Ошибки руководителя при постановке задач

Как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли вовремя и качественно

Когда сотрудники не справляются с обязанностями, руководителю приходится самому вникать во все вопросы или переделывать работу. В результате о выполнении плана не может быть и речи, а эффективность и прибыль на нуле. Не спешите увольнять команду и набирать новую. Возможно, стоит пересмотреть подход к постановке задач. 

Что такое постановка задач и почему она важна

Часто компании закрываются в первый год не только из-за высокой конкуренции, но и из-за неправильного выстраивания процессов внутри. Любая работа состоит из постановки целей и задач. Если цель — это результат, то задача — ответ на вопрос «как это сделать?». Например, ваша цель — продвигать бизнес в социальных сетях. Тогда задачи, в зависимости от специфики — собрать команду из SMM-менеджера, дизайнера и копирайтера, разработать и согласовать стратегию продвижения, рассчитать бюджет и проанализировать результаты. Часто задачи связаны между собой: результат одной зависит от другой. 

Без планирования и управления нельзя: хаотичные и несогласованные действия сотрудников наносят ущерб компании. И наоборот — хорошо организованный труд в команде способствует плодотворной работе. 

Так, рост конверсии в покупки связан с эффективностью сотрудников, принимающих звонки: продавцов, менеджеров и операторов call-центра. Если клиент долго ждет или не может получить ответ на вопрос, он уйдет к конкурентам. Система Workforce Management MANGO OFFICE решает вопросы с организацией работы первой линии. Сервис поможет определить, сколько нужно сотрудников для выполнения задачи, составить оптимальный график и проанализировать работу сотрудников в режиме реального времени.

Виды задач

Есть глобальные задачи, а есть рядовые,. Их можно ставить по разному — это зависит от значимости и срока выполнения работы. Задачи бывают: 

• Ежедневные. Это рутина, из которой состоит бизнес. Например, кондитерский цех выпускает сладости. Сотрудники каждый день готовят тесто и начинку, выпекают и упаковывают вафли, отвозят их в магазины. Общий результат работы компании напрямую зависит от того, как организованы рутинные процессы.

• Текущие. Появляются в определенный момент: нужно модернизировать оборудование, найти нового поставщика, заключить договор с курьерской службой. 

• Долгосрочные. Касаются развития бизнеса в перспективе и ставятся на определенный срок. Например, увеличить выручку на 15% за год или открыть офис в каждом районе Москвы в течение пяти лет. Такие задачи не обсуждают на ежедневных планерках, это часть стратегического планирования, которым занимается руководство. 

Некоторые руководители смешивают все виды задач: погружаются в рутину, забывая о перспективах. Пока компания концентрируется на решении мелких проблем, конкуренты планируют на годы вперед, забирая клиентов. 

Как правильно ставить задачи

При постановке задачи недостаточно рассказать сотрудникам об их обязанностях. Здесь важно все: формулировки, детали, контроль за ходом работ. Упростить коммуникацию между руководителем и подчиненным помогут специальные правила. 

Распределение ролей

Для проектной работы нужна команда из разных специалистов. Чтобы сделать работу качественно и уложиться в сроки, каждый член коллектива должен знать свои обязанности и ответственность. 

При формировании команды нужно учитывать не только hard skills, но и личные качества сотрудника. Это влияет на эффективность и отношения в коллективе. Каждый должен выполнять задачи, соответствующие своему психотипу. Дисциплинированному сотруднику, привыкшему к контролю, легче выполнять рутинную работу, а человеку с творческим мышлением — креативить. Руководителю нужно распознавать личностные качества и поручать задачи сотрудникам с релевантными навыками и опытом. 

Если все роли учтены, то каждый член команды чувствует себя комфортно и занимается любимым делом, а число конфликтов сводится к нулю. Эффективность растет, а с ней — качество работы и авторитет компании. 

Конкретизация действия и результата

Размытые формулировки — враг эффективности. Часто руководители считают, что сотрудники знакомы с внутренней кухней, и не раскрывают детали задачи. Чтобы не возникло недопонимания, потратьте больше времени на уточнения, проговорите важные и второстепенные моменты. Тогда у сотрудника сформируется четкое представление, что и к какому времени нужно сделать. 

Например, формулировка «привлечь новых клиентов» слишком абстрактная. Лучше конкретизировать требования: «сегодня до 15.00 написать и оформить два поста в Инстаграм с информацией о скидках». Уточнение деталей не займет много времени, но это поможет избежать ошибок. 

Назначение ответственных

Адресуйте задачу конкретному исполнителю. Когда за результат работы отвечает определенный человек, руководитель понимает, на каком этапе находится проект, может скорректировать процесс и подвести промежуточные итоги. Это простое действие улучшает качество работы: сотрудники не перекладывают обязанности друг на друга, а полностью погружаются в работу. 

Ограничение по срокам

Установите конкретный дедлайн по задаче. Не просто «чем быстрее, тем лучше», «через неделю» или «в ближайшее время», а точную дату и время. Бессрочные задачи сотрудники будут делать в последнюю очередь. Если оценить время работы нельзя, обозначьте контрольные точки. 

Трекинг задач

Не старайтесь удержать в голове все задачи и сроки, скорее всего, вы все равно запутаетесь. Обычный блокнот тоже не решит проблему. Используйте удобные программы для постановки и отслеживания задач:

• для небольших компаний: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack;

• для крупных проектов: JIRA, Redmine, Яндекс.Трекер;

• для целей, которые выходят за рамки обычного планирования, используют CRM-системы.

SMART-цели в постановке задач

SMART — это способ описания задач. Он был разработан Джорджем Т. Дораном в 80-х годах прошлого века, но до сих пор  не утратил актуальности. Метод устанавливает критерии правильной постановки задач. 

• Конкретность (specific). Цель должна быть определенной и понятной: не «обзвонить клиентов», а «получить обратную связь по вчерашним встречам». 

• Измеримость (measurable). Добавьте в формулировку количественный показатель. Это поможет оценить результат и даст ориентир сотрудникам. Пример: увеличить выручку до 10 млн, провести 15 рабочих встреч. 

