Типичные ошибки при составлении штатного расписания - Ремонт и установка крупной бытовой техники

Сколько времени должность может быть вакантной должности. Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания Нормативная база.

Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания

Бусыгина Ю. О.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

Есть ли в организации штатное расписание.
Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
На какой период утверждено штатное расписание.
Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Работодатель обязан предлагать свободные должности при сокращении штата сотрудников

Верховный Суд в Определении № 53-КГ20-15-К8 разобрался, может ли работодатель уволить сотрудника в связи с сокращением численности штата, не предложив ему альтернативные свободные вакансии.

Обстоятельства увольнения сотрудника

С 15 августа 2002 г. Дмитрий Билык работал в ФГУП «Горно-химический комбинат» в различных должностях. Между сторонами в письменном виде заключались трудовые договоры. С 13 ноября 2017 г. мужчина был переведен на должность слесаря-ремонтника.

2 октября 2018 г. генеральным директором комбината был издан приказ о сокращении штата работников, которым из штатного расписания исключен ряд должностей, в том числе занимаемая Дмитрием Билыком. Пунктом 2.4 приказа и.о. заместителя генерального директора по управлению персоналом было поручено обеспечить письменно под роспись предложение каждому работнику, занимающему сокращаемую должность, другой имеющейся на предприятии работы (как вакантной должности или работы, соответствующей квалификации работника, так и вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы). В тот же день Дмитрию Билыку было вручено уведомление о предстоящем увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК в связи с сокращением занимаемой им штатной должности.

В дальнейшем была создана комиссия по определению преимущественного права на оставление на предприятии сотрудников, занимающих сокращаемые должности. Комиссия определяла работников, запрет на увольнение которых установлен законом, а также рекомендовала работников на занятие имеющихся на предприятии вакансий.

8 октября 2018 г. в адрес председателя первичной профсоюзной организации комбината и директора КГКУ «Центр занятости населения ЗАТО г. Железногорска» были направлены сообщения о возможном расторжении трудовых договоров с работниками предприятия, в том числе с Дмитрием Билыком. В этот же день на заседании комиссии были рассмотрены личные дела работников, чьи должности подлежали сокращению. Комиссия не установила наличие оснований для оставления их на работе, отметив, что из штатных расписаний подразделений предприятия исключались все единицы конкретных должностей, а не часть из них. В дальнейшем Дмитрию Билыку сообщалось об отсутствии на предприятии вакантных должностей или работы, соответствующих его квалификации, а также вакантных нижестоящих должностей или нижеоплачиваемой работы, которые он может выполнять с учетом имеющейся у него квалификации и состояния здоровья.

16 ноября 2018 г. мужчина сообщил в письменной форме работодателю о том, что он является членом первичной независимой профсоюзной организации «Солидарность», и просил запросить у профсоюзной организации мотивированное мнение по вопросу его увольнения, что и было сделано. Профсоюз не дал согласия на увольнение Дмитрия Билыка, поскольку работодателем при проведении процедуры увольнения нарушены требования трудового законодательства. Председатель профсоюзной организации направил генеральному директору комбината свое мотивированное мнение в письменной форме, в котором в том числе указывалось на то, что отсутствие в период со 2 октября 2018 г. вакантных должностей не подтверждено, а потому допущено нарушение требований ст. 180 ТК.

Стороны провели дополнительную консультацию, однако соглашения не достигли, Дмитрий Билык был уволен с работы с 10 декабря 2018 г. по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК.

Суды посчитали, что нарушений трудового законодательства нет

Мужчина обратился в Железногорский городской суд Красноярского края с иском к комбинату. Он попросил суд восстановить его на работе в должности слесаря-ремонтника, взыскать с ответчика в его пользу средний заработок за время вынужденного прогула в размере около 41 тыс. руб., компенсацию морального вреда в сумме 100 тыс. руб., расходы на оплату услуг представителя – 30 тыс. руб. и услуг нотариуса – 1500 руб.

Суд установил, что в период со 2 октября по 10 декабря 2018 г. имелись три вакантные должности, однако согласно протоколам заседания комиссии они были предложены иным сокращаемым работникам. 7 ноября, 12 декабря 2018 г., а также 10 января 2019 г. Горно-химическим комбинатом в КГКУ «Центр занятости населения ЗАТО г. Железногорска» были представлены сведения о потребности в работниках, о наличии в период с октября по декабрь 2018 г. вакантных должностей водителя автомобиля (легковой, служебный) и инспектора.

Суд первой инстанции отметил, что факт сокращения на предприятии должности слесаря-ремонтника, которую занимал Дмитрий Билык, действительно имел место, о предстоящем сокращении он был уведомлен надлежащим образом и в установленный законом срок, вакантных должностей или работы, соответствующих его квалификации, а также вакантных нижестоящих должностей или нижеоплачиваемой работы, которые он мог выполнять с учетом его образования, квалификации, опыта работы и состояния здоровья, у работодателя не имелось. По мнению суда, ответчик своевременно уведомил о предстоящем сокращении штата работников профсоюзную организацию и службу занятости населения, и, кроме того, порядок учета мотивированного мнения профсоюзной организации ответчиком соблюден, а потому у работодателя были основания для увольнения Билыка по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК в связи с сокращением занимаемой им должности.

Отклоняя довод истца о нарушении работодателем положений ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК, регламентирующих порядок увольнения работников в связи с сокращением занимаемых ими должностей, так как на предприятии в период проведения мероприятий по сокращению штата работников имелись вакантные должности, однако они не были предложены Билыку, суд сослался на то, что действующим законодательством порядок предложения работникам вакантных должностей не регламентирован, право решать, кому из сокращаемых работников предложить занять вакантную должность, принадлежит работодателю.

Суд первой инстанции счел, что поскольку вакантные должности были предложены работодателем другим сокращаемым работникам, давшим согласие на их замещение, то у работодателя не имелось обязанности предлагать их Билыку. Эти обстоятельства не свидетельствуют о нарушении трудовых прав истца и о несоблюдении работодателем процедуры расторжения трудового договора при увольнении работника.

Суд апелляционной инстанции согласился с выводами суда первой инстанции и их правовым обоснованием. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции признал выводы правильными.

ТК не предполагает право работодателя выбирать, кому предложить вакантную должность

Дмитрий Билык обратился с кассационной жалобой в Верховный Суд. Изучив материалы дела, ВС сослался на ряд определений КС, согласно которым принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников организации, в том числе о сокращении вакантных должностей, относится к исключительной компетенции работодателя. При этом расторжение трудового договора с работником в связи с сокращением численности или штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса) допускается лишь при условии соблюдения порядка увольнения и гарантий, предусмотренных в ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 179, ч. 1 и 2 ст. 180 ТК.

