Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.
А ведь налоговые инспекторы при комплексной выездной проверке могут запросить любые документы. Визит инспекции по труду тоже может быть неожиданным и не меньше ударит по финансам организации.
Какие ошибки чаще всего встречаются в кадровых документах и к чему приводят — расскажем сегодня.
Ошибка № 1: кадровый учет не организован
Недостаточно только подписывать с работниками трудовые договоры, оформлять им больничные или составлять график отпусков (признаемся, что многие организации не делают даже этого). Нужно вести все положенные по закону документы, а еще правильно их хранить и обрабатывать. Допускать ограниченный круг сотрудников к персональным данным.
Что происходит на практике:
- Кадрами никто не занимается. В лучшем случае есть трудовые договоры, заявления на прием и увольнение и некоторые приказы. Никаких соглашений о персданных, положений и других обязательных документов.
- Работу по ведению кадров поручают сотруднику, не обладающему необходимыми экспертными знаниями. Обычно это бухгалтер.
- Хранение документов не соответствует требованиям законодательства, нарушаются сроки хранения и уничтожения.
- Несмотря на применение специальных программ для кадрового учета (например, 1С: Зарплата и кадры), не используется весь функционал, настройки выполнены неправильно, не проводится обновление.
В результате нарушений в системе учета кадров регулярно возникают конфликты с сотрудниками.
К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.
Начинать создание правильной системы кадрового учета нужно с обращения к профессионалам или найма эксперта. Если же компания не готова сама вести полноценный учет, лучше передать его на аутсорсинг.
Получить консультацию по аутсорсингу от специалистов компании IAS
Штрафы за нарушение трудового законодательства высокие, например, согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Такой штраф могут назначить даже за отсутствие штатного расписания или невыдачу расчетных листков.
Ошибка № 2: не проверяется актуальность кадровых документов
Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.
В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.
Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.
Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.
Ошибка № 3: Не учитывается сфера деятельности
Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.
Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).
Ошибка № 4: работодатель неверно устанавливает сроки трудового договора или иные его условия
Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).
И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.
Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.
Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.
Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.
Ошибка № 5 Работников не знакомят с локальными документами
Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.
Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.
Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.
Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.
Ошибка № 6: неверное установление работнику оклада, заработной платы
Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.
Кроме того, на минимум потребуется «накрутить» районный коэффициент и северную надбавку, если они установлены в регионе. В 2022 году МРОТ установлен в сумме 13890 рублей. Если, к примеру, в регионе действует северная надбавка 50%, то минимальная зарплата для него составит: 13890 + (50% * 13890) = 20830.
В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS:
- Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
- НДФЛ, страховые взносы.
- Расчет удержаний (алименты, займы и пр.).
- Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
- Сопровождение налоговых проверок.
- Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.
Ошибка № 7: работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности
При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей.
К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.
Бухгалтеру необходимо отслеживать изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, на то, чтобы вникать в особенности трудоустройства у него просто не будет времени.
Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?
Совет главбуху и кадровику — включите вопросы об основных особенностях в анкету соискателям:
- Наличие инвалидности.
- Семейное положение, количество детей.
- Проходит ли человек обучение в настоящее время и как учится (очно, заочно) и т.д.
Конечно, это не должно влиять на выбор кандидатов (можно сделать примечание к анкете, что сведения необходимы для предоставления льгот, а вовсе не для дискриминации). Зато у вас уже будет вся базовая информация. Нет нужды говорить, что вопрос, к примеру, гражданства обязательно должен быть отмечен в анкете.
Доверьте аутсорсинг кадров и бухгалтерии компании IAS. Вашим учетом займутся профессионалы с высоким уровнем экспертизы, стоимость обслуживания будет зафиксирована — никаких дополнительных платежей, контроль за работой через мобильное приложение.
Ошибка № 8: Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам
Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:
- если появляются новые сотрудники;
- если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
- вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.
Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.
Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).
Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.
Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.
Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.
Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.
Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:
700 * 28 = 19 600
В 2021 году:
28 * 1 000 = 28 000
Всего — 47 600 рублей.
Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.
Ошибка № 9: невыдача трудовой книжки, ее задержка или неправильное отправление
Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).
Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.
Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.
Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.
