Государственная инспекция труда может прийти с проверкой в организацию или к ИП, где есть хотя бы один работник. Не бойтесь проверок, просто заранее предупреждайте возможные ошибки. Вам же не нужен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Разберем основные ошибки в кадровом учете.
Ошибка 1: в системе локальных нормативных актов
Кадровое делопроизводство
Профпереподготовка в Контур.Школе. Дистанционно
Программа обучения
Самое частое нарушение, которое Государственная инспекция труда (далее — ГИТ) выявляет в ходе проверок, — до подписания трудового договора работодатель не ознакомил работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А обязан (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
За такое нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафов:
- от 1000 ₽ до 5000 ₽ – для должностных лиц, а также лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
- от 30 000 ₽ до 50 000 ₽ – для юридических лиц.
Работника необходимо ознакомить c локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись именно до того, как он подпишет трудовой договор. Способы:
- Работник ставит подпись в журнале ознакомления, отдельном листе ознакомления и т.п. Это так называемый косвенный способ ознакомления с локальными нормативными актами.
- Работник ставит отметку или работодатель вносит в текст трудового договора целый лист ознакомления. Этот способ допустимый (в отдельных случаях его признают даже в судебном порядке), но не корректный. Сначала надо под роспись ознакомить с локальными нормативными актами, потом — подписывать трудовой договор.
- Работник ставит подпись под текстом локального нормативного акта. В случае судебного спора этот способ позволит доказать, с каким по содержанию текстом знакомил работодатель работника. В судебной практике есть ситуации, когда проверяющие из ГИТ рассматривали как нарушение, когда работодатель не мог предоставить лист ознакомления к локальному нормативному акту (Решение Санкт-Петербургского городского суда от 24.01.2012 № 7-6/12).
Когда работодатель не может доказать, что ознакомил работников с локальными нормативными актами, работников невозможно привлечь к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Учтите, суды обязательно изучают вопрос ознакомления работника с ЛНА.
Рекомендации:
- Проверьте наличие подписей работников об ознакомлении с локальными нормативными актами до подписания трудового договора. Можно выбрать способ, когда работник ставит подпись непосредственно под текстом локального нормативного акта, или в отдельном документе, например, листе ознакомления, журнале ознакомления.
- Проверьте, есть ли у вас в компании:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ), по защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ), по охране труда (р. X ТК РФ).
Эти локальные нормативные акты обязательны для всех работодателей.
Ошибка 2: при заключении срочных трудовых договоров
Выбирая срочный характер трудовых отношений, работодатели допускают ошибки, которые могут повлечь за собой не только привлечение к административной ответственности, но и к восстановлению работников по решению суда на работе.
Первое, что надо проверить работодателю, — это правомерность заключения срочного трудового договора.
Миф: срочный трудовой договор можно заключать по соглашению сторон в любом случае. Развеем его ссылками на ч. 2 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ.
В статье 59 ТК РФ названы случаи, когда можно заключать срочный трудовой договор. И если в части 1 указанной статьи перечислены случаи, когда заключается срочный трудовой договор, то в ч. 2 перечислены основания, когда трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или срочный, но по соглашению сторон.
Обратите внимание: перечень оснований, когда можно заключить срочный трудовой договор по соглашению сторон, завершается нормой об иных случаях, предусмотренных ТК РФ или иным федеральным законом. А значит обстоятельства, причины для заключения срочного трудового договора должны быть предусмотрены Трудовым кодексом или иным федеральным законом.
Грубейшее нарушение, когда работодатели заключают срочные трудовые договоры только по тому, что так захотелось работодателю или работнику.
Второе: в содержании срочного трудового договора работодатель обязан указать не только срок его действия, но и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. Это требование ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
Как проверить, правомерно ли заключается срочный договор?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Способ проверки простой. Определите: можете ли вы в срочном трудовом договоре привести ссылку на конкретную статью ТК РФ или иного федерального закона, которая стала причиной (обстоятельством) его заключения? Если нет, то и срочный трудовой договор заключен неправомерно.
Например, в срочном трудовом договоре по соглашению сторон с пенсионером по возрасту должна быть ссылка на соответствующую норму ч. 2 ст. 59 ТК РФ. Об этом неоднократно указывали судьи Верховного суда РФ (Определение Верховного Суда РФ от 27.06.2014 № 41-КГ14-10). Нет ссылки — нарушение.
С 1 января 2015 года ненадлежащее оформление трудового договора (в части неправомерного указания срока в ситуациях, когда трудовой договор должен был быть заключен на неопределенный срок, или отсутствие причины, (обстоятельства) заключения срочного трудового договора) выделено в отдельный состав правонарушения. Работодателя могут привлечь к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор составит:
- на должностных лиц в размере от 10 000 ₽ до 20 000 ₽;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 000 ₽ до 10 000 ₽;
- на юридических лиц — от 50 000 ₽ до 100 000 ₽.
Рекомендация: если выяснилось, что срочный трудовой договор с каким-либо работником заключен неправомерно, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору (или соглашение об изменении условий трудового договора). В соглашении пункт о сроке изложите в новой редакции: «Трудовой договор заключен на неопределенный срок».
Ошибка 3: в трудовом договоре нет корректно прописанного места работы работника
Эта ошибка появляется скорее из-за непонимания, что же такое «место работы».
Место работы — обязательное условие трудового договора в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ. В этой норме нет определения данного понятия. Уточнено лишь, если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — в трудовом договоре указывают место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Вот несколько заблуждений работодателей:
- Место работы часто путают с рабочим местом работника. А ведь это разные понятия. Работодатели ошибочно указывают в договоре конкретный адрес, где должен находиться работник. Но в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ рабочее место является дополнительным условием трудового договора, т.е. может быть, а может не быть в трудовом договоре. Рабочее место в соответствии со ст. 209 ТК РФ — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
- Место работы указывают как наименование работодателя. Это ошибка.
В анализируемых трудовых договорах нередко встречаю условие «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта». Однако, наименование работодателя уже отнесено к обязательным сведениям, которые должны быть в трудовом договоре в соответствии с ч. 1 ст. 57 ТК РФ. Обратимся к судебной практике. Президиум Верховного Суда РФ отмечает: «В Трудовом кодексе Российской Федерации не раскрывается содержание понятия «место работы». В теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение» (Обзор Верховного Суда Российской Федерации о практике рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, от 26.02.2014).
Идеально указать место работы и через наименование работодателя и населенного пункта, например, «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»), г. Москва». Если принимаете работника в филиал, обособленное подразделение, находящееся в другой местности, место работы указывайте как наименование филиала, обособленного подразделения и его местонахождение.
Рекомендация: если место работы указано не в соответствии с трудовым законодательством или отсутствует в трудовом договоре, внесите соответствующие изменения соглашением к трудовому договору.
Ошибка 4: в трудовом договоре нет условий труда на рабочем месте
С 1 января 2014 года обязательным условием в содержании трудового договора являются условия труда на рабочем месте. Такие условия можно указать только по итогам аттестации рабочих мест, если она проводилась до 1 января 2014 года и с момента ее завершения не прошло пять лет. Или по итогам специальной оценки условий труда (проводится с 1 января 2014 года).
Ответим на вопросы работодателей, которые не проводили ни аттестацию рабочих мест, ни специальную оценку условий труда:
- Можно не указывать условия труда в трудовом договоре, если специальная оценка условий труда не проведена?
Нет, если трудовой договор заключен после 1 января 2014 года, условия труда должны быть обязательно. При отсутствии в трудовом договоре обязательных условий работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Работодатель провел специальную оценку условий труда, но после этого создал новые рабочие места, открыл вакансию и принимает работника на новое рабочее место. Можно при заключении трудового договора не указывать условия труда на рабочем месте?
Нет, надо указать. Но есть некоторые нюансы в применении закона «О специальной оценке условий труда» и Трудового кодекса. Ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест — основание для проведения внеплановой спецоценки (ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Ее надо провести на соответствующих рабочих местах в течение 12 месяцев со дня ввода их в эксплуатацию (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Роструд в письме от 20.11.2015 № 2628-6-1 отмечает, что в статье 57 ТК РФ не предусмотрены какие-либо временные отсрочки исполнения обязанности работодателя по внесению условий труда на рабочем месте. По мнению чиновников, если на руках нет действующих результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, специальную оценку условий труда надо провести в кратчайшие сроки, в том числе, и в целях установления фактических условий труда работников. Недостающие условия надо внести в трудовой договор соглашением.
