Пояснения к 6 ндфл при допущенных ошибках

Добавить в «Нужное»

Налоговые агенты обязаны ежеквартально представлять Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). У налоговой инспекции по результатам камеральной проверки формы 6-НДФЛ могут возникнуть вопросы, ответы на которые должен дать налоговый агент. Как написать пояснение в налоговую по 6-НДФЛ, расскажем в нашем материале.

Пояснение по нулевому отчету

Мы рассказывали в отдельной консультации, что нулевой Расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию не сдается. Однако налоговая может попросить объяснить причину непредставления формы 6-НДФЛ. Мы приводили пример пояснения в налоговую в связи с непредставлением Расчета.

Пояснение по ошибочному отчету

Налоговый агент может получить от своей инспекции требование представить пояснения или внести исправления в форму 6-НДФЛ в связи с выявленными ошибками, противоречиями или несоответствиями. Если налоговый агент обнаружил, что в сданном Расчете действительно содержатся ошибки, в течение 5 рабочих дней он должен сдать уточненный Расчет (п. 3 ст. 88 НК РФ). Дополнительные пояснения в налоговую инспекцию при этом представлять не обязательно.

Пояснение по другим причинам

Возможна ситуация, что форма 6-НДФЛ составлена без ошибок, но по результатам камеральной налоговой проверки инспекция выявила какие-либо несоответствия. К примеру, в соответствии с Контрольными соотношениями для проверки формы 6-НДФЛ сумма удержанного налога (строка 070 Расчета), уменьшенная на сумму налога, возвращенную налоговым агентом (строка 090 Расчета), не должна быть больше суммы уплаченного налога, отраженного в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента. Иначе налоговая инспекция посчитает, что удержанный НДФЛ был не полностью уплачен в бюджет.

Но возможна ситуация, когда налоговый агент, к примеру, в платежном поручении неверно указал ОКТМО и автоматическая проверка своевременности уплаты налога налоговым агентом выявила недоимку. В этом случае пояснение в налоговую инспекцию может выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Мосавиаторг» 123022, г. Москва, Звенигородское шоссе, 25 ИНН 7719571346 / КПП 770301001 Исх. № 17н/16 от 23.04.2019 В ИФНС № 3 по г.Москве В ответ на Ваше требование от 17.04.2019 № 1189 поясняем. При перечислении НДФЛ 06.12.2018 ООО «Мосавиаторг» (далее – Организация) в платежном поручении от 06.12.2018 № 964 неверно указало наименование получателя и ОКТМО. Правильные наименование получателя и ОКТМО следующие: УФК по г. Москве (ИФНС № 3 по г. Москве), ИНН 7703037470, КПП 770301001, ОКТМО 45380000. 23.04.2019 Организация подала заявление на уточнение платежа (п. 7 ст. 45 НК РФ). Произведенный платеж должен быть учтен в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента. В связи с изложенным, внесение исправлений в Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за 2018 год не требуется. Генеральный директор      ____________   Фетюкович М.Ф. Приложение: — платежное поручение на перечисление НДФЛ от 06.12.2018 № 964 (копия).

Требование о предоставлении пояснений к форме 6-НДФЛ налоговики выставляют на основании пункта 3 статьи 88 НК РФ. Причин, по которым могут понадобится пояснения формально всего две.

1. По итогам камералки выявлены ошибки или противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах.
2. Выявлены несоответствия сведений, представленных в 6-НДФЛ и РСВ.

Для подготовки ответа у бухгалтеров есть 5 дней.

Единого образца для пояснений в налоговую не существует. Для каждого случая нужно готовить отдельный ответ.

Содержание пояснений зависит от того, какие именно ошибки в 6-НДФЛ выявила ИФНС, какие расхождения обнаружены в разных формах отчетности.

Ошибки в 6-НДФЛ

Налоговая «камералит» 6-НДФЛ в автоматическом режиме. Система сличает сумму удержанного и сумму уплаченного налога (они должны совпадать) и проверяет дату уплаты НДФЛ в бюджет.

Если суммы не совпадают ИФНС высылает требование о предоставлении пояснений.

Текст пояснений зависит от того, какое именно несоответствии выявлено системой. Например, уплаченный НДФЛ меньше удержанного или удержанный НДФЛ меньше уплаченного.

Налог к оплате может оказаться меньше удержанного, если работнику возвращали излишне удержанный налог. НДФЛ может быть уплачен в большем размере чем удержан, если были переходящие выплаты. И в том, и в другом случае, может иметь место просто ошибка бухгалтера.

