Почему сокращение воронки подбора персонала является ошибкой

Сегодня каналы поиска кандидатов привлекают чрезмерное количество откликов, но найти целевого кандидата в этом потоке бывает еще сложнее, чем во времена печатных объявлений. Вакансии подолгу остаются открытыми, а слепой подбор способствует «текучке» сотрудников. Воронка рекрутинга – инструмент, который поможет выяснить, на каком этапе поиска допускаются ошибки.

Что такое воронка рекрутинга

Воронка рекрутинга – метрика, пришедшая в HR из маркетинга. Это воронка продаж, адаптированная под подбор персонала. Вместо потенциальных покупателей воронка конвертирует соискателей на вакансию. 

Три главные задачи, которые решает воронка рекрутинга:

• выявляет на каком этапе закрытия вакансии возникают проблемы;
• помогает регулировать проход целевых и нецелевых кандидатов;
• отслеживает особенности подбора на конкретную вакансию.

Что еще можно узнать с помощью воронки рекрутинга:

• конверсию кандидатов в сотрудников в целом по компании;
• эффективность каждого рекрутера;
• особенности подбора кандидатов конкретному заказчику – компании или руководителю.

Классическая модель воронки рекрутинга состоит из пяти сегментов.

1. Привлечение – самая широкая часть воронки: здесь кандидаты впервые видят информацию о вакансии.
2. Вовлечение – кандидаты изучают условия, требования и отправляют резюме.
3. Отбор – соискатель проходит собеседования и отборочные испытания.
4. Предложение – кандидат получает приглашение на работу, обсуждает условия, принимает решение.
5. Найм – самый узкий сегмент: новый сотрудник выходит на работу, вакансия закрыта.

Эта универсальная схема может использоваться, только если воронка впервые начинает применяться при подборе персонала. В процессе работы над вакансией модель усложняется и дополняется новыми этапами. 

Например, рекрутинговая воронка для массового найма может выглядеть так:

• контакт с вакансией;
• интервью по телефону или опрос с помощью чат-бота;
• групповое или видео-собеседование;
• обучение;
• техническое собеседование;
• приглашение;
• выход на работу.

Воронка для ключевых должностей компании будет выглядеть иначе:

• резюме;
• интервью с HR;
• собеседование с заказчиком – руководителем отдела или подразделения;
• собеседование с высшим должностным лицом компании;
• приглашение;
• выход на работу.

Пример воронки для сотрудников и специалистов среднего звена:

• резюме;
• собеседование с HR;
• тестирование, испытания;
• собеседование с заказчиком – руководителем;
• приглашение;
• выход на работу.

Рабочие показатели воронки подбора – это число кандидатов на каждом этапе и процент конверсии между ними. Не существует универсальной схемы конверсии – для каждой компании, сферы и вакансии будут свои верные показатели, которые выявляются в процессе работы с заказчиком и вакансией.

Низкая конверсия между этапами, а также эффект «бутылочного горлышка» на низших этапах после вовлечения говорит об ошибках в подборе и оценке кандидатов. Если не проводить регулярный анализ воронки и не корректировать стратегию подбора, падает эффективность HR, на закрытие вакансии уходят чрезмерные усилия, в компанию попадают нецелевые сотрудники, которые увеличивают текучку. В итоге компания расходует значительные ресурсы на постоянный подбор и обучение, снижается продуктивность специалистов, которые тратят время на технические собеседования и подготовку новичков.

Виды воронок и способы расчета

Сколько этапов проходит соискатель, откликнувшись на вакансию, столько же уровней у воронки подбора, включая контакт по каналам поиска, тестирования, все уровни собеседований. Чем точнее сегментирована воронка, тем проще выявить на каком этапе происходит провал конверсии. 

Конверсия – это процент соискателей, которые проходят между этапами отбора. Общая конверсия воронки между верхним и нижним уровнями показывает эффективность отбора в целом, конверсия между сегментами показывает проблемы на каждом этапе.

Формула расчета конверсии:

Число кандидатов, прошедших этап / Число кандидатов на предыдущем этапе * 100 %

Пример:

На вакансию делопроизводителя прислали резюме 60 кандидатов. Тестирование на внимательность и знание документооборота прошли только 25 человек. Из них на видео-собеседование HR пригласил 10 человек. На собеседование с руководителем отдела отобраны 6 человек, из которых одного кандидата пригласили на работу.

Так будет выглядеть воронка подбора на вакансию делопроизводителя:

Этап воронки	Число кандидатов	Конверсия
Резюме	60	100 %
Тестирование	25	41 %
Видео-собеседование с HR	10	40 %
Собеседование с заказчиком	6	60 %
Оффер	1	16 %

Важно: если рассчитывается поэтапная конверсия, каждый предыдущий этап принимается за 100 %, если общая конверсия воронки – в расчет берут первый и последний показатели.

Пример воронки показывает хорошую конверсию с учетом особенностей вакансии, ресурсы рекрутера и заказчика распределены эффективно.

Если провал конверсии происходит на уровне привлечения и вовлечения – менее 10 % процентов между резюме и приглашением на собеседование, значит, неэффективно растрачиваются ресурсы HR, который обрабатывает слишком много нерелевантных откликов. 

Если провал на этапе отбора – тратятся ресурсы технического специалиста, который проводит собеседования нецелевых соискателей.

Редко, но случаются провалы на этапе оффера, когда кандидат не выходит на работу или уходит в течение испытательного срока – тогда расходуются ресурсы компании на обучение и организацию нового подбора.

В специализированном кадровом и рекрутинговом ПО – 1С: Кадровый учет, E-Staff, Experium и др., построение и расчет воронки автоматизированы. Можно использовать обычные сводные таблицы в облачном сервисе, MS Excel или аналитические инструменты Power Bl.

Прямая и обратная воронка

Классическая воронка вакансии рассчитывается сверху вниз – от общего входящего трафика до принятия на работу. Построение воронок без дальнейшей оптимизации стратегии подбора – бесполезная трата времени. После анализа показателей прямой воронки нужно:

• определить проблемные места;
• скорректировать стратегию подбора персонала;
• построить воронку с новыми показателями;
• повторять предыдущие действия пока не достигнута оптимальная конверсия.

Когда оптимизирована воронка подбора по каждой вакансии, показатели конверсии сведены в общую воронку по компании и категориям персонала, можно принять на вооружение еще один полезный инструмент – обратную воронку.

Обратная воронка рекрутинга – это метрика, которая позволяет планировать HR-ресурсы, заранее знать входящий трафик, который требуется на закрытие каждой вакансии, и время, которое уйдет на поиск кандидатов.

Для расчета обратной воронки за основу берут показатели конверсии закрытых оптимизированных воронок. 

Пример:

Компания открывает новый филиал и рекрутеру надо закрыть 15 вакансий менеджера по продажам. Чтобы узнать, сколько рекрутеру потребуется обработать резюме, провести собеседований, используются показатели оптимизированной воронки Менеджера по продажам. 

Должность	Потребность в персонале	Собеседований с заказчиком	Собеседований с HR	Интервью по телефону	Обработано резюме
Менеджер по продажам	15	60	120	375	750

Если потребность компании в новом персонале свыше 10–15 человек в год, то с помощью обратной воронки рассчитываются затраты на закрытие каждой вакансии и формируется бюджет HR-службы.

Инструменты для усовершенствования воронки

После того как в работу внедрена прямая воронка подбора, показатели регулярно анализируются и оптимизируются, можно подключать к работе другие инструменты.

