Счетная ошибка при начислении заработной платы недоплата

Статистика Верховного суда РФ свидетельствует, что в минувшем году доля исков по зарплате составила 86% от всех исков работников к работодателям в судах общей юрисдикции. 97% исков о взыскании неполученного или недополученного вознаграждения удовлетворены. Ситуация, когда сотруднику не доплатили зарплату без умысла, по причине бухгалтерских просчетов, не отменяет наступления ответственности работодателя.

Рассматриваем возможные риски предприятия в ситуации, когда сотруднику зарплата выплачена в меньшем объеме.

Причины, по которым часто происходит недоплата

Напомним, полная ответственность за соблюдением прав работника лежит на руководителе предприятия. Часть этой ответственности лежит и на бухгалтере как на должностном лице (подробнее об ответственности бухгалтера по заработной плате мы рассказывали здесь).

Возможные последствия недоплаты заработка

Юридического термина «недоплата заработной платы» не существует. Если сотрудник получил на руки меньшую сумму денег, то в правовом поле это определяется как частичная невыплата заработной платы. Это деяние содержит риски наступления ответственности для виновных лиц.

Материальная ответственность

Факт недоплаты части заработанных средств можно расценивать как просрочку выплаты зарплаты. Выдача причитающегося вознаграждения позже принятого в договоре срока дает право на компенсацию. (ст. 236 ТК РФ). Сумма компенсации должна быть не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки.

Работодатель должен возместить причиненный вред независимо от причин допущенного нарушения. Виновность деяния не является обязательным признаком для наступления ответственности.

При установлении факта неполной выплаты предприятие обязано погасить образовавшуюся задолженность и компенсацию за весь период просрочки.

Кроме того, существует судебная практика по удовлетворению требования работника на индексацию просроченной задолженности исходя из уровня инфляции. (п. 55 Постановления пленума ВС РФ от 17.01.2004).

Административная ответственность

В случае недоплаты существует риск привлечения работодателя к ответственности в административном порядке. В п. 6, 7 ст. 5.27 КоАП указано, что частичная невыплата зарплаты влечет предупреждение или штрафные санкции в размере:

• генеральному директору, бухгалтеру, другим ответственным лицам — от 10 тыс. до 20 тыс. рублей;
• ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• предприятиям и организациям — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

За повторное правонарушение санкции ужесточаются:

• для руководителей и других ответственных лиц — от 20 тыс. до 30 тыс. рублей или запрет на работу в определенных должностях сроком до трех лет;
• ИП — от 10 тыс. до 30 тыс. рублей,
• для предприятий и организаций — от 50 тыс. до 100 тыс. рублей.

В случае привлечения работодателя к административной ответственности обязанность выплатить компенсацию (согласно ст. 236 ТК РФ) сохраняется.

В случае же рассмотрения правонарушения в рамках уголовного права административная ответственность не наступает. Однако применение ранее административных санкций не исключает возможности рассмотрения нарушения закона в уголовном порядке.

Уголовная ответственность

Уголовный кодекс тоже предусматривает ответственность за частичную невыплату заработной платы. Это закреплено в ст. 145.1 УК РФ. При этом состав преступления определяется следующими признаками:

• размер фактически выплаченной зарплаты должен быть менее половины причитающейся работнику;
• задержка выплаты превысила 3 месяца;
• деяние должно содержать умысел, то есть корыстный мотив руководителя или иного заинтересованного лица.

Подавляющая часть недоплат совершается неумышленно. Если на предприятии недоплатили заработную плату по ошибке, уголовная ответственность не наступает. Доля недоплат тоже должна быть существенной. При этом закон предоставляет достаточный срок для удовлетворения претензий работника.

