким образом, чтобы продолжительность хотя бы одной из частей отпуска была не меньше 14 календарных дней. А вот в какой последовательности будут предоставлены сотруднику части отпуска — значения не имеет.
Следовательно, при разделении отпуска на части согласие сотрудника является обязательным, работодатели не вправе требовать от своих подчиненных разделения их отпуска. Поэтому работодателю и работнику еще до составления графика отпусков необходимо согласовать не только сам факт разделения отпуска, но и определить продолжительность каждой из частей, не забывая, что одна из них должна длиться как минимум 14 календарных дней.
Работнику кадровой службы, ответственному за составление графика отпусков, необходимо быть предельно внимательным при отражении отпусков тем сотрудникам, которым запланировано предоставление отпуска частями. Не следует вносить записи об отпусках, если у вас нет подтверждения, что разделение отпуска на части произошло по взаимному согласию сторон. Ведь сама по себе подпись сотрудника о том, что он ознакомлен с графиком отпусков, не выражает согласия последнего с разделением ему отпуска на части, в том числе и на разделение ему отпуска именно таким образом.
Во избежание возникновения споров лучше получить от сотрудника заявление о согласии на разделение отпуска на части с указанием продолжительности и даты начала и окончания каждой из них. Или заключить с ним отдельное соглашение. Можно также дополнить график отпусков специальной графой, содержащей отметку о согласии сотрудника с разделением ему отпуска на части. Но в этом случае, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут посчитать такое оформление соглашения недостаточным.
Дорогие мои читатели, многие из Вас подходят к составлению графика отпусков формально, думая, что график необходим исключительно для проверяющих. Да, в Трудовом кодексе он указан, как обязательный документ, который должен быть в каждой организации. Но если подойти к составлению графика отпусков с должным вниманием и при формировании учесть особенности производственного процесса и степень нагрузки на персонал в разные периоды в течение года, то он станет хорошим подспорьем для руководителя компании. Он позволит равномерно распределить нагрузку на персонал, предоставляя отпуска сотрудникам таким образом, чтобы в один прекрасный летний день компания не осталась совсем без работников.
Екатерина Сорокина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°» Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Как рассчитать отпускные с учётом периода нерабочих дней в пандемию
- Как заполнить РСВ при превышении предельной величины базы для расчёта страховых взносов
- Примеры расчёта отпускных в 2020 году, если в расчётный период включаются месяцы самоизоляции из-за коронавируса
Как избежать ошибок с графиком отпусков
Специалисты Зарплата360 расскажут — как правильно составить график и не допустить ошибок
Задайте вопрос экспертам
Вы можете получить консультацию со ссылками на нормативную базу, если оставите свои контакты в форме ниже:
Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ошибок, о которых стоит знать.
Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.
1. Неуведомление о начале отпуска
Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Неучет мнения особых категорий работников
Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.
К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.
2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы
Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.
Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания соответствующего работника предоставить ему отпуск.
Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха
Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.
Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.
Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.
4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)
Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.
Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях
Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.
Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.
Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ):
- от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
- далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).
6. Перенос отпуска без согласия сотрудника
График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.
Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей (военные сборы5, дни сдачи крови6, вызов на допрос в качестве свидетеля7 и т.д.);
- в случае болезни сотрудника во время отпуска;
- при пропуске работодателем срока оплаты отпуска8 или срока предупреждения работника о времени начала отпуска.
В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.
7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника
Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.
Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
8. Замена отпуска денежной компенсацией
До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).
Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда10, за работу в соответствующих условиях.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.
Однако кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.
Судебная практика
При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).
В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Незаметно, шаг за шагом, текущий календарный год близится к своему завершению. За окнами уже царит золотая осень. А значит, у сотрудников кадровой службы начинается горячая пора. Ведь им уже сейчас необходимо запланировать порядок предоставления отпусков сотрудникам в будущем, 2021 году. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников компании, который должен составляться ежегодно. В своей статье я хочу обратить внимание читателей на те ошибки и недочёты, которые могут быть допущены при составлении этого документа.