Анализ каналов поиска 

В таблицу сводятся все используемые каналы поиска за заданный период времени – рекрутинговые сайты, кадровые агентства, социальные сети, референтные программы, печатные объявления и другие источники. 

Каждый канал анализируется по признакам: 

• число сотрудников, привлеченных через канал; 
• количество дней на закрытие вакансии; 
• оценка эффективности привлеченных сотрудников; 
• коэффициент текучести; 
• затраты на закрытие вакансии.

Анализ рынка труда

Сбор и исследование информации о ситуации на рынке труда проводятся 1–2 раза в год. В процессе собираются сведения:

• размер средней заработной платы на определенной должности;
• требования к квалификации персонала;
• количество требуемых вам специалистов на рынке труда;
• рейтинг вашей компании в кадровой сфере.

Такая аналитическая работа будет полезна для привлечения редких кадров. Анализ рынка труда может открыть новые каналы поиска и покажет картину охвата, который нужно создать, чтобы найти нужных специалистов.

Полученные данные также используются для формирования привлекательного, но не завышенного предложения для кандидатов, создания конкурентного имиджа компании. 

Портрет кандидата

С помощью образа идеального сотрудника формируется стратегия подбора, выбираются только эффективные каналы привлечения, отбор и оценка проходит по прицельным признакам. Как итог – в компанию попадают целевые кандидаты с наименьшими затратами на поиск.

Создание портрета кандидата состоит из трех шагов.

1. Сбор сведений: используйте как можно больше источников – статистика, топовые резюме на аналогичные должности, кейсы успешных специалистов, опросы сотрудников на похожих или смежных позициях.
2. Определение целевых признаков – не зацикливайтесь на штампах вроде коммуникабельности или целеустремленности; описывайте качества подробно и простыми словами.
3. Моделирование – соберите все данные в общую картину так, как если бы вы описывали живого человека; ожидания должны быть реалистичными, поэтому можно указать и негативные качества, с которыми вы готовы мириться.

Важно: формируя портрет и оценивая кандидатов акцентируйте внимание на soft skills – креативность, доброжелательность, контактность и другие мягкие навыки почти невозможно сформировать, тогда как hard skills можно приобрести в процессе подготовки и опыта.

Как увеличить конверсию между этапами

В сфере подбора персонала недостаточно просто увеличивать входной трафик, чтобы получить качественные офферы. Такая тактика приводит к неэффективной трате ресурсов компании, попаданию нецелевых кандидатов, росту текучки.

Чтобы оптимизировать воронку, проблемы решаются прицельно, в зависимости от того, на каком этапе возникает провал. 

1. Провал между резюме и собеседованием означает, что вакансия привлекает слишком много нецелевых кандидатов. 

Решение: детализировать вакансию, добавить входной фильтр – короткий тест, сопроводительное письмо по особой форме, подключить телефонное интервью или чат-бот.

1. Провал между собеседованием и оффером говорит о неправильно сформулированных требованиях заказчика или неконкурентном трудовом предложении. 

Решение – опросить заказчика и совместно сформировать портрет кандидата, проанализировать ситуацию на рынке труда и составить привлекательное предложение.

1. Провал между оффером и наймом – если кандидаты не выходят на работу или уходят на испытательном сроке, значит, не настроена адаптация и сопровождение новичков. 

Решение – проводить презентацию компании, знакомить с коллективом, назначать наставников, ставить четкие цели, задачи, показатели эффективности.

Одно из главных условий быстрого и качественного закрытия вакансий – положительный HR-бренд компании. Уже на этапе первого контакта с вакансией большинство соискателей просматривают корпоративный сайт, отзывы сотрудников о компании, аккаунты в соцсетях. Неотработанные негативные отзывы и отсутствие информации о компании приводят к отсеву ценных кандидатов, которые не доходят до этапа привлечения.

В чем суть воронки рекрутинга?

По своей сути это аналог «воронки продаж». Цель — провести соискателя по этапам: от изучения оффера до закрытия вакансии. Говоря простыми словами, рекрутер должен привлечь внимание и «продать» вакансию кандидатам на должность.

С помощью воронки рекрутинга можно не только привлечь ЦА — соискателей, но и отслеживать статистику:

• Сколько человек проявили интерес к вакансии?
• Сколько перешли на следующий этап после «подогрева»?
• Насколько соискатели соответствуют требованиям работодателя?

Все этапы пройдут только самые замотивированные. Останется лишь выбрать «лучших из лучших» после собеседования и анкетирования.

Зачем нужна воронка подбора персонала?

Инструмент по достоинству оценят рекрутеры, обрабатывающие большие массивы данных. Его стоит использовать для повышения эффективности обработки вакансий с откликами. Вот основные задачи:

• отсев незаинтересованных соискателей;
• мониторинг эффективности предложения — можно поэкспериментировать с формой и содержанием оффера;
• прогноз сроков закрытия вакансии;
• проверка конверсии;
• оптимизация процесса найма сотрудников;
• поиск недостатков в используемых методиках набора персонала.

Какие основные этапы воронки рекрутинга?

Как правило, она включает в себя 5 этапов:

1. Привлечение — подготовка и размещение вакансии на специализированных ресурсах (сайты-агрегаторы, профессиональные группы и сообщества, соцсети).
2. Вовлечение — нужно предоставить соискателям максимум полезной информации и дать возможность отклика. Например, подготовить FAQ. Можно использовать чат-боты для автоматизации процесса взаимодействия с кандидатами. Рекомендуется настроить оповещения, чтобы автоматически отвечать на заявки пользователей (фидбэк).
3. Оценка и отбор — выбор кандидатов. Рекрутеры для проверки соискателей часто используют методы геймификации.
4. Оффер — обсуждение условий с выбранными соискателями. Рекомендуется как можно более детально узнать о зарплатных ожиданиях, выяснить, какие у кандидатов планы и так далее.
5. Найм — закрытие вакансии. HR’у нужно убедиться, что новоиспеченный сотрудник задержится на рабочем месте не на 1 месяц.

Задача рекрутера — не только закрыть вакансию, но и помочь новым сотрудникам адаптироваться. Как минимум, необходимо представить человека коллективу и провести онбординг.

Как анализировать воронку?

В первую очередь, нужно смотреть на количество откликов. Если предложение остается без внимания, то следует поработать над текстом вакансии или поискать другие пути ее размещения.

Анализировать нужно по всем источникам, которые вы используете при массовом рекрутинге. Так вы получите измеримые результаты и поймете, откуда приходят кандидаты. Те источники, которые не приносят желаемого результата, можно больше не использовать, чтобы не тратить время и ресурсы впустую.

Не бойтесь проявить творчество: экспериментируйте с форматами, меняйте содержание и визуальное сопровождение. Не забывайте про то, что текст вакансии должен содержать призыв к действию и четкую инструкцию, как оставить отклик.

Для детального анализа вакансии нужно:

1. Подготовить шаблон.
2. Расписать все этапы «закрытия сделки».
3. Проверить, сколько кандидатов «отсеялось» и на каком моменте.
4. Узнать % конверсии — сколько людей перешли на каждый этап.

Учитывают количество откликов, результаты собеседований, количество принятых сотрудников и прочие параметры. В каждом случае нужно фиксировать причины отказа. Только так можно судить, насколько эффективен рекрутинг.

Как улучшить показатели?