Кроме того, Верховный Суд сослался на п. 29 Постановления Пленума ВС от 17 марта 2004 г. № 2, согласно которому в соответствии с ч. 3 ст. 81 Трудового кодекса увольнение работника в связи с сокращением численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Судам следует иметь в виду, что работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. При решении вопроса о переводе работника на другую работу необходимо также учитывать реальную возможность работника выполнять предлагаемую ему работу с учетом его образования, квалификации, опыта работы.

ВС указал, что обязанность предложить все имеющиеся у работодателя в данной местности вакантные должности, соответствующие квалификации работника, а также вакантные нижестоящие должности или нижеоплачиваемую работу императивно установлена нормами трудового законодательства, которые работодатель в силу абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК должен соблюдать. Являясь элементом правового механизма увольнения по сокращению численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК), указанная гарантия наряду с установленным законом порядком увольнения работника направлена против возможного произвольного увольнения работников в случае принятия работодателем решения о сокращении численности или штата работников организации. Обязанность работодателя предлагать работнику вакантные должности, отвечающие названным требованиям, означает, что работодателем работнику должны быть предложены все имеющиеся у работодателя в штатном расписании вакантные должности как на день предупреждения работника о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работников, так и образовавшиеся в течение периода времени с начала проведения работодателем организационно-штатных мероприятий (предупреждения работника об увольнении) по день увольнения работника включительно.

При этом, заметил ВС, установленная трудовым законодательством обязанность работодателя предлагать работнику, должность которого подлежит сокращению, все имеющиеся вакантные должности, соответствующие квалификации работника, а также вакантные нижестоящие должности или нижеоплачиваемую работу не предполагает право работодателя на выбор работника, которому следует предложить вакантную должность. Работодатель обязан предлагать все имеющиеся вакантные должности всем сокращаемым работникам, в противном случае нарушается один из основных принципов правового регулирования трудовых отношений – принцип равенства прав и возможностей работников, закрепленный в ст. 2 ТК, и запрет на дискриминацию в сфере труда.

Суд указал, что первая и апелляционная инстанции не учли, что нормами трудового законодательства установлена обязанность, а не право работодателя при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации предложить работнику все имеющиеся у работодателя вакантные должности, соответствующие квалификации работника, вакантные нижестоящие должности или нижеоплачиваемую работу, и эта обязанность не предполагает наличие у работодателя права выбора, кому из работников, должности которых подлежат сокращению, предложить эти вакантные должности. Работодатель обязан предложить всем работникам, чьи должности подлежат сокращению, все имеющиеся вакантные должности, соответствующие квалификации этих работников, вакантные нижестоящие должности или нижеоплачиваемую работу и в случае, если несколько работников претендуют на одну вакантную должность, решить вопрос с учетом положений ст. 179 ТК (о преимущественном праве на оставление на работе при сокращении численности или штата работников) о том, кого из них перевести на эту должность.

Как следствие, заметил ВС, нельзя признать правомерным и вывод судебных инстанций о том, что поскольку вакантные должности были предложены другим сокращаемым работникам, давшим согласие на их замещение, то у работодателя не имелось обязанности предлагать их Дмитрию Билыку.

По данному делу, посчитал Суд, с учетом исковых требований, возражений ответчика относительно иска и норм материального права, регулирующих спорные отношения, юридически значимым являлось установление следующих обстоятельств: имелись ли на предприятии как на момент уведомления Дмитрия Билыка о сокращении занимаемой им должности слесаря-ремонтника, так и на протяжении всего периода проведения работодателем организационно-штатных мероприятий, связанных с сокращением занимаемой им должности, по день его увольнения вакантные должности, соответствующие квалификации Дмитрия Билыка, а также вакантные нижестоящие должности или нижеоплачиваемая работа; если такие должности имелись, то предлагались ли они работнику.

ВС обратил внимание, что в нарушение положений ст. 67 ГПК не получил правовой оценки и приказ о сокращении штата работников, согласно п. 2.4 которого работодатель обязан был обеспечить предложение (письменно под роспись) каждому работнику, занимающему сокращаемую должность, другой имеющейся на предприятии работы.

Таким образом, Суд отменил решения нижестоящих инстанций и направил дело на новое рассмотрение в Железногорский городской суд.

Эксперты поддержали определение ВС

Юрист, эксперт по трудовому праву Елена Карсетская указала, что ТК в целом, довольно строго регулируя процедуру сокращения штата, четко не устанавливает порядок предложения увольняемым работникам вакансий. Частью 3 ст. 81 ТК РФ определено, что работнику надо предложить все подходящие вакансии, которые есть у работодателя в данной местности. «А как быть, если под сокращение попадает пять работников одинаковой квалификации, а у работодателя только одна вакансия? Определять преимущественное право кого-либо из работников на занятие этой вакансии ТК РФ не обязывает. Довольно продолжительное время применялась позиция, в соответствии с которой работодатель был вправе самостоятельно решать, какому конкретно работнику предложить вакантную должность. Суды с данной позицией чаще всего соглашались», – указала юрист.

Однако, заметила она, после выводов, изложенных в Обзоре практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя, очевидно, что ситуация меняется. ВС РФ решил, что работодатель должен предложить имеющиеся вакансии всем работникам, и если на одну вакансию будет претендовать несколько человек, то работодателю надо будет устанавливать преимущественное право работников на занятие этой вакантной должности. «Именно эту позицию ВС повторил в данном определении. Безусловно, такой подход для работодателей невыгоден, поскольку лишает возможности оставить на работе того сотрудника, в котором организация заинтересована в большей степени», – подчеркнула Елена Карсетская.

Управляющий партнер АБ Ольги Башковой Ольга Башкова согласилась, что за работодателем действительно закреплена обязанность предлагать все имеющиеся вакантные должности, а не его право выбирать, кому из работников предложить ту или иную вакантную должность. «В данном деле позиция работодателя отчасти понятна. Но вот непонятно, почему профсоюзная организация, входящая в состав предприятия работодателя, сочла действия работодателя верными. Огорчает, что профсоюз так недобросовестно защищает права работников и, более того, отстаивает позицию работодателя», – заметила адвокат.