- Как прописать условия труда, если не проводилась специальная оценка условий труда?
Еще раз подчеркну: не проводя специальную оценку условий труда, прописать данное условие в трудовом договоре не представляется возможным. Минтруд и ряд экспертов в этом случае рекомендуют указывать общие характеристики условий труда. Но главное, что должен в этом случае понимать работодатель: условия труда не прописаны в соответствии с требованиями трудового законодательства и работодателя могут привлечь к административной ответственности. Именно по такому пути идет инспекционная практика проверок ГИТ.
На практике приходилось встречать трудовые договоры, в которых работодатели пытались отписаться фразой, что условия труда нормальные или соответствуют требованиям безопасности.
Прописать условия труда необходимо в соответствии с классификацией Закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», т.е. оптимальные (класс 1), допустимые (класс 2), вредные (класс3), опасные (класс 4), а также указать перечень факторов производственной среды и трудового процесса (см. строку 30 карты специальной оценки условий труда).
Пример возможной формулировки в трудовом договоре: «Условия труда на рабочем месте являются допустимыми условиями труда (2-й класс), что подтверждается отчетом о проведении специальной оценки условий труда, утвержденным 27.01.2015. (далее можно из карты спецоценки привести перечень факторов производственной среды и трудового процесса)». Ссылка на реквизиты отчета в данном примере не является обязательной, это лишь рекомендация.
Как исправить выявленные нарушения в трудовых договорах?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Если работодатель в трудовых договорах обнаружит отсутствие какого-либо обязательного условия, то в соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающее условие необходимо дополнить изменением или соглашением к трудовому договору. Если условие содержится в трудовом договоре, но прописано не в соответствии с требованиями законодательства, достаточно составить соглашение об изложении соответствующего пункта трудового договора в новой редакции.
С 1 января 2015 года срок исковой давности по нарушениям трудового законодательства, если они носят недлящийся характер, составляет один год с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Соответственно, в течение года со дня совершения правонарушения работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибка 5: в приказе о приеме на работу
Разберем на примере.
Должность, на которую принимают работника в соответствии со штатным расписанием, находится в определенном структурном подразделении. Это подразделение относится к дополнительным условиям трудового договора. Его можно не указывать в трудовом договоре.
Работодатель в управленческих целях, чтобы иметь возможность перемещать работника в другое структурное подразделение в той же местности без согласия работника, не указал структурное подразделение в трудовом договоре с ним. Если работодатель использует автоматизированные системы по учету кадров, из-за неправильных настроек такая система при распечатке приказа о приеме на работу может автоматически из штатного расписания «подтянуть» в приказ и структурное подразделение.
В чем заключается данное нарушение? В соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. А в трудовом договоре такое структурное подразделение не указано. И еще одна ошибку выявляет ГИТ по итогам проверок — нарушение ч. 2 ст. 68 ТК РФ, когда отсутствует роспись работника, подтверждающая ознакомление с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Рекомендация: данное нарушение нужно именно предупреждать, т.е. внимательно изучать содержание трудового договора и текст проекта приказа, который будет подписывать работодатель и работник. В ином случае с момента совершения данного правонарушения нужно ждать истечения одного года (срока исковой давности).
Ошибка 6: нет личных карточек Т-2
В кадровой документации должны быть:
- Заполненные личные карточки Т-2 на работников. Если нет — нарушаете п. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
- Росписи работников в соответствующих разделах личной карточки Т-2.
Рекомендация: если личной карточки Т-2 по какому-то из работников нет, ее надо заполнить. В графе «дата составления» укажите текущую дату, когда исправляется выявленное нарушение.
Ошибка 7: нарушено правило «пять дней тишины»
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, который отработал у него свыше пяти дней, когда работа у данного работодателя является основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Зачастую специалисты кадровой службы спешат внести запись о приеме на работу работника в течение первых дней его работы. Но первые пять дней — так называемые «пять дней тишины», когда при приеме на работу работодатель по основному месту работы (как известно, по совместительству трудовые книжки не ведутся) принимает трудовую книжку от работника, учитывает ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, но в течение пяти дней никакие записи о приеме на работу не вносит.
На шестой, седьмой день нужно внести запись о приеме на работу. При этом в графе 2 раздела «Сведения о работе» надо указать именно дату приема на работу, а не дату внесения записи.
Любимый вопрос кадровиков:
- Если в графу 2 внесена дата приема на работу, а не дата, когда была внесена запись, никто же не увидит, не узнает?
Распространенное заблуждение! Вспомните статью 71 ТК РФ, в соответствии с которой работник, которому установлен срок испытания, имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив работодателя не за две недели, как в обычной ситуации, а всего лишь за три дня. Например, в понедельник работник устроился на работу, вечером этого же дня написал заявление на увольнение по собственному желанию. Обратите внимание, лицо ответственное за ведение трудовых книжек выдаст такому работнику трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек без записей о приеме и увольнении.
Рекомендация: помните про «пять дней тишины» перед тем, как внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
Ошибка 8: нет пломбы или сургучной печати
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Обратите внимание: скреплены не печатью работодателя, а сургучной печатью или опломбированы.
При проверке ГИТ привлекает работодателей к ответственности в виде административного штрафа за нарушение данного требования (решение Московского городского суда от 22.09.2014 по делу № 7-8100/14, решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу № 7-4890).
Сургучная печать неудобна в работе. Кадровики выбирают пломбу и часто спрашивают:
- Какую пломбу выбрать?
В постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 не установлены конкретные требования к пломбе. Можно считать, что при опломбировании книг учета можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 «ГОСТ 31282-2004. Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация». Самой подходящей для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно назвать пленочные пломбы.
- Можно при скреплении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них использовать бумажные пломбы?
Нет, только бумажной наклейки недостаточно, чтобы правильно оформить книгу учета. ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», который устанавливал 7 типов пломб, в том числе — пломбы бумажные, уже не действует (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 № 1115).
Рекомендация: проверьте, заверены ли приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и книга учета движения трудовых книжек подписью руководителя и сургучной печатью или пломбой. При отсутствии сургучной печати или пломбы исправить ошибку очень легко: нужно просто скрепить нити, которыми была прошита книга выбранной вами пломбой или сургучной печатью.
Ошибка 9: без согласия работника в график отпусков внесена не полная продолжительность отпуска, а его части
Рассмотрим на примере среднестатистического работника, который имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней.
В конце года работодатель утверждает график отпусков. Напомним, это надо сделать не позднее чем за две недели до начала календарного года. В графе «Количество календарных дней» работодатель указывает не 28 дней, а, например, 14 и 14 дней, т.е. части отпуска. Если он не получил от работника предварительное (до даты утверждения графика отпусков) согласие — это нарушение ч. 1 ст. 125 ТК РФ.
Чтобы разделить отпуск на части, необходимо выполнить два условия:
- Должно быть достигнуто согласие работника и работодателя на такое разделение.
- Одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
График отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График является своего рода распорядительным актом, в котором закреплена очередность отпусков работников. Именно поэтому важно получить такое согласие на разделение отпуска на части до даты утверждения графика отпусков, а не после.
Рекомендация: например, в ноябре получите от работника письменное заявление разделить отпуск в следующем календарном году на такие-то части. На таком заявлении руководитель может поставить резолюцию, чтобы должностное лицо внесло части отпуска в проект графика отпусков на такой-то год.
Ошибка 10: при извещении работника о ежегодном основном отпуске
Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись. Это надо сделать за две недели до его начала, не позднее (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если отпуск работнику предоставляется по графику отпусков, то не работник пишет заявление, а именно работодатель обязан известить работника. Это может быть персональное письменное извещение. Или работодатель может утвердить свою форму графика отпусков, дополнив форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись».
Специалисты Роструда в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 разъясняют, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также чиновники считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.
Как исправлять ошибки в кадровой работе?
Есть ли методика исправления ошибок в кадровом учете? Как в бухучете или налогах?
В кадровом делопроизводстве методики такой нет. Есть методика фиксации самопроверки — о ней подробно читайте в статье «Как оформить результаты самопроверки». Чтобы избежать и предупредить возможные ошибки в кадровой работе, рекомендуем пройти программу профпереподготовки по кадрам «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» (272 ак.ч.), а также дистанционные курсы повышения квалификации кадровиков в Контур.Школе.
Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.
А ведь налоговые инспекторы при комплексной выездной проверке могут запросить любые документы. Визит инспекции по труду тоже может быть неожиданным и не меньше ударит по финансам организации.