Ошибка № 10: не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора
Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.
Пример: несколько работниц трудились на условиях неполного рабочего дня на 0,5 ставки, а затем попросили работодателя перевести их на полную ставку, руководитель изменил график сотрудницам. Через год налоговая провела выездную проверку и часть расходов по заработной плате сняла с базы по налогу на прибыль. Основание простое — работницы получали полную зарплату, но в их договорах указан тариф 0,5 ставки, все что они получали сверху не предусмотрено договором, а значит эти выплаты нельзя включать в расходы. Работодатель договорился с сотрудницами на словах, а вот допсоглашение с ними не заключил.
Конечно такое решение ФНС можно оспорить, но на это потребуется время, а вот недоимка по налогу может стать причиной не только спора, но еще и блокировки счета.
Поддержка во время проведения выездных налоговых проверок, законная оптимизация, подготовка и выдача необходимых документов сотрудникам.
Оставить заявку на бухгалтерский аутсорсинг
Надеемся, что из этого списка ошибок вы смогли сделать вывод, что кадровый учет нужно соблюдать и для этого несколько причин: выполнение трудового и иного законодательства, соблюдение прав сотрудников, работа без штрафов на организацию и ее руководителя.
Выбирайте удобный вариант работы — наймите грамотного специалиста по кадрам или передайте кадры и расчет зарплаты на аутсорсинг, но не перекладывайте ее на плечи бухгалтера, которому и так есть, чем заняться в 2022 году, когда происходит столько изменений.
Компания IAS
Аутсорсинг бухгалтерии от профессионалов. 30 лет на рынке финансовых услуг
Кадровое делопроизводство кажется не таким важным, часто работодатели уделяют немного времени формальностям оформления работника и документации. В случае если впоследствии что-то происходит, естественно, отношение к кадровому делопроизводству у работодателей изменяется. На мой взгляд, важно с самого начала правильно оформлять всю документацию во избежание ненужных затрат в будущем.
Ошибка кадрового работника по порядку принятия сотрудника на работу заключается в неосуществлении проверки всех необходимых документов. Например, грубой ошибкой кадрового работника может являться незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего. Штраф предусмотрен статьей 19.29
КоАП РФ на должностных лиц — от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до пятисот тысяч рублей. В одном из дел постановлением исполняющего обязанности мирового судьи общество признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29
КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 100 000 (сто тысяч) рублей. Общество не согласилось с вынесенным постановлением и обжаловало его в апелляционном порядке, ссылаясь на то, что должность М.И. не указана в Перечне должностей муниципальной службы исполнительно-распорядительного органа муниципального образования, утвержденном постановлением администрации муниципального образования; в трудовой книжке М.И. сведений об отнесении его должности к ведущей группе должностей нет. После исследования материалов дела выяснено, что на основании приказа генерального директора общества М.И. работает в должности регионального представителя. При этом М.И. до этого замещал должность муниципальной службы консультанта по благоустройству администрации муниципального образования. В соответствии с Реестром должностей муниципальной службы, утвержденным Законом Ульяновской области, должность, замещаемая М.И., входит в указанный Перечень.
Обществом не исполнены требования ч. 4 ст. 12
Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», сообщение в письменной форме в порядке, установленном Постановлением
Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», представителю нанимателя муниципального служащего по последнему месту его службы о заключении такого договора в установленный десятидневный срок не направлялось.
Следовательно, в целях обеспечения указанной обязанности работодатель (коммерческая или некоммерческая организация) при трудоустройстве лица должен выяснять у него обстоятельства, связанные с прежним местом его работы, замещением им ранее должностей государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации. Неисполнение работодателем обязанности, установленной частью 4 настоящей статьи, является правонарушением и влечет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Суд учел, что М.И. при трудоустройстве в общество сообщил о ранее замещаемой им должности муниципальной гражданской службы, у общества имелась возможность соблюдения правил ч. 4 ст. 12
Закона о противодействии коррупции, за нарушение которых КоАП РФ предусмотрена административная ответственность, однако не приняло все зависящие от него меры по их соблюдению, в связи с чем обоснованно привлечено к административной ответственности по ст. 19.29
КоАП РФ (Постановление
Московского городского суда от 14.02.2019 N 4а-8928/2018).
