Ошибки при адаптации персонала

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Первое впечатление — самое важное. Какое впечатление о компании ваша программа адаптации оставляет у новичков? Как избежать типичных ошибок? Узнайте об этом из перевода статьи 5 Common Missteps In Onboarding Programs Ханны Фон Банк из Allen Interactions.

Согласно исследованиям, эффективные программы адаптации новых сотрудников повышают показатели удержания и производительности. А вот неэффективные – напротив, ведут к финансовым потерям, выгоранию сотрудников и увеличению текучки.

Ежегодно в США 25% трудящихся меняют работу, поэтому для работодателей создание привлекательной и прозрачной кадровой политики должно стать ключевой задачей.

Что означает «эффективная адаптация» на самом деле?

Конкретные цели адаптации новых сотрудников в разных компаниях могут отличаться. Однако судя по результатам опросов самих новичков и их руководителей, главные цели комплексной программы включают:

• Принятие сотрудником культуры, ценностей и приоритетов компании.
• Лояльность по отношению к работодателю.
• Поощрение социализации и создание чувства принадлежности.
• Снижение тревожности новых сотрудников.
• Формулирование четких критериев оценки результатов.
• Уменьшение кривой обучения.
• Решение административных вопросов (предоставление льгот и т.п.).

Согласуется ли ваша программа адаптации с этими целями? Если ваш ответ — нечто иное, нежели «На все сто!», не бойтесь — вы не одиноки. Allen Interactions уже более 20 лет работает в сфере обучения. За это время мы видели сотни программ адаптации сотрудников для самых разных отраслей. В этой статье мы расскажем о самых распространенных ошибках, с которыми мы сталкивались в своей практике.

1. Информационный шквал, или программа «узнай все за один день»

Первый день на новом месте всегда изнурителен. И едва ли вы облегчите жизнь новичку, попросив его в течение одного дня заполнить все документы и пройти вводный электронный курс. Усвоить такое количество информации, пожалуй, способен лишь мифический идеальный сотрудник, который все записывает и никогда, слышите, никогда не жмет «далее», не прочитав весь текст до конца, так как понимает, насколько он важен.

Волшебного рецепта успеха здесь нет. Программа адаптации — один из самых комплексных типов обучения, поэтому ее невозможно пройти и хорошо усвоить за один день или даже за неделю. В идеале она должна занимать не более двух часов рабочего времени в день, и длиться 2-6 месяцев. Такой формат снимает давление с новичков («ты должен знать все и сразу») и дает им достаточно времени, чтобы усвоить информацию, задать интересующие вопросы и начать применять полученные знания в работе.

2. Исключение опытных сотрудников из процесса обучения новичков

Часто в программах адаптации отсутствуют встречи и общение с коллегами. А это очень важно для снижения тревожности новых сотрудников и создания чувства причастности. В конце концов, разве не для этого создаются такие программы?

Опытный менеджер или коллега может стать бесценным источником информации, когда у новичка возникают вопросы или ему необходимо привить правильную модель поведения. А что самое важное, он может помочь новому сотруднику не ощущать себя новеньким в классе. Программы наставничества, социальных мероприятий и командных обсуждений в процессе адаптации — недорогой способ достичь всего этого.

Ваши опытные сотрудники могут также помочь ценными советами по созданию учебных материалов (в конце концов, они уже через него проходили) и даже взять на себя разработку полезных ресурсов. К примеру, создать FAQ или группу для новичков в соцсети.

3. Чрезмерный фокус на компании

Вероятно, вы наняли новых сотрудников, потому что заметили в них уникальные черты характера, идеи или набор навыков, которые добавят ценности вашей компании. Отличный способ пренебречь этим — полностью сосредоточиться на себе («Вот что, что МЫ здесь делаем, а вот ваше место») в формате одинакового для всех монолога. Избегайте этой ловушки. Дайте новичкам возможность делиться идеями, задавать вопросы, ставить цели личного развития и размышлять о ценности, которую они приносят компании. (Прим. пер.: автор также советует прочитать статью Эллен Бернс-Джонсон на тему фокуса на ученике).

4. Негативное или неточное представление корпоративного бренда и культуры

Речь идет не о визуальном оформлении курсов. Какое мнение должно сложиться у новых сотрудников о вашей компании и ее культуре после прохождения программы адаптации? Вряд ли вы бы хотели услышать эпитеты «скучный», «монотонный», «неинтересный», «нудный» и «незапоминающийся». Однако именно эти слова мы чаще всего слышим от сотрудников компаний, когда просим описать их вводное обучение.

