-
Ошибка №1 — Закупка слишком сложного оборудования
-
Ошибка №2 — Отсутствие плана автоматизации
-
Ошибка №3 — Перенос остатков без инвентаризации
-
Ошибка №4 — Необученный персонал
-
Ошибка №5 — Слишком большая нагрузка на людей
-
Ошибка №6 — Не предусмотрено запасное оборудование
-
Ошибка №7 — Отсутствие понятных инструкций
Ошибка №1 — Закупка слишком сложного оборудования
Одна из самых популярных ошибок заключается в стремлении сделать все как можно лучше, что приводит к закупке излишне дорогого и сложного в использовании оборудования.
Например, для организации складского учета закупают вместо простых сканеров терминалы сбора данных с цветными экранами, множеством кнопок и огромным количеством настроек.
Недостатки таких терминалов:
- Крайне сложны в настройке. Без специалиста не обойтись.
- Усложняют процесс интеграции с информационной системой, в результате чего она проводится долго и стоит дорого.
- Техническое обслуживание терминалов требует дополнительных вложений.
- Пользователям придется проходить обучение. И даже после этого будут постоянные сбои и проблемы, связанные с человеческим фактором – «нажал не ту кнопку», «забыл включить настройку» и т.д.
В результате дорогое и «проблемное» оборудование пылится на полках и не используется.
Как избежать проблем:
- Покупайте оборудование под четко поставленные задачи.
- Учитывайте, что чем проще система, тем быстрее с ней начнут работать люди.
- Ориентируйтесь на максимально быстрое и выгодное достижение результата, а не на «заделы на будущее», которое может никогда не наступить.
Кто знает, как вы будете строить свой бизнес через несколько лет, какие идеи по
оптимизации и развитию будут реализованы и какие технологии появятся? Также стоит помнить, что любое оборудование – не вечно. И вам все равно придется через какое-то время его обновлять. Не стоит тратить лишние средства и усложнять внедрение, если можно выгодно и в сжатые сроки начать пользоваться простыми и удобными решениями.
Для организации склада оптимальный выбор – простой сканер штрих-кодов с подключением к информационной системе или автономный терминал, который сможет считать штрих-код и хранить данные о количестве каждого наименования до передачи данных в систему.
Ошибка №2 — Отсутствие плана автоматизации
Без четкого планирования любые, даже лучшие, начинания в бизнесе обречены на провал, и автоматизация склада – не исключение. Как ни странно, такая, казалось бы, очевидная ошибка очень распространена. Люди начинают закупку оборудования, информационных систем, какие-то действия по автоматизации без четкого планирования и выделенного бюджета. В итоге работы бесконечно затягиваются , а перебои в финансировании еще больше тормозят процесс. И тут встает большой вопрос, достигнет ли компания результата, и будет ли он соответствовать ожиданиям.
Как избежать проблем:
- Поставьте четкую цель, подумайте, что вы хотите получить в результате.
- Выработайте план выполнения работ: с календарными сроками и этапами финансирования.
- Просчитайте бюджет: вы должны заранее знать необходимую сумму затрат и оценить возможность своевременного поступления средств.
- Определите исполнителей для каждого этапа: ответственные лица и подрядчики должны быть известны заранее.
- Определите необходимый инструментарий для каждого этапа: оборудование, информационные системы и т.д. Убедитесь в их наличии или возможности своевременно приобрести к определенному этапу.
Четкое планирование и бюджетирование – важнейшие составляющие успеха.
Ошибка №3 — Перенос остатков без инвентаризации
Часто переход на новую информационную систему проводят без инвентаризации, просто переносят существующие остатки на момент перехода.Доработка существующей системы с подключением нового оборудования или новых типов документов также должна сопровождаться инвентаризацией.
Казалось бы, проблем при таком варианте быть не должно. Но здесь необходимо учитывать человеческий фактор:
- Ваши сотрудники обязательно будут ошибаться, так как еще не привыкли к новым правилам работы.
- Могут обнаружиться объективные ошибки в работе системы или оборудования, их тоже внедряют и подключают люди. Конечно, специалисты проводят тестирование и стремятся исключить подобные ситуации, но 100% гарантии здесь никто не даст.
- Возможность ошибок сотрудников и недоверие к системе приведут к конфликтам и повысят вероятность злоупотреблений, которые будут списывать на «неправильную систему».
Как избежать проблем:
Всегда проводите своевременную инвентаризацию. Этот документ будет подтверждением корректного переноса остатков, от него можно будет «плясать» при поиске ошибок в текущих документах или действиях сотрудников. Вы получаете основу, на которую можно опираться при выявлении причин недостачи или других разночтений. Кроме того, актуализация остатков еще никому не вредила, в то время как перенос неточных данных тянет за собой множество лишних проблем.
Ошибка №4 — Необученный персонал
Руководитель лично изучает работу сканеров или другого оборудования, и приходит к выводу, что все очень просто и учиться нечему. Аналогичная ситуация возможна при внедрении изменений в информационную систему или даже при внедрении новой. Казалось бы, тот же склад, номенклатура товаров, суть работы не изменилась. И даже сами сотрудники подтверждают, что справятся без обучения.
На практике оказывается, что многие нюансы были не учтены, и как с ними работать, никто не знает. Сотрудники переоценили свои силы или подтвердили готовность работать без обучения из личных интересов (страх увольнения, карьерные амбиции и т.д.).
Результаты оказываются печальными:
- В лучшем случае работа значительно замедляется. Людям нужно время, чтобы привыкнуть к аппаратуре или новым документам. Они путаются, постоянно задают друг другу вопросы, ищут ответы в документации. А в это время клиенты толпятся в очереди, поставщики не могут выгрузить товар и т.д.
- Неумение работать с новыми инструментами приводит к саботажу. Сотрудники не могут быстро понять, как выполнить ту или иную функцию, и отказываются от автоматизации. Вместо сканеров считают товар вручную, проводят документы «по старинке». И все это постепенно становится привычной схемой работы.
- Любые ошибки сотрудников, неправильно оформленные документы или проблемы с остатками на складе, как и в случае с не проведенной инвентаризацией, люди склонны списывать на «неправильную систему». Это приводит к конфликтам, а иногда — и к злоупотреблениям.
В итоге продажи «тормозятся», поставщики возмущаются из-за несвоевременного приема товара, количество конфликтов в коллективе растет.
Самый очевидный вывод – продажи здесь и сейчас важнее, поэтому иногда можно и отказаться на время от новых инструментов. Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное. Из-за плохо обученного персонала успешные решения оказываются на полке, автоматизация не состоялась.
Как избежать проблем:
Не пренебрегайте своевременным обучением персонала. Даже если люди убеждены, что они все знают и умеют, повторение никому не помешает. Более того, так персонал сможет подтвердить на практике свою компетенцию. После этого саботаж или массовые ошибки минимизируются, так как сотруднику придется отвечать за них в связи с недостаточной компетенцией, а это уже риск увольнения.
Ошибка №5 — Слишком большая нагрузка на людей
Автоматизацию проводят по разным причинам, но одна из самых распространенных – стремление снизить нагрузку на сотрудников. Руководство считает, что автоматизация уменьшит нагрузку на персонал, и люди смогут работать больше и эффективнее.
На самом деле, автоматизация повышает точность работы и снижает затраты времени сотрудников на выполнение определенных рутинных операций. При этом нагрузка на человека может даже возрасти. Для выполнения текущей работы необходимо усвоить новые знания, отточить навыки, возможно, придется даже выполнять больше операций.
Яркий пример ошибочного подхода – автоматизация в пик сезона продаж. Сотрудники и без того работают в такие периоды практически на пределе. Но из-за несвоевременного решения руководства им приходится одновременно изучать что-то новое и отрабатывать навыки работы в непривычной системе. В итоге люди переутомляются, и число ошибок начинает расти вопреки ожиданиям.
Как избежать проблем:
Всегда принимайте во внимание человеческий фактор, в том числе выносливость и допустимый предел взятых на каждого сотрудника обязанностей. Не перегружайте сотрудников и выбирайте для автоматизации спокойный период, а лучше всего, низкий сезон.
Ошибка №6 — Не предусмотрено запасное оборудование
В целях экономии средств руководство закупает оборудование четко по количеству рабочих мест, забывая о необходимом резерве. Но любая техника может выйти из строя, выявляется брак, возникают поломки при эксплуатации, иногда требуется сервисное обслуживание.
Итог неразумной экономии – в процессе работы приходится перераспределять нагрузку на оставшиеся рабочие места или возвращаться к выполнению каких-то операций вручную. Это снижает эффективность всей системы.
Как избежать проблем:
Помните о необходимости наличия резервного оборудования. Бесперебойная работа склада полностью окупит такие вложения.
Ошибка №7 — Отсутствие понятных инструкций
При внедрении автоматизации вы, скорее всего, хотите четко понимать: что вы получите, как это будет работать и как этими инструментами будут пользоваться ваши сотрудники. Но важно, чтобы все аспекты работы понимали не только вы, но и ваши сотрудники, каждый — в меру своей компетенции.
Человек, который будет работать с новыми инструментами, должен четко понимать:
- Последовательность действий при выполнении штатных обязанностей
- Как поступать в нестандартных ситуациях
- Что делать, если в процессе работы была допущена ошибка
- Как действовать в случае каких-то сбоев в оборудовании или системе
Даже обученные сотрудники могут что-то забыть или не запомнить, особенно, если речь идет о внештатных ситуациях. Но ведь вы будете нанимать новых сотрудников, и учить их будут уже по ходу работы.
Как избежать проблем:
Здесь на помощь приходят инструкции – максимально подробные и написанные понятным языком.
Техническая документация от поставщика оборудования или разработчика системы вашим сотрудникам не подойдет. Здесь нужны краткие и четкие правила. Иногда подобные инструкции в виде перечня действий можно увидеть даже в виде распечаток на стенах офисов, например, «Как сделать скан-копию документа» (над офисным сканером) или «Правила проведения инвентаризации» (в качестве напоминания офисному персоналу).
Разработка подобных инструкций для сотрудников поможет вам и руководителям подразделений максимально глубоко понять особенности системы автоматизации. Можно доверить их написание подрядчику, но даже в этом случае вы как руководитель компании обязательно контролируете результат, и пока не поймете и не одобрите каждый этап, инструкции не утверждаются. Так вы получите полное понимание обновленных процессов по результатам автоматизации, а ваши сотрудники – четкие знания, что и как правильно делать.
Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.
Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.
В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:
- Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
- Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
- Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
- Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
- Как вернуть поставщику бракованный товар
- Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.
Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса
- Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
- На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
- Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
- Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
- Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
- Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
- Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.
Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:
- увеличить производительность труда;
- исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
- видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.
Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.
Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.
Как организовать складской учет
Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.
Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.
Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.
Читать также:Бухгалтерский учет в розничной торговле
Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.
Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.
Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.
Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.
Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.
Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С
Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.
Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.
Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.
Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник:
ekam.ru
Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.
Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.
Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.
Так выглядит учет товаров в Excel. Источник:
ekam.ru
Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.
Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.
Минусы: программа платная, придется обучать персонал.
Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.
Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!
Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.
Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.
На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.
Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.
С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.
Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.
Как сопровождать перемещение товара
Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.
Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.
Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2
Пример шаблона претензии к поставщику
Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.
Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.
Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из
товарной накладной ТОРГ-12, которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.
Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12
Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.
Пример счет-фактуры для возврата НДС
Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.
Подведем итоги
Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.
Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.
С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.
Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.
.jpg)
Точное управление запасами играет важную роль в успехе любого бизнеса. Однако выстроить все товароучетные процессы в четкий и слаженный механизм может быть не так то просто. В этой статье мы рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкиваются руководители складов в своей ежедневной рутине, и предложим эффективные решения для их устранения.
Неправильные остатки на складе
Одной из основных задач при учете складских запасов является поддержание точных остатков на складе. Неточное ведение учета, ошибки при вводе данных и отсутствие их обновлений в режиме реального времени могут привести к расхождениям между физическими запасами и их количеством, зафиксированным в учетной системе. И если на небольшом складе это может быть не критичным, то при увеличении объемов это становится крайне важным фактором.
Внедрение программного решения «Склад 15» с возможностью сканирования штрихкодов может помочь точно отслеживать перемещение запасов и своевременно обновлять уровни остатков в вашей учетной системе и минимизировать ошибки, связанные с ручным вводом данных.
Медленная сборка заказов
Медленные процессы сборки заказов могут привести к задержкам поставок, недовольству клиентов и упущенным возможностям для бизнеса. Оптимизация операций подбора и отгрузки заказов имеет важное значение для решения этих проблем.
Внедрение эффективных стратегий комплектации, таких как пакетная комплектация или зональная комплектация — может сократить время, повысить производительность и ускорить сборку заказа. Кроме того, использование технологичных решений, таких как мобильные устройства для комплектации может еще больше упростить процесс.
