Поэтапная процедура оформления приема сотрудника на работу типичные ошибки при трудоустройстве

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Возможно вам также будет интересно:

Работодатель имеет право привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами:

• по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
• в рамках трудовых отношений.

Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.

Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:

• если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
• с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).

За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.

Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).

По общему правилу работодатель может принимать на работу лиц, которым исполнилось 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения — смотрите таблицу.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Кроме возрастных ограничений для трудоустройства, есть гендерные. В трудовом законодательстве определен перечень работ, на которых нельзя использовать женский труд (Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н). Это, например, подземная добыча нефти; работа со свинцом и его соединениями. Также запрещается привлекать женщин на подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм.

Иностранцы не могут занимать отдельные должности или работать в определенных организациях. Например, трудиться на атомных станциях (ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 125-ФЗ, перечень по Постановлению Правительства РФ от 11.10.2002 № 755).

Кадровик перед оформлением кандидата на вакансию должен учесть существующие ограничения по виду работ, профессии, должности. Если соискатель попадает под запреты, то его нельзя принимать на работу по трудовому договору.

Будущий работник представляет работодателю для заключения трудового договора:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы;
• СНИЛС, в том числе электронный.

Эти три документа кадровик должен получить у любого кандидата на трудоустройство (ст. 65 ТК РФ). Исключение — совместители. Им для трудоустройства нужен только паспорт.

В зависимости от должности или категории работника, соискатель предъявляет другие документы:

• справку об отсутствии судимости, если такое условие необходимо для занятия определенной должности по законодательству — например, педагогам, сотрудникам правоохранительных органов;
• документы об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, если для работы нужны специальные знания или специальная подготовка;
• документы воинского учета, если кандидат относится к военнообязанным и подлежащим призыву на военную службу;
• разрешение на работу или патент, вид на жительство — для иностранных граждан;
• медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы или документ о прохождении медосмотра, медицинская книжка — для ряда работ, профессий и должностей есть требования об их наличии;
• согласие органов опеки и одного из родителей — при приеме на работу лиц до 15-ти лет;
• индивидуальную программу реабилитации и абилитации (ИПРА) — при трудоустройстве инвалида;
• справку о характере работы по основному месту работы — при приеме совместителя на работу с вредными и опасными условиями труда.

В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник. Однако работодатель не может требовать то, что не предусмотрено законом. Например, водительские права, если трудовая функция не связана с управлением транспортным средством.

Шаг 1. Получить от кандидата заявление о приеме на работу. В 2023 году это необязательный документ, кроме случая приема на подземные работы. Заявление составляется в свободной форме или по образцу, принятому у работодателя.

На этом же этапе кандидата знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, локальными нормативными актами (ЛНА) по его работе (ст. 68 ТК РФ). Это, например, инструкции по охране труда и должностные инструкции.

Микропредприятия и некоммерческие организации, которые не разрабатывают ЛНА, включают все требования в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Шаг 2. Выдать кандидату направление на предварительный медицинский осмотр (ст. 220 ТК РФ, п. 9 Приказа Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н). Он обязателен для отдельных категорий работников, например:

• при поступлении на работы с опасными и вредными условиями труда, в том числе подземные работы;
• для сотрудников пищевых производств;
• для педагогов.

В направлении на предварительный медосмотр указываются должность (профессия), виды работ, которые будет выполнять сотрудник. Это нужно, чтобы оценить наличие или отсутствие у кандидата конкретных медицинских противопоказаний к трудовой деятельности.

Кроме медосмотров, для допуска к отдельным видам работ требуется обязательное психиатрическое освидетельствование (приложение 2 к Приказу Минздрава РФ от 20.05.2022 № 342н). Например, оно нужно водителям, работникам атомных станций, воспитателям.

Если по итогам медосмотра или психосвидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, то ему отказывают в трудоустройстве (ст. 69 ТК РФ).

Шаг 3. Заключить трудовой договор с кандидатом. К документу есть обязательные требования:

• письменная форма;
• подписание обеими сторонами;
• наличие двух экземпляров — по одному для каждой из сторон;
• включение в договор обязательных сведений и обязательных условий (ст. 57 ТК РФ);
• передача экземпляра договора работнику, подтвержденная подписью на экземпляре работодателя.

Трудовой договор можно оформить в электронном виде. В этом случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя (УКЭП) и усиленной цифровой подписью работника (ст. 22.3 ТК РФ).

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу. В 2023 году это делать необязательно — достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства. 

Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям подписанного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.

Шаг 5. Сообщить в СФР о новом сотруднике. Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу работодатель направляет в фонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).

В предыдущем разделе мы рассказали об общем порядке трудоустройства. Но в трудовом законодательстве есть особенности приема на отдельные виды работ или отдельных граждан. Рассказываем про несколько частных случаев.