• Достижимость (achievable). Для мотивации важно, чтобы у сотрудника были ресурсы для выполнения работы, а ее результат был реальным, осязаемым. Если требовать невозможного, команда выгорает и перестает стараться.

• Релевантность (relevant). Проверьте значимость и согласованность задач, их соответствие глобальным целям компании. Противоречивые и неактуальные требования разрушают работу и вызывают недовольство у сотрудников. 

• Ограниченность в сроках (time bound). Работа движется быстрее, если установлены временные рамки: можно распределять нагрузку, расставлять приоритеты.  

Ошибки руководителя при постановке задач

Чтобы устранить ошибки, их нужно увидеть. Разберем несколько основных.

Тон речи

Агрессивный тон уместен только при обсуждении вопросов жизни и смерти. В остальных случаях коммуникация будет эффективной, если собеседники относятся друг к другу уважительно, а не отвлекаются на личные обиды и эмоции. Важно контролировать интонацию и подбирать слова — от этого зависит отношение подчиненного к порученному делу.

Неправильная постановка дедлайнов

Для кого-то «скоро» — это через два дня, а для кого-то через 30 минут. Не стоит надеяться, что у всех одинаковые представления о времени. Такие недопонимания могут сказаться на работе. Лучше установите даты контрольных точек и окончательного дедлайна. 

Отсутствие примеров

Если сотрудник ранее не сталкивался с подобной работой, дополните инструкцию примером. Тогда у него появится понимание, какой результат нужен. Например, если вы просите сотрудника написать коммерческое предложение для партнеров, отправьте ему на почту примеры КП конкурентов.

Чтобы новые сотрудники понимали, как правильно разговаривать с клиентом, их можно обучать на подготовленных шаблонах — специальных скриптах. Продуманный сценарий разговора особенно пригодится там, где нет права на ошибку — в холодных продажах по телефону. 

С сервисом Контакт-центр MANGO OFFICE вы сможете создать эффективный скрипт продаж и ускорить процесс обучения новых сотрудников. Система аналитики поможет отследить эффективность операторов и улучшить каждый этап работы с клиентом. 

Отсутствие обратной связи

Бывает, что сотрудник плохо выполняет работу даже после подробных разъяснений. Возможно, он не понял задачу и чего от него ждут. Чтобы исключить ошибки, добивайтесь обратной связи. Спросите, как именно команда будет выполнять работу, нужна ли дополнительная информация. Это кажется лишним, но именно недопонимание становится частой причиной конфликтов. Избегайте закрытых вопросов, вроде «Вам все понятно?» — они не мотивируют к диалогу. 

Примеры правильной постановки задач

Посмотрим, как правильно ставить задачи, пользуясь правилами. 

Цель: увеличить продажи. Задачи:

• нанять двух сотрудников до 31.04;

• увеличить количество сделок менеджеров на 15%, используя технологию личных продаж;

• поднять продажи по холодным звонкам с 15 до 25%, применяя новый скрипт. 

Цель: увеличить прибыль с единичной продажи. Задачи:

• увеличить средний чек на 25% с помощью апселлинга;

• повысить цены на 5% и поменять ценники во всех магазинах до 21 сентября. 

Использование CRM в постановке задач

CRM — удобный способ держать все задачи и информацию по ним в одном месте. С помощью системы можно ставить задачи в режиме реального времени и контролировать ход работ. CRM собирает аналитику по работе менеджеров, помогая представить картину наглядно: кто справляется с работой, а кто затягивает сроки и не выполняет задачи. 

Основной канал продаж — это звонки, поэтому важно держать под контролем работу  сотрудников колл-центра. Больше никаких пропущенных звонков и потерянных клиентов: сервисы телефонии MANGO OFFICE можно интегрировать с любыми CRM-системами. Сохраняйте информацию о каждом этапе взаимодействия с клиентом, чтобы анализировать и улучшать работу отдела продаж. 

Заключение

Применяйте простые правила: формулируйте детали задачи, устанавливайте дедлайн, общайтесь уважительно, назначайте ответственных. Это поможет ставить задачи прозрачно и понятно, контролировать работу на любом этапе и укладываться в сроки. Если работа внутри компании хорошо организована, то и лояльность клиентов будет расти.

Содержание

От постановки задач напрямую зависит эффективность ее выполнения подчиненными, поэтому это одно из важнейших рабочих навыков руководителя. Компетенции начальства заключаются в том, чтобы четко определить цели компании и задачи на определенный период, а также указать способы их выполнения. Если этого не происходит, сотрудники неправильно толкуют поставленную задачу, что подрывает рабочий процесс.

Почему важна постановка задач сотрудникам

Как в правильно поставленном вопросе есть половина ответа, так и в правильной постановке задач подчиненным присутствует половина решения.

Организация любого процесса строится на постановке и выполнении задач. Когда деятельность спонтанна и хаотична, результат может быть достигнут, но либо краткосрочный, либо некачественный, либо вообще практически не значимый.

В экстренных ситуациях молниеносная реакция и действия по обстановке оказываются самым эффективным средством. Но даже в подобных обстоятельствах зачастую остаётся время на координацию. А если так, то им лучше воспользоваться, потому что спланированные действия лучше необдуманных. Тем более, это актуально при групповом решении задач.

Разрозненные действия группы людей могут нанести ущерб процессу. В то же время, командная работа способна усилить эффект от трудозатрат каждого участника.

Постановка задач организует не только коллективный труд, но и деятельность конкретного человека. Сбросить вес после зимы — это только цель. А вот для того чтобы её достичь, следует поставить задачу регулярно делать физические упражнения и соблюдать меру в питании.

Итак, персональной мотивации посвятим отдельный материал, а здесь уделим внимание именно вопросу о том, как ставить задачи в коллективной работе.