По другому делу также рассматривалось привлечение организации к ответственности за нарушение статьи 19.23
КоАП РФ. Работник был принят на работу по совместительству. Суд обратил внимание на то, что статьей 283
ТК РФ не предусмотрена обязанность работодателя затребовать у работника трудовую книжку при приеме на работу по совместительству; п. 7 Обзора судебной практики по делам о привлечении к административной ответственности, предусмотренной ст. 19.29 КоАП РФ, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 30.11.2016, указано, что статьей 65
Трудового кодекса Российской Федерации установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Положения Трудового кодекса
Российской Федерации и Федерального закона
от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» не возлагают на работодателя, заключающего трудовой договор с бывшим государственным или муниципальным служащим, обязанность самостоятельно устанавливать путем запроса от иных лиц сведения о должности государственного или муниципального служащего, занимаемой им ранее.
Таким образом, по делу отсутствуют доказательства того, что у директора организации имелись сведения о ранее замещаемой Б. должности государственной службы. Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к административной ответственности, толкуются в пользу этого лица (Постановление
Пермского краевого суда от 16.10.2018 по делу N 44а-1418/2018).
Ошибки ведения кадрового делопроизводства могут повлечь привлечение к ответственности инспекцией труда. Например, постановлением главного государственного инспектора труда, решением судьи Ростовского областного суда начальник И. признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27
Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и подвергнут административному наказанию в виде административного штрафа в размере 2 000 рублей. И. подана жалоба в Верховный суд РФ, которым решение изменено в части. Проведена внеплановая документарная проверка, в ходе которой выявлены нарушения требований трудового законодательства, составлены акт, протокол о следующих нарушениях: нарушение части третьей статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, не представлены документы, подтверждающие, что при увольнении по основанию, предусмотренному пунктом 2 части первой данной статьи (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), работникам С., К., Г., В. предлагались вакантные должности или работа, указанные в названной норме и имеющиеся у работодателя в данной местности и других местностях; нарушение части второй статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, не представлены документы, подтверждающие ознакомление работников С., К., Г., В. с приказом «Об увольнении работников»; нарушение части шестой статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации: в день прекращения трудового договора трудовые книжки работникам С., К., Г., В. не выданы, уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте указанным работникам не направлены. Однако такой вывод вызвал сомнение у суда, поскольку во исполнение указаний начальника в связи с организационно-штатными мероприятиями работники данного подразделения подлежали сокращению, создан новый штат, исключена должность инспектора, которую занимали С., К., Г., В.; действие трудовых договоров, заключенных с указанными лицами, прекращено, они уволены с занимаемых должностей по сокращению штата. До увольнения всем подлежащим сокращению работникам подготовлены и направлены уведомления с предложением существующих вакантных должностей и просьбой подтвердить готовность перехода к новому месту работы, уведомления представлены в материалы дела и зарегистрированы в журнале регистрации исходящих документов за соответствующими номерами. Также вызвал сомнение суда тот факт, что начальником допущено нарушение части шестой статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, выразившееся в том, что в день прекращения трудового договора трудовые книжки работникам С., К., Г., В. не выданы, уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте указанным работникам не направлены. В ходе производства по делу начальником указывалось, что уведомления о необходимости явиться за трудовыми книжками либо сообщить адрес для ее направления работникам были направлены, представлены копии уведомлений (Постановление
Верховного Суда РФ от 01.10.2018 N 41-АД18-22).
В случае нарушения порядка увольнения по сокращению штата обжаловать такое увольнение вправе и сам работник. Ф.И.О. обратилась в суд к работодателю с иском, в котором просила признать незаконным ее увольнение на основании приказа, восстановить на работе в должности. Судом при рассмотрении дела установлено, что Ф.И.О. работала медицинским регистратором-кассиром ортопедического отделения, является инвалидом второй группы, инвалидность ей установлена бессрочно. Приказом внесены изменения в штатное расписание, сокращены в том числе 2,5 штатных единицы медицинского регистратора. Ф.И.О. предупреждена работодателем о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников, ей предложена вакантная должность медицинского регистратора детской поликлиники.