Экспериментируйте с форматами. Старайтесь упростить процесс подачи заявок (используйте автоматические формы). Составьте личный рейтинг кандидатов и постарайтесь выяснить как можно больше подробностей о приоритетах соискателей. Полученные данные можно добавить в оффер и сделать правильные акценты. Следите за статистикой и проявляйте гибкость. Также не забывайте о возможности использования софта для автоматизации процесса составления воронки продаж.

Таким образом, благодаря воронке рекрутинга, вы увидите конверсию, можете контролировать и исправлять ситуацию, понимать проблемные зоны. Диджитализация процесса поможет сэкономить время и ресурсы компании.

Интересный факт: по статистике 61% сотрудников считают, что условия работы не совпадают с ожиданиями, сформированными на этапе собеседования. Очевидно, что с оставшимися 39% провели работу талантливые рекрутеры.

Конечно, создание эффективной воронки — задача не из легких. Но вы всегда сможете обратиться к профессионалам на аутсорсинге.

Полное руководство по воронке рекрутинга

В 1С:ЗУП КОРП в коробке много отчетов для HR. Новые и переработанные отчеты позволяют более эффективно вести подбор персонала.

Что нового в версии 3.1.24

• Доработаны и улучшены отчеты:
  • Показатели эффективности подбора персонала
  • Статистика подбора персонала
  • Оценка источников информации по этапам отбора кандидатов
• Добавлен отчет Воронка подбора персонала. Он показывает статистику движения кандидатов по этапам подбора на одну или несколько вакансий. Этапы делятся на:
• • Предопределенные;
  • Настраиваемые.

В отчете этапы подбора выводятся в последовательности:

• • Регистрация
  • Работа с кандидатом — этапы работы из пополняемого справочника Этапы работы с кандидатами
  • Утверждение
  • Прием на работу
  • Испытательный срок
  • Стаж

Предопределенные этапы выделены красным.

В справочнике Этапы работы с кандидатами можно изменить последовательность этапов, переименовать и добавить другие.

Новые отчеты

Воронка подбора персонала

Отчет включает диаграммы и табличные отчеты:

1. Воронка;
2. Статистика по этапам;
3. Причины отклонений.

Диаграмма Воронка

Отчет в виде диаграммы наглядно показывает за период воронку подбора — количество кандидатов:

• Зарегистрированных;
• Кандидатов, дошедших до этапа (из справочника Этапы работы с кандидатами). Этапы работы отчет выводит в том порядке, какой установлен в справочнике;
• Утвержденных;
• Принятых на работу;
• Работавших на испытательном сроке, указанном в Приеме на работу;
• Отработавших N число месяцев (задается в параметрах отчета).

Диаграмма Воронка подбора показывает, сколько кандидатов

• дошло до этапа
• отклонено/уволено

Как Воронка собирает данные?

Статистика по этапам

Отчет выводит статистику прохождения кандидатами перечисленных этапов:

• количество кандидатов, дошедших до каждого этапа;
• количество и % отклоненных на каждом этапе.

Диаграмма Причины отклонений

Диаграмма показывает статистику причин отклонения кандидатов за период.

Аналитические разрезы отчета

HR анализирует воронку подбора персонала в разрезе:

• Период поступления или отклонения кандидатов на этапах
• Вакансий (одна или несколько)
• Полей группировки (источники информации, ответственные и. т. д.)
• Стажа работы кандидата после приема (от 1 месяца до 5 лет)

Для более детального анализа Воронки подбора HR добавляет в отчет необходимое колчество группировок:

Например, добавив в отчет группировку по Источнику информации о кандидатах, HR видит статистику в разрезе источников привлечения:

• как кандидаты проходят воронку отбора;
• сколько работают в компании после приема.

Улучшенные отчеты

• Упрощено визуальное представление таблиц. Большие таблицы разделены на несколько
• Отчеты имеют более наглядные данные и расшифровки
• Статистика по ответственным выводится по работающим рекрутерам

Показатели эффективности подбора персонала

Статистика подбора персонала

Оценка источников информации по этапам отбора кандидатов

Воронка подбора персонала

Существенной частью работы любого HR-подразделения или специализированного агентства является своевременное и качественное заполнение вакантных мест в компании. Существуют определенные алгоритмы поиска кандидатов и составления предложений. Кроме того, кадровому специалисту необходимо оценивать эффективность и затратность всей процедуры найма подходящего работника. Для этого подойдет инструмент, который HR-специалисты позаимствовали у продажников и адаптировали под нужды работы с персоналом. Он называется воронка рекрутинга.

Воронка найма персонала

Использование этого инструмента позволяет оценить всю процедуру найма сотрудника от момента объявления о вакансии до заключения трудового договора.

Само название «воронка» показывает, что анализ каждого этапа заполнения вакансии будет проводиться от большего к меньшему. Например, для того чтобы найти подходящего инженера по технике безопасности, первоначально, после объявления о вакансии, кадровая служба получила около 50 резюме.

Путем постепенного отбора кандидатов остался 1 человек, с которым и заключили трудовой договор.

Этот инструмент помогает HR-специалисту:

• определить проблемные места при поиске персонала;
• выделить наиболее эффективные источники подбора сотрудников;
• оценить затраты времени и средств на найм одного работника;
• принять меры по снижению затрат;
• повысить эффективность подбора персонала.

Воронка подбора представляет собой разбивку всей работы по заполнению свободного рабочего места на определенные этапы. Их количество может отличаться в зависимости от сложности процедуры найма:

• размещение информации о вакансии;
• проявление потенциальными кандидатами интереса к работе;
• переговоры с кандидатами;
• проведение собеседования;
• рассылка итоговых предложений о работе;
• заключение договора.

При построении воронки необходимо разделить персонал на категории и определиться с периодом для анализа.

Самым простым делением будет рабочие — специалисты — руководители. Оно подойдет для небольших или средних фирм.

В крупных компаниях, с разветвленной сетью структурных подразделений, географической удаленностью филиалов от головного предприятия и разнонаправленной деятельностью, такое деление не даст оптимальной картины для анализа, поэтому деление персонала на категории будет включать и подбор кандидатов по направлениям деятельности или подразделениям.

Временной период для анализа также будет зависеть от объема нанимаемого персонала. В небольших фирмах, где появление рабочих мест явление редкое, подойдет воронка с периодичностью в год. В сегменте крупного бизнеса можно анализировать процедуры подбора персонала ежемесячно.

Способ анализа воронки подбора персонала

После того, как этапы процедуры закрытия вакансий определены и из них выстроена воронка, ее можно проанализировать.

Самым простым способом будет сравнение входящего потока потенциальных кандидатов на одном из этапов со следующим и предыдущим этапами. Результат можно оформить в виде коэффициентов или процентного соотношения.

Например, компания разместила вакансию о найме 2 инженеров.

Данные о закрытии вакансии можно представить в табличном виде

Этап	Сайт объявлений	Результат	База резюме	Результат
Открыта вакансия/отклик	50	100 %	30	100 %
Прозвон откликнувшихся	40	80 %	30	100 %
Собеседование	10	25 %	5	16,6 %
Оффер	3	30 %	1	20 %
Закрытие вакансии	1	33,3 %	1	100 %

Построив воронки подбора по обоим источникам, можно сразу же увидеть проблемные, «узкие» места процедуры найма. Из данных таблиц видно, что большой отсев кандидатов происходит во время собеседования с кандидатами. Значит, этому этапу нужно уделить пристальное внимание и понять ошибку в подборе, которая приводит к такому результату.

При построении воронки подбора, также можно добавить затраты на подбор по каждому из источников.