Одна из главных целей обучения новых сотрудников в большинстве компаний — знакомство с корпоративными ценностями и культурой. Так что у менеджеров и специалистов по обучению есть уникальная возможность (и ответственность) продемонстрировать характер компании так, чтобы это осталось в памяти.

Если ваша компания позиционирует себя как классное, гибкое и инновационное место работы — продемонстрируйте это забавными интерактивностями, оживленными обсуждениями и персонализированными уроками. У вашей компании богатая история? Создайте наглядную интерактивную шкалу времени. Как вы расскажете свою историю — зависит от вас, главное, расскажите ее!

Надеемся, на этом этапе ваши новые сотрудники уже имеют некоторое представление о том, чем они будут заниматься. Но действительно ли они понимают, что значит справляться со своими обязанностями и как их руководители будут это оценивать? Речь идет не о должностной инструкции или буклете «50 причин, по которым вас могут уволить» — для этого есть справочник сотрудника. Речь о ежедневных вопросах «зачем» и «как» для каждой конкретной должности.

Допустим, менеджеры вашего колл-центра знают, что они должны совершать X звонков в день. Но знают ли они, почему? Ведь есть же какие-то причины, почему норма — именно столько. Понимание того, что эти цифры взяты не с потолка, поможет сотрудникам осознать, как их работа влияет на общую картину.

Будут ли результаты сотрудника, работающего два месяца, отличаться от результатов его коллеги с 10-летним опытом? Естественно. Сообщите новичкам, какого результата вы ждете от их первых нескольких месяцев работы, и поясните, что на этом этапе их главная задача — учиться, а не начать делать все и сразу. Четко сформулированные реалистичные ожидания снизят тревогу, поспособствуют открытому диалогу и позволят новичкам не опасаться осуждения, если они вдруг попросят о помощи.

Адаптация — это нечто большее, чем требования HR-отдела или список основных ценностей компании. Адаптация — это возможность рассказать историю своей компании. Возможность оказать теплый прием, учить и учиться самим. Ваша программа адаптации сформирует отношение ко всему дальнейшему обучению, так почему бы не произвести хорошее впечатление?

А что об этом думаете вы? Поделитесь с нами в комментариях ниже! 

Данная статья это текстовая версия материала с блога Officevibe. Вы узнаете зачем нужна адаптация сотрудников в организации, какие основные ошибки допускаются в этом процессе и как правильно настроить программу адаптации в своей компании. 

Чтобы детальнее изучить эту и другие технологии управления персоналом, регистрируйтесь на курсы hr менеджеров и рекрутеров.

Далее прямая речь автора статьи Элисон Робинс. Только для начала небольшой опрос.

Содержание

1. Статистика адаптации сотрудников
2. Ошибки при адаптации сотрудников
3. Рекомендаций по адаптации
4. Примеры хорошего процесса адаптации
5. Сбор отзывов во время адаптации

Если ты сможешь успешно принять нового сотрудника со структурированным планом, то он будет более продуктивным и с большей вероятностью останется в твоей компании. Но по какой-то причине ты часто ошибаешься. Хоть ты хотел бы посвятить три месяца тому, чтобы убедиться, что новый сотрудник принят на работу должным образом — у тебя просто нет на это времени. Тебе нужен кто-то, кто был бы готов к работе заранее.

Таким образом, процесс адаптации длится около недели, если повезет. Ты обещаешь себе, что в следующий раз у тебя все получится, но никогда не делаешь эту задачу приоритетной. Это огромная ошибка. Программа адаптации — единственный шанс правильно интегрировать сотрудника в свою культуру.

Это гарантия того, что сотрудники будут успешны в долгосрочной перспективе и у них будут все ресурсы, необходимые для того, чтобы быть эффективными, самостоятельными и продуктивными.

Статистика адаптации сотрудников

В нашем исследовательском отчете «Состояние вовлеченности сотрудников», мы обнаружили, что адаптация сотрудников — серьезная проблема во многих компаниях по всему миру.

Отчет обновляется в режиме реального времени, но по состоянию на декабрь 2016 года, когда мы спрашивали сотрудников: «У вашей организации отличный процесс найма и приема на работу?», мы выяснили, что 51% людей считают, что этот процесс в их компании можно улучшить.

Для организаций это огромная возможность повысить вовлеченность сотрудников. Вот несколько более мощных статистических фактов, которые действительно объясняют, насколько это важно.

