Ошибкой при внедрении процессного подхода является то что тест

Личный кабинет
Для авторизованных пользователей

Конечный результат деятельности компании во многом зависит от грамотно организованной системы управления. На практике различают три подхода к руководству. Применение каждого из них напрямую зависит от величины рассматриваемого предприятия и специфики его работы. Одним из таких приемов управления считают процессный подход, который характеризуется четким делегированием обязанностей и ответственности.

Понятие и причины возникновения процессного подхода к управлению

Процессный подход к управлению компанией – это система методов и приемов руководства предприятием, основой которых становится грамотное распределение трудовых обязанностей и ответственности между персоналом. Процессному приему управления присущи следующие особенности:

• конечный результат каждого отдела и отдельных работников направлен на выполнение заранее заданного процесса;
• все специалисты и подразделения, независимо от их деятельности, ориентированы на удовлетворение потребностей клиента;
• прием характеризуется постоянным выполнением одних и тех же функций, только в отношении разных проектов.

Важно! Процессный подход в основном применяется в крупных или средних компаниях с численностью работников более 50 человек.

Надо отметить и причины возникновения подобного приема руководства. Все дело в том, что после окончания трудного экономического периода, когда спрос на товары намного превышал предложение, клиенты стали интересоваться характерными особенностями аналогичных продуктов. Среди производителей появилась жесткая конкуренция.

Именно для того, чтобы ориентировать клиента на себя, компании начали применять процессный подход, суть которого — удовлетворение потребностей потенциального покупателя и привлечение его внимания к продукту.

Цели и задачи, функции процессного подхода к руководству

Процессный подход направлен на решение основных задач и достижение целей, связанных с повышением спроса на выпускаемую продукцию:

Цели процессного подхода	Задачи процессного подхода
Цель	Достижение цели	Задача	Особенности
Повышение горизонтального взаимодействия сотрудников	Работники предприятия контактируют между собой и редко прибегают к помощи высшего руководства	Объединить все подразделения компании, направить их деятельность на решение одной задачи	При традиционных подходах к управлению существует конкуренция между отделами за финансирование, при процессном приеме руководства такого нет.
Четкое распределение ответственности	Каждый сотрудник отвечает за выполнение одного процесса на протяжении всей деятельности	Упрощение делегирования заданий	Работники приступают к выполнению работы без лишних взаимосвязей, минуя согласование с высшим руководством
Повышение качества и эффективности выполнения процессов	В связи с тем, что каждую операцию выполняет один и тот же работник, со временем он оттачивает навык и выполняет задачи гораздо быстрее и качественнее	Грамотная дислокация зон ответственности	При нарушении какого-либо процесса (что приводит к ухудшению качества продукции) легко выявить ответственное лицо.

Назначение процессного подхода к управлению предприятием заключается в выполнении следующих функций:

• упорядочивание системных процессов;
• контроль выполнения задач;
• мотивация сотрудников к повышению результативности.

Первая функция заключается в разработке четкого плана по выполнению каждого процесса. Например, регламентируются особенности процесса поступления заявки на заказ, ее обработки, сбора, исполнения и отправки. Для осуществления каждой опции определяется конкретный работник, который имеет свою зону ответственности.

Реализация функции контроля над выполнением задач на практике осуществляется в виде наблюдения за процессом исполнения заданий, и, в случае необходимости, — координации действий.

Мотивация сотрудников – одна из важнейших функций процессного подхода. Лишь только после того, как все работники будут заинтересованы в получении наивысшего результата своей деятельности, получится по-настоящему качественный продукт, способный удовлетворить потребности клиентов. В ходе мотивирования специалистов применяются различные методы, в том числе, поощрение и наказание.