Их можно также посчитать по этапам процедуры найма. Это позволит также найти наиболее оптимальный способ поиска кандидата на работу. Кроме того, анализ затрат поможет оптимизировать расходы на всю процедуру найма.

Аналогичным образом можно посчитать и затраты времени на каждый этап и затем постараться их снизить.

Воронки подбора можно формировать и в целом по категории персонала. Полученное процентное соотношение по каждой из позиций, поможет в дальнейшем определить, какое количество резюме кандидатов нужно получить для того, чтобы закрыть одну вакансию. Для этого используют так называемую «обратную воронку подбора», когда просчитывают итоговый результат, начиная от узкой части обычной воронки рекрутинга.

Этапы закрытия вакансии в воронке подбора персонала

Первым элементом воронки будет этап размещения информации о наличии свободного места. Поиск подходящего кандидата может проходить не только с помощью специализированного агентства или сайта с резюме кандидатов.

Объявить о найме можно:

• на официальном сайте компании;
• в соцсетях;
• в корпоративной сети;
• тематические электронные ресурсы;
• в СМИ.

К поиску подходящего работника можно привлечь собственных работников. Очень часто у опытных и давно работающих в отрасли специалистов есть кто-то из знакомых или бывших коллег, которые находятся в поиске работы и могут подойти на вакантное место.

К источнику информации о потенциальных кандидатах также можно добавить и прозвон базы резюме.

С помощью воронки подбора персонала можно определить, какой из источников информации о вакансии был наиболее эффективным для той или иной категории сотрудников, а какие лучше не использовать.

Например, для массового заполнения вакансий продавцов в новый магазин лучше подойдут соцсети, рекламный баннер на здании будущей торговой точки и объявления в СМИ, а поиск специалиста ИТ-сферы лучше проводить на специальных ресурсах и по отзывам о его работе.

При определении оптимального источника информации о вакансии можно учитывать и текучесть персонала.

В этом случае, анализируют не только количество откликов на вакансию из того или иного источника, но и дальнейшее поведение нанятых сотрудников — сложность и длительность адаптивного периода, качество подобранного кандидата, стаж работы в компании после найма и т. д.

Следующим этапом многие эксперты в области рекрутинга называют вовлеченность или заинтересованность потенциальных кандидатов.

Многие компании при анализе воронки подбора персонала объединяют этап информирования о вакансии и вовлеченности кандидатов. Однако их лучше разделить.

Связано это деление с современным развитием информационного пространства, когда о компании можно найти практически любую информацию, минуя, в том числе и официальные источники.

Заинтересовавшись вакансией, потенциальный работник будет спрашивать у знакомых о будущем работодателе, зайдет на интернет-ресурсы с отзывами сотрудников, поищет информацию о компании в сети и прессе.

Итогом такого информирования может стать низкий коэффициент отклика на вакансии из-за негативного облика компании.

Поэтому разделив этапы объявления о вакансии и заинтересованности потенциальных кандидатов, в ходе анализа воронки подбора персонала можно найти «узкое место» сразу. Проблема может состоять в не совсем подходящем источнике информации или негативном восприятии компании, как работодателя.

Собеседование с потенциальными сотрудниками

После того, как HR-специалист получит резюме подходящих кандидатов (по результатам отклика на объявление или отбора из другой базы данных), он контактирует с каждым из претендентов на работу.

В ходе обзвона потенциальных кандидатов часть из них может отсеяться по нескольким причинам.

Во-первых, уточняя данные о работе в ходе телефонных переговоров, претендент на вакантное место может выявить какие-либо условия найма, неподходящие по различным причинам. И, соответственно, отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Во-вторых, и специалист по найму, уточняя детали профессиональной подготовки или опыта кандидата на работу, может увидеть несоответствие данным резюме или пожеланиям руководителя. В этом случае, переход кандидата на следующий этап процедуры найма также становится проблематичным.

В-третьих, даже после приглашения на собеседование часть кандидатов на вакантное место может передумать и не прийти.

Обратить внимание на этот этап подбора будущих сотрудников нужно в том случае, когда большое количество потенциально подходящих работников отсеивается при контакте с HR-специалистом. Проблема может быть и в недостаточно четком формировании требований в объявлении о вакансии, и в ошибках при отборе резюме специалистов из базы данных и т. д.

Следующим этапом процедуры подбора персонала является собеседование или любые другие отборочные испытания.

Если таких отборочных испытаний несколько их лучше разделить.

Этап собеседования можно разделить на несколько составляющих:

• анкетирование;
• тестирование;
• встреча с HR-специалистом;
• разговор с непосредственным руководителем;
• проверка данных кандидата службой безопасности.

Такое деление позволит по итогам анализа воронки подбора выделить именно то предварительное испытание или собеседование, где происходит наибольший отсев кандидатов. Причиной может быть некорректный учет требований, например, руководителя отдела, где открыта вакансия или службы безопасности.

Заключение трудового договора

Последним этапом процедуры найма, которую включают в воронку подбора, может быть заключение трудового договора и выход нового сотрудника на работу.

Предварять его может этап рассылки персональных предложений о работе (офферы). Такие предложения формируются в индивидуальном порядке для кандидатов, которые прошли предварительный отбор и подходят по своим профессиональным и личностным качествам.

При этом на этапе получения предложения о сотрудничестве и потенциальный кандидат на вакантное место, и будущий работодатель могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Обратить внимание на эту часть воронки подбора нужно, если после получения официальных приглашений на работу наниматель получает не сотрудников, а большой процент отказа. Причиной такого поведения кандидатов на вакансию может быть в расхождении устных договоренностей, достигнутых в ходе собеседования и условий найма, оговариваемых в официальных письмах.

В этом случае, необходимо более внимательно подходить к составлению таких приглашений на работу.

Отказ от найма может последовать и на этапе заключения трудового договора.

Это также может произойти по причине существенного расхождения информации, полученной будущим работником в ходе собеседований или из официального письма, и условий трудового договора.

Такие ситуации могут негативно сказаться на репутации компании, как нанимателя, в целом и снизить в будущем заинтересованность потенциальных кандидатов. То есть при размещении других вакансий негативный опыт несостоявшихся сотрудников уменьшит отклик на объявления о работе.

Работа HR-службы не заканчивается этапом заключения трудового договора.

В компаниях, которые внимательно относятся к своему наемному персоналу, нового работника принято сопровождать еще некоторое время после найма. Специалисты по кадрам помогают недавно нанятому сотруднику пройти адаптацию в коллективе, из числа более опытных специалистов руководитель отдела или службы может выбрать наставника для новичка и т. д.

Включение этого этапа в воронку подбора покажет, какое количество принятых сотрудников остается в компании после прохождения испытательного срока или адаптивного периода.

Если результатом будет высокая текучесть кадров с небольшим стажем работы компании, то необходимо задуматься об изменении алгоритмов работы с персоналом, проводить мероприятия по выстраиванию продуктивных взаимоотношений в коллективе и так далее.

Воронка подбора персонала является оптимальным инструментом для оценки эффективности всей процедуры найма от объявления о вакансии до заключения трудового договора или адаптации нового работника в коллективе. Разбивка действий по поиску сотрудников на отдельные этапы позволяет проблемные места в алгоритмах найма работника и снизить затраты средств и времени на закрытие вакантных мест.

