Считается ли ошибкой печать на счет фактуре

Ставится ли печать на счете-фактуре, может интересовать бухгалтера, если он впервые оформляет этот документ. Впрочем, у опытных специалистов порой тоже возникают сомнения по этому поводу. Нюансы, связанные с проставлением печати в счетах-фактурах в 2022 году, рассмотрим в нашей статье.

Skip to content

Порой неопытный бухгалтер сталкивается с вопросом правильного оформления счетов-фактур. Нужна ли печать? Какие реквизиты являются обязательными к заполнению? Обязательна ли печать на документе? Эти и другие нюансы рассмотрим далее в статье.

Счёт-фактура при ОСНО

Поскольку при общей системе налогообложения предприятие является плательщиком НДС, то счёт-фактура является важнейшим документом для отражения фактов хозяйственной деятельности. Счёт-фактура позволяет использовать вычеты при определении размера НДС, подлежащего уплате в бюджет, поэтому важность грамотного заполнения информации в ней трудно переоценить.

Если данный документ будет заполнен неправильно или будут отсутствовать обязательные реквизиты, то налоговые органы имеют право отказать в зачёте данной суммы.

Обязательные к заполнению реквизиты

Различают следующие виды исследуемого документа:

• счёт-фактура при реализации товаров
• счёт-фактура на аванс
• корректировочная счёт-фактура

В ст. 169 НК РФ приведены обязательные к заполнению сторонами реквизиты:

• номер и дата
• наименование, адрес, а также ИНН продавца и покупателя
• наименование, адрес грузоотправителя и грузополучателя
• номер платёжного поручения, если имеет место предоплата по будущим поставкам
• наименование, количество товара, а также единица измерения
• валюта
• идентификатор госконтракта, если имеются такие сведения
• цена за единицу и общая стоимость без учёта суммы налога
• величина акциза
• ставка, сумма налога, стоимость товаров с учётом налога
• страна происхождения, номер таможенной декларации
• код вида товаров указывается при импорте в ЕАЭС
• подписи уполномоченных лиц

Ещё одним документом, содержащим сведения о порядке заполнения счёта-фактуры, является Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.

Ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Постановлении не содержится информации относительно наличия оттиска печати. Следовательно, печать не является обязательным реквизитом при заполнении счёта-фактуры.

Если же бухгалтер в силу своей неопытности или незнания поставит печать в документе, то это не будет являться нарушением и сумму НДС можно будет принять к зачёту.

Наличие подписи должностных лиц с обеих сторон является, бесспорно, обязательным реквизитом, подтверждающим факт совершения сделки.

На сегодняшний день счёт-фактура может быть заверена подписями в электронном виде через ТКС, при этом между покупателем и поставщиком должно быть заключено соответствующее соглашение, оформленное в письменном виде и являющееся частью заключаемого договора.

Если же одна из сторон не располагает соответствующими возможностями для оформления подписей через ТКС, то необходимо использовать бумажный носитель, где уполномоченные лица проставляют подписи собственноручно.

Читайте также Как применять ККТ при продаже товаров с отсрочкой платежа?

Любой бухгалтер вам расскажет, что одни контрагенты ответственно подходят к оформлению необходимых документов, в том числе счетов-фактур, а другие – спустя рукава. И вот эти другие – это головная боль не компании, а бухгалтера, которому приходится доказывать контрагенту, что документ составлен с ошибками и просить их исправить. Рассказываем, какие дефекты в счетах-фактурах, по мнению чиновников, не критичны, а какие – все же требуют исправлений.

Счет-фактура является документом, дающим право на вычет «входного» НДС. Поэтому при налоговой проверке счета-фактуры всегда подвергаются тщательнейшему изучению со стороны проверяющих. Если что-то в них будет не так, ИФНС по итогам проверки может снять часть вычета, а это значит, что компании придется уплатить НДС, пени и санкции.

Однако не любая ошибка в счете-фактуре лишает покупателя вычета. Неприятными последствиями грозят только те дефекты, которые мешают идентифицировать продавца и покупателя, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога. Это прямо следует из п. 2 ст. 169 НК РФ. Казалось бы, есть четкая норма касательно ошибок в счете-фактуре. Однако на практике все равно возникают вопросы и спорные ситуации. Давайте разбираться.