Основные элементы и схема процессного подхода

Менеджмент процессного подхода имеет четыре основные характеристики:

1. Каждый процесс делится на три составные части: вход, исполнение и выход. Для осуществления операции назначается один работник или группа специалистов.
2. Показателем эффективности выполнения процесса является не только конечный результат, но и оценка потенциальных покупателей или существующих клиентов. Это помогает определить, насколько эффективно подразделения выполняют возложенные на них задачи и достигают общей цели.
3. Владельцем процесса называют лицо, ответственное за его выполнение. За осуществление общей задачи отвечает руководитель предприятия.
4. Каждая операция должна быть четко регламентирована. Для этого создаются специальные инструкции, своды правил и другие НПА.

Структура процессного подхода выглядит как иерархическая система, во главе которой стоит руководитель. Однако взаимодействия в основном происходят между отделами компании. Глава предприятия лишь контролирует их деятельность, а, в случае необходимости, — дает рекомендации.

Чтобы деятельность отдела входила в рамки процессного подхода управления, все операции делятся на составные части:

• выполнение процесса начинается с входа, например, с поступления заявки;
• непосредственное осуществление задачи происходит по заранее разработанному алгоритму;
• исполнители демонстрируют результат своей деятельности, а владелец процесса контролирует его качество;
• заканчивается процесс выходом, то есть полным исполнением заказа, включая доставку до клиента и удовлетворение его потребностей.

Важно! Владельцем процесса, как правило, называют не работников, которые непосредственно заняты выполнением опций, а руководителя отдела.

Порядок внедрения процессного подхода

Для того, чтобы организовать процессный подход управления компанией, необходимо разработать нормативно-правовую документацию, регламентирующую основы приема. В ней отражают связи между подразделениями и ответственных лиц, а также расписывают основные процессы деятельности компании.

Этапы внедрения процессного подхода

Процессный подход управления внедряется в несколько этапов:

1. В первую очередь, руководитель сообщает подразделениям свое решение о переходе на новую модель руководства.
2. Важно понять, нет ли противников процессного подхода. Если такие работники присутствуют, рекомендуется провести разъяснительную работу, а, в случае необходимости, — сменить персонал.
3. Далее разрабатывается нормативно-правовая документация, регламентирующая процесс. Она включает в себя не только положения по осуществлению приема управления, но и методические рекомендации для работников, нормативные карты, инструкции и другие бумаги.
4. На следующем этапе важно автоматизировать процесс. Для этого нужно выбрать специализированную программу, приобрести и установить ее. Если работники предприятия не знакомы с сервисом, придется обучить их.
5. Заключительным этапом внедрения системы считается ее тестирование. Если испытания показали хороший результат, процессный подход считается введенным в действие.

Важно! В процессе использования приема система может подвергаться многократной модернизации путем внесения коррективов, подключения новых автоматизированных программ, внедрения свежих приемов и способов.

Ошибки при внедрении процессного подхода

Зачастую, при внедрении процессного подхода руководители совершают типичные ошибки. К ним можно отнести организацию нового метода управления без предварительного согласования и оповещения персонала. В таком случае могут возникнуть недопонимания, когда работники выполняют функции привычным методом.

Также, при внедрении процессного подхода важно изменить систему оценки работы. Все дело в том, что конечный результат может измениться, и не всегда в положительную сторону. Это связано с тестированием системы и с новшествами, к которым никто не привык.

Пример процессного подхода к управлению

Рассмотрим наглядный пример процессного подхода к управлению на основании компании, производящей три вида продукции. Допустим, прием уже регламентирован, а нормативно-правовая документация разработана и утверждена.

Процессный подход заключается в разделении каждой задачи на опции:

1. Поступил заказ на приобретение 10 тысяч единиц первого вида продукции. Работник принял заявку, что и считается началом процесса.
2. Далее, заказ передается в производственный цех, где специалисты производят нужный объем продукции.
3. После того, как товары готовы, они поступают в отдел упаковки, который обязан надлежащим образом упаковать каждую единицу.
4. Собранный заказ передается в доставку. Отдел транспортировки обязан в положенный срок и без урона для перевозимых товаров довезти его до клиента.
5. Передав продукцию, покупатель осматривает ее, знакомится с ее качеством. Если заказчика все устраивает, значит, процесс закончен.