Ответственность работодателя за невыплату заработной платы

Но в случаях, когда работники бухгалтерии или иные ответственные лица злостно нарушают право сотрудника на полную и своевременную оплату труда, Уголовный кодекс предусматривает следующие санкции:

• штраф в размере годового дохода виновного лица или в фиксированной сумме до 120 000 рублей;
• запрет до 1 года на право занимать определенные должности;
• принудительные работы на срок до 2-х лет;
• лишение свободы на срок до 1 года.

Если деяние имеет тяжелые последствия, наказание значительно ужесточается.

Суд может выбрать только одну из вышеперечисленных санкций.

Для защиты своих прав работник может обратиться в Государственную инспекцию по труду, правоохранительные органы (Следственный комитет) или в суд. Государственная инспекция имеет полномочия применения мер административного воздействия. Следственный комитет рассматривает возможность привлечения виновных лиц к уголовной ответственности. Суд принимает к рассмотрению жалобы в рамках общегражданского производства.

Как избежать последствий бухгалтерских ошибок

Когда вдруг обнаруживается, что работнику неверно начислена заработная плата, важно вовремя отреагировать и грамотно исправить ситуацию. В большинстве случаев трудовые споры из-за бухгалтерских ошибок удается уладить в рабочем порядке. Но и этот процесс доставляет массу беспокойств.

Если ошибку при начислении обнаружил сотрудник предприятия, то необходимо произвести следующие действия:

• составить докладную записку на имя руководителя компании;
• составить бухгалтерскую справку и на ее основании начислить работнику недополученную заработную плату.
• начислить компенсацию за просроченную выплату, начиная со дня, следующего за установленной датой выдачи зарплаты, до дня выдачи включительно. НДФЛ с суммы компенсации уплачивать не нужно.
• произвести выплаты задолженности и компенсации.

Налоговые последствия при частично невыплаченной заработной плате

Если ошибка при расчете зарплаты обнаружена за пределами отчетного периода, то бухгалтеру необходимо начислить НДФЛ и взносы, рассчитать и уплатить пени, а также сдать уточненную налоговую декларацию.

В случае переплаты уточненную декларацию сдавать не нужно, следует зачесть переплаченный налог в счет текущих налоговых платежей (провести корректировку).

Как минимизировать риски в области оплаты труда персонала

Ошибки в работе бухгалтеров содержат в себе риски наступления материальной, общегражданской, административной и уголовной ответственностей.

Судебная практика показывает, что в спорах по зарплате закон в абсолютном большинстве случаев встает на сторону работника.

Так, в 1C-WiseAdvice все рутинные операции при расчете зарплаты автоматизированы, а точность работы специалистов обеспечивается многоуровневой системой контроля. Именно это обеспечивает безупречное начислении заработной платы.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Счетные и технические ошибки бухгалтера

Законодательство не раскрывает понятия счетной ошибки, но на практике под ним понимается арифметическая ошибка при начислении заработной платы, возникающая при неправильном сложении, вычитании, умножении или делении показателей. Роструд поддержал такое толкование в своем письме 01.10.2012 № 1286-6-1, и оно устоялось в бухгалтерской среде.

Техническая ошибка при выплате заработной платы не связана с арифметикой. Сюда относят ситуации, когда бухгалтер:

• повторно выдал зарплату за один и тот же период;
• не учел отпускные и рассчитал оплату за месяц в полном объеме;
• не применил вычет на ребенка;
• не удержал алименты;
• некорректно ввел исходные данные в программу и т. д.

Бухгалтеру важно понимать, какую ошибку он допустил, чтобы спрогнозировать дальнейшие действия по ее исправлению и шансы на возврат денег.

Можно ли исправить счетную и техническую ошибку

Ошибки бухгалтера всегда приводят к неправильному начислению. Работник получает или меньше, или больше, чем требовалось выдать. В первом случае ситуация поправима: всего лишь нужно доплатить. А во втором все не так просто. Если бухгалтер по ошибке переплатила зарплату, то предстоит вернуть излишне выплаченные деньги работодателю. Но положительный исход возврата зависит от типа ошибки.