Понятно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает, но в случае с ошибками, допущенными в таких важных документах, цена даже небольшого недочёта может быть очень велика.
Напомню, что несоблюдение требований к порядку составления и утверждения графика отпусков может обернуться для организации и её руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства. В соответствии с ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ этот штраф составляет для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Наказать за такой проступок могут в течение 1 года со дня совершения административного правонарушения, то есть с момента утверждения графика отпусков.
Не соблюдение сроков утверждения графика отпусков, установленных ч.1 ст. 123 ТК РФ, является самой распространённой ошибкой при его составлении.
График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Следовательно, график отпусков на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года (Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). А значит, не позднее 17 декабря 2020 года приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год должен быть издан.
По мнению Минтруда РФ если 17 декабря выпадет на нерабочий день, то в силу п. 4 ст. 14 ТК РФ днём окончания срока утверждения считается ближайший рабочий день. Трудовой кодекс не запрещает работодателю утвердить график заранее, не дожидаясь 17 декабря.
Срок утверждения графика отпусков будет нарушен и в том случае, если сначала график отпусков был утверждён в установленные Трудовым кодексом сроки, а потом, например, из-за изменения должности у кого-то из сотрудников, был утверждён ещё раз, но уже после 17 декабря. В такой ситуации дату утверждения графика изменять не следует. Достаточно будет издать приказ «О внесении изменений в график отпусков от ХХ.12.2020».
Второй наиболее часто встречающейся и, пожалуй, самой досадной ошибкой работодателя при работе с графиком отпусков является отсутствие ознакомления работников с этим категорически важным для них кадровым документом. Так как именно графиком отпусков определяется очерёдность предоставления им оплачиваемых отпусков.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ и работник, и работодатель обязаны чётко следовать графику отпусков. Это означает, что работник фактически должен использовать отпуск в тот период, который указан в графике, а работодатель, в свою очередь, обязан отпустить его в отпуск в означенный период. Ни одна из сторон не может отказаться в одностороннем порядке от обязательств, определённых в документе. Изменить период отпуска стороны могут, только придя к взаимному соглашению.
При несоблюдении работником очерёдности отпусков, зафиксированной в графике, он может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. А если нарушение обязательств допустит работодатель, его, при возникновении споров, могут привлечь к административной ответственности.
Поэтому в интересах работодателя ознакомить сотрудников с графиком отпусков, утверждённым в компании на следующий календарный год, и сделать это своевременно. Бытует мнение, что для ознакомления с графиком отпусков его достаточно вывесить на всеобщее обозрение, и в этом же документе, при отсутствии возражений, работники должны поставить свои подписи. Но это не совсем так.
График отпусков обязательно подписывают работники, которые
- составляют график, например, специалист отдела кадров;
- которые его утверждают, как правило, это руководитель компании (он утверждает этот документ);
- и согласуют — это представитель профсоюзной организации, если такая в компании имеется.
Остальные сотрудники, могут поставить свои подписи непосредственно в графике отпусков, только в том случае, если в нем предусмотрена для этого специальная графа, например, «С графиком отпусков ознакомлен».
Правильнее будет ознакомить сотрудников с утверждённым графиком отпусков, воспользовавшись ведомостью (листом) ознакомления или подписью в журнале ознакомления с локальными нормативными актами компании.
Помимо ошибок, относящихся к процедуре утверждения графика отпусков и ознакомления с ним работников, специалисты кадровой службы часто допускают ошибки непосредственно в самом документе. Эти досадные неточности, в конечном итоге, делают его недостоверным и недействительным. Вот одна из таких ошибок.