Идентификация сторон сделки в счете-фактуре

Сведениями, по которым можно идентифицировать продавца и покупателя, является наименование организации (либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя), ИНН и адрес. Поэтому стоит обращать внимание на правильность оформления данных показателей.

С названием организации вопросов обычно не возникает, равно как и с Ф.И.О. индивидуального предпринимателя. Бывает, что предприниматели, выписывая счета-фактуры своим покупателям, не указывают там свой статус. В итоге выглядит так, как будто счет-фактуру составил не ИП, а обычное физлицо Василий Иванов. А Василий Иванов как физлицо в принципе не может выставлять счета-фактуры, так как не является плательщиком НДС. 

Так вот, такое заполнение не должно создать негативных последствий для покупателя, потому что возможность идентификации продавца в данной ситуации все же имеется. Отсутствие статуса ИП не мешает понять, кто продавец. Разъяснения Минфина РФ подтверждают, что подобное заполнение не свидетельствует о нарушениях в счете-фактуре (письмо от 07.05.2018 № 03-07-14/30461).

Следующее разъяснение чиновников касается заполнения сведений о наименовании организации-покупателя. В письме ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@ обращено внимание на то, что организация-покупатель не сможет предъявить к вычету НДС, если в данной строке будут указаны не ее реквизиты, а фамилия ее сотрудника, который товар приобрел. Думаем, данная ситуация – большая редкость, но если все же вы с ней столкнулись, то имейте в виду, что подобное оформление – грубейшая ошибка.

Что касается адреса, то должен быть указан тот адрес, который содержится в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Об этом сказано в подпункте «г» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). При этом не страшно, если в адресе организации, указанном в счете-фактуре, использована иная последовательность слов, чем в реестре. Как сообщают чиновники, такое заполнение не может являться препятствием для получения вычета по НДС (письмо Минфина России от 23.11.2018 № 03-07-11/84720).

А будет ли считаться серьезным нарушением наличие незначительных изменений в написании адреса (например, использование строчных букв вместо заглавных, сокращение слов «город», «улица», замена слова «помещение» на слово «офис» и т. п.)? Нет, не будет. Сам адрес-то верный. Чиновники тоже не видят в этом ничего противозаконного (письма Минфина РФ от 17.08.2018 № 03-07-14/58351, от 02.04.2018 № 03-07-14/21045, от 29.01.2018 № 03-07-09/4554). 

Из-за незначительных искажений в написании адреса продавца или покупателя налоговики не имеют права снимать вычет.

Идентификация «предмета реализации» в счете-фактуре

Как уже было упомянуто выше, ошибки, мешающие идентифицировать наименование товара (работ, услуг), являются основанием для признания вычета незаконным. Поэтому неправильное указание наименования товара (работ, услуг) считается серьезным нарушением, из-за которого покупателю снимут вычет «входного» НДС на вполне законных основаниях (письмо Минфина РФ от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252). Но неполная информация о наименовании товара (работ, услуг) не может стать поводом для снятия вычета, правда, при условии, что такое заполнение счета-фактуры не помешает налоговикам идентифицировать «предмет реализации» (письма Минфина РФ от 17.11.2016 № 03-07-09/67406, от 10.05.2011 № 03-07-09/10).

Какая же информация может способствовать идентификации товара, работы или услуги? Например, реквизиты договора, в соответствии с которым осуществляется реализация. Поэтому при неполном отражении в счете-фактуре наименования предмета сделки желательно указать также ссылку на реквизиты договора или счета.

Но если в документе не раскрывается само наименование товара или характер работ, услуг, а указана только ссылка на реквизиты договора (например, услуги по договору № __ от ______), то такое оформление может вызвать претензии со стороны поверяющих. И на практике подобные прецеденты возникали. Правда, в подобных случаях суд, как правило, принимает сторону налогоплательщиков (см., например, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 01.12.2014 № А40-52708/14).

Идентификация суммовых показателей в счете-фактуре

Стоимость товара (работ, услуг), налоговая ставка и сумма НДС в счете-фактуре также должны быть заполнены верно. Ошибки в них являются серьезным нарушением, последствием которого может быть снятие вычета НДС проверяющими. 