Смотрите кейс из «ОМОЙКИРИ», где на складе компании был реализован механизм безошибочного подбора и отгрузки товаров из адресных ячеек при помощи Терминала Сбора Данных.
Недостачи
Неспособность регулярно сверять физические запасы с их зафиксированным количеством может привести к расхождениям и финансовым неточностям. Проведение регулярных подсчетов запасов и выверки помогает выявлять расхождения, квалифицировать их причины и оперативно принимать корректирующие меры.
Использование таких технологий, как мобильные устройства сбора данных и сканеры штрихкодов, упрощает процесс сверки запасов и обеспечивает их точную оценку.
Пересортица
Пересортица товара — это ситуация, когда товары или грузы на складе оказываются размещены или упакованы некорректно. В результате пересортицы товары могут быть разбросаны по неправильным местам, смешаны с другими позициями или неверно отмечены. Это может привести к проблемам при отгрузке заказов, ошибкам в учете товаров и неудовлетворенности клиентов.
Для решения проблемы пересортицы на складе необходимо внедрение эффективной системы учета и контроля товаров. Автоматизация процессов с помощью специализированного программного обеспечения, такого как «Клеверенс», позволяет отслеживать товары по штрихкодам, оптимизировать процессы отбора и учета, а также своевременно получать точную информацию о наличии товаров на складе.
Кроме того, желательно обеспечить систему адресного хранения товаров на складе. Это позволит работникам легко находить и отбирать нужные товары, сократит время на поиск и снизит вероятность ошибок.
Смотрите кейс из «ОМОЙКИРИ». На складе компании было реализовано адресное хранение на базе «1С:Управление торговлей» и «Склад 15» от «Клеверенс».
Зависимость от руководителя склада
Часто одной из проблем учета товаров на складе является зависимость от опыта, навыков и знаний конкретного человека — руководителя складом. В случае отсутствия четких процессов и систематизации, временное отсутствие или увольнение управляющего может повлечь за собой серьезные проблемы в учете товаров.
Для решения этой проблемы следует внедрить стандартизированные процессы учета, использовать автоматизированные системы управления запасами и обеспечить обучение и обмен знаниями среди сотрудников.
При этом вам не нужно тратить огромные суммы на дорогостоящие WMS-системы! Существует доступная альтернатива, которая преобразует вашу учетную систему и оцифрует весь поток поставок и отгрузок. Вы получите прозрачность и полный контроль над складскими операциями без лишних затрат, улучшите вашу учетную систему сейчас и повысите эффективность вашего бизнеса вместе со «Склад 15».
Подробно эту тему мы разбирали с Андреем Галактиновым — генеральным директором компании «Виант».
Вывод
Эффективное управление запасами жизненно важно для предприятий, чтобы поддерживать оптимальный уровень остатков, снижать затраты и удовлетворять запросы клиентов.
Решая ключевые проблемы учета товаров на складе путем внедрения автоматизированных систем, точного прогнозирования спроса, эффективного управления заказами, улучшения видимости запасов и регулярной сверки остатков, предприятия могут преодолеть эти препятствия и добиться эффективного управления запасами.
Внедрение технологий и лучших практик в области управления запасами будет способствовать повышению прибыльности и удовлетворенности клиентов в долгосрочной перспективе.
Рассчитать стоимость автоматизации
Количество показов: 58
Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.
Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.
В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:
- Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
- Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
- Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
- Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
- Как вернуть поставщику бракованный товар
- Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.
Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса
- Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
- На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
- Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
- Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
- Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
- Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
- Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.
Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:
- увеличить производительность труда;
- исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
- видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.
Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.
Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.
Как организовать складской учет
Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.
Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.
Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.
Читать также:Бухгалтерский учет в розничной торговле
Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.
Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.
Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.
Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.
Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.
Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С
Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.
Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.
Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.
Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник:
ekam.ru
Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.
Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.
Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.
Так выглядит учет товаров в Excel. Источник:
ekam.ru
Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.
Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.
Минусы: программа платная, придется обучать персонал.
Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.
Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!
Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.
Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.
На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.
Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.
С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.
Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.
Как сопровождать перемещение товара
Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.
Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.
Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2
Пример шаблона претензии к поставщику
Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.
Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.
Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из
товарной накладной ТОРГ-12, которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.
Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12
Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.
Пример счет-фактуры для возврата НДС
Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.
Подведем итоги
Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.
Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.
С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.
Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.
Как вести складской учет
Максим Демеш
11 октября 2022
890
Сегодня поговорим о том, как вести складской учет в магазине. Расскажем, для чего он нужен, на какие виды подразделяется. Рассмотрим распространенные ошибки при «ручном» учете товара и как позволяет от них избавиться автоматизация бизнеса. Изучим особенности складского учета в магазине на примере программы 1С.
Оглавление
- Основные операции по учету товара
- Виды складского учета
- Ошибки складского учета
- Автоматизация складского учета
- «1С:Управление торговлей» для складского учета
- Настройка складского учета
- Создание склада
- Работа ордерной схемы
- Ввод информации о товаре
- Оборудование для складского учета
- Ответы на частые вопросы
Основные операции по учету товара
Суть товароучета заключается в том, что ответственный сотрудник фиксирует любые действия с продукцией на складе. Делать это можно на бумаге, в таблице Excel, специальной программе. Обязательные операции в рамках складского учета:
- приемка и оприходование товаров;
- отгрузка продукции со склада в торговый зал;
- сборка заказов покупателям;
- комплектация товаров (создание набора из нескольких единиц для продажи одним целым);
- инвентаризация;
- списание товаров для собственных нужд, из-за порчи, недостачи, завершения срока годности и т. д.
Любая из этих операций должна быть обязательно зафиксирована. Если пустить все на самотек, в товаре будет неразбериха и хаос.
Виды складского учета
Рассказываем, как вести складской учет на складах. В зависимости от того, с каким товаром приходится работать, его учет бывает следующих видов:
- Номенклатурный. Реализуется в компаниях с небольшим ассортиментом продукции. Любую позицию несложно найти по наименованию, не требуется вдаваться в детали группировки по признакам.
- Сортовой. Используется в том случае, когда товар распределяется по сортам и типам, а другие характеристики (срок годности, цена и т. д.) второстепенны.
- Партионный. Применяется тогда, когда каждая партия товара хранится отдельно. Например, из-за ограниченного срока эксплуатации, различия в ценах и прочих признаков.
- Партионно-сортовой. Подходит для компаний с широким ассортиментом товаров, когда каждая партия хранится отдельно, а позиции дополнительно группируются по сортам.
От вида складского учета зависит документальное сопровождение. В первых двух случаях достаточно заполнять учетные карточки. В последних ― вести ведомость складского учета.
Ошибки складского учета
В современном мире развитых технологий вести учет товаров вручную ― уже ошибка. Такое себе могут позволить только небольшие компании с ограниченным ассортиментом товаров. Крупным магазинам таким способом за всем не уследить. Под ручным ведением учета понимают записи в журналах или внесение данных в Excel-таблицы. Чем чреват данный подход:
- Инвентаризация требует много времени. Чтобы ее провести, нужно закрывать магазин и вручную пересчитывать товар. Как результат: снижение доходов, ведь пока торговая точка закрыта, никто ничего не покупает.
- Высока вероятность ошибок из-за человеческого фактора. Сотрудник может что-то перепутать, забыть или специально скрыть недостачу.
- Таблицу можно случайно удалить, журнал потерять.
Другие ошибки складского учета:
- не контролируются остатки ― например, товар закончился, но никто этого не заметил и, соответственно, не закупил, это чревато потерей клиентов;
- не отслеживается спрос ― не определяется, какой товар покупается чаще всего, а какой пылится на полке;
- не контролируются сроки годности продукции (особенно актуально для скоропорта) ― нужно постоянно искать и проверять каждый товар, а при невнимательности придется регулярно списывать просрочку.
Итак, работать вести учет товаров вручную неудобно. Это факт. Проблема решается с помощью автоматизации. Она позволяет отслеживать спрос, контролировать сроки годности, остатки ― наглядно представляет данные, причем не в виде неудобных «экселевских» таблиц, а в визуально понятном интерфейсе.
Автоматизация складского учета
Автоматизация товароучета ― оптимизация бизнес-процессов путем внедрения специализированных программ и оборудования. Это альтернатива складского учета на бумаге и в Excel-таблицах. На автоматизированном предприятии можно:
- Упорядочить продажи в магазине. Товар реализуется через онлайн-кассу и автоматически списывается с баланса. По итогам продаж доступна удобная аналитика: можно увидеть выручку, полученную за день, определить самые покупаемые товары, средний чек.
- Отслеживать остатки на складе в режиме реального времени. Не будет неразберихи с перемещениями и возвратами продукции ― все будет зафиксировано в программе.
Преимущества автоматизации учета:
- все документы создаются в электронном виде, не придется рыться в кипе бумаг, чтобы найти то, что нужно;
- можно распределить права доступа к файлам между сотрудниками;
- документы заполняются по шаблонам (они уже встроены в программу) ― это быстро и не приводит к ошибкам;
- обеспечивается контроль сроков реализации товаров (например, продукция, у которой истекает период реализации, подсвечивается в программе красным цветом).
Напомним, кто ведет складской учет. Эта обязанность возлагается на материально ответственное лицо ― сотрудника склада (заведующего, кладовщика и т. д.), назначенное руководителем согласно указу.
Подключение к «1С: Учет Торговли»
Оптимизация бизнес-процессов организации по выгодным ценам!
Подробнее об услуге
Рассказываем, как вести складской учет в 1С. Для примера рассмотрим программу «1С:Управление торговлей». С ее помощью можно держать под контролем движение товара на любом этапе сделки, управлять продажами, остатками и закупками. Возможности «1С:Управление торговлей»:
- распределение областей хранения согласно складским группам (например, мороженое, рыба);
- оформление операций на складе документально ордерами, причем независимо от финансовых документов;
- поддержка адресного хранения (когда товары распределяются по ячейкам);
- автоматизация внутреннего перемещения продукции;
- отражение операций по сборке заказов, комплектации товаров и разбора комплектов;
- учет товаров по серийным номерам;
- обособленный учет остатков;
- поддержка ТСД для организации мобильного рабочего места кассира.
Итак, как правильно вести складской учет в программе «1С:Управление торговлей». Представляем подробные инструкции.
Настройка складского учета
Чтобы настроить складской учет, перейдите в раздел «НСИ и администрирование» (находится в нижней части меню), выберите «Склад и доставка».
В открывшемся окне выберите пункт «Склад». Отметьте нужные опции (например, оптовый склад или розничный магазин и другие, как показано на фото). При необходимости установите настройки формата торговой точки. Укажите данные материально ответственного лица, на котором лежит обязанность по ведению учета, его должность.
Если вы ведете товароучет по нескольким складам, поставьте галочку на пункте «Несколько складов». При адресном хранении отметьте «Ордерные склады». Ордерная схема дает возможность разграничить процессы оформления документов и фактической отгрузки товаров (между ними часто бывает временной промежуток). Если вы отметили «Ордерные склады», можете указать дополнительные настройки складского учета: порядок оформления накладных и расходных ордеров, лицо, ответственное за его формирование, когда будет фиксироваться поступление товара.
Создание склада
Перейдите в «НСИ и администрирование» и выберите «Склады и магазины». Нажмите на кнопку «Создать». Выберите группу складов, если отгрузка осуществляется в нескольких хранилищах или физический склад проходит в программе как несколько «виртуальных».
Откроется форма с тремя вкладками:
- «Основное». Здесь можно настроить ответственное хранение, чтобы проводить операции по приемке и отгрузке товаров. Укажите организацию, срок хранения и другие данные (заполните пустые поля). Выберите оптовый склад или розничный магазин (поставьте отметку около нужного пункта). В розничном магазине ведется количественный или суммовый учет. В оптовом складе ― по учетной стоимости.
- «Ордерная схема и структура». Настройте использование ордерной схемы документооборота при приемке и отгрузке товаров. В частности, можно указать дату начала применения и активировать статусы приходных и расходных ордеров.
- «Адрес, телефон». Внесите контактные данные склада, даже если они не совпадают с адресом и номером телефона предприятия.
В форме «Структура склада» можете активировать использование рабочих участков (помещений) и ячеек.
Работа ордерной схемы
Сформируйте документ «Приобретение товаров и услуг». Затем начните проводить операцию по приеме товара на склад. Перейдите в раздел «Склад и доставка» и выберите опцию «Приемка». Откройте форму и выберите склад.
Появятся документы поступления продукции на выбранный склад. Нажмите «Создать ордер» и создайте документ «Приходной ордер на товар». Во вкладке «основное» уже будут содержаться данные ― они заполняются автоматически.
Во вкладке «Товары» увидите, что поступило на склад. Информация представлена в виде таблицы. Колонка «Количество» заполняется пользователем ― укажите фактическое количество поступившего товара, даже если оно не совпадает с данными в документе «Приобретение товаров и услуг».