Важно! Если поступает заказ на два или три вида товаров, работники будут выполнять сразу два либо три процесса соответственно.

Несмотря на то, что руководство компании контролирует ход выполнения работы, в осуществлении самого процесса оно не принимает участия. В случае некачественной реализации опции, ответственность, как правило, несет руководитель отдела, работник которого допустил ошибки.

—
непонимание менеджментом необходимости
внедрения процессного подхода как
идеологии;

—
неготовность к серьезным изменениям в
структуре управления организацией (и
в организационной структуре);

—
построение системы процессов, неадекватной
реальному бизнесу организации;

—
непонимание того, зачем нужна регламентация
процессов и как правильно это сделать;

—
ошибки при создании системы показателей,
увязке процессов и показателей;

—
отсутствие необходимого желания,
терпения и ресурсов, необходимых для
реальной оптимизации процессов;

—
неумение организовать управление
процессами;

—
неспособность создать систему постоянного
улучшения процессов (цикл PDCA);

—
неудачные попытки неформально внедрить
систему менеджмента качества (СМК).

65. Перечислите причины личного и социального характера возникновения проблем с внедрением процессного подхода. Пояснить суть каждого из синдромов и ответить на вопрос «Что с этим делать?»

Причинами
являются синдромы:

1)
«Со
мной так не пойдет»—
противостояние нововведениям. Что
делать? – в личных беседах раскрывать
позитивные аспекты нововведений.

2)
«Это придумали не мы»—
отказ от идей со стороны. Что делать?-
привлекать членов оперативных отделов
к процессу поиска идей и обсуждать с
ними планируемые изменения. Нельзя
«спускать сверху» готовые разработанные
идеи.

3)
«Теперь
это ваша забота»—
потеря внимания со стороны руководства.
Что делать? – видимое участие руководство,
личное вмешательство в разрешение
сложных вопросов и спорных ситуаций,
поддержка проектной группы, принятие
важных решений и реализация принятых
постановлений определяют отношение
всего коллектива к проекту.

4)
«Давайте
начнем что-нибудь делать»—
непродуманные действия. Что делать? –
проведение подготовительных работ в
области методологии и структурирование
стоящих задач позволяет избежать
недоработок по причине непродуманности
действий.

5)
«Посмотрим,
как далеко мы продвинемся»—
отсутствие нормативов. Что делать?-
обозначение отдельных этапов проекта,
указание реалистичных и, в то же время,
жестких сроков их реализации , а также
контроллинг плана проекта.

6)
«Нет
времени»
— отсутствие достаточного времени. Что
делать? – формирование системы стимулов,
которые побуждали бы ведущих специалистов
брать на себя дополнительную нагрузку.

7)
«Тогда
мне тоже все равно»—
потеря мотивации. Что делать? – руководство
должно оказывать непосредственную
моральную поддержку членам проектной
группы, а также постараться включить в
ее состав людей с выраженной способностью
к самомотивации.

«Аналитический
паралич»—
недостаток способности к внедрению.
Что делать? – даже в случае незначительного
изменения исходных условий, нужно
последовательно выполнять составленный
план внедрения.

66. Перечислите положительные тенденции, связанные с внедрением процессного подхода

1)
Доступность методик внедрения процессного
подхода(бенчмаркинг, книги по теме,
семинары-тренинги, комплекты методических
документов в консалтинговых компаниях,
специальные сайты в Интеренет)

2)
Реорганизация и создание холдингов

3)
Интеграция различных систем и подходов
к оптимизации управления

4)
Структурирование знаний и тиражирование
опыта(важно для обеспечения
конкурентоспособности орг-ии, но к в
большинстве орг-ий этому вопросу не
уделяется достаточно внимания )

67.
Чем отличается бизнес-процесс и функция

Функция
является частью бизнес-процесса, при
этом может входить как в различные этапы
процесса, так и в различные бизнес-процессы.