Ольга Башкова подчеркнула, что ВС является не только судом, где могут признавать неверными решения нижестоящих судов по каким-либо «громким» делам, к его задачам относится также разрешение социально значимых ситуаций, одной из которых и является гарантии работника иметь равные возможности на реализацию своих трудовых прав. «Также очень печально, что нижестоящие суды предоставили Верховному Суду решить такой простой вопрос. Не усматривается принцип равенства и справедливости, когда работодатель предлагает не всем работникам вакантную должность. На мой взгляд, это элементарно. Такие вакантные должности работодатель обязан предлагать всем без какой-либо первоначальной выборки, а уже в случае получения по такому предложению согласия нескольких работников – определять по принципу преимущественного права. В этом и состоит принцип справедливости», – резюмировала адвокат.

Юрисконсульт ООО «ЛитРес» Екатерина Сухова заметила, что в последнее время складывается позитивная практика по обжалованию работниками судебных актов по трудовым спорам в Верховном Суде. «Если работодатель для решения кадровых вопросов использует механизм сокращения численности или штата работников, то работник должен быть защищен от злоупотребления работодателем данным механизмом, ведь цель сокращения штатных единиц – это ведение эффективной экономической деятельности, а не увольнение сотрудников. Поэтому при проведении процедуры сокращения гарантии работников не должны быть нарушены», – заметила она.

«К сожалению, суды нижестоящих инстанций, в которые обратился работник за защитой своего права, не изучили должным образом, были ли предложены какие-либо должности, имелись ли вакантные должности у работодателя, а также не была принята во внимание оценка профсоюза, тем более что бремя доказывания этих обстоятельств лежит на работодателе. И самая главная ошибка судов, на мой взгляд, в том, что они принимали решения, исходя из позиции о праве работодателя предлагать вакантные должности, в то время как такое предложение является их прямой обязанностью», – резюмировала Екатерина Сухова.

Источник

22.10.2020

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Содержание

Что такое штатное расписание
Форма штатного расписания
Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Требования к штатному расписанию
Ошибки при составлении штатного расписания
Как утвердить штатное расписание
Как внести изменения в штатное расписание
Периодичность составления документа и сроки хранения
Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

ТК РФ в статье 15;
ТК РФ в статье 57;
Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
Данные о структуре компании, если она имеется;
Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:

Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
Нужно указать сведения о структуре компании;
Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Наиболее простой вариант выполнить перечисленные требования — загрузить бланк формы Т-3 и заполнить имеющиеся графы. Хотя каждый руководитель негосударственной компании имеет право разработать и принять ШР по собственной форме.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
Ставить печать на ШР не нужно;
Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

Появились новые или были упразднены старые должности;
Названия должностей изменились;
Претерпела изменения внутренняя структура компании;
Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Изменения в «штатку» вносятся двумя способами:

Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Если изменения в документе минимальны, можно использовать второй вариант. В случае, если объем поправок велик, лучше составить и утвердить новый документ.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Форма штатного расписания Т-3 и образец заполнения документа приведены на скриншоте ниже.

Образец заполнения формы штатного расписания Т-3

Рассмотрим наиболее важные моменты:

Название компании, по которой составляется «штатка» указывается точно так, как записано в регистрационных документах, отправленных в налоговую службу;
В графе код ОКПО указывается 8 цифр, которые можно посмотреть в информационном письме, полученном из подразделения госстатистики, где проходила регистрация;
Первому Ш Р присваивается цифра 1, после чего обычно применяется сквозная операция документов по мере принятия новых версий;
В графе Дата указывается дата составления документа. Обратите внимание, что оно может быть введено в действие не в тот же день, когда составлено. Дата ввода в действие соответствует дате принятия приказа (либо отдельной дате, указанной в самом приказе);
В графе На период можно указать промежуток времени, в течение которого действует документ. Но так как законодательством предельный срок действия ШР не предусмотрен, графу можно не заполнять.
В графе Утверждено указываются реквизиты приказа руководителя, которым введет в действие текущий документ. Обратите внимание, что в этом же разделе документа у3казывается общее количество штатных единиц на предприятии.

После заполнения шапки вносятся сведения в таблицу. Особенности следующие:

В колонке 1 и 2 указывается название подразделения, а рядом — его код. Рекомендуется присваивать коды подразделениям так, чтобы по ним можно было понять порядок подчинения и составить представление о структуре организации.
В колонке 3 указывается название должности. Также нужно написать требуемый разряд, категорию сотрудника, уровень его квалификации. Нельзя применять сокращения при написании названий должностей.
В колонке 4 указывается количество единиц, предусмотренных штатом. Обратите внимание, что в некоторых случаях указываются неполные единицы. Например, когда работник будет работать на полставки и т. п.
В колонках 5−8 указывается размер оплаты труда с учетом надбавок.
В графе 9 указывается общая сумма оплаты труда, если указаны надбавки.

«Мегаконсалт» — комплексное

Не знаете, как составить штатное расписание на предприятии? Хотите получить консультации по ведению кадрового учета? Или передать его аутсорсинговой компании? Обращайтесь в «Мегаконсалт». Мы возьмем на себя оформление необходимых документов и обеспечим ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства.

Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»

Подписаться на нашу рассылку

Источник

Трудовой кодекс хотя и не обязывает составлять штатное расписание, все же на него ссылается в ст.15 и 57, а значит нужно, чтобы этот документ был в компании. Также думают и инспекторы ГИТ. При проверке они внимательно изучают «штатку» и если находят ошибки, могут сделать замечание или даже оштрафовать организацию. В статье обсудим в чем ошибаются специалисты при составлении штатного расписания и как исправить ошибки.

Какие могут быть ошибки в штатном расписании

Ошибки при составлении штатного расписания делятся на два типа: в содержании документа и при заполнении. Также можно выделить общие ошибки при формировании самого документа, например, когда кадровый специалист или бухгалтер составляет каждый раз новое штатное расписание на год или когда у компании есть филиалы, для каждого составляют свою «штатку».

Если в компании не переименовывали подразделения или названия должностей, не происходила реструктуризация, не сокращали работников, не пересматривали условия труда, связанные с заработной платой, то менять штатное расписание не нужно.

Составлять отдельное для филиалов тоже не нужно, потому что они не являются самостоятельными юридическими лицами (ч.3 ст. 55 ГК РФ), даже если у их руководителей есть право лично утвердить и ввести штатное расписание. В графе «Наименование организации» указывают название головной компании, а в графе «Структурное подразделение» — название филиала.