Образец пояснения, если уплаченный НДФЛ меньше удержанного

Расхождение в _________ руб. связано с тем, что организация выплатила зарплату 30 марта. Удержанный с нее НДФЛ в сумме _______ руб. показан в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал. Срок уплаты этого налога в бюджет – 1 апреля. В этот день Общество полностью перечислило эту сумму в бюджет.

По состоянию на 1 апреля ____ контрольное соотношение, установленное письмом ФНС России от 10 марта 2016 № БС-4-11/3852, выполнено:

Строка 070 расчета 6-НДФЛ)

–

Строка 090 расчета 6-НДФЛ

<=

НДФЛ, уплаченный в бюджет

Приложение: платежное поручение

Образец пояснения, при расчетах на стыке кварталов

Заработная плата сотрудников за март была выплачена «30» марта.

В тот же день с этого дохода был исчислен и удержан НДФЛ. Однако срок уплаты этой суммы относится к следующему кварталу, 1 апреля.

Таким образом, сумма удержанного налога была отражена по строке 070 расчета 6-НДФЛ за I квартал, а непосредственно перечисление в бюджет произошло во втором квартале, то есть в следующем отчетном периоде.

В качестве подтверждающих документов к настоящим пояснениям прилагаем:

1. Выписку из регистров налогового учета по НДФЛ.
2. Копию платежного поручения на перечисление НДФЛ с зарплаты за март от 1 апреля.

Если бухгалтерия самостоятельно выявит ошибку после сдачи 6-НДФЛ, нужно в течение 5 дней сдать в налоговую уточненный расчет. Пояснения в этом случае не нужны.

Расхождения в 6-НДФЛ и РСВ

Система проверки отчетности в ИФНС сверяет налоговую базу, примененную для расчета страховых взносов и указанную в РСВ с базой по форме 6-НДФЛ.

Если базы будут отличатся налоговая отправит требование о предоставлении пояснений к 6-НДФЛ.

Разница в 6-НДФЛ и РСВ может образоваться, если работникам произведены выплаты, которые не облагаются страховыми взносами. Таких мало, но они есть, например, выплаты, полученные работником по договору дарения, купли-продажи, аренды, ссуды, займа и некоторые виды компенсаций.

В пояснениях нужно указать какие выплаты стали причиной разрыва.

Образец пояснений при несовпадении баз для НДФЛ и страховых взносов

ПОЯСНЕНИЯ

о расхождениях между 6-НДФЛ и РСВ

ООО «Общество» получила требование представить пояснения о причинах, по которым налоговая база по НДФЛ, с которой в бюджет уплачен НДФЛ, отличается от базы, с которой в бюджет уплачены страховые взносы.

Расхождение в сумме ____________ руб. связано с тем, что правила расчета налоговой базы по НДФЛ отличаются от правил расчета базы по страховым взносам.

Налоговая база по НДФЛ для доходов, облагаемых по ставке 13 процентов  – это облагаемые НДФЛ доходы, уменьшенные на сумму налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ). Сотрудникам, на обеспечении которых находятся дети, предоставлены стандартные налоговые вычеты на общую сумму _________________ руб.

Они предусмотрены подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Сумма вычетов указана в строке 050 раздела 1 расчета 6-НДФЛ (п. 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 № ММВ-7-11/450).

Контрольное соотношение, установленное письмом ФНС России от 29.12.2017 № ГД-4-11/27043, выполнено:

Строка 020 раздела 1 расчета 6-НДФЛ

–

Строка 025 раздела 1 расчета 6-НДФЛ

>=

Строка 050 графы 1 подраздела 1.1 раздела 1 расчета страховых взносов

К пояснениям нужно приложить документы по выплатам, из-за которых образовалась разница в базах НДФЛ и взносов. Например, такие:

1. Приказ о выплате материальной помощи.
2. Договор дарения.
3. Договор ссуда, займа.
4. Договор арены имущества у работника.
5. Приказ о выплатите дивидендов.
6. Локальные нормативные акты, в которых установлены компенсации не облагаемые взносами, например, суточные, за использование личного авто и т.п.

Когда стоит оправдываться заранее

Расчет 6-НДФЛ содержит сведения о работниках, если организацией при выплате им дохода был удержан НДФЛ.

При отсутствии работников компания не обязана отчитываться в ИФНС.