68.
Перечислите различия
между бизнес-процессами и функциями

1)
б-п: Совокупность различных
видов деятельности(функция- однородных)

2)
Взаимосвязаны
и
упорядочены
во
времени
и
пространстве

3)
Наличие «входов»
и
«выходов»

4)
Наличие результата,
обладающего ценностью
для потребителя

5)
Состоит
из функций

6)
отвечает на вопрос: Как делать? (функция-
Что делать?)

69.
При внедрении процессного подхода
решения каких проблем ожидают руководители
организации?

1)
Повышение управляемости организации(улучшение
системы отчетности, создание прозрачной
системы управления, ускорение процедур
принятия управленческих решений)

2)
Снижение влияния человеческого фактора
при управлении организацией и выполнения
отдельных операций внутри бизнес-процессов.

3)
Снижение затрат.

70.
Опишите способ решения каждой проблемы.

1)
Повышение управляемости организации:

• За
  счет полного описания и стандартизации
  процессных технологий, с одной стороны
  повышается прозрачность организации
  в целом, с другой стороны, повышается
  управляемость организации

• При
  правильном определении и выделении
  показателей эффективности и
  результативности процессов, высшее
  руководство получает механизм для
  принятия управленческих решений,
  основанных на достоверной информации
  и фактах

• Хозяева
  (владельцы) процессов получают, во-первых,
  единую технологию выполнения работ,
  во-вторых, полномочия и доступ к ресурсам,
  в-третьих, систему координат для
  собственной оценки

2)
Снижение влияния человеческого фактора:

• На
  каждую операцию внутри процесса
  разрабатывается рабочая инструкция,
  которая подробно описывает, как
  осуществляются работы внутри операции,
  как используется оборудование и
  программное обеспечение

• Определяются
  минимальные требования к сотруднику,
  который сможет выполнять данную работу,
  исходя из информации рабочих инструкций

• Разрабатывается
  единая, стандартизованная процедура
  адаптации сотрудника на рабочем месте 

• Разрабатывается
  внутриорганизационный план повышения
  квалификации по должности, учитывающий
  только развитие тех знаний, умений и
  навыков, которые необходимы сотруднику
  в рамках операции

• Определяется
  3 — 4 показателя работы, при исполнении
  которых сотрудник считается эффективным
  и на основании которых начисляется
  премиальная часть заработной платы

В
результате, организация получает:

-документацию
по стандартному выполнению операций,

-сотрудника,
который обладает минимальными, но
достаточными для выполнения операции
знаниями, умениями и навыками;

-сокращение
адаптационного периода

-систему
внутрифирменного обучения, достаточного
для повышения результативности операции

-систему
мотивации сотрудника, занятого в операции
снижение затрат на фонд оплаты труда и
внешнее обучение

3)
Снижение затрат:

Снижение
затрат при внедрении процессного подхода
достигается не только за счет снижения
затрат на фонд оплаты труда и сокращения
затрат на внешнее обучение за счет
организации внутреннего, но и за счет
применения Аctivity
Вased Сosting
— методики функционально — стоимостного
анализа (АВС), разработанной как
альтернатива традиционной финансовой
оценке, позволяющей представить
информацию для пользователей в форме,
понятной для всего персонала

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Упражнение 1:

---

Номер 1

Главной проблемой функционально-ориентированного подхода выделяют

Ответ:

(1) Постоянные конфликты между представителями различных функциональных подразделений 

(2) Нехватку человеческих ресурсов 

(3) Децентрализованность управления 

(4) Сложность внедрения новаторских идей управления 

---

Номер 2

Ключевым инструментарием внедрения процессного подхода к управлению на первых этапах являются

Ответ:

(1) Agile Manifesto 

(2) Графические инструменты моделирования бизнес-процессов, а также текстовые и табличные редакторы, в которых моделируются или описываются бизнес-процессы 

(3) Code Review 

(4) Build Automation 

---

Номер 3

Преимуществом промышленных систем для моделирования и анализа бизнес-процессов является