Какие бывают задачи

Все задачи делят по статусам срочности и их приоритетности. Они бывают:

• Важными и долгосрочными — это те проекты, для которых ставят глобальные задачи для развития бизнеса. Например, попасть в топ поисковой выдачи в определенном сегменте, увеличить ежемесячную прибыль компании.
• Важными текущими — задачи, которые можно сделать сегодня или отложить их выполнение до более подходящего времени, но не затягивать.
• Повседневными — ежедневные задания, которые выполняют менеджеры каждый день.
• Ситуативными — прочие задания, которые возникают в связи с определенными событиями: организовать корпоратив, закупить материалы.

Как правильно ставить задачи

Эффективная постановка задач — это не примитивное составление чек-листа. Она состоит из нескольких компонент:

• Грамотное распределение ролей;
• Конкретизация действия и результата;
• Назначение ответственных;
• Ограничение по срокам;
• Использование инструментов трекинга.

Распределение ролей

Прежде чем ставить задачи, необходимо определиться с ролями, которые исполняют все участники коллектива.

Идеальный процесс подбора команды для выполнения стратегического плана выглядит следующим образом:

• Первоочередная задача руководителя — сформулировать полный перечень компетенций, необходимых для реализации проекта.
• Согласно компетенциям описывается структура отдела или всей команды, функционал и обязанности каждого участника.
• Руководитель набирает специалистов, наиболее точно подходящих для выполнения обязанностей на описанных позициях.
• Учитывая компетентность, сильные и слабые стороны всех подчинённых, руководитель формулирует тактические и стратегические задачи, назначает исполнителей.

К сожалению, на практике далеко не всегда руководитель наделён полномочиями по подбору персонала и корректировке состава подопечного ему коллектива. Поэтому во многих случаях приведённый план организации командной работы оказывается весьма ограниченным.

Тем не менее, необходимо по максимуму использовать все доступные возможности по распределению ролей в коллективе. Во-первых, следует начать с оценки навыков каждого подчинённого. После этого — построить такую структуру ответственности и коммуникаций, при которой существующий состав специалистов покажет наибольшую эффективность.

Каждый должен ясно понимать свою роль в общем деле, границы возможностей и ответственности. Расстановка игроков на поле поможет:

• Исключить пересечение обязанностей разных сотрудников, при котором одна и та же работа по недосмотру будет выполняться дважды или трижды.
• Исключить простаивающие без исполнителя задачи.

Конкретизация действия и результата

Далее следует упаковать стратегию или цели на ближайшую перспективу в набор конкретных действий, выполняя которые ваши сотрудники достигнут намеченного результата.

Ошибка руководителей заключается в том, что многие привыкли использовать абстрактные формулировки. Например, задачи они ставят в форме наименования — в именительном падеже.

— Отгрузка керамогранита.

Такие формулировки не подталкивают к действию, ассоциируются с пассивной констатацией. Вместе с тем, в данной постановке нет деталей, которые помогут разобраться в том, как приступить к задаче и какой результат получить.

— Отгрузить 2 тонны керамогранита 60х60 на склад в Одинцово, отзвониться в офис и отметиться в ведомости.

Здесь, как видно, процесс расписан намного подробнее. Вместо ничего не значащего «наименования» задачи, ровным счётом ничего не сообщающего сотруднику, подобная развёрнутая формулировка даёт инструкцию к действию.

Это может показаться элементарным или не заслуживающим внимания, но смена существительных на глаголы в формулировке задачи:

• Гораздо сильнее ассоциируется с действием;
• Помогает сориентироваться и начать решать задачу;
• Придаёт мотивации.

Назначение ответственных

Сформулированная задача немедленно адресуется конкретному исполнителю.

Как уже было обозначено ранее, сами задачи во многом проистекают из возможностей и компетенций коллектива. В связи с этим каждая задача отчасти ставится под заранее определённых исполнителей и немедленно им адресуется.

Назначая тех ответственных, которые по-вашему лучше других справятся с порученным, вы обеспечиваете наилучший возможный результат работы.

Наличие ответственных позволяет всегда держать процесс под контролем. Вы точно знаете, какой сотрудник в данный момент занят той или иной задачей. Это позволяет в любой момент запросить статус, внести корректировки, дать обратную связь.

По окончании выполнения работ подчинённый предоставляет готовые материалы, качество которых — исключительно его зона ответственности. Таким образом, при наличии недочётов всегда ясно, кому направлять вопросы и замечания.

Ограничение по срокам

Не менее важны ограниченные сроки выполнения задания.

Если сроки не установлены, исполнителю может показаться, что они не ограничены, а потому можно совершенно спокойно предаваться прокрастинации.

Чтобы исключить неразбериху и простой в работе, сразу после назначения ответственных необходимо ставить дедлайны. Даже если невозможно точно оценить масштаб работ, следует назначить промежуточную контрольную точку. Вплоть до этой даты сотрудник должен сделать максимум возможного в рамках выполнения поставленной задачи.

В день сдачи промежуточного результата вы вместе с подчинённым должны:

• Оценить темп работы;
• Обсудить и решить возникшие вопросы, предложения;
• Назначить примерные сроки полного завершения выполнения задачи.

Трекинг задач

Чтобы не только ставить задачи, но и получать качественный результат, необходимо владеть инструментами, которые позволяют контролировать ход работ и все нюансы процесса.

Вместо того, чтобы пытаться по памяти восстанавливать все задачи и их аспекты, лучше изначально документировать эту информацию.

Но не все инструменты улучшают наглядность процессов и вашу производительность как контролёра.

Например, обычный блокнот может показаться подходящим решением, но на самом деле вы, скорее, запутаетесь, фиксируя ход работ ручкой на бумаге. Обычно при трекинге задач необходимо намного больше места, чем может предоставить стандартная страница записной книжки, а постоянная корректировка и добавление статусов в ней вовсе невозможны.

Лучше применять электронные инструменты — тем более, что сейчас мы всегда имеем под рукой гаджет, но нередко не способны найти ручку. Все программные решения имеют адаптированные мобильные версии и приложения, поэтому полный набор данных по задачам всегда доступен в смартфоне, на планшете и на персональном компьютере.

В зависимости от масштаба проекта, может применяться программное обеспечение различной мощности.