Судом первой инстанции проанализированы представленные ответчиком штатные расписания по состоянию, из которых следует, что проведению мероприятий по сокращению численности работников предшествовало увеличение численности штата. Так, из штатного расписания следует, что ранее в штат включены 2 должности медицинского регистратора кабинета по оказанию платных медицинских услуг. Таким образом, в штатном расписании стоматологического отделения до изменений значилось 2,5 ставки медицинского регистратора, после изменений — 4,5 ставки; после сокращения — 2 ставки, при этом в период предупреждения истца об увольнении одна из ставок регистратора являлась вакантной, но не была ей предложена. Суд пришел к выводу о тождественности трудовой функции вакантного медицинского регистратора в соответствии с указанными инструкциями, работодателем не были предприняты все возможные меры для дальнейшего трудоустройства истца.
Довод об отсутствии возможности обеспечить занятость Ф.И.О. в должности регистратора на условиях сокращенной продолжительности рабочего дня (35 часов в неделю) материалами дела не подтверждается и противоречит требованиям действующего законодательства. Работодатель обязан создавать для инвалидов условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации; проводить другие мероприятия (ст. 224
ТК РФ) (Апелляционное определение
Ленинградского областного суда от 17.05.2018 N 33-2783/2018).
Для кадровых работников необходимо полностью правильно оформить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, правилами техники безопасности, провести инструктаж по охране труда, особенно это важно для опасных производств. В рассмотренном судом печальном случае на производстве погиб работник. Вдова Г.С. в своих интересах и в интересах несовершеннолетних детей обратилась с иском к ООО «Э» о компенсации морального вреда, причиненного в результате несчастного случая на производстве. Свои требования обосновывала тем, что ее супруг Ф.И.О. состоял в трудовых отношениях с ООО «Э». 31.08.2011 Ф.И.О., находясь на рабочем месте, получил производственную травму, долгое время находился в коме и, не приходя в сознание, скончался в больнице. Согласно акту судебно-медицинского исследования телесные повреждения, причиненные Ф.И.О., расцениваются как тяжкий вред здоровью человека по признаку опасности для жизни человека и состоят в прямой причинно-следственной связи с наступлением смерти. Лицом, допустившим нарушение требований охраны труда, признан производитель работ ООО «Э».
Администрация ООО «Э» выдала каску Ф.И.О., что подтверждается его подписью. Ф.И.О. допущен к выполнению работ, к которым не предъявляются дополнительные требования по безопасности труда и не требуется проведение специального обучения и проверки знаний к требованиям охраны труда. Причинами несчастного случая комиссией указаны: несоблюдение требований правил безопасности в части обеспечения безопасности работников при передвижениях в зонах действия потенциально действующих опасных производственных факторов, нахождение пострадавшего в потенциально опасной зоне без защитной каски. Нарушены требования ст. 215
ТК РФ, п. п. 5.13, 6.2.3
СНиП 12-03-2001.
Ф.И.О. прошел вводный инструктаж и получил защитную каску 4 мая 2011 года, когда работал без официального оформления. Указанные ответчиком обстоятельства не давали работодателю права допускать к работе Ф.И.О., не ознакомленного с должностной инструкцией, инструкцией по охране труда рабочего, правилами внутреннего трудового распорядка, и не освобождали работодателя от обязанности по созданию условий работы, соответствующих условиям охраны труда.
Грубой неосторожности Ф.И.О. актом о несчастном случае не было установлено, не установлена она и в судебном заседании, так как работник был допущен к работе без надлежащего ознакомления с должностными обязанностями, правилами охраны труда и техники безопасности, без защитной каски.
ООО не принимало на себя ответственность за организацию работ и проведение инструктажей по охране труда, а также за ознакомление с должностными обязанностями и правилами техники безопасности Ф.И.О. Ф.И.О. выполнял трудовые обязанности на строительном объекте в соответствии с трудовым договором (Определение
Липецкого областного суда от 03.09.2012 по делу N 33-2066/2012).