Ввод информации о товаре
В карточке внесите характеристики товара:
- название;
- единицу измерения;
- артикул;
- к какой складской группе принадлежит;
- в какой ячейке размещается;
- описание товарной позиции;
- ставку НДС (на ее основе формируется цена);
Отметьте функцию для распечатки ценников (если принимаете товар в магазин).
В колонке «Комментарий» можете указать количество товаров, не пришедших на склад (если есть расхождения с документами, полученными от поставщика). Сформируется отчет «Контроль оформления документов товародвижения».
Оборудование для складского учета
Для приемки продукции на складе или в магазине используется сканер штрихкодов (считывает идентификаторы с товаров), подключенный к ПК с товароучетной системой. Но удобнее применять для этих целей ТСД. Это мини-компьютер с сенсорным экраном, процессором, встроенным сканером. Работает от аккумулятора, что позволяет оператору не привязываться к рабочему месту, а свободно перемещаться по территории склада или торгового зала. С помощью ТСД сотрудник, ответственный за прием товара, считывает штрихкоды с его упаковок. После обработки данные выгружаются в товароучетную систему ― терминал подключают к компьютеру.
ТСД позволяет проводить любые операции по учету продукции: приемку, отгрузку, переоценку, инвентаризацию и т. д. Рекомендуем установить на него специализированное программное обеспечение для автоматизации товароучета.
Для печати ценников или новых штрихкодов на продукцию понадобится принтер этикеток. Мобильное печатающее устройство можно интегрировать с ТСД по Bluetooth.
Для продажи товаров нужна онлайн-касса и сканер штрихкодов. Если ведется торговля продукцией, подлежащей обязательной маркировке, понадобится двумерный считыватель. Сканер может быть ручным или стационарным, проводным или беспроводным, но обязательно подключенным к кассовой технике.
Ответы на частые вопросы
Законодательством не установлена обязанность для ИП по ведению складского учета. Но без него невозможно получить полную информацию об остатках и провести детальную аналитику, чтобы выявить самый покупаемый товар, следить за сроками годности и т. д.
Для ведения учета товара назначается материально-ответственный сотрудник. Он несет ответственность за товар на складе. То есть, если при очередной ревизии обнаружится необоснованная недостача, он должен возместить стоимость продукции, которой не хватает.
Для автоматизации складского учета можно использовать разные конфигурации платформы 1С. В частности, «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Предприятие. WMS Логистика. Управление складом».
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь в подборе системы автоматизации?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберем подходящую вам систему автоматизации.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Терминал сбора данных для склада: выбираем лучшее
Терминал сбора данных для склада из выгодного вложения может превратиться в пустую трату денег. Как этого избежать мы и расскажем в этой статье. Вы узнаете, что из себя представляет терминал сбора данных…
835
Узнать больше
Автоматизация склада: как оптимизировать складской учет, логистику и бизнес-процессы
На сегодняшний день складскими помещениями владеет большое количество предпринимателей и небольших предприятий. В то же время, управление складом является сложным и трудозатратным процессом. Чтобы упростить ведение учета товарных остатков, и…
1047
Узнать больше
Инвентаризация с помощью ТСД в 1С
На складах и в магазинах проводится инвентаризация с ТСД. Терминал сбора данных зарекомендовал себя как многофункциональное устройство, с помощью которого удобно и быстро проверять товарные остатки. Суть инвентаризации с помощью…
1077
Узнать больше
Автоматизация розничной торговли — эффективные решения
Автоматизация розничной торговли — современный технологический процесс для контроля успешного бизнеса, который поможет сделать бизнес прибыльным и процветающим. Нужно понимать, что прогресс предназначен как раз для таких простых вещей, как…
866
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
-
Ошибка №1 — Закупка слишком сложного оборудования
-
Ошибка №2 — Отсутствие плана автоматизации
-
Ошибка №3 — Перенос остатков без инвентаризации
-
Ошибка №4 — Необученный персонал
-
Ошибка №5 — Слишком большая нагрузка на людей
-
Ошибка №6 — Не предусмотрено запасное оборудование
-
Ошибка №7 — Отсутствие понятных инструкций
Ошибка №1 — Закупка слишком сложного оборудования
Одна из самых популярных ошибок заключается в стремлении сделать все как можно лучше, что приводит к закупке излишне дорогого и сложного в использовании оборудования.
Например, для организации складского учета закупают вместо простых сканеров терминалы сбора данных с цветными экранами, множеством кнопок и огромным количеством настроек.
Недостатки таких терминалов:
- Крайне сложны в настройке. Без специалиста не обойтись.
- Усложняют процесс интеграции с информационной системой, в результате чего она проводится долго и стоит дорого.
- Техническое обслуживание терминалов требует дополнительных вложений.
- Пользователям придется проходить обучение. И даже после этого будут постоянные сбои и проблемы, связанные с человеческим фактором – «нажал не ту кнопку», «забыл включить настройку» и т.д.
В результате дорогое и «проблемное» оборудование пылится на полках и не используется.
Как избежать проблем:
- Покупайте оборудование под четко поставленные задачи.
- Учитывайте, что чем проще система, тем быстрее с ней начнут работать люди.
- Ориентируйтесь на максимально быстрое и выгодное достижение результата, а не на «заделы на будущее», которое может никогда не наступить.
Кто знает, как вы будете строить свой бизнес через несколько лет, какие идеи по
оптимизации и развитию будут реализованы и какие технологии появятся? Также стоит помнить, что любое оборудование – не вечно. И вам все равно придется через какое-то время его обновлять. Не стоит тратить лишние средства и усложнять внедрение, если можно выгодно и в сжатые сроки начать пользоваться простыми и удобными решениями.
Для организации склада оптимальный выбор – простой сканер штрих-кодов с подключением к информационной системе или автономный терминал, который сможет считать штрих-код и хранить данные о количестве каждого наименования до передачи данных в систему.
Ошибка №2 — Отсутствие плана автоматизации
Без четкого планирования любые, даже лучшие, начинания в бизнесе обречены на провал, и автоматизация склада – не исключение. Как ни странно, такая, казалось бы, очевидная ошибка очень распространена. Люди начинают закупку оборудования, информационных систем, какие-то действия по автоматизации без четкого планирования и выделенного бюджета. В итоге работы бесконечно затягиваются , а перебои в финансировании еще больше тормозят процесс. И тут встает большой вопрос, достигнет ли компания результата, и будет ли он соответствовать ожиданиям.
Как избежать проблем:
- Поставьте четкую цель, подумайте, что вы хотите получить в результате.
- Выработайте план выполнения работ: с календарными сроками и этапами финансирования.
- Просчитайте бюджет: вы должны заранее знать необходимую сумму затрат и оценить возможность своевременного поступления средств.
- Определите исполнителей для каждого этапа: ответственные лица и подрядчики должны быть известны заранее.
- Определите необходимый инструментарий для каждого этапа: оборудование, информационные системы и т.д. Убедитесь в их наличии или возможности своевременно приобрести к определенному этапу.
Четкое планирование и бюджетирование – важнейшие составляющие успеха.
Ошибка №3 — Перенос остатков без инвентаризации
Часто переход на новую информационную систему проводят без инвентаризации, просто переносят существующие остатки на момент перехода.Доработка существующей системы с подключением нового оборудования или новых типов документов также должна сопровождаться инвентаризацией.
Казалось бы, проблем при таком варианте быть не должно. Но здесь необходимо учитывать человеческий фактор:
- Ваши сотрудники обязательно будут ошибаться, так как еще не привыкли к новым правилам работы.
- Могут обнаружиться объективные ошибки в работе системы или оборудования, их тоже внедряют и подключают люди. Конечно, специалисты проводят тестирование и стремятся исключить подобные ситуации, но 100% гарантии здесь никто не даст.
- Возможность ошибок сотрудников и недоверие к системе приведут к конфликтам и повысят вероятность злоупотреблений, которые будут списывать на «неправильную систему».
Как избежать проблем:
Всегда проводите своевременную инвентаризацию. Этот документ будет подтверждением корректного переноса остатков, от него можно будет «плясать» при поиске ошибок в текущих документах или действиях сотрудников. Вы получаете основу, на которую можно опираться при выявлении причин недостачи или других разночтений. Кроме того, актуализация остатков еще никому не вредила, в то время как перенос неточных данных тянет за собой множество лишних проблем.
Ошибка №4 — Необученный персонал
Руководитель лично изучает работу сканеров или другого оборудования, и приходит к выводу, что все очень просто и учиться нечему. Аналогичная ситуация возможна при внедрении изменений в информационную систему или даже при внедрении новой. Казалось бы, тот же склад, номенклатура товаров, суть работы не изменилась. И даже сами сотрудники подтверждают, что справятся без обучения.
На практике оказывается, что многие нюансы были не учтены, и как с ними работать, никто не знает. Сотрудники переоценили свои силы или подтвердили готовность работать без обучения из личных интересов (страх увольнения, карьерные амбиции и т.д.).
Результаты оказываются печальными:
- В лучшем случае работа значительно замедляется. Людям нужно время, чтобы привыкнуть к аппаратуре или новым документам. Они путаются, постоянно задают друг другу вопросы, ищут ответы в документации. А в это время клиенты толпятся в очереди, поставщики не могут выгрузить товар и т.д.
- Неумение работать с новыми инструментами приводит к саботажу. Сотрудники не могут быстро понять, как выполнить ту или иную функцию, и отказываются от автоматизации. Вместо сканеров считают товар вручную, проводят документы «по старинке». И все это постепенно становится привычной схемой работы.
- Любые ошибки сотрудников, неправильно оформленные документы или проблемы с остатками на складе, как и в случае с не проведенной инвентаризацией, люди склонны списывать на «неправильную систему». Это приводит к конфликтам, а иногда — и к злоупотреблениям.
В итоге продажи «тормозятся», поставщики возмущаются из-за несвоевременного приема товара, количество конфликтов в коллективе растет.
Самый очевидный вывод – продажи здесь и сейчас важнее, поэтому иногда можно и отказаться на время от новых инструментов. Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное. Из-за плохо обученного персонала успешные решения оказываются на полке, автоматизация не состоялась.
Как избежать проблем:
Не пренебрегайте своевременным обучением персонала. Даже если люди убеждены, что они все знают и умеют, повторение никому не помешает. Более того, так персонал сможет подтвердить на практике свою компетенцию. После этого саботаж или массовые ошибки минимизируются, так как сотруднику придется отвечать за них в связи с недостаточной компетенцией, а это уже риск увольнения.
Ошибка №5 — Слишком большая нагрузка на людей
Автоматизацию проводят по разным причинам, но одна из самых распространенных – стремление снизить нагрузку на сотрудников. Руководство считает, что автоматизация уменьшит нагрузку на персонал, и люди смогут работать больше и эффективнее.
На самом деле, автоматизация повышает точность работы и снижает затраты времени сотрудников на выполнение определенных рутинных операций. При этом нагрузка на человека может даже возрасти. Для выполнения текущей работы необходимо усвоить новые знания, отточить навыки, возможно, придется даже выполнять больше операций.
Яркий пример ошибочного подхода – автоматизация в пик сезона продаж. Сотрудники и без того работают в такие периоды практически на пределе. Но из-за несвоевременного решения руководства им приходится одновременно изучать что-то новое и отрабатывать навыки работы в непривычной системе. В итоге люди переутомляются, и число ошибок начинает расти вопреки ожиданиям.
Как избежать проблем:
Всегда принимайте во внимание человеческий фактор, в том числе выносливость и допустимый предел взятых на каждого сотрудника обязанностей. Не перегружайте сотрудников и выбирайте для автоматизации спокойный период, а лучше всего, низкий сезон.
Ошибка №6 — Не предусмотрено запасное оборудование
В целях экономии средств руководство закупает оборудование четко по количеству рабочих мест, забывая о необходимом резерве. Но любая техника может выйти из строя, выявляется брак, возникают поломки при эксплуатации, иногда требуется сервисное обслуживание.
Итог неразумной экономии – в процессе работы приходится перераспределять нагрузку на оставшиеся рабочие места или возвращаться к выполнению каких-то операций вручную. Это снижает эффективность всей системы.
Как избежать проблем:
Помните о необходимости наличия резервного оборудования. Бесперебойная работа склада полностью окупит такие вложения.
Ошибка №7 — Отсутствие понятных инструкций
При внедрении автоматизации вы, скорее всего, хотите четко понимать: что вы получите, как это будет работать и как этими инструментами будут пользоваться ваши сотрудники. Но важно, чтобы все аспекты работы понимали не только вы, но и ваши сотрудники, каждый — в меру своей компетенции.