С термином «воронка продаж» знаком каждый маркетолог. Она помогает выявить потребности клиентов и выстроить правильную стратегию продвижения продукта. Но эта техника не ограничивается только сферой маркетинга и продаж. Также эффективно она используется в HR-сфере, позволяя быстро и точно определить проблемные зоны в найме персонала на первичных этапах и провести анализ на каждой стадии работы.

Воронка найма — это инструмент, который позволяет рекрутеру не только привлечь как можно больше потенциальных сотрудников, но и контролировать статистику. Можно узнать, сколько людей заинтересовались вакансией, и сколько прошли в следующий этап. Таким образом, воронка позволяет измерить конверсию соискателей, которые проходят между этапами отбора. Рассказывает Кристина Гурочкина, руководитель группы подбора персонала IT-компании «Рексофт».

Этот этап я бы назвала подготовительным. Важно составить максимально полный портрет кандидата, которого необходимо найти (образование, опыт, навыки), и определить основные каналы поиска.В классической воронке рекрутинга он часто не отображается, но нельзя недооценивать важность этой ступени.

2 этап: Воронка раздваивается. Что это значит?

Чем детальнее анализ процесса, тем он более управляем, поэтому, в команде рекрутинга «Рексофт» мы, начиная с 2-й ступени разделяем воронку на две так называемых воронки «поиска». Они представляют собой воронки каналов поиска кандидатов. Их может быть гораздо больше двух. Но мы поговорим о двух основных, отличающихся друг от друга, сценариях поиска и привлечения кандидатов – активный поиск и размещение вакансий.

Обе эти воронки приводят нас к промежуточному результату – формированию потока резюме заинтересованных кандидатов.

Надо помнить,что отбор кандидатов – это цепочка последовательных этапов, где после каждого этапа кандидатов становится меньше: либо вы им отказываете, либо они отказывают вам. У вас есть возможность улучшить конверсию на этапах отбора, причем без снижения качества кандидатов, если уменьшите количество тех, кто вам отказывает. Далее я расскажу о том, как можно этого добиться.

Если у вас в планах увеличить количество нанятых специалистов с 10 до 20, то мы можем либо отбирать больше кандидатов на вход воронки отбора, либо улучшить конверсии этапов отбора. Увеличение показателя по кандидатам на входе воронки отбора – это почти всегда дополнительные расходы на поиск. Для того, чтобы найти 20 кандидатов вместо 10 и подать их на вход воронки отбора, придется в 2-3 раза больше загрузить себя работой по поиску или придется увеличить бюджет на размещение вакансий. Также потребуется больше времени на поиск и отбор большего количества соискателей. Такой путь требует много временного и денежного ресурсов. Но и это не основная проблема. Вы можете вложить весь бюджет в инструменты поиска, но какой в этом толк, если проблема в том, что на рынке, в принципе мало нужных вам кандидатов.

В этом случае вам поможет только оптимизация воронки найма.

Улучшение конверсии этапов – это работа с уже имеющимися кандидатами, направленная на то, чтобы исключить отток кандидатов из воронки отбора по их инициативе. В идеальной картине, нам нужно добиться того, чтобы «отваливались» только те кандидаты, которым скорей всего откажем мы. Это трудно, но возможно. Такое решение требует самосовершенствования и изменения процессов отбора в вашей компании.

Это трудная и болезненная работа над собой, вернее над уже устоявшимися процессами. Но так вы достигните повышения эффективности найма – снизив расходы на поиск кандидатов и повышая скорость найма. Таким образом, вы создаете почти идеальную воронку найма, где вы быстрее и дешевле находите, привлекаете и нанимаете хороших специалистов. И этот эффект долговременный – однажды введенные полезные изменения рабочих процессов приносят пользу и в дальнейшем.

3 этап: Вовлечение и отработка входящих откликов

На данном этапе работодатель просматривает все заявки и назначает собеседование, проводит первичное знакомство с кандидатами и устанавливает с ними прямой контакт.

4 этап: Оценка и подбор

На этом этапе происходит отсев всех соискателей по предварительно заданным фильтрам (параметрам). В зависимости от количества кандидатов около 10-15 % должны перейти на этап собеседования и оценки. Вот здесь и раскрывается важность первого подготовительного этапа. Ведь от правильно составленной профиля поиска кандидата и вопросов к нему будет в целом зависеть эффективность отбора. Данный этап воронки, в свою очередь, может состоять из нескольких шагов, где финальное интервью с техническими экспертами или испытательный срок будут сужать отбор кандидатов.

Отклики на вакансию: откуда приходят люди

Для IT-рекрутера отклики странный предмет: они вроде бы есть, а вроде бы их нет. Почему так происходит? Так уж получается, что в сфере IT рынок полон специалистами уровня junior, но есть дефицит специалистов уровня middle, senior. Поэтому задачей рекрутеров становится выбор эффективных каналов для поиска кандидатов. Сейчас 59% соискателей в мире ищут работу в социальных сетях, включая IT-направление. Ранее самыми релевантными площадками для поиска кандидатов в IT были: Facebook*, Linkedin, Telegram, Вконтакте, классические job-площадки. Однако в свете последних событий актуальными инструментами остались Telegram и ВКонтакте, так как на этих площадках существует множество групп для поиска кандидатов. Конечно, существуют другие каналы найти «своего кандидата», например, Stack Overflow, Boolean Search, конференции, онлайн-школы.

Однако рекрутеры при разработке стратегии поиска сначала будут обращать внимание на высокоэффективные инструменты.

Предлагаю обратиться к статистике:

Статистика отражает наглядно, какие инструменты являются эффективными у рекрутеров. На наш взгляд, очень важно применять работающие инструменты для поиска, но при этом не забывать и экспериментировать с новыми источниками кандидатов. В последнее время было абсолютно нормально встретить кандидата из Tiktok, Instagram**. Так как хороший HR-бренд, грамотная политика компании в сфере социальных сетей может отлично накрутить подписчиков, которые уже завтра могут стать кандидатами.

*, ** – продукты американской компании Meta, признанной экстремистской организацией на территории РФ.

Способы привлечения новых кандидатов (one day offer, маркетинг, соцсети)

Привлекать талантливых и интересных кандидатов сложно в любой отрасли. Но так уж получается, что в IT-компании борются не только за кандидата, но и за внимание к своей компании. Специфика профессии позволяет кандидатам ориентироваться не только на рынок РФ, а значит недостаточно «классно хантить» или быть хорошей компанией. Должны присутствовать все доступные HR-инструменты в совокупности с постоянно развивающимся брендом компании.

Поэтому сегодня очень важно развивать HR-бренд компании. Нужно быть гибким и приспосабливаться к современным тенденциям. Так в этом году в «Рексофт» мы разработали такой инструмент, как one day offer. Cуть one day offer — кандидата проводят по всем этапам собеседований за один рабочий день, чтобы в конце дня либо выставить оффер, либо отказать. С учетом жесткого дефицита IT-специалистов one day offer – это очень крутой аргумент при рекрутинге, который нравится кандидатам своей динамичностью, прозрачностью и дружелюбной атмосферой.

Ещё одним отличным способом привлечения кандидатов будет являться развитие собственного карьерного сайта и телеграм-канала. Это поможет не только публиковать свежие вакансии, но и рассказывать про жизнь компании.

Есть ещё множество привлекательных способов привлечения кандидатов, таких как: деврел (англ. Developer Relations — отношения с разработчиками), запуск образовательных программ, программа «приведи друга», активное развитие развлекательного контента в социальных сетях, привлечение помощи от коллеги из маркетингаи PR. Всё это подчеркивает важность развития нетворкинга, расширения круга связей и выстраивания долгосрочных отношения с кандидатами. Без всякого преувеличения сегодня можно говорить о том, что «сильная команда = вхождение в рейтинг лучших IT-компаний».