Какие ошибки чаще всего встречаются в кадровых документах и к чему приводят — расскажем сегодня.
Ошибка № 1: кадровый учет не организован
Недостаточно только подписывать с работниками трудовые договоры, оформлять им больничные или составлять график отпусков (признаемся, что многие организации не делают даже этого). Нужно вести все положенные по закону документы, а еще правильно их хранить и обрабатывать. Допускать ограниченный круг сотрудников к персональным данным.
Что происходит на практике:
- Кадрами никто не занимается. В лучшем случае есть трудовые договоры, заявления на прием и увольнение и некоторые приказы. Никаких соглашений о персданных, положений и других обязательных документов.
- Работу по ведению кадров поручают сотруднику, не обладающему необходимыми экспертными знаниями. Обычно это бухгалтер.
- Хранение документов не соответствует требованиям законодательства, нарушаются сроки хранения и уничтожения.
- Несмотря на применение специальных программ для кадрового учета (например, 1С: Зарплата и кадры), не используется весь функционал, настройки выполнены неправильно, не проводится обновление.
В результате нарушений в системе учета кадров регулярно возникают конфликты с сотрудниками.
К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.
Начинать создание правильной системы кадрового учета нужно с обращения к профессионалам или найма эксперта. Если же компания не готова сама вести полноценный учет, лучше передать его на аутсорсинг.
Получить консультацию по аутсорсингу от специалистов компании IAS
Штрафы за нарушение трудового законодательства высокие, например, согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Такой штраф могут назначить даже за отсутствие штатного расписания или невыдачу расчетных листков.
Ошибка № 2: не проверяется актуальность кадровых документов
Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.
В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.
Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.
Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.
Ошибка № 3: Не учитывается сфера деятельности
Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.
Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).
Ошибка № 4: работодатель неверно устанавливает сроки трудового договора или иные его условия
Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).
И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.
Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.
Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.
Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.
Ошибка № 5 Работников не знакомят с локальными документами
Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.
Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.
Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.
Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.
Ошибка № 6: неверное установление работнику оклада, заработной платы
Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.
Кроме того, на минимум потребуется «накрутить» районный коэффициент и северную надбавку, если они установлены в регионе. В 2022 году МРОТ установлен в сумме 13890 рублей. Если, к примеру, в регионе действует северная надбавка 50%, то минимальная зарплата для него составит: 13890 + (50% * 13890) = 20830.
В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS:
- Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
- НДФЛ, страховые взносы.
- Расчет удержаний (алименты, займы и пр.).
- Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
- Сопровождение налоговых проверок.
- Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.
Ошибка № 7: работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности
При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей.
К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.
Бухгалтеру необходимо отслеживать изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, на то, чтобы вникать в особенности трудоустройства у него просто не будет времени.
Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?
Совет главбуху и кадровику — включите вопросы об основных особенностях в анкету соискателям:
- Наличие инвалидности.
- Семейное положение, количество детей.
- Проходит ли человек обучение в настоящее время и как учится (очно, заочно) и т.д.
Конечно, это не должно влиять на выбор кандидатов (можно сделать примечание к анкете, что сведения необходимы для предоставления льгот, а вовсе не для дискриминации). Зато у вас уже будет вся базовая информация. Нет нужды говорить, что вопрос, к примеру, гражданства обязательно должен быть отмечен в анкете.
Доверьте аутсорсинг кадров и бухгалтерии компании IAS. Вашим учетом займутся профессионалы с высоким уровнем экспертизы, стоимость обслуживания будет зафиксирована — никаких дополнительных платежей, контроль за работой через мобильное приложение.
Ошибка № 8: Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам
Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:
- если появляются новые сотрудники;
- если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
- вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.
Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.
Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).
Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.
Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.
Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.
Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.
Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:
700 * 28 = 19 600
В 2021 году:
28 * 1 000 = 28 000
Всего — 47 600 рублей.
Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.
Ошибка № 9: невыдача трудовой книжки, ее задержка или неправильное отправление
Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).
Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.
Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.
Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.
Ошибка № 10: не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора
Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.
Пример: несколько работниц трудились на условиях неполного рабочего дня на 0,5 ставки, а затем попросили работодателя перевести их на полную ставку, руководитель изменил график сотрудницам. Через год налоговая провела выездную проверку и часть расходов по заработной плате сняла с базы по налогу на прибыль. Основание простое — работницы получали полную зарплату, но в их договорах указан тариф 0,5 ставки, все что они получали сверху не предусмотрено договором, а значит эти выплаты нельзя включать в расходы. Работодатель договорился с сотрудницами на словах, а вот допсоглашение с ними не заключил.
Конечно такое решение ФНС можно оспорить, но на это потребуется время, а вот недоимка по налогу может стать причиной не только спора, но еще и блокировки счета.
Поддержка во время проведения выездных налоговых проверок, законная оптимизация, подготовка и выдача необходимых документов сотрудникам.
Оставить заявку на бухгалтерский аутсорсинг
Надеемся, что из этого списка ошибок вы смогли сделать вывод, что кадровый учет нужно соблюдать и для этого несколько причин: выполнение трудового и иного законодательства, соблюдение прав сотрудников, работа без штрафов на организацию и ее руководителя.
Выбирайте удобный вариант работы — наймите грамотного специалиста по кадрам или передайте кадры и расчет зарплаты на аутсорсинг, но не перекладывайте ее на плечи бухгалтера, которому и так есть, чем заняться в 2022 году, когда происходит столько изменений.
Содержание страницы
- 1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников
- 2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя
- 3. Не указана дата получения вознаграждения за труд
- 4. Отсутствует размер заработной платы
- 5. Отсутствует порядок индексации заработной платы
- 6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства
- 7. Отсутствие информации о социальном страховании человека
- 8. Неправильно распределены дни отдыха
- 9. Отсутствует информация об условиях труда
- 10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек
- 11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников
- 12. Работник не расписался в трудовом договоре
- 13. Отсутствует информация в приказах
- 14. Не утверждена форма расчётных листков
- 15. Отсутствует подпись в личной карточке работника
- 16. Неправильно утверждён график отпусков
- 17. Неправильно составлен трудовой договор
Любое предприятие может навестить сотрудник инспекции по охране труда. Даже если к работодателю не имеется претензий со стороны работников, существуют плановые проверки. Для того чтобы на работодателя не был наложен штраф, кадровому инспектору необходимо избегать самых распространённых ошибок, встречающихся при оформлении персонала. Разберём их подробнее.
1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников
На каждом предприятии обязательно наличие актов:
- об оплате вознаграждения за труд;
- командировках;
- личных данных сотрудников;
- внутреннего распорядка организации.
Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этими документами. Сделать это можно несколькими методами:
- к каждому акту подкрепить специальный листок, в котором сотрудники поставят свои подписи;
- ведётся специальный журнал, в котором работники расписываются;
- сотрудник ставит подпись в конце трудового соглашения, подтверждая своё ознакомление с локальными актами предприятия.
Эти мероприятия являются обязательными для кадровика. В случае отсутствия локальных актов в организации или неознакомления с ними сотрудников на руководителя компании налагается административный штраф. Это необходимо знать кадровику.
2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя
Отсутствие этого пункта является грубейшим нарушением. В соответствии со статьёй 195 ТК РФ непременно указывается порядок привлечения руководителя предприятия или структурного подразделения к дисциплинарной или материальной ответственности. В соответствии со ст. 37 и 38 ТК РФ указывается и порядок привлечения сотрудника к материальным или дисциплинарным видам ответственности.
3. Не указана дата получения вознаграждения за труд
Ст.136 ТК РФ обязывает кадровика указывать дату выдачи работникам вознаграждения за труд в правилах внутреннего распорядка, индивидуальных и коллективных трудовых соглашениях. Отсутствие даты выдачи заработной платы становится грубейшим нарушением, влекущим штрафы для работодателя.
Важно! Интервал между датами выплат не может быть меньше двух недель. Если же будет указана иная частота, то работодателю будут выписаны штраф и предписание скорректировать этот период.
4. Отсутствует размер заработной платы
Чаще всего, работодатель совершает ещё одну ошибку — не указывает размер заработной платы. Это является грубейшим нарушением. Обязательно указывается размер оклада и прописываются надбавки. Например, северная или региональный коэффициент.
5. Отсутствует порядок индексации заработной платы
Законодательство обязывает работодателя своевременно индексировать заработную плату. Если человек трудится на бюджетном предприятии, то порядок изменения вознаграждения за труд индексируется государством. Коммерческие организации самостоятельно корректируют размер зарплаты сотрудников. Этот порядок прописывается в коллективном или индивидуальном трудовом соглашении. Заработная плата должна индексироваться ежегодно с учётом изменения размера прожиточного минимума и коэффициента инфляции.