Прием на подземные работы

Кандидат до заключения трудового договора должен пройти проверку знаний, чтобы доказать соответствие квалификационным требованиям (ст. 330.2 ТК РФ). Та проводится в формах тестирования или экзамена в комиссии на предприятии.

Работодатель обязан:

• в течение 2 дней после приема заявления о приеме на подземные работы сообщить кандидату дату, время и место проверки знаний;
• в течение 7 дней провести тестирование или экзамен.

Результат проверки знаний сообщается кандидату незамедлительно (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 № 506).

Прием на работу бывшего госслужащего

Работодатель должен сообщать о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим по последнему месту его службы (ст. 64.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29). Это обязательно, если работник:

• занимал должности, указанные в п. 1 Указа Президента РФ от 21.07.2010 № 925;
• с момента его увольнения со службы прошло не более двух лет.

Сообщение направляется в течение 10 дней после заключения трудового договора. Требования к его содержанию и оформлению приведены в Правилах по Постановлению от 21.01.2015 № 29.

Прием временного работника

Трудовые договоры бывают срочные или заключенные на неопределенный срок. По общему правилу работодатель берет сотрудника на постоянную работу. Случаи, когда можно заключить срочный трудовой договор, приведены в ст. 59 ТК РФ. Она содержит закрытый перечень оснований, по которым сотрудника оформляют временно, а не постоянно.

Работодатели — субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 человек, а в сфере торговли или бытового обслуживания — до 20 человек, могут заключать срочные трудовые договоры со всеми работниками. 

В договоре с временным сотрудником нужно обязательно указывать срок действия, иначе он будет считаться постоянным (ст. 58 ТК РФ).

Прием совместителя

Совместительство — это труд в свободное от основной работы время. Оно оформляется трудовым договором. Совместительство отличается от внутреннего совмещения, когда один работник выполняет трудовую функцию по нескольким должностям в одной организации в основное время.

Документы для трудоустройства:

• паспорт;
• документ об образовании, если к должности есть требования о специальной подготовке;
• справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на место с опасными или вредными условиями труда;
• разрешение уполномоченного органа юридического лица или собственника компании — основного работодателя, если по совместительству на должность руководителя принимается руководитель другой организации. 

Совместителями могут быть только лица в возрасте с 18-ти лет. Еще одно ограничение связано с условиями труда. Работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях (ст. 282 ТК РФ).

1. Работника можно принять по договору ГПХ или по трудовому договору. Гражданские правоотношения оформляют на выполнение разовой работы, которая не носит стабильный характер. Для постоянной деятельности заключают трудовой договор.
2. Если работник трудится неофициально, работодателя привлекут к административной ответственности. Также с него взыщут недоимку по НДФЛ и страховым взносам со штрафом в 40 %.
3. Трудовой договор можно заключать с лицами в возрасте от 16 лет. Для кандидатов моложе нужно согласие опеки и одного из родителей.
4. Кадровик перед трудоустройством должен проверить все ограничения по возрасту, полу, гражданству и медицинским противопоказаниям для занятия определенной должности. Если кандидат на вакансию под них попадает, то ему отказывают в трудоустройстве.
5. При приеме на работу кандидат предъявляет документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Кадровик не может требовать от него сведения, не предусмотренные трудовым законодательством.
6. Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. Приказ издают, если это установлено внутренними правилами работодателя.
7. Трудовой договор составляют в письменной форме, в двух экземплярах, один из которых нужно вручить работнику под подпись.
8. Трудовой кодекс предусматривает особенности трудоустройства для некоторых видов работ или категорий работников. Например, ИП с численностью до 35 человек могут принимать всех работников временно, а не постоянно. А перед заключением трудового договора на подземные работы кандидат должен пройти проверку знаний.

Порядок приёма работника — основные этапы

Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:

1. провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
2. запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
3. убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
4. получить заявление о приёме на работу от претендента;
5. предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
6. ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
7. заключить трудовой договор;
8. издать приказ о приёме на работу;
9. отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
10. при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.

В зависимости от особенностей ведения бизнеса и характера должности описанная процедура может незначительно меняться. Но основные этапы остаются неизменными, поэтому при трудоустройстве нового работника следует придерживаться вышеуказанного алгоритма.

Собеседование

Перед приёмом сотрудника на работу собеседование проводят в любом удобном для работодателя режиме. Оно может проходить в письменной или в устной форме. Допускается делать их в несколько этапов — на усмотрение нанимателя. Во время собеседования соискатель отвечает на заданные вопросы, предъявляет документы, подтверждающие его квалификацию. Если полученные результаты устраивают работодателя, претенденту предлагают занять вакантную должность.

Проведение собеседования должно сопровождаться письменным согласием соискателя на обработку персональных данных.