1. 69% сотрудников с большей вероятностью будут работать в компании около 3 лет, если они прошли отличную адаптацию.
2. 20% утечки кадров случается на первые 45 дней.
3. Сотрудники, которые прошли через структурированную программу адаптации, на 58% вероятнее будут работать в компании больше 3 лет.
4. Компании с стандартизированным процессом адаптации имеют на 50% лучший показатель удержания персонала.
5. 22% компаний не имеют формализованого плана адаптации сотрудников.
6. Только 37% компаний расширяют свои программы адаптации дальше первого месяца работы.
7. 60% компаний не устанавливают цели для новых сотрудников.
8. 20% сотрудников более удовлетворены своими менеджерами, если у них есть тренинг по адаптации.

Самые серьезные ошибки при адаптации сотрудников 

Прием на работу — это самая важная часть жизненного цикла сотрудников. У тебя есть только один шанс произвести первое впечатление, поэтому тебе нужно убедиться, что прием на работу нового сотрудника прошел успешно.

Чем больше путаницы в этом процессе, тем больше вероятность того, что сотруднику потребуется больше времени для адаптации. Он будет иметь неправильное представлении о компании или, что еще хуже, уволится. Вот несколько самых серьезных ошибок, которые обычно совершаются в процессе адаптации и которых лучше избегать.

1. Не устанавливать четких ожиданий

Ключевым моментом, которого лучше избегать в отношении любого сотрудника, особенно в самом начале, является путаница. Если сотрудник в замешательстве, он потратит лишнее время и энергию, размышляя и беспокоясь о том, что он делает.

Кроме того, в начале, всё, что хочет сделать сотрудник, это произвести впечатление на своего нового начальника. Трудно понять, впечатлил ли ты своего менеджера, если не знаешь точно, что от тебя ожидают.

Как это исправить: исправить это просто. Убедись, что сотрудники с самого начала на 100% понимают, каковы их цели и чего от них ждут. Использование чего-то вроде OKR для постановки целей — отличный способ прояснить ситуацию.

2. Не давать достаточно времени для адаптации

Это, пожалуй, самая распространенная ошибка, допускаемая при наборе персонала. Я понимаю, почему это происходит, но ты оказываешь медвежью услугу своим сотрудникам, не давая им достаточно времени.

Проблема в том, что менеджеры хотят, чтобы их новые сотрудники работали как можно быстрее, поэтому они не тратят необходимое количество времени на их развитие. Но помни — кратковременная боль, долговременная выгода.

Как это исправить: это легче сказать, чем сделать, но тебе нужно набраться терпения по отношению к своим сотрудникам. Пойми, что их развитие займет некоторое время. Будь готов вкладывать в них время и деньги, чтобы они были более продуктивными в будущем.

3. Отсутствие процесса приема на работу

Введение в должность — это то, что создает предпосылки для долгосрочного успеха в компании, а значит важно, чтобы ты воспринимал это всерьез. Частью серьезного отношения к этому вопросу является обеспечение наличия у тебя официального процесса приема на работу. Убедись, что у тебя есть такие вещи, как:

• Чеклист.
• План.
• Цели.
• Контрольные точки.

Наличие данного процесса облегчит тебе масштабирование и улучшение, и ты сможешь быстрее находить в нем проблемы.

Как это исправить: создай формальный процесс с несколькими членами своей команды, с которым каждый будет согласен. Ты можешь сделать так, чтобы отдельные люди, занимались отдельными этапами этого процесса.

4. Слишком долгий процесс приема на работу

Хотя наличие процесса очень важно, важно также убедиться в том, что каждый сотрудник прошел инструктаж и обучение так, как он хочет.

Каждый сотрудник уникален, поэтому ты можешь настроить этот процесс в зависимости от их предпочтений. Некоторым сотрудникам потребуется дополнительная обратная связь, а другие захотят узнать об их роли иначе, так что тебе стоит приспособиться. Постарайся максимально персонализировать процесс адаптации.

Как это исправить: не стоит думать, что надо действовать точь-в-точь как написано. Это можно использовать в качестве руководства, но затем настроить соответствующим образом. Помни, что твои новые сотрудники хотели бы, чтобы ты сделал их наиболее успешными.

5. Не собирать отзывы

Если ты не собираешь отзывы об адаптации сотрудников, как ты будешь контролировать процесс? Многие менеджеры делают ошибку, полагая, что их работа состоит в том, чтобы быстро ввести сотрудника в курс дела, обучить его самому необходимому, и двигаться дальше. Но если ты это сделаешь, то какой смысл нанимать кого-то в первую очередь?

Лучше убедиться, что сотрудники действительно получают выгоду от программы. Так что когда к ней присоединятся новые сотрудники, их опыт станет еще лучше.

Как это исправить: Регулярно собирать отзывы от новых сотрудников о том, как продвигается их адаптация. В начале, не стесняйся проверять их каждый день. Затем проверяй в конце первой недели, второй недели, первого месяца, второго месяца и третьего месяца как минимум.