Локальные акты и трудовые соглашения изучаются сотрудником Инспекции по охране труда в обязательном порядке. Если в документах не хватает некоторых пунктов, то оформите их в виде дополнительного соглашения.
Важно! Для упрощения проверки заранее распределите все документы по группам. Например: в одну стопку поместите локальные акты, а в другую — трудовые договора.
6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства
В трудовом соглашении указывается не только название организации, но и её фактическое местонахождение. Если же сотрудник принимается в филиал компании, то этот факт отражается в трудовом соглашении. Обязательно указывается и адрес структурного подразделения, в которое направляется человек.
Важно! Ошибкой считается указание в трудовом договоре сведений о рабочем месте человека. Оно не имеет никакого отношения к реквизитам организации-работодателя.
7. Отсутствие информации о социальном страховании человека
В соответствии с действующим законодательством, работник подлежит обязательному социальному страхованию. Этот пункт обязательно прописывается в трудовом соглашении и локальных актах.
8. Неправильно распределены дни отдыха
В соответствии с ТК РФ работнику ежегодно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Его длительность составляет 28 календарных дней (для несовершеннолетних — 31 день). По соглашению сторон он может быть поделён на части. Каждая из частей не может быть менее 14 дней. Если же в правилах внутреннего распорядка прописаны другие значения, то исправьте их, ведь они ухудшают положение трудящегося человека.
9. Отсутствует информация об условиях труда
С 2014 года кадровый инспектор обязан включать в трудовое соглашение информацию об условиях труда работника. Они делятся на:
- оптимальные;
- допустимые;
- вредные;
- опасные.
Вредные условия определяются специальной экспертной комиссией. Они бывают четырёх степеней. Вид рабочих условий отражается в договоре и локальных актах.
Если же организация только проходит проверку рабочих мест, то обязательно внесите изменения после вынесения заключения специальной экспертной комиссией.
10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек
Законодательство не предъявляет строгих требований к материалу, из которого изготавливается пломба. Однако книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Обязательно запрашивается и приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение этих документов. Он должен обязательно присутствовать на предприятии. Если бумага отсутствует, её необходимо издать.
11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников
Грубейшей ошибкой является нарушение учёта рабочего времени. Если работник трудился на предприятии в режиме 2/2, то не нужно записывать это как 8-часовой день и пятидневную неделю. Обязательно отражаются в табеле сверхурочная работа или прогулы сотрудников.
12. Работник не расписался в трудовом договоре
Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки.
13. Отсутствует информация в приказах
Этот документ требуется в следующих случаях:
- приём (увольнение) сотрудника;
- перевод на другую должность;
- назначение взыскания;
- иные случаи, предусмотренные законодательством.
Если в приказах нет необходимой информации, то это считается грубейшей ошибкой в кадровом делопроизводстве. Этот факт обязательно необходимо устранить.
14. Не утверждена форма расчётных листков
Перед выдачей заработный платы сотруднику обязательно выдаётся расчётный листок. Работник должен расписаться за его получение.
15. Отсутствует подпись в личной карточке работника
В этот документ вносится вся необходимая информация о сотруднике. На обратной стороне документа он должен поставить свою подпись. Обязательно проверяется наличие подписей в личных карточках перед проверкой. К уволенным сотрудникам направляется курьер, для того чтобы они могли расписаться в документе.
Обязательно внесите в личную карточку информацию о предоставленном работнику отпуске и его продолжительности.
16. Неправильно утверждён график отпусков
Действующее законодательство требует составление графика отпусков не позднее чем за 14 дней до начала следующего года. Составляйте график отпусков в утверждённые сроки.
Если работник выразил просьбу о переносе отпуска на другой период, то отразите это соответствующим приказом. Не забудьте внести коррективы в уже составленный график отпусков.
17. Неправильно составлен трудовой договор
Если с работником заключён гражданский договор, то инспектор выявит правомерность его составления. Если же в документе оговорены условия, присущие трудовым договорам, то необходимо переоформить их на таковые. В противном случае на работодателя и кадровика будут наложены штрафы.
Это типичные ошибки, совершаемые кадровиками во время своей работы. Своевременно устраняйте их, для того чтобы у работодателя и у вас не было проблем.
«Кадровик. ру», 2013, N 10
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: АНАЛИЗ ГРУБЫХ ОШИБОК
При оформлении кадровой документации нужно быть внимательным. Порой небольшая ошибка может иметь крупные негативные последствия…
Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов по учету кадров и фиксации трудовых отношений, а также организацию работы с ними на предприятиях. Кадровое делопроизводство — кропотливая работа, требующая не только четкого знания трудового законодательства, но и внимательности при оформлении документов, понимания негативных последствий ненадлежащего оформления и хранения кадровой документации. В предлагаемой статье основой обсуждения станут именно делопроизводственные ошибки, а не намеренное нарушение прав работника путем неправильного оформления документации, хотя и этот вопрос в статье тоже затронем. Разделим виды ошибок в соответствии со стадиями развития трудовых отношений.
1. Ошибки при заключении трудового договора
Стороны, вступив в трудовые отношения, начали исполнение своих обязательств. При этом оформление данных отношений оставили «на потом» или же оформили неправильно. Результатом такой беспечности могут стать следующие ситуации:
— полное отсутствие трудового договора;
— наличие «липового» трудового договора или дополнительных соглашений к нему (созданных работодателем, но не подписанных и даже не предъявленных работнику для ознакомления);
— существование экземпляра трудового договора, не подписанного со стороны работодателя (в том числе с наличием печати без подписи).
Все указанные ситуации могут обернуться против сотрудника, т. е. нарушить его права.
На практике. Работник обратился в суд с иском к работодателю о взыскании заработной платы, указав, что полмесяца работал у ответчика в должности водителя-экспедитора, потом болел. После предъявления больничного листка обратился к работодателю с просьбой уволить его по собственному желанию, однако работодатель запись в трудовую книжку внести отказался, заработную плату не выдал и больничный не оплатил. По процессуальным причинам суд отказал работнику в вызове 9 свидетелей, и тот не смог использовать их показания в качестве доказательства допуска его к работе. На руках у работника оказался трудовой договор, подписанный только им; со стороны же работодателя в трудовом договоре отсутствовала подпись руководителя, хотя имелась печать предприятия. Иными доказательствами работник не располагал. Суд пришел к выводу, что работник не доказал возникновение между ним и ответчиком трудовых отношений — ни юридически оформленных, ни фактических. Отсутствие данных доказательств, по мнению суда, служит основанием для отказа в иске о взыскании заработной платы и компенсации морального вреда. Решением суда в удовлетворении исковых требований работнику было отказано (Решение Московского районного суда Санкт-Петербурга от 30.09.2010, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.01.2011 N 33-329/2011).
Вывод: отсутствие надлежаще заключенного трудового договора, незнание гражданского процесса могут помешать обычному работнику доказать возникновение трудовых отношений (особенно на стадии до получения первой заработной платы).
2. Несоблюдение уведомительного порядка
В редких случаях законодатель требует от работодателя соблюдения определенного уведомительного порядка. Его несоблюдение, как правило, выражается в следующем бездействии работодателя:
— несообщение о приеме на работу бывшего госслужащего (несоблюдение требования ст. 64.1 ТК РФ, ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», далее — Федеральный закон «О противодействии коррупции»);
— несообщение о приеме/переводе/увольнении военнообязанного (несоблюдение требований Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ);
— несогласование кандидатуры на прием с ведомством или структурой при требованиях закона о согласовании (такого согласования требует, например, кандидатура руководителя структурного подразделения банка, которая согласовывается с Банком России, — гл. 3 Инструкции Банка России от 02.04.2010 N 135-И «О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций»).
Забывчивость при выполнении данных требований, как правило, впоследствии оборачивается привлечением работодателя к административной ответственности. При этом следует отметить, что санкции за подобные нарушения весьма высоки (за исключением нарушения в виде несоблюдения уведомительного порядка в области воинского учета, малая цена штрафа за которое даже не порождает и минимального количества дел об административном правонарушении).