Проверка претендента перед приёмом

Перед оформлением сотрудника на работу необходимо убедиться, что он не имеет законодательных ограничений на трудоустройство. Они определяются разными статьями ТК РФ и возникают при:

1. недостижении претендентом совершеннолетия. На некоторые виды работ допускаются лица не младше 18 лет (статья 265 ТК РФ);
2. приёме на работу женщин. Статья 253 ТК РФ ограничивает перечень профессий, на которых могут трудиться женщины из-за тяжёлых условий;
3. наличии судимости. В этом случае нельзя заниматься педагогической деятельностью и работой с несовершеннолетними детьми (статьи 331 и 351.1 ТК РФ);
4. отсутствии у иностранца разрешения на работу (патента);
5. запрете заниматься деятельностью на основании судебного решения.

Одновременно необходимо проверить наличие разрешительных документов, включая права на управление транспортом, различные лицензии. При приёме на работу бывшего госслужащего необходимо сообщить о данном факте его предыдущим работодателям (государственным органам).

Проверка документов, профессиональных навыков и допуска сотрудника к должности проводится в соответствии с требованиями к вакансии, на которую он претендует.

Пакет документов от работника

Устраивающийся на работу претендент (уже почти сотрудник), обязан предоставить:

• паспорт или иной документ идентификации личности;
• трудовую книжку (бумажный вариант). Если оформлена ЭТК, её предоставлять не нужно;
• ИНН;
• СНИЛС;
• военный билет (только для военнообязанных);
• дипломы и сертификаты об образовании.

Для сотрудника с первым местом работы нужно оформить пенсионное свидетельство (при его отсутствии). При наличии особых требований к должности или профессии, понадобятся дополнительные документы — например, медицинская книжка, справка об отсутствии судимости, заграничный паспорт, биометрические данные, и т.д.

Писать заявление о приёме на работу не обязательно, если работодатель этого не требует. Но в большинстве организаций и ИП это принято. Утверждённой формы заявления нет, обычно используют самостоятельно разработанный бланк. Там указывается дата приёма, должность, структурное подразделение.

Бухгалтерия дополнительно запросит справку о начисленных и выплаченных доходах за два предыдущих года. Она нужна для расчёта отпускных, больничных и социальных вычетов.

Нерезиденты РФ обязаны предъявить документы подтверждающие статус его пребывания — патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство.

Все документы, кроме бумажной трудовой книжки, сдаются в копиях.

Медосмотр при приёме на работу

Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:

• опасными производственными факторами;
• вредными условиями труда;
• движением и вождением транспорта;
• оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,

обязаны проходить предварительный медицинский осмотр (статья 220 ТК РФ). Направление на него выдаёт работодатель после подписания приказа о приёме на работу. Оно составляется в свободной форме и выдаётся под подпись. При отказе от прохождения медосмотра допуск претендента к работе запрещён.

В направлении на медосмотр нужно указать:

• наименование, контактные данные, форма собственности, код ОКВЭД организации или ИП-работодателя;
• наименование и адрес поликлиники, контактные данные;
• вид медосмотра (предварительный или периодический);
• ФИО, дата рождения, пол работника;
• номер полиса обязательного медстрахования;
• должность, (профессия), подразделение;
• вредные или опасные условия труда по должности (профессии).

По итогам медосмотра работнику выдаётся заключение. Его нужно отдать работодателю. Второй экземпляр остаётся в медучреждении.

Образец бланка направления на медосмотр

Оформление трудового договора

В течение 3 дней с начала исполнения обязанностей нужно заключить трудовой договор с работником. Он составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику под роспись. Законодательно установленной формы ТД нет, но определены существенные условия, которые должны обязательно указываться в договоре согласно статье 57 ТК РФ:

• наименование, адрес и ИНН работодателя;
• ФИО работника, данные документа удостоверяющего личность;
• место работы, должность, трудовые функции;
• дата начала работы;
• оклад (тариф);
• режим рабочего времени и отдыха;
• условия труда, в том числе вредные и опасные, и т.д.

При необходимости, по согласованию сторон, в ТД могут вноситься изменения. В этом случае оформляется дополнительное соглашение. ТД может быть как срочным, так и бессрочным.

Некоторые права и льготы работников могут быть закреплены коллективным договором, отдельными приказами и положениями. В этом случае нужно ознакомить с ними сотрудника и сделать ссылку на документы в трудовом договоре.

Все приказы и иные документы, регламентирующие обязанности, ответственность и полномочия сотрудника, предоставляются для ознакомления строго под подпись до заключения трудового договора.

Без письменного доказательства факта ознакомления, порядок трудоустройства будет нарушен, а у работодателя могут возникнуть неприятности с трудовой инспекцией.