• Для одиночных исполнителей, стартапов и небольших отделов рабочим вариантом станут: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack.
• Крупные проекты, требующие серьёзных затрат человеко-часов, используют: JIRA, Redmine, недавно вышедший Яндекс.Трекер. В отдельных случаях используются CRM, если решаемая проблема шире простой постановки и контроля задач.

Корпоративные решения, безусловно, следует внедрять с должной осмотрительностью и после тщательного анализа пула ресурсов компании. Обычно для подобного привлекают интеграторов, чья специализация — именно установка систем трекинга процессов.

Для начала можно опробовать простые решения из первого пункта. Иногда могут подойти даже боты для Telegram и Slack, но только в случае небольшого объёма исполнителей и конкретики по задачам. Бот сможет фиксировать информацию, оповещать и уведомлять участников команды об обновлениях в статусах.

Решения из коробки — Trello, Basecamp, Wunderlist — обладают продуманным интерфейсом и продвинутым функционалом. В них предусмотрена категоризация задач, наглядная система статусов, удобное перетаскивание задач между этапами, комментарии, исполнители и оповещения. Они отлично подходят для стандартных задач с линейной этапностью.

Тем, кому необходимо пространство для творчества ввиду не очевидной логики процесса, не вписывающегося в рамки таск-трекеров, подойдёт Google Spreadsheets. В онлайн-таблицах вы сможете выстраивать свою собственную структуру этапов, комментариев и взаимосвязей, наиболее точно отвечающую потребностям проекта.

Примеры правильной постановки задач

В качестве примеров правильной постановки задач можно привести такой список:

• Поручение менеджеру по продажам проведение опроса для постоянных клиентов до конца недели. Важно приложить утвержденный список с вопросами.
• Дать задачу аналитику подготовить статистику посещаемости официального сайта компании за месяц.
• Поручить директору разработать бонусную систему для сотрудников с поощрением за перевыполнение показателей по плану продаж.
• Дать задание копирайтеру сформировать макет презентации нового проекта до определенного числа.
• Поставить перед верстальщиком задачу разработать макет мобильной версии сайта до конца месяца.

Какие ошибки совершают руководители при постановке задач

Главные проблемы руководителей при постановке задач сотрудникам связаны со следующими ошибками.

Нереалистичные цели и задачи

Иногда процесс постановки задачи не учитывает реальные сроки, необходимые на выполнение задания. Руководители переоценивают допустимые сроки и ставят космические цели, которых невозможно достичь. В результате у сотрудников нулевая мотивация к их выполнению, так как они понимают, что выполнить поставленные задачи им не по силам. Чтобы этого не произошло, объемные цели нужно разделять на несколько небольших и контролировать их выполнение с помощью дедлайнов. Тогда подчиненные почувствуют, что они могут повлиять на результат и будут прикладывать все силы для решения проблемы.

Узкий фокус внимания

Руководители иногда могут сосредоточивать внимание только на одной сфере. При полном погружении в одну тему теряется общая картина, что может повлиять на результат. Например, в отделе нужно вдвое повысить продажи. Руководитель организует для этого ежедневные собрания подчиненных, создает мотивационную систему, новые скрипты продаж. Но это не помогает работе, из-за чего руководство злиться, а сотрудники пребывают в стрессе. В этой ситуации важно посмотреть, что именно неправильно, как построен маркетинг, как распределяются внутренние ресурсы. Это поможет увидеть объективную картину и устранить ошибки.

Руководители не отслеживают процесс

У других руководителей, напротив, может быть слишком глобальное мышление, предполагающее постановку масштабных задач. Они жаждут быстрого идеального результата, но не обращают внимания на то, что уже было достигнуто. В результате у сотрудников падает мотивация, и фокус внимания смещается на выполнение глобальной задачи. Руководителю важно проявлять внимательность к отслеживанию даже небольшого прогресса.

Негативные цели

Чем более четко будет сформулирована мысль, тем быстрее она будет способствовать достижению цели. Негативные цели отрезают путь к решению любой проблемы. Они звучат как «не опаздывать», «не забывать о…», и в результате становятся дополнительной головной болью сотрудников. Лучше ставить задачу не как «не опаздывать в офис», а как «приходить за 5 минут до начала работы». Второй вариант звучит продуктивнее, в то время как первый не способствует достижению поставленной задачи.

Слишком много целей

Иногда сотрудники или подчиненные стремятся быстро достичь всех целей одновременно. Из-за этого теряется степень приоритетности выполнения поставленных задач. В такой ситуации появляется стресс и желание бросить работу, которая не приносит результата. Реализация задач кажется неподъемной, из-за чего нет никакой мотивации ее продолжать.

Важно понимать, что значимо не количество сделанных задач, а их качество и приоритетность. Значимые задачи должны делегироваться сотрудникам, которые в полной мере понимают ответственность за их выполнение.

Заключение

Ставить задачи сотрудникам следует с учетом их приоритетности. Важно отслеживать и поощрять даже мелкие достижения. Это способствует мотивированию сотрудников на дальнейшую работу и помогает корректировать рабочие планы.

Правильно поставленную задачу нельзя не исполнить. У нее есть вполне конкретные элементы и составляющие. Без тонких материй и микроменеджмента, пять четких составляющих, которые помогут вам и вашим сотрудникам понять друг друга.

Поручение должно быть внятно и однозначно сформулировано

Как мы выяснили, отсутствие конкретики при постановке задачи – непростительная ошибка, вас обязательно поймут неправильно. Так уж мы устроены, косячить наше все.

Не дайте сотруднику сделать ошибку. Опишите ему столько деталей, дайте столько конкретики и инструкций, сколько ему нужно, и даже больше. Распишите алгоритм, перечень законов, покажите кейсы, пригласите сотрудников, которые могут помочь. Заставьте записать, если это нужно. Но не перегибайте, если в глазах кивающего 5 минут исполнителя читается раздражение – вероятно, задача ему ясна.