Пример санкции по ст. 19.29 КоАП РФ. Постановлением мирового судьи юридическое лицо было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 100 тыс. руб. Представленными нарушителем документами были подтверждены факт приема бывшего госслужащего на работу, факт замещения им на предыдущем месте работы должности госслужбы, факт осуществления им в должности госслужащего проверок соблюдения действующего законодательства нынешнего работодателя, а также факт отсутствия надлежащего уведомления (в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 N 700) ответчиком бывшего работодателя госслужащего о приеме последнего. Таким образом, суд установил факт административного нарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, наличие вины юридического лица в его совершении и назначил ему наказание в минимальном пределе санкции, предусмотренной законом. Вышестоящая судебная инстанция постановление судьи оставила в силе (Постановление мирового судьи судебного участка N 3 г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 30.03.2012, Решение Лабытнангского городского суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 06.06.2012) <1>.
———————————
<1> СПС «Росправосудие»: http://rospravosudie. com/court-labytnangskij-gorodskoj-sud-yamalo-neneckij-avtonomnyj-okrug-s/act-105049690/.
На полях. Статья 19.29 КоАП РФ о привлечении работодателем либо заказчиком работ (услуг) к трудовой деятельности на условиях трудового договора либо к выполнению работ или оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора государственного или муниципального служащего, замещающего должность, включенную в перечень, установленный нормативными правовыми актами, либо бывшего государственного или муниципального служащего, замещавшего такую должность, с нарушением требований, предусмотренных Федеральным законом «О противодействии коррупции», предусматривает наложение административного штрафа на граждан в размере от 2000 до 4000 руб., на должностных лиц — от 20 тыс. до 50 тыс. руб., на юридических лиц — от 100 тыс. до 500 тыс. руб.
3. Ошибки при ведении штатного расписания
В области ведения штатного расписания допускается много видов ошибочных действий (бездействия):
— отсутствие штатного расписания вовсе;
— неутверждение штатного расписания (существование некоего «черновичка»);
— наличие двух и более вариантов штатного расписания;
— подделка штатного расписания, в том числе в виде несоответствия окладов и надбавок реальности или должностям;
— прием на несуществующие должности, на не соответствующие штатному расписанию оклады;
— все виды изменений штатного расписания, направленные на мнимое сокращение штата.
В большинстве случаев на практике последствия ошибок при ведении штатного расписания ложатся на плечи сотрудников: в случае спора работодатель представляет в суд то штатное расписание, которое ему наиболее выгодно, пользуясь тем, что документ является локальным актом предприятия, документом ограниченного пользования. Суд, беря его за основу, может прийти к необоснованному выводу о надуманности требований работника. А они в большинстве случаев просто оказываются недоказанными.
От неправильного оформления штатного расписания может пострадать — хоть это случается и нечасто — и сам работодатель. Например, в ситуации неправильного начисления заработной платы из-за неверных сведений в штатном расписании. К сожалению для работодателя, суд придерживается мнения об отсутствии в данном случае счетной ошибки, которая в соответствии со ст. 137 ТК РФ давала бы работодателю право обратного взыскания (удержания) с работника излишне перечисленных сумм. Продемонстрируем это ярким примером.
Пример. В соответствии с судебным решением Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края <2> работодатель не смог взыскать с сотрудницы сумму переплаты заработной платы, т. к. в штатном расписании была ошибочно указана завышенная сумма по сравнению с той, которая предполагалась изначально. Суд в данном случае исходил из следующего: основанием к взысканию излишне выплаченной заработной платы является только счетная ошибка, т. е. неверно произведенное математическое действие, повлекшее излишнюю оплату. В ходе же рассмотрения дела достоверно установлено, что заработная плата сотруднице начислялась в соответствии со штатным расписанием. А его ошибочность основанием для взыскания излишне выплаченного в силу закона не является.
———————————
<2> Александрово-Заводский районный суд Забайкальского края: http://alekzav. cht. sudrf. ru/modules. php? name=docum_sud&id=144.
Чуть реже работодатель сталкивается с предписаниями контролирующих органов, выявивших недостатки в ведении предприятием штатного расписания. Однако поскольку с 01.01.2013 форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», перестала быть для предприятий обязательной к применению унифицированной формой первичной учетной документации, то и данные предписания скоро станут редкостью. Также известны случаи споров, в которых прокурор в судебном порядке требует привести штатное расписание в соответствие с законом, отраслевым соглашением.
На практике. Прокурор обратился в суд в интересах неопределенного круга лиц с иском к ООО об обвязывании приведения штатного расписания в соответствие с требованиями закона в части установления ставки рабочего 1-го разряда не ниже 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ. В обоснование иска указал, что штатным расписанием ответчика, утвержденным с нарушением процедуры, заработная плата рабочего 1-го разряда предусмотрена в размере ниже установленной 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ (которая по Красноярскому краю для трудоспособного населения за IV квартал 2011 г. установлена в размере 7523 руб.). Суд установил, что при заключении коллективного договора работодатель взял обязательства по соблюдению условий коллективного договора, ТК РФ, Федерального отраслевого соглашения на 2008 — 2010 годы, отраслевых, регионального, территориального соглашений и трудовых договоров. Согласно Постановлению Правительства РФ от 21.12.2011 N 1068 за III квартал 2011 г. величина прожиточного минимума в целом по РФ для трудоспособного населения составила 6792 руб. Отраслевым соглашением предусмотрено, что базовая (минимальная) тарифная ставка рабочих 1-го разряда в организациях дорожного хозяйства при работе в нормальных условиях труда, полной отработке месячной нормы рабочего времени и выполнении нормы труда устанавливается с 1 января 2011 г. в размере не ниже 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ. Суд, рассмотрев дело, пришел к выводу о распространении действия отраслевого соглашения на ответчика и, соответственно, о возникновении у ООО обязанности по выполнению его требований. Суд, удовлетворяя требования прокурора, обязал ООО привести штатное расписание в соответствие с законом, отраслевым соглашением (Решение Ачинского городского суда Красноярского края от 01.06.2012, Определение Красноярского краевого суда от 06.08.2012 по делу N 33-6684/12) <1>.
———————————
<1> СПС «Право. Ru»: http://docs. pravo. ru/document/view/26835614/.
4. Ошибки при увольнении
В области прекращения трудовых отношений встречаются самые разнообразные ошибки кадрового делопроизводства, но практически всегда они связаны с материальным нарушением прав работника. В число ошибок на данной стадии можно включить:
— увольнение без оснований, т. е. применение статьи для ситуаций, когда основание на самом деле отсутствует. Например, увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии неоднократности неисполнения работником своих обязанностей;
— увольнение в период отпуска или болезни. Как правило, это формальная ошибка, когда работодатель не знал, что сотрудник болеет или находится в отпуске. Распространена ситуация увольнения за прогул в то время, когда человек отсутствует на работе по уважительной причине — по болезни;
— увольнение при наличии запрета на увольнение. Например, увольнение беременной женщины, или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, или иных лиц, защищенных от увольнения по инициативе работодателя ст. 261 ТК РФ;
— несоблюдение процедуры увольнения. Данная ошибка может стать фатальной при несоблюдении процедуры увольнения по инициативе работодателя — по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), в связи с неудовлетворительным результатом испытания (ч. 1 ст. 71 ТК РФ). Чуть менее негативные последствия влечет увольнение по инициативе работника при несоблюдении сроков предупреждения, даты выдачи трудовой книжки и полного расчета при увольнении и пр.
Так, самая обыкновенная формальная ошибка при выдаче трудовой книжки в день увольнения (не успели сделать запись в отделе кадров, или подписать у уполномоченного лица, или поставить печать и попросили прийти завтра, например) может обернуться судебным спором с неблагоприятным для работодателя судебным решением: его обяжут не только выдать трудовую книжку, но и взыскать компенсацию за задержку выдачи данного документа — в соответствии с положениями ст. 234 ТК РФ.
На практике. Сначала суд обязал работодателя-ответчика выдать работнику-истцу трудовую книжку, а затем, после несвоевременного исполнения данной обязанности и заявления работником новых требований, — взыскать в пользу работника компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки. Как установлено судебными постановлениями, обязанность работодателя о направлении истцу уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на направление ее по почте возникла у работодателя 02.04.2012 — в день увольнения сотрудника, однако работодатель данную обязанность не исполнил, в связи с чем суд на основании ст. 234 ТК РФ взыскал с ответчика компенсацию за невыдачу трудовой книжки за период с 02.04.2012 по 29.06.2012 (с даты увольнения по дату вступления в силу решения суда), обязал выдать трудовую книжку. Судом установлено, что трудовая книжка была передана работнику представителем ответчика лишь 11.10.2012 в судебном заседании вышестоящей судебной инстанции. Данное обстоятельство подтверждается протоколом судебного заседания, распиской работника о получении им трудовой книжки. Таким образом, ответчик стал обязанным возместить истцу не полученный им заработок за весь период задержки выдачи трудовой книжки — с 30 июня по 11 октября 2012 г. С учетом изложенного суд исковые требования работника удовлетворил, взыскав с работодателя компенсацию за невыдачу трудовой книжки (Решение Питкярантского городского суда Республики Карелия от 19.11.2012) <1>.