Оформить ТД не так сложно, если следовать нормам Трудового кодекса РФ. Но есть более лёгкий путь — воспользоваться готовой формой. В базе интернет-бухгалтерии «Моё дело» представлены десятки шаблонов договоров для различных должностей, профессий и видов бизнеса. Они тщательно проработаны и содержат все необходимые пункты и условия. Всё что вам нужно — внести недостающие сведения, следуя подробным подсказкам и примерам.

Оформление приказа о приёме на работу

Следующим шагом станет подписание приказа о приёме работника. Действующий порядок трудоустройства на работу позволяет оформить этот документ в течение 3 дней с момента заключения трудового договора.

В приказе указывается ФИО, должность сотрудника, тарифная ставка (оклад) и испытательный срок, даётся ссылка на трудовой договор. Законодательно утверждённой формы такого приказа не предусмотрено, поэтому организациям стоит разработать собственный вариант. Чаще всего применяют унифицированный бланк Госкомстата — форму Т-1. Она содержит все достаточные для оформления реквизиты.

Готовый приказ подписывается руководителем организации, а работник с ним ознакамливается под подпись. Место хранения приказа — личное дело работника. К нему прикладывается заявление о приёме на работу, заключение по медосмотру и копии документов сотрудника. Заведение личных дел — это прерогатива работодателя, можно обойтись и без них.

С ноября 2021 года разрешено не издавать приказ о приёме на работу. Теперь это право, а не обязанность работодателя (статья 68 ТК РФ).

Пример приказа о приёме на работу

Внесение записи в трудовую книжку

Одновременно с оформлением приказа установленный алгоритм приёма на работу требует внесения сведений в трудовую книжку. Работодатель указывает в ней должность сотрудника, дату зачисления в штат предприятия, номер приказа (трудового договора, когда приказа нет).

С 2021 года на первом рабочем месте трудовую книжку в бумажном виде заводить не нужно — она оформляется только электронно.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится на шестой день с начала работы. Если сотрудник не продержался указанный срок, записей не делается. Если работник устроился по совместительству, запись в трудовую вносится по его основному месту работы, когда сам сотрудник проявит подобную инициативу.

После документального оформления принятия на работу нового сотрудника работодателю необходимо оповестить об этом Пенсионный фонд. Заполняется отчётная форма СЗВ-ТД на конкретное лицо не позднее следующего после издания приказа рабочего дня. Налоговые органы и социальную службу оповещать не требуется, им информация поступит в автоматическом режиме.

Образец записи в трудовой книжке

Если у работника оформлена электронная трудовая книжка, запись в неё вносится специалистом ПФР на основании полученного от работодателя отчёта СЗВ-ТД.

Оформление сотрудника на временную работу

Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:

• по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
• по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
• по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.

В последнем случае порядок оформления на работу будет иным — здесь потребуется подписание гражданско-правового договора. Он не предполагает оформления трудовых отношений, заменяя их фактом оказания услуг. При его заключении указывается вид работ (услуг), срок их исполнения, порядок расчётов. При необходимости в договор можно внести дополнительные положения, закрепляющие требования к качеству и регламентирующие выплату неустойки при нарушениях.

Исполнитель не имеет право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и социальные льготы, положенные штатным работникам. В то же время, если работодатель уплачивает за него взносы в ФСС по травматизму, можно рассчитывать на получение компенсации при профзаболеваниях или несчастных случаях на производстве.

Нельзя подменять трудовые отношения договорами оказания услуг, если они носят регулярный и постоянный характер.

Последствия нарушений при приёме на работу

Как принять на работу сотрудника и при этом не столкнуться с санкциями? Ответ один — строго соблюдать требования ТК РФ. Законом предусмотрены существенные наказания за нарушение процедуры найма:

• за привлечение к работе без оформления или неправильно оформления трудового договора — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч на ИП; от 50 до 100 тысяч на организацию (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ);
• то же самое по отношению к иностранным гражданам и лицам без гражданства, не имеющих разрешения на работу, предусматривает штраф от 20 до 50 тысяч на должностных лиц, от 2 до 5 тысяч на ИП; от 250 до 800 тысяч на организацию (пункт 2 статьи 18.15 КоАП РФ);
• за приём на работу бывшего государственного или муниципального служащего без уведомления его последнего работодателя — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 2 до 4 тысяч на ИП; от 100 до 500 тысяч на организацию; последнему работодателю;
• за не отправленный вовремя отчёт СЗВ-ТД — штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц (статья 15.33.2 КоАП РФ).

Если претендент решит, что отказ в приёме на работу произошёл по формальным признакам, или из-за неправильно оформленных документов, он может обратиться с иском в суд. Это грозит существенной потерей времени, финансовых средств и сил. Поэтому стоит обращать особое внимание на соблюдение правильности процедуры найма и причин вынесения отказа по работе.