Например, если ставка налога содержит ошибку, то продавец должен внести в счет-фактуру соответствующие исправления. Об этом напомнил Минфин РФ в письме от 06.11.2018 № 03-07-11/79611. Если исправлений не будет, то для покупателя это чревато лишением вычета.

А что насчет точности стоимостных показателей? Например, из п. 3 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 следует, что стоимостные показатели счета-фактуры указываются в рублях и копейках. Означает ли это, что при нарушении этого порядка (например, при округлении) покупатель лишится вычета? 

Обратимся к разъясняющим письмам ведомств. В ряде писем чиновники Минфина РФ приводят данную норму, дополняя, что округление суммы недопустимо (письма от 27.09.2018 № 03-07-14/69147, от 17.02.2014 № 03-07-09/6395 и от 29.01.2014 № 03-02-07/1/3444.). Однако самого вывода о последствиях такого нарушения авторы писем не делают. Полагаем, что округление не лишает возможности идентифицировать стоимостные показатели. Но не исключаем риски возникновения претензий со стороны налоговиков.

А вот по следующей ситуации у чиновников разных ведомств нет единого мнения. Речь идет об отражении в счете-фактуре графического знака рубля вместо кода и наименования валюты. Столичные налоговики считают, что такое заполнение лишает покупателя права на вычет (письмо УФНС России по г. Москве от 22.03.2016 № 16-15/028574), а представители Минфина РФ более лояльны. По их мнению, высказанному в письме от 13.04.2016 № 03-07-11/21095, такое составление не препятствует применению вычета. 

Мы считаем этот подход более правильным, ведь такое заполнение не мешает идентифицировать стоимостные показатели счета-фактуры. При возникновении споров с налоговиками нужно сослаться на это письмо Минфина. Вероятнее всего, оно убедит проверяющих на местах в законности вычета.

Несущественные дефекты счетов-фактур

Все остальные дефекты, которые не мешают идентификации вышеприведенных сведений, не должны стать причиной для снятия проверяющими вычета НДС. Приведем примеры таких ошибок, которые, по мнению чиновников, не являются серьезными.

Описание дефекта	Подтверждающие письма	Примечание
Счет-фактура выставлен с опозданием, то есть после истечения пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг)	Письма Минфина РФ от 25.01.2016 № 03-07-11/2722, от 25.04.2018 № 03-07-09/28071	День отгрузки включается в пятидневный срок, установленный для выставления счета-фактуры (письмо Минфина РФ от 18.10.2018 № 03-07-14/74899)
При заполнении строки 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры допущена ошибка	Письмо Минфина РФ от 20.02.2019 № 03-07-11/10765	Вывод чиновников можно распространить и на ситуацию, когда ошибка содержится и в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес»
В счете-фактуре содержится дополнительная информация о фактических адресах продавца или покупателя, которые отличаются от адресов, указанных в ЕГРЮЛ или ЕГРИП	Письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-07-09/85517	Сведения о фактическом адресе указываются в качестве дополнительной информации. То есть в счете-фактуре в обязательном порядке должен быть  адрес, соответствующий тому, который указан в ЕГРЮЛ (ЕГРИП)

Как исправлять ошибки в счетах-фактурах

Как исправлять счета-фактуры, если ошибки в них серьезные и влияют на получение вычета?

Во-первых, исправлять должен тот, кто составлял счет-фактуру, то есть продавец или исполнитель. Во-вторых, исправления делаются путем составления нового, исправленного счета-фактуры, то есть с «исходником» ничего делать не нужно (один его экземпляр по-прежнему остается у покупателя в неизменном виде).

При составлении исправленного счета-фактуры продавец/исполнитель должен использовать тот же бланк, что и для исходного счета-фактуры. Заполняют его так же, как первоначальный счет-фактуру, но с правильными данными. При этом в строку 1а добавляют порядковый номер и дату исправления. Что касается строки 1, то при оформлении исправленного счета-фактуры в нее переносятся данные из строки 1 «исходника».