Ошибки в содержании «штатки»

Чаще всего составители документа допускают следующие ошибки в штатном расписании:

Внештатники в «штате». Не нужно вносить в штатное расписание должности людей, которые работают в компании не по трудовому договору.

Совет

Если нужен человек на время, можно ввести в «штатку» требуемую должность и даже не указывать, что она временная, или обозначить срок в примечании, но лучше заключить договор ГПХ. Главное, чтобы он не содержал признаки трудового.

2. Неучтенные совместители. Сотрудников, которые трудятся по совместительству нужно включать в штатное расписание предприятия, потому что договор у них трудовой.

3. Неправильное наименование должностей. Законодательство не запрещает вводить в «штатку» свои наименования должностей (профессий). Но если они предполагают получение льгот, или в компании есть подразделения с вредными и опасными условиями труда, то названия должны соответствовать нормативным актам:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
Квалификационный справочник должностей (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
ЕТКС по отраслям;
Профстандарты.

Обратите внимание! Когда в организации работает больше 50 человек, обязательно нужен специалист
по охране труда (ст. 217 ТК РФ). Если в штатном расписании этой должности не будет, у проверяющих могут возникнуть вопросы. В случае, когда руководитель не планирует расширять штат, можно обратиться к аутсорсинговой компании за услугами такого специалиста.

Обо всех изменениях по охране труда узнайте в нашем курсе.

4. «Вакантные» должности отсутствующих работников. Если в штатном расписании появились вакантные должности, то необязательно сразу их удалять, они могут понадобиться позже. Но если нужно убрать их, то сначала стоит проверить, действительно ли они не заняты. Например, должность может занимать молодая мама в декрете или сотрудник на длительном больничном.

По закону за ними сохраняется место (ст. 183, 256 ТК РФ), даже если обязанности перераспределили на других сотрудников, а значит, считать такую должность вакантной будет ошибкой.

5. Только полные штатные единицы. Во многих компаниях есть работники, которые работают неполный день: совместители или те, кто ухаживает за малышом.
Не вносить их в штатное расписание — это ошибка.

В графе «Количество штатных единиц» нужно проставить 0,5, 0,25 и т.д. Иногда указывают полную единицу, когда предполагается взять еще одного работника на полставки. Если работодатели заранее предусматривают вакантные места, то каждый месяц придется сдавать отчет о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей в центр занятости (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Читайте о том, как установить работнику неполное рабочее время.

Важно! При подсчете нельзя округлять количество штатных единиц. Если есть несколько неполных единиц по одной должности, нужно записывать столько, сколько получилось. Также нельзя ставить неполный оклад для таких штатных единиц. В графе «Тарифная ставка» нужно прописать все полностью как для целой единицы, а в графе «Всего» уже можно указать пропорциональную сумму.

6. Зарплатная «вилка». Работникам с одинаковыми должностями нельзя устанавливать разные оклады. Оклад — фиксированная сумма за месяц без надбавок и доплат (ст. 129 ТК РФ). Если указать разные суммы, то придется объясняться с контролирующими органами. Регулировать разницу можно надбавками (Письмом Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Когда у работников с одинаковыми должностями разные обязанности, объем работы и ответственность, например бухгалтер по зарплате и по реализации, в этом случае разные оклады можно обосновать.

7. Часовая ставка. Если у работников почасовая оплата, то будет ошибкой указать их ставку за час в графе «Оклад», потому что как такового оклада у них нет. В этом случае ставится прочерк, в примечании указывают, что оплата почасовая. Также нельзя вместо конкретной суммы в графе «Оклад» ссылаться на трудовой договор.

О том, как выбрать оптимальную систему оплаты труда, читайте в статье.

8. Надбавки в сумме оклада или оклад ниже МРОТ. Ошибка в окладе в штатном расписании — когда указывают сумму с учетом северных коэффициентов. Так делать нельзя, потому что коэффициенты начисляются не на оклад, а на всю зарплату в целом (ст. 129 и 315 ТК РФ).

Иногда в графе «Оклад» ставят сумму меньше МРОТ без всяких обоснований. Так тоже нельзя, за исключением случая, когда оклад вместе с надбавками составляет сумму большую, чем МРОТ.

9. «Режим многозадачности». Иногда работодатели хотят сэкономить и не вводят в «штатку» некоторые должности, а обязанности стараются распределить по другим сотрудникам. Это тоже ошибка. Нельзя заставить человека выполнять работу по той должности, которой нет в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибки при заполнении

Может быть допущена ошибка в штатном расписании при заполнении своей формы: неправильные реквизиты или отсутствие их части. Чтобы заполнить корректно, нужно ориентироваться на ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, там указывается, какие данные должны быть.

Если компания использует форму Т-3, то в ней уже есть все необходимое. Но даже в ней ошибаются. Например, когда пишут «б/н» или номер через «/». Или когда указывают дату введения в действие раньше, чем дату утверждения. Или не учитывают двухмесячный период для предупреждения сотрудников.

Также будет ошибкой указать должность не на русском языке или поставить рядом ФИО сотрудника. Для последнего есть другой документ: штатная расстановка.

Ошибка в штатном расписании: как исправить

Для исправления ошибки в штатном расписании есть два способа:

если неправильно внесли информацию в одну из граф, издают приказ о корректировке «штатки», все изменения указывают в самом приказе. В примечании ставят только его дату и номер;
если много ошибок, утверждают новую редакцию документа.

Любую ошибку следует исправить и сделать это лучше до того, как ее найдет проверяющий.

Какие обязательные кадровые документы должны быть в компании, как их составить и какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадрам, узнаете на нашем авторском курсе.

Источник

Скачайте образец приказа штатного расписания и чек-лист для самопроверки. Разберем главные правила

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367).
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;

на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

Есть ли в организации штатное расписание.
Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
На какой период утверждено штатное расписание.
Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика
509.8 КБ

Скачать

Какие могут быть ошибки в штатном расписании

Ошибки в содержании «штатки»

Чаще всего составители документа допускают следующие ошибки в штатном расписании:

Внештатники в «штате». Не нужно вносить в штатное расписание должности людей, которые работают в компании не по трудовому договору.

Совет

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
Квалификационный справочник должностей (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
ЕТКС по отраслям;
Профстандарты.

Обо всех изменениях по охране труда узнайте в нашем курсе.

Читайте о том, как установить работнику неполное рабочее время.

О том, как выбрать оптимальную систему оплаты труда, читайте в статье.