Если компания всегда исправно сдавала отчетность, а потом решила временно приостановить деятельность, ИФНС об этом не знает. Из-за непредставленного отчета компанию могут не только оштрафовать по п. 1.2 статьи 126 НК РФ, но и заблокировать счет.

Чтобы этого не произошло, есть смысл заранее направить пояснение с описанием причины непредоставления формы 6-НДФЛ за отчетный период.

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ — образец его оформления вы можете скачать в нашей статье. Оно не является обязательным документом, но может избавить лицо, не сдающее этот отчет из-за отсутствия данных, от возможных нежелательных последствий.

Когда понадобятся пояснения к 6-НДФЛ

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ желательно подавать в ситуации, когда у работодателя нет оснований для представления этого отчета. А не представлять расчет можно при отсутствии работников, которым на протяжении соответствующего отчетного периода (квартал, полугодие, 9 месяцев, год) производились выплаты доходов.

НК РФ (п. 2 ст. 230) прямо закрепляет обязанность подачи формы 6-НДФЛ за работодателем, исчисляющим и удерживающим налог на доходы физлиц. Поэтому отсутствие данных для заполнения этой формы автоматически снимает обязательность ее представления. Однако об этом обстоятельстве во избежание недоразумений лучше проинформировать налоговые органы, поскольку получить такую информацию им больше негде.

Что касается самой формы расчета 6-НДФЛ, то, начиная с отчетности за 1 квартал 2023 года, она обновлена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

Вы можете скачать бесплатно актуальный бланк 6-НДФЛ, а также образец его заполнения, кликнув по картинке ниже:

6-НДФЛ с 2023 года

Скачать

Если вам нужно заполнить отчет за 2 квартал (полугодие) 2023 года, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Если по данным ИФНС выплаты доходов могли иметь место, то для работодателя появится не только риск привлечения к ответственности за непредставление отчета 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ), но и опасность блокирования расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Подробнее о санкциях, связанных с 6-НДФЛ, читайте в материале «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».

При этом отсутствие данных для включения в отчет может быть вполне обоснованным для лиц:

• не начавших деятельности;
• прекративших деятельность в году, предшествующем отчетному;
• осуществляющих сезонные работы, приходящиеся на середину отчетного года.

Но в каждом конкретном случае лучше совершить упреждающие действия (сдать нулевую отчетность или дать письменные пояснения по сложившейся ситуации), чем создавать ту неопределенность, которая вызовет вопросы у налоговой и может привести к нежелательной ее реакции.

Подача отчета с нулевыми показателями, от принятия которого ИФНС отказаться не вправе (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928), может оказаться полезной в случае, когда существует вероятность возникновения необходимости представления за этот период уточненной отчетности, содержащей данные по выплате дохода. Представленный в срок нулевой отчет можно будет просто уточнить, и это даст возможность избежать штрафа за непредставление отчетности, который неизбежно возникнет, если подачи отчета по сроку не было, а отчет с данными по доходу позже установленного срока будет подан как первичный.

Какие санкции будут применены за несвоевременную сдачу отчета, а также за нарушение способа подачи отчета, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как оформляется пояснительная записка к 6-НДФЛ

Пояснительную записку оформляют на бланке письма работодателя, содержащем основные сведения о нем:

• наименование;
• ИНН;
• адрес;
• телефоны.

Письмо адресуется соответствующему налоговому органу, регистрируется с присвоением исходящего номера и даты, подписывается руководителем работодателя и заверяется печатью (если от нее не отказались).

В текстовой части письма в произвольной форме излагаются обстоятельства, в силу которых обязанность представления отчета 6-НДФЛ за указанный отчетный период у работодателя отсутствует.

Вариант образца пояснения по 6-НДФЛ можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец

Подать такое письмо в ИФНС можно любым доступным способом:

• по ТКС, предварительно отсканировав его;
• через почту (лучше с описью вложения и уведомлением о вручении), оставив себе копию письма;
• лично, принеся с собой 2 экземпляра документа с тем, чтобы на втором получить отметку о его принятии.

Если  в течение налогового периода была хотя бы одна выплата доходов физлицам, отчет до конца года не будет нулевым. Проверьте правильно ли вы заполнили расчет с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Пояснительную записку, содержащую информацию о причинах непредставления отчетности по форме 6-НДФЛ, рекомендуется подавать в ИФНС при отсутствии основания для подачи такого отчета. Это поможет избежать лишних вопросов со стороны налоговой и избавит от возможных недоразумений.