Такой порядок следует из п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Регистрация исправленного счета-фактуры в книге покупок

Порядок действий у покупателя зависит от того, на какой налоговый период (квартал) придется составление продавцом исправленного счета-фактуры.

Если на квартал, в котором был составлен и исходный документ, то вариант действий следующий. В книге покупок нужно сначала аннулировать первоначальную запись. Делается это так: показатели исходного счета-фактуры повторно регистрируются, но значения приводятся уже со знаком «минус». После этого в книге покупок в обычном порядке регистрируются данные исправленного документа.

Сложнее дело обстоит в ситуации, когда квартал, в котором был получен и зарегистрирован в книге покупок исходный счет-фактура, закончился. И если за этот квартал уже была сдана декларация по НДС, то без уточненной декларации тут не обойтись.

Покупателю следует составить дополнительный лист к книге покупок за тот квартал, в котором был зарегистрирован «исходник». В этом листе ему нужно аннулировать запись по исходному счету-фактуре, повторно отразив его показатели со знаком «минус». В результате этого сумма «входного» НДС за этот квартал будет уменьшена, что повлечет за собой необходимость в уточненной декларации, в которой сумма вычета будет снижена. А исправленный счет-фактуру следует зарегистрировать в книге покупок за тот квартал, в котором он был получен. Именно в этом квартале появляется право на вычет по исходному счету-фактуре.

Такой порядок следует из п. 9 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. 

Счет-фактура — это документ, подтверждающий совершенную отгрузку товара с выделением суммы налога на добавленную стоимость. Ошибки в составлении приведут к проблемам с возмещением НДС. Форма изменилась с 01.07.2021. 

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — главный учетный документ, подтверждающий факт отгрузки товара или предоставления услуг по установленной стоимости. Это не единственная функция данной формы. Он играет основную роль при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров, работ, услуг (далее — ТРУ), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения. В п. 3 статьи 169 Налогового кодекса РФ указано, что такое счет-фактура и для чего она нужна — составлять эти документы должны все плательщики НДС по облагаемым операциям.

Наличие счета-фактуры является обязательным условием для зачета суммы НДС по материальным ресурсам (работам, услугам), которые были приобретены налогоплательщиком.

Это очень важный документ, нередко используемый в судебных спорах, поэтому его необходимо заполнять правильно.

Кто составляет счета-фактуры

Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию ТРУ.

Составлять счет-фактуру обязаны:

• индивидуальные предприниматели и юридические лица, находящиеся на общей системе налогообложения (если только их услуги не подпадают под исключения, установленные п. 2 ст. 149 НК РФ);
• ИП и организации, которые частично работают на ОСН (по соответствующим видам деятельности).

Налогоплательщики, выбравшие в качестве системы налогообложения УСН или патентную систему, от уплаты НДС освобождены, за исключением некоторых случаев. Но если организация или ИП пользуется освобождением от НДС по ст.145, 145.1 НК РФ , но совершает операции, не освобожденные от налога, составляется счет-фактура нового образца с 1 июля 2021 года с пометкой «Без НДС» ( п. 5 статьи 168 НК РФ, письмо Минфина России от 24.05.2013 № 03-07-09/18686). Это необходимо, если осуществляется взаимодействие с организациями и ИП, являющимися плательщиками НДС. Кроме того, стороны вправе применять счет-фактуру по собственной инициативе.

Сроки выставления счета-фактуры

Общее правило следующее: счет-фактура выписывается в течение 5 дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Дни учитываются календарные. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных. Также согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при оформлении авансовых документов эту форму оформляют в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.

Когда счет-фактура не нужна

В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждаются другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:

• сделка не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ);
• при реализации товаров за наличный расчет (в этом случае достаточно чека или бланка строгой отчетности);
• при применении упрощенных режимов налогообложения;
• юридическое лицо — работодатель передает товар своему сотруднику без предоставления встречной оплаты, то есть безвозмездно (согласно Письмам Минфина России от 24.08.2021 № 3-1-11/0122@, от 18.11.2020 № 03-07-09/100514);
• при отправке товара, облагаемого по нулевой ставке, на экспорт, если покупатель не является плательщиком НДС, если отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты (согласно Письмам Минфина от 29.03.2021 № 03-07-14/22553, от 12.04.2019 № 03-07-08/28182).