———————————
<1> СПС «Право. Ru»: http://docs. pravo. ru/document/view/28703103/.
5. Ошибочные действия с гарантиями и компенсациями
Нельзя не отметить также и допускаемые работодателями ошибки, связанные с предоставлением работникам гарантий и компенсаций, предусмотренных законом. К ним можно причислить:
— неоформление гарантий и компенсаций при наличии права на них;
— фактическое непредоставление гарантий и компенсаций.
Оба этих действия нельзя в прямом смысле признать ошибками. В большинстве случаев они носят преднамеренный, умышленный характер и направлены на непредоставление гарантий и компенсаций. Например, неоформление и, соответственно, неприменение при начислении заработной платы «северных» надбавок или непринятие бухгалтерией предприятия заявления о предоставлении стандартного налогового вычета, в том числе в повышенном размере, ликвидаторам аварии на ЧАЭС и пр.
Вот, например, какие выводы о намеренном непредоставлении работнику гарантий, установленных ТК РФ, сделал суд при рассмотрении дела, выяснив факт отсутствия многих документов, требуемых для оформления при вступлении работника и работодателя в трудовые отношения.
На практике. Сотрудница, работавшая продавцом корпусной мебели, после увольнения обратилась к работодателю с иском о взыскании задолженности по заработной плате, денежной компенсации за несвоевременную выдачу трудовой книжки, компенсации морального вреда, взыскании судебных расходов. В ходе судебного разбирательства установлено, что истица реально выполняла обязанности продавца-консультанта по продаже мебели, при осуществлении трудовой деятельности подчинялась правилам внутреннего трудового распорядка, действующим в организации, получала до апреля 2012 г. заработную плату. Поэтому при возникших трудовых отношениях отказ ответчика оформить трудовой договор в письменной форме суд расценивает как злостное нарушение последним трудовых прав истицы. Это обусловлено в первую очередь стремлением работодателя избежать необходимости предоставлять работнику гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, и свести отношения сторон к гражданско-правовому регулированию. Однако суд счел, что доказательств, доподлинно свидетельствующих о работе истицы у ответчика по гражданско-правовому договору, не имеется. На основании установленных обстоятельств дела суд исковые требования работницы удовлетворил согласно произведенным судом расчетам, а также обязал ответчика выдать истице трудовую книжку с записью о работе (Решение Свердловского районного суда г. Красноярска от 23.10.2012 по делу N 2-2906/2012) <1>.
———————————
<1> СПС «Право. Ru»: http://docs. pravo. ru/document/view/28572124/.
6. Выводы
1. Многие формальные, нечаянные, непреднамеренные ошибки в кадровом делопроизводстве не только ведут к нарушению прав работника, судебным разбирательствам и восстановлению сотрудника на рабочем месте по решению суда, но и заканчиваются для работодателя административной ответственностью за те или иные деяния, которые закон квалифицирует как административные правонарушения.
2. Выявляются ошибки не только собственными силами организаций (системой последующего контроля, проверками внутреннего контроля) или со сторонней помощью по инициативе работодателя (аудиторами), но и контролирующими органами при плановых и внеплановых проверках и при рассмотрении споров в суде.
3. Данные ошибки влекут за собой судебные споры и ответственность для работодателя, а также предписания контролирующих органов (и даже судебные решения) об устранении нарушения и приведении неправильно оформленных документов в соответствие с законом.
Таким образом, «нестрашные» на первый взгляд ошибки кадрового делопроизводства могут обернуться вполне осязаемыми негативными последствиями, например довольно внушительными суммами штрафов. Именно поэтому для работы в области кадрового делопроизводства требуются грамотные специалисты, а документы следует оформлять правильно и надлежащим образом хранить.
Н. Пластинина
Саратов
Подписано в печать 02.10.2013
За какие ошибки в кадровом делопроизводстве какие штрафы грозят? Чем могут заинтересоваться государственная инспекция труда и налоговики?
Штрафы существенно возросли с января 2015 года, а поблажки для малых предприятий ввели в самом конце прошлого года.
Довольно долгое время за нарушения в кадровом делопроизводстве наказания были несущественными. Пожалуй, единственным, что больше всего пугало работодателей, был риск восстановления незаконно уволенного сотрудника на работе с выплатой всей заработной платы за вынужденный прогул.
Однако с начала прошлого года ситуация резко изменилась. Законодатели за нарушения норм трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрели повышенную ответственность. Теперь работодателям стоит бояться не только ретивых бывших сотрудников, но и проверяющих, штрафы которых за нарушение, в том числе и кадрового делопроизводства, могут довольно серьезно ударить по бюджету организации.
С 1 января 2015 года начали действовать изменения в Кодексе об административных правонарушениях РФ1 (далее – КоАП РФ), затрагивающие нарушение норм трудового законодательства. Именно измененная этим законом ст. 5.27 КоАП РФ и будет нам интересна. Дело в том, что она разделила нарушения на 3 группы, две из которых касаются кадрового делопроизводства:
- ошибки при заключении трудовых договоров;
- все остальные ошибки в кадровом делопроизводстве.
Ошибки при заключении трудового договора
До сих пор на практике довольно часто встречаются ситуации, связанные с нарушениями работодателей при оформлении трудовых договоров. Напомним, что согласно ч. 1 ст. 16 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, а также фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Кроме того, его содержание должно соответствовать условиям, перечисленным в ст. 57 ТК РФ (например, обязательное указание в договоре трудовой функции, условий оплаты труда, режима рабочего времени и времени отдыха и пр.). Как видите, закон устанавливает довольно много требований, касающихся трудового договора. И это не удивительно, ведь это основной документ, регламентирующий права и обязанности работника и работодателя.
В ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ написано, что работодатель будет привлечен к ответственности, если:
- уклоняется от оформления трудового договора с сотрудником;
- не выполнил процедурные нормы по надлежащему оформлению трудового договора;
- заключил гражданско-правовой договор вместо трудового.
Все 3 нарушения будут затрагивать кадровое делопроизводство:
- в первом случае работодатель всячески оттягивает заключение трудового договора (даже несмотря на то, что сотрудник начал у него трудиться);
- во втором – при составлении текста трудового договора компания не выполнила требования ТК РФ, например, не включив обязательные условия (ст. 57 ТК РФ), или включив условия, нарушающие права сотрудника (например, заключив срочный трудовой договор с сотрудником без должных оснований, ч. 6 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ);
- в третьем случае – работодатель, чтобы сэкономить на фонде оплаты труда вместо трудового договора оформляет гражданско-правовые договоры (ст. 19.1 ТК РФ).
Если любая из перечисленных здесь ситуаций будет обнаружена проверяющими, то:
- должностное лицо работодателя (скорее всего, руководителя компании) оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 рублей,
- а саму организацию на гораздо более ощутимую сумму – от 50 000 до 100 000 рублей.
Приведем пример вынесения постановления с назначением штрафа за заключение вместо трудовых гражданско-правовых договоров. Однако имейте в виду, данное…
Кадровое делопроизводство кажется не таким важным, часто работодатели уделяют немного времени формальностям оформления работника и документации. В случае если впоследствии что-то происходит, естественно, отношение к кадровому делопроизводству у работодателей изменяется. На мой взгляд, важно с самого начала правильно оформлять всю документацию во избежание ненужных затрат в будущем.
Ошибка кадрового работника по порядку принятия сотрудника на работу заключается в неосуществлении проверки всех необходимых документов. Например, грубой ошибкой кадрового работника может являться незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего. Штраф предусмотрен статьей 19.29
КоАП РФ на должностных лиц — от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до пятисот тысяч рублей. В одном из дел постановлением исполняющего обязанности мирового судьи общество признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29
КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 100 000 (сто тысяч) рублей. Общество не согласилось с вынесенным постановлением и обжаловало его в апелляционном порядке, ссылаясь на то, что должность М.И. не указана в Перечне должностей муниципальной службы исполнительно-распорядительного органа муниципального образования, утвержденном постановлением администрации муниципального образования; в трудовой книжке М.И. сведений об отнесении его должности к ведущей группе должностей нет. После исследования материалов дела выяснено, что на основании приказа генерального директора общества М.И. работает в должности регионального представителя. При этом М.И. до этого замещал должность муниципальной службы консультанта по благоустройству администрации муниципального образования. В соответствии с Реестром должностей муниципальной службы, утвержденным Законом Ульяновской области, должность, замещаемая М.И., входит в указанный Перечень.