Ответ:

(1) Обеспечение связности модели описания деятельности, а также возможность получения в автоматическом режиме регламентов бизнес-процессов, положений о подразделениях, а также любой другой информации на основании построенных моделей бизнес-процессов 

(2) Легкость развертывания и поддержки  

(3) Легкость их освоения пользователями из бизнес-подразделений 

(4) Легкость их интеграции в комплекс существующих информационных систем компании 

---

Упражнение 2:

---

Номер 1

Недостатком промышленных систем для моделирования и анализа бизнес-процессов является

Ответ:

(1) Сложность их освоения пользователями из бизнес-подразделений 

(2) Высокая стоимость внедрения 

(3) Сложность их интеграции в комплекс существующих информационных систем компании 

(4) Сложность их обновления 

---

Номер 2

Вторым шагом после сбора первичной информации по бизнес-процессу является

Ответ:

(1) Обновление регламентов работы 

(2) Появление полного и исчерпывающего списка требований к информационной системе 

(3) Подвергнуть существующий бизнес-процесс оптимизации 

(4) Реинжиниринг всех процессов компании 

---

Номер 3

Главной сложностью оптимизации бизнес-процессов является

Ответ:

(1) Нехваткой ресурсов 

(2) Устаревшие информационные системы компании 

(3) Низкоквалифицированный персонал 

(4) Внедрение измененного процесса в деятельность компании 

---

Упражнение 3:

---

Номер 1

Реакцией ИТ-рынка на появление процессного подхода к управлению стало

Ответ:

(1) Появление Lean 

(2) Появление Agile 

(3) Появление workflow систем 

(4) Появление ERP систем 

---

Номер 2

Системы класса iBPM позволяют 

Ответ:

(1) Полностью исключить контроль человека 

(2) Закрепить логику взаимодействия, а также времена исполнения отдельных операций, а также обеспечивают высокую скорость внесения изменений в автоматизированный бизнес-процесс 

(3) Оптимизировать текущие бизнесс-процессы 

(4) Осуществить существенную экономию средств при внедрении 

---

Номер 3

С помощью систем класса PI и BAM можно 

Ответ:

(1) Оптимизировать текущие бизнесс-процессы 

(2) Собрать и проанализировать данные из различных информационных систем, поддерживающих исполнение бизнес-процесса 

(3) Закрепить логику взаимодействия, а также времена исполнения отдельных операций, а также обеспечивают высокую скорость внесения изменений в автоматизированный бизнес-процесс 

(4) Осуществить существенную экономию средств при внедрении 

---

Упражнение 4:

---

Номер 1

Существенное сокращение времени исполнения отдельной операции достигается

Ответ:

(1) Полной автоматизации 

(2) Изменением регламента работы 

(3) В поиске «бутылочных» горлышек 

(4) Увеличения численности штата сотрудников 

---

Номер 2

Для внедрения процессного подхода в организации необходимо

Ответ:

(1) Создать специализированный центр компетенции 

(2) Поддержать организационными мероприятиями 

(3) Провести реинжиниринг всех процессов 

(4) Создать отдельное подразделение для определения бизнес-процессов и их усовершенствования 

---

Номер 3

Целями специализированного комитета обеспечивающего поддержку внедрения процессного подхода на уровне всей компании являются 

Ответ:

(1) Ставить задачи оптимизации бизнес-процессов функциональным руководителям 

(2) Сделать совершенствование существующих бизнес-процессов регулярным 

(3) Дать руководителям подразделений и владельцам бизнес-процессов задачи на оптимизацию тех или иных процессов 

(4) Рассматривать конфликтные ситуации, которые возникают в бизнес-процессах из-за рассогласованности действий участников бизнес-процесса 

---

Упражнение 5:

---

Номер 1

Наиболее эффективной методикой описания существующего бизнес-процесса и внедрения целевого бизнес-процесса является

Ответ:

(1) Когда используются графические инструменты моделирования бизнес-процессов 

(2) Когда бизнес подразделения самостоятельно взаимодействуют с Процессным офисом и ИТ-подразделением 

(3) Когда существует обновленный регламент 

(4) Когда процесс относительно новый в компании 

---

Номер 2

Задача процессного офиса заключается в

Ответ:

(1) Продвижении культуры и инструментария процессного управления среди менеджмента компании 

(2) Описании анализе и оптимизации существующих бизнес-процессов вместо менеджеров 

(3) Предложении реализаций новых проектов 

(4) Обучении персонала 

---

Номер 3

Одним из ключевых вопросов в процессном управлении является

Ответ:

(1) Определения путей развития процесса 

(2) Определения инструментов поддержки процесса 

(3) Определение ответственности за бизнес-процессы 

(4) Наличие достаточности ресурсов 

---

Упражнение 6:

---

Номер 1

Владелец процесса - это

Ответ:

(1) Руководитель, который указывает Scrum команде ее цель и не позволяет отклоняться от нее 

(2) Старший руководитель, который «главнее», чем другие участники бизнес-процесса 

(3) Основная движущая сила Scrum процесса 

(4) Основная движущая сила команды 

---

Номер 2

Задачами владельца процесса являются

Ответ:

(1) Обеспечить контроль результатов 

(2) Инициация мероприятий по оптимизации бизнес-процессов 

(3) Участие в реализации бэклога спринта 

(4) Добиться синхронизации действий участников процесса 

---

Номер 3

При появлении рамочной ответственности рамках управления процессом за качество исполнения отдельной операции отвечает

Ответ:

(1) Владелец процесса 

(2) Scrum мастер 

(3) Участник бизнес-процесса 

(4) Владелец продукта 

---

Упражнение 7:

---

Номер 1

При появлении рамочной ответственности рамках управления процессом за форматы и своевременность передачи и приема результатов работ по всему бизнес-процессу отвечает

Ответ:

(1) Участник бизнес-процесса 

(2) Владелец процесса 

(3) Владелец продукта 

(4) Scrum мастер 

---

Номер 2

Укажите разницу между руководителем проекта и владельцем процесса

Ответ:

(1) Владелец процесса назначается на разовую активность, а руководитель проекта отвечает за регулярную деятельность 

(2) Руководитель проекта заинтересован в развитии процесса, а владелец процесса нет 

(3) Руководитель проекта назначается на разовую активность, а владелец процесса отвечает за регулярную деятельность 

(4) Руководитель проекта заинтересован в поддержке функционирования процесса, а владелец процесса нет 

---

Номер 3

Какая форма построения процессного офиса признана наиболее эффективной

Ответ:

(1) Централизованная 

(2) Децентрализованная 

(3) Гибридная 

(4) Функциональная 

---

Упражнение 8:

---

Номер 1

При внедрении процессного подхода необходимо особое внимание уделять

Ответ:

(1) Поддержанию гибкости существующих бизнес-процессов на организационном уровне 

(2) Обеспечению гибкости бизнес-процесса на уровне ИТ-систем 

(3) Работе проектного офиса 

(4) Существующим процессам 

---

Номер 2

Для обеспечения эффективного внедрения новых бизнес-процессов в корпоративную практику нужно

Ответ:

(1) Вовлекать весь руководящий состав и операционных сотрудников в работу над бизнес-процессами «как должно быть» 

(2) Пересмотреть информационно-аппаратный комплекс компании 

(3) Заложить резервы в бюджет 

(4) Стараться поддерживать старый бизнес-процесс, для возможности отката изменений 

---

Номер 3

"Банк идей" - это

Ответ:

(1) Бизнес-процесс, в рамках которого происходит генерация идей по оптимизации бизнес-процессов 

(2) Область, где храниться документация по продукту 

(3) Документ, который содержит оценки качества реализованного продукта 

(4) Тип практик, которые подтвердили свою эффективность на ряде примеров при решении конкретных задач 

---