Также важно правильно составить и подписать с материально ответственными работниками всю документацию. В рассмотренном случае договор о материальной ответственности подписан не был. Индивидуальный предприниматель Г. обратилась в суд с иском к Н., Ш. о возмещении ущерба, причиненного работодателю по вине работника. Н. и Ш. были приняты на должности продавцов, при приеме на работу в магазине была проведена инвентаризация, по результатам которой не выявлено недостачи и излишков товара. В ходе работы ответчиков работодателем были проведены две инвентаризации, в результате которых установлена недостача. Работники были уволены по инициативе работодателя, на основании п. 7 ч. 1 ст. 81
ТК РФ (совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя). Судом установлено, что ответчиками, принимавшими на себя коллективную материальную ответственность за необеспечение сохранности, указанный акт о материальной ответственности не подписан. Также судом на основании показаний сторон, свидетелей и представленных доказательств установлено, что работодателем нарушен порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов, предусмотренный Методическими указаниями. В удовлетворении исковых требований о возмещении ущерба, причиненного работодателю по вине работников, отказано (Апелляционное определение
Новосибирского областного суда от 24.07.2018 по делу N 33-7189/2018).
Таким образом, в проанализированных судебных спорах видно, насколько важным является кадровое делопроизводство, особенно, если это касается вопроса техники безопасности и инструктажа. Некоторые ошибки в кадровом делопроизводстве могут быть подвергнуты штрафу, некоторые влекут уголовную ответственность для работодателя (грубое нарушение техники безопасности).
Н. Тихонова
Подписано в печать
30.04.2020
31 августа 2020
Без кадрового делопроизводства не может функционировать компания, где есть хотя бы один сотрудник. Но так как этот процесс напрямую не влияет на прибыль, на него обращают внимание в последнюю очередь. Это приводит к сложностям при проверках, штрафам и трудовым спорам.
Например, по данным Верховного суда, в 2021 году было рассмотрено 200 тысяч дел в сфере защиты трудовых прав, было удовлетворено 96% требований об оплате труда и 53% — о восстановлении на работе.
Не автоматизировать
Конечно, на первом месте — автоматизация, точнее, её отсутствие.
Разберём на нескольких примерах:
- Разработка шаблона трудового договора в «1С:ЗУП» занимает 2–4 часа, подготовить один трудовой договор вручную — 30 минут. В итоге настроенный шаблон оправдает затраты времени уже через 8 договоров. Но главное — ошибок станет меньше.
- Для оформления больничного кадровику нужно получить лист нетрудоспособности от сотрудника, внести данные в фонд социального страхования, рассчитать величину выплат. В «1С:ЗУП» этот процесс полностью автоматизирован, информацию о нетрудоспособности можно напрямую получить из ФСС и тут же подтянуть данные о сотруднике. При этом, если больничный наложится на отпуск, программа сразу проинформирует.
- Ведение табельного учёта в бумажном журнале или в Excel-таблице неизбежно приведёт к ошибкам, особенно в производственных компаниях с сотнями сотрудников. Модуль «Портал табельщика» в «1С: ЗУП» можно синхронизировать со СКУД, и данные о выходе работника будут автоматически поступать в систему. Плюс программа сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения.
Автоматизация снижает нагрузку на сотрудников кадрового отдела, экономит время и сокращает ошибки.
Работать на старой версии «1С:ЗУП»
Поддержка редакции 2.5 «1С ЗУП КОРП» действует ограниченно до 2023 года, потом в системе не будут обновляться формы регламентированной отчётности в соответствии с законодательством. А значит — все изменения разработчикам нужно будет дописывать вручную, создавая «костыли» для программы.
То есть переходить в любом случае придётся, но мы не рекомендуем ждать до последнего.
Переход на «1С ЗУП» 3.1 — это довольно длительный и сложный процесс, особенно если есть много доработок и надстроек под бизнес-процессы компании. Но затраты точно окупятся, потому что «тройка» работает корректнее, например, можно запускать перекрёстные проверки.
По нашему опыту переход на новую версию может решить до 80 % проблем в КДП.
Не использовать личные кабинеты сотрудников
После пандемии многие компании так и не вернулись к работе в офисе, но и КДП не адаптировали для работы в удалённом формате. Поэтому для оформления отпуска или подписания документов нужно ездить в офис, что не всегда удобно и возможно.