В ст. 137 ТК РФ указано, что удерживать из зарплаты персонала разрешается только суммы, выплаченные в результате счетных (арифметических) ошибок. Это значит, что бухгалтер вправе (по решению директора и при согласии сотрудника) удерживать долг с зарплаты, учитывая ограничения ст. 138 ТК РФ, — не больше 20% от каждой выплаты. Возмещение долга будет длиться несколько месяцев, если с одного или двух раз не удается взыскать ущерб в полном объеме.

Но что делать, если ошибка была технической? К сожалению, удержание излишне выплаченной заработной платы в таком случае запрещено. Единственный выход — уговорить сотрудника, чтобы он добровольно отдал деньги. И если он откажется, то взыскать деньги не получится даже в суде. В судебной практике есть реальная история, когда работодатель судился с работником из-за излишне выплаченных денег, но проиграл дело.

История из жизни. При увольнении сотрудника бухгалтер дважды перечислил ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Обнаружив нарушение, деньги попросили вернуть, но уволенный отказался. Организация такой поступок расценила как нанесение ущерба и подала иск на бывшего сотрудника, чтобы возместить его.

Суд первой инстанции сразу отказал. Он сослался ст. 137 ТК РФ, которая позволяет вернуть деньги исключительно из-за нарушения арифметического характера. А задвоение компенсации нельзя считать таким, оно явно техническое.

Работодатель с выводом не согласился и подал апелляцию. Вторая инстанция его поддержала. Казалось логичным, что работодатель переплатил зарплату и требует вернуть деньги. Решение первого суда признали недействительным, якобы оно было основано на неверном истолковании законодательства.

Но когда ситуацию рассматривал Верховный Суд, то коллегия полностью поддержала суд первой инстанции, потому что оно было полностью правомерным. Удовлетворительное решение, вынесенное после апелляции, отменили, а первое вступило в силу (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

При технической ошибке подавать в суд бесполезно. Потому что вернуть излишне выплаченную зарплату, вероятнее всего, не получиться. Судьи смотрят на положения ст. 137 ТК РФ, которая исключает возможность удержания лишней суммы после технической ошибки, произошедшей без вины работника.

Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату

Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.

В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».

Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.

После подписания приказа у бухгалтера появится законная возможность удерживать указанные суммы из выплат работника. В бухгалтерском учете он сделает такие проводки возврата излишне выплаченной заработной платы.

Если работодатель подавал иск и получил отказ, сумму излишка придется списать на прочие расходы: Дт 91.2 Кт 70.

Первоначально на сумму начисленной зарплаты (с излишком) бухгалтер начислял НДФЛ и страховые взносы. Если работник возвращает излишек (путем добровольного удержания или по суду), то приходится пересчитывать и их. И, как следствие, корректировать 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам и 4-ФСС.

Как доплатить невыданную часть зарплаты

Когда бухгалтер недоплатил зарплату, то ему предстоит доначислить остаток не только самой зарплаты, но и компенсации за каждый день задержки. В соответствии со ст. 236 ТК РФ, при нарушении работодателем срока выплаты работнику полагается денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня.

Компенсация = 1/150 ключевой ставки × количество дней просрочки × недоплаченная сумма.

Рассмотрим на примере:

Бухгалтер неправильно рассчитал отпускные и недоплатил работнику 3000 руб. Срок оплаты отпускных — не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), но ошибку обнаружили на 5-й день. Задержка составила 2 дня. Ключевая ставка — 8%. Поскольку срок нарушен, работодателю придется выплатить компенсацию за каждый день в размере: 8/150 × 2 дня × 3000 = 32 руб.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но облагается страховыми взносами, потому что в списке необлагаемых сумм, приведенном в ст. 422 НК РФ, такой компенсации нет.

Проводки при доначислении недостающей суммы к зарплате работника:

Как и в случае переплаты, при доначислении бухгалтеру приходится корректировать налоговую и страховую отчетность.