Служебная записка кассира об ошибке

Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку — образец ее вы найдете ниже. Зачем она нужна и что в ней должно быть написано? Ознакомимся подробнее с особенностями составления данного документа.

Кассовый чек пробит неправильно: зачем нужна объяснительная

Объяснительная записка — это документ, происходящий из сферы трудового права. В соответствии со ст. 192 ТК РФ за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работодатель вправе применять к работникам дисциплинарные взыскания. Но прежде чем принимать такие решения, он должен запросить у работника письменные объяснения по поводу совершенных действий (ст. 193 ТК РФ). Ошибка кассира при пробитии кассового чека как раз может быть примером ненадлежащего исполнения обязанностей.

Узнайте больше о порядке применения дисциплинарных взысканий по ст. 192 ТК РФ из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Применение кассовых аппаратов тесно связано с налоговыми правоотношениями. Объяснительная записка кассира — ценный источник данных при налоговой проверке магазина (и возможном судебном споре), поскольку она позволяет инспектору ФНС (или суду) установить обстоятельства неприменения ККТ в порядке, установленном законом.

Неприменение ККТ — повод считать, что налогоплательщик занизил налоговую базу, не осуществив корректную фискализацию выручки. Кроме того, неприменение ККТ — само по себе серьезное нарушение норм законодательства, регулирующего расчеты хозяйствующих субъектов с физлицами (прежде всего, закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). За такое нарушение предусмотрены серьезные штрафы.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о правовых основаниях для применения соответствующих штрафных санкций. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

ВНИМАНИЕ! Проверять пользователей ККТ налоговики будут без предупреждения.

Важно, что содержание объяснительной записки может стать аргументом, чтобы к магазину не были применены санкции.

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте, что делать, если вы обнаружили ошибку в чеке ККМ. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Рассмотрим, как правильно написать объяснительную об ошибочно пробитом чеке.

Что писать в объяснительной

В объяснительной на имя директора отражаются:

1. Сведения об адресате объяснительной (как правило, это наименование компании-работодателя, Ф.И.О. непосредственного руководителя кассира или директора фирмы).
2. Наименование документа — «Объяснительная записка о некорректно пробитом кассовом чеке».
3. Разъяснения от первого лица, содержащие:

• сведения о совершенном действии с указанием даты, времени;
• сведения о кассовом аппарате, на котором были совершены ошибочные действия (модель, заводской номер, сведения о фискальном накопителе);
• формулировки о причинах, которые побудили кассира совершить ошибки при пробитии кассового чека.

На документе проставляются дата, подпись кассира. Нелишним будет предусмотреть и графу о получении документа адресатом.

Образец объяснительной о неправильно пробитом чеке в рассмотренной нами структуре вы можете скачать по ссылке ниже:

Скачать образец

Если вы неправильно выбили сумму в кассовом чеке, формулировка в объяснительной будет отличаться. Шаблон объяснительной можно посмотреть в «КонсультантПлюс». Переходите к материалу, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

ВАЖНО! Использовать онлайн-кассу, имеющуюся на предприятии, нужно регулярно. При больших простоях в применении ККТ у налоговиков появятся основания для проведения внеплановой проверки.

Итоги

Объяснительная записка — инструмент из трудового права. Но на практике он играет значимую роль при выяснении обстоятельств налоговых правонарушений и нарушений законодательства о применении ККТ и даже может спасти от штрафов. О том, как писать объяснительную записку, мы подробно рассказали в данной статье. 

Узнать больше о разрешении проблемных ситуаций, связанных с применением онлайн-касс, вы можете в статьях:

• «Неправильно пробит чек по онлайн-кассе — что делать»;
• «Забыли пробить чек при оплате картой — что делать».

0

При проведении расчетов с применением ККТ продавец обязан выдать покупателю кассовый чек (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Но бывают ситуации, когда кассир пробивает ошибочный чек (например, в чеке указывается неправильная сумма или неверная форма расчета). Способ исправления чека, содержащего ошибки, будет зависеть от версии форматов фискальных документов ККТ (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@).

Ошибочно пробитый чек: как оформить для ФФД 1.1

Для ККТ с версией ФФД 1.1, позволяющей формировать чек коррекции, допущенная ошибка в кассовом чеке должна быть исправлена оформлением чека коррекции (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@). Чек коррекции составляется после формирования отчета об открытии смены и до формирования отчета о закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Для исправления ошибки сначала необходимо будет сформировать кассовый чек коррекции, позволяющий идентифицировать расчет, в отношении которого производится корректировка, с признаком расчета «возврат прихода». Также в чеке коррекции указываются тип коррекции, описание коррекции, дата совершения корректируемого расчета, а также ошибочные данные (те же что и в первоначальном кассовом чеке). Далее формируется другой кассовый чек коррекции с признаком расчета «приход», содержащий уже правильные данные (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@).

Каждую корректируемую сумму расчета надо отражать в чеке коррекции отдельной строкой.