Этапы собеседований и ошибки

Каждый этап – это контакт с кандидатом. Между этими этапами проходит какое-то количество времени, в свою очередь кандидат не сидит сложа руки, он ходит по другим компаниям, смотрит, выбирает лучшую для себя команду. Поэтому если у другой компании дистанция воронки короче, то и до финала, то есть до оффера он пройдет быстрее, следовательно, та компания, которая первая выставила оффер имеет больше шансов заполучить специалиста. Из этого делаем вывод – нужно сокращать этапы собеседований и не тянуть с обратной связью.

Хорошая практика совмещать HR-собеседования с техническим, то есть в рамках одного дня вы узнаете мотивацию, критерии поиска кандидата, а также проверяете вместе с коллегой технические скиллы нужного вам специалиста. У вас уже складывается картина относительно соискателя и вам остается решить – готовы ли делать предложение ему.

На современном IT-рынке давать тестовое задание – это непозволительная роскошь, особенно если тестовое предлагается на первом этапе отбора. Вы теряете уже сразу большой процент релевантных кандидатов. Рынок давно работает по принципу win-win, и мы должны оперативно рассказать, что получит кандидат, придя к нам в компанию, какой проект и стек технологий его ждут. Тестовое задание релевантно, когда кандидат понимает ради чего он его выполняет, и куда попадет, если он покажет хороший результат.

Уже сейчас порядка 30-40% IT-компаний не практикуют тестовые задания, заменяя их на изучение резюме кандидата перед собеседованием и более глубокое техническое интервью.

Уже на этапе job offer кандидаты отказывают по 3 причинам:

В заключение хотелось бы зафиксировать некоторые выводы:

Привлечь, конвертировать и заполучить — элементы воронки продаж в маркетинге. И если всем хотя бы в общих чертах понятно, как и зачем отслеживать путь от потенциального клиента до постоянного покупателя — воронку продаж, то о воронке hr-рекрутинга этого не скажешь. Возможно, многие сейчас и вовсе впервые прочитали о ней.

Что такое рекрутинг? Рекрутинг — та же покупка. Итог работы эйчара — деньги клиентов, знания, опыт и потенциал сотрудников. А теперь поговорим подробнее, для чего нужен рекрутинг.

Согласно данным ВЦИОМ, 73% людей не хотят менять работу. На 17% больше, чем в прошлом году! Согласно исследованию ушедшего из России «Келли Сервисиз» (опубликованы в «Ведомостях»), 7 из 10 человек продолжают искать работу прямо сейчас. Правда, делают они это скрыто: сохраняют подписки на рассылки с агрегаторов, скрывают, но не удаляют резюме с порталов, регулярно отсматривают вакансии в своей сфере.

Получается, почти 75% специалистов хотят сменить работу, найти лучшие перспективы и условия, но боятся делать это открыто из-за нестабильности на рынке труда в последние годы. Пандемия, санкции, экономические качели сделали людей более настороженными, аккуратными и педантичными в вопросах смены работы.

В ситуации, когда люди боятся потерять имеющуюся работу, но в тоже время не перестают искать новую, лучшую, в рекрутинге персонала нужен профессиональный подход. Изучение и построение воронки рекрутинга — одна из его базовых составляющих. Ведь только проследив путь кандидатов от первого контакта с вакансией до оффера, мудрый эйчар увидит слабые места воронки, ошибки в работе с кандидатами и сможет их устранить или хотя бы минимизировать.

По данным ВЦИОМ, с 2017 года россияне на 17% реже стали полагаться на случай при поиске работы, но стали внимательнее к зарплате (+6%), собственным интересам (+5%) и репутации компании (+4%). Получается, роль рекрутера в поиске и подборе персонала стала сложнее, но интереснее.

Дальше подробно расскажем о воронке подбора персонала, о том, как её построить и использовать. Оставайтесь с нами, если хотите, чтобы работать стало проще и приятнее. Объясним, как создать рабочий и масштабируемый инструмент работы с кандидатами.

Что такое воронка рекрутинга

Воронка рекрутинга (воронка подбора персонала) — инструмент эйчара, который наглядно покажет процесс работы с кандидатом от размещения резюме до найма. Преимущество воронки — наглядность. Она продемонстрирует, сколько кандидатов пришло и сколько — отвалилось на каждом из этапов, локализует проблему и даст возможность оперативно её решить. 

И если задача рекрутера — «продать вакансию», то задачи воронки:

• повысить эффективность отбора кандидатов;
• оптимизировать каналы, тексты и подходы в размещении вакансий, чтобы сэкономить бюджет;
• сделать сроки закрытия вакансий предсказуемыми и короткими;
• отследить и повысить конверсию;
• скорректировать критерии отбора, чтобы отсечь незаинтересованных кандидатов;
• управлять процессом поиска кандидатов в реальном времени;
• увидеть слабые места в воронке и проработать их.

Если воронки только строить, но не анализировать — впустую потратите время. В самом деле, лучше уж отвлечься и посмотреть сериал.

Эффективность воронки отслеживают регулярно — от раза в неделю до раза в день. Так, если верить эйчар-директору компании еЛама, опытный рекрутер уже через 2-3 дня увидит, что на вакансию откликаются нецелевые кандидаты и поменяет описание вакансии или площадки размещения.

Бывает, начинающие эйчары пытаются подогнать воронки под показатели с форумов, из статей или учебников. И это первая ошибка. Статистика и бенчмарки (эталонные показатели) отличаются не только для разных вакансий, но и для регионов, городов и компаний, поэтому правило № 0 — сравнивать данные только своей воронки рекрутинга и только в регулярной динамике: неделю назад – вчера – сегодня.

Воронка рекрутинга включает в себя от 5 до 8 этапов:

• создание портрета кандидата;
• информирование;
• привлечение;
• вовлечение;
• отклик;
• предварительная проверка (тестовое задание);
• собеседование;
• наём.

Дальше о каждом из них расскажем подробнее.

Виды воронок рекрутинга

Как и в маркетинге, в сфере найма персонала пользуются воронками двух видов: прямой и обратной.

• Прямая воронка — это реальные данные по закрытию конкретной вакансии: от поиска кандидатов до найма. 

Прямая воронка найма персонала индивидуальна и неповторима, она строится сверху вниз под каждую компанию и под каждую вакансию. Задача эйчара — выделить этапы воронки и отслеживать путь кандидатов в абсолютных и относительных показателях.

Например, эйчар может отследить количество кандидатов на каждом из этапов воронки подбора персонала: количество просмотров вакансии, число откликов, количество тех, кто прошел телефонный отбор, тех, кто сделал тестовое и т. д

Именно прямая воронка найма сотрудников показывает проблемы, позволяет оптимизировать и дорабатывать процесс найма.

Например, если рекрутер часто сталкивается с подбором менеджеров, то он может отследить, на каких этапах и почему «отваливаются» кандидаты. Так он отсеет их еще на этапе привлечения, а значит, сэкономит время и силы.

• Обратная воронка — это инструмент прогнозирования. 

Такая воронка строится на основе данных об уже закрытых аналогичных вакансиях. Позволяет прогнозировать время на закрытие и объём трафика на входе.