Ошибки при заполнении

Ошибка в штатном расписании: как исправить

Для исправления ошибки в штатном расписании есть два способа:

если неправильно внесли информацию в одну из граф, издают приказ о корректировке «штатки», все изменения указывают в самом приказе. В примечании ставят только его дату и номер;
если много ошибок, утверждают новую редакцию документа.

Любую ошибку следует исправить и сделать это лучше до того, как ее найдет проверяющий.

Главная
Правовые ресурсы
Подборки материалов
Ошибки при составлении штатного расписания

Ошибки при составлении штатного расписания

Подборка наиболее важных документов по запросу Ошибки при составлении штатного расписания (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Штатное расписание:
Вакантная должность в штатном расписании
Введение новой должности в штатное расписание
Вилка в штатном расписании
Внесение изменений в штатное расписание
Внешние совместители в штатном расписании
Ещё…

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Ошибки при составлении штатного расписания

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписаниеПоэтому, в связи с тем что филиалы, так же как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями организации, а штатным расписанием оформляется структура и штатный состав всей организации (с указанием ее составных), составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям юридического лица (далее — головной организации) и филиалов) неверно.

Нормативные акты: Ошибки при составлении штатного расписания

22.10.2020

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Содержание

Что такое штатное расписание
Форма штатного расписания
Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Требования к штатному расписанию
Ошибки при составлении штатного расписания
Как утвердить штатное расписание
Как внести изменения в штатное расписание
Периодичность составления документа и сроки хранения
Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

ТК РФ в статье 15;
ТК РФ в статье 57;
Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
Данные о структуре компании, если она имеется;
Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
Иные сведения.

Форма штатного расписания

Кто должен составлять

Попросить для проверки этот документ могут:

Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:

Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
Нужно указать сведения о структуре компании;
Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Другие особенности утверждения:

Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
Ставить печать на ШР не нужно;
Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

Появились новые или были упразднены старые должности;
Названия должностей изменились;
Претерпела изменения внутренняя структура компании;
Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Изменения в «штатку» вносятся двумя способами:

Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Форма штатного расписания Т-3 и образец заполнения документа приведены на скриншоте ниже.

Образец заполнения формы штатного расписания Т-3

Рассмотрим наиболее важные моменты:

Название компании, по которой составляется «штатка» указывается точно так, как записано в регистрационных документах, отправленных в налоговую службу;
В графе код ОКПО указывается 8 цифр, которые можно посмотреть в информационном письме, полученном из подразделения госстатистики, где проходила регистрация;
Первому Ш Р присваивается цифра 1, после чего обычно применяется сквозная операция документов по мере принятия новых версий;
В графе Дата указывается дата составления документа. Обратите внимание, что оно может быть введено в действие не в тот же день, когда составлено. Дата ввода в действие соответствует дате принятия приказа (либо отдельной дате, указанной в самом приказе);
В графе На период можно указать промежуток времени, в течение которого действует документ. Но так как законодательством предельный срок действия ШР не предусмотрен, графу можно не заполнять.
В графе Утверждено указываются реквизиты приказа руководителя, которым введет в действие текущий документ. Обратите внимание, что в этом же разделе документа у3казывается общее количество штатных единиц на предприятии.

После заполнения шапки вносятся сведения в таблицу. Особенности следующие:

В колонке 1 и 2 указывается название подразделения, а рядом — его код. Рекомендуется присваивать коды подразделениям так, чтобы по ним можно было понять порядок подчинения и составить представление о структуре организации.
В колонке 3 указывается название должности. Также нужно написать требуемый разряд, категорию сотрудника, уровень его квалификации. Нельзя применять сокращения при написании названий должностей.
В колонке 4 указывается количество единиц, предусмотренных штатом. Обратите внимание, что в некоторых случаях указываются неполные единицы. Например, когда работник будет работать на полставки и т. п.
В колонках 5−8 указывается размер оплаты труда с учетом надбавок.
В графе 9 указывается общая сумма оплаты труда, если указаны надбавки.

«Мегаконсалт» — комплексное

Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»

Подписаться на нашу рассылку

Штатное расписание — нормативный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ: ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ ИЛИ НЕТ?

В законодательстве штатное расписание фигурирует только в двух статьях Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ):

• в ч. 1 ст. 15, содержащей определение трудовых отношений;

• в ч. 2 ст. 57, где содержится перечень обязательных условий трудового договора.

В обоих случаях штатное расписание упоминается в контексте понятия трудовой функции работника, согласно которому в соответствии со штатным расписанием должны именоваться должности работников.

Соответственно, отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано государственной инспекцией труда (далее — ГИТ) как нарушение трудового законодательства, и работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа до 50 000 руб.[1]

Кроме того, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек[2] содержит информацию о том, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Значение штатного расписания для организации отмечается и в письме Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1. По мнению Роструда, должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо.

Анализ указанных выше норм позволяет сделать вывод о необходимости наличия в организации штатного расписания, содержащего перечень должностей.

ПОЧЕМУ НАЛИЧИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ВАЖНО ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ

Организации, осуществляющие надзорные функции, могут отправить запрос в организацию на предоставление штатного расписания, например Фонд социального страхования РФ при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование[3].

При проведении документальных проверок территориальными органами Пенсионного фонда РФ также возможен запрос о предоставлении штатного расписания[4].

Запрашивает штатное расписание при проверках и налоговая инспекция.

Для работодателя практическая значимость штатного расписания состоит в том, что оно позволяет, при необходимости, подготовить обоснованный отказ в приеме на работу, помогает обосновать увольнение работников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде и т. п.

НУЖНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ УНИФИЦИРОВАННУЮ ФОРМУ № Т-3

Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению[5].

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 (пример 1) — рекомендуемая, необязательная к применению. Каждый работодатель может самостоятельно разработать и утвердить приказом свою форму штатного расписания[6].

КАК СОСТАВИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений, должностей служащих и профессий рабочих с указанием, при необходимости, специальности и квалификации (как к должностям, так и к профессиям);

• сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде (бюджете) заработной платы.

Поскольку инспекторы ГИТ при проведении контрольных мероприятий практически всегда запрашивают штатное расписание организации, рассмотрим некоторые нюансы подготовки штатного расписания.

Структура организации

В штатном расписании отражается структура организации, включая все ее подразделения, включая обособленные структурные подразделения (далее — ОСП), в том числе филиалы и представительства.

[1] Часть 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

[2] Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

[3] 3 Пункт 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81.

[4] См. Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденные Постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 № 11п.

[5] По заключению Минюста РФ от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» не нуждается в государственной регистрации, а следовательно, не является нормативным документом.