Задачи «от проблемы»

Допускаем, что вам интересны не просто исполнители ваших поручений, а творческие, креативные и развитые специалисты, которые в состоянии самостоятельно найти решение. Тогда не ставьте задачи, а озвучивайте проблемы. Не «нарисуй макет», а «нужно обратить внимание гостей на нашу новую услугу. Что можешь предложить?», не «подготовь отчет», а «мне нужно знать, сколько ваш отдел продавал в прошлом квартале». Улавливаете?

То есть вы даете сотрудникам возможность самостоятельно найти решение, отвечать за свой выбор и за результат. Это путь роста и развития. Но будьте аккуратны и давайте такого рода задачи только тем, кто в состоянии находить пути решения и отвечать за себя.

Задача должна быть ограничена во времени

Опять возвращаемся к важности четких и понятных дедлайнов. Срок на выполнение должна иметь любая задача, сотруднику нужно понимать срочность исполнения и время, которое придется потратить на решение. Не забывайте, что у исполнителя есть еще свой график, и текущие дела, которые никто не отменял, и которые тоже имеют определенный приоритет. Если вы не дадите четкий срок, поручение рискует потерять приоритет и попасть в конец списка.

Кстати, вообще забудьте про крайние сроки! Если встреча с акционерами назначена на 20 декабря, подготовку презентации и отчетов нельзя делать накануне с дедлайном, скажем, на 19-е. Пусть исполнитель подготовит все это на 10-е. Так вы перестрахуетесь на случай, если что-то пойдет не так или сотрудник банально не успеет. Дедлайн с запасом – время для маневров.

Задачи должны быть измеримыми

Измеримость – это про конкретику. И про невозможность, некорректность постановки абстрактных задач. Хотите больше продаж? Говорите на сколько процентов! Требуете сократить отдел продаж? Предупреждайте, сколько сотрудников должно остаться. Заказываете партию сырья? Не забывайте уточнить объемы и сумму. Только цифры, только факты. Тем более, если речь идет о количественных результатах.

«Тыжэксперт, придумай сам» не работает. Та же история, что и про нечеткие дедлайны. Исполнитель сможет додумать целевые показатели и даже сможет на них ориентироваться. Но будут ли они корректными и удовлетворят ли руководителя – большой вопрос.

Поручения должны быть выполнимыми

Любая цель, которую вы стремитесь достичь и которую ставите перед подчиненными, должна быть реальной и осязаемой. Какой смысл ставить задачу поднять продажи в 3 раза, если вы не выделяете рекламный бюджет? Так и во всем остальном.

Поручения должны быть выполнимыми и реальными. Закрытая задача – маленькая победа на пути к командному успеху. Это отличная возможность показать сотрудникам, что они на что-то способны, мотивировать их на выполнение новых и более сложных поручений. Если же в их послужном списке нет побед, а только невыполнение плана из месяца в месяц, они теряют интерес к работе.

Те, кто понимают невыполнимость задач, месяц-два и найдут новую работу. Остальные превратятся в офисный планктон и окончательно перестанут проявлять себя. Поймите, так люди теряют лучших сотрудников. Не надо так.

Поручения должны быть мотивированными

Если у назначенного исполнителя есть коллеги того же уровня или специализации, у него может возникнуть логичный вопрос: «Почему я?». Вполне себе здоровое любопытство, допускайте это, и научитесь правильно объяснять свой выбор.

«Потому что я так сказал» демотивирует. Так отвечают плохие начальники, неэффективные менеджеры и просто глупые люди. Ваша же задача, ответить так, чтобы исполнитель начал собой гордиться.

«После того, как ты в прошлый раз классно сделал квартальный отчет, я могу доверить его только тебе».

Привет, vc.ru, на связи Алексей Шеин, руковожу отделом маркетинга в «Мастерской цифровых решений». Сегодня поговорим об эффективной постановке задач.

Часто ли с вами случалось, что задача, которую вы ставили, выполнялась формально или не закрывалась вовсе? Например, вы обсудили с коллегой, какой нужен отчет и к какому сроку, а в назначенный день получили не тот результат. Время потеряно, отчет нужен к совещанию с заказчиком — и вы бросаетесь переделывать работу. Или в телефонном разговоре попросили сотрудника исправить опечатку на сайте, а через месяц случайно обнаружили, что ничего не изменилось.

Что в таких случаях думают люди?

«Какой же он невнимательный!»

«С исполнительностью у нее так себе…»

«Господи, да задача на 2 минуты, в чем проблема сделать?»

Появляется ощущение, что кто-то работает спустя рукава и безответственно относится к поручениям. Но не спешите с выводами. Думать, что кто-то глупее или безответственнее — удобная позиция, это легко и снимает ответственность за процесс. А еще позволяет почувствовать себя героем: «Да я сейчас сам возьму, все классно сделаю!». Но куда сложнее копнуть глубже и разобраться в причинах. А их может быть много, помимо банальной невнимательности. Например, человек неправильно понял задачу, принял ее за рекомендацию или отложил выполнение, потому что перегружен срочными делами.

Что нужно учесть при постановке задач

Уметь ставить задачи тоже навык, и его надо тренировать. Это особенно актуально для руководителей. Ниже привожу 5 основных пунктов, на которые обращаю внимание при постановке задач.

1. Выбор сотрудника для выполнения задачи

Это первый вопрос, который нужно задать себе. Допустим, в вашем арсенале есть несколько сотрудников. Вы хорошо знаете их сильные и слабые стороны. Исходя из этого можно выбрать оптимального кандидата. Скажем, у вас есть два разработчика: один тимлид, другой миддл. Первый не сможет быстро сделать задачу — у него хватает поручений. Да и в целом, задача для него слишком простая. Нет смысла тратить часы дорогого специалиста на такие вещи. А миддл разработчик тоже сможет закрыть задачу, хотя «чистыми» у него уйдёт больше часов, чем у тимлида. Но эта разница покрывается тем, что старший специалист вряд ли быстро доберется до задачи.