Ошибочно пробитый чек: как оформить для ФФД 1.05

Для того чтобы исправить ошибочно пробитый чек на ККТ с версией ФФД 1.05, необходимо вначале сформировать кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода». Этот чек позволяет идентифицировать расчет, подлежащий корректировке, и в нем указываются те же данные, что и в ошибочном чеке. Далее нужно будет пробить новый кассовый чек с признаком расчета «приход», но уже содержащий верные данные (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@, абз. 8 п. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Примеры оформления чеков при исправлении различных ошибок вы можете посмотреть в нашей статье.

Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку (образец)

В настоящее время, как и ранее, при обнаружении ошибок в кассовых чеках кассир пишет объяснительную записку.

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от имени сотрудника, совершившего ошибку. В записке указывается номер применяемой ККТ, дата и время формирования неверного чека, описание ошибки и причины ее совершения. Также записка должна содержать подпись лица, написавшего ее, и дату составления.

Образец объяснительной записки кассира можно посмотреть ниже:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Что нужно сделать для того чтобы избежать административную ответственность за неприменение ККТ мы уже писали в нашей статье.

Как именно пробить чек коррекции достаточно подробно расписано в Письме ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@ «Об особенностях формирования кассового чека коррекции».

В нашей сегодняшней статье мы хотели бы сделать упор на документы, которые должны вместе с чеком коррекции обязательно быть отправлены в ФНС.

Ведь согласно Примечанию статьи 14.5 КоАП РФ юридическое лицо или ИП будут освобождены от ответственности за неприменение ККТ если:

1. во-первых, обратятся в налоговый орган раньше, чем сам налоговый орган обнаружит правонарушение и,
2. во-вторых, по представленным документам можно будет точно установить событие правонарушения.

Итак, если при поступлении денежных средств от покупателя наличными или безналичным путем не был пробит своевременно кассовый чек, то формируем чек коррекции и составляем к нему следующие документы:

1. Акт или служебная записка, в которой кассир подробно поясняет причину непробития чека. Пример служебной записки приведен ниже;
2. Заявление, в котором организация или ИП добровольно сообщает о неприменении ККТ. Такое заявление, согласно Приказу ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/483@ должно быть предоставлено в срок не позднее трех рабочих дней с момента составления чека коррекции до момента вынесения постановление об административном правонарушении со стороны налоговой инспекции. Пример заявление также приведен ниже.

Пример служебной записки о неприменении ККТ

Пример Заявления в ИФНС о неприменении ККТ

Звоните по тел. (495) 661-35-70, рассчитаем стоимость бухгалтерского обслуживания вашей компании, окажем бухгалтерские услуги.

Автор: Антонова Алёна

Если чек пробит позже: Письмо в ИФНС О допущенном нарушении применения ККТ и его исправлении

НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ!

ИФНС № ___ по г. Москве

от

ООО_________________

«___»_________________20__г.

«О допущенном нарушении

применения ККТ и его исправлении»

ООО «_______________________» ИНН __________________, применяющая _________________систему налогообложения,

использует ККТ с регистрационным номером ККТ _________________________ и заводским

номером экземпляра фискального накопителя _____________________________в режиме передачи

фискальных данных (формат 1.05(?)).

«___»__________________ 20____г. в __ часов ____ минут по адресу:

_________________________проведена продажа товара ____________________ ___ штук на сумму ___________ рублей.

Товары находятся в собственности продавца. Оплата за покупку осуществлена наличными денежными средствами. При продаже не был сформирован и выдан клиенту кассовый чек.

При обнаружении ошибки кассиром «___»____________________20___г. в __ часов ___ минуты сформирован кассовый чек коррекции (копия чека приложена к письму).

В случае необходимости готовы представить дополнительные пояснения.

Руководитель ____________________________/__________________________/

Планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» определено, что для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в ККТ предназначен счет 50 «Касса». Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денег в валюте РФ на расчетных счетах компании, открытых в кредитных организациях. Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении средств, внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению. Счет 57 «Переводы в пути» используется, если компания получит информацию о таких оплатах от покупателей. Оприходование выручки будет отражаться проводками:

Дебет 50 «Касса»   Кредит 90-1 «Продажи»
— на сумму выручки, полученной наличными средствами от покупателей в кассу организации (в день поступления денег);

Дебет 51 «Расчетный счет»   Кредит 90-1 «Продажи»
— на сумму выручки, полученной от покупателей на расчетный счет (в день поступления денег).

Суммы выручки, о которых стало известно до поступления на расчетный счет, отражаются с применением счета 57 «Переводы в пути»:

Дебет 57 «Переводы в пути»   Кредит 90-1 «Продажи»
— на сумму выручки на основании сообщения покупателя о произведенной оплате;

Дебет 51 «Расчетный счет»   Кредит 57 «Переводы в пути»
— на сумму, поступившую на расчетный счет на дату зачисления.