Обществом не исполнены требования ч. 4 ст. 12
Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», сообщение в письменной форме в порядке, установленном Постановлением
Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», представителю нанимателя муниципального служащего по последнему месту его службы о заключении такого договора в установленный десятидневный срок не направлялось.
Следовательно, в целях обеспечения указанной обязанности работодатель (коммерческая или некоммерческая организация) при трудоустройстве лица должен выяснять у него обстоятельства, связанные с прежним местом его работы, замещением им ранее должностей государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации. Неисполнение работодателем обязанности, установленной частью 4 настоящей статьи, является правонарушением и влечет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Суд учел, что М.И. при трудоустройстве в общество сообщил о ранее замещаемой им должности муниципальной гражданской службы, у общества имелась возможность соблюдения правил ч. 4 ст. 12
Закона о противодействии коррупции, за нарушение которых КоАП РФ предусмотрена административная ответственность, однако не приняло все зависящие от него меры по их соблюдению, в связи с чем обоснованно привлечено к административной ответственности по ст. 19.29
КоАП РФ (Постановление
Московского городского суда от 14.02.2019 N 4а-8928/2018).
По другому делу также рассматривалось привлечение организации к ответственности за нарушение статьи 19.23
КоАП РФ. Работник был принят на работу по совместительству. Суд обратил внимание на то, что статьей 283
ТК РФ не предусмотрена обязанность работодателя затребовать у работника трудовую книжку при приеме на работу по совместительству; п. 7 Обзора судебной практики по делам о привлечении к административной ответственности, предусмотренной ст. 19.29 КоАП РФ, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 30.11.2016, указано, что статьей 65
Трудового кодекса Российской Федерации установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Положения Трудового кодекса
Российской Федерации и Федерального закона
от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» не возлагают на работодателя, заключающего трудовой договор с бывшим государственным или муниципальным служащим, обязанность самостоятельно устанавливать путем запроса от иных лиц сведения о должности государственного или муниципального служащего, занимаемой им ранее.
Таким образом, по делу отсутствуют доказательства того, что у директора организации имелись сведения о ранее замещаемой Б. должности государственной службы. Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к административной ответственности, толкуются в пользу этого лица (Постановление
Пермского краевого суда от 16.10.2018 по делу N 44а-1418/2018).
Ошибки ведения кадрового делопроизводства могут повлечь привлечение к ответственности инспекцией труда. Например, постановлением главного государственного инспектора труда, решением судьи Ростовского областного суда начальник И. признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27
Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и подвергнут административному наказанию в виде административного штрафа в размере 2 000 рублей. И. подана жалоба в Верховный суд РФ, которым решение изменено в части. Проведена внеплановая документарная проверка, в ходе которой выявлены нарушения требований трудового законодательства, составлены акт, протокол о следующих нарушениях: нарушение части третьей статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, не представлены документы, подтверждающие, что при увольнении по основанию, предусмотренному пунктом 2 части первой данной статьи (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), работникам С., К., Г., В. предлагались вакантные должности или работа, указанные в названной норме и имеющиеся у работодателя в данной местности и других местностях; нарушение части второй статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, не представлены документы, подтверждающие ознакомление работников С., К., Г., В. с приказом «Об увольнении работников»; нарушение части шестой статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации: в день прекращения трудового договора трудовые книжки работникам С., К., Г., В. не выданы, уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте указанным работникам не направлены. Однако такой вывод вызвал сомнение у суда, поскольку во исполнение указаний начальника в связи с организационно-штатными мероприятиями работники данного подразделения подлежали сокращению, создан новый штат, исключена должность инспектора, которую занимали С., К., Г., В.; действие трудовых договоров, заключенных с указанными лицами, прекращено, они уволены с занимаемых должностей по сокращению штата. До увольнения всем подлежащим сокращению работникам подготовлены и направлены уведомления с предложением существующих вакантных должностей и просьбой подтвердить готовность перехода к новому месту работы, уведомления представлены в материалы дела и зарегистрированы в журнале регистрации исходящих документов за соответствующими номерами. Также вызвал сомнение суда тот факт, что начальником допущено нарушение части шестой статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, выразившееся в том, что в день прекращения трудового договора трудовые книжки работникам С., К., Г., В. не выданы, уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте указанным работникам не направлены. В ходе производства по делу начальником указывалось, что уведомления о необходимости явиться за трудовыми книжками либо сообщить адрес для ее направления работникам были направлены, представлены копии уведомлений (Постановление
Верховного Суда РФ от 01.10.2018 N 41-АД18-22).
В случае нарушения порядка увольнения по сокращению штата обжаловать такое увольнение вправе и сам работник. Ф.И.О. обратилась в суд к работодателю с иском, в котором просила признать незаконным ее увольнение на основании приказа, восстановить на работе в должности. Судом при рассмотрении дела установлено, что Ф.И.О. работала медицинским регистратором-кассиром ортопедического отделения, является инвалидом второй группы, инвалидность ей установлена бессрочно. Приказом внесены изменения в штатное расписание, сокращены в том числе 2,5 штатных единицы медицинского регистратора. Ф.И.О. предупреждена работодателем о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников, ей предложена вакантная должность медицинского регистратора детской поликлиники.
Судом первой инстанции проанализированы представленные ответчиком штатные расписания по состоянию, из которых следует, что проведению мероприятий по сокращению численности работников предшествовало увеличение численности штата. Так, из штатного расписания следует, что ранее в штат включены 2 должности медицинского регистратора кабинета по оказанию платных медицинских услуг. Таким образом, в штатном расписании стоматологического отделения до изменений значилось 2,5 ставки медицинского регистратора, после изменений — 4,5 ставки; после сокращения — 2 ставки, при этом в период предупреждения истца об увольнении одна из ставок регистратора являлась вакантной, но не была ей предложена. Суд пришел к выводу о тождественности трудовой функции вакантного медицинского регистратора в соответствии с указанными инструкциями, работодателем не были предприняты все возможные меры для дальнейшего трудоустройства истца.
Довод об отсутствии возможности обеспечить занятость Ф.И.О. в должности регистратора на условиях сокращенной продолжительности рабочего дня (35 часов в неделю) материалами дела не подтверждается и противоречит требованиям действующего законодательства. Работодатель обязан создавать для инвалидов условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации; проводить другие мероприятия (ст. 224
ТК РФ) (Апелляционное определение
Ленинградского областного суда от 17.05.2018 N 33-2783/2018).
Для кадровых работников необходимо полностью правильно оформить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, правилами техники безопасности, провести инструктаж по охране труда, особенно это важно для опасных производств. В рассмотренном судом печальном случае на производстве погиб работник. Вдова Г.С. в своих интересах и в интересах несовершеннолетних детей обратилась с иском к ООО «Э» о компенсации морального вреда, причиненного в результате несчастного случая на производстве. Свои требования обосновывала тем, что ее супруг Ф.И.О. состоял в трудовых отношениях с ООО «Э». 31.08.2011 Ф.И.О., находясь на рабочем месте, получил производственную травму, долгое время находился в коме и, не приходя в сознание, скончался в больнице. Согласно акту судебно-медицинского исследования телесные повреждения, причиненные Ф.И.О., расцениваются как тяжкий вред здоровью человека по признаку опасности для жизни человека и состоят в прямой причинно-следственной связи с наступлением смерти. Лицом, допустившим нарушение требований охраны труда, признан производитель работ ООО «Э».
Администрация ООО «Э» выдала каску Ф.И.О., что подтверждается его подписью. Ф.И.О. допущен к выполнению работ, к которым не предъявляются дополнительные требования по безопасности труда и не требуется проведение специального обучения и проверки знаний к требованиям охраны труда. Причинами несчастного случая комиссией указаны: несоблюдение требований правил безопасности в части обеспечения безопасности работников при передвижениях в зонах действия потенциально действующих опасных производственных факторов, нахождение пострадавшего в потенциально опасной зоне без защитной каски. Нарушены требования ст. 215
ТК РФ, п. п. 5.13, 6.2.3
СНиП 12-03-2001.