Или другая ситуация: вы попросили event-менеджера разработать таблицу со сквозной аналитикой и сложными формулами. Но это оказалось пустой тратой времени. Он мог бы в два счета организовать проведение вебинара и подготовить речь, а вместо этого месяц мучал excel.

P.S.: Этот подход хорошо прижился среди дизайнеров. Например, в компании может быть отдел дизайна. В большинстве случаев арт-директоры точно знают, что одному лучше дается UX, другому UI, третий же отлично справляется с разного рода рекламными материалами. Наверное, дело в том, что с дизайном быстрее понимаешь, у кого какие склонности. Визуальный опыт легче «усваивается», чем абстрактные вещи типа анализа рекламных кампаний. Но все же хорошо бы внедрить этот тренд в работу со всеми специалистами.

2. Способ постановки задач

А теперь немного шок-контента. Неэффективные менеджеры годами скрывали правду! Оказывается, что…

Это аксиома. Если вы хотите, чтобы ваше поручение было выполнено, запишите его: в сообщении сотруднику, в документе, а еще лучше в трекере задач. Преимущества использования специального ПО:

Ну и тот неловкий момент, когда руководитель на ходу строчит поручение в мессенджере, а Т9 добавляет в рабочие будни перчинку:

Уверен, многие тут понимают важность подробного описания. Но спешку никто не отменял, задач много, расписывать каждую в текстовом формате — отдельный круг ада. Я вижу один выход: использовать трекеры, где есть функция голосового ввода текста. Упомянутый на скриншоте EASY TASK — наша разработка, в основе которой лежит сотня таких сообщений и ситуаций, как слева. Можно обойтись и голосовым вводом или специальными сервисами типа SpeechPad, VoiceNote, Voice Notepad. Но это лишь половина решения: задачи все равно придется вручную переносить в трекер.

3. Объем задачи и детали

Если поручение сложное, предварительно обсудите его с исполнителем и зафиксируйте ключевые моменты: разбейте выполнение задачи на этапы и пропишите чек-лист, которым будет руководствоваться сотрудник. А если кажется, что задача несложная, то после брифинга специалиста спросите, все ли ему ясно и насколько объемна эта задача. Тут-то и вскрывается разница восприятия и опыта. То, что для вас задача на 40 минут, для него — на 1,5 часа. Причины разные: специалист видит детали, на которые уйдет время, но которые не очевидны автору задачи. Хрестоматийная ситуация для связки клиент-подрядчик. Или, например, есть несовершенство в процессе, из-за которой срок выполнения сдвигается.

Сюда относится умение формулировать так, чтобы вас поняли с первого раза. Для этого полезно держать в голове три вопроса:

Поговорим подробнее о каждом.

Что нужно сделать?

Описать задачу конкретно и подробно — уже полдела.

Прочувствуйте разницу между этими формулировками:

Первое поручение звучит абстрактно и необязательно, а второе имеет все шансы быть выполненным.

Как нужно сделать?

Вопрос, которым задаются все уважающие себя руководители при постановке задач. Пришлите пример аналогичной работы, расскажите, что можно улучшить и к кому обратиться с вопросами. Например, «Таня, прикрепляю пример прошлогоднего отчета. В новом пропиши другую формулу для расчета KPI (спроси у Виктора Новикова) и актуализируй список сотрудников (обратись к Виктории Ивановой)».

Референсы и опорные материалы помогают быстрее выстроить общее видение цели. Не пожалейте на их поиск времени там, где у вас есть четкое видение процесса и результата.

Какой должен быть результат?

Конкретизируйте, что вы хотите получить в итоге и почему именно такой результат. Например, если просите подготовить презентацию для выступления, расскажите, где выступаете, кто слушатели и что даст компании успешное выступление. Так сотрудник будет вовлечен в общую задачу.

Есть еще один прием: убедите сотрудника, что кроме него (а часто так и бывает), никто не сможет так классно решить этот вопрос. И коллеге приятно, и вы получаете мотивированного сотрудника, который стремится выполнить свою работу наилучшим образом.

В компаниях часто случаются небанальные истории некорректного исполнения поручений, отчасти дело как раз в том, что мы не оговариваем будущий результат. И я до сих пор не всегда знаю, как это предотвратить.

Вот такая непростая штука конкретизация результата.

4. Дедлайны

Задача без дедлайна может провисеть невыполненной и год. Не буду здесь давать каких-то советов или подробно раскрывать вопрос дедлайнов — это тема отдельной статьи, да и много кто уже сделал это. Вместо этого оставлю свой подход: всегда ставить конкретную дату, к которой работа должна быть сделана, а когда дедлайн подойдет, проверить результат.

5. Контроль исполнения и обратная связь

Знаете, как с вероятностью 99% демотивировать сотрудника? Дать ему работу, которую никто не проверит и не оценит. Например, коллега трудится над составлением регламента, отправляет готовый документ, а в ответ — тишина. Человек ждет день-два и потом начинает мучиться мыслями: «А вдруг руководитель недоволен моей работой? А что, если он не ценит меня как специалиста?»

Есть начальники, которые молча принимают хорошо сделанную работу и дают обратную связь только тогда, когда им что-то не нравится. Это нормально и, с одной стороны, логично. Задача готова, вот результат, работаем дальше, не теряем времени. Но для исполнителя это не всегда очевидно. Сотрудник может написать 5 хороших регламентов, и они останутся без ответа, а в ответ на шестой руководитель разразится критикой. И вот у исполнителя уже складывается впечатление, что им все время недовольны, что с ним что-то не так.

Проверять задачу стоит в идеале в течение пары дней после исполнения. Обратная связь тоже важна. Честно сказать сотруднику, что вам понравилось, а что требует доработки куда лучше, чем переделывать самому или ждать, пока коллега сам поймет, что не так.

На первый взгляд, кажется, что правильная постановка задач отнимает слишком много времени. Но посчитайте, сколько времени сэкономите, если сотрудники не будут отвлекать вас от дел уточняющими вопросами, а результат устроит и не придется строчить замечания или переделывать работу.

У работы с постановкой задач есть еще один плюс. С ее помощью вы приводите компанию и сотрудников к единым стандартам, создаете общий рабочий язык, который понятен и удобен команде.