6. Ничего не делать до того, как сотрудник начнет работу

До своего первого дня работы, новый сотрудник уже должен был иметь какое-то взаимодействие с твоей компанией.

Хотя ты не хочешь, чтобы сотрудники чувствовали себя перегруженными или думали, что им нужно работать еще до того, как они начнут: отправить им полезные руководства, информацию об истории компании или ссылки, которые могут им помочь, — это отличная идея.

Ты можешь отправить им дружеское электронное письмо, сообщающее им, что ты рад их присоединению. Ты можешь отправить им «приветственный пакет» или просто сказать им, что стоит взять с собой в первый день, чтобы было легче работать.

Как это исправить: ключевым моментом здесь является устранение любого страха или нервозности, которые, вероятно, есть у нового сотрудника. Прояви творческий подход, но не забудь показать как ты рад их вступлению в компанию. Отправь им полезные ссылки и убедись, что они знают, чего ожидать по прибытии.

6 важнейших рекомендаций по адаптации сотрудников

Найти и нанять кого-то — невероятно трудная задача. Как только ты найдешь кого-то, кто, по-твоему мнению, подходит для работы, ты должен убедиться, что его первые несколько месяцев в компании будут потрясающими.

Ты же не хочешь, чтобы сотрудники уволились после всего, через что ты прошел, чтобы получить их в команду. Так что следуй этим советам, чтобы обеспечить успешную адаптацию сотрудников.

1. Не торопись

Это, безусловно, самый важный совет для адаптации сотрудников. Этот процесс занимает минимум три месяца, но большинство компаний не дают своим сотрудникам больше недели.

Они хотят, чтобы их новые сотрудники были готовы к работе как можно быстрее. Но, ты же не хочешь, чтобы в твоей команде работал наполовину опытный сотрудник.

Существует так много всего, что новый сотрудник должен понять. Все тонкости твоей компании, её культура, продукты / услуги, как работает команда, инструменты которыми стоит пользоваться и т. д.

Больше всего на свете нужно понимать, что на это нужно время — нужно быть терпеливым. Чем дольше человеку приходится вставать на ноги, тем быстрее он достигает полной производительности.

2. Установи четкие цели

Хотя тебе нужно не спешить и проявлять терпение к новыми сотрудниками, один из способов ускорить их — это установить четкие цели на первые три месяца и регулярно проверять их. Это помогает им сосредоточиться на правильных вещах и дает им цель, к которой нужно стремиться.

Худшее, что ты можешь сделать, — это оставить нового сотрудника без дела. Поэтому, постановка целей на раннем этапе — это хороший способ заставить их работать над важными задачами.

Также это отличный способ убедиться, что вы оба находитесь на одной волне и не путаетесь. Одной из самых больших проблем для любого нового сотрудника является то, что он делает, что ты хочешь, поэтому постановка целей помогает обеспечить это.

Не забудь регулярно проверять, как выполняются поставленные задачи. По крайней мере, каждые две недели.

3. Введи наставничество

Программы наставничества хороши для любого сотрудника на любой стадии его жизненного цикла, но в процессе адаптации они становятся еще более эффективными.

На старте сотрудники могут быть нервными, растерянными и перегруженными. Предоставление им наставника — это идеальный способ обеспечить для них человека, который поможет им пройти через этот пугающий процесс.

Задавать вопросы непросто, но для нервного нового сотрудника приятно знать, что у него есть кто-то, к кому он может обратиться напрямую.

Кроме того, это позволяет наставнику сосредоточиться исключительно на адаптации этого нового сотрудника, что делает процесс еще более плавным. При наличии большого числа сотрудников нелегко точно определить, в чем заключаются проблемы, связанные с процессом адаптации.

4. Сделай так, чтобы первая неделя сотрудника была удивительной

У тебя есть только один шанс оставить приятное первое впечатление. Лучше сделать так, чтобы новый сотрудник получил удивительный опыт работы в твоей компании и команде.

В идеале нужно, чтобы у тебя был контакт с ними еще до того, как они начали работать. Необходимо убедиться, что, когда они впервые прибудут, они встанут с правильной ноги. Ты должен понимать, насколько они нервничают и как стесняются.

Убедись, что всё, что им нужно для работы, готово в первый день их работы (ты будешь удивлен, как часто об этом забывают).

Секрет того, чтобы сделать это правильно — быть внимательным. Подумай о новом сотруднике и позаботься о нем.

Затем убедись, что ты сделал такие вещи, как:

• Украсил свой стол лакомствами;
• Пообедал с ним;
• Познакомил его с каждым членом команды (пусть они проведут некоторое время с каждой командой, чтобы понять, что они делают);
• Пригласил и включил их на собрания.