Виды счетов-фактур

Есть три основных вида счета-фактуры:

• обычный, отгрузочный. Этот документ подтверждает, что товар передан. Это самый распространенный вид счета-фактуры, но законодательными актами предусмотрен не только он один;
• авансовый, выписываемый и составляемый при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги. Факт передачи такой бланк не подтверждает;
• корректировочный, заполняемый при изменении цены или количества отгруженной продукции.

Законодательное регулирование содержания счетов-фактур

Понятие счет-фактура закреплено в ст. 169 НК РФ. Форма утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137, в ред. постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Но в 2013 году ИФНС рекомендовала использовать универсальный передаточный документ, разработанный на основе утвержденной формы. В бланке должны присутствовать реквизиты согласно НК РФ, добавление в него оптимальных для продавца и покупателя дополнительных реквизитов не должно влиять на действительность документа.

С 01.07.2021 налогоплательщики и налоговые агенты, которые осуществляют операции с прослеживаемыми товарами, должны выставлять и получать электронные счета-фактуры с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Любой счет-фактура на отгруженную покупателю продукцию регистрируется в системе прослеживаемости, и в нем указывается уникальный номер партии, присвоенный ФНС.

Реквизиты счета-фактуры

Как выглядит бланк счет-фактуры? Это таблица с графами о товаре и шапкой, предоставляющей информацию о сторонах договора.

Обязательные реквизиты счета-фактуры согласно ст. 169 НК РФ:

• номер и дата;
• наименование, адрес и ИНН, КПП покупателя и продавца, грузоотправителя и грузополучателя при наличии (обратите внимание, что по новым правилам адрес надо писать строго так, как он указан в ЕГРЮЛ, проверяйте на сайте ФНС в разделе «Проверь себя и контрагента»);
• номер платежно-расчетного документа, если получен аванс в счет будущих поставок;
• наименование ТРУ и единица измерения;
• количество;
• валюта (код рубля — 643, доллара США — 840, евро — 978);
• цена за единицу измерения;
• полная стоимость;
• сумма акциза;
• налоговая ставка;
• сумма налога, предъявляемая к оплате;
• общая стоимость с учетом налогов;
• страна происхождения товара (коды устанавливаются в соответствии с классификатором ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001; если товары произведены в России, то ставится прочерк;
• номер таможенной декларации (если товар произведен не в России);
• подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного на то лица — по приказу или доверенности) — на бумажном документе; усиленная квалифицированная цифровая подпись — на электронном.

Строка счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» применяется в случае поставок по госконтракту. В правилах заполнения отдельно указывается, что строка заполняется только при наличии идентификатора. При отсутствии строка остается незаполненной (прочерк ставить не нужно).

Заполнение счета-фактуры по строкам

С 1 июля 2021 года действует новая форма счета-фактуры, добавлена новая строка 5а для реквизитов документа об отгрузке. Записи о ТРУ нужно нумеровать по порядку и ставить номер в графе 1, а вот наименование — это теперь графа 1а.

Для системы прослеживаемости товаров ввели новые графы 12, 12а и 13, где отражают единицу измерения товара, который подлежит прослеживаемости, и его количество. Если счет-фактуру составляют на бумаге по «непрослеживаемым» ТРУ, то названные графы не формируются.

Правила построчного заполнения счета-фактуры:

• первая строка — это порядковый номер документа в соответствии с установленными правилами документооборота;
• дата составления не ранее даты исходного документа;
• дата и номер исправления заполняются при необходимости;
• в строке «Продавец» указывается полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами, его ИНН и КПП;
• в строке «Адрес» указывается почтовый адрес;
• в строке 3 проставляется «он же» в том случае, если продавцом и грузоотправителем является одно и то же лицо. В противном случае необходимо указать почтовый адрес грузоотправителя. При заполнении счета-фактуры на услуги, имущественные права в этой строке ставится прочерк;
• в сроке 4 по тем же правилам пишутся данные грузополучателя;
• в строке 5 «к платежно-расчетному документу» ставится прочерк, если форма составляется при получении оплаты, частичной оплаты или в счет предстоящих поставок с применением безденежной формы расчетов;
• в строке 5а отражаются номер и дата документа (документов) об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), о передаче имущественных прав, соответствующего порядковому номеру записи, указанному в графе 1 данного счета-фактуры;
• в строках 6, 6а и 6б отразите наименование и адрес покупателя, его ИНН и КПП;
• для строки 7 коды валюты приведены выше;
• строка 8 заполняется, только если счет-фактура выставляется в рамках государственного контракта или договора (соглашения) о предоставлении субсидий из федерального бюджета, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал.