Делитесь в комментариях вашими подходами к планированию 👇

Неспособность сотрудников эффективно справиться с возложенными на них обязанностями, приводит к тому, что руководителю приходится самостоятельно вникать во все вопросы либо и вовсе переделывать работу за подчиненных.

 В подобной ситуации рассчитывать на соблюдение изначально заявленных сроков на выполнение проекта, и, соответственно, на эффективность и получение ожидаемой прибыли, не приходится.

Но, не стоит торопиться увольнять старую команду, и набирать новую. Вполне возможно, что «корень» проблемы в том, что управление задачами проекта осуществлялось неэффективно, и достаточно пересмотреть подход к постановке задач, чтобы исправить ситуацию.

Что такое постановка задач?

Прежде всего, разберемся в терминологии. Цель проекта – результат, которого планируют достигнуть, задача – ответ на вопрос «Как этого добиться?».

Как показывает практика, истинной причиной того, что многие стартапы закрываются в первый год после открытия, выступает вовсе не высокая конкуренция, а неграмотное выстраивание внутренних процессов: ошибки, допущенные при постановке целей и задач.

ТОП 10 распространенных ошибок, допускаемых при постановке задач

1. Руководитель забыл, что он главный

Такую оплошность чаще всего допускают новоиспеченные начальники. Еще не обладая достаточными знаниями и опытом во всех сферах управленческой деятельности, они склонны самостоятельно выполнять работу за своих подчиненных, вместо того, чтобы грамотно делегировать задачи и управлять персоналом в целом.

Это приводит к переутомлению руководителя, нехватке у него времени, и как следствие – к подрыву его авторитета.

2. Постановка нечетких целей и задач

Тут все просто: назначенные руководителем цели и задачи не до конца понятны исполнителям ни по одному из пунктов: содержанию, ресурсному обеспечению их реализации, срокам сдачи.

3. Ошибка в выборе механизма для достижения цели

Одной из часто встречающихся проблем выступает заметное отклонение между первоначальным планом и фактическим положением вещей. Причина подобного – отсутствие оптимального механизма достижения цели, что оборачивается «самодеятельностью» каждого из сотрудников, начинающих действовать в рамках своего личного видения и имеющегося у него опыта.

4. Непринятие в расчет ключевых факторов влияния

Независимо от того, производится ли управление задачами онлайн или в обычном оффлайн режиме, если руководитель недооценил либо неправильно оценил значимость основных факторов внешней либо внутренней среды, это приводит к катастрофическим последствиям. Так, например, упущение из виду изменения конъюнктуры рынка, служившего однозначным сигналом к старту кардинальных перемен, с большой вероятностью приведет к снижению прибыли или ее полному отсутствию, а часто и к переходу в отрицательную плоскость.

5. Излишняя увлеченность процессом планирования

Чрезмерное увлечение руководителя стратегическим и оперативным планированием, разработкой планов, форм отчетности и прочими документами, грозит тем, что в ближайшей перспективе каждый шаг в компании бюрократизируется настолько, что ее основная деятельность превратится в непрерывный процесс планирования.

6. «Перекосы» в регламентации: избыточность или отсутствие

Обе крайности в регламентации деятельности являются грубой ошибкой. Излишняя увлеченность нею «стопорит» рабочие процессы, в то время, как ее полное отсутствие, неминуемо влечет за собой безответственность и халатность подчиненных. Результатом становится низкая степень управляемости компании, и как следствие – достижения поставленных задач и общего функционирования.

7. Фиктивность системы мотивации

Если созданная руководителям система мотивации слабо связана с актуальными задачами и целями проекта, а также с истинными мотивами каждого подчиненного, то это приводит к неудовлетворенности исполнителей, неблагоприятной внутренней среде и высокому показателю невыполнения плана.

8. Несоответствие результатов усилиям, затрачиваемых для их достижения

Если руководитель принимает управленческие решения, не учитывая и не понимая истинного состояния компании, то это приводит к запуску кризисных явлений с плохо управляемыми процессами. Говоря другими словами, внедрение любых инноваций должно производиться в оптимальное для этого время и в подходящих условиях.

9. Недостаточный контроль

Первостепенная задача любого руководителя – грамотное выстраивание системы контроля и следование ей для качественной проверки исполнения подчиненными своих задач. Это касается всех этапов реализации проекта. Недостаточное внимание к данному вопросу приводит к тому, что в самый ответственный момент обнаруживается сбой в сроках выполнения проекта.

10. Недооценивание важности благоприятности внутренней среды

Грубая ошибка некоторых руководителей – мнение, что благоприятность внутренней среды внутри коллектива является несущественной «мелочью», не влияющей на эффективность работы. На самом деле, следствием неблагоприятной атмосферы становятся: разрозненность команды, слабый уровень мотивации, внезапные увольнения сотрудников.

От правильной постановки задачи зависит качество и время ее выполнения. Даже неправильная формулировка может нарушить рабочий процесс. Разберемся, что скрывается за ошибками и как их исправить, вместе с Simple Office.

Ошибка №1. Частые проверки

Когда начальник назначает задачу, он ставит сроки на ее выполнение. И будет неправильно проверять работу каждые два часа, если до дедлайна еще далеко. Это не касается горящих проектов, которые необходимо сделать в первую очередь. Но в обычных ситуациях лишний контроль приводит к проблемам.

С психологической точки зрения сотрудник ощущает дискомфорт от частых проверок. Ему кажется, что руководство ему не доверяет. В 2018 году ученые из США провели эксперимент. Три недели они исследовали состояние офисных работников и выяснили, что ежедневное недоверие усиливает эмоциональное истощение. Такие люди отчуждаются от коллег и ссорятся с близкими дома. Психологическое состояние сказывается и на результатах работы, уменьшает продуктивность человека.