Ф.И.О. прошел вводный инструктаж и получил защитную каску 4 мая 2011 года, когда работал без официального оформления. Указанные ответчиком обстоятельства не давали работодателю права допускать к работе Ф.И.О., не ознакомленного с должностной инструкцией, инструкцией по охране труда рабочего, правилами внутреннего трудового распорядка, и не освобождали работодателя от обязанности по созданию условий работы, соответствующих условиям охраны труда.
Грубой неосторожности Ф.И.О. актом о несчастном случае не было установлено, не установлена она и в судебном заседании, так как работник был допущен к работе без надлежащего ознакомления с должностными обязанностями, правилами охраны труда и техники безопасности, без защитной каски.
ООО не принимало на себя ответственность за организацию работ и проведение инструктажей по охране труда, а также за ознакомление с должностными обязанностями и правилами техники безопасности Ф.И.О. Ф.И.О. выполнял трудовые обязанности на строительном объекте в соответствии с трудовым договором (Определение
Липецкого областного суда от 03.09.2012 по делу N 33-2066/2012).
Также важно правильно составить и подписать с материально ответственными работниками всю документацию. В рассмотренном случае договор о материальной ответственности подписан не был. Индивидуальный предприниматель Г. обратилась в суд с иском к Н., Ш. о возмещении ущерба, причиненного работодателю по вине работника. Н. и Ш. были приняты на должности продавцов, при приеме на работу в магазине была проведена инвентаризация, по результатам которой не выявлено недостачи и излишков товара. В ходе работы ответчиков работодателем были проведены две инвентаризации, в результате которых установлена недостача. Работники были уволены по инициативе работодателя, на основании п. 7 ч. 1 ст. 81
ТК РФ (совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя). Судом установлено, что ответчиками, принимавшими на себя коллективную материальную ответственность за необеспечение сохранности, указанный акт о материальной ответственности не подписан. Также судом на основании показаний сторон, свидетелей и представленных доказательств установлено, что работодателем нарушен порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов, предусмотренный Методическими указаниями. В удовлетворении исковых требований о возмещении ущерба, причиненного работодателю по вине работников, отказано (Апелляционное определение
Новосибирского областного суда от 24.07.2018 по делу N 33-7189/2018).
Таким образом, в проанализированных судебных спорах видно, насколько важным является кадровое делопроизводство, особенно, если это касается вопроса техники безопасности и инструктажа. Некоторые ошибки в кадровом делопроизводстве могут быть подвергнуты штрафу, некоторые влекут уголовную ответственность для работодателя (грубое нарушение техники безопасности).
Н. Тихонова
Подписано в печать
30.04.2020
31 августа 2020
Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.
А ведь налоговые инспекторы при комплексной выездной проверке могут запросить любые документы. Визит инспекции по труду тоже может быть неожиданным и не меньше ударит по финансам организации.
Какие ошибки чаще всего встречаются в кадровых документах и к чему приводят — расскажем сегодня.
Ошибка № 1: кадровый учет не организован
Недостаточно только подписывать с работниками трудовые договоры, оформлять им больничные или составлять график отпусков (признаемся, что многие организации не делают даже этого). Нужно вести все положенные по закону документы, а еще правильно их хранить и обрабатывать. Допускать ограниченный круг сотрудников к персональным данным.
Что происходит на практике:
- Кадрами никто не занимается. В лучшем случае есть трудовые договоры, заявления на прием и увольнение и некоторые приказы. Никаких соглашений о персданных, положений и других обязательных документов.
- Работу по ведению кадров поручают сотруднику, не обладающему необходимыми экспертными знаниями. Обычно это бухгалтер.
- Хранение документов не соответствует требованиям законодательства, нарушаются сроки хранения и уничтожения.
- Несмотря на применение специальных программ для кадрового учета (например, 1С: Зарплата и кадры), не используется весь функционал, настройки выполнены неправильно, не проводится обновление.
В результате нарушений в системе учета кадров регулярно возникают конфликты с сотрудниками.
К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.
Начинать создание правильной системы кадрового учета нужно с обращения к профессионалам или найма эксперта. Если же компания не готова сама вести полноценный учет, лучше передать его на аутсорсинг.
Получить консультацию по аутсорсингу от специалистов компании IAS
Штрафы за нарушение трудового законодательства высокие, например, согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Такой штраф могут назначить даже за отсутствие штатного расписания или невыдачу расчетных листков.
Ошибка № 2: не проверяется актуальность кадровых документов
Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.
В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.
Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.
Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.
Ошибка № 3: Не учитывается сфера деятельности
Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.
Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).
Ошибка № 4: работодатель неверно устанавливает сроки трудового договора или иные его условия
Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).
И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.
Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.
Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.
Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.
Ошибка № 5 Работников не знакомят с локальными документами
Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.
Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.
Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.
Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.
Ошибка № 6: неверное установление работнику оклада, заработной платы
Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.
Кроме того, на минимум потребуется «накрутить» районный коэффициент и северную надбавку, если они установлены в регионе. В 2022 году МРОТ установлен в сумме 13890 рублей. Если, к примеру, в регионе действует северная надбавка 50%, то минимальная зарплата для него составит: 13890 + (50% * 13890) = 20830.
В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS:
- Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
- НДФЛ, страховые взносы.
- Расчет удержаний (алименты, займы и пр.).
- Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
- Сопровождение налоговых проверок.
- Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.
Ошибка № 7: работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности
При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей.
К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.
Бухгалтеру необходимо отслеживать изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, на то, чтобы вникать в особенности трудоустройства у него просто не будет времени.
Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?
Совет главбуху и кадровику — включите вопросы об основных особенностях в анкету соискателям:
- Наличие инвалидности.
- Семейное положение, количество детей.
- Проходит ли человек обучение в настоящее время и как учится (очно, заочно) и т.д.
Конечно, это не должно влиять на выбор кандидатов (можно сделать примечание к анкете, что сведения необходимы для предоставления льгот, а вовсе не для дискриминации). Зато у вас уже будет вся базовая информация. Нет нужды говорить, что вопрос, к примеру, гражданства обязательно должен быть отмечен в анкете.
Доверьте аутсорсинг кадров и бухгалтерии компании IAS. Вашим учетом займутся профессионалы с высоким уровнем экспертизы, стоимость обслуживания будет зафиксирована — никаких дополнительных платежей, контроль за работой через мобильное приложение.
Ошибка № 8: Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам
Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:
- если появляются новые сотрудники;
- если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
- вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.
Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.
Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).
Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.
Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.
Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.
Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.
Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:
700 * 28 = 19 600
В 2021 году:
28 * 1 000 = 28 000
Всего — 47 600 рублей.
Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.
Ошибка № 9: невыдача трудовой книжки, ее задержка или неправильное отправление
Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).
Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.
Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.
Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.
Ошибка № 10: не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора
Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.
Пример: несколько работниц трудились на условиях неполного рабочего дня на 0,5 ставки, а затем попросили работодателя перевести их на полную ставку, руководитель изменил график сотрудницам. Через год налоговая провела выездную проверку и часть расходов по заработной плате сняла с базы по налогу на прибыль. Основание простое — работницы получали полную зарплату, но в их договорах указан тариф 0,5 ставки, все что они получали сверху не предусмотрено договором, а значит эти выплаты нельзя включать в расходы. Работодатель договорился с сотрудницами на словах, а вот допсоглашение с ними не заключил.
Конечно такое решение ФНС можно оспорить, но на это потребуется время, а вот недоимка по налогу может стать причиной не только спора, но еще и блокировки счета.
Поддержка во время проведения выездных налоговых проверок, законная оптимизация, подготовка и выдача необходимых документов сотрудникам.
Оставить заявку на бухгалтерский аутсорсинг
Надеемся, что из этого списка ошибок вы смогли сделать вывод, что кадровый учет нужно соблюдать и для этого несколько причин: выполнение трудового и иного законодательства, соблюдение прав сотрудников, работа без штрафов на организацию и ее руководителя.
Выбирайте удобный вариант работы — наймите грамотного специалиста по кадрам или передайте кадры и расчет зарплаты на аутсорсинг, но не перекладывайте ее на плечи бухгалтера, которому и так есть, чем заняться в 2022 году, когда происходит столько изменений.
Компания IAS
Аутсорсинг бухгалтерии от профессионалов. 30 лет на рынке финансовых услуг
Рогожин М.Ю. Типичные ошибки кадрового делопроизводства
В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право». Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.
Возврат к списку
Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.