Личный кабинет — это self-service-портал, где сотрудник может скачивать справки, согласовывать отпуск и командировку, обновлять персональные данные и в целом общаться с кадровой службой.
Если подключить модуль КЭДО, то личный кабинет почти полностью исключает бумажный документооборот, упрощает контроль возвратности документов и сокращает нагрузку на сотрудников кадровой службы
Отдавать ведение КДП бухгалтеру или расчётчику заработной платы
В небольших компаниях кадровый документооборот достаётся в нагрузку специалисту по расчёту заработной платы, бухгалтеру или даже специалистам из HR, которые занимаются рекрутингом. Обычно так делают, когда для отдельного кадровика недостаточно задач.
Но объединение функций — не выход, потому что ведение КДП по всем правилам — сложная и трудозатратная работа, в которой нужно разбираться. Лучше взять кадровика на полставки или подумать об аутсорсинге.
Не проводить кадровые проверки
Финансовый аудит компании проходить обязаны, а вот к кадровому делопроизводству таких требований нет. Но вы никогда не знаете, когда к вам придёт с проверкой трудовая инспекция.
Лучше подготовиться и заранее инициировать аудит: независимые эксперты проверят соответствие документооборота текущему законодательству.
Когда особенно стоит задуматься об аудите:
- долгое время КДП вели по минимуму, например, потому что не могли найти специалиста;
- была серия сокращений, возникали конфликты с уволенными сотрудниками;
- несколько месяцев не проверяли и не учитывали изменения в законодательстве.
Не вести воинский учёт
Вести воинский учёт — обязательно, но, по нашим данным, его ведут только четверть компаний.
Да, военкомат не может заблокировать счёт, как налоговая, но может инициировать проверку прокуратуры. Штрафы за ошибки в воинском учёте были небольшие, но сейчас они растут.
Это муторная и сложная работа, потому что воинский учёт ведут по месту прописки ваших сотрудников, то есть одному кадровику иногда приходится общаться с десятком военкоматов. Но гарантируем — вести воинский учёт регулярно гораздо легче, чем собирать информацию разом перед проверкой.
Эта одна из тех задач, которую логичнее всего отдать на аутсорсинг.
Не анализировать возможность перехода на аутсорсинг
Чтобы посчитать выгоду от аутсорсинга, недостаточно сравнить зарплату сотрудника в штате и стоимость услуг. За внутреннего специалиста компания платит взносы в фонд, обеспечивает его рабочим местом, тратит время и деньги на развитие. Так что, если сравнить затраты на кадровика и стоимость аутсорсинга, то можно сэкономить до 20% в месяц.
Плюс штатный сотрудник не может знать всех нюансов, например, как действовать в случае сложных увольнений. Аутсорсинговая компания регулярно решает кадровые задачи и отточила процессы на сотнях проектов — расчёты будут точными и в срок.
Итог
Главная ошибка при ведении КДП — не оптимизировать процессы и закрывать глаза на нарушения. Когда в компании нет единых правил заполнения документов, нет экспертизы в сфере кадрового делопроизводства и никто не следит за изменениями в законодательстве, это рано или поздно приведёт к проблемам. Ведь на основании кадровых документов рассчитывается зарплата и другие выплаты, это влияет на общую прибыль компании и удовлетворённость сотрудников.
Понимаем, что сразу исправить всё не получится, но попробуйте исправить хотя бы один пункт, постепенно у вас получится наладить КДП внутри вашей компании.
Автор: Наталия Аленичева, директор департамента аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового администрирования компании UCMS Group подготовила антирейтинг решений при ведении КДП, которые чаще всего допускают в компаниях.
Даже самые безобидные ошибки и просчеты в работе кадровой службы грозят работодателю значительными штрафами. Рассказываем о самых распространенных нарушениях ТК РФ и как кадровикам и бухгалтерам их избежать.
Трудовой договор: урегулированы не все вопросы
Как правило, проверка работодателя начинается с ознакомления с содержанием заключаемых им трудовых договоров. Поэтому к их составлению необходимо подходить с особой осторожностью. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие данные:
- Ф.И.О. работника, наименование работодателя и его ИНН;
- место работы и трудовая функция;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия;
- размер должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
- режим рабочего времени и времени отдыха;
- условия труда на рабочем месте и др.