Человек, который будет работать с новыми инструментами, должен четко понимать:
- Последовательность действий при выполнении штатных обязанностей
- Как поступать в нестандартных ситуациях
- Что делать, если в процессе работы была допущена ошибка
- Как действовать в случае каких-то сбоев в оборудовании или системе
Даже обученные сотрудники могут что-то забыть или не запомнить, особенно, если речь идет о внештатных ситуациях. Но ведь вы будете нанимать новых сотрудников, и учить их будут уже по ходу работы.
Как избежать проблем:
Здесь на помощь приходят инструкции – максимально подробные и написанные понятным языком.
Техническая документация от поставщика оборудования или разработчика системы вашим сотрудникам не подойдет. Здесь нужны краткие и четкие правила. Иногда подобные инструкции в виде перечня действий можно увидеть даже в виде распечаток на стенах офисов, например, «Как сделать скан-копию документа» (над офисным сканером) или «Правила проведения инвентаризации» (в качестве напоминания офисному персоналу).
Разработка подобных инструкций для сотрудников поможет вам и руководителям подразделений максимально глубоко понять особенности системы автоматизации. Можно доверить их написание подрядчику, но даже в этом случае вы как руководитель компании обязательно контролируете результат, и пока не поймете и не одобрите каждый этап, инструкции не утверждаются. Так вы получите полное понимание обновленных процессов по результатам автоматизации, а ваши сотрудники – четкие знания, что и как правильно делать.
Как правильно и эффективно
организовать работу склада?
Получите сборник рекомендаций от экспертов по складским вопросам!
Склад – связующее звено между производителем и потребителем, сложная система, которая требует постоянного внимания. Обеспечить порядок на складе – важная задача любой компании. Для этого нужно вести корректный учет товаров, контролировать их сохранность, а также иметь быстрый доступ к информации по местам хранения и доступным остаткам.
Однако часто корректному учету продукции на складах уделяется недостаточно внимания и негативный результат при подобном подходе не заставит себя долго ждать. Возрастает риск появления непредвиденных затрат или потерь для компании.
Анализируем причины возникновения потерь на складе
Минимизировать издержки и потери – естественное желание собственника бизнеса. Когда речь идет о складских потерях, то в первую очередь стоит обратить внимание на те, которые связаны с товарами. Для планирования мер по сокращению непреднамеренных затрат сперва выявим и классифицируем источники потерь или порчи продукции в обороте.
Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения:
- повреждения при погрузке/разгрузке товара;
- нарушение условий отбора и хранения товара;
- естественная убыль отдельных групп товаров: испарение, усушка и прочее;
- неправильная, некачественная маркировка, которая влечет за собой потерю товара и невозможность идентификации товара;
- возникновение пересортицы при неверной раскладке;
- потери из-за некорректного указания адресов, которые обнаруживаются только при инвентаризации;
- порча товаров при нарушении температурного режима, повышенной влажности, а также при повреждении товаров разными вредителями.>
Порча товаров со сроком годности
Если учет срока годности не ведется, то для отгрузки не всегда выбирается товар с минимальным сроком годности. Это влечет за собой то, что на складах накапливается просроченный товар, который необходимо списывать или утилизировать.
Потери из-за воровства
- во время упаковки/распаковки товаров;
- при доставке товара от поставщика к покупателю;
- при выезде за пределы склада и прочее.
Зависимость от персонала
Характерно для компаний, где отсутствует информативное или адресное хранение. Только кладовщик, который распределял товар по складу, знает, где его можно найти. В результате нет возможности оперативного поиска нужной позиции, а у руководства нет актуальных данных по остаткам на складах и инструмента контроля работы персонала.
Сокращаем потери: от организационных мер до комплексной автоматизации учета товарных запасов на складе
Потери на складе можно первоначально заложить в стоимость продукции либо минимизировать за счет проведения организационных мер или комплексной автоматизации.
Таблица 1 – Меры по исключению потерь и издержек на складе
| Проблемы | Организационные меры | Комплексная автоматизация |
| Проблемы Организационные меры Комплексная автоматизация Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения |
1. Оптимизировать помещение склада. Выделить зоны хранения, которые:
2. Оптимизировать оборудование для хранения товаров.
3. Пересмотреть удобство используемого транспорта и грузоподъемного оборудования. Для складов с высокими стеллажами целесообразным может быть закупка специальных кар с подъемными лестницами или закупку станин для стеллажей. Это ускорит размещение, поиск и отбор товаров, обеспечит сохранность самих стеллажей. |
Внедрение учетной системы или налаживание складского учета в текущей. С помощью внедрения специализированной программы учета или усовершенствования текущей возможно повысить скорость складских процессов, контролировать работу склада, персонала и компании в целом, сократить потери, экономить трудозатраты, снизить пересортицу, а также более эффективно использовать складское оборудование. Для эффективной работы учетной системы следует предпринять следующие шаги: 1. Выделение зоны хранения товаров на складе. Зоны выделяют фиксированные, а также резервные и критические на случай, если первые переполнятся. 2. Маркировка товар и зоны хранения. Для сокращения потерь и точного учета товаров или документов, корректной идентификации этих объектов можно использовать технологию штрихкодирования или/и RFID. Штрихкодирование позволит вести единичный учет товаров с помощью штрих-кодов, которые размещаются на каждой единице товара, и терминала сбора данных, передающего информацию в учетную систему по каждой номенклатурной единице (при наличии Wi-Fi). Технология RFID позволит вести учет больших партий товара, не требуя прямой видимости для идентификации объектов, что упрощает процесс приемки/отгрузки товара. 3. Задание алгоритмов размещения и отбора товаров. Также можно формировать кладовщику порядок обхода ячеек, оптимизировать его маршрут и снизить трудозатраты. 4. Использование специального торгового оборудования. Использование терминала сбора данных (далее ТСД) при приеме товаров позволит выявить расхождения в партии от поставщика. Маркировка поступивших товаров и ТСД также позволят контролировать сотрудников склада, исключит зависимость от персонала. Учетная система, интегрированная с ТСД, позволит вести учет товаров со сроком годности. Необходимо занести в учетную систему серии товаров, а также занести эту информацию в штрих-код на товаре. В таком случае система подскажет, какой товар и откуда необходимо взять для комплектации заказа. А ТСД проконтролирует, правильно ли кладовщик выполнил задачу. |
| Порча товаров со сроком годности |
Фиксация кладовщиками информации о сроках годности на коробках либо прикрепление бирки к товару/упаковке. В результате увеличиваются трудозатраты на размещение товаров и сборку заказов, однако обеспечивается отгрузка товара с минимальным сроком годности. Также можно разделить одинаковые товары на ячейки в зависимости от разного срока годности. Таким образом, снизится вероятность ошибок кладовщика при выборе товара, ведь он сразу будет подходить к ячейке, где все товары с минимальным сроком годности. |
|
| Потери из-за воровства |
|
|
| Зависимость от персонала |
Организация информативного или адресного хранения. В результате размещение товара будет происходить в зонах, выбранных сотрудником склада или учетной системой. Адресное хранение – метод размещения товара на складе, при котором каждой единице присваивается определенный адрес (буквенное и цифровое обозначение, которое позволяет быстро находить необходимую продукцию). Внедрение данной технологии исключит ошибки при отборе товара с нужным сроком годности, сократит время поиска свободного места для размещения товара, исключит зависимость от персонала, обеспечит быструю и безошибочную сборку заказов. |
Эффект для компании: почему комплексная автоматизация склада лучше ручного учета при сокращении потерь и издержек
Безусловно, комплексная автоматизация – это недешевый процесс. При этом далеко не все склады в ней остро нуждаются. Однако уже сейчас, на этапе развития своей деятельности, необходимо начать принимать меры по эффективной организации работы склада. Это позволит сформировать для себя понимание автоматизации: ее целей, задач и ожидаемого результата.
На рисунке проиллюстрировано преимущество автоматизированного учета товаров на складе перед ручным (в том числе, с помощью бумажных карточек или Excel-таблиц).
Рисунок 1 – Сравнение ручного и автоматизированного учета на складе
В результате налаживания складского учета компания получает:
- минимизацию или полное исключение бумажного документооборота;
- сокращение пересортицы или залеживания товаров на складе;
- снижение зависимости от человеческих ресурсов, новые сотрудники быстро адаптируются;
- рост эффективности работы сотрудников, возможность оперативного контроля;
- повышение лояльности клиентов за счет увеличения скорости сборки и отгрузки заказов.
Для построения эффективной работы склада, своевременного получения информации по результатам работы, а также принятия управленческих решений и сокращения временных и материальных потерь, которые возникают при ведении учета вручную, автоматизация просто необходима.
Все, что нужно знать про складской учет
Складской учет есть и в мелкой рознице и в крупных оптовых и производственных компаниях. Не важно, где хранятся товары, важно — в любой момент времени знать, какой товар и в каком количестве есть в наличии, нужно ли пополнить запасы или, наоборот, избавится от залежалой продукции. Рассказываем о правильной организации складского учета.
Что такое складской учет
Складской учет состоит из хранения и обработки данных о готовой продукции или запасов, за исключением незавершенного производства, основных средств и прочих активов.
Сотрудник, ответственный за складское хранение, должен любым способом — на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе — фиксировать все действия на складе. К обязательным операциям относятся:
- поступление и оприходование товара от контрагентов;
- занесение информации о поступившей продукции в базу или учетные документы;
- отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
- перемещение (между складами или торговыми точками);
- инвентаризация;
- информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
- списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
- корректировка характеристик продукции в учетных карточках.
В сервисе МойСклад работа ускоряется, благодаря полной автоматизации всех возможных процессов. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.
Цели складского учета
Складской учет показывает, где находится тот или иной товар. Кроме количественных величин, на принятие решений влияет стоимость запасов. Без этих данных невозможно работать — все равно что торговать вслепую.
Упорядочивание позиций
Товары группируют по сортам и партиям по нескольким причинам:
- выявить популярные позиции;
- определить не пользующийся спросом товар;
- контролировать сроки годности.
Поддержание порядка в документах
Складской учет наводит порядок не только в остатках, но и в документах. У сотрудников будет уходить меньше времени на поиски товара для сбор заказов. Правильно подготовленные документы облегчают последующий анализ и снижают процент краж, просрочек и других негативных инцидентов.
Контроль количества остатков и запасов
Контрольная задача складского учета в первую очередь направлена на борьбу с воровством. Любое перемещение запротоколировано, и сотрудникам будет сложно скрыть потери.
Отталкиваясь от 100% точной информации об остатках, предприниматель может закупить товар в достаточном количестве, торговать без сбоев, контролировать срок оплаты за продукцию, оценивать оборачиваемость товаров по группам.
Виды складского учета
Складской учет будет отличаться в зависимости от товарного ассортимента, который, как правило, распределяют по срокам и сортам.
Есть четыре основных вида складского учета:
- Номенклатурный учет ведут компании с широким ассортиментом продукции. Без внутренней классификации по группам и подгруппам найти нужный товар будет сложно. Поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по установленным признакам.
- Сортовой — исходя из названия, понятно, что деление рационально провести по сортам и типам. А другие характеристики уходят на задний план и не влияют на распределение: поставщик, цена, срок годности и т. д.
- Партионному учету отлично поддается продукция, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
- Партионно-сортовой — совмещает особенности сразу двух форм учета. Позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.
Так как в двух последних видах учета главное значение занимает отдельное хранение, то и место для склада потребуется больше обычного. В сортовом и номенклатурном учете заполняют только карточки для учета товара, для других вариантов требуется вести ведомость.
Документооборот на складе
Чтобы контролировать остатки, необходимо правильно оформлять документы на каждое передвижение товара.
Рассмотрим документы, используемые на всех участках склада.
Прием товара
На передовой складского учета находятся документы, свидетельствующие о поступлении товара. За этот участок отвечает сразу несколько документов.
- Накладная от поставщика — сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад.
- Приходная накладная для учета поступающей продукции оформляется на основании первого документа.
- Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т требуется для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приема-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
- По итогу рабочей смены кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4, включающий всю поступившую продукцию.
- Акт о приемке материалов М-7 подтвердит, если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию.
- Акт о приемке товаров ТОРГ-1 свидетельствует о том, что товар прошел проверку на качество, количество, массу и комплектность.
Хранение товара
После поступления товар переходит на этап хранения, для этого создаются:
- Товарный ярлык ТОРГ 11 — отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
- Карточка учета М-17 — предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учета на основании приходных документов.
Перемещение товаров
В процессе хранения может происходить перемещение товара, тогда заполняют:
- Требование-накладную М-11 для перемещение между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передается принимающей стороне.
- Накладную на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13. Она отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры.
Выбытие товаров со склада
- Если товар или материалы передают, например, на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют накладную на отпуск материалов на сторону М-15 с указанием не только количества, но и цены.
- Товарная накладная ТОРГ-12 применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя.