Очень часто специалисты кадровой службы в графике отпусков указывают только месяц предоставления отпуска. И действительно, в Трудовом кодексе не содержится прямого требования указывать в графике даты начала отпусков работников. Но по мнению специалистов Роструда у всех работников, включённых в график, в обязательном порядке следует указывать точные даты начала и окончания для каждого вида отпуска. В случае возникновения споров это позволит избежать претензий со стороны Государственной инспекции по труду.
Теперь допустим, что в графике отпусков вообще не указаны ни дата, ни месяц начала отпуска работника. Это уже будет являться прямым нарушением трудового законодательства, которое может повлечь наложение административного штрафа на организацию и на должностных лиц. В этом случае, оспорить позицию контролирующих органов в судебном порядке, скорее всего, не удастся (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 N 12-556/2017).
Другой распространенной ошибкой составления графика отпусков, которую регулярно допускают кадровики, является включение в график не всех сотрудников, работающих в компании по трудовым договорам.
Про каких работников зачастую «забывают» сотрудники кадровой службы, составляя график отпусков?
Как правило, это сотрудники компании, трудоустроившиеся незадолго до нового года. При этом, кадровики искренне считают, что их включать в график отпусков не нужно. Так как на 1 января года, на который составляется график, они ещё не отработали в компании 6 месяцев. Это в корне ошибочная позиция. Ведь рабочий год у таких сотрудников завершится раньше окончания следующего календарного года. А в соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск сотруднику работодатель обязан предоставить до истечения 12 месяцев работы в компании.
Очень часто в график отпусков не включают сотрудниц, которые собираются в декрет. Хотя, по общему правилу, отпуск по беременности и родам предоставляется только на 140 календарных дней. По окончании отпуска по беременности и родам сотрудница может выйти на работу, а не использовать отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она вполне может успеть вернуться из декрета с правом на отпуск в том году, на который и составляется график.
В число ошибочно забытых сотрудников входят и сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Однако, в этом случае, кадровики отчасти правы, так как в график отпусков следует включать только тех из них, у которых отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков.
К ним относятся и работники, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время в соответствии со ст.123 ТК РФ. Например, работники в возрасте до 18 лет, женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, супруги военнослужащих и т.п. Эти работники обязательно должны быть включены в график отпусков. А в том случае, когда по каким-либо причинам даты отпуска такой работник сообщить не может, кадровому работнику просто не следует вносить информацию в графу о планируемых датах отпуска. При этом, в примечании, желательно указать причину, по которой даты отпуска неизвестны. Например, «Является совместителем (ст. 286 ТК РФ)» или «Многодетный родитель (ст. 262.2 ТК РФ)».
И, наконец, работники, которые использовали свои отпуска полностью ещё до начала календарного года, на который составляется график. Такие работники обязательно должны быть включены в график отпусков на следующий календарный год с указанием, что ими отпуск уже был использован, а потому в 2021 году и не предусмотрен. В примечании следует отметить, что, например, отпуск за 2021 год сотрудники уже полностью использовали в 2020 году.
Самая распространенная ошибка при составлении графиков отпусков
Но, пожалуй, самой распространенной ошибкой, допускаемой специалистами кадровой службы при составлении графика отпусков, является либо разделение отпуска на части без согласия сотрудника, либо неправильное разделение отпуска на части.
На самом деле отпуск сотруднику с его согласия можно разделить на части. Об этом прямо изложено в ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Но сделать это нужно таким образом, чтобы продолжительность хотя бы одной из частей отпуска была не меньше 14 календарных дней. А вот в какой последовательности будут предоставлены сотруднику части отпуска — значения не имеет.
Следовательно, при разделении отпуска на части согласие сотрудника является обязательным, работодатели не вправе требовать от своих подчиненных разделения их отпуска. Поэтому работодателю и работнику еще до составления графика отпусков необходимо согласовать не только сам факт разделения отпуска, но и определить продолжительность каждой из частей, не забывая, что одна из них должна длиться как минимум 14 календарных дней.