Отсутствие какого-либо из вышеперечисленных условий не повлечет признание договора незаключенным. Однако это будет являться основанием для привлечения работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Чтобы избежать штрафа, в договоре с работником необходимо перечислить все существенные условия, которые указаны в качестве таковых в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
Размер зарплаты и доплат не указан
Трудовой договор должен устанавливать конкретный размер зарплаты (оклада, тарифной ставки), а также всех полагающихся работнику доплат и надбавок. Вознаграждение за труд в части его величины должно прямо оговариваться в трудовом договоре.
Разного рода отсылки к локальным актам запрещены. Например, в договоре нельзя просто указать, что «работнику устанавливается оклад согласно штатному расписанию» или «премии за добросовестную работу устанавливаются в соответствии с коллективным договором». Подобные формулировки грозят штрафом. Поэтому величину зарплаты и премии следует прописать в самом договоре.
Размер зарплаты указывается в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ). Если зарплату установить в иностранной валюте, то при колебании курса права работников могут быть нарушены. Они могут получить оплату в меньшем размере. На данное обстоятельство обратил внимание Роструд в письме от 20.11.2015 № 2631-6-1. Чтобы у инспекторов ГИТ не возникло претензий, величину зарплаты нужно указывать строго в российских рублях.
Важно, чтобы величина зарплаты была не ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ). Месячная зарплата работника не может быть ниже МРОТ, если он полностью отработал за этот период норму рабочего времени и выполнил нормы труда (ст. 133 ТК РФ).
Следовательно, если получаемая сотрудником зарплата меньше МРОТ (скажем, по причине постоянного пересмотра минимальной зарплаты), трудовой договор должен устанавливать соответствующие доплаты до данного минимума.
Что касается авансов, то их также нельзя выплачивать в произвольном размере. Величина аванса должна быть пропорциональна отработанному времени. И если аванс выплачивается за половину отработанного сотрудником месяца, то его величина должна составлять половину месячной зарплаты.
Отсутствует положение об индексации зарплаты
По закону работодатели обязаны проводить индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 ТК РФ). Конституционный Суд РФ в Определении от 19.11.2015 № 2618-О признал, что работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, в любом случае обязан индексировать зарплату своим сотрудникам.
Работодатели, которые не отнесены к госорганам, органам местного самоуправления, а также учреждениям, проводят индексацию в порядке, установленном коллективным договором и локальными нормативными актами.
Чтобы у сотрудников ГИТ не возникало претензий, положение об индексации необходимо прописать либо в трудовом, либо в коллективном договоре.
Отсутствие в актах положения об индексации может быть расценено в качестве нарушения трудовых прав работников (Определение КС РФ от 17.07.2014 № 1707-О).
Сроки выплаты зарплаты не соблюдаются
Другим частым нарушением, на которое обращают внимание проверяющие, является неправильное указание в трудовых договорах (правилах трудового распорядка, коллективных договорах) срока выплаты зарплаты.
Следует учитывать, что в договоре указывается конкретная дата выплаты, а не период, в течение которого работодатель обязуется выплачивать зарплату. Такие условия, как «заработная плата за месяц выплачивается с 1 по 10 число месяца, следующего за оплачиваемым», лучше исключить из текстов локальных актов.
При этом, прописывая дату выплаты зарплаты, нельзя забывать об ограничениях, установленных ТК РФ. Крайний срок выплаты зарплаты – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ). Поэтому в договоре нельзя указать в качестве даты выплаты зарплаты, например, 20-е число месяца.
Другое ограничение связано с периодичностью выплат в пользу работников. По закону работодатель обязан выплачивать работникам зарплату не реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если проверяющие установят, что в договорах и локальных актах установлена иная периодичность (раз в месяц), работодателя могут оштрафовать за нарушение трудовых прав (Постановление Верховного Суда РФ от 29.01.2016 N 20-АД16-1).
Графики отпусков не составляются
Немало претензий со стороны инспекторов ГИТ вызывает работа кадровиков в части составления графиков отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Порядок его составления регламентирован ст. 123 ТК РФ.