- Если выбытие происходит по причине порчи, то составляется акт о списании ТОРГ-16
Ведение складского учета
Как вести складской учет закон не устанавливает. Учитывая специфику бизнеса, используйте любые удобные для вас формы: бумажные документы, Excel-таблицы, специализированные системы документооборота. Ориентируйтесь на объем товарооборота и его проходимость. С ростом числа операций и номенклатуры появляется необходимость в автоматизации.
Ручной учет в Excel-таблицах можно условно назвать полуавтоматическим вариантом. Основную часть работы приходится выполнять сотрудникам, автоматически рассчитываются только суммы по столбцам и строкам. Единственным плюсом в этом способе ведения учета является его цена — пользоваться таблицами можно бесплатно.
Зато есть ряд трудностей, которые нужно учитывать:
- В таблице не сохраняется история вносимых изменений. Поэтому всегда остается риск потерять данные, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное.
- Ручная автоматизация с помощью Excel увеличивает время обработки документов и грузов. Инвентаризация крупных остатков занимает слишком много времени.
- Сложно уследить за сроками годности.
- Все документы заносятся вручную, а значит возрастает количество ошибок из-за человеческого фактора.
Управление складом можно передать специальной программе, чтобы решить все перечисленные выше проблемы. Вы сократите ручные операции и заведение документов, так как:
- Электронные документы защищены от потерь. Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.
- Документы создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.
- Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации.
- Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы.
Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.
Автоматизация складского учета в МоемСкладе
Сервис предназначен для упрощения всех складских операций: приемка и отгрузка товара, перемещение, инвентаризация, списание и оприходование. С его помощью вы организуете эффективный складской учет и сможете распечатать любые документы.
МойСклад обеспечивает круглосуточный доступ к достоверной информации о состоянии товаров. Чтобы смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени, нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет.
Как подготовить магазин к складскому учету
1. Выбрать метод складского учета: номенклатурный, сортовой, партионный, партионно-сортовой.
2. Закупить оборудование:
- терминалы для сбора данных (ТСД), для расшифровывания штрихкодов и этикеток — сканеры;
- принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
- ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.
3. Определить ответственных сотрудников, принимающих участие в складском учете, и прописать для них инструкции.
4. Разобраться в товарных позициях, закрепить каждую за конкретным местом на складе, чтобы ее было легко найти.
Пример автоматизации складского учета в МоемСкладе
Перечислим основные возможности.
1. Интеграция с оборудованием и сервисами:
- Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
- Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.
- Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.
- Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».
2. В одном месте формируются и печатаются складские документы (М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и других). Обмениваться документами можно круглосуточно по ЭДО или email.
3. Умное адресное хранение распределяет товары по складским ячейкам для быстрого и удобного поиска. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.
В МоемСкладе вы можете разместить любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции. Сервис приспособлен к работе со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.
Кроме складского учета вам понадобятся дополнительные функции, которые выполняет МойСклад:
- обрабатывать заказы покупателей
Отчет по заказам покупателей показывает, какие статусы были присвоены заказам для просмотра информации отдельно по новым заказам, возвратам, подтвержденным заказам и т. д.
- резервировать товар под заказ;
- выставлять счета и контролировать их оплату;
- обрабатывать товары, подлежащие маркировке с учетом последних требований закона;
- получать и анализировать финансовые показатели.
Динамика продаж отражается в отчете «Прибыльность» в разрезе товаров, сотрудников, покупателей, каналов.
Отчет «Движение денежных средств» позволяет контролировать и предотвращать кассовые разрывы, показывает остаток на начало и конец заданного периода.
Отчет о прибылях и убытках показывает ключевые финансовые показатели доходы, расходы, рентабельность продаж для оценки эффективности бизнеса.
В сервис встроена масса полезных отчетов по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности и т. д. Для оперативного контроля включите рассылку данных на электронную почту.
К дополнительным возможностям относится сбор и предоставление данных об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.
Несмотря на то, что в мире нет двух совершенно одинаковых складов, типовые ошибки при управлении ими носят одинаковый характер, или, как говорят врачи, хотя все люди и разные, но болезни у них одинаковые.
Автор: ЛИТВИНОВ СЕРГЕЙ, исполнительный директор ООО «РЭСТОК» ГК «КОМПЭЛ», SLitvinov@Inbox.ru
Так как от качества управления складом в наибольшей степени зависит эффективность и устойчивость работы не только складского подразделения, но и всей компании, знание типовых ошибок позволит не только значительно повысить эффективность работы, но и сэкономит огромное количество времени и средств.
Ошибка №1. Непонимание принципиальной разницы между различными уровнями сложности склада и различными уровнями развития операционной деятельности в компании.
От уровня сложности склада зависит не только возможность, но и «глубина внедрения» различных методов управления. У тех, кто не учитывает значение этого уровня, возникает ситуация, когда для очень простого склада применяют слишком сложные методы или как говорят, «стреляют из пушки по воробьям». Встречается и прямо противоположная ситуация, когда сложным объектом управляют, используя совершенно примитивные и малопригодные для таких объектов методы. Чем больше уровень сложности, тем больше рисков мы должны учитывать при планировании операционной деятельности. Например, при расчете необходимого количества персонала для большого склада необходимо учитывать одновременно несколько видов риска отсутствия персонала (очередные ежегодные отпуска, административные дни, перерывы в работе, больничные дни и т.д.). Если этого не сделать, то величина ошибки может составить более 40% и в результате привести к значительным срывам в сроках выполнения операций по причине нехватки трудового ресурса.
От уровня развития операционной деятельности напрямую зависит возможность использования тех или иных методов управления. Например, существуют попытки внедрения системы менеджмента качества ИСО 9001, на складе, где не выделены процессы и используется ситуационно-динамическое управление, а принципы постоянного совершенствования КАЙДЗЕН пытаются применить на складе, где работает временный персонал или существует высокая текучесть штатного персонала. Всё это не только не эффективно, но практически невозможно, так как противоречит самой философии этих методов.
На практике я выделяю следующие уровни сложности склада:
- Площадь 100+ м2, число сотрудников 3+, номенклатура 100+ SKU
- Площадь 5 000+ м2, число сотрудников до 50+, номенклатура 5 000+ SKU
- Площадь 10 000+ м2, число сотрудников 100+, номенклатура 50 000+ SKU
Помимо требований к размеру склада, количеству сотрудников и номенклатуры, существуют дополнительные требования к системе учета и размещения товара. Например, когда требуется прослеживаемость (англ. product traceability) прохождения товарных позиций для партий электронных компонентов или автомобильных комплектующих, а так же необходимость серийного или акцизного учёта.
Для того чтобы склад оставался эффективным при росте уровня сложности необходимо не только как можно «глубже» или полнее использовать те или иные методы управления, но так же увеличивать их набор. Различные методы управления имеет вполне определенную специализацию и направлены в первую очередь на решение вполне определенных проблем. Например, при большом количестве различных складских операций крайне необходимо использовать методы массового обслуживания (теории очередей) и теории ограничения (Theory of Constraints, TOC).
Основные уровни зрелости развития операционной деятельности наиболее хорошо описывает методология CMMI (Capability Maturity Model Integration), которая используется для совершенствования процессов в различных организациях.
Методология выделяет следующие уровни развития операционной деятельности:
Уровень 1. Процессы не определены
Уровень 2. Определены некоторые или большинство процессов
Уровень 3. Процессы находятся под управлением
Уровень 4. Процессы непрерывно совершенствуются
Зависимость эффективности склада от его уровня развития подробно рассматривается Питером ван ден Бергом в книге «Склад как конкурентное преимущество. Что делать, чтобы стать лучшим». При построении грамотной системы управления сложным складом, как показывает автор, можно повысить эффективность работы более чем на 30%.
При принятии решений об использовании тех или иных методов управления или уже используя элементы каких-либо методов, необходимо обязательно учитывать уровень развития и сложность склада иначе может возникнуть ситуация, когда вместо ожидаемого положительного эффекта произойдет значительное снижение эффективности работы.
Ошибка № 2. Неумение планировать и оценивать объемы складских работ и трудоемкость различных операций в человеко-часах, незнание рисков и степени их влияния на складские операции.
Основным фактором при расчёте количества персонала на складе является трудоемкость выполнения операций и средняя производительность труда. Если на складе работает большое количество персонала и используется ручной труд, а средства регулирования ритма работы – конвейеры — отсутствуют, то разница в производительности труда отдельных работников может отличаться более чем в 3 раза. В 1882 году Фредерик Тейлор впервые ввёл понятие «работа с прохладцей», когда обобщив «… ряд эмпирических наблюдений за поведением рабочего — вне работы он спешил, двигался быстро, а в рабочее время, напротив, не торопился», Тейлор обнаружил в нём противоречие, которое легко решается применением наиболее подходящей системы мотивации труда и профессионального отбора сотрудников.
При использовании средних показателей производительности труда, которые были достигнуты при повременной системе оплаты труда (а это начальный уровень развития склада) получаются сильно завышенные результаты при расчете необходимого количества персонала. Как показывает практика, после перехода к сдельной оплате (2-й уровень развития склада или уровень результативности) производительность труда комплектовщика сразу возрастает более чем на 30%.
С другой стороны, при планировании и расчете необходимого количества персонала так же необходимо учитывать риски, которые снижают общую производительность труда. Помимо планового отсутствия сотрудников, находящихся в ежегодном оплачиваемом отпуске, необходимо учитывать «внеплановое» отсутствие во время болезни, учитывать сезонный всплеск заболеваемости, административные отпуска для решения личных проблем, а также отсутствие сотрудников по причине текучести персонала. Учет этих рисков увеличивает количество персонала минимум на 30-50%.
От качества расчета необходимого количества персонала зависит качество и эффективность работы складского комплекса. За счет правильной оценки объемов и трудоёмкости работ, производительности труда и рисков отсутствия персонала можно значительно снизить так называемый эффект «хлыста» на складе, который вызывает сильные колебания нагрузки и получить точность расчета, которая может отличаться от обычных расчетов на порядок.
Ошибка № 3. Использование наименее мотивирующей, но наиболее простой в администрировании повременной оплаты труда на складе. Использование очень сложных мотивационных схем для линейного складского персонала на основе KPI вместо предельно простых и понятных сдельных схем.
Часто зарплата на складе зависит только от количества отработанных часов и в лучшем случае, компенсации некоторого материального ущерба. При сильной неравномерности нагрузки работа по такой схеме приводит к сверхурочным работам и большим дополнительным финансовым затратам.
Оплата за время – это хороший способ мотивации сотрудников, которые «служат», а не зарабатывают. К категории таких сотрудников можно отнести операторов, охранников, водителей погрузчиков, но только не линейных исполнителей (комплектовщиков). Если на складе есть конвейер, который не только перемещает товар по складу, но регулирует ритм работы, то можно оплачивать время работы персонала, контролируя при этом выполнение производственных показателей. Во всех остальных случаях необходимо использовать сдельно — премиальную систему мотивации.
При разработке сдельной системы мотивации необходимо помнить цель её внедрения – «производство наибольшего количества продукции определенного качества с минимальной себестоимостью».
Обязательно должно выполняться условие справедливости оплаты труда путём установления чёткой связи между объёмом выполненных работ и их оплатой.
Выполнение этих факторов возможно только в случае абсолютной прозрачности расчетов при начислении зарплаты. В идеале сотрудник сам должен рассчитать свою зарплату и только свериться с расчетным листком. Непонятных расхождений быть не должно. Так же необходимо иметь не только бухгалтерский формат расчётного листка, где обыкновенному исполнителю порой сложно разобраться в тонкостях начислений и выплат, но и специальный вариант производственного листка, где в свободной от бухгалтерского учёта, но абсолютно понятной для работника, форме будет представлен весь расчет выполненной работы. В своей работе «Принципы научного менеджмента» Фредерик Тейлор описывает вариант использования разноцветных расчетных листков. Когда сотрудник не выполняет плановые показатели или работает с меньшей производительностью, он получает расчет на листке желтого цвета, в то время как обычный расчет он получает на белой бумаге.
Очень часто оплату труда линейных складских работников связывают с системой KPI (ключевые показатели эффективности). Однако в этом случае происходит разрыв связи между объемом выполненных работ и показателями эффективности. Работы может выполняться много, а KPI показывают плохие результаты, но в этом случае не всегда виноваты исполнители. Такая схема сильно демотивирует их и больше подходит для администрации склада.
Правильно разработанная и внедренная сдельная система оплаты труда сразу повышает производительность труда более чем на 30%.
Ошибка № 4. Незнание, непонимание и отрицание влияния современных методов управления операциями на различные показатели эффективности. Попытки формального внедрения этих методов, при полном искажении «философии» этих методов, дают сильный отрицательный эффект на многие годы.