Так, например, если прямая воронка поиска менеджеров уже отлажена и позволяет за неделю подобрать одного человека из 60 откликнувшихся, то на её основе можно построить обратную воронку. Она покажет, что на входе будет +/- 60 кандидатов, а на закрытие вакансии уйдёт около недели.

Просто и понятно? Тогда двигаемся дальше!

Этапы воронки рекрутинга

Как и обещали, возвращаемся к этапам воронки найма. Пройдём семь базовых шагов, которые помогут найти того самого кандидата.

Универсальной схемы этапов нет — для каждой отдельной вакансии она будет своей. Так, например, в некоторых вакансиях есть собеседование с ботом, в других — обязательное творческое тестовое, в третьих — привлечение идёт не через публикацию вакансии, а через советы действующих сотрудников. Оценивайте свой кейс и опыт. Изучайте теорию, чтобы применить её на практике — построить собственную воронку. И не одну.

Основные этапы воронки подбора персонала:

1. Разработка портрета кандидата — подготовительный этап. Его часто нет в классической воронке, но недооценивать его не стоит. 

Вы должны чётко осознать, кого ищете. Опишите максимально полно образование, опыт, навыки кандидата. Подумайте над его кругом общения, мотивами поиска работы и интересами. Зачем? Чтобы лучше понять кандидата и правильно отобрать каналы поиска.

1. Информирование — этап, на котором надо привлечь внимание, познакомить с эйчар-брендом или напомнить о нём.

На этапе информирования вы работаете над эйчар-брендом: выделяете и упаковываете преимущества, размещаете информацию о вакансии на релевантных площадках. Общайтесь в тематических сообществах от имени бренда, участвуйте в офлайн- и онлайн-мероприятиях в вашей отрасли. Поддерживайте образ и историю бренда на вашей платформе: ведите блог, ТГ-канал, группу в ВК и т. д.

И помните: ваше главное оружие — честность. Печеньки, уютный офис, дружный коллектив и белая зарплата — забудьте избитые фразы. Расширенный ДМС со стоматологией, удалённая работа на оборудовании компании, предоплаченные карты здоровья, по которым можно оплатить сеансы психолога, — вот, чем можно заинтересовать. Только не пережмите: если описание будет лучше реальности, вы рискуете получить повышенный спрос на вакансию и большой отток кандидатов по мере продвижения по этапам воронки. 

1. Привлечение — этап перестановки акцента с бренда на вакансию. И этот этап — зона исключительной компетенции эйчара.

На этом этапе вы пишете и размещаете вакансию. И именно тут вы должны попасть в того кандидата, которого представили себе на этапе разработки портрета.

Уверены, у вас уже есть опыт в этом. Мы лишь посоветуем писать просто и понятно, говорить с кандидатом на его языке, забыть о копипасте — под каждую вакансию создавайте новый текст. Так вы не потеряетесь в безликом потоке и делом докажете, что даже на этапе подбора компания заботится о персонале.

На этапе привлечения смотрим на количество присланных резюме к просмотрам страницы с вакансией. Хорошим результатом будет 11% и больше.

1. Отклик — этап сбора резюме активных кандидатов. Чтобы упростить процесс и собрать всех значимых специалистов поработайте над формой отправки резюме: она должна быть быстрой (до 10 минут), понятной, адаптированной для мобильных (мобильный сайт или приложение). Также убедитесь, что настроены письма с автоответами и корректно работает база для сбора откликов.Лучший способ убедиться, что этап отлажен, — подать резюме самому с мобильного телефона. Если процесс был простым и приятным — вы всё сделали правильно.На этапе отклика смотрим общее количество кандидатов, отношение присланных резюме к просмотрам, отношение среднего количества откликов к просмотру страницы.
2. Первичная проверка кандидатов — этап, когда рекрутер просматривает резюме и отбирает кандидатов, с которыми хотел бы продолжить работу. Иногда уже на этом этапе эйчар видит лучшего кандидата.Здесь нужно отсеять неподходящие резюме, составив шорт-лист с отметками наиболее перспективных кандидатов и тех, кто связался с вами проактивно. Последние будут наиболее старательны и лояльны к компании, даже если не попали в топ кандидатов общего списка. Также нужно дать обратную связь всем кандидатам из шорт-листа. На этом этапе часто применяют автоматическую проверку резюме. И это может стать проблемой: часто программа отсеивает тех, кто на самом деле подходит и даже может оказаться лидером среди претендентов на вакансию. Поэтому важно максимально точно попасть в кандидатов, чтобы сократить количество резюме и суметь обработать их вручную.
3. Собеседование — этап непосредственной работы с кандидатом. Впрочем, правильнее было бы назвать его «Собеседования», так как обычно их несколько: с рекрутером, непосредственным руководителем и — опционально — с высшим руководством и другими членами команды. Прогрессивные компании (особенно из сферы IT) проводят кандидата через собеседования за один день. Некоторые — даже онлайн. Так они экономят время и энергию обеих сторон, а общение, даже если не закончилось наймом, оставляет приятные впечатления. Главная сложность на этом этапе — объективная оценка. И решается эта проблема только отточенной методологией: едиными для всех критериями оценки, учётом границ возможных расхождений во взглядах и мнениях внутри команд, определения лица, которое примет итоговое решение в спорной ситуации. На этапе собеседования контролируйте количество собеседований на одного кандидата, оценочные карты, соотношение количества офферов к числу проведённых собеседований.
4. Оффер/наём — этап, который закрывает эйчар-воронку и вакансию. На этом этапе рекрутер, нанимающий менеджер и другие заинтересованные лица принимают решение. Обсуждаются особенности выхода кандидата, зарплата, согласовываются отпуска. Так, например, можно сдвинуть дату выхода кандидата-лидера, если он ещё не отработал 2 недели на прошлом месте, или согласовать увеличение зарплаты, чтобы переманить его, или согласовать отпуск через две недели после выхода на работу, потому что у кандидата на это время уже запланирована поездка. Важно действовать быстро, чтобы кандидат не успел остыть — здесь помогут заготовленные шаблоны офферов, высокая степень автоматизации общения и постоянная вовлеченность эйчара в процесс. Но при этом надо рассмотреть и альтернативных кандидатов на случай отказа лидера. На этапе оффера отслеживают процент принятых предложений и время на принятие решения.

Эффективности воронки: рассчитать и увеличить

Чтобы рассчитать эффективность воронки, воспользуйтесь формулами конверсии:

• Количество нанятых сотрудников / количество кандидатов на первом этапе воронки * 100% — для расчёта конверсии воронки в целом.

Например, на объявлении о поиске бухгалтера откликнулось 124 человека. Из них оффер приняли 2 человека. Тогда конверсия воронки 124 / 2 * 100% = 1,6%. Есть потенциал для оптимизации воронки. Возможно, стоит детализировать описание вакансии или подробнее поработать над составлением портрета кандидата.

• Количество кандидатов, прошедших этап / количество кандидатов на предыдущем этапе * 100% — для расчёта конверсии на каждом их этапов воронки найма.

Например, компания ищет корректора. Тест на внимательность и грамотность сдали 30 человек. Из них на собеседование эйчар пригласил 10. Получается, конверсия этого участка воронки: 10 / 30 * 100% = 33%. Можно повысить уровень сложности теста или минимальный проходной балл, чтобы увеличить эффективность этапа.

Впрочем, сегодня даже не придётся самому отслеживать этапы и вручную рассчитывать конверсию — специальные программы сами построят воронку найма персонала, отследят показатели и предоставят цифры. Останется проанализировать их и принять меры.