5. Регулярно контролируй ситуацию

Помни, что слишком много общения не бывает. В начале процесса адаптации очень важно регулярно проверять, как идут дела. Это именно тот процесс, который стоит регулярно контролировать.

• В первую неделю стоит проверять каждый день (10-15 минут каждый день).
• Подведи итоги в конце первой недели. Вспомни всю неделю, а затем запланируй следующую.
• Повторяй этот процесс каждую неделю в течение первого месяца.
• Подведи итоги в конце третьего месяца, но все равно проверяй время от времени.

Примеры хорошего процесса адаптации сотрудников

Такие компании, как Facebook, Google и Twitter, известны своей культурой и успешно привлекли тысячи сотрудников. В качестве источника вдохновения мы приведем примеры процесса адаптации в некоторых наиболее известных компаниях в мире.

1. Twitter

Адаптация в Twitter начинается еще до того, как ты зашел в дверь. Это важный урок для компаний: не начинай адаптацию в первый день работы сотрудника, начни её, как только они примут предложение.

У них есть программа под названием «Да, к столу», в которой описывается всё, что необходимо сделать с момента, когда сотрудник говорит «да», до того момента, когда он приходит к рабочему столу.

Компания обеспечивает настройку их компьютера, электронной почты и всех необходимых инструментов. Их стол наполнен всякими полезными вещами, и что-то отмечает их прибытие, — например бутылка вина.

Одна из самых умных вещей, которые они делают, это то, как они планируют первый день. Ответ с Quora об адаптации в Twitter:

«Мы резервируем столы в нашем обеденном зале, и каждый новый сотрудник обедает со своей новой командой (тревоги «с кем я сижу в кафетерии» нет). После обеда я провожу сеанс «расширения компании», где мы тратим часы на ознакомление новых сотрудников с: командами, проектами, историей компании, внутренними шутками, фильтрами Gmail, внутренними инструментами и т.д.»

Они постоянно совершенствуются, разговаривают с людьми каждые один или три месяца, чтобы узнать, если что-то, что нужно изменить.

2. Facebook

Один из лучших и наиболее примечательных примеров — учебный лагерь от Facebook, шестинедельный интенсивный курс для инженеров по изучению азов Facebook. Вот цитата из поста Facebook, в которой рассказывается о том, как это работает:

«Централизовав функции наставничества и адаптации, мы значительно снизили затраты на наем персонала по сравнению с остальной частью организации, с точки зрения времени, затрачиваемого на то, чтобы показать людям азы и поддерживать наши стандарты на должном уровне».

3. IBM

Программа IBM по адаптации, Succeeding@IBM, известна как один из лучших процессов адаптации любой компании. Что делает его настолько образцовым, так это то, что он длится два года.

В большинстве компаний тебе повезет, если адаптация будет продолжаться больше двух недель. Двухлетнее внедрение в IBM гарантирует, что у сотрудников будет достаточно времени, чтобы медленно и комфортно изучить всё, что им нужно знать.

Процесс адаптации включает в себя массу технологий, упрощающих работу сотрудника, таких как внутренние социальные сети для встречи с коллегами, планы карьерного роста, наставничество и обучение.

4. Warby Parker

В статье New York Times подробно описывается их программа адаптации:

«Warby Parker посылает электронное приветственное письмо с историей компании, основными ценностями, вырезками из прессы и информацией о том, чего следует ожидать новому сотруднику в первый день, неделю и месяц. В ночь перед началом работы новым сотрудникам звонят их непосредственные начальники, чтобы убедиться, что они знают, куда и когда приехать».

Одна из самых крутых вещей, которые они делают в своей программе адаптации, — это так называемая «рулетка обеда», где программное приложение случайным образом выбирает две группы из четырех человек (не более одного человека на отдел), чтобы пойти на обед за счет компании.

5. Zappos

Все сотрудники Zappos проходят четырехнедельную программу обучения, похожую на учебный лагерь Facebook.

Из регистрационного документа Zappos:

«Программа Zappos Family New Hire — это четырехнедельное обучение, предназначенное для развития нашей культуры, создания более сильной команды и создания долгосрочных отношений во всей компании. Каждый, кто присоединяется к компании, независимо от отдела или должности, проходит одну и ту же четырехнедельную программу. Это помогает нам поддерживать нашу культуру обслуживания клиентов, несмотря на рост компании».

И, конечно же, они, как известно, предлагают новым сотрудникам уволиться за 4000 долларов, чтобы убедиться, что сотрудники присоединяются к команде не за деньги, а потому, что хотят там работать.