Как решить проблему

Доверие формируется со временем, поэтому для его основы необходимо наладить четкие механизмы работы. Во-первых, использовать в работе трекер задач. Так сотрудник и менеджер всегда будут видеть сроки исполнения работы. Там же можно прописать чек-лист: что точно должно быть выполнено и к кому обращаться, если возникнут вопросы. Тогда у сотрудника появится четкое представление о договоренностях, а руководство сможет следить за всем процессом удаленно.

Чтобы всегда понимать, где и над чем работает сотрудник в данную минуту, используй приложение Simple Office. В нем отображаются статусы зарегистрированных пользователей и дальнейшее расписание сотрудников. Это поможет наладить коммуникацию между начальством и подчиненными. Руководитель всегда может проверить процесс работы online.

Ошибка №2. Рутинные вопросы

Бывает так, что руководство оставляет сложные и интересные задачи себе, а на подчиненных перекладывает рутинную работу. Независимо от причин, у такого подхода есть сразу несколько негативных последствий. Во-первых, сотрудники не развиваются. Их уровень компетенций остается на прежнем уровне, а значит, в перспективе они не смогут приносить компании больший доход.

Во-вторых, нарушается связь между начальником и подчиненными. Из-за постоянной занятости у руководства нет времени на контакт с работниками, а это очень важно в корпоративном менеджменте. Исследование из журнала бизнеса и менеджмента США показало, что чем лучше отношения между начальником и подчиненным, тем больше последний вовлечен в работу и наоборот. Такие данные были получены после работы с группой из 191 офисного сотрудника.

Как решить проблему

Начинать делегировать сложные задачи нужно постепенно. Раздели нагрузку между подчиненными и постепенно передавай им больше задач. Так команда будет успевать учиться. Вмешательство руководства потребуется, только чтобы поддержать команду в особо трудных случаях.

Что же до рутинных вопросов, в 21 веке их можно легко автоматизировать. Например, бронировать рабочие пространства можно в несколько кликов с помощью сервиса Simple Office. Не нужно звонить или создавать массовую рассылку. Просто открой планшет, проверь свободные даты и выбери удобное время. Теперь найти переговорную можно за пять минут, а сотрудники займутся делами поинтереснее.

Ошибка №3. Большой объем задач

Руководитель может как недооценивать, так и переоценивать возможности своей команды. Он всегда обещает, что сотрудники выполнят все задачи в срок. При этом не анализирует, сколько сил и времени уйдет на эту работу в действительности. В итоге, чтобы все успеть, люди засиживаются допоздна и жертвуют выходными днями. Они не могут отказаться от переработки из-за страха увольнения или просто потому что готовы на лишние усилия.

Но постоянные сверхурочные часы рано или поздно приводят к выгоранию. Это явление официально признано всемирной ассоциацией здравоохранения как синдром и результат хронического стресса на рабочем месте. Бесконтрольный объем задач приводит к снижению продуктивности и в некоторых случаях к увольнению.

Как решить проблему

Руководителю необходимо фиксировать все входящие задачи и проверять их статус выполнения на регулярных собраниях. Это поможет понять, сколько времени занимает выполнение типовых заданий и работы посложнее. Таким образом, начальник сможет договариваться об объективных сроках выполнения. А сотрудники будут расходовать ресурсы рациональнее.

Бронируй места для проведения собраний с помощью Simple Office. Просто выбери нужную локацию, забронируй дату и время — все это отобразится в расписании коллег. К тому же такой способ аренды позволяет экономить. Не нужно будет выкупать офис на месяц в надежде, что он понадобится, выбирай только нужные числа.

Ошибка №4. Некачественная постановка цели

Еще одна частая проблема на работе — менеджер размыто формулирует задачу. Возможно, человек сам плохо представляет, что ему нужно сделать. Или он ошибочно полагает, что сотрудники сами должны найти решение. В некоторых случаях это оправдано, например, если нужно протестировать работника для должности. Но чаще коммуникация “дал задачу — спросил о выполнении” приводит к задержке сроков выполнения. Менеджер считает, что он объяснил все правильно. При этом подчиненный понял задачу по-своему, и на выходе получился проект, далекий от начальной задумки.

Как решить проблему

При постановке задач менеджеру следует либо самому задать наводящие вопросы, либо попросить сотрудника задать их ему. Так будет понятно, верно ли стороны поняли информацию. Также стоит больше заботиться о подчиненных, с самого начала формулируя цели как можно конкретнее. Это позволит сэкономить ресурсы в виде сил человека и его времени. А компанию убережет от лишних ошибок в проектах.

Но бывает, что проблема возникает уже в процессе работы. Цель может оказаться недостижимой, и нужно обсудить возможность ее корректировки. Используй Simple Office, чтобы узнать, где находится нужный тебе сотрудник и чем он занимается в данный момент. Так ты сможешь подобрать подходящее время и обсудить волнующий вопрос, не отрывая человека от работы.

Ошибка №5. Непостоянный менеджмент

Многим знакома ситуация, когда руководитель неожиданно приходит к сотрудникам, устраивает хаос, а потом исчезает. В фильмах такая сцена выглядит комично, в реальности скорее плачевно. Ведь такой руководитель обычно не вкурсе работы внутри команды. Он предпочитает общаться с подчиненными только в случае ошибок или срочных поручений.
Босс считает, что в его компании налажена система самоуправления, при этом он ничего не делает для ее развития. Систему также нарушают эмоциональные встряски, которые устраивает руководитель.

Как решить проблему

Нужно попробовать изменить подход внезапного менеджмента. Лучше всегда уточнять, действительно ли задача срочная и можно ли найти для нее альтернативное решение. Руководителю стоит проверить степень самоуправляемости его команды. Для этого необходимо регулярно устраивать рабочие совещания и встречи.

Чтобы создать пространство для обмена информацией, забронируй переговорную с помощью Simple Office. Приложение можно установить на телефон или открыть в браузере. С его помощью каждый может выбирать, где, когда и с кем работать. Создай команду, с которой ты хочешь поработать. Посмотри статус каждого участника, готов ли он к переговорам. Выбери и забронируй место на карте, даже рядом с офисом. Теперь все участники будут знать, где и когда пройдет встреча.