[6] См., например, Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 17.02.2016 по делу № 33-1282/2016.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 3, 2019.

Аудиоверсия этой статьи

Координировать трудовые отношения с нанятыми сотрудниками предпринимателю позволяют кадровые документы. Помимо трудовых книжек, договоров, правил внутреннего распорядка к ним относится штатное расписание. В статье подробно рассказываем об этом документе

Содержание

Что такое штатное расписание
Форма штатного расписания
Как заполнять документ
Кто составляет штатное расписание
Требования к штатному расписанию
Типичные ошибки при составлении расписания

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — нормативный документ, показывающий:

структуру предприятия;
штатный состав;
численность работников — общую, на каждой должности;
профессии, квалификации, должности, классы, разряды работников;
оклады, надбавки, премии.

Каждый работодатель — ИП или юрлицо — обязан вести этот документ. Правило закреплено в Трудовом кодексе, а именно в статьях 15 и 57, а также в постановлении Министерства труда № 69.

Документ важно оформлять без ошибок — госорганы изучают его во время проверок:

Государственная инспекция труда (ГИТ) сопоставляет реальные заработные платы с показанными на бумаге;
Фонд социального страхования (ФСС) смотрит на штатное расписание как на доказательную базу, что страховые взносы начислялись правильно.

Документ могут запросить налоговая служба и Пенсионный фонд. Работодатель обязан представить его по первому требованию.

❗️ Внимание
Если штатного расписания нет, ИП грозит штраф до 5000 рублей, юридическому лицу — до 50 000 рублей.

Бизнесмену штатное расписание помогает визуализировать структуру организации, проверять эффективность работы подразделений, наблюдать имеющиеся вакансии, оценивать ежемесячный ресурс заработной платы.

Когда возникает конфликт из-за сокращения, нормативный документ позволяет доказать, что иную позицию увольняемому рекомендовать было невозможно.

В штатное расписание не вносят:

самого индивидуального предпринимателя, нанимающего сотрудников, поскольку юридически он не работник;
фрилансеров-подрядчиков и людей, оформленных по гражданско-правовым контрактам (ГПХ) — здесь отношения регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой.

Форма штатного расписания

Для нормативного документа разработана форма № Т-3. При составлении надлежит ориентироваться на утвердившее ее постановление Госкомстата России № 1.

Т-3 обязательна для государственных учреждений и ведомств, бюджетных организаций. Коммерческим компаниям рекомендуют вести Т-3, форма позволяет снизить риски ошибок и отсутствия важной информации. Однако компании вправе подготовить свою форму, ориентированную на потребности бизнеса.

Как заполнять штатное расписание

Документ необходимо заполнять согласно требованиям Постановления № 1 Госкомстата. Форма № Т-3 включает в себя несколько граф, в каждую из них вносят полную информацию:

наименование компании — так, как оно прописано в уставе, учредительных документах;
код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО из 8 символов, присваивается Росстатом;
номер нормативного документа и число его составления;
число начала действия документа — может отличаться от даты составления;
номер приказа об утверждении документа и число, когда он был принят;
количество служащих на каждой должности.

❗️ Внимание
В Т-3 есть 10 важных граф, образующих главную часть документа. На эти графы, или столбцы, проверяющие органы обращают пристальное внимание.

Столбец 1. Наименование структурного подразделения, например департамента или цеха. Штатное расписание формируется в единственном числе на одно юрлицо, филиалы тоже считаются его частью, поэтому отдельно для каждого филиала составлять документ не нужно.

Столбец 2. Код подразделения — формируется самой компанией. Желательно, чтобы код логически понятно отражал подчинение подразделений. Например: 04 — департамент продаж, включенные в него отдел продаж корпоративным клиентам и тендерный отдел допустимо обозначить кодами 04.01 и 04.02 соответственно.

Столбец 3. Должность работника — должна соотноситься с трудовой функцией. Сюда же записываются категории квалификации, специальности.

Столбец 4. Число штатных единиц. Одна единица соответствует одной ставке; полставки указывается как 0,5; четверть ставки — 0,25.

Столбец 5. Тарифная сетка — размеры ежемесячных окладов.

Столбцы 6, 7, 8. Надбавки за вахтовый метод, стаж, ученую степень, северные, ненормированный день — все, какие учтены действующим законодательством или внутренними актами. Если надбавок нет, в этих графах можно ничего не писать. Надбавки допустимо показать в виде процентов, коэффициентов. Сюда же включаются доплаты и премии.

Столбец 9. Полная сумма выплаты — итоговая зарплата работника по факту. Чтобы указать ее правильно, нужно суммировать цифры в графах 5, 6, 7, 8 и умножить на число в графе 4.

Столбец 10. Примечания — тут можно оставлять пояснения: дать ссылки на локальные нормативные акты (ЛНА), на основании которых положены надбавки, или внести пометку, что место вакантно.

❗️ Внимание
Если должности записываются «с запасом», когда намечается взять людей в ближайший год, то, согласно требованиям закона № 1032-1 от 19. 1991, нужно раз в месяц оповещать службу занятости об открытых вакансиях. Она передает эту информацию гражданам, стоящим на учете. При приеме сезонных сотрудников их должности вносятся в штатное расписание, а людей оформляют по срочным договорам.

Кто составляет штатное расписание

Обязанность составлять штатное расписание закрепляется в должностной инструкции или трудовом договоре. Как правило, эта функция прописана у специалиста по кадрам, бухгалтера или юриста, который понимает специфику подготовки документа.

Когда штатное расписание сформировано, оно должно пройти процедуру утверждения. Его должны подписать главный бухгалтер, начальник отдела кадров либо руководитель компании.

Обязателен приказ об утверждении штатного расписания. Его подписывает уполномоченный сотрудник, например директор по персоналу, на которого возлагается контроль за исполнением документа.

Требования к штатному расписанию

В документе должна содержаться информация:

о названии организации, ОКПО;
организационной структуре;
должностях, а также специальностях, квалификациях сотрудников;
численности единиц на каждой должности;
заработной плате, включая надбавки, премии.

❗️ Внимание
В законодательстве нет указаний, когда расписание нужно обновлять. Если в течение года какая-то информация утратила актуальность или добавилась, в начале следующего года с учетом изменений нужно утвердить и принять новый документ по форме Т-3.