Сбор отзывов во время адаптации

Получение отзывов о процессе адаптации — единственный способ узнать, действительно ли сотрудники получают от этого пользу.

У тебя может быть самый изощренный процесс и самая надежная программа обучения, но если сотрудники не считают их полезными, — ты просто теряешь время и деньги.

Ты всегда хочешь стать лучше, и ты должен дать возможность каждому новому сотруднику помогать тебе улучшаться, когда на работу приходят новые работники. Регулярно контролируй ситуацию. В идеале, делать это очень часто в начале (каждый день в течение первой недели), затем проверяй процесс адаптации в конце первой, второй недели и т. д.

Использование анкетирования новых сотрудников — это отличный способ получить последовательную обратную связь о процессе адаптации и организовать его в простой форме.

В своем анкетировании при приеме на работу поинтересуйся, как, по мнению сотрудников, можно улучшить весь процесс, задав следующие вопросы:

1. Если бы вы могли что-то изменить в том, как проходит ваша адаптация, что бы это было?
2. Вам не кажется, что процесс адаптации слишком сложен для вас?
3. Что я могу сделать, чтобы ваша адаптация прошла более успешно?
4. Вы познакомились со своими коллегами? Если да, то были ли они любезны к вам?
5. Заставили ли мы вас почувствовать себя желанным гостем в ваш первый день?
6. Пока что, это та работа, на которую вы рассчитывали?
7. Какая часть процесса адаптации была наиболее эффективной / полезной?

Многие организации упускают невероятную возможность, не собирая отзывы в такой важный, для новых сотрудников, период.

Возможно, что в течение этих первых дней они ставят под сомнение свое решение вступить в твою организацию. Именно в этот нелегкий момент они нуждаются в поддержке как никогда. Когда сотрудник впервые вступает в организацию, он нервничает, поэтому ты должен унять эти страхи.

Необходимо сделать так, чтобы сотрудникам было как можно более удобно и комфортно и они могли схватывать все на лету. У них также есть свежий взгляд, поэтому они идеально подходят для того, чтобы рассказать тебе, что не так с процессом адаптации в твоей компании.

Умная идея, которую я однажды услышал от HubSpot, компании, известной своей удивительной культурой, заключается в том, что они возлагают на каждого нового сотрудника ответственность за улучшение процесса приема и адаптации на работу следующего сотрудника.

Связанные материалы >> soft skills, деловой этикет, как нанимать сотрудников, как проводить собеседования, как мотивировать сотрудников, как наказывать сотрудников, как увольнять сотрудников.

Содержание

Когда специалист переходит на новое место работы, он ожидает, что компания поможет ему приспособиться к новым условиям. Однако далеко не все организации разрабатывают планы для включения сотрудников в рабочий процесс и пускают новичков в свободное плавание. Рассказываем, что такое адаптация, как проводить ее в компании, какие инструменты подходят для этой задачи. 

Что такое адаптация сотрудников

Адаптация — это процесс приспособления нового сотрудника к работе в компании. Он происходит при знакомстве с членами команды, внутренним распорядком и должностными обязанностями.

В процессе адаптации специалист приобретает новые навыки, проходит обучение, привыкает к организации рабочих процессов и тонкостям внутренней кухни. В этом ему помогают HR-специалист, руководитель отдела и корпоративный тренер. В маленьких компаниях познакомить нового специалиста с его обязанностями может старший коллега, который работает в организации давно.

Главная задача адаптации — включить сотрудника в работу с минимальными затратами времени и усилий и отсутствием стресса. 

Виды адаптации сотрудников

В зависимости от опыта новичка процесс адаптации персонала делят на два типа:

• первичный — человек устраивается на рабочее место сразу после вуза, приобретает первый опыт взаимодействия с коллективом;
• вторичный — работник уже имеет минимум одну запись в трудовой книжке и меняет команду, работодателя, должность или специализацию. 

В зависимости от новых реалий, в которых сотрудник будет находиться, выделяют следующие виды адаптации:

• профессиональная — приобретение новых навыков и знаний, оценка собственных возможностей как специалиста;
• производственная — включение в новые условия труда, знакомство с оборудованием, изучение правил его эксплуатации и техники безопасности;
• социальная — принятие новой психологической роли;
• финансовая — приспособление к изменению уровня дохода, появлению дополнительных расходов (на дорогу до работы, питание);
• психофизиологическая — привыкание к новым условиям среды, например графику, режиму работы и отдыха, дресс-коду и другим нюансам.

Зачем помогать сотрудникам в адаптации

Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно. 

Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую. 

Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы. 

Основные проблемы новых сотрудников

Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока. 

Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:

• недостаток навыков самоорганизации;
• слабый уровень адаптации к новой среде;
• стеснение при общении с коллегами и руководителями;
• отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.

Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:

• неуверенность в собственных силах;
• боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;

• страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
• опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
• нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.

Что влияет на адаптацию нового сотрудника

То, насколько быстро новичок адаптируется к новым условиям, зависит от множества факторов. Ответственность за это в равной степени берут на себя компания и специалист. 

С позиции компании на процесс адаптации влияют:

• масштабы организации и стандартизированность рабочих процессов;
• наличие корпоративной культуры, технологий интеграции новых сотрудников, программ обучения и наставничества;
• открытость команды к появлению в коллективе новых людей;
• заинтересованность руководства и других сотрудников в адаптации нового персонала;
• условия труда, график и комфорт на рабочем месте;
• качество микроклимата в команде;
• управленческие навыки руководителей среднего и высшего звена. 

Факторы, которые влияют на адаптацию со стороны сотрудника:

• наличие опыта работы на похожих должностях и в аналогичных компаниях;
• готовность учиться (в том числе и на собственных ошибках);
• настрой человека на длительную работу в коллективе, желание стать частью команды;
• должность, обязанности, объем ответственности и задач на рабочем месте;
• соответствие знаний и навыков сотрудника занимаемой в компании должности; 
• образование и уровень квалификации новичка;
• психологические качества — устойчивость к стрессу, эмоциональный интеллект, эмпатия;
• коммуникативные способности, открытость новому. 

Кто отвечает за адаптацию сотрудников

Часто в компаниях нет четкого распределения, кто из специалистов несет ответственность за адаптацию сотрудников. Иногда никто из членов команды не берет на себя задачи по онбордингу. Тогда новички сами находят себе наставника в лице более опытного сотрудника, обучаются всему самостоятельно и при необходимости обращаются к нему за помощью.

Обычно с новым членом команды сначала взаимодействует рекрутер. После того, как новичок проходит отбор на должность, менеджер по подбору персонала передает сотрудника в руки других специалистов. Ими могут быть:

• HR-специалист. Подбирает обучение, отслеживает динамику адаптации сотрудника, отвечает за его психологический настрой, вовлеченность и мотивацию. Также специалист контролирует сроки и соответствие планам онбординга, составляет характеристики сотрудников по итогам процесса.
• Руководитель отдела или компании. Отвечает за приобретение новичком необходимых для работы знаний и навыков, принимает выполненные задачи, оценивает их качество, помогает исправить ошибки и воспитывает у специалиста самостоятельность. 
• Наставник или тренер. Сопровождает нового члена команды в течение всего периода обучения, дает мотивацию и эмоциональную поддержку. Специалист помогает обрести необходимые навыки для работы, влиться в коллектив и найти общий язык с руководством. 

Лучше подготовить четкие инструкции и чек-листы для адаптации новеньких в компании со списком ответственных лиц. Это поможет стандартизировать процесс онбординга и исключить из него лишних сотрудников.

Методы адаптации персонала

Каждая компания располагает собственными инструментами для ускорения адаптации. Они зависят от специфики должности новичка, нюансов корпоративной культуры и других особенностей. Однако можно выделить методы, которые подойдут большинству организаций. Они помогают сотрудникам оперативно влиться в работу и начать приносить пользу бизнесу — быстрее окупить затраты на поиск своей кандидатуры и содержание рабочего места. 

Разработка планов адаптации 

Компания может разработать свои документы и методические материалы с описанием всех этапов адаптации, которые сотрудники смогут использовать как инструкции. Они будут отражать ключевые положения онбординга, например:

• сценарий ознакомительной экскурсии по офису — расположение кабинетов, туалета, переговорной, места отдыха и столовой;
• внутренние правила и законы — график работы, совещаний и корпоративных мероприятий, особенности дресс-кода;
• порядок трудоустройства — подписание договора, длительность испытательного срока;
• коммуникации в коллективе — рабочие чаты и мессенджеры, доступ к корпоративной почте или CRM-системе.

Любую из CRM-систем можно интегрировать со Cквозной аналитикой Calltouch. Объедините нужные для анализа данные и контролируйте ключевые показатели в одном окне. Детальные отчеты помогут качественно анализировать маркетинг и продажи.

План по адаптации регулярно обновляют, корректируют с учетом изменений в организации, появления новых правил. 

Обучение и тренинги для новичков

Быстро ввести сотрудников в курс дела помогут обучающие мероприятия — тренинги, семинары и практикумы. Они могут быть индивидуальными и групповыми, практическими и теоретическими.