Графы заполняются следующим образом:

• в графе 1 укажите порядковый номер записи; в 1а указывается наименование ТРУ; 1б — код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС проставляется, если вы экспортируете товар в страны ЕАЭС. В иных случаях эту графу не заполняйте;
• в графе 2, 2а — единица измерения, если это возможно. Прочерк ставится при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок. Эти графы заполняются с учетом Общероссийского классификатора единиц измерения, введенного постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 366;
• в графе 3 указывается количество или объем товара. Если этот показатель не определяется или отсутствует, то необходимо поставить прочерк. Также прочерк ставится при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок;
• графа 4 (цена товара) заполняется по аналогичным правилам;
• в графе 5 отразите налоговую базу, например стоимость всего количества (объема) поставляемых товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога;
• в графе 6 при отсутствии суммы акциза делается соответствующая отметка;
• в графе 7 (налоговая ставка) по операциям, указанным в пункте 5 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, вносится запись «без НДС»;
• по аналогичным правилам заполняется графа 8;
• графа 9 заполняется на всю стоимость ТРУ с НДС либо сумму полученной предоплаты;
• в графах 10 и 10а указывается страна происхождения товаров, если это не Россия;
• графа 11 заполняется в отношении товаров (пп. «л» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры): не подлежащих прослеживаемости, если они ввезены в РФ и их таможенное декларирование предусмотрено правом ЕАЭС. В этом случае укажите в графе 11 регистрационный номер декларации; товаров, не подлежащих прослеживаемости, выпущенных для внутреннего потребления при завершении процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области. В графе 11 отразите регистрационный номер декларации; товаров, подлежащих прослеживаемости. В этом случае в графе 11 указывается регистрационный номер партии товара. В авансовом счете-фактуре в графах 10–11 можно проставить прочерки;
• графы 12, 12а и 13 заполняйте по товарам, подлежащим прослеживаемости. В графах 12 и 12а укажите единицу измерения, код и условное обозначение по ОКЕИ. Они содержатся в Перечне товаров (Письмо ФНС России от 12.05.2021 № ЕА-4-15/6469@).

Так выглядит заполненный счет-фактура при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости:

Если бланк авансовый или корректирующий, то это следует указать в документе. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. Решение вопроса, ставится ли печать на счет-фактуре, зависит от договоренности сторон: она не является обязательным реквизитом, но чаще ставится (например, по просьбе покупателя), если юрлицо, оформляющее документ, ее использует по уставу.

Все бланки хранятся в хронологическом порядке, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС. Срок хранения — 5 лет.

Распространенные ошибки в счете-фактуре

Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:

• если неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации — установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным;
• если из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана, то НДС не возместят;
• неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости приводят к тому, что точную стоимость товара определить невозможно. Таким образом, документ становится неинформативным;
• неверное исчисление НДС. Отсутствие суммы НДС вызовет вопросы у контролирующих органов.

Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.

Правила исправления ошибок

Продавец, выставивший счет-фактуру, вправе внести необходимые исправления, сделать корректировку. У покупателя такого права нет, но оно есть у продавца. Для исправления документа предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

Корректировочный счет-фактура

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) выставляют корректировочные счета-фактуры (п. 3 статьи 168 НК РФ). При корректировке необходимо соблюдать следующие правила:

• изменения согласованы с контрагентом;
• изменения вносятся в оба экземпляра;
• изменения в обязательном порядке визируются руководителем продавца или уполномоченным лицом (подпись главбуха необязательна) и заверяются печатью;
• обязательно ставьте дату коррекции.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Недавно бланк обновили: новая форма с учетом правил прослеживаемости товаров применяется с 1 июля 2021 года. Заполнить счет-фактуру несложно даже начинающему бухгалтеру, но нужно корректно отразить все обязательные реквизиты.