У штатного расписания нет срока действия: если не появилось новых должностей, не случился рост зарплат, менять документ не требуется.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:

Принять новое расписание по процедуре, рассмотренной выше.
Выпустить приказ «О внесении изменений в штатное расписание» и на основании него изменить позиции и содержание граф.

Поскольку рассматриваемый нормативный документ не регулирует трудовую деятельность и в нем не пишут полные имена работников, знакомить персонал с расписанием работодатель не обязан. Подтверждением этому служит письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Но такая обязанность все же возникает, если:

это предусмотрено внутренними документами, например коллективным договором;
в трудовом договоре у работника не указывается зарплата, а содержится фраза «В соответствии со штатным расписанием работодателя»;
сотрудник просит дать ему выписку для ФСС, ИФНС — в справке нужно написать название должности, которую занимает заявитель, и размер оклада.

❗️ Внимание
Расписания, утвержденные за все время жизни компании, необходимо постоянно хранить в архиве. Документы, касающиеся разработки, изменений Т-3, например справки, предложения, заключения, нужно удерживать у себя пять лет, переписку не рекомендуется уничтожать в течение трех лет.

Когда компания завершает деятельность, все штатные расписания и сопутствующие документы подаются в государственный архив.

Типичные ошибки при составлении расписания

Предприниматели или ответственные лица при составлении штатного расписания могут допускать ряд ошибок.

Ошибка 1. Неверное заполнение граф, связанных с деньгами. Оклады указываются только как фиксированные цифры, не вилки. Контролирующие органы могут посчитать вилку за дискриминацию. Позволительно прописать часовую тарифную ставку, сдельную оплату. Тогда в Примечаниях нужно показать ссылку на локальные нормативные акты, касающиеся оплаты труда.

К грубым нарушениям Трудового кодекса относятся:

указание разных окладов для равных должностей; при этом допустимо устанавливать разные надбавки, например за знание иностранного языка;
указание оклада с учетом районного коэффициента — РК.

РК запрещено начислять на какую-то часть зарплаты — на оклад или на одну из надбавок, его начисляют только на полную зарплату.

❗️ Внимание
Итоговая зарплата в графе 9 должна быть не ниже МРОТ. С 1 января 2022 года он составляет 13 890 рублей. В графе 5 возможно указать сумму меньше МРОТ, если присутствуют надбавки.

Ошибка 2. Неправильные названия должностей. Предприниматель-наймодатель имеет право именовать должности в соответствии с трудовой функцией, например назвать программиста разработчиком мобильных приложений. Но если работа связана с предоставлением компенсаций, льгот, должность нужно указывать в соответствии с формулировкой в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте. Иначе у сотрудника будут трудности с получением пенсии.

💼 Пример
Сотрудник более 15 лет руководил детским хором при интернате, его должность была показана как «организатор кружка». Такого названия нет в квалификационном справочнике и в списке профессий, согласно которому положена преждевременная трудовая пенсия. В результате стаж в страховой для досрочного назначения пенсии учителю музыки не засчитали.

Должности нельзя писать как аббревиатуры или иностранными словами, например account-manager, PR-специалист. Записи в трудовую книжку вносятся на основе Т-3, а использовать термины или сокращения на латинице в трудовой книжке запрещено.

Ошибка 3. Не указаны обязательные реквизиты. К ним относятся дата составления и утверждения документа, название компании, ОКПО. Бывает, что на расписании отсутствует подпись руководителя компании. Подобное случается, если компания применяет свою форму, отличающуюся от № Т-3.

Ошибка 4. В штатное расписание нельзя вносить имена работников. Получить представление, кто какую должность занимает в компании, позволяет штатная расстановка. Это факультативный документ, который создается для удобства, он может включать ФИО сотрудников, их табельные номера, должности.

Штатное расписание — полезный документ, с помощью которого можно контролировать структуру компании, планировать вакансии, управлять надбавками, быстро составлять HR-отчеты, рассчитывать среднюю численность персонала. Для грамотного составления расписания используют форму № Т-3. Для государственных и бюджетных организаций эта форма обязательна, коммерческим компаниям она служит дополнительным инструментом.

Автор: Ксения Воловик

Сервис

Мечтаете о своем бизнесе? Зарегистрируйте ИП или ООО удаленно и бесплатно

Подать заявку

Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.

Штатное расписание – это локальный акт организации¹, в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.

Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:

прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
содержится перечень структурных подразделений;
приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.

Вопрос в тему

Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?

На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание². На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:

путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.

Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.

Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).

К сведению

Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Вопрос в тему

Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?

Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.

Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:

персональная надбавка;
надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
доплата за работу во вредных условиях труда и др.

В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).

Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями

Вопрос в тему

Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?

Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.

Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).

Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание

<…>

4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

<…> Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Вопрос в тему

У нас возник вопрос: в какой последовательности располагать в штатном расписании структурные подразделения? Например, кто должен идти вперед: бухгалтерия или отдел кадров? Коллеги говорят, что нужно руководствоваться оргструктурой, но у нас ее нет.

Законодательно установленных требований о соблюдении определенной последовательности расположения в штатном расписании структурных подразделений нет. Разработчик штатного расписания может расположить структурные подразделения в любой, удобной для себя, последовательности.

На практике структурные подразделения организации указываются в следующей иерархии – от административно-управленческого подразделения до обслуживающего.

Вопрос в тему

Поясните, пожалуйста, что такое штатная единица и штатная численность?

Штатная единица – это предусмотренная штатным расписанием организации единица должности (для служащих) или единица профессии (для рабочих), указываемая, в частности, в графе 4 унифицированной формы № Т-3.

Штатная численность работников – это суммарное количество штатных единиц, указанных, как правило, в строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» штатного расписания.

Вопрос в тему

Отражаются ли неполные штатные единицы и совмещение в штатном расписании?

1. Поскольку штатным расписанием устанавливается штатная численность работников, а некоторые должности предусматривают неполную штатную единицу (0,25; 0,5; 0,75 и др.), то в графе «Количество штатных единиц» указывают как целое число, так и число в виде дроби.

В строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» указывается штатная численность организации, показатель которой может быть как полным числом (например, 125 шт. единиц), так и дробным (125,5 шт. единиц).

2. Работник организации может выполнять дополнительную работу в порядке совмещения только по той должности (профессии), которая указана в штатном расписании и является вакантной. Если работник совмещает должность (профессию), которая отсутствует в штатном расписании, то данную ситуацию контролирующие органы могут квалифицировать как выполнение работы по отсутствующей у работодателя должности (профессии).