Чтобы увеличить конверсию между этапами, нужно проанализировать процесс, увидеть слабые места и с ювелирной точностью подойти к их усилению. Сложно? Тогда рассмотрим примеры:

Если от этапа резюме к этапу собеседования доходит слишком мало кандидатов значит, вакансия притягивает нецелевую аудиторию. Решение — уточнить вакансию или усложнить отклик: добавить собеседование с ботом или экспресс-тестовое, попросить написать письмо по шаблону.

Так отсеете тех, кто интереса ради откликается вообще на все вакансии по своему или похожему профилю.

Если провал в конверсии на этапе между оффером и собеседованием, значит, итоговое предложение не выдерживает конкуренции. Решение — проанализировать текущее предложение и ситуацию на рынке, подсветить слабые места оффера и предложить заказчику варианты улучшения: снизить требования или улучшить условия.

Если нанятые специалисты не выходят на работу или отказываются от вакансии до окончания испытательного срока, то, скорее всего, не налажена система адаптации новичков. Решение — обеспечить сопровождение: познакомить с компанией, коллективом, назначить наставника, обучать и давать оперативный фидбек по задачам и процессам.

Инструменты отбора для настоящих профи: канбан и эджайл

Для улучшения работы воронок и устранения ошибок опытные эйчары прибегают к различным техникам. Наиболее популярны среди них канбан и эджайл.

Канбан — метод улучшения бизнес-процессов при помощи их визуализации. В случае с воронкой рекрутинга инструмент канбан — это таблицы и графы, иллюстрирующие процесс работы на каждом этапе воронки:

• задачи, которые надо взять в работу;
• задачи в работе;
• завершённые задачи.

Преимущество такого подхода — анализ ситуации в моменте. Например, вы можете усовершенствовать каждый этап воронки тремя базовыми элементами канбан и|контролировать как минимум процесс и сроки.

Предупредим: система будет неудобной и нецелесообразной для описания полного процесса рекрутинга, поэтому для максимального эффекта стоит сделать её частью воронки.

Например, доска канбан на этапе собеседований покажет, сколько собеседований еще нужно провести, сколько — идут прямо сейчас, а сколько — уже закончились. Так вы всегда будете в курсе происходящего на этапе, а также сможете увидеть, если процесс подвиснет.

Эджайл — гибкая система адаптивных методик, которая подразумевает, что люди и взаимодействие между ними важнее инструментов и процессов. Термин пришёл в эйчар-среду из мира ИТ. И подарил эйчарам гибкость и изменчивость — качества, которые помогают наладить общение, подстраиваться под обстоятельства вместо того, чтобы следовать жёсткому первоначальному плану. 

Это постоянный диалог между участниками процесса. Он позволяет мгновенно получать обратную связь и так же мгновенно отсеивать неподходящих для конкретного проекта кандидатов. Так, например, будущий непосредственный руководитель просмотрит успешные тестовые и уже на этом этапе отсеет слабых или не подходящих под задачи группы кандидатов. 

В итоге все в выигрыше: процесс становится более гибким, участники — осведомлёнными, и никто не тратит время на проработку заведомо неподходящих кандидатов.

Простые, но работающие инструменты совершенствования воронки

Hr-рекрутинг — что это? Это процесс постоянного анализа и отлаживания механизмов поиска и найма. Рассмотрим три инструмента оптимизации (но помним, что их намного больше): анализ каналов поиска, анализ рынка труда, составление портрета кандидата. Работа с ними поможет усовершенствовать воронку найма персонала и улучшить процесс закрытия вакансий.

Анализ каналов поиска — инструмент для аналитической работы. На этом этапе эйчар составляет сводную таблицу каналов: рекрутинговых платформ, соцсетей, кадровых агентств, референтных программ, печатных изданий и др. Данные берут за конкретный период и отмечают в таблице ключевые показатели:

• число сотрудников, привлечённых через канал; 
• количество дней на закрытие вакансии; 
• оценка эффективности привлечённых сотрудников; 
• коэффициент текучести; 
• затраты на закрытие вакансии.

Анализ проводят регулярно (например, раз в полгода) и отдельно для каждой вакансии. Так вы увидите, какой канал позволяет быстрее и эффективнее закрывать вакансии менеджеров, а какой — бухгалтеров, где не стоит искать айтишника, а где — руководителя направления.

Анализ рынка труда — инструмент для ежегодного исследования ситуации на рынке по отрасли или для конкретной вакансии. Эта работа покажет реальное положение дел, откроет новые и неочевидные каналы поиска, позволит найти и нанять редких специалистов. 

Для анализа рынка труда раз в год или раз в полгода собирают данные:

• средний размер зарплаты требуемого специалиста; 
• требования к квалификации;
• количество требуемых специалистов на рынке труда;
• рейтинг компании в кадровой сфере.

Анализ рынка поможет при создании оффера: появится понимание, как сформировать привлекательное (но не чрезмерно) предложение, улучшить имидж компании среди потенциальных кандидатов.

Разработка портрета кандидата — первый (подготовительный) этап воронки рекрутинга. Чем подробнее опишете кандидата, тем точнее подберёте стратегию и канал привлечения. Чем чётче представите себе требуемого специалиста, тем выше вероятность попасть в нужную аудиторию, отсеяв неподходящих кандидатов уже на этапе привлечения, а значит, сэкономив бюджет.

Разработка портрета кандидата включает в себя:

• Сбор сведений — используете статистику, опросите сотрудников на похожих должностях, изучите кейсы топовых представителей и успешных специалистов.
• Определение требуемых качеств — составьте максимально подробный список качеств, навыков и умений будущего кандидата. Акцент сделайте на soft skills, так как креативность и доброжелательность нельзя прокачать или приобрести, тогда как профессиональные hard skills прокачиваются в процессе работы уже на испытательном сроке.
• Моделирование — на основе полученного списка составьте описание человека. Убедитесь, что ожидания реалистичны. Добавьте к портрету негативные штрихи — качества, которые вам не очень нравятся, но с которыми компания и коллеги могут мириться.

Вместо итогов

Теперь, когда вы знаете, что такое воронка найма сотрудников и как с ней работать, вынуждены сказать неприятную правду. Даже идеально настроенная воронка не гарантирует 100%-ное закрытие вакансии. 

Реальность такова, что даже если все семь шагов пройдены идеально, на выходе можно получить по прежнему открытую вакансию. Дело в том, что воронка работает только с теми специалистами, которые ищут работу. И среди них может просто не быть того единственного, идеального, вашего. 

В остальных же ситуациях воронка рекрутинга — популярный и работающий инструмент. Он позволяет настроить, контролировать, совершенствовать и прогнозировать закрытие вакансий. Главное — не лениться: грамотно выделить и пристально отслеживать все этапы воронки.

Впрочем, раз вы дочитали статью до конца, то лень — это не про вас. 

Мы в вас верим, поэтому бонус в конце! Улучшить репутацию бренда на рынке труда поможет небанальная финансовая мотивация сотрудников, например, предоплаченные карты.

Источники:

Cleverstaff.net: Воронка рекрутинга или как построить маршрут для лучших кандидатов

DEYNEKINA HR&BA: Расчет и анализ прямой воронки подбора

Блог «Хантфлоу»: MarHR: 5 шагов по улучшению воронки подбора

«Ведомости»: Почему соискатели стали чаще искать работу тайком

ВЦИОМ: Профессия, которую мы выбираем: факторы и мотивы решения

ВЦИОМ: Рынок труда: главные тренды