График отпусков в обязательном порядке должен быть утвержден работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года. Отсутствие графика неминуемо повлечет штраф (Решение Московского городского суда от 18.08.2017 № 7-9931/2017).
При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала.
Если у работодателя отсутствуют подписи сотрудников об ознакомлении их с графиком отпусков, работодателя также могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Штрафы за кадровые ошибки
Работодатели несут ответственность за нарушение норм трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.
Повторное совершение данного нарушения грозит ИП штрафом в размере от 10 до 20 тысяч рублей, а для организации – от 50 до 70 тысяч рублей.
Самые большие штрафы установлены за невыплату зарплаты. Согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы влечет наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.
Повторная невыплата зарплаты увеличит штрафы для ИП до 30 тысяч рублей, а для организаций – до 100 тысяч рублей.
За какие ошибки в кадровом делопроизводстве какие штрафы грозят? Чем могут заинтересоваться государственная инспекция труда и налоговики?
Штрафы существенно возросли с января 2015 года, а поблажки для малых предприятий ввели в самом конце прошлого года.
Довольно долгое время за нарушения в кадровом делопроизводстве наказания были несущественными. Пожалуй, единственным, что больше всего пугало работодателей, был риск восстановления незаконно уволенного сотрудника на работе с выплатой всей заработной платы за вынужденный прогул.
Однако с начала прошлого года ситуация резко изменилась. Законодатели за нарушения норм трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрели повышенную ответственность. Теперь работодателям стоит бояться не только ретивых бывших сотрудников, но и проверяющих, штрафы которых за нарушение, в том числе и кадрового делопроизводства, могут довольно серьезно ударить по бюджету организации.
С 1 января 2015 года начали действовать изменения в Кодексе об административных правонарушениях РФ1 (далее – КоАП РФ), затрагивающие нарушение норм трудового законодательства. Именно измененная этим законом ст. 5.27 КоАП РФ и будет нам интересна. Дело в том, что она разделила нарушения на 3 группы, две из которых касаются кадрового делопроизводства:
- ошибки при заключении трудовых договоров;
- все остальные ошибки в кадровом делопроизводстве.
Ошибки при заключении трудового договора
До сих пор на практике довольно часто встречаются ситуации, связанные с нарушениями работодателей при оформлении трудовых договоров. Напомним, что согласно ч. 1 ст. 16 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, а также фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Кроме того, его содержание должно соответствовать условиям, перечисленным в ст. 57 ТК РФ (например, обязательное указание в договоре трудовой функции, условий оплаты труда, режима рабочего времени и времени отдыха и пр.). Как видите, закон устанавливает довольно много требований, касающихся трудового договора. И это не удивительно, ведь это основной документ, регламентирующий права и обязанности работника и работодателя.
В ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ написано, что работодатель будет привлечен к ответственности, если:
- уклоняется от оформления трудового договора с сотрудником;
- не выполнил процедурные нормы по надлежащему оформлению трудового договора;
- заключил гражданско-правовой договор вместо трудового.
Все 3 нарушения будут затрагивать кадровое делопроизводство:
- в первом случае работодатель всячески оттягивает заключение трудового договора (даже несмотря на то, что сотрудник начал у него трудиться);
- во втором – при составлении текста трудового договора компания не выполнила требования ТК РФ, например, не включив обязательные условия (ст. 57 ТК РФ), или включив условия, нарушающие права сотрудника (например, заключив срочный трудовой договор с сотрудником без должных оснований, ч. 6 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ);
- в третьем случае – работодатель, чтобы сэкономить на фонде оплаты труда вместо трудового договора оформляет гражданско-правовые договоры (ст. 19.1 ТК РФ).
Если любая из перечисленных здесь ситуаций будет обнаружена проверяющими, то:
- должностное лицо работодателя (скорее всего, руководителя компании) оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 рублей,
- а саму организацию на гораздо более ощутимую сумму – от 50 000 до 100 000 рублей.
Приведем пример вынесения постановления с назначением штрафа за заключение вместо трудовых гражданско-правовых договоров. Однако имейте в виду, данное…