Порядок заполнения счета-фактуры прописан в приложении № 1 к Постановлению № 1137, а основные требования к документу — в п. 5, 6 ст. 169 НК РФ. 

5 дней
В течение этого срока нужно выставить счет-фактуры после получения предоплаты или отгрузки товара, выполнения работы, оказания услуги (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Вот как заполнить счет-фактуру нового образца по прослеживаемому товару:

1. Указать номер и дату документа.
2. Заполнить данные по продавцу — его наименование, адрес, ИНН и КПП.
3. Вписать грузоотправителя и его адрес. Если продавец и грузоотправитель — это одно и то же юридическое лицо, можно написать «Он же». Если грузоотправителем является другая организация, которая оказывает услуги по хранению отгруженной продукции, в этой строке нужно указать грузоотправителя, отправляющего товар со склада.
4. Внести данные о грузополучателе — его наименование, адрес, ИНН и КПП. Обычно грузополучателем является покупатель.
5. Заполнить графу «Документ об отгрузке и документ, подтверждающий оплату». Но только если оплата уже прошла.
6. Вписать данные покупателя — его наименование, адрес, ИНН и КПП.
7. Указать валюту. Если операция проходит в валюте Российской Федерации, нужно написать рубль и показать код этой валюты — 643.
8. Определить идентификатор государственного контракта. ИГК присваивают контрактам, которые заключили по результатам закупок в рамках Федеральной контрактной системы — закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Строки с 1 по 8 содержат реквизиты сторон сделки — наименование, адрес, ИНН, КПП и другую информацию о продавце и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе. В табличной части счета-фактуры отражаются сведения о реализуемых товарах, работах или услугах. 

Порядок заполнения табличной части такой:

1. Ставим порядковый номер.
2. Указываем название товара, работы или услуги.
3. Проставляем код единицы измерения товара. К примеру, код для штук — 796.
4. Пишем условное обозначение единицы измерения. Например, штуки.
5. Указываем количество товара.
6. Определяем цену за единицу товара.
7. Рассчитываем цену за все количество товара.
8. Указываем сумму акциза, если есть. Если нет, пишем «Без акциза».
9. Пишем ставку налога на добавленную стоимость.
10. Исчисляем сумму налога на добавленную стоимость.
11. Рассчитываем итоговую стоимость всей партии товара.

Следующий блок информации касается только товаров, подлежащих прослеживаемости. Перечень прослеживаемых товаров утвержден российским Правительством (Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110). Для такого товара нужно указать:

1. Краткое наименование страны происхождения товара.
2. Цифровой код страны-изготовителя. Коды единиц измерения и коды стран происхождения товаров можно найти в общедоступных классификаторах в Интернете.
3. Регистрационный номер таможенной декларации или регистрационный номер партии товара. Для товаров, которые подлежат прослеживаемости, указывается РНПТ — регистрационный номер партии.
4. Единицу измерения товара.
5. Код единицы измерения товара. Обычно здесь дублируют информацию из второго столбца.
6. Количество товара, который подлежит прослеживаемости. 

В строке «Всего к оплате» приводят итоговые цифры. Если в счет-фактуру включили несколько номенклатур товаров, итоговые показатели суммируются.

Как работать с системой прослеживаемости товаров в Экстерне → 

Если в счете-фактуре есть существенные ошибки, налогоплательщик не сможет принять налог на добавленную стоимость к вычету. Об этом написано в п. 2 ст. 169 НК РФ. 

Подписи в счете-фактуре

Бумажный счет-фактуру обычно подписывают руководитель и главный бухгалтер. Но могут подписать и другие лица, которым предоставили такие полномочия — и работники организации, и даже уполномоченные лица, которые не работают у налогоплательщика (п. 6 ст. 169 НК РФ). 

Счет-фактуру в электронном виде подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Подписи главного бухгалтера или другого уполномоченного лица в электронном документе нет (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Правил заполнения счета-фактуры из ПП РФ № 1137).