Очень часто приходится слышать, что многие методы управления не подходят для бизнеса в России, ввиду «особого» менталитета российских сотрудников. Конечно, существуют определенные ограничения для применения тех или иных методов, но эти ограничения связаны больше не с человеческими, а с организационными факторами.
Основной проблемой в применении принципов Кайдзен на российской почве является — высокая текучесть кадров (против пожизненного найма сотрудников в средних и крупных японских компаниях) и небольшой стаж работы сотрудников. Исходя из моей практики, самые ценные идеи выдвигаются не ранее чем через 3-5 лет работы на одном месте. Так как Кайдзен начинается с выявления проблем, и этот процесс часто отождествляется с низкими показателями работы, что чревато для сотрудников увольнением. Часто руководство просто придирается к подчиненным, а те в свою очередь, скрывают многие проблемы. Необходимо изменение во взаимоотношениях людей в процессе совместной работы для того, чтобы создать атмосферу, которая будет поощрять открытое признание проблем всеми и каждым и выработку планов по их решению.
К сертификации склада на соответствие стандартам менеджмента качества ИСО 9001 очень часто подходят формально, не всегда понимая, что после сертификации должен измениться взгляд сотрудников на качество всех процессов, протекающих на складе. Сотрудники отдела качества, должны помогать увидеть и устранить причину всех факторов, которые встают на пути операционной деятельности. После сертификации значительно усложняется организационная структура управления, когда помимо вертикального «операционного» уровня появляется горизонтальный уровень «качества работы». Работа с такой матричной структурой требует тоже определенного организационного уровня развития (см. Ошибку № 1), которого может не быть на складе. Иногда сотрудников в этот отдел приглашают из других компаний, и возникает проблема, что прежде, чем они научатся видеть несоответствия, должно пройти огромное время. Сотрудниками отдела качества должны становиться лучшие исполнители из операционных подразделений, которые уже обладают соответствующими навыками и знаниями.
Таким образом, для использования того или иного управленческого метода организация должна пройти определенный путь развития и подготовиться к его внедрению вылечив все «детские болезни».
Ошибка № 5. Незнание и нежелание узнать мировые отраслевые нормативы на складские операции. Самооправдание: «А у нас не хуже, чем у других!»
На протяжении очень долгого времени склад может «вариться в собственном соку» или «почивать на лаврах» после внедрения какой-либо технологии. Сотрудникам и администрации кажется, что у них самые передовые технологии и самые высокие производственные показатели. Однако, сегодня всё настолько быстро меняется и ещё вчерашние суперсовременные терминалы сбора данных, которые были дорогостоящим специализированным оборудованием, всё чаще заменяются на обычные пользовательские планшеты или смартфоны по цене на порядок дешевле терминалов.
Огромную пользу приносит так называемый «промышленный туризм», когда сотрудники склада посещают с экскурсией аналогичные склады или склад клиентов. Если экскурсия хорошо организована, то происходит обмен мнениями и различными складскими показателями от производительности труда до качества работы. Сотрудники видят лучшие практики и могут рекомендовать свои лучшие решения.
Много актуальной информации о показателях складской работы содержит книга Эдварда Фразелли «Мировые стандарты складской логистики».
Ошибка № 6. Быстрый вертикальный карьерный рост линейных менеджеров из обычных кладовщиков без дополнительного обучения навыкам управления дает огромное количество конфликтных ситуаций при взаимодействии смежных подразделений и внутри участка или отдела.
Быстрый вертикальный карьерный рост, когда вчерашний комплектовщик становится старшим смены и имеет в подчинении 50 и более сотрудников приводит к огромному количеству межличностных конфликтов. Очень часто по своему уровню развития или психологической зрелости такому сотруднику категорически нельзя становиться руководителем. Очень часто не помогает даже получение дополнительного образования в области управления людьми или процессами.
Поэтому при принятии решения о переводе простого исполнителя на должность руководителя того или иного уровня необходимо делать это не сразу, а назначив достаточно продолжительный испытательный срок или проводя сотрудника через промежуточные должности мастера или бригадира участка, где уже есть элементы работы с персоналом.
Данная ошибка может перерасти в огромную проблему, когда при развитии и усложнении склада (см. Ошибку № 1) на должность линейных и функциональных руководителей требуются люди с совершенно другими навыками и знаниями, а занимают эти должности те сотрудники, кто пришел на склад давно, и обладает навыками для совершенно другого уровня развития. Например, на начальном уровне развития склада широко используется ситуативное управление. Руководители должны быть высоко динамичными лидерами, которые поведут за собой остальных сотрудников и решат любой «горячий вопрос». Руководитель такого склада – это как начальник пожарного депо. Однако, когда склад увеличивается и усложняется, то требования к руководству меняются. Для такого склада должно применяться результативное управление, когда начальник склада больше похож на финансиста или математика. Ему уже требуется оцифровка всех процессов, подсчет трудоёмкости операций, управление затратами и т.д. А это совершенно другой тип руководителя. Если мы не будем учитывать этих факторов, то перейти на новый уровень эффективности и развития практически будет не возможно.
Я был свидетелем и обратной ситуации, когда для перехода на новый уровень результативного управления была подобрана команда профессиональных специалистов, после чего стали проводиться семинары по ситуационно-динамическому руководству, характерные для ситуационного, т.е. более низкого уровня развития. Это хороший пример искусственной деградации системы управления.
Литература:
- Кравченко А.И., Классики социологии менеджмента: Ф. Тейлор и А. Гастев, СПб, «Русский Христианский Гуманитарный Институт», 1998. -95 с.
- Фразелли Э. «Мировые стандарты складской логистики» — М.: Альпина Паблишер, 2012. -330 с.
- Ассен ван, М. «Ключевые модели менеджмента. 60 моделей, которые должен знать каждый менеджер» — М.: БИНОМ, 2011. — 319 с.
- Джеймс Вумек, Дэниел Джонс «Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании» — М.:Альпина Паблишер, 2011. — 480 с.
- «Склад как конкурентное преимущество. Что делать, чтобы стать лучшим», Йерун Питер ван ден Берг, 2013. -336 с.
- Элияху М. Голдрат, Джефф Кокс «Цель. Процесс непрерывного совершенствования» — М.:Поппури, 2009. — 496 с.
- Друкер Питер «Практика менеджмента» — М.: Издательский дом «Вильямс», 2003. — 398 с.
- Таран С.А. «Как организовать склад: практические рекомендации профессионала» — М.: АЛЬФА-ПРЕСС, 2006. — 160 с.
- Тейлор Ф. «Принципы научного менеджмента» (электронная книга)
- Литвинов С.А. «КОНВЕЙЕР ИДЕЙ ИЛИ КАК ИДЕИ ОВЛАДЕВАЮТ МАССАМИ» статья на деловом портале «Управление производством» http://www.up-pro.ru/library/production_management/kaizen/konvejer-idej/
Вне зависимости от типа деятельности и вида производимых товаров, руководство любой компании сталкивается с правильным устройством хозяйства. Поэтому крайне важно знать правила ведения и организации складского учета (склада) материалов на предприятии, так как это позволит точно контролировать товарное передвижение и всегда быть в курсе любых изменений. Правильный подход к решению этого вопроса поможет предотвратить денежные потери и даже приумножить прибыль. Более того, это благотворно влияет на конкурентоспособность и привлекает новых партнеров или инвесторов.
Определение
Этот термин необходим для уточнения постоянного и количественного учета, осуществляемого в помещениях, созданных для хранения товаров. Для реализации привлекаются специальные учетные карты, которые утверждены законом РФ и позволяют свободно фиксировать различные материалы в кладовой. Их заполнением занимается МОЛ (заведующий или кладовщик), подписывающийся составленный договор о трудоустройстве. В этом контракте сразу указываются объемы выполняемой работы и уровень ответственности, который накладывается на работника при появлении потерь хранящихся объектов.
Законодательные акты
Главным документом, регулирующим этот вопрос, является распоряжение Министерства финансов РФ от 09.06.2001 №44н. Однако кредитные и бюджетные фирмы не пополняют список тех, кто ему подчиняется. Основываясь на этом акте, проводить учет складов может только специально назначенное материально ответственное физическое лицо. Это постановление дополнительно вносит уточнения в перечень ценностей, относящихся к МПЗ и нуждающихся в хранении.
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Важные определения
Учет складских операций: что это такое, как его вести, какие у него нюансы, требования, регулирующие факторы и особенности? Это далеко не полный список вопросов, которые необходимо знать любой фирме, планирующей осуществлять успешную деятельность на современном рынке. Но перед тем как разобрать такие моменты, необходимо уяснить следующие термины, составляющие основу этой отрасли:
- Склад — это помещение, созданное и эксплуатируемое для временного или постоянного хранения МПЗ и их подготовки к дальнейшему применению в промышленных целях или отправлению заказчику.
- Материально-производственные запасы — это ценные объекты, числящиеся такими на основании пункта 2 ПБУ 5/01.
В качестве МПЗ могут выступать:
- Предметы, сырьё или полуфабрикаты, выполняющие роль базиса для создания реализованных товаров или других направлений компании.
- Ценности, готовые для сбыта.
- Финансовые ресурсы, используемые для поддержания бытовых и управленческих нужд предприятия.
МПЗ не считаются:
- Активы, предназначенные для применения на длительном сроке (они расцениваются как основное средство)».
- Незавершенные товары.
Для чего это необходимо
Организация складского учета товарно-материальных ценностей нужна для контролирования таких параметров:
- Остаточный объем и номенклатура продуктов, находящихся в кладовой или в торговом зале.
- Показатель продаж.
- Срок хранения.
- Расчетные периоды.
- Групповой оборот товара.
Помимо этого, учет позволяет предотвратить потери, убытки и порчу имущества. Любые финансовые вложения, потраченные на создание автоматизированных систем, окупаются уже в первые дни внедрения.
Как в компании «Технониколь» автоматизировали складской учет и сократили ошибки персонала?
Читать кейс
Организация
Грамотные организационные мероприятия — это залог успешной деятельности любого предприятия. Для долговременной стабильности и эффективности работы используются партионные и сортовые учетные системы. Сегодня существует несколько способов создания максимально удобных условий для хранения, благодаря чему удается сэкономить время и повысить производительность.
Использование карточек
Если основу учета складов составляют оборотные ведомости, то одновременно привлекаются две вышеуказанные стратегии. Первая подразумевает под собой применение карточки, открывающейся на любую разновидность ТМЦ. Она отображает количественно-суммовую информацию, где заполняется наименование первичной учетной документации. Применение карточек также необходимо для указания остатков на первое число и оборотный месячный расчет. Это дает возможность составить ведомости по обороту и сверить карточные данные с тем, что предоставляет бухгалтерия.
Сальдовая проверка
Ее отличительной чертой является отсутствие необходимости привлечения бухгалтеров и составления оборотных бумаг. Она реализуется в разрезе субрасчетов, товарных групп и балансных счетов, применяемых в денежном эквиваленте. Все манипуляции осуществляются МОЛ, которое заполняет учетную книгу или журнал. Бух. отдел отвечает за прием первичной документации и сопоставление полученных сведений.
Партионная
Ее отличие — это обособленное хранение каждой партии, имеющей собственную карту в 2 экземплярах. Одна из них высылается в бухгалтерию, а вторая остаётся в кладовой и расценивается как учитывающий регистр. Заполняя этот акт, работник обязан указать дату и время, его номер, тип перевозки, реквизиты поставщика, имя продукта, место отправки, вес и сорт. При израсходовании всех партийных запасов заведующий и товаровед оставляют личные подписи на карточке и отправляют ее бухгалтеру для дальнейшей проверки. Если будет найдена недостача, она спишется на издержки обращения (только если ее показатель не превысил норму допустимой убыли).
Где применяются складские помещения
Склад нужен для хранения и реализации подготовительных мероприятий к отправлению в производственный цикл или потребительскому сбыту. Как правило, он используется для сбережения на протяжении определенного времени:
- Товар для сбыта.
- Готовые продукты, предназначение которых еще не установлено.
- Производственное сырьё.
- Запасные детали, используемые для ремонтных работ или прочих целей.
- Спецодежда или форма.
Разновидности складов
Сегодня выделяют 3 основных типа складского хозяйства. Первый основывается на функционировании:
- Материальные — нужны для сохранения ценностей, которые используются для промышленного процесса.
- Внутрипроизводственные — внецеховые и внутрицеховые, в которых хранятся активы, нужные для поддержания стабильного функционирования предприятия.
Исходя из вида хранящихся ресурсов они бывают следующих типов:
- Универсальные — актуальны практически для всех МПЗ.
- Узконаправленные — «заточены» под определенные объекты.
Последняя классификация основана на месте расположения:
- Централизованные.
- «Промежуточные» — кладовые располагаются на территории предприятия.