В судебной практике существуют решения, которыми суды не признавали факт совмещения профессий (должностей), если сотрудник совмещал должность (профессию), не предусмотренную штатным расписанием (см., например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.02.2012 № 15АП-15046/11).

К сведению

Должность (профессия), по которой работник выполняет дополнительную работу в порядке совмещения, за ним не закрепляется, поскольку дополнительная работа не фиксируется в отдельном трудовом договоре и не гарантируется работнику. В силу ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель имеет право досрочно отменить поручение о выполнении дополнительной работы.

Вопрос в тему

Можно ли включать в штатное расписание так называемую вилку окладов?

Устанавливать в штатном расписании размер оклада в диапазоне значений (например, от 30 000 до 45 000 рублей) нельзя. Такой вывод следует из ч. 2 ст. 22 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Указание в штатном расписании оклада по должности в виде диапазона значений создает предпосылки для установления разных окладов работникам, занимающим одинаковую должность. Установление же различных окладов работникам, имеющим одинаковую квалификацию, занимающим одинаковые должности и выполняющим трудовые обязанности в равном объеме и с одинаковым качеством, является дискриминацией в трудовых отношениях, запрет на которую установлен ст. 2, 3, 132 ТК РФ.

Таким образом, установление разных окладов работникам, выполняющим трудовые обязанности по одной и той же должности в равном объеме и с одинаковым качеством, противоречит закону и недопустимо, так как является дискриминацией прав работников, которым выплачивают меньшую зарплату.

Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.

Об обязанности работодателя устанавливать равные размеры должностных окладов по должностям с равной сложностью труда также сказано в письме Минтруда России от 25.10.2017 № 14-1/В-953.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В апелляционном определении от 26.02.2015 по делу № 33-2783/2015 Свердловский областной суд прямо отметил, что указание в штатном расписании разных окладов по одной и той же должности неправомерно в силу ст. 2, ч. 2 ст. 22, ст. 130, 132 ТК РФ (см. также апелляционное определение Кемеровского областного суда от 18.05.2012 по делу № 33-4644).

Вопрос в тему

Когда должны вступать в силу изменения в штатное расписание, если планируется сокращение? С момента, когда издан приказ, или в другое время?

Здесь следует различать две даты:

дату утверждения штатного расписания (изменений в него);
дату вступления в силу штатного расписания (изменений в него).

Решение работодателя о сокращении численности и/или штата работников оформляется приказом. Он издается не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения работников по сокращению численности и/или штата. В эти же сроки работодатель должен направить каждому сокращаемому работнику уведомление и должен утвердить новое штатное расписание (его новую редакцию, отдельные изменения).

Необходимость издания приказа о сокращении и утверждения нового штатного расписания до момента увольнения работников подтверждается судебной практикой (см. Бюллетень судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010; Обобщение практики рассмотрения в 1-м полугодии 2008 г. судами Саратовской области дел о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и по другим основаниям, не связанным с волеизъявлением работника).

А вот дата введения обновленного штатного расписания в действие должна совпадать с датой увольнения сокращаемых работников либо новое штатное расписание должно вступать в силу на следующий день после их увольнения (см. определение Московского городского суда от 14.04.2011 № 33-7225).

По нашему мнению, более правильным будет, если новое штатное расписание (без сокращаемой должности / штатной единицы) вступит в силу на следующий день после увольнения сокращаемого работника (Пример 3). Дело в том, что днем увольнения работника является последний день его работы. Следовательно, пока работник работает, его должность должна быть предусмотрена штатным расписанием.

Пример 3. Приказ об утверждении и введении в действие штатного расписания

Вопрос в тему

Если работник восстановлен в должности (а она была сокращена), в какой момент вносится в штатное расписание соответствующее изменение? Какой датой? Каким документом?

Если на момент восстановления работника ранее занимаемой им должности в штатном расписании уже нет, одновременно с восстановлением работника работодатель вносит данную должность в штатное расписание. Такую точку зрения поддерживают суды (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Алтай от 25.11.2015 по делу № 33-1082/2015).

Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы. На информационном портале Роструда онлайнинспекция.рф³ есть ответ, в котором сказано: в случае восстановления работника в должности на основании решения суда работодатель обязан исполнить такое решение, отказ работодателя во внесении изменений в штатное расписание в связи с восстановлением работника в должности не правомерен.

Должность вводится в штатное расписание, как правило, приказом по организации.

Штатное расписание по ТК РФ используют для оформления структуры, персонального состава и численности организации. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

Для чего и кому необходимо штатное расписание

Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.

При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Для этой цели служит штатное расписание — как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Подробнее: образец, как правильно оформить штатное расписание (скачайте примеры для разных ситуаций)

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа.

Отсутствие штатки трактуется как нарушение законодательства о труде. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.

По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку штатка представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

сроки и правила разработки и внесения изменений;
форму приказа об утверждении штатки;
ответственных за формирование и подписание лиц;
состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.

Шаг 1. Указываем реквизиты организации. Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Шаг 2. Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Шаг 3. Заполняем графы, всего их 10, но при необходимости их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Шаг 4. Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Шаг 5. В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Образец штатного расписания

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатку в действие, ее утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.

Дополнительно: сколько и где надо хранить штатное расписание

Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.

Как вносить изменения

Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

По теме: как оформлять сокращение должности в штатном расписании

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.

Источник

Главная
Правовые ресурсы
Подборки материалов
Ошибки при составлении штатного расписания

Ошибки при составлении штатного расписания

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Трудовые отношения с работниками филиалов
(Куревина Л.В.)
(«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, N 12)По общему правилу штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации. Поскольку филиалы, так же как отделы, секторы и иные подразделения, являются структурными подразделениями организации, составление штатного расписания по частям будет неправильным. То есть после утверждения штатного расписания работодателем делается выписка, которая заверяется и передается в филиал компании. Однако утверждение штатного расписания руководителем филиала также возможно, но только в том случае, если такие полномочия переданы ему на основании доверенности. В данной ситуации штатное расписание филиала должно быть согласовано с головной организацией. При утверждении штатного расписания по форме Т-3 в графу «Наименование организации» следует внести наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала можно указать после названия организации (например, «ООО «Лепесток», Самарский филиал»). Наименование филиала можно отразить и отдельно в графе «Структурное подразделение».

Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписаниеПоэтому, в связи с тем что филиалы, так же как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями организации, а штатным расписанием оформляется структура и штатный состав всей организации (с указанием ее составных), составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям юридического лица (далее — головной организации) и филиалов) неверно.

Нормативные акты

Источник