Поскольку на многие товары, которые подлежат прослеживаемости, счет-фактура выставляется исключительно в электронном виде, ее подписывает только директор. Отсутствие подписи главбуха в таком документе обосновано и не является нарушением. А вот одна подпись в бумажном счете-фактуре — это существенная ошибка.

Идентификация продавца и покупателя

Ошибки, которые не позволяют налоговым органам идентифицировать продавца и покупателя, тоже являются существенными. И для продавца, и для покупателя нужно указывать наименование, адрес, ИНН и КПП компании. Эта информация поможет налоговикам определить стороны сделки.

Если в графе «Продавец» вместо юридического лица указать директора, а затем адрес компании, ее ИНН и КПП, то такая ошибка будет являться существенной. Идентифицировать контрагента и понять, кто в этой ситуации является продавцом, нельзя. Это или директор, или реквизиты компании. Заявить к вычету НДС по такому счету-фактуре не получится.

Это же правило касается покупателя. В строку 6 «Покупатель» нужно включить информацию, позволяющую идентифицировать заказчика — наименование организации из учредительных документов, а не ФИО ее сотрудника (Письмо ФНС от 09.01.2017 №СД-4-3/2@). Если же сведения будут неполными или недостоверными, налоговая не примет документ и не разрешит провести вычет налога на добавленную стоимость. 

Наименование товара

Всегда обращайте внимание на наименования товара. Например, в счете-фактуре указано «Холодильник «Китчен Эйд» и дальше написана аббревиатура. Если в договоре, спецификации к договору или в товарно-транспортной накладной указан холодильник «Аристон», это будет считаться существенной ошибкой. Налоговики просто не поймут, какой товар фактически поставили, и не примут налог к вычету по такому счету-фактуре.

Еще один пример: в компании приобрели авиабилет сотруднику, а в счете-фактуре указано просто «Услуга по продаже билета». Это тоже существенная ошибка, поскольку из наименования непонятно, какой билет продали — авиабилет, железнодорожный билет или билет на автобус.

Стоимость товара

Приведем еще один пример. В цене за единицу товара указано 90 000 рублей. Всего приобрели 10 единиц товара, а итоговая стоимость — 1 000 000 рублей. По такому счету-фактуре непонятно, какой показатель правильный — цена за товар или стоимость за всю партию. Это тоже существенная ошибка.

Налоговики признают существенными ошибки в стоимости товара:

• арифметические ошибки в стоимости или в сумме налога (письмо Минфина от 19.04.2017 №03-07-09/23491);
• отсутствие данных о стоимости или сумме налога (письмо Минфина от 30.05.2013 №03-07-09/19826);
• отсутствие или неверное указание наименования и кода валюты (письмо Минфина от 11.03.2012 №03-07-08/68);
• отсутствие или неверное указание единицы измерения, количества, объема и цены, тарифа за единицу измерения (письмо Минфина от 15.10.2013 №03-07-09/43003).

Если товар без НДС, самостоятельно прописывать ставку и рассчитывать сумму налога на добавленную стоимость нельзя. А если не прописать код валюты и не указать саму валюту — рубль, налоговая не сможет установить, в каких единицах рассчитан и выписан счет-фактура. Все это существенные ошибки, из-за которых НДС не примут к вычету.

Ставка налога

Если ставка налога на добавленную стоимость по товару указана неверно, это тоже существенная ошибка. К примеру, организация закупает молоко. Ставка налога на добавленную стоимость по молоку — 10% а в счете-фактуре указали НДС 20%. Неправильная ставка приводит к неверному расчету налога на добавленную стоимость. Счет-фактуру с такой ошибкой вернут налогоплательщику, а налог на добавленную стоимость — не примут к вычету.

Заполненный счет-фактуру нужно внимательно проверять — смотреть наличие всех реквизитов, соответствие идентификационных данных продавца и покупателя, корректность ставок НДС, расчетов и итоговых сумм. Существенные ошибки не позволят налогоплательщику заявить вычет по налогу на добавленную стоимость. Если налоговики обнаружат такие ошибки в счете-фактуре, они не примут подтверждающие документы по НДС и откажут в вычете.