Кто несет ответственность
Обязательный рабочий штат включает в себя следующие квалифицированные специальности:
- Заведующий — отвечает за организацию процесса среди подчиненных, несет ответственность за целостность материальных ценностей.
- Кладовщик — учитывает имеющиеся продукты.
- Грузчики — перемещают МПЗ в пределах кладовой, предприятия или загружают в транспортное средство.
- Младший рабочий персонал — поддерживает чистоту территории и соответствие гигиеническим нормам.
Нюансы хранения
Для обеспечения стабильности и правильности работы необходимо учитывать множество важных моментов, среди которых:
- Обязательное наличие устройств хранения МПЗ.
- Сохранение всех типов, марок, сортов и партий осуществляется в обособленных ячейках.
- Привлечение измерительных приборов.
- Закладка активов для хранения осуществляется с одной стороны, а для выпуска — с противоположной.
- Рациональное распределители свободной площади.
- Инновационная автоматизация работ и процессов, осуществляемых на складском помещении.
- Однородные активы выдаются в определенной последовательности («старые» получают первоочередно).
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Как вести
Выделить единственный и универсальный способ практически невозможно. Это зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Сегодня применяются следующие методики:
- Номенклатурная — не предусматривает деление на группы (вся продукция имеет индивидуальную карточку). Подходит для маленького ассортимента.
- Сортовая — проводится групповое и подгрупповое объединение, учитывая отдельные товарные позиции.
- Партийная — одновременно может быть как главным, так и вспомогательным методом. Отличается удобством в проведении расчетов с поставщиками.
- Партийно-сортовая — принятые товары учитываются попартийно, после чего все поставки разделяются сортовыми методами.
Базовые складские манипуляции в магазине
Главные процессы, проводимые в компании, включают в себя:
- Товарное оприходование от поставщиков с дальнейшим пересчетом.
- Проверка сопроводительного документооборота.
- Введение данных в установленные формы (на бумаге или при помощи компьютерных технологий).
- Отправление продукции в торговый зал или сразу заказчику.
- Введение сведений про отгруженный товар в специальную форму.
- Инвентаризация.
- Постановка бухгалтерии в известность при возникновении изменений.
- Проведение списания при подтверждении порчи или недостачи.
- Внесение коррективов в товарные параметры.
Необходимые документы
Все манипуляции, проводимые в кладовых с МПЗ, обязаны верно отображаться в соответствующих ведомостях. Первичная документация нужна для подтверждения всех процедур, которые проводятся с активами. Она регулируется законом РФ и, при неправильном заполнении приводит к серьёзным последствиям.
Документы, применяемые при приеме товара
Перечень документации:
- накладная от поставщика;
- М-4. Приходной складской ордер;
- товарно-транспортная накладная;
- М-7. Акт приемки продукции;
- приходная накладная;
- Торг-1. Акт приемки материалов;
- Торг-2. Акт о расхождении по качеству и количеству при приемке ТМЦ.
Документы, применяемые при хранении, транспортировке и отпуске продукции
Перечень бумаг:
- Торг-11. Товарный ярлык;
- М-17. Карточка учета материалов;
- М-11. Требование-накладная;
- Торг-13. Документ на внутреннее движение и передачу товаров;
- М-15. Бумаги на отпуск материалов;
- Торг-12. Товарная накладная;
- Торг-16. Списание продукции.
Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство
Любая фирма заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:
- Поставщик доставляет продукцию вместе со всей необходимой документацией.
- Проверка ТСД и сравнение фактических данных с написанной на бумаге информацией.
- Заполнение журнала регистрации.
- Отправление товара на склад и подготовка приходной накладной.
- Оформление внутренней документации ТОРГ-12 (при транспортировке с кладовой).
- Создание кассового ордера.
- Распечатывание инвентаризационных сведений и ревизия.
Актуальность складской автоматизации
Технологический процесс позволяет значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем даёт возможность на только заметно сократить время на подготовку и заполнение документации, но и контролировать все проводимые операции в удаленном режиме через интернет. Посредством автоматизации можно проводить анализ остатков, распределять объекты по зонам хранения, управлять резервированием, облегчить инвентаризацию и сильно увеличить эффективную площадь помещения. Компания «Клеверенс» на протяжении многих лет занимается успешной реализацией высококачественной продукции, которая сможет обеспечить долгий срок службы оборудования при помощи современного программного обеспечения.
Ответственность
МПЗ — это весомая доля активов фирмы, поэтому уполномоченные лица обязательно ответственны за возникновение проблем или нарушений. Эти нюансы всегда указаны в договоре о трудоустройстве, который заключается с сотрудниками. Основными регулирующими статьями выступают номера 120 НК, 232, 241, и 243 ТК РФ.
Применение журналов при сортовом осмотре
Внедрение в рабочий процесс этого метода предусматривает открытие кладовщиком одной или нескольких страниц в товарном журнале на все сорта и названия продуктов. Их количество зависит от операционного объема. Заголовок такой карты содержит артикул, имя, сорт и прочие сведения, выполняющие роль отличительных особенностей. Свободное на бумаге место заполняется информацией про приход, расход и остатки. Законодательство РФ разрешает применять несколько журнальных форм, поэтому можно подобрать оптимальный для себя вариант.
Как проводится уценка ТМЦ
Даже зная, как вести учет материалов на складе, не получиться предотвратить снижение стоимости. Чтобы правильно ее оформить, потребуется заполнить соответствующий акт, оформляющийся в двух экземплярах (первый направляется бухгалтерам, а второй — заведующему). Его пописывает только ответственное лицо, которое представляет комиссию. В отдельных случаях допускается прикрепление одного экземпляра к товарной накладной.
Системы управления
Для улучшения работы компании руководство привлекает специальную программу. Она бывает нескольких видов и структур, но обладает сходными функциями. Среди них:
- Распределение материалов по ячейкам хранения, партиям и МОЛ.
- Динамический перерасчет остаточной продукции.
- Контроль груза при его транспортировке.
- Привлечение нескольких методов формирования товарных цен.
- Инвентаризация с последующим созданием отчетов.
- Подготовка приходно-складских ордеров.
- Товарная переоценка.
Основы складского учета и делопроизводства: актуальные программы
Несмотря на существование множества различных программных обеспечений наибольшей популярностью пользуется одноименная «1С». Данный софт позволяет одновременно захватить не одно направление хозяйственной деятельности организации. Это контроль за продажными правилами, ресурсами, финансовыми средствами, закупкой и доставкой. Главными достоинствами «1С» можно смело назвать простоту в эксплуатации, идеальное соответствие законам России и возможность вносить коррективы с учётом индивидуальных требований.
Заключение
Организация стабильной и эффективной работы на любом предприятии — это кропотливый труд, требующий ответственного подхода со стороны руководства и рабочего персонала. Однако верное ведение документации и изучение всех производственных нюансов позволит значительно облегчить эти процессы и приумножить прибыль. Одной из главных составляющих деятельности фирмы является понимание того, как вести учет ТМЦ на складе. Эти знания помогут увеличить качество сервиса, ускорить доставку и повысить показатель продаж. Любая организация, заинтересованная в личностном развитии и увеличении своей конкурентоспособности, обязана владеть навыками учётных манипуляций.
Количество показов: 91099
iiko — отечественное программное обеспечение для заведений общественного питания. Более 43 тысяч ресторанов в 51 стране мира уже пользуются iiko для автоматизации ресторанов, кафе, столовых и других точек общепита.
iiko любят за легкую интеграцию с ЕГАИС, онлайн-кассами и системами маркировки, упрощение учета товаров на складе, управленческого и бухгалтерского учета. Как раз с учетом чаще всего у пользователей и происходят сложности: важно правильно вести его в системе и соблюдать правила. Ошибки при ведении учета ведут к некорректным результатам, а те, в свою очередь — к потерям и штрафам, а также особому вниманию налоговой службы.
Мы расскажем о 10-ти самых популярных ошибках пользователей в ведении складского и управленческого учета. Тема большая, а рассказать подробно хочется о многом, поэтому мы разбили материал на две части, и эта — первая часть.
ЧАСТЬ 1. Ошибки складского учета в iiko, возникающие у пользователей
Пояснения
Перед тем, как начать разбирать ошибки, которые допускаются пользователями при работе в системе, необходимо разобраться в некоторых терминах.
Имеют место два понятия — базовые и дополнительные единицы измерения. Разберемся в них.
При создании карточки товара нужно обязательно указывать базовую единицу измерения. Базовая единица измерения — это основная единица, которая будет использоваться в документах и технико-технологических картах (далее – ТТК).
Если элемент измерения принимается не в килограммах, задайте вес одной базовой единицы измерения в килограммах в поле “Суммарный фактический выход на 1 норму закладки (вес 1 единицы измерения)”.
По умолчанию это значение равно 0, поэтому рядом с ним стоит предупреждающий значок.
Если его не скорректировать, в технологических картах вхождение этого элемента по весу брутто всегда будет нулевым.
Такая ситуация не всегда является ошибочной. Фактический вес единицы измерения элемента номенклатуры может быть «нулевым»: например, у бумажного стаканчика, который считается “ингредиентом”кофе как блюда. При продаже кофе этот элемент должен списываться (вес брутто), но не добавлять вес выходу блюда (вес нетто).
Для удобства подсчета остатков товара на складах и ведения документооборота в товарах используются фасовки — дополнительные единицы измерения, в которых определено, сколько в данной фасовке содержится базовых единиц измерения элемента номенклатуры (сколько кг/л содержится в упаковке/банке).
ОШИБКА №1. Некорректное заведение приходных накладных и/или самого товара в накладной
В приходных накладных товар можно заводить как в базовых единицах измерения, так и с использованием фасовок, которые указаны в товаре.
Часто сотрудники начинают менять единицу измерения в накладной, не обращая внимание на указанное количество в предыдущей единице измерения.
Было указано 2 банки по 720 грамм, фактический вес 1,1 кг. (в базовой единице измерения маслин). Себестоимость банки 816 р за 1 шт.
Решили, что удобнее будет завести товар в кг и изменили фасовку, но не поменяли вес. В результате в программу поставили на приход 2 кг маслин по 816р/кг, тем самым увеличили фактический остаток (создали недостачу) на складе и уменьшили себестоимость (снизили прибыль и наценку).
Как бороться с ошибкой:
Поможет формирование отчета об изменение себестоимости. Он выявит товары, у которых изменилась себестоимость за промежуток времени в процентном соотношении. Увеличение или уменьшение процента может быть связано не только с корректностью заведения приходной накладной, но и с сезонным товаром (зимой дороже, летом дешевле).
Также рекомендуем отслеживать товарные остатки. Проводите инвентаризации не реже раза в месяц. При выявлении ошибок в приходных накладных нужно производить корректировку документа в ревизионном периоде (период от предыдущей ревизии до текущей) или в открытом периоде (по умолчанию в программе он составляет 60 дней).
ОШИБКА № 2. Неправильное составление технологических карт
В технологической карте задается норма закладки, состав, технология приготовления блюда, фиксируется акт его проработки, то есть данные, необходимые для ведения и печати документов (например, калькуляционной или технологической карты) в соответствии с нормами законодательства.
На основании введенных значений нормы закладки ингредиентов будет производиться их списание при продаже блюда.
По умолчанию в технологических картах в строке “норма закладки” задано значение «1», то есть расчет ведется на одну базовую единицу измерения. Если количество ингредиентов рассчитано на больший выход порций/кг, то необходимое количество нужно внести в строку “норма закладки” .
Зачастую в ТТК забывают про норму закладки и при продаже блюда или списании заготовки некорректно списываются ингредиенты. Это влечет за собой излишки остатков и увеличение себестоимости блюда/заготовки.
Например:
Морс клюквенный 1 порция = 1 стакану 0,5 л
Для приготовления морса нужно:
Клюквы 0,0725гр
Сахара 0,070гр
Воды 0,5л
Себестоимость 1 порции = 1,40р
Повар приготовил заготовку на морс из расчета на 5 л. Норма закладки соответствует выходу П/Ф.
Если в П/Ф не поменяли норму закладки, при продаже одного стакана морса будет списываться намного больше ингредиентов, чем должно быть на самом деле. Это создаст превышение товара на складах. Также потребуется увеличивать стоимость одной порции, так как себестоимость самого блюда тоже увеличилась.
Как бороться: необходимо обязательно проверять и изменять норму закладки, если ТТК составлена не на 1 кг/1 порцию.
ОШИБКА № 3. Не указан процент потерь в технологических картах
Потери в общепите — вещь общеизвестная и непобедимая. Но даже потери продуктов при обработке необходимо рассчитывать и отражать в технологических картах. Причем важно указывать процент потерь по каждому ингредиенту с учетом вида обработки (жарка, варка, разморозка и прочее).
При составлении ТТК все ингредиенты указываются в брутто (неочищенными, необработанными). Потери в ТТК могут быть при холодной или горячей обработке.