Работнику кадровой службы, ответственному за составление графика отпусков, необходимо быть предельно внимательным при отражении отпусков тем сотрудникам, которым запланировано предоставление отпуска частями. Не следует вносить записи об отпусках, если у вас нет подтверждения, что разделение отпуска на части произошло по взаимному согласию сторон. Ведь сама по себе подпись сотрудника о том, что он ознакомлен с графиком отпусков, не выражает согласия последнего с разделением ему отпуска на части, в том числе и на разделение ему отпуска именно таким образом.
Во избежание возникновения споров лучше получить от сотрудника заявление о согласии на разделение отпуска на части с указанием продолжительности и даты начала и окончания каждой из них. Или заключить с ним отдельное соглашение. Можно также дополнить график отпусков специальной графой, содержащей отметку о согласии сотрудника с разделением ему отпуска на части. Но в этом случае, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут посчитать такое оформление соглашения недостаточным.
Дорогие мои читатели, многие из Вас подходят к составлению графика отпусков формально, думая, что график необходим исключительно для проверяющих. Да, в Трудовом кодексе он указан, как обязательный документ, который должен быть в каждой организации. Но если подойти к составлению графика отпусков с должным вниманием и при формировании учесть особенности производственного процесса и степень нагрузки на персонал в разные периоды в течение года, то он станет хорошим подспорьем для руководителя компании. Он позволит равномерно распределить нагрузку на персонал, предоставляя отпуска сотрудникам таким образом, чтобы в один прекрасный летний день компания не осталась совсем без работников.
Екатерина Сорокина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°» Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Как рассчитать отпускные с учётом периода нерабочих дней в пандемию
- Как заполнить РСВ при превышении предельной величины базы для расчёта страховых взносов
- Примеры расчёта отпускных в 2020 году, если в расчётный период включаются месяцы самоизоляции из-за коронавируса
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается ежегодно графиком отпусков — эту норму ст. 123 ТК РФ помнят практически все работодатели и в середине декабря уже имеют готовый и утвержденный график отпусков. А вот исполняется он не всегда так же четко, как утверждается.
Во многих случаях ни работник, ни работодатель не могут предположить заранее точное время для ухода в отпуск. Со стороны работодателя на решение об отпуске работника не по графику могут повлиять не только просьбы работника и собственные интересы, но и внешние обстоятельства. А пресловутая «производственная необходимость» может возникнуть спонтанно и вне планов самого работодателя, но в этом случае перенос отпуска возможен только с письменного согласия работника и не далее чем на следующий рабочий год (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Со стороны работника планы изменяются по самыми разным причинам.
Поэтому нередко в конце года можно констатировать: график отпусков исполнялся лишь частично, основная же масса отпусков предоставлена не по графику. И здесь кадровику и бухгалтеру становится не по себе. Прежде всего страшно из-за того, что непонятно, ждет ли работодателя наказание за то, что график так плохо исполнялся, но при этом все (и работники, и работодатель) остались довольны. Еще страшнее, если не выполнялись требования о заблаговременном уведомлении и оплате за три дня до отпуска.
Но давайте рассмотрим все по порядку.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ОТСУТСТВУЕТ — ЭТО БЕЗУСЛОВНОЕ НАРУШЕНИЕ
За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в размере:
- для юрлица — от 30 до 50 тыс. руб.;
- для ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- для ответственных должностных лиц организации — предупреждение или штраф от 1 до 5 тыс. руб.
Никаких способов минимизации риска наступления ответственности, кроме как своевременного утверждения графика отпусков, не существует.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ЧАСТИЧНО ИЛИ ПОЛНОСТЬЮ НЕ ИСПОЛНЯЕТСЯ — ЭТО НЕ ВСЕГДА НАРУШЕНИЕ
График отпусков обязателен для работника и работодателя[1]. По общему правилу график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года[2].
В отличие от полного отсутствия утвержденного графика факт неисполнения графика отпусков довольно легко можно исправить: для этого нужно всего лишь иметь заявление от работника о предоставлении отпуска раньше, чем он предусмотрен по графику, либо о переносе на более поздний срок.