Следовательно, при применении онлайн-кассы для отражения приема средств применяются счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 57 «Переводы в пути».

При применении ККТ необходимо пробивать кассовый чек, в котором в соответствии с пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» должны содержаться, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ, обязательные реквизиты, в частности, форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также суммы оплаты.

По окончании проведения кассовых операций и на основании чеков могут оформляться кассовые документы. Поступающие в кассу наличные учитываются в кассовой книге на основании приходных ордеров, денежные средства, полученные от покупателей в безналичном порядке – не отражаются.

Читайте также «Кассовый чек в электронной форме»

Ошибка в форме расчета

Вроде бы все ясно и понятно, но что делать, если кассир совершил ошибку и, пробивая чек, выбрал форму расчета «наличные деньги» вместо безналичного порядка?

В конце смены кассир сформировал z-отчет и сдал его вместе с деньгами бухгалтеру. Бухгалтер, ответственный за оприходование средств в кассу, обнаружил ошибку, и при заполнении приходного кассового ордера и кассовой книги помарка была учтена, в кассовой книге были отражены правильные суммы по счету 50 «Касса».

Бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов, проводки по счету 50 «Касса» формируются на основании кассовой книги, счет 51 «Расчетный счет» – на основании выписки банка, счет 57 «Переводы в пути» – данных, полученных от покупателей.

В этот день иных поступлений, кроме выручки от физических лиц, полученных как наличными, так и в безналичном порядке, отправленных с помощью электронных средств платежа, не было и при формировании проводок бухгалтер взял за основу z-отчет кассира, в котором содержались ошибки.

Исправление ошибок в учете регулируется Приказом Минфина России от 28 июня 2010 года № 63н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности” (ПБУ 22/2010)». Соответственно, выявив ошибки, бухгалтер либо вносит исправления в проводки сторнировочной записью, либо делает обратную проводку и переносит ошибочную сумму с наличных на безналичные Дебета 51 «Расчетный счет» Кредита 50 «Касса». Исправление ошибок в учете оформляется бухгалтерской справкой.

Чек коррекции

С бухгалтерскими проводками разобрались, а что делать кассиру, когда ошибка в чеке есть и ее нужно исправлять? Напомню, для покупок, оплачиваемых наличными денежными средствами, применяется форма расчета «Сумма по чеку наличными», для покупок, поступивших на расчетный счет с применением электронных средств платежа (банковских платежных карт, электронных кошельков, банковских переводов через онлайн-банкинг, переводов со счетов мобильных телефонов) применяется форма расчетов «Сумма по чеку электронными». Любые ошибки в чеке нужно исправить.

Письмо ФНС России от 6 августа 2018 года № ЕД-4-20/15240@ «Об особенностях формирования кассового чека коррекции» содержит информацию об исправлении таких неточностей. Если ККТ позволяет формировать чек коррекции, то ошибка в форме расчета должна будет исправлена именно чеком коррекции, это обязательно для версии форматов фискальных документов (ФФД) 1.1. Для остальных ФФД (1.0 и 1.05) в связи с техническими особенностями указанные реквизиты носят рекомендательный характер. Если ККТ не позволяет формировать кассовый чек коррекции, то исправить ошибку возможно путем создания кассового чека с признаком расчета «возврат прихода».

Читайте также «Кассовый чек дополнят новым реквизитом»

Объяснительная записка

В соответствии с пунктом 4 статьи 4.3 Закона № 54-ФЗ при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, печатается кассовый чек коррекции после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены.

За нарушение порядка применения ККТ предусмотрена административная ответственность, однако лицо, заявившее в налоговый орган в письменной форме об ошибках в чеках ККТ, может быть освобождено от ответственности на основании статьи 14.5 КоАП РФ.

В чеках коррекции содержатся реквизиты: тип коррекции, основание для исправления, описание коррекции, дата совершения корректируемого расчета.

Как ранее, так и сейчас при обнаружении ошибок, в том числе в кассовых чеках, дополнительно к отчетам, используемым при применении ККТ, кассиром составляется объяснительная записка. Эта бумага не является обязательным первичным документом, но тем не менее должна быть заполнена.

Объяснительная записка может быть написана в форме заявления на имя генерального директора организации, содержать подпись лица, его написавшего, и дату составления. В записке указывается сотрудник, совершивший ошибку, называются дата и время формирования неверного чека с указанием номера применяемой ККТ, также должна присутствовать информация с описанием самой ошибки и указанием причины ее совершения.

Таким образом, ошибки в чеках в реквизите формы расчетов можно исправить с применением чека коррекции. Кассир должен составить объяснительную записку, и если ошибки возникли в проводках, то они должны быть исправлены по правилам бухгалтерского учета. В то же время, если при формировании проводок бухгалтер в качестве оснований будет использовать кассовые документы, банковские выписки, то ошибок в бухгалтерском учете возникнуть не должно.

Читайте также «Чеки ККТ при выплатах по ГПД и подотчетных сумм»