Многие компании автоматизируют процесс обучения и разрабатывают онлайн-курсы, создают чат-ботов и обучающие рассылки для новых сотрудников. Например, вы можете записывать видеоуроки, оценивать уровень знаний работников с помощью специальных анкет и тестов.

Персональные и групповые наставники

Некоторые организации нанимают в команду специалистов, которые выступают в роли менторов для новичков, или назначают эту задачу кому-то из руководства. Наставники сопровождают новых сотрудников в течение всего периода обучения, оказывают в том числе и необходимую моральную поддержку, отвечают на все вопросы по рабочим обязанностям. 

Коммуникация и знакомство с руководством

Важный этап системы адаптации персонала — личное знакомство новичка с руководителем и получение фидбэка от него. В одних компаниях сотрудник встречается с начальством сразу, как начинает работать, в других — только спустя время.

Выделите время и пригласите новичка на встречу с руководством, где он сможет задать вопросы и поделиться своими впечатлениями о работе. Дайте первую обратную связь и расскажите, что стоит улучшить в работе. Обязательно отметьте достижения. В дальнейшем такие встречи станут нормой для сотрудника. Он научится работать с замечаниями и взаимодействовать с вышестоящими членами команды без робости.

Внедрение специалиста в коллектив

Чтобы интегрировать сотрудника в коллектив, представьте его членам команды, расскажите специалисту про его обязанности и зону ответственности. Ключевые моменты лучше сообщать человеку в письменном виде, например по электронной почте. Это снизит риск того, что он упустит важные нюансы. Кроме того, если новый специалист что-то забудет, он всегда сможет вернуться к вашему сообщению.

Пригласите новичка на корпоративное мероприятие и покажите, как принято общаться в команде. Первое время сотрудник может отстраняться и проявлять минимум инициативы, но когда почувствует себя полноценным членом коллектива, включится в процесс.

Этапы адаптации сотрудников

Чаще всего адаптация персонала в организации проходит в три этапа: ознакомление, приспособление и ассимиляция. Людям требуется разное количество времени, чтобы дойти до третьего шага, но обычно это занимает не более 6–12 месяцев. 

Ознакомление

Новичок только пришел в команду, проходит испытательный срок. Он изучает цели и задачи организации, ее структуру, внутренний распорядок и знакомится с коллегами. Он сравнивает свои ожидания с реальным положением дел в компании, а также принимает решение, стоит ли оставаться в ней работать на постоянной основе.

На стадии ознакомления новенький максимально показывает себя, а работодатель оценивает его личностные и профессиональные качества. Если человек показывает хорошие результаты и соответствует новой должности, ему предлагают постоянную работу. Если новичок не раскрывается во время испытательного срока, с ним расторгают договор.

Приспособление

Сотрудник уже разобрался в устройстве компании и теперь узнает ее в деталях. Все действия специалиста контролирует куратор — разбирает с ним ошибки, дает оценку работы.

Кроме того, на этом этапе новичок налаживает взаимоотношения с другими членам команды и руководством. Обычно стадия приспособления занимает 3–6 месяцев, в редких случаях — до 12 месяцев. 

Ассимиляция

Специалист привыкает к месту работы. Он четко знает свои обязанности, осознает свою ценность для команды и минимально нуждается в сторонней помощи. У сотрудника достаточно знаний и навыков, чтобы самому обучать новичков.

Продукты Calltouch помогают оптимизировать работу команды. Например, Антифрод Calltouch выявляет и помечает специальным тегом сомнительные звонки, чтобы менеджеры не тратили ресурсы на обработку нецелевых обращений. С его помощью вы сможете контролировать работу рекламных подрядчиков, отключать ненадежные площадки и экономить маркетинговый бюджет.

Коротко о главном

• В зависимости от опыта работы адаптация новых сотрудников в компании может быть первичной и вторичной. Также выделяют профессиональную, производственную, социальную, финансовую и психофизиологическую адаптацию.
• Методы адаптации позволяют человеку быстрее и комфортнее привыкнуть к новому рабочему месту, обязанностям и коллективу. Для этого компании разрабатывают собственные планы адаптации, проводят тренинги для новичков, назначают им наставников, организовывают встречи с руководством, помогают сотрудникам влиться в коллектив на корпоративных мероприятиях.
• Есть три этапа адаптации сотрудника. На стадии ознакомления человек узнает цели компании, изучает структуру организации. На этапе приспособления новичок под контролем наставника выполняет рабочие задачи. Ментор помогает исправлять ошибки, оценивает действия сотрудника. Последний шаг — ассимиляция. Работник знает все процессы, становится полноправным членом команды, готов обучать других новичков.