Потери в техкарте нужны для:
1) понимания и выведения среднего значения потерь на кухне при приготовлении блюда;
2) получения выхода готового продукта (точный вес блюда/заготовки);
3) точного расчета калорийности на одну норму закладки (порцию кг/л/шт.) с указанием способа приготовления.
Для расчета калорийности нужно указывать корректный процент потерь при горячей обработке и способ приготовления.
Неправильный расчет калорийности представлен на примере:
— у масла поставили 100%, забывая о том, что оно увеличивает калорийность блюда;
— не указали способ приготовления при подсчете пищевой ценности.
4) предоставление в Роспотребнадзор технико-технологической ТТК
Показатели качества и безопасности
Физико-химические и микробиологические показатели соответствуют требованиям Межгосударственного стандарта ГОСТ 30390-2013 «Услуги общественного питания. Продукция общественного питания, реализуемого населению. Общие технические условия», а также ТР ТС 021/2011 и СанПиН 2.3.2 1078-01
Органолептические показатели:
Пищевая и энергетическая ценность (на 100г.)
Как бороться: указание процента потерь при составлении ТТК к блюдам/заготовкам не обязательно, но желательно. Постарайтесь донести до сотрудников важность указания процента потерь в ТТК.
ОШИБКА № 4. Некорректно указан метод списания ингредиентов в технологических картах
Технологическую карту могут иметь блюда, заготовки и модификаторы. Техкарта содержит ингредиенты и норму их закладки. По этим нормам ингредиенты списываются со склада при продаже или приготовлении блюда — это зависит от метода списания. Во всех ресторанах сети действует одна и та же версия техкарты блюда.
Существует 2 метода списания.
Списывать ингредиенты — ингредиенты, которые были использованы для приготовления блюда, будут списываться только при продаже блюда. Количество блюд и заготовок на складах при применении этого метода списания не учитываются. Всю аналитику по количеству проданных блюд можно посмотреть только после продажи.
Списывать готовое блюдо – способ используется, если блюдо готовится в производстве и нужен учет готовых изделий /продукции. Его ингредиенты списываются со склада производства при приготовлении, затем в качестве готовой продукции это блюдо поставляется на склад и списывается как товар при продаже.
Например:
Товаровед учитывает количество круассанов. В круассане есть ТТК с набором ингредиентов и указан метод списания «Списывать готовым блюдом».
Для учета круассанов на складе нужно сделать «Акт приготовления», который позволяет списать ингредиенты, заложенные в ТТК, с пересчетом на приготовление 24 штук круассанов.
Так же акт приготовления позволяет не только списать ингредиенты со склада «Кондитер», но и оприходовать круассаны на другой склад «Кухня» — 24 штуки.
Многие, кто использует метод списания «Списывать готовым блюдом», забывают создавать акты приготовления.
В торговой точке образовываются некорректные остатки на складах. Остаток по круассанам не увеличивается, и они начинают продаваться в минус (продаем то, чего нет на остатке), а по ингредиентам на складе Кондитер не списываются остатки. В результате — недостача.
Как бороться: нужно четко понимать, какую цель преследуют сотрудники при приготовлении и учете тех или иных продуктов. Обязательно правильно указывать методы списания в ТТК и не забывать оформлять акты приготовления, если нужен учет готовой продукции.
ОШИБКА № 5. Неверная инвентаризация
При инвентаризации часто появляется ошибка с фасовками. В инвентаризации можно заводить товар в базовых единицах, так и в фасовках.
Например :
Маслины б/к учитываются в кг (базовая единица). Соответственно, в документ инвентаризации нужно завести данный товар в кг.
Товар на складах могли посчитать как в кг, так и в штуках. Зависит от того, в каком виде хранится товар на складе.
При ошибке в инвентаризации устанавливают вес в фасовке (за 1 шт. 720 гр.), но не изменяют фактический вес в базовых единицах. В результате после инвентаризации остаток на складе будет неверный, и может быть выявлена недостача по товарам.
Если нужно указать в инвентаризации товар в штуках, а базовая единица измерения указана в кг, то обязательно нужно указывать количество штук в графе “тара”. Программа сама пересчитает вес в базовые единицы в кг.
Как бороться: при инвентаризации внимательно следить, что принято за базовую единицу для той или иной продукции. Обязательно обращать внимание, в каких единицах заносят товар в документ инвентаризации.
ОШИБКА №6. Не ведется списание бракованных или испорченных продуктов
При приеме поставки не всегда удается точно отследить, все ли продукты пришли в нужном качестве. Особенно это касается зелени и овощей: в ящике запросто могут оказаться подгнившие помидоры или подвядшая зелень. Хотя кажется, что это мелочи, нельзя пускать все на самотек: вы удивитесь, сколько денег теряет ресторан за год на таких потерях. Что касается брака, то здесь важно быть внимательным на приемке и заворачивать весь брак назад поставщику.
Для более точного учета товара на складах и выявления недостач/превышений товара нужно проводить акты списания по товарам/блюдам/заготовкам, если они не пригодны для реализации в торговой точке. Акты списания позволяют выявить причины потерь, усилить внимание и контроль на проблемных позициях.
Как бороться: учитывать всю порчу, которая происходит в точке общепита; не принимать товары с браком или вовремя списывать их; своевременно проводить акты списания по товарам/блюдам/заготовкам, если они не пригодны для реализации в торговой точке.
В следующем нашем материале рассмотрим типовые ошибки пользователей при работе в iiko в области управленческого учета
Автор статьи — Голубева Ольга, руководитель отдела автоматизации и бизнес-тренер
Продолжение темы в следующей статье — Часть 2. Ошибки управленческого учета
Как правильно и эффективно
организовать работу склада?
Получите сборник рекомендаций от экспертов по складским вопросам!
Склад – связующее звено между производителем и потребителем, сложная система, которая требует постоянного внимания. Обеспечить порядок на складе – важная задача любой компании. Для этого нужно вести корректный учет товаров, контролировать их сохранность, а также иметь быстрый доступ к информации по местам хранения и доступным остаткам.
Однако часто корректному учету продукции на складах уделяется недостаточно внимания и негативный результат при подобном подходе не заставит себя долго ждать. Возрастает риск появления непредвиденных затрат или потерь для компании.
Анализируем причины возникновения потерь на складе
Минимизировать издержки и потери – естественное желание собственника бизнеса. Когда речь идет о складских потерях, то в первую очередь стоит обратить внимание на те, которые связаны с товарами. Для планирования мер по сокращению непреднамеренных затрат сперва выявим и классифицируем источники потерь или порчи продукции в обороте.
Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения:
- повреждения при погрузке/разгрузке товара;
- нарушение условий отбора и хранения товара;
- естественная убыль отдельных групп товаров: испарение, усушка и прочее;
- неправильная, некачественная маркировка, которая влечет за собой потерю товара и невозможность идентификации товара;
- возникновение пересортицы при неверной раскладке;
- потери из-за некорректного указания адресов, которые обнаруживаются только при инвентаризации;
- порча товаров при нарушении температурного режима, повышенной влажности, а также при повреждении товаров разными вредителями.>
Порча товаров со сроком годности
Если учет срока годности не ведется, то для отгрузки не всегда выбирается товар с минимальным сроком годности. Это влечет за собой то, что на складах накапливается просроченный товар, который необходимо списывать или утилизировать.
Потери из-за воровства
- во время упаковки/распаковки товаров;
- при доставке товара от поставщика к покупателю;
- при выезде за пределы склада и прочее.
Зависимость от персонала
Характерно для компаний, где отсутствует информативное или адресное хранение. Только кладовщик, который распределял товар по складу, знает, где его можно найти. В результате нет возможности оперативного поиска нужной позиции, а у руководства нет актуальных данных по остаткам на складах и инструмента контроля работы персонала.
Сокращаем потери: от организационных мер до комплексной автоматизации учета товарных запасов на складе
Потери на складе можно первоначально заложить в стоимость продукции либо минимизировать за счет проведения организационных мер или комплексной автоматизации.
Таблица 1 – Меры по исключению потерь и издержек на складе
| Проблемы | Организационные меры | Комплексная автоматизация |
| Проблемы Организационные меры Комплексная автоматизация Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения |
1. Оптимизировать помещение склада. Выделить зоны хранения, которые:
2. Оптимизировать оборудование для хранения товаров.
3. Пересмотреть удобство используемого транспорта и грузоподъемного оборудования. Для складов с высокими стеллажами целесообразным может быть закупка специальных кар с подъемными лестницами или закупку станин для стеллажей. Это ускорит размещение, поиск и отбор товаров, обеспечит сохранность самих стеллажей. |
Внедрение учетной системы или налаживание складского учета в текущей. С помощью внедрения специализированной программы учета или усовершенствования текущей возможно повысить скорость складских процессов, контролировать работу склада, персонала и компании в целом, сократить потери, экономить трудозатраты, снизить пересортицу, а также более эффективно использовать складское оборудование. Для эффективной работы учетной системы следует предпринять следующие шаги: 1. Выделение зоны хранения товаров на складе. Зоны выделяют фиксированные, а также резервные и критические на случай, если первые переполнятся. 2. Маркировка товар и зоны хранения. Для сокращения потерь и точного учета товаров или документов, корректной идентификации этих объектов можно использовать технологию штрихкодирования или/и RFID. Штрихкодирование позволит вести единичный учет товаров с помощью штрих-кодов, которые размещаются на каждой единице товара, и терминала сбора данных, передающего информацию в учетную систему по каждой номенклатурной единице (при наличии Wi-Fi). Технология RFID позволит вести учет больших партий товара, не требуя прямой видимости для идентификации объектов, что упрощает процесс приемки/отгрузки товара. 3. Задание алгоритмов размещения и отбора товаров. Также можно формировать кладовщику порядок обхода ячеек, оптимизировать его маршрут и снизить трудозатраты. 4. Использование специального торгового оборудования. Использование терминала сбора данных (далее ТСД) при приеме товаров позволит выявить расхождения в партии от поставщика. Маркировка поступивших товаров и ТСД также позволят контролировать сотрудников склада, исключит зависимость от персонала. Учетная система, интегрированная с ТСД, позволит вести учет товаров со сроком годности. Необходимо занести в учетную систему серии товаров, а также занести эту информацию в штрих-код на товаре. В таком случае система подскажет, какой товар и откуда необходимо взять для комплектации заказа. А ТСД проконтролирует, правильно ли кладовщик выполнил задачу. |
| Порча товаров со сроком годности |
Фиксация кладовщиками информации о сроках годности на коробках либо прикрепление бирки к товару/упаковке. В результате увеличиваются трудозатраты на размещение товаров и сборку заказов, однако обеспечивается отгрузка товара с минимальным сроком годности. Также можно разделить одинаковые товары на ячейки в зависимости от разного срока годности. Таким образом, снизится вероятность ошибок кладовщика при выборе товара, ведь он сразу будет подходить к ячейке, где все товары с минимальным сроком годности. |
|
| Потери из-за воровства |
|
|
| Зависимость от персонала |
Организация информативного или адресного хранения. В результате размещение товара будет происходить в зонах, выбранных сотрудником склада или учетной системой. Адресное хранение – метод размещения товара на складе, при котором каждой единице присваивается определенный адрес (буквенное и цифровое обозначение, которое позволяет быстро находить необходимую продукцию). Внедрение данной технологии исключит ошибки при отборе товара с нужным сроком годности, сократит время поиска свободного места для размещения товара, исключит зависимость от персонала, обеспечит быструю и безошибочную сборку заказов. |
Эффект для компании: почему комплексная автоматизация склада лучше ручного учета при сокращении потерь и издержек
Безусловно, комплексная автоматизация – это недешевый процесс. При этом далеко не все склады в ней остро нуждаются. Однако уже сейчас, на этапе развития своей деятельности, необходимо начать принимать меры по эффективной организации работы склада. Это позволит сформировать для себя понимание автоматизации: ее целей, задач и ожидаемого результата.
На рисунке проиллюстрировано преимущество автоматизированного учета товаров на складе перед ручным (в том числе, с помощью бумажных карточек или Excel-таблиц).
Рисунок 1 – Сравнение ручного и автоматизированного учета на складе
В результате налаживания складского учета компания получает:
- минимизацию или полное исключение бумажного документооборота;
- сокращение пересортицы или залеживания товаров на складе;
- снижение зависимости от человеческих ресурсов, новые сотрудники быстро адаптируются;
- рост эффективности работы сотрудников, возможность оперативного контроля;
- повышение лояльности клиентов за счет увеличения скорости сборки и отгрузки заказов.
Для построения эффективной работы склада, своевременного получения информации по результатам работы, а также принятия управленческих решений и сокращения временных и материальных потерь, которые возникают при ведении учета вручную, автоматизация просто необходима.