Если работодатели пользуются унифицированной формой № Т-7[3], то все изменения в графике отпусков будут отражаться в предусмотренных для этого графах:
- новая дата отпуска — в графе 7 (а также дублируется в графе 9);
- основание перенесения (например, заявление работника) — в графе 8.
Нарушения:
- не иметь графика отпусков;
- не предоставлять отпуск по графику, если нет заявлений от работников;
- не информировать работника о дате начала отпуска, если отпуск предоставляется по графику;
- не выплатить работнику отпускные в установленный срок.
Нюанс и парадокс
Если не предоставить отпуск по графику, то работодатель может быть не только оштрафован — работник может подать на него в суд и отсудить компенсацию морального вреда. Однако с требованиями предоставить отпуск в действительности оказалось не все так просто:
- пока суд да дело, требовать предоставить отпуск по графику становится нелогичным и даже утопичным, ведь предусмотренный по графику период по факту уже прошел;
- требования работника обязать работодателя предоставить отпуск вне графика тоже не подлежат удовлетворению даже судом — закон не предоставил право суду обязывать работодателя предоставить отпуск работнику вне графика, если у того нет льготного права использовать его в удобное для него время.
Рассматриваемый пример из судебной практики в этой ситуации показателен. Увы, но получается, что работодатель, не отпустивший работника в отпуск по графику, рискует лишь своими деньгами. Законным способом нельзя заставить его предоставить этот отпуск работнику, не имеющему льготу по его использованию в удобный для себя период, даже если нарушение графика — вина работодателя. А на следующий год ситуация может повториться или, что еще хуже для работника, работодатель утвердит график отпусков, не спрашивая у работника его пожеланий (имеет на это право в отношении всех работников, не обладающих льготным статусом использовать отпуск в удобное для них время), и намеренно отправит такого строптивого и отстаивающего свои интересы работника в отпуск в самое неподходящее для реального отдыха время (например, в слякотный ноябрь или морозный февраль).
В ГРАФИКЕ ПРЕДУСМОТРЕНА ЛИШЬ ЧАСТЬ ОТПУСКА — ЭТО НАРУШЕНИЕ
Довольно часто камнем преткновения для кадровиков становятся работники, которые приняты в середине года или в его второй половине. По сути, за полгода к дате утверждения графика отпусков они заработали лишь на половину отпуска, которую работодатель и отражает в графике. Однако это неправильный подход.
Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
С учетом этого в графике отпусков работникам, которые к моменту начала нового календарного года уже отработали(-ют) шесть месяцев, отпуск следует предусматривать в полном объеме.
[1] Часть 2 ст. 123 ТК РФ.
[2] Часть 1 ст. 123 ТК РФ.
[3] Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 6, 2020.
Подборка наиболее важных документов по запросу Ошибка в графике отпусков (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
<Письмо> Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784
<О направлении ответов на вопросы по представлению в Социальный фонд России с 1 января 2023 года ежемесячной отчетности по форме ЕФС-1>Ответ: при подаче сведений по форме подраздела 1.3 за отчетный месяц необходимо представить информацию о выплатах, начисленных «ЗА» отчетный месяц (при подаче сведений за январь 2023 года необходимо отразить данные о заработной плате, начисленной за январь 2023 года, т.е. содержащиеся в «расчетном листке» за соответствующий месяц). При этом, если согласно ЛНА определенные выплаты начисляются в более поздние периоды (например, годовая премия работнику начисляется «за» февраль и отражается в «расчетном листке» за февраль), то соответствующие выплаты необходимо отразить в отчете за февраль, вне зависимости от того, как они названы. Если сотрудник уходит в очередной отпуск (по графику), а выплаты ему выплачены в предыдущем месяце и начислены согласно «расчетному листку» ЗА предыдущий месяц, то соответствующие выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц.